O N K A D O Önkormányzati hatáskörbe tartozó adók nyilvántartó rendszere ASP.IRAT ONKADO ASP.IRAT KAPCSOLAT AZ ÁTÁLLÁS ÉVÉBEN 2019. DMSONE NAPI KAPCSOLAT 2019. január
Tartalom Előzmények...2 Onkado...3 A kapcsolat technikai megvalósítása...3 Az Onkado beállítása iktatáshoz...4 2019 év eleji utólagos határozatok iktatása...4 Iktató állomány darabolás lépései:...5 Iktatási kapcsolat a napi munkafolyamtokban...7 Iktató rendszer beállítások...8 Rendszer - Önkadó - Program paraméterek...8 Onkado ASP.IRAT ügyintézők összerendelése Iktatás előtt...12 Hivatali kapu beállítása...13 Közterület típusának beállítása...14 Iktatás folyamata az IRAT szakrendszerben...14 Adatállomány feltöltés folyamat indítása...14 Állomány kiválasztása...15 Iktatás indítása...16 Iktatott állomány letöltése...17 Ellenőrzések...18 Feldolgozást követően ASP.Irat szakrendszerben elvégzendő feladatok...19 Elektronikus ügyiratok előállítása...20 Onkado szakrendszeri feladatok...20 Elektronikus ügyintézésre jelölt adózók kezelése...20 Elektronikus ügyintézéshez szükséges állományok előállítása...20 Irat szakrendszeri feladatok...23 Átadás postázásra - Postázás...23 Elektronikus kiküldés...23 Határozat feltöltés DHSZ aláírás nélkül...25 Határozat feltöltése DHSZ aláírással...28 Egyenlegközlők elektronikus kiküldése...32 2019. február 7. ADO_IRAT_Önkadó_kapcsolat_2019 02 05
Az Onkado és a ASP Iratkezelős szakrendszer kapcsolata 2019 Előzmények Az ONKADO-ban elkészült határozatok iktatása különösen nagy tömegű irat elkészítése esetén jelentős többletmunkát igényel. Ezért az Onkado összekapcsolásra került a DMSOne iktató rendszerrel, így az Onkado-ban keletkezett határozatokat, kivetési, bevallási iratokat minimális ügyintézői beavatkozás után, iktatószámmal lehet ellátni. Ez a kapcsolat kibővíti az Onkado funkcionalitását a szokásos menüpontokban, különösen utólagos határozatkészítés esetén. Az iratok készítése egy kis kitérővel a szokásos módon történik, az iktatószámmal való ellátásuk offline módon valósul meg, ami azt jelenti, hogy: 1. Az Onkado rendszerben készült határozatok alapján egy iktatásra váró anyag áll elő. 2. Az összeállított anyagot kiadmányozási jogosultsággal rendelkező felhasználónak be kell töltenie az iktató rendszerbe. 3. A kapott iktatószámokat tartalmazó anyagot vissza kell tölteni az Onkado programba. 4. Az iktatószámmal így ellátott határozatokat már ki lehet nyomtatni vagy elektronikusan küldendő dokumentumok esetén feltölteni az ASP Iratkezelő Szakrendszerbe (továbbiakban: ASP IRAT) Ezt a többlépcsős iktatási modellt nevezzük offline nem azonnali iktatásnak, hiszen az Onkado-ban készülő határozatok nem azonnal kerülnek nyomtatásra ( papírra ), hanem csak az iktatásra váró anyag összeállítása és az iktatás megvalósulása után (az üzemeltetéstől függően csak aznap délután, másnap, két nap múlva stb.). 2
Onkado A kapcsolat technikai megvalósítása Kivetés karbantartáskor és kivetésekről utólagos határozat készítésekor, iratkészítés (nyomtatás) helyett: naponta készül egy adatállomány (EEHHNNka.dbf néven, a napi dátummal a file nevében, ahol EE - évszám évszázad nélkül, HH hónap száma, NN nap száma, ka az ügyintéző könyvelési azonosítója), amely tartalmazza az iktatáshoz szükséges adatokat, Figyelem! Az ASP IRAT szakrendszerbe nem lehet kétszer ugyanolyan fájlnevet feltölteni, tehát napi egy feltöltésre van lehetőség vagy napi több feltöltés esetén a későbbi állományok fájlnevét módosítani szükséges. ezt az állományt a ASP.IRAT iktatóprogrammal feldolgoztatva (iktatva), az Onkado programban egy új menüpont (1.3.9) elkészíti (kinyomtatja) az iratokat és a kapott iktatószámokat visszaírja a kivetési iratokra. A kapcsolati állomány és más munkaállományok az ONKADO könyvtár (mappa) alatt lévő IKTATAS könyvtárba (mappába) kerülnek. Az iktatott kapcsolati állomány adataiból a Napi munka Kivetések Bevallások Iktatás utáni határozatkészítés (1.3.9.) új menüpont készíti el az iktatószámmal ellátott határozatokat (iratokat). A program elindításához felhasználói jogosultság szükséges! Fontos! Az 1.3.9. új menüpont. Rendszergazdai joggal (01-es felhasználó) bejelentkezve, a Felhasználó adatainak javítása (5.2.2.) menüpontban lehet jogosultságot adni, az 1.3.9. menüpontot indítani akaró felhasználó(k)nak! Az új menüpont a naponta készült iktatási kapcsolati állományok közül választva, a rendezettség beállítása után elkészíti az iratokat. Közben a kapott iktatószámokat visszaírja a kivetési iratokra is. Ha minden adat iktatott volt, a kapcsolati állományt átnevezi (EEHHNN.DBF-ről EEHHNN.BAKra), ezzel megakadályozva a későbbi újra nyomtatást. Ha nem volt minden adat iktatva, akkor erről figyelmeztetést ad a program, és újra lehet futtatni az iktatást és az iratkészítést is. Az egyszer már nyomtatott adatokról nem készül még egyszer határozat (egy belső jelző gondoskodik erről). Ha sikeres volt a határozatkészítés, a programrész a Törölhetem az elkészült iratok belső hivatkozásait? kérdésre adott válasz alapján a belső használatú munkaállomány (Ikthat.dbf) adatait megőrzi vagy törli. Nagy tömegű iratkészítés után - a kérdésre Igen választ adva - célszerű ezt a belső munkaállományt leüríteni. 3
