ÖNKORMÁNYZATI SZABÁLYZAT a kereskedelmi és iparkamaráknál vezetett nyilvántartások egységes rendszeréről, az adatgyűjtés, az adatkezelés és az adatvédelem szabályairól (a továbbiakban: Szabályzat) A Magyar Kereskedelmi és Iparkamara (a továbbiakban: Kamara) küldöttgyűlése a gazdasági kamarákról szóló 1999. évi CXXI. törvény (kamarai törvény) 19. -a (2) bekezdésének a) pontjában és 12. -a (1) bekezdésének e) pontjában foglalt felhatalmazás alapján annak érdekében, hogy korszerű jogi keretek megteremtésével szabályozza a kereskedelmi és iparkamarák által nyilvántartott adatok (a továbbiakban: adatbázisok) kezelésének és védelmének rendjét, előmozdítva ezzel a kamarai rendszer működésének hatékonyságát és az egységes arculat kialakítását, valamint a kamarai tagok és a gazdasági tevékenységet folytatók gazdasági döntéseinek megalapozottságát, a forgalombiztonság, a hitelezői érdekvédelem, az adatbázisok nyilvánossága, illetve a zárt kezelésű adatok titkossága céljából, a következő Szabályzatot alkotja: A Szabályzat tárgya és hatálya 1. A jelen Szabályzat tárgya a Kamaránál vezetett országos nyilvántartás egységes rendszere, valamint az ehhez kapcsolódó adatgyűjtés, adatkezelés és az adatvédelem szabályozása. 2. E Szabályzat hatálya kiterjed a kereskedelmi és iparkamarák tisztségviselőire, testületi szerveire, ügyintéző szervezetei munkavállalóira és megbízottaira, továbbá a kereskedelmi és iparkamarák által a kamarai tagokról nyilvántartott adatokra. A Kamara és a területi kamarák közötti adatforgalom kölcsönösen térítésmentes.
2 Az adatbázisok fajtái A választási névjegyzék és a tagjegyzék 3. (1) A területi kamarák tagozatonként és osztályonként a szavazásra jogosult gazdálkodó szervezetek adatairól választási névjegyzéket, a kamaráknál tagsági jogviszonnyal rendelkező gazdálkodó szervezetek adatairól pedig tagjegyzéket kötelesek vezetni. (2) A tagjegyzék a választási névjegyzék adatkörén (kamarai törvény 31. (1) bek.) felül tartalmazza a kamarai tagsági viszony kezdetének időpontját is. (3) A kamarák országosan egységes tagnyilvántartó számot alkalmaznak, amelynek algoritmusa a következő: - megyekód - a tag területi kamarai azonosítója. 4. A választási névjegyzék és a tagjegyzék adatai a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. LXIII. törvény (Avtv.) 19. -ának (3) bekezdése szerinti korlátok között olyan nyilvános adatok, amelyek a gazdálkodó szervezet, illetve a kamarai tag hozzájárulása nélkül felhasználhatók. Az országos tagnyilvántartás 5. Az országos tagnyilvántartás adatbázis adattartalmát a területi kamarák szerzik be és legalább havonkénti frissítéssel a tárgyhót követő hó 10-ig bocsátják a Kamara rendelkezésére. Az így rendelkezésére bocsátott adatok alapján a Kamara országos tagnyilvántartást vezet. 6. Az országos tagnyilvántartásban kezelt adatok alapján a kamarai tagok részére nyújtandó szolgáltatások bővítése, valamint az üzleti forgalom biztonságának előmozdítása céljából további adatbázisok képezhetők. 7. Az adatbázisok adatainak kezelése és védelme során biztosítani kell az üzleti titok zárt kezelését, továbbá az Avtv. rendelkezéseinek érvényesülését.
