10/2011. sz. Szabályzat Csákvár Nagyközség Polgármesteri Hivatala PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT
-1- I. Általános rész Csákvár Nagyközség Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala,- mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv- a részben önálló intézmények költségvetési gazdálkodásának ügyvitelét is végzi. A gazdálkodás pénzforgalma a Polgármesteri Hivatal elszámolási számlájáról történik, melyhez kapcsolódik házipénztár, a önállóan működő intézmények pénzkezelő helyek. A önállóan működő intézmények rendelkeznek költségvetési elszámolási számlával, azon azonban tényleges pénzforgalom csak az általános forgalmi adó elszámolásával kapcsolatosan, illetve a számla költségei és kamatai okán van. A Floriana Könyvtár elszámolási számlája a személyi jövedelemadó 1 %-ának fogadására szolgál. II. Bankszámlák kezelése Megnyitott bankszámlák listáját e szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. A bankszámlák feletti rendelkezés jogosultságát a banki aláírási címpéldányok tartalmazzák, másolata a Szabályzat 2. sz. melléklete. 1. A bankszámlákról történő teljesítéshez a számlavezető pénzintézet rendelkezésünkre bocsátott programot, mellyel számítógépen és telefonvonalon keresztül végezzük átutalásainkat. 2. Az átutalások bank felé történő elküldésénél a banki aláírási címpéldány szerinti aláírók, aláírásukat egyéni jelszavas floppyval teljesítik. 3. Az aláíró lemezeket a Polgármesteri Hivatal pénzügyi irodájának biztonsági zárral ellátott fémszekrényében tároljuk. -2-
4. A teljesített átutalások listáját kinyomtatva őrizzük, melyen a program feltünteti az aláírok nevét, ezzel biztosítva van az átutalásokkal kapcsolatosan a felelősségvállalás. III. Házipénztár fogalma 1. A házipénztár a Polgármesteri Hivatal és a kapcsolódó önállóan működő intézmények - melyek csak pénzkezelő helyek - működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség, ahol a készpénz elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó, biztonsági zárral ellátott pénztári berendezés (páncélszekrény) van. Nem tekintendő az intézményeknél házipénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányokat kezelő pénztárakat. 2. A házipénztár rendeltetése A Polgármesteri Hivatal a házipénztárba köteles kezelni - a pénzintézettől felvett, valamint, - a postán érkezett készpénzt A házipénztárba idegen - más szervezetek, alkalmazottak és más személyek pénzét vagy értékét a Jegyző külön engedélyével szabad tartani. Az idegen pénzeket és értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. 3. A házipénztár elhelyezése és biztonságos védelme A Jegyző köteles gondoskodni a házipénztár biztonságos elhelyezéséről, az ott tartható készpénz és egyéb értékek tűz és betörés elleni védelméről. A Polgármesteri Hivatal épülete riasztóval ellátott, a házipénztárban kétkulcsos páncélszekrény szolgál a készpénz és értékek őrzésére. 4. Pénzkezelő helyek A önállóan működő intézményeknél pénzkezelő helyek működnek, melyek pénzellátását a polgármesteri hivatal házipénztára biztosítja ellátmány útján.
-3- IV. A házipénztár működési rendje 1. A házipénztár helyiségében idegen személy - nagyobb készpénzfelvétel kivételével - nem tartózkodhat. A házipénztár működési rendjéről, így a pénztári órákról, a pénztári kifizetések utalványozására jogosultak névsoráról - az ügyfeleket feliratok hirdetmények útján tájékoztatni kell. A tájékoztatásért a Jegyző felelős. Pénztári órák: Délelőtt: hétfő, csütörtök 9 órától 12 óráig, Dálután: hétfő, csütörtök 12 óra 30 perctől- 14 óráig 2. A Házipénztár kulcsainak kezelése és őrzése Az elkülönített pénztárhelyiség kulcsát munkaidőben a pénztárellenőrnek kell kezelni. A páncélszekrény kulcsának őrzése: egyik kulcsát a pénztáros, másik kulcsát a pénztárellenőr őrzi. A páncélszekrény kulcsának második az eredeti kulcsot őrző személy által lezárt, lepecsételt, aláirt borítékban, biztonsági zárral felszerelt lemezszekrényben kell tartani. Ha a pénztáros munkahelyét a pénztári órák alatt - akár csak egy rövid időre is - elhagyja, köteles a pénzt elzárni. Ha távolmaradása a munkahelyéről tartós, köteles a nála levő kulcsokat lepecsételt, leragasztott és aláirt borítékban a pénzügyi irodavezetőnek eljuttatni. Ilyen esetben a pénzügyi irodavezető a pénztár számbavétele és esetleges átadása iránt köteles intézkedni. A pénztárhelyiség, a páncélszekrény bármely kulcsának elvesztését, eltörését vagy a zár elromlását a pénztár kezelője haladéktalanul köteles jelenteni a pénzügyi irodavezetőnek, akinek az eset körülményeihez képest a szükséges intézkedést meg kell tennie. A pénztár összes kulcsa még különböző időpontban sem kerülhet ugyanannak a személynek a kezébe.
