A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA BEL- ÉS KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYZATA BUDAPEST 2002. február
TARTALOMJEGYZÉK 1. Általános rendelkezések Oldal 3 1.1. A kiküldetés típusai 3 1.2. A kiküldetés engedélyezésére vonatkozó hatáskörök 3 1.3. A kiküldetések pénzügyi forrása 3 2. Külföldi kiküldetés 4 2.1. A kiküldetés kezdeményezése és engedélyezése 4 2.2. A kiküldöttet az utazási határozat alapján megillető költségtérítések 4 2.2.1. Finanszírozás 4 2.2.2. Utazási költség 5 2.2.3. Napidíj 5 2.2.4. Szállásköltség 5 2.2.5. Részvételi, regisztrációs díj 6 2.2.6. Egyéb költségek 6 2.3. A külföldi kiküldetés speciális esetei 6 2.3.1. Külföldi ösztöndíjas tanulmányút 6 2
2.3.2. Személygépkocsival történő kiutazás 7 2.4. A külföldi kiküldetés bonyolítása és elszámolása 7 2.4.1. Pénzügyi bonyolítás 7 2.4.2. Jegy beszerzés 8 2.4.3. Költségek elszámolása 8 2.4.4. Költségek utólagos elszámolása 8 3. Belföldi kiküldetés 8 3.1. A kiküldetés elrendelése és az utazás módja 8 3.2. A kiküldöttet megillető költségtérítések 9 3.2.1. Utazási költség 9 3.2.2. Élelmezési költségtérítés 9 3.2.3 Részvételi, regisztrációs díj 9 3.2.4. Egyéb költségtérítés 9 3.3. Belföldi kiküldetés pénzügyi lebonyolítása, elszámolása 10 4. Hatálybalépés 10 1. melléklet. Külföldi kiküldetés kérvény és engedély. 11 2. melléklet. Engedélykérő és elszámolási lap saját gépkocsival történő utazáshoz. 3
12 3. melléklet. Külföldi kiküldetési utasítás és elszámolás. 13 4. melléklet. Belföldi kiküldetési utasítás és elszámolás. 14 5. melléklet. Állami vezetők külföldi napidíjának az egyes országokra megállapított összege és pénzneme 15 4
A Főiskolai Tanács a kiküldetést teljesítőkre a külföldi kiküldetésekhez kapcsolódó elismert költségekről rendelkező 168/1995. (XII. 27.) kormányrendelettel, valamint a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozó élelmezési költségtérítésére vonatkozó, a 141/1993 (X. 13.) kormányrendelettel módosított 23/1989. Mt rendelettel és a 19/2001. (XII.19.) KüM rendelettel összhangban, a főiskola dolgozóinak bel- és külföldi kiküldetésével kapcsolatos eljárási kérdéseket és költségtérítéseket az alábbiak szerint szabályozza. 1. Általános rendelkezések 1.1. A kiküldetés típusai Kiküldetésnek minősül a) az alap, vagy alaptevékenységen kívüli feladattal kapcsolatos kirendelés, b) a nemzetközi, illetve intézményközi együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat (tudományos, oktatási együttműködés), c) a bel- illetve külföldi konferencián, kiállításon való részvétel, d) a bel- illetve külföldi tanulmányút; e) a pályázat útján elnyert szakmai-továbbképzési vagy kutatói ösztöndíj. 1.2. A kiküldetés engedélyezésére vonatkozó hatáskörök a) A főiskolai rektor kiküldetését az SZMSZ 13. (2/t.) pont szabályozza, b) a tudományos rektorhelyettes kiküldetését a főiskolai rektor, c) a rektorhelyettesek, a gazdasági főigazgató, a főtitkár, a kari főigazgatók kiküldetéseit a tudományos rektorhelyettes, d) a kari kutatási főigazgató-helyettes kiküldetését a kari főigazgató, e) a dolgozók külföldi kiküldetését kari keretre a kari kutatási főigazgatóhelyettes, szervezeti egységhez tartozó keretre a szervezeti egységvezető engedélyezi. 1.3. A kiküldetések pénzügyi forrása A kiküldetés forrásai a következők lehetnek: a) költségvetési támogatás, illetve lekötött előirányzat maradvány, 5
