II./F. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEBONYOLÍTÁSA

1. Elemző rész TARTALOMJEGYZÉK 1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.2.1 Ajánlatkérői lista 1.2.2 Közbeszerzési eljárások átláthatósága 1.2.3 Környezetvédelmi stratégia 1.2.4 Az eljárások megindításának időbeli ütemezése 1.2.5 Fedezet 1.2.6 Eljárásban résztvevők kijelölése 1.2.7 Összeférhetetlenség 1.2.8 Hivatalos közbeszerzési tanácsadó 1.2.9 Közbeszerzési szabályzat 1.2.10 Kockázatkezelés 1.2.11 Honlapon történő közzététel 1.2.12 Eljárásfajták kiválasztása

TARTALOMJEGYZÉK 1.2.13 Tárgyalásos eljárások 1.2.14 Részekre bontás 1.2.15 Dokumentáció 1.2.16 Kiegészítő tájékoztatás 1.2.17 Kirívóan alacsony ár 1.2.18 Eredményhirdetés 1.2.19 Alvállalkozó 1.2.20 Erőforrás 1.2.21 Alvállalkozók, erőforrás szervezetek 1.2.22 Új teljesítésre vonatkozó szabályok 1.2.23 Fenntartott szerződések 1.2.24 Elektronikus eljárás

TARTALOMJEGYZÉK 2. Tanácsadó rész 2.1 Ajánlatkérői lista 2.2 Közbeszerzési eljárások átláthatósága 2.3 Környezetvédelmi stratégia 2.4 Az eljárások megindításának időbeli ütemezése 2.5 Eljárásban résztvevők kijelölése 2.6 Összeférhetetlenség 2.7 Hivatalos közbeszerzési tanácsadó 2.8 Közbeszerzési szabályzat 2.9 Kockázatkezelés 2.10 Honlapon történő közzététel 2.11 Eljárásfajták kiválasztása 2.12 Tárgyalásos eljárások

TARTALOMJEGYZÉK 2.13 Részekre bontás 2.14 Dokumentáció 2.15 Kiegészítő tájékoztatás 2.16 Kirívóan alacsony ár 2.17 Fenntartott szerződések 2.18 Elektronikus eljárás

1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása

1.1 CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 2009. április elsejétől hatályos rendelkezéseinek megfelelő alkalmazása, valamint felkészülés a 2009. január 1-től hatályos jogszabályi változásokra. Emellett egy gyakorlati ismeretanyag átadása, amely a közpénzek átlátható és jogszerű felhasználásán kívül a megfelelő beszerzési cél eléréséhez is segítséget ad.

1. Elemző rész 1.2 Helyzetelemzés

1.2.1 AJÁNLATKÉRŐI LISTA A Kbt. előírásai alapján minden ajánlatkérőnek be kell jelentkeznie a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett listára. A hatályos rendelkezések szerint egyszerű eljárásban (és 2009. január 1-től közösségi eljárásrendben is) az eljárást megindító hirdetmény közzétételét kérő kísérőlevélben meg kell adni azt a számot, amelyen az adott ajánlatkérő a listán szerepel. Amennyiben nem szerepel a listán, vagy a nyilvántartott adatai nem egyeznek a hirdetményben szereplő adatokkal, a Tanács a felhívást nem jelenteti meg.

1.2.2 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ÁTLÁTHATÓSÁGA A Kbt módosítása lehetőséget ad ún. átláthatósági megállapodás megkötésére, amely egy független szakértő közreműködésével biztosítja, hogy az eljárás átlátható és jogszerű. A szakértő a szerződés teljesítése folyamán is ellenőriz, amely nagyban hozzájárulhat a megfelelő teljesítéshez.

1.2.3 KÖRNYEZETVÉDELMI STRATÉGIA Az új törvényi rendelkezések alapján az ajánlatkérőnek a közbeszerzési eljárás során törekednie kell figyelembe venni a környezetvédelmi szempontokat.

1.2.4 AZ ELJÁRÁSOK MEGINDÍTÁSÁNAK IDŐBELI ÜTEMEZÉSE A Kbt. megfelelő alkalmazása mostanáig is megkövetelte a közbeszerzési eljárások lefolytatásának ütemezését. A jogszabály módosítását követően a törvénybe került két olyan rendelkezés is (kizáró okok fenn nem állásának igazolása a nyertes által, több ajánlatból egy érvényes ajánlat miatti kötelező eredménytelenség), amelyek képesek ösztönözni az ajánlatkérőket, hogy megfelelő időben indítsák meg eljárásaikat.