-4-3. A pénztárkulcsok nyilvántartása A pénztárhelyiség és a páncélszekrény kulcsainak eredeti példányairól a pénztáros olyan nyilvántartást köteles vezetni, amelyből egyértelműen megállapítható, hogy az eredeti kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak. A pénztár kulcsainak átvételét, valamint visszaadását a nyilvántartásba aláírással kell igazoltatni. 4. A házipénztár pénzellátása A házipénztár készpénzellátását, a bakfiókban készpénzfelvételre szolgáló Készpénzfelvételi utalvány és 3 db üzleti kártya szolgálja. Az üzleti kártyák használatára az üzleti kártyaszerződés szerinti alkalmazottak jogosultak, a szerződés szerinti keretösszegig. (lásd:1432/2007. iktatószám alatt) A pénztáros feladata, hogy a szükségletnek megfelelő készpénz a pénztári órákban rendelkezésre álljon. A pénztáros Heti pénztárjelentést köteles készíteni, illetve hó végén mindig, melyet a pénztárellenőr ellenjegyez. Pénztárzárás után a pénztár készpénzkészlete 500.000 Ft lehet maximum, csak kivételes esetben pl. nagy összegű kifizetés előre jelezvehaladhatja meg azt. 5. A készpénzszállítás szabályai A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért, a megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban el nem helyezték. A pénzszállítás szabályai: -600.000 Ft-ig a pénz felvételére és szállítására egy személy, - 600.001 Ft -tól pénzfelvételre és szállításra két személy, és személykocsi szükséges. A készpénz szállításával megbízott dolgozónak (dolgozóknak), a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül a pénztárba
-5- kell szállítani és ott elhelyezni. A pénz szállításával megbízott dolgozót(kat) a pénz szállítása közben más feladattal megbízni nem szabad, de öntevékenyen sem vállalhat(nak) olyan feladatot, amely gátolná a feladata(tuk) maradéktalan végrehajtásában. 6. Készpénzkezelés a házipénztárban A pénztáros a pénztárban lévő pénzeket címletenként elkülönítve köteles kezelni. Minden 100 db azonos címletű bankjegyből bankjegycsomagot kell készíteni. A bankjegyeket összefogó papírszalagon a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell a bankjegycsomag készítésének keltét, a csomagban lévő bakjegyek darabszámát, címletét és összértékét. A pénztárban a bankjegycsomagokon kívül csak 100 darabnál kevesebb azonos címletű bankjegy lehet. Az érméket a pénztárban címletenként rendezve kell tartani. V. A készpénz kezelésével kapcsolatos feladatkörök 1.A pénztáros feladatköre A Jegyző a pénztárosi teendők ellátásával arra alkalmas, büntetlen előéletű személyt: pénztárost, továbbá pénztáros-helyettest köteles megbízni. Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. A házi pénztárat a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelőséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése, részletezve: - a megfelelő mennyiségű készpénz biztosítása a pénztári órákra, - közreműködés a pénzfelvételben és szállításban, - bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása az alap okmányok alapján pénztárellenőr érvényesítése, valamint az illetékes utalványozó és ellenjegyző aláírása után, majd a kifizetések, bevételezések teljesítése, - heti pénztárjelentés vezetése, - szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, kezelése,
-6- - értékcikkek nyilvántartása, kezelése - előlegek nyilvántartása, - letétek kezelése, nyilvántartása. Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy ha a beosztásából végleg távozik, pénztárzárást kell készíteni. 2. Pénztárellenőr feladatai Pénztárellenőr csak büntetlen előéletű személy lehet. A pénztárellenőrnek egyéb munkaköre mellett kötelessége a pénztári bevételezéseket és kifizetéseket ellenőrizni (alaki, tartalmi követelmények), a heti pénztárzárást egyeztetni, a készpénz meglétét ellenőrizni és aláírásával az ellenőrzést igazolni. A munkaköri leírások szerinti - intézmények vonatkozásában- a pénztári kifizetések előtti érvényesítést a pénzügyi iroda ügyintézői végzik. A pénztárellenőr, ha az előirt pénzkezelési szabályoktól eltérő eljárást, mulasztást, szabálytalanságot vagy visszaélést tapasztal azonnal köteles jelenteni felettesének, akinek kötelessége a szükséges intézkedések megtétele. 3. Utalványozás, ellenjegyzés A pénztári bizonylatok utalványozása, ellenjegyzése a Felelősségvállalás rendjében szabályozottak szerint történik a Polgármesteri Hivatal vonatkozásában. A kapcsolódó önállóan működő intézmények utalványozási jogkörét az intézményvezetők és az általuk meghatalmazott személyek gyakorolják, melyet szintén a Felelősségvállalás rendje tartalmaz. VI. A házipénztári szigorú számadású nyomtatványok és értékcikkek nyilvántartása, kezelése 1. A Bizonylati rend 6. pontjában foglaltak betartásával kell végezni a szigorú számadás alá vett nyomtatványok, értékcikkek kezelését.
