Az ALEKTUM Inkasszó Magyarország Kft. ADATVÉDELMI ÉS ADATBIZTONSÁGI SZABÁLYZATA of ALEKTUM Inkasszó Magyarország Kft. Adatvédelmi azonosító száma 02633/001 Hatályos 2015. január 1. napjától / 1
I. Bevezető rendelkezések és a szabályozás célja 1.) Az ALEKTUM Inkasszó Magyarország Kft. (székhely: 1054 Budapest, Aulich utca 3.; Cégjegyzékszáma: 01 09 898120; képviseli: Jan Lennart HEDSTRÖM, ügyvezető) a továbbiakban: Társaság főtevékenységeként a TEÁOR 8291'08 követelésbehajtási tevékenységet folytat, melynek következtében személyes adatok kezelését és feldolgozását végzi. A követelések jogosultjai olyan harmadik személyek a továbbiakban: Megbízók, akik megbízási szerződés keretében azzal bízzák meg a Társaságot, hogy követeléseiket a kötelezettektől a továbbiakban: Ügyfél behajtsa. 2.) A Társaság rögzíti, hogy 2008. november 30. napján Adatvédelmi Szabályzatot fogadott el, melynek rendelkezései a jogszabályváltozások folytán hatálytalanná váltak. A Társaság ezért korábbi Adatvédelmi Szabályzatát hatályon kívül helyezi, és új, a hatályos magyar adatvédelmi jogszabályokkal összhangban lévő adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat elfogadását határozza el. 3.) A Társaság megállapítja, hogy az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény a továbbiakban: Infotörvény - 24. (1) bekezdése előírja, hogy az adatkezelő, illetve az adatfeldolgozó szervezetén belül, közvetlenül a szerv vezetőjének felügyelete alá tartozó - jogi, közigazgatási, informatikai vagy ezeknek megfelelő, felsőfokú végzettséggel rendelkező - belső adatvédelmi felelőst kell kinevezni vagy megbízni az országos hatósági, munkaügyi vagy bűnügyi adatállományt kezelő, illetve feldolgozó adatkezelőnél és adatfeldolgozónál, a pénzügyi szervezetnél, az elektronikus hírközlési és közüzemi szolgáltatónál. 4.) A Társaság megállapítja, hogy nem tartozik az Infotörvény 24. (1) bekezdésének hatálya alá, így adatvédelmi szabályzat készítésére a törvény erejénél fogva nem kötelezett. Azonban követelésbehajtási tevékenységének végzése folytán a Társaság - a Megbízóival kötött megbízási szerződés keretében és a szerződéses rendelkezéseknek megfelelően - nagyobb adatállomány kezelését és feldolgozását végzi, így az érintettek személyes adatainak védelmét a jelen Szabályzat hivatott szolgálni. 5.) A Társaság tevékenységét adatkezelőként végzi, a Megbízó az Infotörvény rendelkezései értelmében adatkezelőnek minősül. A Társaság tevékenysége elvégzésének elősegítésére amennyiben erre a Megbízóval kötött szerződés engedi jogosult teljesítési segédet igénybe venni, aki szintén adatkezelőnek és adatfeldolgozónak minősül (lásd.még a jelen Szabályzat III. fejezetét). 6.) A Társaság bármely, az adatokon vagy azzal összefüggésben végzett művelet így különösen azok törlése vagy módosítása esetén továbbítja az ügyet és a kérést a Megbízó felé. II. Értelmező rendelkezések A jelen Szabályzat alkalmazásában, az Infotörvény vonatkozó definícióival egyezően: 1. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. 2. érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy. 3. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező 2
szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja. 4. adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése. 5. nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele. 6. adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges. 7. adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik. 8. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is - adatok feldolgozását végzi. III. Az adatkezelés és adatfeldolgozás jogalapja 1.) Az Infotörvény 3. 18. pontja alapján a Társaság adatfeldolgozónak minősül, mert olyan jogi személy, illetve, amely szerződés alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is - adatok feldolgozását végzi. A Társaság a Megbízójával kötött szerződés alapján végez adatfeldolgozást a Megbízó által átadott adatokon. 