1.2.5 FEDEZET Az új rendelkezések alapján az eljárást megindító felhívás kizárólag abban az esetben tehető közzé, ha az ajánlatkérő rendelkezik : - a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyekkel, - és a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, vagy az arra vonatkozó biztosítékkal, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll. (Ez nem vonatkozik támogatás iránti kérelem benyújtásának esetére.)

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE A közbeszerzési eljárás egy projekt, amelynek menedzselésre van szüksége. Nem egy ember, hanem több, eltérő szakértelemmel bíró személy együttes munkája. Olyan beszerzés, amely a közpénzek felhasználása miatt szigorúan szabályozott, célja viszont az ajánlatkérő követelményeinek és a rendelkezésére álló fedezetnek megfelelő vásárlás kivitelezése.

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE A Kbt. módosítása előírja, hogy a bíráló bizottságban jogi szakértelemmel rendelkező személynek is részt kell vennie. Emellett a dokumentációnak kötelező része a szerződéstervezet, már nem elég csupán a szerződéses feltételeket megadni. Az általános gyakorlat alapján a jogásznak, aki eddig is részt vett ugyan az eljárások lefolytatásában, szerepe most megnőtt.

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE Minden eljárás során, de főleg egy támogatásból megvalósuló közbeszerzésnél, olyan pénzügyi-gazdasági gazdasági alkalmassági feltételek támasztására van szükség, hogy a nyertes cég figyelemmel a jelenlegi gazdasági helyzetre is pénzügyi háttere legyen stabil, legyen képes finanszírozni a szerződés teljesítéséhez szükséges személyi és anyagi természetű kiadásokat, különösen, ha nincs előleg, valamint ha nem nyújtható be részszámla sem. A megfelelő feltételek meghatározásához pénzügyi szakértelem szükséges.

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE A környezetvédelmi szempontokat figyelembe kell venni, ez általános elvárás az ajánlatkérőkkel szemben. Már a beszerzés tárgyának meghatározásakor felvetődik ez a szempont (pl. energiatakarékos izzó, újrafelhasználható papír). Minden eljárás során meg kell állapítani, van-e lehetőség a műszaki leírásban ökocímkékre való hivatkozásra, környezetvédelmi vezetési rendszerek, illetve környezetvédelmi minőségbiztosítási szabványok utasítására. Ehhez speciális ismeretek kellenek.

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZT VEVŐK KIJELÖLÉSE Az új rendelkezések elrendelik, hogy kartellgyanú esetén az ajánlatkérő kötelessége ezt jelezni a Gazdasági Versenyhivatalnak. Ez a kötelezettség azt feltételezi, hogy az ajánlatkérő nevében eljárók között van olyan egyén, akinek legalábbis minimálisan vannak versenyjogi ismeretei.

1.2.7 ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG A Kbt. szigorú előírásokat foglal magában az összeférhetetlenségre vonatkozóan. Általános gyakorlat, hogy összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesznek a bíráló bizottság tagjai, a közbeszerzési eljárásban részt vevő egyéb személyek, és főleg a döntés meghozatalára jogosult személy vagy személyek azonban nem.

1.2.8 HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ Azon beszerzések esetében, melyek értéke felülmúlja a közösségi értékhatárokat, hivatalos közbeszerzési tanácsadót igénybevétele szükséges. Ha az ilyen beszerzés Európai Uniós támogatásból jön létre, lényeges, hogy a tanácsadó független legyen. A közbeszerzési tervet ismerve a tanácsadó(ka)t praktikus, célszerű a lehető legkorábban megbízni (egyszerű eljárásrendben a beszerzésük kivétel), illetve ha az összeg, melyet ki kell fizetni akár egybeszámítással meghaladja a közösségi értékhatárt, a

1.2.8 HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ hivatalos tanácsadó közbeszereztetését is meg kell valósítani, lehetőleg az év elején. Ezáltal a későbbiek folyamán nem gördül akadály az eljárások megindításának útjába.