-7- VII. A készpénzkészlet változásaival kapcsolatos szabályok 1. Alkalmazott nyomtatványok - Bevételi pénztárbizonylat - Kiadási pénztárbizonylat - Heti pénztárjelentés A Polgármesteri Hivatal pénztárának ügyvitelét az integrált pénzügyi rendszeren belül a pénztári modulban is lehet végezni, a szabályozást ez nem befolyásolja. Amennyiben valamely akadály miatt a nem használható a számítógépes programon belül a Pénztár modul, úgy a fenti nyomtatványokat alkalmazva szükséges a pénztár bizonylatolása. A pénztáros minden év január 01-vel új tömböt köteles megkezdeni. Az előző évi befejezetlen tömböket az év végén a pénztárellenőr jelenlétében lyukasztással érvényteleníteni kell. Az érvénytelenített bizonylatok sorszámát a tömb borítólapjára is fel kell vezetni. A pénztárbizonylatokat átíró tollal kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatok helyett új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylat eredet példányát "RONTOTT" megjegyzéssel kell ellátni és a többi bizonylattal együtt megőrizni. 2. Pénztári bevételezés Pénztári befizetésnél szabályként kell betartani, hogy előbb a befizetésre szánt pénzt kell átvenni és az elismervényt utána kell átadni a befizetőnek. Készpénz befizetése esetén a bevételi pénztárbizonylatot a befizetőnek tintával mindkét nevét kiírva kell aláírnia. Nem személyes befizetés esetén a bizonylaton hivatkozni kell a vonatkozó okiratra, illetve a bevételezést elrendelő iratra. Postán érkező készpénzek bevételezése során minden esetben a pénztárosnak a bevételi pénztárbizonylathoz kell csatolni a postai értesítő szelvényt. A pénztáros csak valódi forgalomképes pénzeket (bankjegyeket, érméket) fogadhat el a befizetőktől. Nem fogadhat el sérült (megrongálódott, csonkult egyes részeiben hiányos, nagymértékben szennyezett) bankjegyet, érmét. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak tetsző bankjegyet, érmét talál, azt fizető eszközként nem fogadhatja el. Az ilyen érmét vagy bankjegyet vissza kell tartania és a befizetőt meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol és mikor kapta a bankjegyet vagy
-8- érmét. Az elmondottakat jegyzőkönyvben kell rögzíteni, melyben a befizető személyi adatait is fel kell tüntetni. A jegyzőkönyvet alá kell íratni, amennyiben a befizető ezt megtagadja azt is jegyzőkönyvezni szükséges. A hamis pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a hamis pénzzel együtt át kell adni a pénzintézetnek. 3. Pénztári kifizetés A készpénz kifizetésénél alapvető szabály, hogy először a pénztárbizonylatot kell aláíratni igazolásul a pénz átvételére, majd csak ezután szabad a pénzt átadni. A kiadási pénztárbizonylatot a pénztáros az alapokmány alapján szabályszerűen kiállított (érvényesített, utalványozott, ellenjegyzett) Érvényesítő és utalványozó lap megléte után állíthatja ki. Ennek hiányában a pénztárból kifizetés nem történhet. A pénztárosnak a készpénz kifizetése előtt meg kell győződnie, hogy csak a jogosult, vagy annak meghatalmazottja jelentkezett-e a pénz felvételére. Csak a szabályszerű meghatalmazás esetén fizethető ki készpénz a meghatalmazottnak. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Az alapokmányokat (számlák, határozatok) ismételt felhasználásuk megakadályozása céljából azonnal lyukasztással érvényteleníteni kell. 4. Elszámolási kötelezettséggel kiadott pénzösszegek nyilvántartása Elszámolási kötelezettséggel a következő címeken lehet előleget kiadni: - Kisebb összegű intézményi kifizetésekre ellátmány - Dolgozók utazási bérletvásárlására - Kiküldetésre - Üzemanyag-vásárlásra falugondozáshoz - Eseti beszerzésekre, szolgáltatások kifizetésére - Egyéb más esetben, amennyiben az engedélyezésre jogosult erről írásban engedélyt ad. Általános szabály, hogy az elszámolásra kiadott készpénzzel a cél megvalósulása után azonnal, még a megjelölt határidő előtt el kell számolni a felvevőnek.