Az Onkado a Kivetések / bevallások karbantartás, Utólagos határozat készítés menüpontokban tehát az eddigiektől eltérően nem egy lista állományt hoz létre, hanem egy kapcsolati állományt, amelyet az üzemeltetőknek fel kell dolgoztatni az iktató rendszerrel, majd ezután visszalépve az Onkado-ba az 1.3.9. menüpontban a kapcsolati állomány nevét kiválasztva, elkészülnek az iktatószámmal ellátott határozatok, amelyek az Onkado-ban megszokott módon képernyőre, nyomtatóra, állományba nyomtathatók. Az Onkado beállítása iktatáshoz 1. Mivel az Onkado-hoz eddig is voltak különböző iktatási kapcsolatok, a 24.0-s verziótól bevezetésre került egy újabb programparaméter, amely alapértelmezetten be van kapcsolva, a DMSOne iktatási kapcsolat programparaméter értéke Igen, azaz az Onkado ASP.IRAT iktatási kapcsolat aktív. 2. 3. A határozatkészítéshez használt iratmintákat el kell látni az «IKTATOSZAM» bejegyzéssel (az Iktatószám mező 09-es típusú). Fontos! Aki 2019-t megelőzően rendelkezett elektronikus iktatási kapcsolattal, a korábban használt iratmintáit is át kell nézni! A régi iktató rendszerekhez használatos függvények (pl. «COR2IKTSZAM()», «MTIIKTATOSZAM()») itt nem használhatók! «IKTATOSZAM» iratmező használata szükséges. 2019 év eleji utólagos határozatok iktatása Az iktatási kapcsolat javasolt felhasználási módja az év eleji, nagytömegű határozatok iktatása és iktatószámmal való nyomtatása, valamint a kapott iktatószámok tárolása a kivetési iratokon. A javasolt feldolgozási modell egy kétlépcsős utólagos határozat készítés. Így egy egyszerű iratmintával gyorsan le lehet válogatni az iktatásra váró határozatokat, majd az iktatószám kiosztása után a végleges iratmintában felhasználni a kapott (kivetési iratra visszakerült) iktatószámokat. 1. Utólagos határozatkészítés bármilyen akár PDF típusú iratminta is használható, amely tartalmazza az iktatószám bejegyzést.: «MUTATO» «NEV» «IKTATOSZAM» (az Iktatószám mező 09-es típusú) Fontos! Amennyiben az elkészített határozatok elektronikus kiküldéssel kerülnek megvalósításra, az iratminta típusa csak PDF-es állomány lehet! 4
2. Utólagos határozatkészítés menüpont indítása, megfelelő paraméterezéssel (adónem, rendezettség, tól-ig határok, szűrő) és A határozatokat kell-e iktatni? kérdésre IGENnel válaszolva. Megjegyzés: A folyamat eredménye nem egy lista lesz, hanem az iktatásra váró kapcsolati állomány. 3. 1000 tételnél nagyobb iktatás állományok darabolása Iktató állomány darabolás lépései: Iktatásra váró állomány Külső fájl kezelőben ellenőrizhető az állomány létezése neve. Onkado (Shift+F2) programfuttatás Amennyiben az iktatás állomány, a határozat szám > 1000 db szükség lesz a Iktatás állomány darabolására. Ez az Onkado rendszerben a Kifejezések kiértékelése (Shift+F2) folyamatban a #IktatasDarabol.pry beírásával indítható. A Folyamatban meg kell adni a darabolandó dbf állomány nevét, kiterjesztés nélkül és a darabolt állományba kerülő tételek számát. Fontos! Alapértelmezett értékben ez a tétel darabszám 1000. Ettől nagyobb érték ne kerüljön beállításra. Kisebb lehet. Eredmény A program lefutását követően a dsarabolt állományokneve kiegészyítésre kerül egy _n sorszám adattal. Az eredeti állomány neve.bak kiterjesztésű lesz, hogy ne kerüljön véletlenül sem ismételten feldolgozásra. Megjegyzés: természetesen, ha valamiért meg kell ismételni a folyamatot a darabolt állományok törlése és az eredeti állomány.bak,.dbf kiterjesztésre írásával megtehető. 5
