Ercsi polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése című ÁROP 1.A.2/A-2008-0116. számon regisztrált európai uniós projekt szervezetfejlesztési feladatok ellátása keretében Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozottságának javítása című szakérői javaslat Budapest, június 1. Consulting Audit Önkormányzati Könyvvizsgáló és Tanácsadó KFT Budapest (1182.) Fogoly utca 7/d. telefon: 06 30 9 447 447 e-mail: titkarsag@consulting.hu, 1
A 2009. május 4-én megkötött megbízási szerződés teljesítésénél Ercsi Város Önkormányzat ÁROP pályázatának 2. számú mellékletében szereplő szabályzati környezet auditálása keretében a következő szabályzatok kidolgozás történt meg, melyet a mellékletek tartalmaznak: Gazdasági Ügyrend (1. számú melléklet tartalmazza) Leltározási Szabályzat (2. számú melléklet tartalmazza) Felesleges Vagyontárgyak Hasznosításának és Selejtezésének Szabályzata (3. számú melléklet tartalmazza) Polgármesteri és Jegyzői intézkedés az európai uniós támogatások ellenőrzéséről (4. számú melléklet tartalmazza) 2
3 1. számú melléklet
GAZDASÁGI SZERVEZET ÜGYRENDJE Ercsi Város Polgármesteri hivatala részére 4
Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Hatályos: 2009. szeptember 1 -től 5
Ü G Y R E N D Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala gazdasági szervezetének feladatait az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: ÁHT), valamint az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rendelet) alapján - a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait figyelembe véve - a következők szerint határozzuk meg. 1. A gazdasági szervezet fogalma, az ügyrend célja, tartalma A Korm. rendelet 17. (1) bekezdésében foglaltak alapján a gazdasági szervezet: a költségvetési szerv működéséért, a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért, a zavartalan működéshez és gazdálkodáshoz szükséges likviditás biztosításáért felelős, a gazdasági vezető közvetlen vezetése alá tartozó szervezeti egység. A gazdasági szervezet ellátja a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a szerv hatáskörébe tartozó előirányzat módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerőgazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel, a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és saját szervezetére kiterjedő feladatokat, valamint - a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szerv meghatározott feladatait. Az ügyrend célja, hogy a vonatkozó központi jogszabályok, valamint a helyi sajátosságok alapján részletesen meghatározza a Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezete által ellátandó feladatokat, a vezetők és a szerv pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatáskörét, felelősségi körét, a helyettesítés rendjét, a belső (szerven belüli) és külső kapcsolattartás módját. 6 Az ügyrend a gazdasági szervezet által ellátandó következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat: az éves költségvetés tervezése, az előirányzat felhasználás, módosítás, az üzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, a vagyon használat, hasznosítás, a munkaerő-gazdálkodás, a pénzkezelés, a pénzellátás,
a könyvvezetés, a beszámolási kötelezettség, valamint az adatszolgáltatás. A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek végrehajtásának részletes előírásait a következő szabályzatok rögzítik: számlarend, számviteli politika, eszközök és források értékelési szabályzata, leltárkészítési és leltározási szabályzat, pénzkezelési szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 2.1. A költségvetési koncepció Az önkormányzat éves költségvetésének összeállítását megelőzően, annak előkészítéseként el kell készíteni a költségvetési koncepciót. A koncepció elkészítéséhez, összeállításához az érvényben lévő központi szabályok és képviselő-testületi döntések figyelembe vételével át kell tekinteni az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek következő költségvetési évre vonatkozó feladatait, kötelezettségeit, valamint az önkormányzat bevételi forrásait. A költségvetési szervektől beszerzett, valamint a polgármesteri hivatalban meglévő információk alapján ki kell alakítani az önkormányzat költségvetésének készítésénél alapul szolgáló költségvetési koncepciót. A költségvetési koncepcióval kapcsolatban meg kell ismerni az önkormányzatnál működő szakbizottságok - szakterületüket érintő -, valamint a pénzügyi bizottság egész koncepcióval kapcsolatos véleményét. A bizottságok véleményét csatolni kell a testületi előterjesztéshez. A költségvetési koncepciónak a költségvetési évet megelőző év történő elkészítéséért - a Jegyző felelős. november 30 -ig A koncepció összeállításában pénzügyi irodavezető működik közre. A költségvetési koncepciót a Polgármester terjeszti a képviselő-testület (közgyűlés) elé. 7
