Az OT Industries vállalatcsoport Szállítóknak szóló adatvédelmi nyilatkozata 1. Bevezető rendelkezések Az OT Industries Zrt. saját maga és leányvállalatai számára, illetve a leányvállalatok saját maguk számára ajánlatkéréssel vagy versenyeztetési eljárással történő áruszállításra vagy szolgáltatásnyújtásra vonatkozó beszerzési eljárást folytathatnak le. A beszerzési eljárás sikeres lefolytatását követően az eredményes ajánlattevő az ajánlatkérés vagy versenyeztetési eljárás tárgyát képező szerződést az OT Industries Zrt-vel vagy az OT Industries Zrt. leányvállalatával (a továbbiakban: "Adatkezelő" vagy "OT Industries") kötheti meg, illetve az OT Industries a beszerzési eljárás során benyújtott ajánlat elfogadásaként megrendelést ad ki. Ajánlattevő vagy Beszállító az a természetes vagy jogi személy, amelyet az OT Industries felkér az ajánlat/árajánlat benyújtására, illetve a versenyeztetési eljáráson való részvételre (a továbbiakban: "Beszállító"). Az Ajánlattevő által benyújtott ajánlat/árajánlat, illetve mellékletei az Ajánlattevő munkavállalói, vezető tisztségviselői (a továbbiakban Érintettek ) vonatkozásában személyes adatokat tartalmazhatnak. Az OT Industries határozott célja, hogy csak olyan partnerekkel dolgozzon együtt, amelyek pozitív együttműködési készségükkel, minőségi munkájukkal, a határidők pontos teljesítésével hozzájárulnak az OT Industries céljainak megvalósításához. Ahhoz, hogy céljainkat elérhessük, szükség van szállító partnereink körének még pontosabb megismerésére, amely hosszú távú együttműködésünk alapja lehet. Ennek érdekében az OT Industries a beszerzési terület kezelésében és felügyelete mellett szállítói minősítési rendszert, adatbázist működtet, amelyben partnerei munkavállalói, vezető tisztségviselői vonatkozásában személyes adatokat kezelhet. Az OT Industries számára elsődleges fontosságú az Önök, az Önök munkavállalói, vezető tisztségviselői személyes adatainak védelme. A személyes adataik kezelése során betartunk minden adatvédelmi előírást többek között, de nem kizárólagosan az EU Általános Adatvédelmi Rendeletének 1 (a továbbiakban GDPR ), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény előírásait. A továbbiakban ismertetjük, hogy mely személyes adatokat kezelhetünk, milyen célból, és hogy az Érintettek a GDPR-ban biztosított jogaikat hogyan tudják gyakorolni. A jelen tájékoztató az OT Industries által végzett, jogszabályon és önkéntes hozzájáruláson alapuló adatkezelésekre, illetve a Beszállítóval kötött szerződés teljesítésével kapcsolatos, jogos érdeken alapuló adatkezelésre vonatkozik. 2. Adatkezelők Az adatkezelő az a jogi személy, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan, vagy másokkal együtt meghatározza. A jelen tájékoztató kapcsán az adatkezelő az OT Industries Vagyonkezelő Zrt. (Cg. 01-10-046880; 1117 Budapest, Galvani u. 44.; e-mail: adatvedelem@otindustries.hu); OT Industries Tervező Zrt.(Cg. 01-10-041654; 1117 Budapest, Galvani u. 44.; e-mail: adatvedelem@otindustries.hu); OT Industries Eszközhasznosító Kft.( 01-1 AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet)
09-971900; 1117 Budapest, Galvani u. 44.; e-mail: adatvedelem@otindustries.hu); OT Industries Fővállalkozó Zrt. (Cg. 01-10-044356; 1117 Budapest, Galvani u. 44.; e-mail: adatvedelem@otindustries.hu); OT Industries-KVV Kivitelező Zrt. (Cg. 14-10-300048; 1117 Budapest, Galvani u. 44.; e-mail: adatvedelem@otindustries.hu); OT Industries-DKG Gépgyártó Zrt. (Cg. 20-10-040102; 1117 Budapest, Galvani u. 44.; e-mail: adatvedelem@otindustries.hu). 