1.2.9 KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT A Közbeszerzési Szabályzatát az összes ajánlatkérőnek felül kell vizsgálnia a megváltozott törvényi előírásokat tekintetbe véve. A Kbt. módosítása kötelezőként határozza meg az eljárást megindító hirdetmények ellenjegyzését. A személyt, aki az ellenjegyzést végzi, szintén meg kell határozni a Szabályzatban.

1.2.10 KOCKÁZATKEZELÉS Az eljárások ütemezése folyamán fel kell mérni azon kockázatokat, amelyek megvalósulhatnak. Pl.: nem jön ajánlat; csak érvénytelen ajánlat jön be; több ajánlatot nyújtanak be, de közülük csak egy érvényes; a nyertes nem igazolja kielégítő módon, hogy nem áll kizáró okok hatálya alatt. Az ajánlatkérőnek felkészültnek kell lennie ezekre az eseményekre, ismernie kell azon jogszabályi lehetőségeket (pl. hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás alkalmazhatósága), amelyek csökkentik az eredménytelen eljárás lezárása és az újabb eljárás megindítása között eltelt időt.

1.2.11 HONLAPON TÖRTÉNŐ KÖZZÉTÉTEL A módosított törvény kötelezően előírja az ajánlatkérő számára a közbeszerzési eljárással kapcsolatos, illetve az egyéb dokumentumok honlapon való közzétételét, illetve 2009. október 1-től a Közbeszerzések Tanácsa számára történő elküldését. Ehhez ki kell alakítani a honlap szerkezetét, valamint meg kell jelölni azt a személyt, aki felel a jogszabályi kötelezettség teljesítéséért.

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Közösségi eljárásrendben nincsenek feltételek szabva azzal kapcsolatban, mikor alkalmazható a nyílt és a meghívásos eljárás. Ahhoz, hogy eldöntsük, melyiket célszerű az adott beszerzés esetében alkalmazni, az ajánlatkérőnek tudnia kell a lehetséges ajánlattevők számát. Amennyiben az ajánlatkérő meghívásos eljárásban keretszámot szeretne alkalmazni, az érvényes részvételi jelentkezést beadókat ha számuk túllépi a keretszám felső határát előre rögzített feltételek alapján rangsorolnia kell.

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA A megfelelő rangsorolási szempontok (amelyek kizárólag műszaki-szakmaiszakmai alkalmassági feltételek lehetnek) rögzítése feltételezi, hogy komoly ismereteink vannak az ajánlattevőkről, hiszen e szempontokat akkor kell megadni, amikor az ajánlatkérő az eljárást megindítja. A hirdetménnyel kezdődő tárgyalásos eljárás csak a Kbt-benben rögzített feltételek fennállása esetén megvalósítható.

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Hogyha az ajánlatkérő keretszámot vagy létszámot szeretne megadni, az érvényes részvételi jelentkezést beadókat amennyiben számuk túllépi a keretszám felső határát előre megadott feltételek alapján rangsorolnia kell. A megfelelő rangsorolási szempontok (amelyek ez esetben szintén csak műszaki-szakmai szakmai alkalmassági feltételek lehetnek) meghatározása is komoly ismeretet tételez fel az ajánlattevőkről. Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásban is az eljárás megkezdésekor kell megadni a rangsorolás szempontjait.

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárást szintén csupán szigorúan definiált esetekben lehet alkalmazni. Az ilyen eljárásokat az ajánlatkérőnek lehetőleg kerülnie kell, lévén nagy a jogsértés kockázata. Versenypárbeszéd alkalmazására csupán rendkívül kivételes esetben lehet sort keríteni, akkor, ha az ajánlatkérő objektív okokból kifolyólag nem rendelkezik az eljárás megindításához szükséges jogi, pénzügyi vagy műszaki ismeretekkel.

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Keret-megállapodásos eljárást olyan esetben érdemes alkalmazni, amikor: - a beszerzés mennyisége megfelelő pontossággal, nem állapítható meg - van legalább 3 olyan lehetséges ajánlattevő, akik valószínűleg megfelelnek az ajánlatkérő előírta alkalmassági és egyéb követelményeknek (ha nincs 3 érvényes ajánlat, az eljárás eredménytelen), a

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA - a beszerzés tárgyának ára a keret-megállapodás időtartama alatt előreláthatólag nem változik jelentősen, de főleg nem emelkedik (az ajánlattevők az eljárás második részében csak az első részben tett ajánlatukkal azonos, vagy annál az ajánlatkérő számára kedvezőbb ajánlatot tehetnek.)

