Ikt.sz: 3003/2013/Sz. 1/2013. számú Jegyzői Szabályzat A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatalban a bélyegezők használatának rendjéről Kiadta: Dr:Herczeg Tibor jegyző címzetes főjegyző Érvényes: 2013. január 1-jétől 1
A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatalban használt bélyegzők nyilvántartása, a bélyegzők használatának szabályai I. A szabályzat hatálya: Jelen szabályzat hatálya kiterjed a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: hivatal) valamennyi szervezeti egységére (székhely, állandó kirendeltség, ideiglenes ügyfélszolgálatok), illetve a Hivatalnál alkalmazott valamennyi köztisztviselőre. II. A hivatalos bélyegzők használatára jogosultak köre 1. A bélyegző használatára a jelen Szabályzatban meghatározott használók, kizárólag a Szabályzatban meghatározott feltételek mellett jogosultak. 2. A hivatalos bélyegzők használatára jogosultak: a) polgármesterek (hatáskörükben, saját nevükben, vagy önkormányzat képviseletében történő kiadmányozás során) b) jegyző (hatáskörékben, saját nevében, vagy a Hivatal képviseletében történő kiadmányozás során) c) ügyintézők (jegyzői, vagy polgármesteri hatáskörben történő kiadmányozáshoz történő iratelőkészítés során) d) anyakönyvvezető (anyakönyvi eljárás során) d) ügykezelő (iktatás, jegyzői, vagy polgármesteri hatáskörben történő kiadmányozáshoz történő iratelőkészítés során) III. A bélyegzők használata 1. A bélyegző használója, őrzője a használatért felelősséggel tartozik. Köteles gondoskodni arról, hogy illetéktelen személy a bélyegzőhöz ne férhessen hozzá, ennek érdekében a hivatali munkaidőn kívül a bélyegzőket zárható lemezszekrényben vagy irodai bútorzatban (szerény, íróasztal, stb) kell őrizni. A bútorzat zárásáért a bélyegző használója felelős. 2. A Hivatal illetve az önkormányzatok hivatalos működésével összefüggésben keletkező iratokon a bélyegző csak aláírással együtt az aláíró beosztásának feltüntetésével használható. 3. A bélyegzőt használó anyagi, fegyelmi, büntetőjogi felelősséggel tartozik a részére átadott bélyegző jogszerű használatáért, biztonságos őrzéséért. IV. A Hivatalban használható hivatalos bélyegzők felsorolása 1. A Hivatalban az alábbi bélyegzők használata engedélyezett: a) körbélyegző, b) hosszúbélyegző, c) iratkezelés során használt bélyegzők, d) anyakönyvi eljárások során használt bélyegzők, e) iratok, dokumentumok sokszorosítása, hitelesítése során használt bélyegzők,
illetve az a)-e) pontokban felsorolt bélyegzőtípusok jelen szabályzatban meghatározott fajtái. 2. A Hivatalban a jelen szabályzatban foglalt bélyegzőtípusoktól eltérő bélyegzők használata nem engedélyezhető. 3. A bélyegző használatához kék (lila) vagy fekete tintával átitatott párnát kell használni. Ettől eltérő színű tinta használata nem engedélyezett. V. Körbélyegzők 1. A Hivatalban az alábbi típusú körbélyegzők használhatók: a) hivatalos körbélyegző; melynek közepén a Magyar Köztársaság címere helyezkedik el, a bélyegző kerületén a felhasználó nevének felirata jelenik meg, az alábbiak szerint: 1. Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal Jegyzője 2. Szuhakálló község Polgármestere 3. Vadna község Polgármestere 4. Sajóivánka község Polgármestere 5. Sajógalgóc község Polgármestere b) hivatalos szervezetazonosító bélyegző: melynek közepén a Magyar Köztársaság címere helyezkedik el, a bélyegző kerületén a felhasználó nevének felirata jelenik meg, az alábbiak szerint: 1. Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal 2. Szuhakálló községi Önkormányzat 3. Vadna községi Önkormányzat 4. Sajóivánka községi Önkormányzat 5. Sajógalgóc községi Önkormányzat c) Önkormányzati díszbélyegző melynek közepén a település címere helyezkedik el, a bélyegző kerületén az önkormányzat nevének felirata jelenik meg. 2. A hivatalos körbélyegző szigorú számadású bélyegző, amelyet csak hivatalos levelezésben, kiadmányokon, másolatok hitelesítésekor lehet használni. 3. Amennyiben ugyanazon hivatalos körbélyegzőből több példány van használatban, az egyes példányokat sorszámmal kell ellátni, a sorszámot a címer talpa alá kell elhelyezni. 4. A díszbélyegző használatát az önkormányzatok, az önkormányzati jelképekről, és azok használatáról szóló rendeleteikben szabályozzák. VI. Hosszúbélyegzők 1. A hosszúbélyegző típusai: a) címbélyegző: a használati elnevezését, címét és telefon/fax számát, adó- és számlaszámát tartalmazó bélyegző; 3