3. Személyes adatok és az adatkezelés céljai Az Önök ajánlatában, valamint a későbbiek során az OT Industries és az Önök között létrejövő szerződésben, illetve ezek mellékleteiben Önök által rendelkezésünkre bocsátott, a jelen tájékoztató alján található táblázat szerinti személyes adatokat a köztünk fennálló szerződés alapján, annak teljesítése érdekében kezeljük. A szerződés teljesítéséhez rendelkezésre bocsátott személyes adatokat, így különösen, de nem kizárólagosan az alkalmasság igazolásához szükséges személyes adatokat az OT Industries vállalatcsoporton belül, az OT Industries tagvállalatai számára, valamint az ajánlatkérésben meghatározott megrendelő részére továbbíthatjuk. Célunk, hogy olyan megbízható szállítói bázissal rendelkezzünk, akikkel közösen, hosszútávon tudjuk biztosítani az üzleti céljaink megvalósulását. Ennek érdekében szállítói adatbázisunkban a kapcsolattartás optimalizálása érdekében, a szállítói minősítési rendszer alkalmazása, működtetése, valamint beszerzési eljárásaink felgyorsítása érdekében az önkéntesen rendelkezésünkre bocsátott adatait kezeljük. Jogos érdekünk fűződik ahhoz, hogy az Önök, illetve vezető tisztségviselőik, munkavállalóik adatait a fenti célból kezeljük, azonban az Érintettek bármikor tiltakozhatnak adataik fenti célból történő további kezelése ellen. Kizárólag olyan személyes adatokat kezelünk, amelyek szerződéseink teljesítéséhez, szerződéses jogaink érvényesítéséhez és kötelezettségeink teljesítéséhez szükséges, valamint olyan adatokat, amelyet Önök önkéntes alapon adnak meg részünkre. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy bizonyos esetekben a szerződéskötést kizárja, amennyiben Önök nem, vagy nem teljes körűen biztosítják számunkra azokat a személyes adatokat, amelyek a szerződés megkötéséhez és teljesítéséhez szükségesek. A jelen tájékoztató szempontjából személyes adat azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ. Azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító (például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező) alapján azonosítható. 4. Adatkezelések Szállítói (elő)minősítés Adatkezelés célja: Adatkezelés jogalapja: Az OT Industries Vállalatcsoporttal együttműködni szándékozó potenciális beszállítókkal kapcsolatfelvétel Szerződés létesítése, teljesítése (Infotv. 5. (1) a); Ptk. 6:22. és GDPR 6. cikk (1) b) c) és f))
Kezelt adatok köre: Adatkezelés időtartama: természetes személy neve (születési, leánykori, családi, utónév, keresztnév), neme (férfi, nő), születési hely, születési idő, anyja neve, családi állapot, munkakör, munkahely (törzsszám, pozíció, besorolás, jogviszony), tanulmányok (végzettség, szakképzettség: bizonyítvány, oklevél, szakvizsga, igazolvány, szakirányú végzettség, érettségi, egyetem, nyelv, idegen nyelv, nyelvvizsga), lakcím, lakóhely (állandó lakcím, tartózkodási hely, ideiglenes cím, levelezési cím, értesítési cím), igazolvány (személyi, diákigazolvány, adóazonosító, adószám, TAJ, útlevél, jogosítvány, vezetői engedély, lakcím kártya), banki adatok (bankszámla, bankkártya, bankszámla kivonat), elérhetőség (telefon, vezetékes telefon, mobiltelefon, munkahelyi telefon, privát telefon, magán telefon, otthoni telefon, fax, e-mail cím), önéletrajz, cégképviselet (aláírási címpéldány, aláírás, kézjegy, aláíró, szignó), munkaruha (védőruha méret, lábbeli méret, sisak méret), fénykép Az üzleti kapcsolat fennállásáig, illetve ameddig az a szerződésünk vagy jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, esetleges kártérítési igény érvényesítése érdekében vagy kártérítési igény elleni védekezéshez szükséges. Beszállítóval szerződés létesítése, teljesítése, módosítása és megszüntetése Adatkezelés célja: szerződés teljesítése Adatkezelés jogalapja: Kezelt adatok köre: Adatkezelés időtartama: Szerződés létesítése, teljesítése (Infotv. 5. (1) a); Ptk. 6:22. és GDPR 6. cikk (1) b) c) és f)) Megegyezik a szállítói (elő)minősítés során megadott adatok körével. Az adatot csupán annyi ideig tároljuk, ameddig az a szerződésünk vagy jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, esetleges kártérítési igény érvényesítése érdekében vagy kártérítési igény elleni védekezéshez szükséges. 