Nem Onkado-ban végzett folyamatok 4. A napi dátum EEHHNNka.dbf (pl.: 18021701.dbf) nevű kapcsolati állományt, amely az Onkado adatait tartalmazó mappából nyíló Iktatas nevű mappában van, az iktatás elvégzéséhez fel kell tölteni a ASP.IRAT iktató rendszerbe. 5. Az Iktató rendszerben fel kell dolgozni, azaz el kell végezni az iktatás folyamatát 6. Az eredményt, iktatószámot tartalmazó állomány az Iratkezelő rendszerből történő letöltése után vissza kell tölteni az Onkado\Iktatas mappába. Megjegyzés: Iktatási folyamat részleteiről bővebb leírás jelen dokumentum 2. részében találgható. 7. Kapott iktatószám visszaírása a kivetési iratokra és a dokumentumokra. A Napi munka Kivetések/bevallások Iktatás utáni határozatkészítés (1.3.9) menüpont indítása. A menüpontban ki kell választani a kapcsolati állományt a megjelenő ablakban. A folyamatban megtörténik a visszakapott iktatószámok rögzítése a kivetési tételekhez és bejegyzésre kerül a dokumentumra, amely a dokumentumtárba eltárolásra kerül. 8. Az Iktatószámot tartalmazó dokumentumok nyomtatása vagy a pdf állomány előállítása, az Onkadoban szokásos Listák Nyomtatása (3.1) s menüpontból tehető meg. Fontos! A kétlépcsős indítás miatt a 2-es és 6-os menüpont indítása közben érdemes az adott adónem feldolgozását, karbantartását felfüggeszteni! A folyamatok természetesen több adónemnél is ismételhetők. 6
Iktatási kapcsolat a napi munkafolyamtokban Az iktatási kapcsolat a kivetések/bevallások karbantartása során képződött határozatokra is, ill. a az Onkado 25.2-es verziójától az egyéb iratkészítések során is( pl. könyvelés, behajtás, stb.) használható. A határozatokat kell-e iktatni? kérdésre adott Igen válasz hatására, a karbantartás során a képződő határozat, a folyamat véglegezésénél nem kerül közvetlenül kinyomtatásra, hanem a napi kapcsolati állományban kerül tárolásra. Az így összegyűjtött akár több adónemből, több felhasználótól származó iktatásra váró határozatok, iktatás után ugyanúgy feldolgozhatók az Iktatás utáni határozatkészítés menüpontban, majd innen átkerülve a dokumentum tárba, a listák nyomtatásánál kinyomtathatók. Fontos! A kivetés karbantartás iktatással történő összekapcsolása jelentős ügyvitel szervezési változásokat okozhat: 1. A kivetés/bevallás karbantartásban eddig megszokott módszer változik. A folyamat végén nem jön ki a határozat a nyomtatóból, hiszen csak az iktatásra váró kapcsolati adatok készülnek el. 2. Több felhasználós környezetben Ügyintézőnként külön Ikthat kapcsolati állományokba történik az iktatásra váró adatok gyűjtése! 3. Ütemezés szervezés: a kapcsolati állomány tervszerű áttöltését az ASP.IRAT iktató rendszerébe, majd iktatás után az állomány visszatöltését az Onkado rendszerbe minden felhasználó a saját ütemezése szerint végezheti. 7
Iktató rendszer beállítások Alapvetően kétféle irat típus kezelését kell megemlítenünk: - határozatok - egyenlegközlők A határozatokat az elmúlt évek gyakorlata során is iktatták az önkormányzatok. Az elektronikus ügyintézésről szóló törvény értelmében a cégek számára az elektronikus ügyintézés kötelező. Ennek értelmében a cégek esetében ezeket a küldeményeket elektronikusan aláírva kell továbbítani az önkormányzat hivatali kapuján keresztül az adott cég cégkapujára. Az egyenlegközlők tekintetében az elmúlt évek gyakorlata vegyes volt, nem minden esetben iktatták az önkormányzatok ezeket a küldeményeket. Tekintettel arra, hogy az ASP IRAT szakrendszer iktatás után küldi ki a hivatalai kapun keresztül az egyenlegközlőket, ezért ez elektronikusan küldendő egyenlegközlőket is iktatni kell. Az iktatást az ASP IRAT szakrendszer automatikusan elvégzi, melynek folyamatát a későbbiekben részletesen ismertetjük. Ahhoz, hogy az automatikus iktatást az ASP IRAT szakrendszer el tudja végezni be kell állítani az alábbi paramétereket. A Rendszer menüben a Beállítások csoportban a Program menüpontban találjuk a beállításokat Rendszer - Önkadó - Program paraméterek Hagyományos küldés esetén Hagyományos (papír alapú) küldés esetén Önkadó adatlap séma előre definiált adatlap hatósági statisztikához nem kötelező Önkadó, egyéb nem határozathoz tartozó irattári tétel - A103 (irattári tervből kiválasztott alapértelmezett irattári tétel) Önkadó expediálás mód - Postával kézbesítendő Önkadó iktatás adathordozó - papír Önkadó iktatás prioritása - normál Önkadó iktatás ügyintézési napok száma - 30 Önkadó iktatás ügykezelésmód - Hagyományos Önkadó iktatókönyv előtag példában: TESZT Önkadó irattári tétel A103 (irattári tervből kiválasztott alapértelmezett irattári tétel) Önkadó irattípus határozat (szükséges, hogy hatósági irattípus legyen kiválasztva) 8