b) fejbélyegző: a használó megnevezését tartalmazó bélyegző. 2. Számlán, vagy formanyomtatványon címbélyegzőt kell használni. 3. Postai küldeményeken, kézbesítés során a fejbélyegzőt kell használni. Külön rendszeresített fejbélyegző hiányában a címbélyegző is használható. VII. Iratkezelés során használt bélyegző 1. Az iratkezelés során az alábbi típusú bélyegzők használhatók: a) Ügyirat érkeztető-iktató bélyegző b) dátumbélyegző 2. Az iratkezelés során a bélyegző használatról a Hivatal Iratkezelési Szabályzata rendelkezik. VIII. A bélyegzők igénylése, megrendelése, nyilvántartásba vétele 1. A Hivatalban a bélyegzők használatát, beszerzését, pótlását a jegyző engedélyezi. 2. Engedélyezés estén a jegyző intézkedik az bélyegzők elkészíttetéséről. 3. A bélyegzőkről a személyzeti ügyeket kezelő ügyintéző nyilvántartást vezet. 4. A nyilvántartásnak tartalmazza: a) a bélyegző lenyomatát b) a bélyegző sorszámát (amennyiben van) c) a bélyegzőt használó szervezeti egység megnevezését d) a bélyegzőt átvevő, használó és őrző dolgozó nevét, aláírását. e) a bélyegző átadásának, illetve visszavételének helyét és időpontját. 5. A bélyegző használatára jogosultak nyilvántartásba nem vett bélyegzőt nem használhatnak. 6. A nyilvántartást szervezeti egységenként elkülönülve, a használók neve szerint, alfabetikus sorrendben kell vezetni. 7. A használó személyében bekövetkezett változás esetén az átadás-átvételt a nyilvántartásban is át kell vezetni. 8. A Hivatal székhelyén a teljes körű nyilvántartás (székhely, kirendeltség, ügyfélszolgálati helyek) 1 pld-át vezetni, őrizni kell. A kirendeltségen az ott használt bélyegzők nyilvántartását kell vezetni és őrinzni. IX. A bélyegzők cseréje és pótlása 1. Bélyegző cseréjére akkor kerülhet sor, ha az elhasználódás, megrongálódás, a használó nevének megváltoztatása, szervezeti változás vagy egyéb ok miatt tovább nem használható. 2. Bélyegző pótlására akkor kerülhet sor, ha az elveszett, eltulajdonították. A bélyegző elvesztéséről vagy eltulajdonításáról haladéktalanul értesíteni kell a jegyzőt, és a nyilvántartás vezetéséért felelős ügyintézőt. Bűncselekmény gyanúja esetén rendőrségi feljelentést kell kezdeményezni. 4
3. Az elveszett vagy eltulajdonított bélyegzőt pótolni kell. Amennyiben a megrendelt bélyegző legyártása után az elveszett bélyegző megkerül, azt selejtezni kell. 4. Ha a dolgozó a bélyegzőt elveszti, arról köteles a jegyzőt írásban haladéktalanul tájékoztatni. X. A bélyegzők elkészíttetése 1. A megrendelt bélyegzők elkészíttetéséről a jegyző intézkedik a Hivatal költségének terhére. XI. A bélyegzők selejtezése 1. A megrongálódott bélyegzőket selejtezni kell. A selejtezés tényét, időpontját és okát a nyilvántartólapon fel kell tüntetni. 2. A selejtezést a használó kezdeményezésére a vezetéséért felelős ügyintéző végzi el. 3. A selejtezett bélyegzőt három fő jelenlétében úgy kell megsemmisíteni, hogy ismételt használatra ne legyen alkalmas. 4. A megsemmisítés időpontjáról, módjáról jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a bélyegző nyilvántartó lapjához kell csatolni. 5. A megsemmisített bélyegzőket külön kell nyilvántartani. 6. Amennyiben a selejtezendő bélyegző feliratánál, vagy koránál fogva levéltári értéknek minősülhet, megsemmisítés előtt az irattárba kell leadni. Az irattár kikéri a Levéltár szakvéleményét. A Levéltár által átvett bélyegző átadását jegyzőkönyvben kell rögzíteni. XII. Átmeneti és záró rendelkezések 1. Jelen szabályzat 2013. január 1-jén lép hatályba, rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell. 2. A Hivatal valamennyi szervezeti egysége köteles a használatban lévő bélyegzőkről teljes körű leltárt készíteni, és a nyilvántartás pontosságát folyamatosan ellenőrizni kell. 3. Jelen szabályzat hatályba lépését követően, a használható bélyegzőkről pontos nyilvántartást kell készíteni, és a nyilvántartás pontosságát folyamatosan ellenőrizni kell. 4. Azon bélyegzőket, amelyek jelen szabályzat hatályba lépésétől nem használhatók, 2013. január 15-ig a selejtezésükkel együtt cserélni kell 5. A nyilvántartás vezetéséért felelős ügyintézőt jelen szabályzat hatályba lépésekor a bélyegzőnyilvántartást köteles újra felfektetni. Szuhakálló, 2013. január 2. Dr. Herczeg Tibor jegyző címzetes főjegyző 5