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Egyszerű eljárásrend esetében fő szabályként egyszerű eljárás alkalmazható, amely lehet akár tárgyalásos, akár tárgyalás nélküli. Az ajánlatkérőnek már az eljárás megkezdésekor döntést kell hoznia azzal kapcsolatban, melyik formát választja.

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Egyszerű feltételek közzététele nemzeti értékhatárig okoz majd jogok kapcsán. eljárásrendben meghatározott alkalmazható eljárás is, törvényi fennállásakor hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás is, azonban csak a értékhatár másfélszeresének megfelelő értékhatárig. Ez a szabály a gyakorlatban sok problémát majd az ajánlatkérők számára, főként kizárólagos jogok fennállása, sürgősség és pótmunkák megrendelése

1.2.13 TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁSOK Minden olyan eljárás esetén, ahol a felek tárgyalnak, kellenek tárgyalástechnikai ismeretek. A tárgyalást vezető személynek gondosan fel kell készülnie, meghatározva, mit kíván elérni, miben tud és miben nem tud engedni, milyen módosításokat kíván megvalósítani az ajánlatokban stb.

1.2.13 TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁSOK A Kbt. új rendelkezése alapján az ajánlatkérőnek az utolsó tárgyalás végződését követően két munkanapon belül az összes ajánlattevővel egy időben ismertetnie kell az ajánlatoknak azon számszerűsíthető adatait, amelyek a bírálati szempont (részszempontok) alapján megítélésre kerülnek.

1.2.14 RÉSZEKRE BONTÁS Minden önkormányzatnak kötelessége megvizsgálni beszerzését olyan szempontból, hogy a beszerzés tárgyának jellegéből adódóan lehetséges-e a közbeszerzés egy részére történő ajánlattétel biztosítása. Hogyha a tárgy jellegéből adódóan ez lehetséges és nem ellentétes a gazdasági ésszerűséggel, az önkormányzat kötelezettsége, hogy lehetővé tegye a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt.

1.2.15 DOKUMNETÁCIÓ A jól összeállított és valódi tartalommal rendelkező dokumentáció szükséges feltétele a jó ajánlatnak, így ennek elkészítésére elegendő időt kell biztosítani. A dokumentáció együttes munkája a jogi, a közbeszerzési és a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkezőknek.

Jelentősebb változások: 1.2.15 DOKUMENTÁCIÓ 1. Építési beruházás és szolgáltatás megrendelés ügyében kötelező előírni a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó tájékozódást. Ezzel kapcsolatban az ajánlattevőnek nyilatkoznia is kell. 2. Formai követelmények kizárólag a valóban elengedhetetlen mértékig határozhatók meg. 3. A dokumentációnak tartalmaznia kell egy listát is, amely az ajánlattevők által benyújtandó dokumentumok jegyzékét tartalmazza.

1.2.15 DOKUMENTÁCIÓ A hatályos jogszabályi előírások alapján a dokumentációban szerződéstervezetet szükséges elhelyezni. Ennek részét alkotják esetlegesen az ajánlatkérő által előírt különleges szerződéses feltételek, amelyek lehetnek környezetvédelmi és szociális tárgyúak, illetve kapcsolatban állhatnak a minőségbiztosítással (és amelyekre a felhívásban is hivatkozni kell).

1.2.16 KIEGÉSZÍTŐ TÁJÉKOZTATÁS Az ajánlattevők által feltett kérdések sokszor rámutatnak, hogy a tervek, a részletes költségvetés, a műszaki leírás stb. nem megfelelő. Az ajánlatkérők a válaszokkal sokszor módosítják a felhívást, és ez jogsértő. Hogyha a kérdések számából és tartalmából arra következtethetünk, hogy a válasz feltétlenül módosítja a már meghatározott feltételeket, jogszerűen a felhívást és/vagy a dokumentációt kell módosítani.