8 Az önkormányzat költségvetési koncepciójának a helyi kisebbségi önkormányzatokra vonatkozó részéről tájékoztatni kell a helyi kisebbségi önkormányzat elnökét. A helyi kisebbségi önkormányzat elnökének tájékoztatásáért a kisebbségi referens felelős. 2.2. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az ÁHT., valamint a Korm. rendelet előírásait, továbbá az Önkormányzat költségvetési koncepciójában foglaltakat. létszám és bérigényeket, illetve az egyéb változásokat, a feladatok változásait, azok költségvetésre gyakorolt hatását, a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. A szervezeti egységek igényeinek számszerűsítése után gondoskodni kell a kiadási előirányzatok közé történő beépítéséről. A kiadási előirányzatok mellett körültekintően számba kell venni mindazokat a bevételeket, amelyek a szervezetünk feladataival, ezen belül vállalkozási tevékenységével kapcsolatosak és jogszabályon alapulnak, szerződésen, megállapodáson alapulnak, tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak, eseti jelleggel vagy egyébként várhatóak, az eszközök hasznosításával függnek össze. A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza - az alap-előirányzatot és - az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: - a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, - a tervévet megelőző évben az önkormányzat által az önkormányzati költségvetés általános- és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegű - előirányzatok összegét, - a feladat átadás-átvételéből, illetve megszüntetéséből, a korszerűsítésből adódó előirányzat-változtatásokat, - a bevételi előirányzat változását, - a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az az előirányzat változtatás, amelyet
- az önkormányzat egyszeri jellegűnek minősített az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka felhasználásakor, - egyszeri jelleggel engedélyezett az önkormányzat (irányító szerv) az előző évi pénzmaradványa terhére. Szintrehozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. Előirányzati kiadási, bevételi többlet tartalma: Az előirányzati kiadási és bevételi többlet a költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, változatlan feladat mellett az ellátás színvonalának tartására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésekre szolgál, amely lehet egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. Az önkormányzat bevételi forrását képező normatív állami hozzájárulás összegének számítási alapját képező mutatószámoknak az intézményektől - írásban, az intézményvezető által aláírt formában - történő begyűjtéséért, valamint azoknak felülvizsgálata és összesítése után a Magyar Államkincstár. Regionális Igazgatósága felé határidőre történő továbbításáért pénzügyi irtodavezető a felelős. 2.3. A költségvetési rendelettervezet összeállítása 9 Az intézmények és a polgármesteri hivatal költségvetési javaslatai alapján az önkormányzat költségvetési rendelet tervezetét a következő szerkezetben kell elkészíteni: a.) az önkormányzat és az önállóan, illetve a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek bevételei forrásonként, a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített főbb jogcímcsoportonkénti részletezettségben; b.) a működési, fenntartási előirányzatok önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként, intézményen belül kiemelt előirányzatonként részletezve; a személyi jellegű juttatásokat, a munkaadót terhelő járulékokat (társadalombiztosítási járulék + munkaadói járulék) dologi jellegű kiadásokat, az ellátottak pénzbeli juttatásait, a speciális célú támogatásokat.