Önkadó postázó felhasználó kiválasztott Irat szakrendszeri felhasználó Elektronikus küldés esetén Önkadó adatlap séma előre definiált adatlap hatósági statisztikához nem kötelező Önkadó, egyéb nem határozathoz tartozó irattári tétel - A103 (irattári tervből kiválasztott alapértelmezett irattári tétel) Önkadó expediálás mód Hivatali kapu Önkadó iktatás adathordozó - állomány Önkadó iktatás prioritása - normál Önkadó iktatás ügyintézési napok száma - 30 Önkadó iktatás ügykezelésmód Elektronikus- Hivatali kapu Önkadó iktatókönyv előtag példában: TESZT Önkadó irattári tétel A103 (irattári tervből kiválasztott alapértelmezett irattári tétel) Önkadó irattípus határozat (szükséges, hogy hatósági irattípus legyen kiválasztva) Önkadó postázó felhasználó kiválasztott Irat szakrendszeri felhasználó DHSZ aláírás az IRAT szakrendszerben A Rendszer/Beállítások/Program menüben a DHSZ névre keresve az Önkadó állomány feltöltése esetén DHSZ aláírás -t a megfelelő értékre kell állítani. Amennyiben Igen érték kerül kiválasztásra az elkészített PDF állományok DHSZ-el kerülnek aláírásra. Amennyiben Nem érték kerül kiválasztásra, a PDF állományok elektronikus aláírása nem történik meg. Ebben az esetben a PDF állományok feltöltése előtt szükséges azok elektronikus aláírással történő ellátásáról gondoskodni. 9
A rendszerbeállítás alapértelmezett értéke Igen, ezt szükség esetén - az elektronikusan kiküldendő iratok feltöltésének megkezdése előtt kell megváltoztatni. Háttérfolyamatok Iktatással egy időben megtörténik a kiadmányozás és az expediálás munkafolyamat (ezeket Önöknek nem kell kézzel elvégezniük az ASP IRAT szakrendszer felületéről), az iktatott ügyek postázásra vár státuszba kerülnek, ezért az iktatás előtt már be kell állítani: a kiadmányozó felhasználót A kiadmányozó az Önök kiadmányozási szabályzata szerint a jegyző, vagy az (pl. adóügyi osztály vezetője) akire a jegyző a kiadmányozási jogot delegálta. Postázó felhasználó Papír alapon küldött iratok esetében a postázó felhasználónak kerül a Feladatok\Postázás menüpontjába az összes irat, Elektronikusan küldendő iratok esetében pedig a Feladatok\Elektronikus kézbesítés menüpontjába. Fontos! A kiadmányozó személynek jelen iktatáskor az ASP.IRAT-ban kiadmányozási joggal kell rendelkeznie. A későbbiekben, majd az ASP.ADÓ-ban ennek a személynek Adó felhasználónak is lennie kell. A postázó felhasználónak pedig postázási szerepkörrel kell rendelkeznie. A Kiadmányozó és postázó szerepkör beállítása, ellenőrzése Az IRAT szakrendszerben a Beállítások\Szervezet Felhasználó folyamatban tehető meg. Önkadó feltöltés menüpont ellenőrizze Kérjük navigáljon a Rendszer/Felhasználói csoportok menüpontra. Kattintson duplán arra a csoportra, amelynek tagjaként szeretné használni az Önkadó menüpontot. (Érdemes akár egy külön felhasználói csoportot is létrehozni erre a célra, vagy akár meglévő pl. Iktató, ügyintéző csoporthoz rendelni.) 10
A megnyíló kisebb ablakban kattintson a Menü fülre és keressen az 1618 -s kódra. A kapott eredményre (Önkadó feltöltés) kattintson duplán és a megjelenő kis ablakban pipálja be mind a négy jelölőnégyzetet majd kattintson a rendben gombokra. Ezután lépjen ki és lépjen be újra. Fontos! Az állományokat kiadmányozás menüjoggal, és ügyintézői szerepkörrel rendelkező felhasználónak kell feltölteni az IRAT szakrendszerbe. Ezen menüjogot amely nem azonos a kiadmányozói szerepkörrel, tehát ennek beállításával a felhasználó nem válik képessé kiadmányozási feladat elvégzésére az alábbiak szerint lehet beállítani. Amennyiben létrehozásra került külön az Önkadó feltöltését végző felhasználókat magában foglaló felhasználói csoport, akkor célszerű abban engedélyezni. 1: A Rendszer / Felhasználói csoportban válasszuk ki 2 kattintással azt a felhasználói csoportot, ahol a menüjogot engedélyezni szeretnénk. 2: A Menü fülön keressük meg az 1510 Kiadmányozás menüjogot. 3: Nyissuk meg a menüjogot 2 egérkattintással és a 4 jelölőnégyzet értékét állítsuk igenre, majd a Rendben gomb lenyomásával véglegesítsük a változásokat. 11
Amennyiben szükséges, a felhasználót a Szervezet-felhasználó menüben lehet ügyintézői szerepkörrel felruházni. Onkado ASP.IRAT ügyintézők összerendelése Iktatás előtt 12
Hivatali kapu beállítása Fontos, hogy győződjön meg arról, hogy a gépi hivatali kapuja hozzá van rendelve a Hivatali kapu expediálás módhoz. Közös hivatalok esetén a közös hivatalhoz tartozó hivatali kaput legyenek szívesek beállítani az alábbiak szerint: 1. lépjenek a Rendszer menübe 2. Válasszák ki a Törzsadatok csoporton belül az Expediálás módja menüt 3. Kattintsanak rá duplán a rácson a hivatali kapu értékre 4. A felugró ablakban a Rendszer típus mezőben válasszák ki a megfelelő hivatali kaput (a screenshotot az ASP Integrációs síkjáról készítettük ezért itt ASPINT1 szerepel, Önöknél a hivatali kapujuk kódját tudják itt kiválasztani). Ha az önök hivatala több hivatali kapuval is rendelkezik (pl. közös hivatalok esetén), akkor legyenek szívesek a fenti menüben több expediálási módot létrehozni és azokhoz hozzárendelni a hivatali kapukat. Példa az expediálási módokra - Hivatali kapu székhely település - Hivatali kapu tagtelepülés 1 - Hivtali kapu tagtelepülés 2 Fontos: A Rendszer\Beállítások menüpontban az Önkadó expediálási mód értékekor csak egyet tudnak megadni. Közös hivatalok esetében javasoljuk itt a székhely településhez tartozó hivatali kaput bejelölni. Amikor az Önkadóból előállított DBF állományokat vagy a csatolmányokat (PDF) tartalmazó ZIP-et töltik fel, akkor ezt az értéket módosíthatják. Tehát ha a tagtelepülés rendelkezik az ASP IRAT szakrendszerbe beállított gépi hivatali kapuval, akkor a feltöltéskor az automatikus iktatás előtt még módosíthatják az expediálási mód értékét. 13