b) alapfeladatokon kívüli tevékenység tárgyévi eredménye, c) alapfeladatokon kívüli tevékenység tárgyévi maradványa, d) átvett, erre a célra engedélyezett vagy pályázati úton elnyert pénzeszköz, e) alapfeladaton kívüli tevékenység árbevétele, ha ez a szerződésben rögzített, f) saját dolgozói hozzájárulás. 2. Külföldi kiküldetés 2.1. A kiküldetés kezdeményezése és engedélyezése a) A kiküldetést elrendelheti a főiskola, illetve valamely szervezeti egység vezetése (kirendelés), vagy kezdeményezheti azt a kiküldetésben érdekelt dolgozó. b) A kiküldetést elrendelő vagy kezdeményező vezető vagy dolgozó az engedélyezési eljárást az előírásszerűen kitöltött "Külföldi kiküldetés kérvény és engedély űrlap (1. melléklet) benyújtásával kéri. Ezt a lapot engedélyezésre, a szervezeti egység-vezető javaslatával és a felhasználni kívánt forrásokkal rendelkezők (pályázatvezető, témavezető, intézetigazgató stb.) aláírásával a kiküldetés elrendelésére hatáskörileg illetékes vezetőnek kell eljuttatni legalább 15 nappal az utazás előtt. c) A határozatot a gazdasági főigazgatónak ellen kell jegyezni. Az utazási határozat az utazással kapcsolatban felmerülő kiadások előzetes engedélyezését jelenti. d) Az utazási határozattal ellátott űrlap eredeti példányát a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (GMF), három másolati példányát az utazás bonyolításáért felelős kari előadó, a tudományos rektorhelyettes és a kiküldött kapja. 2.2. A kiküldöttet az utazási határozat alapján megillető költségtérítések Bármilyen költség csak a főiskola nevére és címére kiállított számla alapján számolható el 2.2.1. Finanszírozás a) Elrendelt kiküldetés finanszírozását az elrendelő biztosítja, a kiküldött nem kötelezhető személyes anyagi hozzájárulásra. b) A dolgozó által kezdeményezett kiküldetések finanszírozását a főiskola az utazási cél fontossága szerint, a rendelkezésre álló forrásokhoz mérten, kizárólag egyéni pályázat vagy kérvény alapján támogatja. A forrásoknak a "Külföldi kiküldetés kérvény és engedély" űrlapon igazolt, hiánytalan és 6
egyértelmű megjelöléséért az utazást kezdeményező dolgozó, illetve vezető a felelős. c) Az utazási költséget, a napidíjat és a szállásköltséget valamely külső finanszírozó meghatározhatja vagy korlátozhatja. Ebben az esetben akkor is a finanszírozó feltételei szerint kell eljárni, ha azok ellentmondanak jelen szabályozásnak. 2.2.2. Utazási költség a) A közlekedési eszköz lehet vonat, autóbusz, repülőgép, komp, intézményi gépkocsi, bérelt gépkocsi, illetve külön engedéllyel saját személygépkocsi. b) Költségkeretből gépkocsi bérlése engedélyezhető ha az utazás megvalósításához az feltétlenül szükséges vagy egyértelműen olcsóbb megoldást ad. A repülőtér vagy pályaudvar és a szálláshely közötti transzfer, valamint helyközi közlekedés számolható el. Helyi közlekedés díja csak a napidíj részét képezheti, ezt külön elszámolni csak akkor lehet, ha a kiutazó napidíjban nem részesült. A külföldi utazáshoz baleset-, betegség- és poggyászbiztosítás megkötése kötelező. c) A bérelt gépkocsira kötött biztosítások díja számla alapján elszámolható. 2.2.3. Napidíj a) A napidíj mértékére, a rendelkezésre álló források figyelembevételével a kiküldetés kezdeményezője tesz javaslatot és a kiküldetést engedélyező vezető hagyja jóvá. A napidíj mértékének maximuma a 19/2001.