5. Adatbiztonság Az Adatkezelő a személyes adatok titkosságának, sértetlenségének és rendelkezésre állásának garantálása érdekében az adatokat jelszóval védett és/vagy titkosított adatbázisban tárolja az IT biztonsági szabványoknak és standardoknak megfelelően. Az Adatkezelő az adatokat a kockázattal arányos védelem keretében, illetve a személyes és üzleti adatok klasszifikációjához mérten hálózati, infrastrukturális és alkalmazás szintű védelemmel (tűzfalakkal, antivírus programokkal, tárolást és kommunikációt titkosító mechanizmusokkal, melyek esetében az aszimmetrikus kódolás
eredményeképpen a dekódoló kulcs ismerete nélkül a titkosított adatfolyam nem fejthető vissza, tartalomszűréssel és egyéb technikai- valamint folyamat-megoldásokkal) biztosítja. Az adatvédelmi incidenseket, folyamatosan monitorozza és kezeli. 6. Az Érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogai Az Érintettek adatvédelmi jogait és jogorvoslati lehetőségeit, és azok korlátozásait részletesen a GDPR tartalmazza (különösen a GDPR 15., 16., 17., 18., 19., 20., 21., 22., 77., 78., 79. és 82. cikkei) Az Érintett személy kérelmezheti az adatkezelőnél az alábbiakat: (i) tájékoztatását személyes adatai kezeléséről; (ii) személyes adatainak helyesbítését; (iii) személyes adatainak a kötelező adatkezelés kivételével törlését vagy korlátozását; (iv) egyes esetekben joga van az adathordozhatósághoz; illetve (v) tiltakozhat személyes adatai kezelése ellen. A jogok gyakorlásának keretei Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Érintettet az előbbiekben felsorolt jogaival kapcsolatos kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Érintettet. Ha Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az Érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az Érintett panaszt nyújthat be az illetékes adatvédelmi felügyeleti hatóságnál (Magyarországon a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál; NAIH ), és élhet bírósági jogorvoslati jogával. A NAIH elérhetőségei, 1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C., Tel: +36 1 391 1400, Fax: +36-1-391-1410, Email: ugyfelszolgalat@naih.hu, weboldal: http://naih.hu/. Reméljük azonban, hogy elsőként hozzánk fordul és aggályait el tudjuk oszlatni vagy megoldást tudunk találni rájuk. Az Érintett jogainak megsértése esetén bírósághoz fordulhat. A per a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. A bíróság az Adatkezelőt a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, korlátozására illetve törlésére, az automatizált adatfeldolgozással hozott döntés megsemmisítésére, az Érintett tiltakozási jogának figyelembevételére kötelezheti. A bíróság elrendelheti ítéletének nyilvánosságra hozatalát oly módon, hogy az Adatkezelő vagy bármelyik más adatkezelő és az általa elkövetett jogsértés beazonosítható legyen. Az Érintett kérheti a jogellenes adatkezeléssel (ideértve az adatbiztonsági intézkedések elmulasztását is) összefüggésben felmerült kárának megtérítését a károkozásért felelős adatkezelőtől. Ha az adatkezelő az Érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével az Érintett személyiségi jogát megsérti, az Érintett az adatkezelőtől sérelemdíjat követelhet. Az adatkezelő mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Nem kell megtéríteni a kárt és nem követelhető a sérelemdíj annyiban, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott. 7. A tájékoztató módosítása
A jelen adatkezelési tájékoztató elérhető a https://otindustries.eu/hu/szallitoknak/aszf honlapon. Az Adatkezelő fenntartja a jogot, hogy a jelen tájékoztatót egyoldalúan, a jövőre nézve módosítsa. A módosításokról az Érintetteket az Adatkezelő honlapján keresztül tájékoztatja.