c.) a felújítási előirányzatok célonként; d.) a felhalmozási kiadások feladatonként; e.) az önkormányzati hivatal költségvetése feladatonként, valamint külön tételben az általános, és a céltartalék (ezen belül elkülönítetten a költségvetési törvényben előírt államháztartási tartalék képzésére szolgáló előirányzat) f.) a költségvetési létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként; g.) a többéves kihatással járó feladatok előirányzatai éves bontásban; h.) a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatokat tájékoztató jelleggel mérlegszerűen, egymástól elkülönítetten, de - a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve - együttesen egyensúlyban a rendelet mellékletében be kell mutatni; i.) elkülönítetten is a helyi kisebbségi önkormányzat(ok) költségvetése; j.) az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről előirányzatfelhasználási ütemterv; k.) elkülönítetten az Európai Uniós előcsatlakozási eszközök támogatásával megvalósuló projektek bevételei, kiadásai, valamint az önkormányzaton kívüli ilyen projektekhez történő hozzájárulások. A költségvetési rendeletnek mindezt a helyi önkormányzatra és költségvetési szerveire, valamint a helyi kisebbségi önkormányzatra és költségvetési szerveire elkülönítetten és összesítve együttesen is tartalmaznia kell. Az ÁHT. 71. (2) és (3) bekezdésében foglalt előírások alapján be kell mutatni a többéves elkötelezettséggel járó kiadási tételek későbbi évekre vonatkozó kihatásait a költségvetési évet követő 2 év várható előirányzatait, amelyeket a költségvetési év folyamatai és áthúzódó hatásai, valamint a gazdasági előrejelzések szerint állapítottak meg. A jegyző a költségvetési rendelettervezetet a költségvetési szervek vezetőivel egyezteti, írásban rögzíti és a szervezeti és működési szabályzatban foglaltak szerint a Polgármester a képviselő-testület bizottságai elé terjeszti. A költségvetési rendelet előterjesztésekor a képviselő-testület részére az ÁHT. 118. (1) bekezdésében, valamint a Korm. rendelet 29. (13) bekezdésében foglalt előírás alapján szöveges indokolással együtt be kell mutatni a.) az önkormányzat összes bevételét, kiadását, előirányzat felhasználási tervét, b.) az önkormányzat rendeletében meghatározott tartalommal: b.a.) az önkormányzat összevont költségvetési mérlegét, elkülönítetten a helyi kisebbségi önkormányzat mérlegét, b.b.) a többéves kihatással járó döntések számszerűsítését évenkénti bontásban és összesítve, 10
b.c.) a közvetett támogatásokat a következő részletezettségben az ellátottak térítési díjának, illetve kártérítésének méltányossági alapon történő elengedésének összege; lakosság részére lakásépítéshez, felújításhoz nyújtott kölcsönök elengedésének összege; helyi adónál, gépjárműadónál biztosított kedvezmény, mentesség összege adónemenként; egyéb nyújtott kedvezmény vagy kölcsön elengedésének összege. A költségvetési rendelet tervezet elkészítéséért a Jegyző felelős. A rendelettervezet összeállításában a pénzügyi irodavezető működik közre. A Jegyző által elkészített költségvetési rendelettervezetet a Polgármester február 15-ig nyújtja be a képviselő-testületnek. Ha a költségvetési törvény kihirdetésére a költségvetési évben kerül sor, a benyújtási határidő a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap. 2.4. A költségvetési rendelet megküldése a költségvetési szervek részére A képviselő-testület által elfogadott és költségvetési rendeletben foglalt, a költségvetési szervek számára kötelezően betartandó előirányzatokról, valamint a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályokról - a rendelet megküldésével - tájékoztatni kell az intézményeket. A tájékoztatásnak a rendelet elfogadását követő 30 napon belül meg kell történnie, melynek teljesítéséért a pénzügyi irodavezető felelős. 2.5. Elemi költségvetés összeállítása A tervezés második szakaszában az Önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott kiemelt előirányzatok összegének ismeretében és a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályok figyelembevételével el kell készíteni az önkormányzati hivatal elemi költségvetését. Elemi költségvetés: az önállóan gazdálkodó költségvetési szervnek a bevételeket és a kiadásokat részletes jogcímenként és tevékenységenként (funkcióként) tartalmazó, a foglalkoztatottak létszámára és összetételére, a költségvetési feladatmutatókra is kiterjedő költségvetése. Az önkormányzati hivatal a helyi önkormányzat költségvetést a Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott B) Önkormányzati költségvetés megnevezésű nyomtatványgarnitúra Korm. rendelet 2. számú mellékletében meghatározott űrlapjainak kitöltésével, illetve a kijelölt szerv által közreadott számítástechnikai program segítségével készíti el és elektronikus úton is benyújtja. 11