(XII.19.) KüM rendelet, illetve annak melléklete szerint határozható meg. (5. melléklet) A napidíj fedezete a kiutazó saját hozzájárulása is lehet. b) A napidíj adóköteles jövedelem, az adó megállapítása a mindenkor hatályos Szja. törvény alapján történik. c) Külső forrás esetén gondoskodni kell az adóalap utáni járulékok fedezetéről is. 2.2.4. Szállásköltség a) Tekintettel arra, hogy az egyes utazásoknál az elfogadható szállásköltséget számos körülmény határozza meg, a szállásra engedélyezett költségtérítés értékét, a kiküldetést kezdeményező javaslata alapján a kiküldetést engedélyező vezető állapítja meg. b) A szállásköltséget igazoló számlának kiutazó nevét és munkahelyét is tartalmaznia kell. 7
2.2.5. Részvételi, regisztrációs díj a) Részvételi díj megelőlegezése valamely előzetes ismertetővel vagy hivatalos levéllel alátámasztott mértékben engedélyezhető. b) Csak bizonylattal igazolt átutalás vagy helyszíni kifizetés számolható el. Az engedélyezett részvételi díjat az utazás kezdeményezőjének kérelme, és a tranzakcióhoz megfelelő információ-szolgáltatása (az átutalás ideje, a bank neve és címe, valamint a kedvezményezett megnevezése és bankszámla száma) utalványrendelet alapján a GMF előzetesen átutalja. c) A részvételi díj megelőlegezésekor a tényleges számla beszerzése a résztvevő kötelezettsége. A számla hiányában a megelőlegezett díjat a résztvevő köteles a főiskola számlájára visszafizetni. 2.2.6. Egyéb költségek Az utazás megvalósításához feltétlenül szükséges és bizonylattal igazolt költségek engedélyezhetők, ha azok a fennálló rendeletek alapján bizonylattal igazolt költségtérítésként elszámolhatók. Engedélyezhető például vízum és szükséges hivatalos telefon díja. 2.3. A külföldi kiküldetés speciális esetei 2.3.1. Külföldi ösztöndíjas tanulmányút a) Vezető beosztású dolgozó három hónapot meghaladó távolléte esetén a vezetői pótlék azt a dolgozót illeti meg, aki az illetékes vezető javaslatára, a főiskolai rektor vagy a kari főigazgató megbízása alapján a vezetői feladatokat ellátja. b) A 3 hónapnál hosszabb, de 6 hónap időtartamot meg nem haladó tanulmányút esetén a vezetői pótlék nélküli havi illetmény folyósítható. c) A 6 hónapot meghaladó, legfeljebb 1 éves időtartamú tanulmányút esetében a vezetői pótlék nélküli havi illetmény meghatározott része folyósítható az intézeti bérkeret terhére. Külföldi forrásból származó ösztöndíj esetén ez az ösztöndíj és az ahhoz kapcsolódó egyéb járandóságok mértékétől függően 50-70 %, belföldi forrás esetén 70 %. d) A döntést, a folyósítandó illetmény felől a szervezeti egységvezető véleményének figyelembevételével a kari főigazgató javaslata alapján a főiskola rektora hozza meg. A kifizetett illetmény minden esetben az intézet, illetve kar bérkeretét terheli. 8
2.3.2. Személygépkocsival történő kiutazás a) A kiküldött kérésére személygépkocsival való utazás engedélyezhető. b) A gépkocsi vezetőjének érvényes belföldi és nemzetközi jogosítvánnyal kell rendelkeznie. c) Gépkocsi bérlésekor a kocsi elvesztésére, a saját töréskárra és a közlekedés kapcsán másnak okozott kárra vonatkozó biztosítást vagy biztosításként funkcionáló szerződést (weaver) kivétel nélkül, minden esetben meg kell kötni. d) Ha a kiutazás saját gépkocsival történik, a tulajdonosnak, illetve üzemeltetőnek érvényes lopás-, töréskár- és felelősségbiztosítással kell rendelkeznie valamennyi országra, amelynek