2.) Az Infotörvény 10. -ának rendelkezései szerint az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az adatkezelő rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni. Az adatfeldolgozó az adatkezelő rendelkezése szerint vehet igénybe további adatfeldolgozót. 3.) A Megbízó a Társasággal kötött szerződésben szavatol azért, hogy az általa átadott személyes adatok kezelése tekintetében rendelkezik az érintettek hozzájárulásával. IV. A Társaság által kezelt személyes adatok köre és célja 1.) Az Ügyfél azonosításához, az Ügyféllel való kapcsolattartáshoz szükséges személyes adatok: a Társaság a Megbízói, Ügyfelei adatait, valamint az általuk a szolgáltatás teljesítése céljából továbbított adatokat a szerződés létrehozatala, tartalmának meghatározása, módosítása, a szerződés teljesítése, valamint az azzal kapcsolatos követelések érvényesítése céljából rögzíteti. 2.) A díjak számlázása céljából nyilvántartott személyes adatok: a Társaság a követeléskezelési szolgáltatásai nyújtására irányuló szerződésből származó díjak számlázása céljából kezelheti az átadott személyes adatokat. 3
3.) A szolgáltatás nyújtása céljából kezelt személyes adatok: A Társaság által személyesen kezelt és a jelen fejezet 1.)-3.) pontjaiban említett személyes adatok körét a jelen Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. V. Az adatkezelés módja, adatbiztonság és titoktartás 1.) A Társaság ügyel arra, hogy úgy tervezze meg és hajtsa végre az adatfeldolgozási műveleteket, hogy az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok alkalmazása során biztosítsa az Ügyfelek magánszférájának védelmét. 2.) A Társaság köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat - a technika mindenkori fejlettségére figyelemmel -, amelyek az Infotörvény, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. 3.) A Társaság az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi, különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen, illetve technikai megoldással biztosítja, hogy a nyilvántartásában tárolt adatok közvetlenül ne legyenek összekapcsolhatók és az érintetthez (Ügyfelekhez) rendelhetők. 4.) A személyes adatok automatizált feldolgozása során a Társaság mindent megtesz, hogy biztosítsa a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását, a rendszer jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását, a rendszer üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát. 5.) E tevékenysége körében a Társaság köteles az alábbi biztonsági intézkedések megtételére: a) tükrözés: a hálózati kiszolgáló gép (szerver) a személyes adatok elvesztésének elkerülése folyamatos tükrözéssel biztosítható egy tőle független adathordozón. b) archiválás: a személyes adatokat tartalmazó adatbázis passzív hányadát a további feldolgozást, kezelést már nem igénylő -, változatlanul maradó adatokat el kell választani az aktív résztől, majd a passzivált adatokat időtálló adathordozón kell rögzíteni. c) tűzvédelem: az adatokat és az adatbázisokat tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezésekkel ellátott helyiségben kell elhelyezni. d) vírusvédelem: a személyes adatokat kezelő ügyintézők, alkalmazottak asztali számítógépein gondoskodni kell a vírusmentesítésről. e) hozzáférés-védelem: az adathozzáféréshez csak érvényes, személyre szóló, azonosítható jogosultsággal lehet hozzáférni. Hálózati erőforrásokhoz csak érvényes felhasználói névvel és jelszóval lehet hozzáférni. A jelszavak cseréjéről rendszeresen gondoskodni kell. A rendszergazda legalább kéthetente, az ügyintéző felhasználók pedig legalább negyven naponként új jelszót adnak meg. f) hálózati védelem: a mindenkor rendelkezésre álló számítástechnikai eszközök felhasználásával meg kell akadályozni, hogy az adatokat tároló, hálózaton keresztül elérhető szerverekhez illetéktelen 4