Megismerési nyilatkozat A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal jegyzőjének 1/2013. számú szabályzatát megismertem, az abban foglaltakat tudomásul vettem. Név Beosztás Dávid István polgármester 2013. január 22.... Bencze Péter polgármester 2013. január 22.... Bartus József polgármester 2013. január 22.... Seszták Ottó polgármester 2013. január 22.... Czövek Imréné ügyintéző 2013. január 22.... Fazekas Józsefné ügyintéző 2013. január 22.... Fazekas Márta ügyintéző 2013. január 22.... Fóris Józsefné ügyintéző 2013. január 22.... Jaskó Péter falugondnok 2013. január 22... Klómer Gézáné ügyintéző 2013. január 22... Ötvös Béláné ügyintéző 2013. január 22.... Paizsné Ablonczy Emőke ügyintéző 2013. január 22.... Pál Lajosné ügyintéző 2013. január 22.... Pollákné Nagy Beáta ügykezelő 2013. január 22.... Tóth Tamásné ügyintéző 2013. január 22... Varga Lászlóné ügyintéző 2013. január 22.... 6
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: F A Z EK A S J Ó Z S EF N É Alulírott, Fazekas Józsefné kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem.. 7
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: F A Z EK A S M Á R T A Alulírott, Fazekas Márta kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 8
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: F Ó R IS J Ó Z S EF N É Alulírott, Fóris Józsefné kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 9
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: K L ÓM E R GÉZ ÁN É 4. A bélyegző átvételének dátuma:2013. január 22. Alulírott, Klómer Gézáné kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 10
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: ÖT VÖ S B É L Á N É Alulírott, Ötvös Béláné kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 11
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: P A I Z S N É A B L O N C Z Y E M Ő K E Alulírott, Paizsné Ablonczy Emőke kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 12
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: P ÁL L A J OS N É Alulírott, Pál Lajosné kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 13
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: P O L L ÁKN É N AG Y B E ÁT A Alulírott, Pollákné Nagy Beáta kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 14
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: T ÓT H T A MÁ S N É 4. A bélyegző átvételének dátuma:2013.... Alulírott, Tóth Tamásné kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 15
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: D Á VI D I ST VÁ N Alulírott, Dávid István kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 16
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: B E N CZ E PÉT ER Alulírott, Bencze Péter kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 17
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: S ES ZT ÁK OTT Ó Alulírott, Seszták Ottó kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 18
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: B A R T U S JÓZ S EF Alulírott, Bartus József kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 19
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: J A SK Ó P ÉT E R Alulírott, Jaskó Péter kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem.. 20
1. A bélyegzők használatára jogosult és a felhasználásért felel: D R. HER C Z EG T IB O R Alulírott, Dr. Herczeg Tibor kijelentem, hogy a fenti lenyomatú bélyegzőket a mai napon átvettem. 21
22