3 Az adatszolgáltatási kötelezettség 8. (1) A területi kamarák saját nyilvántartásaik alapján 2002. június 15- től az országos tagnyilvántartás vezetése céljából a Kamara részére a következő legalább havonként frissített - adatok szolgáltatására kötelesek: a) cégnév b) vállalkozási forma c) cégjegyzékszám / vállalkozói igazolvány száma d) adószám e) az alapítás időpontja / a tevékenység kezdete f) székhely / levelezési cím g) telephelyek / fióktelepek száma h) törvényes képviselő, vezető tisztségviselő, cégjegyzésre jogosultak neve, a cég képviselőjének kamarai tisztsége/testületi tagsága i) választott kamarai tagozat, szakmai osztály j) jegyzett tőke k) tevékenységi körök (TEÁOR) árbevétel szerinti súlyuk sorrendjében (max. három tevékenység) l) telefon, fax, e-mail, honlap címe m) gyártott/forgalmazott termékek/szolgáltatások (vámtarifaszám szerint, max. tíz termék) n) folytat-e külkereskedelmi tevékenységet (export / import / mindkettő) o) a tárgyévet megelőző év nettó árbevétele /korrigált nettó árbevétele székhely szerint p) foglalkoztatottak létszáma q) a jegyzett tőkén belül a külföldi tőke aránya lehetőleg országok szerint (2) A kamarai tag önkéntesen a következő kiegészítő adatoknak az országos tagnyilvántartásba való bejegyzés végett történő szolgáltatására jogosult: a) statisztikai jelzőszám b) vezető munkatársak neve, lakcíme, feladatköre c) a cég képviselője által beszélt idegen nyelv(ek) d) gyakorlati képzőhely működtetés esetén a tanulók /a tanulószerződések száma
4 e) egyéni vállalkozás esetén mestervizsga megszerzésének kelte / mestervizsga oklevél száma f) export-import kapcsolatok országok szerint g) van-e minőségbiztosítási rendszere, ha igen, milyen h) választott szakmai bizottságok. (3) A kamarai tag adatszolgáltatási, adatmódosítási kötelezettségének, valamint az általa a valóságnak nem megfelelően közölt adatok helyesbítésére vonatkozó kötelezettségének az erre irányuló felhívás kézhezvételétől, illetve a változás bekövetkezésétől számított 15 napon belül - köteles eleget tenni. 9. Az országos nyilvántartás részét képező nem nyilvános cégadatok - 8. (1) l) q), (2) (b h) a törvényben meghatározott eseten kívül csak a kamarai tag hozzájárulásával használhatók fel, illetve adhatók ki harmadik személy részére, így különösen tudományos kutatás, közvélemény-kutatás, piackutatás, üzletszerzés és partnerközvetítés céljából. 10. A 8. (1) bekezdés szerinti adatszolgáltatási, módosítás-bejelentési és helyesbítési kötelezettség a kamarai tagot a kamarai törvény és a területi kamara alapszabálya alapján terheli. Az adatkezelési és adatvédelmi feladatok ellátásának szervezeti rendje 11. A Kamara ügyintéző szervezetén belül, továbbá a területi kamarák mindegyike ügyintéző szervezetének állományából ki kell jelölni az adatkezelési és adatvédelmi feladatok ellátásáért felelős személyt (az informatikai szervezeti egység vezetőjét), aki tevékenységéért közvetlenül a főtitkárnak (titkárnak) felelős. 12. (1) A Kamara adatkezelési és adatvédelmi felelőse - országos szinten koordinálja az országos nyilvántartások működtetésével kapcsolatos feladatokat, vezeti és karbantartja az ebből adódó országos nyilvántartási rendszert, az országos tagnyilvántartást, - a területi kamarák számára biztosítja az országos nyilvántartások adataihoz történő folyamatos hozzáférést. (2) A Kamara adatkezelési és adatvédelmi felelőse köteles az adatminőség (pontosság, naprakész állapot) folyamatos fejlesztésére.