személy hozzáférjen. VI. Az adatok tárolásának időtartama 1.) Az Infotörvény 4. (2) bekezdése értelmében a személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető. 2.) A jelen Szabályzat 1. számú mellékletében foglalt adatokat a Társaság a Megbízóval kötött megbízási szerződés fennállásának időtartamáig, vagy az Ügyfél tartozásának kiegyenlítéséig tárolja. VII. Az adatok továbbítása 1.) A Társaság által rögzített személyes adatok akkor továbbíthatók, ha ehhez az érintettek hozzájárultak. Az Infotörvény 6. (1) bekezdésének a)-b) pontjai szerint személyes adat kezelhető akkor is, ha az érintett hozzájárulásának beszerzése lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna, és a személyes adat kezelése jogi kötelezettség teljesítése céljából szükséges, vagy ha az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából szükséges, és ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll. 2.) A Társaság Megbízója szavatol azért, hogy az általa átadott személyes adatok kezelése tekintetében rendelkezik az érintettek hozzájárulásával. VIII. Az érintettek, vagyis az Ügyfelek jogai 1.) Az Ügyfél kérelmezheti, hogy a Társaság tájékoztassa személyes adatai kezeléséről, kérheti személyes adatainak helyesbítését, valamint személyes adatainak - a kötelező adatkezelés kivételével - törlését vagy zárolását. A Társaság vitás kérdések így különösen a törlésre irányuló kérelem esetén az ügyet felfüggeszti és a felmerült problémát, kérést továbbítja a Megbízónak. A Megbízó a kérelem továbbításától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül, közérthető formában, az Ügyfél erre irányuló kérelmére írásban megadja a tájékoztatást. A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos adatkörre vonatkozóan tájékoztatási kérelmet még nem nyújtott be. Egyéb esetekben költségtérítés állapítható meg. 2.) Az Ügyfél kérelmére a jelen fejezet 1.) pontjában leírt eljárás szerint - a Megbízó ad további tájékoztatást az Ügyfél általa kezelt, illetve az általa vagy rendelkezése szerint megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá - az érintett személyes adatainak továbbítása esetén - az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről. 3.) Az Ügyfél tájékoztatása csak az Infortörvény 9. (1) bekezdésében, valamint a 19. -ban meghatározott esetekben tagadható meg. A felvilágosítás megtagadása esetén az Ügyfelet tájékoztatni kell, hogy a felvilágosítás megtagadására az Infotörvény mely rendelkezése alapján került sor, továbbá a bírósági jogorvoslat, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (a továbbiakban: Hatóság) fordulás lehetőségéről. Ha a személyes adat a valóságnak nem felel meg, és a valóságnak megfelelő személyes adat az adatkezelő rendelkezésére áll, a személyes adatot a Társaság továbbítja a Megbízónak, aki azt helyesbíti. 4.) Ha az adatok helyesbítése, zárolása vagy törlése iránti kérelem nem teljesíthető, a Társaság Megbízója kifejezett utasítására - a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban közli a 5
helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait. 5.) Az Ügyfelek fentiekben ennek megfelelően az Infotörvény 14-18. -ban - meghatározott jogait törvény korlátozhatja az állam külső és belső biztonsága, így a honvédelem, a nemzetbiztonság, a bűncselekmények megelőzése vagy üldözése, a büntetés-végrehajtás biztonsága érdekében, továbbá állami vagy önkormányzati gazdasági vagy pénzügyi érdekből, az Európai Unió jelentős gazdasági vagy pénzügyi érdekéből, valamint a foglalkozások gyakorlásával összefüggő fegyelmi és etikai vétségek, a munkajogi és munkavédelmi kötelezettségszegések megelőzése és feltárása céljából - beleértve minden esetben az ellenőrzést és a felügyeletet is -, továbbá az érintett vagy mások jogainak védelme érdekében. 