Közterület típusának beállítása Az ÖNKADÓ-ból kinyert DBF állományoknál gyakori, hogy az ÖNKADÓ partner esetében a címzés adatok nem az IRAT szakrendszer által elvártak szerint kerülnek át. Tipikus anomália a közterület típusok rövidített formában történő megadása, ebben az esetben amennyiben szükséges az iktatáskor új partner felvétele (mert a partner nem szerepel még az IRAT szakrendszer partnertörzsében) nem megfelelően kerül létrehozásra a partner (a közterület típusa, és a házszám adatok egy mezőben kerülnek rögzítésre). Amennyiben az ÖNKADÓ-ban valamelyik közterület típus rövidítve szerepel (pl. u ) szükséges azt a Rendszer/Partnertörzs/Közterület típusok menüben az ÖNKADÓ-ból kinyert formátummal karakter-azonosan felvenni: A ikonra kattintva érvényesíthetőek a változások. Iktatás folyamata az IRAT szakrendszerben Adatállomány feltöltés folyamat indítása A Feladatok Eseti feladatok folyamatai között az Önkadó feltöltés menü indítása ( ) Fontos! A DBF feltöltési korlátjaként javasolt maximum 1000 állományt tartalmazó file-t feltölteni, és futtatni, hogy az iktatási folyamat sikeresen megtörténjen! 14
Állomány kiválasztása Az nyomógombbal a feltöltendő állomány kiválasztása 15
Az ASP IRAT szakrendszerben ezután kattintson a Rendben gombra Iktatás indítása Több állomány is feltölthető. Fontos! Azonos nevű állományok feltöltése esetén a rendszer hibaüzenetet dob. Így az egynapon készült állományok esetén a feltöltés előtt az állomány nevének módosítása szükséges pl. 171124E.dbf. Abban az esetben, ha ha ugyanazt a fájlt szeretnénk újra feltölteni, előbb töröljük a meglévőt a rács tetején található törlés gombbal. A törlés gomb jogosultsággal használható csak (Felhasználói csoportokban Menü jog adása: Önkadó DBF fájl törlés Kód: 4459) A még nem feldolgozott állományok esetén a Futtatva oszlop cella értéke üres 16
Metaadatok módosítása feltöltéskor Az Önkadó Iktatás fájlból gomb megnyomására előugró ablakban lehetőségünk van arra, hogy módosítsuk a Rendszer\Beállítások\Program menüpontban megadott értékeket. Ezek az adatok a lenyíló ablakban található értékek közül kiválaszthatók Megerősítés után az iktatás elkezdődik Iktatás végén az az iktatás befejezés időpontja megjelenítésre kerül a táblában Fontos! Elektronikus ügyfél esetén, amennyiben a feldolgozott állományban az elektronikus ügyintézés volt megjelölve, az Iktatószám alapján a majdani küldemény expediálási módja Hivatali kapu beállítással ( elektronikus kézbesítésre jelöléssel) kerül tárolásra. Ez egyesével az Irat. szakrendszerben az Ügyintézés, Ügyirataim részben utólag még módosítható. Iktatott állomány letöltése Az iktatott állomány az Egér kiválasztó ( jellemzően baloldali ) gombjának dupla kattintásával indítható. Hatására a kijelölt állomány letölthető. A mentést az operációs rendszerben beállított alapértelmezett letöltési helye fog történni. 17
Letöltést követően az állományt egy fájlkezelővel át kell másolni, az indítás helyére azaz az Onkado rendszer adatállományait tartalmazó \Iktatas\ alkönyvtárba ééhhnn.dbf néven, azaz a példa szerint 171124.dbf. Egy lehetséges példa: Asztali Fájl kezelő Letöltések mappából a fájl kijelölése, másolása Az Onkado\Iktatás alkönyvtárába beillesztése Ellenőrzések Iratkezelő rendszerben Az Iktatás eredménye az pl. a Listák/Alszámok menüpontban szűrés után megtekinthetőek. Szűrés, az iktatás adatival tehető meg, pl. Iktatás dátuma 18
Az Ügyiratok megtekinthetőek az ügyirat térképen is. Fájlkezelőben A feldolgozott dbase állományba egy fájlkezelővel belenézve, az Ügyiratszám ill. az Iktatva mezők kitöltöttek. Feldolgozást követően ASP.Irat szakrendszerben elvégzendő feladatok Amely felhasználó a feldolgozást indította, az ügyiratok/iratok bekerülnek az Előadónál megjelölt kóddal összekapcsolt ASP.Irat ügyintéző átadás menüpontjába. Az ügyiratokat át kell adnia az ügyintézőknek (akiknek a nevére került az ügyirat) Az iratokat át kell adnia postázásra. (az előre definiált postázónak, átadásnál a feladat elvégző módosítható) Az átadások folyamán érdemes a csoportos átadást használni. Az ügyiratok a postázást követően zárhatóak le. 19
Elektronikus ügyiratok előállítása Onkado szakrendszeri feladatok Az Iktatószám visszaírását követően az ügyiratokra (lásd: leírás - Iktatási kapcsolat a napi munkafolyamtokban) az elektronikus ügyiratok előállításához PDF formátumú iratok előállítására, ill. az elektronikus ügyintézésében érintett adóalanyi kör ellenőrzésére, aktualizálására van szükség. Elektronikus ügyintézésre jelölt adózók kezelése Az elektronikus tárhellyel rendelkező adózók jelölése az Onkado rendszerben az Adózó törzskarbantartás során lehetséges. Megjegyzés: az Adószámmal rendelkező Nem magánszemélyek jelölése automatikusan megtörtént. Fontos! A Magánszemély vállalkozók esetében a jelölés ügyintézői feladat. A Igen jel állításnak csak annál az adóalanynál van értelme, akinek a tárolt 4T ( természetes azonosító adatai) az Onkado rendszerben megtalálhatóak és ismert, hogy rendelkezik elektronikus tárhellyel. Elektronikus ügyintézéshez szükséges állományok előállítása Határozatok Az iktatás utáni határozatkészítés (1.3.5.9) futtatása után, amennyiben az iratok elektronikusan kerülnek kiküldésre elő kell állítani azok PDF-es formátumát Ez az iktatáshoz használt szűrőfeltétel használatával, az Utolagos határozatkészítés (1.3.5) megsimétlésével tehető meg egy PDF-es iratminta kiválasztásával és a szűrőfeltétel elektronikis ügyintésé jelre való megadásával. Megjegyzés: Pdf-es az iratminta, amennyiben a kijelölt Irattípus PDF jellemzője T ( true) azaz Igaz. Fontos! A második körben készített határozat, ami valójában a kiküldendő határozatokat állítja elő Iktatás nélkül kell készüljön, azaz az iktatásra vonatkozó kérdésre adott válasz Itt már NEM. 20
Fontos! Az Elektronikus Ügyintézéshez készülő Pdf állománok esetén ha csak az elektronikus ügyintézéshez szeretnénk pdf típusú listákat előállítani, akkor a listakészítést az adóalany jelzőjére meg kell szűrni! Az elkészített iratok kinyomtatásához a tényleges forma meghatározásához a következő lépés a 3.1 Listák nyomtatása folyamat. Itt az előző folyamatban megadott nevű lst állomány kiválasztása után a PDF formátum előállításához a Képernyő módot kell választani. Ez a listanyomtatás folyamat az Adózóhoz tartozó elektronikus jelző alapján kettéválasztja az előállítandó állományokat. 1. A \PDF alkönyvtárba készül egy több iratot tartalmazó PDF állomány azoknak az Ügyfeleknek, akik nem elektronikus ügyintézéssel érintettek, akiknek az Adózó törzsadatainál ez a jelző Nem értékű. 2. A \PDF egy külön alkönyvtárába előállítja az Irat szakrendszerbe elektronikusan csatolható adatállományokat, ami egy db xml kiterjesztésű és több darab,iratonként külön válogatott PDF kiterjesztésű állományból áll. Az alkonyvtár nevéről és a benne található iratok számáról egy üzenetet küld az Onkado rendszer a folyamt végén. Adóegyenleg értesítők A PDF-es adóegyenleg elkészítés helye külön menüpontban indítható: 2.4.C Értesítés készítés PDF 1. leválogatás 2. Nyomtatás folyamataiban Megjegyzés: amennyiben csak az elektronikus ügyintézéshez van szükség PDF formátumú értesítő előállítására, a pdf készítés során a Leválogatás folyamatban célszerű megszűrni az adóalanyok körét egy F8-as szűrőfeltétellel. Pl: Az érintettek köre az F9-es billentyűvel ellenőrizhető. A leválogatott adatokból a pdf formátum a Nyomtatás folyamatban kerül előállításra. Az előállítás kötegenként történik, ami felhasználóhoz és indított folyamathoz kapcsolódik. Megjegyzés: Amennyiben nem történt szűrés azadóalany elektronikus jelzőjére, a határozatoknál leírtak szerint elkülönített helyre és állományokba történik meg a pdf-ek előállítása. A várható elektronikus ügyiratok száma a kötegnél már kijelzésre kerül. 21
Eredmény helye, tartalma Az előző folyamatokban a \PDF könyvtár alatt található alkönyvtárakban található állományokat, azaz az alkönyvtár teljes tartalmát az Onkado programon kívül, egy külső ZIP tömörítő programmal be kell csomagolni. A tömörített állománynak nem csak a PDF-t és a vezérlő xml-t kell tartalmaznia, hanem az azokat magában foglaló alkönyvtárat is. Ez az adatállomány tölthető fel, ill. dolgozható fel majd az Irat szakrendszerben, az Iktatásnál leírt módon. Fontos! a feltöltésnél a feltöltés állomány típusa: ZIP! Megjegyzés: a tömörített állomány neve bármi lehet, de célszerű a tömörített állomány nevében utalni annak tartalmára. Ez az állomány Iratszakrendszerbe történő feltöltéskor, a megfelelő paraméterek kiválasztásánál segítség lehet. Példa: Listakészítés során előállított adatállományok alkönyvtáranként - folyamatonként Példa: Irat szakrendszerbe feltöltendő állományok, folyamatonként 22