13. A területi kamarák adatkezelési és adatvédelmi felelősei 5 - ellátják az adatbázisok kezeléséből és védelméből eredő területi szintű feladatokat, - elősegítik az általuk vezetett nyilvántartások adattartalmának az országos nyilvántartási rendszerben történő összekapcsolását, ennek keretében szolgáltatják a Kamaránál vetetett nyilvántartásokhoz szükséges információkat, adatokat. Titoktartási kötelezettség 14. (1) Az adatkezelési és adatvédelmi felelősök, továbbá az ügykörük ellátása során az adatbázisokba betekintő, illetve adatkezelési, adatvédelmi feladatokat végrehajtó kamarai tisztségviselők, munkavállalók és megbízottak (a továbbiakban: kamarai adatfelhasználók) kötelesek az így tudomásukra jutó, az egyes kamarai tagokra (így különösen a személyükre, vagyoni helyzetükre, gazdálkodásukra, pénzforgalmukra, szerződéseikre) vonatkozó, üzleti titoknak minősülő adatokat zártan, titkosan, kizárólag a kamarai törvényben foglalt rendeltetésüknek megfelelően kezelni, ezen adatokat kamarai feladatkörükön kívül eső körben nem használhatják fel, harmadik személy részére csak az érintett erre irányuló - közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt - felhatalmazására vagy törvény előírása alapján adhatják ki. (2) A jelen alkalmazásában üzleti titoknak minősül a gazdasági tevékenységhez kapcsolódó minden olyan adat, amelynek titokban maradásához az érintettnek méltányolható érdeke fűződik, és amelynek titokban tartása érdekében az érintett a szükséges adatvédelmi intézkedéseket megtette. 15. (1) A kamarai adatfelhasználók írásbeli titoktartási nyilatkozat megtételére kötelesek, e nyilatkozatokat az adatkezelési és adatvédelmi felelős őrzi és tartja nyilván. (2) A kamarai titoktartási nyilatkozat szövege a következő: Alulírott... (név, lakcím) mint a Magyar. Kereskedelmi és Iparkamara (a továbbiakban: Kamara) tisztségviselője / ügyintéző szervezetének munkavállalója / megbízottja vállalom, hogy az ügyköröm ellátása során, illetve a Kamara tevékenységével egyébként összefüggésben álló módon tudomásomra jutó, az egyes kamarai tagokra
6 (így különösen a személyükre, vagyoni helyzetükre, gazdálkodásukra, pénzforgalmukra, szerződéseikre) vonatkozó, üzleti titoknak minősülő adatokat zártan, titkosan, kizárólag a gazdasági kamarákról szóló 1999. évi CXXI. törvényben foglalt rendeltetésüknek megfelelően kezelem, kamarai feladatkörömön kívül eső körben nem használom fel, harmadik személynek csak az érintett erre irányuló - közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt - felhatalmazására vagy törvény előírása alapján adom ki. Tudomásul veszem, hogy a fentiekben vállalt titoktartási kötelezettségem a kamarai megbízatásom / munkaviszonyom tartama alatt és az annak megszűnésétől számított 5 évig terhel, és a kamarai kezelésben lévő adatok titkosságának a szándékos vagy gondatlan magatartásomból eredő mindennemű sérelméért felelősséggel tartozom. Az adatbázisok felhasználásának rendje 16. (1) Az adatbázisokban szereplő adatok kizárólag a kamarai közfeladatok teljesítése körében használhatók fel, oly módon, hogy az adat célhoz kötött felhasználása ellenőrizhető legyen. A tagnyilvántartással kapcsolatos kamarai feladatok teljesítése során az üzleti titkok és a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályoknak megfelelően kell eljárni; az adatkezelés és az adatfeldolgozás a személyhez fűződő jogokat nem sértheti. 17. A Kamara évente jogosult az országos nyilvántartási rendszer adatállományából a nyilvános tagi alapadatokat a tag hozzájárulása esetén pedig, egyéb általa kezelt adatokat tartalmazó CD-Directory kiadására, melyből egy-egy példányt térítésmentese, további példányokat pedig önköltségi áron kapnak a területi kamarák. 18. Ha az országos nyilvántartási rendszerben szereplő valamely tény vagy adat nem felel meg a valóságnak, a hibát a Kamara - kérelemre vagy hivatalból - az adatforrás területi kamarával együttműködve köteles kijavítani. 19. Az adatkezelési és adatvédelmi felelős köteles biztosítani a rendelkezésére álló adatbázis illetéktelen személy részére való hozzáférhetetlenségét. Az adatbetekintések és -felhasználások tárgyában az adatkezelési és adatvédelmi felelős időrend szerinti, a betekintő, illetve a felhasználó azonosítására alkalmas, tételes nyilvántartást vezet.