6.) Az Ügyfél tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a személyes adatok kezelése jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy az adatkezelő, adatátvevő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve kötelező adatkezelés esetén; ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; valamint az Infotörvényben meghatározott egyéb esetben. A Társaság a tiltakozást haladéktalanul továbbítja Megbízója részére, aki a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgálja, és döntéséről a kérelmezőt saját maga vagy a Társaság útján - írásban tájékoztatja. A Megbízó tájékoztatására a további adatfelvétel és adattovábbítás is megszüntető, az adatok zárolhatók, törölhetők. 7.) Az Ügyfél a jogainak megsértése esetén, valamint az Infotörvény 21. -ban meghatározott esetekben az adatátvevő az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. Mellékletek: 1. sz. melléklet: Lista a Társaság által kezelt adatokról 6
1. sz. melléklet: Lista a Társaság által kezelt adatokról ügyfél adatok Cím Cím frissítés Hibás cím A cím megváltozott Helyes cím Címfrissltés forrása Aktuális időszak Aktuális kamat Közös levonás Közös bírósági ügyek Ámort, terv Törlesztés Törlesztés javaslat Törlesztés regísztálva mindkét adóson Törlesztés müvelet fa Törlesztési terv Törleszt.Szám Törleszt.Szám Töri. terv Új &dátum Törlés oka Évi részlet Évi részlet, korlátozott Halasztás Halasztás megadott Halasztás hiányzik Halasztás dátum Halasztás megszakított Halasztás már lejárt Szám EGYENLEG, EGYENLEG Egyenleg allians-ek: Egyenleg beállítás után Egyenleg beállítás előtt Egyenleg termékkód: Egyenleg frissítés Egyenleg frissítés - Hiba lista Egyenleg frissítés már elindított...által %s Bank reg szám./számlaszám. Bank Szám Bankgiro BankGiro Bankgiro export 7
Bank azonosító Bankszámla Alap összeg Létező fizetési csomagok Lim dij 8
Lim töke Lim kamat Amortizáció tervet számít ki... Törlesztési idö kiszámolása.., Törlesztési összeg Számított szám és végösszeg Kiszámított adólevonás Csekk össz. kiszámítása Leírás Leírás (érv) Leírás (képlet) Teljes fizetés Teljes fizetés ügy Teljes fizetés másik Teljes fizetés adós Utolsó fizetés Fizetési módszer Fizetés feletti( túlfizetés) Fizetési dátum Fizető A fizetések számlák Fizetések normál adóság begyüjtés( behajtás) Fizetések összefoglaló Fizetések kimutatása%set nem imortálhatóno : %d Fizetési dátum Fizetési hatás, Lista hiba fölött Fizetési címzett Fizetési típus Fizetési típus Fizetési típus\nfizetési típus Fizetési típus Bíróság Név változás Név változás\nnév változás Csekk Csekk összeg utolsó Ítélet ítélet dátum" ítélet No; születési dátum
Adós neve Adós szám Adósnak nincs fiztési terve %d. Adósnak van már limitált utalása az ügynél Adós költségek Adós név Adós szint Adós szám Adós ügyvéd Adós típus Adós kifizetés Fizetési dátum Fizetett díj Fizetett ÁFA Fizetett költségek Fizetési módszer Fizetett töke Fizetés a hitelezőnek Tökel A IKamat A kültségek ; megbízó adatok Hitelező Szám Levon közvetlenül riportonként Levon közvetlenül fizetésenként Levont ÁFA Számla típus Számla alap hitelező költség Számla &ÁFA Számla ^Jutalék Számla&fennmaradó hitelező költségek
Azonnali számlázás Számla zárás Vállalati információ
Vállalati név Vállalati típus Hitel követelés (jogcím, esedékes) Esedékes nap Előzetes számla bázis (aiap) Ügyintéző Ügyintéző címe & telefon Szám Változás Hitelező információ Hitelező név Hitelező szám Hitelező költségek Hitel Hiteldíj Hitelösszeg Hitel vonatkozik Hiteikövetelés nap Hitel kamat Hitel összeg Jutalék- információ Jutalék- díjszabás Jutalék & levonások Jutalék & ügyvédi költség Jutalék számlázás