A nyomtatványgarnitúra kitöltéséért, valamint az önkormányzati költségvetés számítástechnikai programmal történő elkészítéséért és - a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatósága részére - határidőre történő leadásáért pénzügyi irodavezető felelős. 3. Előirányzat módosítás Előirányzat-módosítás a szervezetünk részére megállapított kiadási, bevételi, kiemeltés más részelőirányzat, illetve költségvetési létszámkeret növelése vagy csökkentése. Költségvetési előirányzat-átcsoportosításnak minősül a költségvetés bevételi, illetve kiadási főösszegének változatlansága mellett, egyidejű előirányzat-csökkentéssel és növeléssel végrehajtható módosítás. Az önkormányzat által eredeti előirányzatként jóváhagyott előirányzatok között előirányzat-átcsoportosításokat illetve előirányzat-módosításokat az Önkormányzat Jegyzőjénél kell kezdeményezni. Előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás csak az Önkormányzat képviselő-testületének döntése alapján az abban foglaltak szerint hajtható végre. A jóváhagyott kiemelt előirányzatokon belül a részelőirányzatoktól a Korm. rendeletben, valamint az Önkormányzat által meghatározott kivételekkel szervezetünk előirányzat módosítás nélkül is eltérhet. Az önkormányzat költségvetési rendeletében jóváhagyott eredeti előirányzatok között előirányzat átcsoportosításokat, illetve előirányzat módosításokat az Önkormányzat Jegyzőjénél kell kezdeményezni. Az előirányzat átcsoportosításra illetve módosításra vonatkozó javaslat elkészítéséért a Pénzügyi Iroda felelős. Az előirányzat módosításokról nyilvántartást kell vezetni, amelyért Pénzügyi Iroda felelős. 4. A polgármesteri Hivatal üzemeltetési, fenntartási és működési feltételeinek biztosításához kapcsolódó feladatok Az éves költségvetésben tervezett, a hivatal működését szolgáló eszközök, berendezések beszerzéséért a jegyző, míg a szükségessé vált karbantartási munkák előkészítéséért, végrehajtásáért a Városgazdálkodási iroda vezetője felelős. 5. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 5.1. Vagyonnyilvántartás, vagyonkimutatás 12 Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, valamint azok kezelésével összefüggő alapvető szabályokat az ÁHT. tartalmazza.
A rendelet végrehajtásával kapcsolatos, polgármesteri hivatalon belüli feladatok és eljárások a következők. Az Önkormányzat vagyonának folyamatos, naprakész nyilvántartását a Városgazdálkodási Iroda vezetője végzi. Az Önkormányzat polgármesteri hivatalában, továbbá a hozzá tartozó részben önálló költségvetési szerveknél kezelt, illetve számbavett eszközeit és azok forrásait az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló többször módosított 249/2000. (XII. 30.) Korm. rendelet, a számlarend, valamint a bizonylati rend és bizonylati album előírásai szerint kell nyilvántartani. Az önkormányzati vagyon részét képező törzsvagyont a többi vagyontól elkülönítetten kell nyilvántartani. A törzsvagyont forgalomképtelen és korlátozottan forgalomképes vagyonként kell nyilvántartani. Ezek körét a helyi önkormányzatokról szóló, többször módosított 1990. évi LXV. Törvény határozza meg. A vagyont az éves zárszámadáshoz csatolt vagyonkimutatásban be kell mutatni. 5.2. Ingatlanvagyon nyilvántartás és adatszolgáltatás Az Önkormányzat tulajdonában levő ingatlan vagyonról az önkormányzatok tulajdonában lévő ingatlanvagyon nyilvántartási és adatszolgáltatási rendjéről szóló, módosított 147/1992. (XI. 6.) Korm. sz. rendelet és annak melléklete szerinti ingatlanvagyon katasztert kell felfektetni és folyamatosan vezetni. Az ingatlan kataszter felfektetése, folyamatos vezetése, valamint a változások átvezetése és az adatszolgáltatás teljesítése a Városgazdálkodási Iroda vezetőjének feladatát képezi. Az adatszolgáltatás csak a Jegyző aláírásával teljesíthető. 13