Irat szakrendszeri feladatok Átadás postázásra - Postázás Az Onkado állományban lévő adatok vezérlik az ASP IRAT szakrendszer kiküldésének módját. Papír alapú kiküldés esetén a nyomatás az Onkadóból kinyert.lst vagy.pdf állományok segítségével elvégezhető. Nyomtatás és papír alapú aláírás után az irat postázható. A Feldolgozást követően, át kell adni az előre deffiniált postázónak az Önkadós feltöltéssel iktatott kimenő iratokat. (Itt érdemes a csoportos kijelölés majd átadás funkciót használni. Elektronikus kiküldés Az Onkado állományban lévő adatok vezérlik az ASP IRAT szakrendszer kiküldésének módját. Ha a kiküldés elektronikusan kell történjen, akkor az ASP IRAT szakrendszerbe fel kell tölteni az Onkado által előállított iratokat, melyet az Onkado egy-egy ZIP állományban bocsát a rendelkezésükre. A ZIP állomány tartalmazza egyelőre még elektronikus aláírás nélkül az iratokat, valamint egy XML alapú vezérállományt, mely segítségével az ASP IRAT szakrendszer a feltöltött iratokat automatikusan csatolja a megfelelő iktatószámokhoz. Ezek később a Listák\Alszámokban a Csatolmányok gomb segítségével vagy az ügyirattérkép Csatolmányok tabfülén is megtekinthetők. A ZIP állomány feltöltését ugyanabban a menüpontban tehetik meg, mint ahol a DBF állományt töltötték fel. 1. Lépjenek be a Rendszer menübe 2. Kattintsanak az Eseti feladatok csoporton belül az Önkadó feltöltés menüpontba 3. Kattintsanak az Állomány feltöltése gombra 4. Az Állomány típusa metaadatnál válasszák ki a zip értéket 5. Kattintsanak az Állomány feltöltése gombra és töltsék fel az állományt 6. Kattintsanak a Rendben gombra. 7. A feltöltött.zip állományt kijelölve kattintsanak az Önkadó iktatás fájlból gombra. 8. Az előugró ablakban amely azonos a DBF állomány feltöltésekor megjelenővel, így az adatokat nem szükséges ismételten kitöltenie kattintsunk a Rendben gombra. (A folyamat hosszabb ideig is eltarthat, annak futása alatt ne zárja be a szakrendszert!) 23
24
Ezután az ASP IRAT szakrendszer az pdf-eket (magukat a kiküldendő iratokat) automatikusan csatolja az iktatott alszámokhoz, és - Önkadó állomány feltöltése esetén DHSZ aláírás programbeállítás igen értékre állítása esetén a háttérben automatikusan aláírja elektronikusan az AVDH DHSZ szolgáltatás segítségével. Azért, hogy Önöknek ne kelljen az iratokat még kiadmányozni és expediálni és ezeket a műveleteket a nagy mennyiségű irattal való munkát megkönnyítve el lehessen végezni ezért ezeket a műveleteket az ASP IRAT szakrendszer már a háttérben elvégezte a DBF állományban szereplő metaadatok iktatásakor. Fontos azonban, hogy a kimenő iratokon az elektronikus aláírás helyesen szerepeljen és az AVDH DHSZ által aláírt irathoz csatolt igazolásban az aláírásra jogosult adatai szerepeljenek, mert csak így lesz hiteles a kiadmány! Fontos! Ezért kifejezetten felhívjuk a figyelmüket arra, hogy a ZIP állományt a kiadmányozásra jogosult felhasználó töltse fel. Tehát ha a kiadmányozásra jogosult Önöknél a jegyző, akkor a jegyzőnek, ha például az adóügyi osztályvezető, akkor az adóügyi osztályvezetőnek kell belépnie az ASP IRAT szakrendszerbe és feltölteni a ZIP állományt. (Helyettesítést itt ne használjanak.) Ez elsőre kicsit szokatlannak tűnhet, de ezzel a feltöltéssel egyben tömegesen alá is írja az arra jogosult a határozatokat. Határozat feltöltés DHSZ aláírás nélkül Amennyiben a Hivatal nem DHSZ-el írja alá az elkészült határozatokat a feltöltést követően az IRAT szakrendszerben elektronikus aláírás nem kerül az elektronikusan kiküldendő határozatokra, így azok joghatás kiváltására csak akkor válnak alkalmassá, ha egyéb jogszabályoknak megfelelő elektronikus aláírással látja el azokat a Hivatal. Ebben az esetben fokozottan ügyeljenek arra, hogy az előállított PDF-k elnevezését ne változtassák meg, az aláírást követően a PDF állomány nevének egyeznie kell az ÖNKADÓ-ból előállított állomány nevével, tekintettel arra, hogy a vezérlő xml állományban a PDF-k a FILENEV oszlopban szerepelnek. 25
Amennyiben a PDF állomány neve eltér a vezérlő xml-ben megadottól, az elektronikusan aláírt határozatok nem kerülnek be csatolmányként az IRAT szakrendszerbe. A zip állomány feltöltése után annak futtatása megkezdése előtt (amelynek részleteit az ADO_IRAT dokumentum Elektronikus ügyiratok előállítása c. fejezete tartalmazza) az IRAT szakrendszer figyelmezteti a felhasználót a DHSZ aláírás aktuális beállítására Amennyiben a beállítások nem megfelelőek jelen dokumentum rendszerbeállításokra vonatkozó fejezetében szükséges paramétereket kell megváltoztatni. A Rendben gomb lenyomását követően elkezdődik a zip állomány feltöltése, erre rendszerüzenet figyelmezteti a felhasználót: 26