-9- Az elszámolási határidőről a készpénz felvételekor tájékoztatni kell a felvevőt. Elszámolásra készpénzt csak abban az esetben adhat ki ismételten a pénztáros, ha az előzőleg felvett készpénzzel már elszámolt. Az elszámolásra felvett összegek végső elszámolási határideje: - intézményi ellátmányok: tárgyhó utolsó pénztári napja - bérletvásárlás: tárgyhót követő hó 5-e utáni első pénztári nap - egyéb más esetben a cél megvalósulását követő pénztári nap 5. Pénztárjelentés vezetése A be és kifizetések összesítésére és a pénzelszámolás ellenőrzésére a két példányos heti pénztárjelentés szolgál (számítógépes feldolgozás esetén a pénztárjelentés). A Bevételi és Kiadási pénztárbizonylatok és a pénztárjelentés vonatkozó szövegeinek és összegeinek meg kell egyezniük egymással. A pénztárjelentésbe a be- és kifizetéseket azok sorrendjében kell felvezetni. VIII. Letétek, értékpapírok nyilvántartása, kezelése 1. A letétek nyilvántartása és kezelése A készpénz-letét befizetésénél és kifizetésénél a jelen előírásokat értelemszerűen alkalmazni kell. A letétek pénztári bizonylataként csak az erre célra külön használatba vett Bevételi és Kiadási pénztárbizonylatot kell használni, azt "LETÉT" feliratozással el kell látni. A házipénztárban a Jegyző egyedi írásbeli elrendelése alapján letétként kisebb tárgyak és egyéb értékek elhelyezhetők, melyekről az alábbi nyilvántartást kell vezetni: - letétbehelyezés időpontja - a letevő neve és címe - a letétet átvevő aláírása
- a letét tárgyának megnevezése - a letétet elrendelő ügyirat száma - a letét kiadásának időpontja -10- - a letét kiadását elrendelő ügyirat száma - az átvevő neve, címe személyi azonossága - átvevő aláírása A letétek kezelésének ellenőrzése értelemszerűen a pénztárellenőr feladata. 2. Értékpapírok nyilvántartása, kezelése A polgármesteri hivatal házipénztára látja el Csákvár Nagyközség és Bodmér Község vonatkozásában az értékpapírok nyilvántartását, őrzését, amennyiben azok nem kerültek letétbe más szervezetnél. Az értékpapírok nyilvántartásának tartalmazni kell: - értékpapír megnevezését - sorozatszámát, sorszámát - értékét címletenként - elhelyezés dátumát, - a kiadás dátumát, - az átvevő nevét és címét, jogosultságát - az átvevő aláírását. IX. Pénzkezelő helyek elszámolási és nyilvántartási rendje A önállóan működő intézmények kisebb készpénzfizetésekre a polgármesteri hivatal házipénztárából ellátmányba részesülnek. A készpénz biztonságos őrzéséről az intézményvezetők kötelesek gondoskodni. A pénzkezelő helyek az ellátmányuk terhére számlák alapján teljesíthetnek kifizetést. A kifizetésekről idősorosan rovat-elszámolási ívet kell vezetni, melyből megállapítható a felvett előleg, a kifizetések és a meglévő készpénzkészlet. Bevételi és kiadási pénztárbizonylatot nem kell kiállítaniuk. Ellátmányukkal hó közben is elszámolhatnak, amennyiben újabb előlegre van szükségük, egyébként havonta kötelesek az elszámolást elkészíteni és a polgármesteri hivatal házipénztárában elszámolni. A polgármesteri hivatal és intézményei az általuk nyújtott szolgáltatások díjait - marhalevél kezelési díj, étkeztetésért szedett díjak, telefonhasználat költségtérítése,