1.2.16 KIEGÉSZÍTŐ TÁJÉKOZTATÁS A Kbt. lehetővé teszi az ajánlattételi idő meghosszabbítását abban az esetben, amikor az ajánlatkérő nem képes a törvény által meghatározott határidőben megadni a kiegészítő tájékoztatást.

1.2.17 KIRÍVÓAN ALACSONY ÁR 1. Kirívóan alacsony ár esetében az ajánlatkérő az indokolást és az ajánlati elemre vonatkozó adatokat köteles kérni különösen akkor, ha az ajánlati ár alapján kalkulálható bérköltség nem éri el az adott ágazatban általában szokásos béreket vagy azokat kirívóan meghaladja, illetve, ha a szerződés teljesítése kapcsán felmerülő eszköz- és anyagköltségek (beszerzési értékek) nem érik el az ágazatban általában szokásos árszintet vagy azokat kirívóan meghaladják.

1.2.17 KIRÍVÓAN ALACSONY ÁR 2. Az indokolás kérésre adott válasz a gazdasági ésszerűséggel össze nem egyeztethetőnek minősül különösen akkor, ha az ajánlati ár a szerződés teljesítéséhez szükséges élőmunka-ráfordítás mértékére tekintettel nem nyújt fedezetet a külön jogszabályban, illetve kollektív szerződésben vagy a miniszter által az ágazatra, alágazatra kiterjesztett szerződésben megállapított munkabérre és az ahhoz kapcsolódó közterhekre.

1.2.17 KIRÍVÓAN ALACSONY ÁR A Kbt. fent idézett új rendelkezéseinek a gyakorlatban történő helyénvaló alkalmazása több problémát is felvet. A döntéshez szükséges tájékoztatás (szokásos bérek, árak, kollektív szerződések) szerepelni fog a Közbeszerzések Tanácsa honlapján, ám várható, hogy például építési beruházás esetében nem terjednek ki az összes, a költségvetésben szereplő tételre, illetve lesznek olyan árubeszerzések, szolgáltatások, amelyek esetén a szokásos költségek nem definiálhatók.

1.2.18 EREDMÉNYHIRDETÉS Az új törvényi előírások alapján már egyszerű eljárásban is kötelező eredményhirdetést rendezni. 1. Amennyiben az ajánlatkérő az eljárást azért nyilvánítja eredménytelennek, mert a beérkezett ajánlatok meghaladják a rendelkezésére álló fedezetet, vagy azt idősközben elvonták, az ajánlatkérő köteles tájékoztatást adni a tervezett anyagi fedezet összegéről, továbbá adott esetben arról, hogy az mikor és milyen okból került elvonásra, átcsoportosításra.

1.2.18 EREDMÉNYHIRDETÉS 2. Az eredményhirdetésen az ajánlatkérő köteles felhívni a nyertes ajánlattevőt a kizáró okokkal kapcsolatos igazolások nyolc napon belül történő benyújtására.

1.2.19 ALVÁLLALKOZÓ A Kbt. módosításával módosult az alvállalkozó fogalma: az a szervezet vagy személy, amely a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésében az ajánlattevő által bevontan közvetlenül vesz részt. A gyakorlatban problémát jelenthet a közvetlen részvétel fogalma, így azt minden esetben szükséges vizsgálni.

1.2.20 ERŐFORRÁS A Kbt. 2009. április elsejétől megadja az erőforrás szervezet és az erőforrás definícióját is. Figyelembe véve, hogy az alkalmassági feltételek nagy többségénél erőforrás nyújtása csupán akkor lehetséges, ha a felek között a PTK szerinti többségi befolyás áll fenn, az ajánlatkérőnek az erőforrás szervezet bevonásának jogszerűségét fokozottan vizsgálnia kell.

1.2.21 ALVÁLLALKOZÓK, ERŐFORRÁS SZERVEZETEK Az ajánlatban meg kell jelölni a közbeszerzésnek azon részét, amelynek teljesítéséhez az ajánlattevő tíz százaléknál nem nagyobb mértékben alvállalkozót vesz igénybe, és a szerződés teljesítéséhez a tíz százalékot meghaladó mértékben igénybe venni óhajtott alvállalkozókat, valamint a közbeszerzésnek azt a részét, amelynek teljesítésében a megjelölt alvállalkozók közreműködnek.