területére az utazás során a gépkocsival belépnek. A gépkocsi meghibásodásával kapcsolatban felmerülő költségek nem téríthetők. e) Üzemanyagköltség címén előleget egy utazáshoz csak egy kiutazó vehet fel, utólagos elszámolási kötelezettség mellett. Az elszámoláshoz az "Engedélykérő és elszámolási lap saját gépkocsival történő utazáshoz" c. űrlapot (2. melléklet) kell felhasználni. Belföldi szakaszon az APEH által közzétett mindenkor érvényes, számla vagy igazolás nélkül elszámolható norma szerinti fogyasztást és amortizációs költséget lehet elszámolni. Külföldi szakaszon az üzemanyag-vásárlásra fordított összeg számla alapján is elszámolható. 2.4. A külföldi kiküldetés bonyolítása és elszámolása 2.4.1. Pénzügyi bonyolítás A kiküldetéshez szükséges pénzügyi feltételek biztosítása és bonyolítása (átutalások teljesítése, devizaigénylő lap kiállítása, stb.) az utazási határozat alapján a GMF. feladata. Az engedélyezett költségek (napidíj, szállás, készpénzfizetéses regisztrációs díj, egyéb költségek) előlegének kifizetése az utazási határozat kiadását követő 5 napon belül utalványrendelet alapján történik a kért pénznemben. Ha a kiutazó rendelkezik devizaszámlával, és a főiskola devizaszámlájáról történik az átutalás, akkor az átutalás a kiutazó számlájára történik a kiutazó által kért pénznemben. A napidíjat terhelő Szja. az utazás elszámolását követő hónap munkabéréből forintban kerül levonásra. Az átutalással kapcsolatos adatszolgáltatásért a kiutazó felelős. 2.4.2. Jegy beszerzés Külföldi utazáshoz repülő-, illetve vonatjegy, valamint az utazási biztosítás megrendelése kizárólag a főiskolával szerződéses viszonyban álló utazási 9
irodánál történhet. Indokolt esetben, a tudományos rektorhelyettes engedélyével ettől el lehet térni. 2.4.3. Költségek elszámolása a) A kiküldöttnek az általa felvett összegről a hazaérkezéstől számított 8 napon belül el kell számolnia a 3. nyomtatvány felhasználásával. Az elszámoláshoz mellékelni kell a repülőjegy másolatát és a felmerült költségekkel kapcsolatos összes számlát. Ha az elszámolás eredményeként visszatérítési kötelezettsége van, a megfelelő összeget az elszámolás leadásával egyidejűleg vissza kell fizetni a kapott pénznemben. 2.4.4. Költségek utólagos elszámolása a) Rendkívüli esetekben, amikor az utazási határozat előzetes elkészítésére nem kerülhetett sor, írásbeli indoklás alapján a tudományos rektorhelyettes engedélye alapján utólag pótolható. Az elszámolás a 2.4.3. pont szerint történik. b) Amennyiben az utazás során az utazási határozatban engedélyezett kiadásokon felül egyéb, az utazás megvalósításához szükséges, bizonylat alapján elszámolható költség merült fel, annak elszámolását a számla ellenében az utazási határozatot hozó vezető engedélyezi. Az engedélyt a vezető az elszámolási lap záradékolásával adja meg. 3. Belföldi kiküldetés Elrendelt kiküldetés finanszírozását az elrendelő biztosítja, a kiküldött nem kötelezhető személyes anyagi hozzájárulásra. 3.1. A kiküldetés elrendelése és az utazás módja a) Hivatalos belföldi kiküldetést az utazás előtt a Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás című nyomtatványon (4. melléklet) kell elrendelni. b) Az utazás történhet vonattal, távolsági autóbusszal vagy személygépkocsival. c) Saját személygépkocsijának igénybevétele esetén a kiküldöttnek rendelkeznie kell a 2.3.2. d) pont szerinti biztosítással. 3.2. A kiküldöttet megillető költségtérítések 10