6. Munkaerő és bérgazdálkodás A polgármesteri hivatal (körjegyzőség) köztisztviselői, valamint a munka törvénykönyve szerint foglalkoztatottak tekintetében a munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony (köztisztviselői, közalkalmazotti jogviszony) megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, munkaviszony megszüntető határozat stb. elkészítése)... végzi. A polgármesteri hivatal (körjegyzőség) és a Magyar Államkincstár Regionális Igazgatósága közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - folyamatos munkakapcsolatot... biztosítja, mint jelentő-felelős. A személyéről és a személyében bekövetkezett változásról a Magyar Államkincstár Regionális Igazgatóságát... tájékoztatja. A felelős továbbítja a Magyar Államkincstár.. Regionális Igazgatóságához mindazokat a rendelkezéseket, jelentéseket, okmányokat, amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A munkaviszony létesítésére, megszűnésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket havonta meg kell küldeni a Magyar Államkincstár Regionális Igazgatóságához. A jutalom kifizetésének megtörténte után a kifizetett jutalmakat, a levont nyugdíjjárulékot és személyi jövedelemadó előleget a Magyar Államkincstár Regionális Igazgatóságához be kell jelenteni. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a Magyar Államkincstár Regionális Igazgatóságához minden esetben be kell jelenteni. A jelentő-felelősnek az itt nem érintett kérdésekben a Magyar Államkincstár Regionális Igazgatósága által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, az adatközlés, változásjelentés során a Magyar Államkincstár Regionális Igazgatósága által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmaznia. 14
A létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a jelentő-felelős vezeti. A Magyar Államkincstár Regionális Igazgatósága. részére történő jelentések határidőre való teljesítéséhez a vonatkozó dokumentumokat, bizonylatokat haladéktalanul át kell adni a jelentő-felelős részére abban az esetben, ha azokat nem ő kezeli, illetve nem ő készíti elő. 7. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 7.1. Gazdálkodási jogkörök szabályozása (A hatáskörök rendezése történhet például a gazdálkodási jogkörök szabályzatában is.) Alapvető rendező elv az ÁHT-ban, valamint a Korm. rendelet 134-135.-ában rögzített szabályozás. A hivatkozott jogszabály a gazdálkodással összefüggő feladatokkal és hatáskörökkel a polgármestert (kötelezettségvállalás, utalványozás), valamint a jegyzőt (ellenjegyzés) ruházza fel. Ezen hatáskörök - meghatározott keretek között - a polgármester, illetve a jegyző által felhatalmazott személyre átruházhatók. Az átruházásnak írásban kell megtörténnie, és konkrétan meg kell jelölni a hatáskörökkel felruházott személyeket. A hatáskörök átadásával ugyanis a felelősség is átruházásra kerül. A hatáskörök átruházásánál figyelembe kell venni, hogy a kötelezettségvállaláshoz és utalványozáshoz kapcsolódó ellenjegyzési jogkör jogszabályi címzettje a jegyző. Ezért nem célszerű őt utalványozási vagy kötelezettségvállalási jogkörrel felruházni. Amennyiben bizonyos esetekben ez elkerülhetetlen, az ellenjegyzési jogkört - az adott ügyek vonatkozásában - feltétlenül át kell ruházni. Mindezek hangsúlyozásával a szabályozás egyik (de nem az egyetlen!) módja: 7.1.1. Kötelezettségvállaló 15 Az Önkormányzat (Körjegyzőség) nevében csak a Polgármester (Körjegyző) vagy az általa írásban felhatalmazott személy vállalhat kötelezettséget. Amennyiben a Polgármesteri Hivatalhoz mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv tartozik kötelezettségvállalásra a költségvetési szerv vezetője vagy az általa, írásban megbízott személy jogosult. (Ebben a bekezdésben szereplő szabályozásra csak akkor van szükség, ha a Polgármesteri Hivatalhoz, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv is tartozik.) 7.1.2. Érvényesítő