7 A kamarai tevékenységet szolgáló adatbázisok (Intranet) 20. (1) A nyilvánosságot közvetlenül szolgáló adatbázisok részben az Internet-en, részben a kamarai ügyintéző szervezeteken keresztül hozzáférhető országos tagnyilvántartási, illetve a vállalkozói információszükségletet szolgáltatásszerűen kielégítő adatok összessége. 21. (1) Az országos nyilvántartási rendszer Internet alapú kamarai Intranet adatbázisai, moduljai a területi kamarák egymásközti, és az országos nyilvántartási rendszerrel történő belső kommunikációját, másrészt a kamarai tisztségviselők információigényét szolgálják. (2) Az Intranet általános belső kamarai hozzáférési jogosultság hatálya alá eső, a kamarai tagok közvetlen kiszolgálását támogató, az országos méretet, illetve lefedettséget tükröző alkalmazási területeit (moduljait) a melléklet tartalmazza. Az Intranet tartalmáról egyebekben a Kamara elnöksége határoz. A statisztikai célú adatgyűjtés szabályai 22. (1) A kamarai törvény 11. -a (1) bekezdésének b) pontjában rögzített statisztikai adatgyűjtés ellátása során a statisztikáról szóló 1993. évi XLVI. törvény (statisztikai törvény) rendelkezései szerint kell eljárni. (2) A statisztikai adatgyűjtéseket - adatszolgáltatási kötelezettség előírásával, vagy - önkéntes adatszolgáltatás alapján lehet végrehajtani. (3) Az adatszolgáltatási kötelezettséggel járó statisztikai adatgyűjtések csak a hivatalos statisztikai szolgálat éves országos statisztikai adatgyűjtési programja részeként valósíthatók meg. (4) A kamarai statisztikai adatgyűjtés - főszabályként - csak önkéntes adatszolgáltatás alapján hajtható végre. A kötelező adatszolgáltatással járó statisztikai célú kamarai adatgyűjtésre irányuló szándékot - az országos statisztikai adatgyűjtési programba történő felvétel érdekében - a hivatalos statisztikai szolgálathoz tartozó, az adatgyűjtés tárgya szerint
8 illetékes szervhez kell bejelenteni, amely azt csatolja az országos statisztikai adatgyűjtési programra vonatkozó javaslatához. (5) A jogi személyek kötelező statisztikai adatszolgáltatásának lehetséges témaköreit a statisztikai törvény nem korlátozza. A gazdasági tevékenységet (vállalkozást) folytató természetes személy - egyéni vállalkozó, mezőgazdasági vállalkozó - és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet - közkereseti társaság, betéti társaság stb. - statisztikai adatszolgáltatási kötelezettsége azonban csak a következő témakörökre terjedhet ki: a) a vállalkozás vagy annak statisztikai adatszolgáltatási egységei azonosításához szükséges adatok; b) termékek termelése és szolgáltatások nyújtása az érvényes statisztikai osztályozások szerinti bontásban, értékben és természetes mértékegységben; c) a gazdasági tevékenységhez felhasznált eszközök és pénzügyi források, a vagyon tulajdonosi megoszlása; d) a vállalkozás pénzügyi elszámolása; e) munkaügyi adatok; f) beruházási adatok; g) a mezőgazdasági földterület, erdő és vetésterület, állatállomány; h) rendelésállomány, környezetszennyezés, felhasznált anyagok és szolgáltatások, kutatás-fejlesztési tevékenység. (6) A gazdálkodó szervezetek statisztikai adatszolgáltatásának részletes szabályait az éves országos statisztikai adatgyűjtési programról szóló kormányrendelet állapítja meg. (7) Az adatszolgáltatásra kötelezett az előírt adatokat a valóságnak megfelelő tartalommal, megszabott határidőben és meghatározott módon, térítésmentesen köteles szolgáltatni. E követelmények teljesítéséért az a személy a felelős, akit az adatgyűjtő az adatszolgáltatás kérdőívén aláírásra kötelezettként megjelöl. A kötelező statisztikai adatgyűjtést végrehajtó kamarai szerv, a szolgáltatott adatok valóságának ellenőrzése céljából, a szolgáltatott adatokkal összefüggő nyilvántartásokba, iratokba - előzetes értesítés alapján - az adatszolgáltatónál betekinthet. A statisztikai adatgyűjtés, illetve az ellenőrzés során tudomásra jutott adatok közül nem lehet nyilvánosságra hozni az államtitoknak vagy szolgálati titoknak minősített adatokat, valamint a statisztikai célt szolgáló, az adatszolgáltatóval kapcsolatba hozható adatot (egyedi adat).