3.2.1. Utazási költség a) Vasúton történő utazás esetében csak 50%-os menetjegy, a helyjegy és Intercity pótjegy ára téríthető. Az utazási igazolvány érvényesítésének elmulasztása miatt felmerülő többletkiadás térítése nem engedélyezhető. Ha a kiküldöttet valamilyen okból a közalkalmazotti 50%-os kedvezmény nem illeti meg, kivételesen a teljesárú menetjegy térítése is engedélyezhető. Vezető oktató, osztályvezető, intézetigazgató és ennél magasabb beosztások esetén I.o. vasúti jegy, egyéb esetben II.o. vasúti jegy számolható el. b) Az utazási költségtérítés csak számla alapján számolható el. c) Főiskolai személygépkocsi igénybevételénél az üzemanyag vásárlása a Közbeszerzési Törvény szerint a MOL által kiadott mágneskártyával történik. d) Saját személygépkocsival történő utazás esetében meghatározott üzemanyag-költségtérítés jár. Költségtérítésként az APEH által közzétett mindenkor érvényes, számla vagy igazolás nélkül elszámolható norma szerinti fogyasztás ellenértékét és amortizációs költséget lehet elszámolni. A saját gépkocsival történő kiküldetés elszámolása a 2. melléklet nyomtatványán történik. 3.2.2. Élelmezési költségtérítés A kiküldetésben levő munkavállalóknak napi 8 órát meghaladó távollét esetén az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségeinek fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítésként napidíj jár. Belföldi kiküldetésnél átalányként a munkavállalót legalább napi száztíz forint napidíj illeti meg. Amennyiben az esetleges szállodaköltség a kötelező reggeli árát is tartalmazza, ez esetben a napidíjat 20 %-kal csökkenteni kell. 3.2.3 Részvételi, regisztrációs díj A részvételi díj térítése jelen szabályzat 2.2.5 pontja szerint történik. 3.2.4. Egyéb költségtérítés Egyéb költségként - a főiskola nevére és címére kiállított számla alapján - a helyi közlekedési költség, ezen kívül indokolt esetben szállás- és taxiköltség számolható el. Számla alapján ki kell fizetni a főiskolai gépjárművek javítási költségeit is. 3.3. Belföldi kiküldetés pénzügyi lebonyolítása, elszámolása 3.3.1. Előleg 11
A tervezett költségek fedezésére előleg fizethető, ha a kiküldött ezt kéri. Az előleg igénylése utalványrendelet kiállításával történik. 3.3.2.Elszámolás A kiküldöttnek a feladat teljesítését követő 3 munkanapon belül el kell számolnia. Ennek alapját a kiküldetés teljesítésének igazolásával ellátott Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás című nyomtatvány (4. melléklet) és a bizonylat alapján téríthető költségeket igazoló számlák képezik. 4. Hatálybalépés Az Ideiglenes Főiskolai Tanács 2000. június 20-i ülésén elfogadott Bel- és külföldi kiküldetések szabályzatát a Főiskolai Tanács 2001. június 12-én, szeptember 18-án és 2002. február 12-i ülésén módosította. Jelen szabályzat - a módosításokkal egybeszerkesztett szöveggel - 2002. február 13-án lép hatályba. Budapest, 2002. február 13. Dr. Erdélyi József rektor 12
1. melléklet. Külföldi kiküldetés kérvény és engedély. 13
2. melléklet. Engedélykérő és elszámolási lap saját gépkocsival történő utazáshoz. 14
3. melléklet. Külföldi kiküldetési utasítás és elszámolás. 15
4. melléklet. Belföldi kiküldetési utasítás és elszámolás. 16