Az érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat.látja el. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a Korm. rendelet 135. (5) bekezdésében foglaltak szerint az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy! (Az érvényesítési feladatokkal legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli szakképesítéssel rendelkező dolgozót lehet megbízni! Ez az előírás a Korm. rendelet 168. -a alapján nem vonatkozik a községi, nagyközségi önkormányzatok felügyelete alá tartozó költségvetési szervekre.) 7.1.3. Szakmai teljesítésigazolás A kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését, illetve végrehajthatóságát. A Polgármesteri Hivatalban (körjegyzőségen) a szakmai teljesítésigazolásra 1.). 2.). jogosult. Amennyiben a Polgármesteri Hivatalhoz mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv tartozik, a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv részéről a szakmai teljesítésigazolásra. jogosult. (Ebben a bekezdésben szereplő szabályozásra csak akkor van szükség, ha a Polgármesteri Hivatalhoz, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv is tartozik.) (A szakmai teljesítésigazolással kapcsolatos feladat- és hatásköröket kialakításánál célszerű figyelembe venni, hogy az igénybevett szolgáltatás, anyagszállítás, beruházás megvalósításának teljesítését a szervezeten belül ki ismeri a legjobban.) (pld. az építési beruházásoknál, felújításoknál a műszaki ellenőr) A szakmai teljesítésigazolás - a számlán elhelyezett A szakmai teljesítést igazolom bélyegző lenyomattal, - a szakmai teljesítés igazolásának dátumával, és - a szakmai teljesítésigazolásra jogosult személy aláírásával történik. (A szakmai teljesítésigazolás teljesítésénél ez a forma nem kötelező, ez csak egy lehetséges megoldás! A szakmai teljesítésigazolással kapcsolatos jogszabályi előírásokat a Korm. rendelet 135. (2) bekezdése tartalmazza.) 7.1.4.Utalványozó 16
A helyi önkormányzati hivatalnál (Körjegyzőségnél) a Polgármester (Körjegyző) vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult utalványozásra. Amennyiben a Polgármesteri Hivatalhoz mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv tartozik utalványozásra a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv vezetője vagy az általa, írásban megbízott személy jogosult. (Ebben a bekezdésben szereplő szabályozásra csak akkor van szükség, ha a Polgármesteri Hivatalhoz, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv is tartozik.) 7.1.5. Ellenjegyző A kötelezettségvállalás, valamint az utalvány ellenjegyzésre a Jegyző vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult. Körjegyzőségnél a kötelezettségvállalás, valamint az utalvány ellenjegyzésére a körjegyző által írásban megbízott pénzügyi, gazdasági ügyintéző jogosult. (Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a kötelezettségvállaló és ellenjegyző, továbbá az utalványozó és az ellenjegyző, valamint az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló személy nem lehet azonos!) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (Ptk. 685. -ának b.) pontja) vagy maga javára látná el. A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, az ellenjegyzésre, az érvényesítésre, valamint a szakmai teljesítésigazolásra jogosult személyek nevét és aláírás mintáját a 3. számú melléklet tartalmazza. 7.2. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók (kötelezettségvállaló, utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő) feladatai 7.2.1. Kötelezettségvállalás A kötelezettségvállalás az Önkormányzat (polgármesteri hivatal) (körjegyzőség) anyagi eszközeinek felhasználását maga után vonó intézkedés, amelynek következményeit, ha a feltétel (pl. munkavégzés, anyag-, áruszállítás, szolgáltatás) bekövetkezett, viselni kell. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott (módosított) költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet. 17