1.2.21 ALVÁLLALKOZÓK, ERŐFORRÁS SZERVEZETEK A közbeszerzés fent megjelölt részeinek egybevetése segítséget nyújt az ajánlatkérőnek abban, hogy ellenőrizni tudja a végrehajtásra vonatkozó új előírásokat.

1.2.22 ÚJ, TELJESÍTÉSRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK A módosított Kbt. szerint ugyanis a nyertes ajánlattevőnek/ajánlattevőknek legalább a közbeszerzés értékének 50 %-át saját maguknak kell teljesíteniük.

1.2.23 FENNTARTOTT SZERZŐDÉSEK Az ajánlatkérő fenntarthatja: az eljárásban való részvételt - mindkét eljárásrendben a védett foglalkoztatóknak, - egyszerű eljárásban az éves nettó egymilliárd forint árbevételt el nem érő vállalkozások részére.

1.2.24 ELEKTRONIKUS ELJÁRÁS 1. 2010. 01. 01-től a közösségi eljárást elektronikus úton kell levezetni. 2. 2010. 07. 01-től az egyszerű eljárást is elektronikus úton kell levezetni.

2. Tanácsadói rész

2.1 AJÁNLATKÉRŐI LISTA Az ajánlatkérői lista adatait szükséges ellenőrizni, a még be nem jelentkezett ám ajánlatkérőnek minősülő intézményeket, önkormányzati cégeket be kell jelenteni.

2.2 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ÁTLÁTHATÓSÁGA Az ajánlatkérő éljen e lehetőséggel egy-egy kiemelten fontos beszerzés esetén. Érdemes egy részletes, a törvényben nem megfogalmazott feltételeket is magában foglaló tervezetet készíteni, és a kiemelt eljárásokban lehetővé tenni a megállapodásban történő részvételt.

2.3 KÖRNYEZETVÉDELMI STRATÉGIA Zöld közbeszerzési stratégia megteremtése, hosszú távú tervek megalkotása arra vonatkozólag, az ajánlatkérő hogyan szeretné a zöld szempontokat érvényesíteni az eljárásaiban. Erre a stratégiára érdemes minden eljárásban hivatkozni.

2.4 AZ ELJÁRÁSOK MEGINDÍTÁSÁNAK IDŐBELI ÜTEMEZÉSE Az ajánlatkérő már az év kezdetén ütemezze az eljárásokat, és tegye közzé a határidő rövidítésére lehetőséget kínáló előzetes összesített tájékoztatót.

1. Az 2.5 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE Az eljárásban beszerzési ismeretekkel bíró egyént is érdemes bevonni 2. A jogász szakértelmet már az eljárás kezdetétől biztosítsa az ajánlatkérő 3. Az Az ajánlatkérők az eljárások előkészítésébe vonják be a pénzügyi szakértőket is, ne csupán a bíráló bizottságnak legyenek kötelezően tagjai.

2.5 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE 4. Az ajánlatkérő a tervezett közbeszerzési eljárások ismeretében alkalmazza környezetvédelmi ismeretekkel rendelkező szakértő segítségét, aki képes tanácsokat adni az egyes beszerzéseknél használható zöld előírásokról. 5. Annak érdekében, hogy megfeleljenek az előírásoknak, az ajánlatkérő határozza meg, mely személynek kell ezen ismeretek birtokában lennie, és tegye lehetővé számára ezek elsajátítását.

2.6 ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG Az ajánlatkérő az összes, a közbeszerzési eljárás előkészítésében, valamint lefolytatásban részt vevő személyt kötelezzen egy ilyen nyilatkozat megtételére, és ezt a Közbeszerzési Szabályzatában is rendelje el!

2.7 HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ Közösségi értékhatár felett több, nagyszámú közösségi értékhatárt meghaladó beszerzés esetében keret- megállapodásos módszert alkalmazni

2.8 KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT A szabályzatban a felelősséget érdemes kifejteni, és feladatkörönként meghatározni (pl.: közbeszerzési, jogi, pénzügyi, közbeszerzés tárgya szerinti). Az érintetteket érdemes nyilatkoztatni, megfelelnek-e az adott szabályoknak.

2.9 KOCKÁZATKEZELÉS Érdemes a Közbeszerzési Szabályzatban rendelkezni a rendkívüli helyzetek esetén alkalmazandó eljárásmenetről.