hirdetési díjak, fénymásolási díj stb. - nyugta illetve számla ellenében beszedik, azt az ellátmánytól elkülönítve kezelik. A beszedett készpénzt a befizetés napján, vagy az azt követő munkanapon köteles postai átutalási csekken az önkormányzat költségvetési számlájára feladni. Ha a beszedett díjak az 1.000 Ft-ot nem érik el, a készpénzt 1.000 Ft-ig gyűjthetik és feladásáról azon a napon kell gondoskodni. X. Kerekítési szabályok Kerekítésre vonatkozó szabályok: A Magyar Nemzeti Bank a 10/2007. (X. 1.) MNB rendelete alapján 2008. március 1- től kivonta a készpénzforgalomból az 1 és 2 forintos érméket, így ezek a kiscímletű érmék elvesztették a törvényes fizetőeszköz jellegüket. A pénzérmék bevonásának következményeként, annak érdekében, hogy a rendelkezésre álló fizetőeszközökkel a fizetendő összeg kiegyenlítésre kerülhessen, a szükséges kerekítés szabályairól a 2008. évi III. törvény rendelkezik. A törvény értelmében a forintban, készpénzzel (bankjegy vagy érme átadásával) történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végződik, akkor az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendő összeget megállapítani és kiegyenlíteni. a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0; forintra végződő összegre kell kerekíteni. A kerekítési szabályok 2008. március 1-én léptek hatályba. A törvény nem írja elő kötelező jelleggel a kerekített (ténylegesen fizetendő) összeg, illetve a kerekítési különbözet bizonylaton (nyugtán, egyszerűsített adattartalmú számlán) való feltüntetését, mivel a kerekítési különbözet nem minősül vagyoni előnynek vagy hátránynak. A kerekítési különbözetek összegét egyéb bevétel vagy ráfordítás jogcímén kell elszámolni a heti pénztárzárás alkalmával egyszer- külön kiállított bizonylat alapján.
-12- A kerekítési különbözet az ÁFÁ-nak nem képezi alapját. Az ebből eredő bevétel, illetve kiadás a 751126 Önkormányzatok igazgatási tevékenysége szakfeladaton kerül elszámolásra. Ezen szabályzat 2011 10.01. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg hatályát veszti a 2008. december 01-től érvényes szabályzat. Csákvár, 2011. szeptember 5. Tóth Jánosné jegyző
1. számú melléklet Számlavezető pénzintézet: Raiffeisen Bank Zrt.Székesfehérvári Fiókja 8000 Székesfehérvár, Távírda u. 1. Intézmények költségvetési elszámolási számlái Gróf Esterházy Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény 12023008-00156982-00100006 Mese-Vár Óvoda 12023008-00156983-00100005 Gondozási Központ és Idősek Otthona 12023008-00156987-00100001 Nagyközségi Könyvtár és Közművelődési 12023008-00156989-00100009 Intézmény Csákvár Nagyközség Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala 12023008-00156965-00100009 Csákvár Nagyközség Önkormányzatának elszámolási számláihoz tartozó alszámlák Társadalmi összefogással megvalósuló 12023008-00156965-00200006 közműfejlesztési számla Építményadó beszedési számla 12023008-00156965-00300003 Tartózkodási idő utáni idegenforgalmi adó 12023008-00156965-00400000 beszedési számla Államigazgatási illetékbeszedési számla 12023008-00156965-00500007 Iparűzési adó beszedési számla 12023008-00156965-00600004 Bírság számla 12023008-00156965-00700001 Késedelmi pótlék számla 12023008-00156965-00800008 Talajterhelési díj beszedési számla 12023008-00156965-00900005 Idegen bevételek elszámolási számla 12023008-00156965-01000005 Környezetvédelmi alap számla 12023008-00156965-01100002 Állami hozzájárulások számla 12023008-00156965-01200009 Bérlakás értékesítés lebonyolítási számla 12023008-00156965-01300006 Letéti számla 12023008-00156965-01400003 Céltámogatás megelőlegezési számla 12023008-00156965-01500000 Termőföld bérbeadásából származó szja. 12023008-00156965-01600007 beszedési számla Gépjárműadó beszedési számla 12023008-00156965-01700004 Egyéb bevételek beszedési számla 12023008-00156965-01800001 Lekötés 12023008-00156965-02100005 Munkabér elszámolási számla 12023008-00156965-02000008 Értékpapírszámla 2300-156965-001
2. számú melléklet Bankszámlák feletti rendelkezési jogosultság aláírási címpéldány 1. Polgármesteri Hivatal Csákvár 2. Gróf Esterházy Móric Általános Iskola 3. Mese-Vár Óvoda 4. Gondozási Központ és Idősek Otthona 5. Floriana Könyvtár