9 (8) Az egyedi adat más jogszabályok alkalmazása szempontjából magántitoknak minősül; az ezek védelmére vonatkozó szabályok betartásáért a statisztikai tevékenységet végző kamarai szerv, valamint az abban közreműködő személyek felelősek. Egyedi adat csak statisztikai célra használható, mással csak akkor közölhető, akkor adható át, illetve hozható nyilvánosságra, ha ehhez az adatszolgáltató előzetesen írásban hozzájárult.
10 Melléklet az Országos Kamarai Információs Rendszer Adatkezelési és Adatvédelmi Szabályzatához (21. (2) bek.) Az Intranet általános belső kamarai hozzáférési jogosultság hatálya alá eső, a kamarai tagok közvetlen kiszolgálását támogató, az országos méretet, illetve lefedettséget tükröző alkalmazási területei (moduljai): - pályázati figyelő és tanácsadó rendszer - a kamarai eseménynaptár - oktatás, képzés, tanfolyamok - a GM EKH nyilvántartásai - külföldi és magyar üzleti ajánlatok - PR adatbázis - az országos kamarai lap elektronikus változata - okmányhitelesítési feketelista - negyedéves vásárnaptár - államilag támogatott I. és II. kategóriás kiállítások - kontingentált vállalkozási export adatbázis - előkészületben lévő kamarai kiadványok anyagai, jogszabályfigyelő - a szolgáltatási bizottság által meghatározott adatbázisok - etikai bizottságok határozatai - békéltető testületek határozatai Az Intranet kamarai tisztségviselői hozzáférési jogosultság hatálya alá eső ( vezetői ) alkalmazási területei (moduljai): - a Kamara elnökségi előterjesztéseinek, határozatainak szövege, elnökségi üléseinek jegyzőkönyvei - valamennyi testületi szerv, munkabizottság, tisztségviselő tevékenységének megjelenítése - a Kamara fontosabb tisztségviselői találkozóinak érdemi (felkészítő) anyagai, emlékeztetői - kamarai együttműködési megállapodások - jogszabály-véleményezések, kamarai állásfoglalások - sajtófigyelés - tisztségviselői eseménynaptár. Az Intranet fenti vezetői információs moduljaihoz a kamarai tisztségviselőkön kívül, az ügyintéző szervezet erre kijelölt és felhatalmazott munkatársai férhetnek hozzá.
11 HATÁROZATI JAVASLAT I. Az MKIK XIII. küldöttgyűlése Önkormányzati Szabályzat a kereskedelmi és iparkamaráknál vezetett nyilvántartások egységes rendszeréről, az adatgyűjtés, az adatkezelés és az adatvédelem szabályairól szóló előterjesztést /2001 számú határozatával elfogadja és 2001. szeptember 28-tól a 8. (1), (2) bekezdésben foglaltak kivételével - hatályba lépteti. A 8. (1), (2) bekezdésben felsorolt teljes körű adatszolgáltatásra a területi kamarák 2002. június 15-től kötelesek. II. A hatálybalépés időpontjával az MKIK IV. küldöttgyűlése által elfogadott, Az MKIK Önkormányzati Adatvédelmi Szabályzata elnevezésű dokumentum hatályát veszti. III. A Kamara küldöttgyűlése a jelen Szabályzat 14. -a alapján felkéri a területi kamarákat, hogy saját adatgyűjtési, adatkezelési és adatvédelmi szabályzatukat készítsék el.