A kötelezettségvállalásnak a költségvetési szerv alapító okiratában foglalt feladatok célszerű és hatékony ellátására figyelemmel, előirányzat felhasználási terven kell alapulnia. Kötelezettségvállalás csak írásban és az arra jogosult személy ellenjegyzése után történhet. Nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 50.000 forintot el nem érő kifizetések, valamint a csőd-, felszámolási és végelszámolási eljáráshoz kapcsolódó bírósági regisztrációs díjak kifizetése esetében. A Korm. rendelet 2. 67. pontja alapján a kötelezettségvállalás dokumentuma: a kinevezési okirat, a szerződés, a megállapodás, a visszaigazolt megrendelés, a pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma. A Korm. rendelet 2. 68. pontja szerint az előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzésekről szóló, többször módosított 2003. évi CXXIX. törvényben a közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító feladott hirdetmény, megküldött ajánlati, ajánlattételi felhívás, továbbá a meghirdetett támogatási konstrukció dokumentumai (pályázati felhívások, kiírások, támogatási program, egyedi támogatások) amennyiben nem kerülnek visszavonásra. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. A nem írásban tett kötelezettségvállalásokat is fel kell vezetni a kötelezettségvállalások nyilvántartásába. Ezért az ilyen kötelezettségvállalásokat a 2. számú melléklet szerinti belső bizonylat kitöltésével jelezni kell a kötelezettségvállalást nyilvántartó személy felé. A nem írásban tett kötelezettségvállalások nyilvántartásának tartalmazni kell a kötelezettségvállalás: tárgyát, összegét, időpontját, kötelezettség vállaló nevét. A kötelezettségvállalások nyilvántartásának vezetéséért a jegyző által meghatározott személy a felelős. 7.2.2. Érvényesítés 18
Az érvényesítés a számla beérkezését követő, de az elvégzett munka, a szállított anyag, áru, a teljesített szolgáltatás kifizetését, illetőleg a bevételek beszedését megelőző ellenőrző tevékenység. Az érvényesítés során felül kell vizsgálni, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. Az érvényesítésnek az érvényesítve megjelölésen kívül tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is. Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt követelményeket betartottáke. Az érvényesítési feladattal megbízott személy e feladatának teljesítése keretében köteles meggyőződni arról, hogy a teljesítés kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg, a számla megfelel-e az alaki követelményeknek, a számla számszakilag helyes-e, a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e. Az érvényesítést. (az utalványrendeleten, az okmányon) kell rögzíteni. 7.2.3. Utalványozás Az utalványozás az érvényesítést követő gazdasági tevékenység, ami a kiadások teljesítésének a bevételek beszedésének vagy elszámolásának az arra jogosult személyek által történő elrendelését jelenti. A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni: a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, az utalvány szót, a költségvetési évet, a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát, a kifizetés időpontját, módját, összegét és annak devizanemét, a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését, a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását, a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétel sorszámát. 19
Az érvényesített okmányokra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványon) a Korm. rendelet 136. (4) bekezdésében meghatározottak közül az okmányokon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. 7.2.4. Ellenjegyzés Az ellenjegyzés a kötelezettségvállaláshoz és az utalványozáshoz kapcsolódik. A kötelezettségvállalás ellenjegyzési feladataival megbízott személynek az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a fentiekben leírtaknak, az ellenjegyzésre jogosultnak erről írásban tájékoztatni kell a kötelezettségvállalót, illetve a költségvetési szerv vezetőjét (a Jegyzőt). Ha a tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítják az ellenjegyzőt, az köteles az utasításnak eleget tenni és a Korm. rendelet 134. (12) bekezdésében foglaltak szerint eljárni. Az utalványozás ellenjegyzése során az előzőekben leírtakon túl meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. 7.2.5. A választási eljárással kapcsolatos hatáskörök A választási eljárásról szóló, többször módosított 1997. évi C. törvény 2. -ának hatálya alá tartozó választások helyi, lebonyolítására felhasználandó pénzeszközök feletti kötelezettségvállalási és utalványozási jogot a jegyző gyakorolja, a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére, valamint 20