A folyamat sikeres lefutását követően az ablak automatikusan bezáródik, és a zip állomány Futtatva oszlopában megjelenik a feltöltés időpontja. DHSZ szolgáltatás igénybevétele nélkül maximum 500 pdf-t tartalmazó zip állomány futtatására van lehetőség. Ezt meghaladó darabszámú zip futtatása esetén az IRAT szakrendszer az alábbi hibaüzenettel figyelmeztet. 27
Határozat feltöltése DHSZ aláírással Amennyiben a Hivatal a Hivatal DHSZ-el történő elektronikus aláírással küldi ki a határozatokat a zip állomány feltöltése, futtatása a fentiekben részletezettekhez képest az alábbi eltérésekkel történik meg: 28
Ebben az esetben a határozatok DHSZ-el történő aláírása a Rendben gomb megnyomását követően kezdődik meg. Az aláírási folyamat alatt az előugró ablakot nem szabad bezárni, erre a program figyelmezteti a felhasználót. DHSZ szolgáltatás igénybevétele esetén maximum 100 pdf-t tartalmazó zip állomány futtatására van lehetőség. Ezt meghaladó darabszámú zip futtatása esetén az IRAT szakrendszer az alábbi hibaüzenettel figyelmeztet. DHSZ-el történő aláírás, vagy DHSZ szolgáltatás nélküli csatolmány-feltöltést követően az Átadás postázásra - Postázás c. fejezetében leírtak szerint történhet meg a határozatok kézbesítése. 29
Elektronikus kézbesítés A ZIP állomány feltöltése után már az a felhasználó tudja az elektronikus kézbesítést, kiküldést elvégezni, akit a fentebb már leírtak szerint a Rendszer\Beállítások\Program menüpontban az Önkadó postázó felhasználó értékként megadtak. Példa1: Ha a DBF állományt iktatásra Iktató Ilona töltötte fel, és ő van megadva az Önkadó postázó felhasználónak akkor megjelennek nála az Iratok a Feladatok\Elektronikus kézbesítés menüpontban. A kézbesítés csak azután végezhető el miután Jegyző János feltöltötte a ZIP állományt is, melyben a PDF-ek találhatók. Példa2: Ha a DBF állományt iktatásra Iktató Ilona töltötte fel, és Postázó Piroska van megadva az Önkadó postázó felhasználónak akkor a DBF állomány feltöltése után az Postázó Piroska felhasználónak a Feladtok\Átvétel menüpontjában lesznek az iratok. Miután Postázó Piroska átvette őket megjelennek nála az Iratok a Feladatok\Elektronikus kézbesítés menüpontban. A kézbesítés csak azután végezhető el miután Jegyző János feltöltötte a ZIP állományt is, melyben a PDF-ek találhatók. Az elektronikus kézbesítés elvégzése - Lépjen be a Feladatok Kézbesítés Elektronikus kézbesítés menüpontba - A rács tetején található jelölőnégyzettel jelöljük ki az összes kézbesítendő iratot: - Miután ezt megtettük, kattintsunk a kézbesítés gombra. 30
- Töltsük ki a kívánt adatokat, majd nyomjunk a rendben gombra. Fontos! Kérjük ne pipálja be a PDF szervezeti aláírása jelölőnégyzetet. Az aláírás az AVDH DHSZ szolgáltatás segítségével a hattérben már automatikusan megtörént. Ha újra alá szeretné írni, akkor a DHSZ szolgáltatást hibaüzenetet fog adni. Abban az esetben ha valamelyik irat nem kerül kézbesítésre, a rácson az irat pirossal jelenik meg. Ilyenkor az Iratpéldány módosítása gombbal módosíthatjuk az Expeiálás módját. Ilyen eset fordulhat elő például, ha a címzett cég nem regisztrált még cégkaput magának és ezért postán kell neki kiküldeni az iratot. 31
Egyenlegközlők elektronikus kiküldése A papír alapon küldendő egyenlegközlőket nem szükséges iktatni. Az eddigi gyakorlathoz képest változás, hogy a feltöltött elektronikusan kiküldendő egyenlegközlőket az ASP IRAT szakrendszer iktatja automatikusan, ezzel kapcsolatban Önöknek nincs kézi iktatási feladata. A folyamat lépései: Készítsék el az ONKADO 25.0 útmutatója alapján az elektronikusan kiküldendő egyenlegközlőket (PDF) és a vezérállományt (XML) tartalmazó tömörített (ZIP) állományt. Az ASP IRAT szakrendszer Feladatok\Önkadó feltöltés menüpontjában az Állomány feltöltése gomb segítségével töltsék fel a ZIP állományt, majd nyomják le az Önkadó Iktatás fájlból gombot. Fontos! A felugró ablakban módosítsák le az irat típusát Egyenlegközlőre valamint az Adatlap sémát ne válasszák ki, mert az egyenlegközlőnek nem kell szerepelniük a hatósági statisztikában. Fontos! Az egyenlegközlőket elektronikusan aláírni nem kell, ezt az utasítást az Onkado adja vezérli, tehát az ASP IRAT szakrendszer nem látja el AVDH DHSZ elektronikus aláírással. A feltöltés után: ha a Rendszer\Beállítások\Program menüpontba az Önkadó Postázó Felhasználó-ban megadott felhasználó az a ki feltölti az állományt az ASP IRAT szakrendszerebe, akkor ennek a felhasználónak a Feladatok\Elektronikus kézbesítés menüpontjába kerül, ahol a már ismertetettek szerint lehet kiküldeni. ha a más felhasználó tölti fel, akkor az Önkadó Postázó Felhasználó Átvétel menüpontjába kerül az irat és átvétel után lehet őket elektronikusan kiküldeni a Feladatok\Elektronikus kézbesítés menüpontból. 32