5. melléklet. Külföldi napidíjak pénzneme és maximum összege A külügyminiszter 11/2003. (VII.9.) KüM rendelete alapján Afrika Összeg Ö sszeg Algéria 87 USD Angola 81 USD Benin 81USD Bissau-Guinea 91 USD Botswana 70 USD Burkina Faso 79 USD Burundi 81 USD Comore-szigetek 87 USD Csád 85 USD Dél-Afrika 66 USD Dzsibuti 83USD Egyenlítői Guinea Egyiptom 78 USD Elefáncsontpart Eritrea 73 USD Etiópia 79 USD Gabon Gambia 77 USD Ghána Guinea Kamerun 76 USD Kenya 77 USD Kongó 86 USD Kongói Demokr. Köztárs. 79 USD Közép-afrikai Köztársaság 81 USD Lesotho 70 USD Libéria Líbia 90 USD Madagaszkár 77 USD Malawi 82 USD Mali 79 USD Marokkó 74 USD Mauritánia Mauritius 78 USD Mozambik 73 USD Namíbia 72 USD Niger 79 USD Nigéria 94 USD Ruanda 79 USD Sao Tome és Principe 81 USD Seyselle-szigetek 85 USD Sierra Leone 78 USD Szenegál 78 USD Szomália 63 USD Szudán 79 USD Szváziföld 68 USD Tanzánia 5 USD Togó Tunézia 77 USD Uganda 74 USD Zambia 78 USD Zimbabwe 89 USD Zöld-foki-szigetek Amerika Összeg Ös szeg Amerikai Egyesült Államok 86 USD Antigua és Barbuda 78 USD Argentína 74 USD Bahama 82 USD Barbados 86 USD Belize 80 USD Bermuda 78 USD Bolívia 71 USD Brazília 74 USD Chile 71 USD Costa Rica 77 USD Dominikai Közösség 76 USD Dominikai Köztársaság 76 USD Ecuador 76 USD Grenada 86 USD Guatemala 76 USD Guayana Haiti Holland Antillák 78 USD 17
Honduras 80 USD Jamaica 82 USD Kanada 78 USD Kolumbia 77 USD Kuba 81 USD Mexikó 77 USD Monsterrat 78 USD Nicaragua 76 USD Panama 73 USD Paraguay 71 USD Peru 73 USD Puerto Rico 78 USD Saint Kitts és Nevis 78 USD Saint Lucia 78 USD St.Vincent és Grenadine 78 USD Salvador 78 USD Suriname Trinidad és Tobago 78 USD Uruguay 77 USD Venezuela 78 USD Ausztrália és Óceánia Összeg Ö sszeg Ausztrália Salamon-szigetek 73 USD Cook-szigetek 80 USD Tonga 69 USD Fidzsi szigetek 72 USD Tuvalu 72 USD Kiribati 80 USD Uj-Kaledónia 72 Marshall szigetek 80 USD USD Mikronézia Új-Záland 72 USD Nyugat-Szamoa Vanuatu 79 USD Pápua Új-Guinea 77 USD Ázsia Összeg Ö sszeg Afganisztán 72 USD Koreai NDK 80 USD Azerbajdzsán 76 USD Kuwait Bahrein Laosz 71 USD Bangladesh 74 USD Libanon 86 USD Bhutan 77 USD Malajzia 73 USD Brunei 73 USD Maldív-szigetek Egyesült Arab Emirátusok 77 USD Mianmar 73 USD Fülöp-szigetek Mongólia 82 USD Grúzia 76 USD Nepál 72 USD India 77 USD Omán 76 USD Indonézia 81 USD Örményország 77 USD Irak 94 USD Pakisztán 85 USD Irán 85 USD Quatar Izrael, Palesztina 88 USD Srí Lanka 71 USD Japán 89 USD Szaúd-Arábia 76 USD Jemen Szingapúr Jordánia 78 USD Szíria 85 USD Kambodzsa Tajvan 78 USD Kazahsztán 86 USD Thaiföld Kína 82 USD Törökország 78 USD Hong Kong 78 Türkmenisztán 84 USD USD Üzbegisztán 80 USD Macao 77 USD Vietnam 81 USD Kirgizisztán 63 USD Koreai Köztársaság 78 USD 18
Európa Összeg Összeg Albánia 89 EUR Ausztria 84 EUR Belorusszia 74 EUR Belgium 78 EUR Bosznia-Hercegovina 78 EUR Bulgária 78 EUR Ciprus 69 EUR Cseh Köztársaság 73 EUR Dánia 85 EUR Észtország 68 EUR Finnország 79 EUR Franciaország 82 EUR Gibraltár 77 EUR Görögország 74 EUR Hollandia 80 EUR Horvátország 75 EUR Írország 76 EUR Izland 86 EUR Jugoszlávia 79 EUR Lengyelország 79 EUR Lettország Liechtenstein Litvánia Luxemburg Macedónia Málta Moldova Monaco Nagy-Britannia Németország Norvégia Olaszország Oroszország Portugália Románia Spanyolország Svájc Svédország Szlovák Köztársaság Szlovénia Ukrajna Vatikán 75 EUR 88 EUR 68 EUR 72 EUR 81 EUR 79 EUR 81 EUR 81 EUR 83 EUR 79 EUR 83 EUR 78 EUR 89 EUR 75 EUR 81 EUR 77 EUR 83 EUR 81 EUR 68 EUR 69 EUR 85 EUR 78 EUR 19