2.10 HONLAPON TÖRTÉNŐ KÖZZÉTÉTEL A Közbeszerzési Szabályzatban legyen kijelölve az a személy, aki a honlapon történő közzététel kötelezettségének teljesítéséért felel.

2.11 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA 1. A piackutatás minden ügy esetén terjedjen ki a lehetséges ajánlattevői körre is. 2. Keret-megállapodásos eljárást csak rendkívül mélyreható piackutatást és előkészítést követően érdemes megindítani 3. Hogyha a szerződéses feltételeket az ajánlatkérő nem képes megfelelően meghatározni (pl. hitelszerződés, biztosítás, utaztatás folyamán), érdemes a tárgyalás formáját választani. 4. Az eljárások ütemezése folyamán különös gondot kell fordítani! ezen előírásokra

2.12 TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁSOK 1. A tárgyalások előtt az eljárásban részt vevő személyek tartsanak konzultációt, ahol kitűzik a megvalósítandó célokat, így felkészítve a tárgyalás vezetőjét, valamint meghatározva a taktikát. 2. Az ajánlatkérő a végső ajánlatok benyújtására határozzon meg egy ajánlattételi határidőt, és az ajánlatokat nyilvánosan bontsa. Ezáltal biztosítja a transzparenciát és a korrekt, becsületes versenyt.

2.13 RÉSZEKRE BONTÁS A felosztás lehetőségének elemzését mindig írásban dokumentálni kell, és indokolni, ha a rész ajánlattételt az ajánlatkérő nem tartja kivitelezhetőnek. Ahhoz, hogy megállapítsuk a gazdasági ésszerűséget, be kell vonni a pénzügyi szakértelemmel bírókat.

2.14 DOKUMNETÁCIÓ 1. A felhívás és a dokumentáció minden esetben egyszerre, egy időben készüljön! Hogyha a dokumentáció iratmintákat is tartalmaz, fokozottan figyelni kell arra, hogy ezek kísérjék a jogszabályi változásokat. 2. Az Az ajánlatkérő használja ki e jogszabályi lehetőséget, állítson össze egy ilyen feltételeket tartalmazó jegyzéket.

2.15 KIEGÉSZÍTŐ TÁJÉKOZTATÁS 1. Ebben az esetben a határidők újraindulnak, így ezt a lehetőséget is figyelembe kell venni a kockázatok meghatározásakor. 2. Az ajánlatkérők használják ki ezt a jogszabályi lehetőséget, mivel a megfelelő és tartalommal bíró válaszok segítenek az ajánlattételben. E lehetőség alkalmazásához az eljárást megindító felhívásban meg kell határozni a dokumentáció kötelező meg-, illetve átvételét!

2.16 KIRÍVÓAN ALACSONY ÁR Az ajánlatkérő az árajánlatot már annyira részletesen kérje be, hogy a vizsgálathoz szükséges információk legyenek ebből megállapíthatók.

EREDMÉNYHIRDETÉS Az eredményhirdetésen szignáltatni kell egy nyilatkozatot a nyertessel, hogy megtörtén a kizáró okok igazolására történő felhívás. Emellett az elhangzottakról jegyzőkönyvnek is kell készülnie.

2.17 ERŐFORRÁS Az ajánlatkérő kérjen külön nyilatkozatot azzal kapcsolatban, hogy fennáll-e a felek között a PTK szerinti többségi befolyás, és ha igen, annak melyik esete. Hogyha a felek között nincs ilyen kapcsolat, igazolásként a törvényben előírt megállapodás tartalmát is előre határozza meg.

ÚJ, TELJESÍTÉSRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK Az ajánlatkérő kérjen nyilatkozatot az ajánlattevőktől erre vonatkozóan, mivel az alvállalkozókkal kötendő szerződéseket nem kérheti be.

2.18 FENNTARTOTT SZERZŐDÉSEK Az önkormányzatok ezen előírások alkalmazásával segíthetik a megváltozott munkaképességűeket, fogyatékosokat stb. foglalkoztató cégeket, valamint a kis- és középvállalkozásokat.

2.19 ELEKTRONIKUS ELJÁRÁS Az ajánlatkérők minél előbb kezdjék meg felkészülést az elektronikus eljárások lefolytatására. a