RÁTKY & TÁRSA ÜGYVÉDI IRODA E-mailen továbbítva! Tárgy: Szállodai szolgáltatások biztosítása a Budapesten megrendezendő Úszó-, Vízilabda-, Műugró, Műúszó és Nyíltvízi Világbajnokság résztvevői és szervezői számára" tárgyú, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. tv. (a továbbiakban: Kbt.) Második Része alapján, a Kbt. 98. (2) bekezdés e) pontja szerinti, hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos közbeszerzési eljárásban az 1. számú kiegészítő tájékoztatás megküldése. Tisztelt Érdeklődő Gazdasági Szereplők! Az Bp2017 Világbajnokság Szervező és Lebonyolító Nonprofit Kft. (1138 Budapest, Hajós Alfréd sétány 1.), mint ajánlatkérő, Szállodai szolgáltatások biztosítása a Budapesten megrendezendő Úszó-, Vízilabda-, Műugró, Műúszó és Nyíltvízi Világbajnokság résztvevői és szervezői számára" tárgyú közbeszerzési eljárás megindításaként ajánlattételi felkérést küldött ki az érdeklődő gazdasági szereplőknek 2016. december 01. napján. A beérkezett kérdésekre elsődlegesen általános tájékoztatásként szeretnénk a tisztelt ajánlattételre felkért gazdasági szereplők részére hozni az alábbiakat: Jelen közbeszerzési eljárás Magyarország költségvetéséből, a FINA Nemzetközi Úszószövetség által előírt szabályok biztosításával kerül finanszírozásra. Mindezeket figyelembe véve Ajánlatkérőnek számos hazai, uniós és nemzetközi jogszabálynak való megfelelést kell az eljárás bonyolítása során szem előtt tartania. Ebből kifolyólag a közbeszerzési eljárás másfél éves előkészítését követően, az eljárás jelen fázisában a beérkezett egyes kérdésekben a kiírás módosítására irányuló törekvéseknek Ajánlatkérő a számos jogszabályi kötelező megfelelés okán nem tud eleget tenni. Erre Ajánlatkérő csak a világrendezvény hazai megrendezésének kockáztatásával lenne képes, mely sem a hazai sem a nemzetközi szállodacsoportokhoz tartozó szállodáknak nem állhat érdekében. A világesemény sikertelen megrendezésének rendkívüli negatív nemzetközi sajtóvisszhangját és politikai kockázatát, Magyarország nemzetközi szintű degradálását és az ezzel járó számos jövőbeni hazai méltánytalan helyzetkezelést nem tarthatja szem előtt egyetlen hazai szálláskomplexum sem. A közbeszerzési eljárás ajánlattételi felhívásának első mondatában Ajánlatkérő tájékoztatta a felkért gazdasági szereplőket, hogy jelen eljárást a közbeszerzési törtvény a rendkívüli sürgősség okán minimális időkeret alatt engedi bonyolítani különösen azért, mert a közbeszerzési eljárás a világesemény sikeres megrendezésének csak az első lépcsője, így ezen eljárás
keretei között kiemelt tekintettel a jelen eljárás tárgyára a legrövidebb időkeret alatt szükség van a szerződések megkötésére. Ajánlatkérő valamennyi körülményt ezzel kapcsolatosan a felkért gazdasági szereplők tudomására hozott a kiírásban. Fentiekre tekintettel Ajánlatkérő nem tudja méltányolni azon kérdéseket, amelyek a piaci helyzetre ill. a kiírás azzal való összeegyeztethetetlenségre utalnak. Álláspontunk szerint a közbeszerzési piac egy speciális ám biztosan és korrektül megtérülő piac valamennyi hazai vállalkozás számára. A közbeszerzési tárgyú megrendelésekre valamennyi hazai vállalkozás méltán lehet büszke. A fenti körülményeket tekintve Ajánlatkérő csak és kizárólag a jogszabályi környezet adta keretek között tekinti elképzelhetőnek a kiegészítő tájékoztatás megadását, melynek elfogadását valamennyi tisztelt ajánlattételre felkért gazdasági szereplőtől méltánylást érdemlő körülményként kéri elfogadni. Kérjük, hogy valamennyi kérdésre adott választ szíveskedjenek áttanulmányozni! A beérkezett kiegészítő tájékoztatás-kérésekre az ajánlatkérő az alábbi válaszokat adja: 1. Kérdés: Jól értelmezzük az ajánlattételi dokumentációt, hogy amennyiben benyújtjuk az ajánlatunkat és ahhoz csatoljuk a 2. számú mellékletet a szerződéses feltételek elfogadásáról, arról a későbbiekben már nem lesz lehetőségünk tárgyalni? Van esetleg lehetőség az ajánlat benyújtását megelőzően módosítási javaslatokat tenni a szerződéstervezethez? Jól értelmezik. A szerződéstervezetről Ajánlatkérő csak a Felhívás XVI. pontjában megjelölt körben folytat tárgyalásokat, tekintettel a Kbt. 98. (2) e) pontjára is./rendkívüli sürgősség/ 2. Kérdés: Jól értelmezzük az ajánlattételi dokumentációban szereplő szerződéstervezet lemondási feltételeit, hogy a teljes megajánlott szobamennyiség lemondható 2 nappal a megérkezést megelőzően bánatpénz mentesen, illetve konferencia foglalások esetén 7 nappal az esemény kezdete előtt? Ezúton jeleznénk, hogy a jelenlegi lemondási feltételek rendkívül hátrányosak a szállodák számára, tekintetbe véve a kiemelt keresletet és a szállodai kapacitásnak a közbeszerzés általi nagymértékű lekötését. Véleményünk szerint a szerződéstervezetben szereplő feltételek ellentétesek a jelenlegi piaci gyakorlattal. Kérem legyenek szívesek teljeskörű tájékoztatást nyújtani részünkre az irányadó lemondási feltételekről.
Ajánlatkérő tisztában van azzal, hogy a közbeszerzési eljárás adta jogi keretek igen szigorú szabályozást, a rugalmasabb napi piaci helyzettől eltérő gazdasági és jogi gyakorlatot követelnek a közbeszerzési piac szereplőitől. Ennek okait a kiegészítő tájékoztatás bevezetőjében valamint a kiírás több pontjában ajánlatkérő rögzítette. Azon tényt is figyelembe kell venniük a T. ajánlattételre felkért gazdasági szereplőknek, hogy a világverseny kötelező kvalifikációs időszaka a hivatalos eseménykezdést megelőző 10. napig tart, azaz ezen időpontig ajánlatkérő is kockázatot vállal a mennyiségekre való bármely elköteleződéssel. Valamennyi körülményt mérlegelve és ezekre tekintettel ajánlatkérő a szerződéstervezet VI./1. és VI/2. pontjait az alábbiak szerint módosítja: 1. Szállás: A szállás lemondása az érkezés napjától visszafelé számított - 8 nap, vagy annál korábbi lemondás esetén bánatpénz-mentes, - 7 napon belüli lemondás, vagy meg nem érkezés esetén 100% a bánatpénz mértéke. A bánatpénz kiszámításának alapja a lemondott egy napi szállás Ajánlatban szereplő nettó ellenértéke. Ajánlatkérő az opcióval együtt megrendelt, teljes mennyiség maximum 10 %- os mértékéig jogosult a szállások lemondására. A szerződéstervezet VI/2. pontja törlésre kerül és a jelenlegi VI./3. pont számozása VI./2. pontra módosul. Lásd e körben továbbá az 5. pontra adott válaszunkat is. 3. Kérdés: Az Ajánlattételi Dokumentáció 13. oldalán jelzi az ajánlattevő, hogy eltekint az alkalmassági követelmények előírásától. Azt szeretnénk kérdezni, hogy milyen módon tudjuk az egyes szállodák által biztosított műszaki és alkalmassági feltételeket az ajánlattételi dokumentáció részévé tenni. Ajánlatkérő eltekint az alkalmassági követelmények előírásától. Ajánlattevő azonban ajánlatában elhelyezheti ezzel kapcsolatos iratait kizárólag a Közbeszerzési Dokumentumok VIII.4. pontjában előírtaknak megfelelően. 4. Kérdés:
Úgy vettük észre az ajánlattételi dokumentációból, hogy az ajánlat benyújtását követően van lehetőség arra, hogy a szerződéses mennyiség egyeztetésre kerüljön. Ez azt jelenti, hogy olyan részek tekintetében is pályázhatunk, melyek vonatkozásában csak részlegesen áll rendelkezésünkre a kiírt szobamennyiség? Ajánlat a részekben előírt teljes mennyiségre tehető. Abban az esetben, ha nem áll megfelelő mennyiségű szobamennyiség rendelkezésére az ajánlattevőnek, úgy közös ajánlatot tehet olyan másik gazdasági szereplővel, akinek ajánlatkérő nem küldött ajánlattételi felkérést. Lásd e körben a Közbeszerzési Dokumentumok(KD) VII. fejezetét, azon belül is különösen a VII./5 pontot. 5. Kérdés: Az ajánlattételi felhívás szerint ajánlat tehető egy vagy több részre az adott részben meghatározott mennyiségű szoba és ellátás biztosítására a műszaki leírásban található részletes szakmai követelmény szerint. Az egy főre eső vendégéjszaka kétágyas elhelyezéssel történő ellenértékének meghatározásakor az árnak a műszaki leírásban található konferenciaterem biztosítását is tartalmaznia kell, vagy ennek a szolgáltatásnak a tárgyában egy későbbi ajánlattételi felhívásban kerül sor? Ajánlattevőnek a konferenciaterem lehetőségének biztosítását kell vállalnia, azon igény felmerülésére, hogy az elszállásolt vendégek erre vonatkozó igényfelmerülése esetén azt biztosítania tudja. A konferenciaterem árának nem kell megjelennie az ajánlati árban. A konferenciaterem biztosítása FINA előírás, ezért ajánlattevőnek rendelkeznie kell vele a műszaki leírásban rögzítettek szerint. Lásd e körben a 2. pontra adott válaszunkat is. 6. Kérdés: Ugye jól értjük, hogy a rendezvény 18 éjszakás tartózkodást jelent az összes szobára vonatkozóan? A rendezvény az adott részekben meghatározott maximális darabszámú éjszakai tartózkodást jelenti, ez az egyes részeknél meghatározott mennyiségeknél megjelölésre került. Ajánlat ennek megfelelően adható. A végleges mennyiségek meghatározása a tárgyalások során történik. Az opció lehívásának jogával Ajánlatkérő a VB hivatalos kezdőnapját megelőző 30. napjáig élhet.
7. Kérdés: A vállalkozási szerződésmódosítását kéri ajánlattevő az alábbiak szerint: Kizárólagos igénybevételre kiajánlandó szállodák esetén: Lemondási feltételek: - A teljes szobablokk, illetve a kizárólagosan igénybe vett éjszakák számának véglegesítése kötbérmentesen lemondható 2017. január 13- ig. - 2017. január 13-tól a kizárólagos éjszakák számára és a szobaszámokra vonatkozó módosítást nem fogadunk el. - 2017. január 13. után lemondott szobamennyiséget vagy lemondott éjszakát a rendezvény teljes időszakára 100% -os kötbér terheli. Kötbér - A kötbérről a Szolgáltató szállodái kötelesek a Megrendelőt írásban értesíteni. - A kötbér alapja az adók nélküli szállásdíj teljes ellátással. Fizetési és előleg feltételek Megrendelő az általa megrendelt szállás-szolgáltatásokra (szoba + teljes ellátás/ + adók) előleget fizet a szállodáknak az alábbiak szerint: - A foglalásban tartott szobák (szoba + teljes ellátás / + adók) teljes értékének 50%-a 2017. január 31.- ig - A foglalásban tartott szobák (szoba + teljes ellátás / + adók) teljes értékének 30%-a 2017. március 31. ig - A foglalásban tartott szobák (szoba + teljes ellátás / + adók) teljes értékének 20%-a 2017. június 30. ig További.. szállodák kizárólagosság nélküli igénybevétele esetén: Lemondási - és kötbér feltételek: A szobaszámok véglegesítésének határideje: 2017. január 13. - 2017. január 13. 2017. március 31 között, a fennmaradó szobák 10%- a kötbérmentesen lemondható (szállás+ teljes ellátás). A kötbér mértéke a 10%-on felüli szállásdíj teljes ellenértéke. - 2017. április 1. június 30. között, a fennmaradó szobák 1%-a kötbérmentesen lemondható (szállás+ teljes ellátás). A kötbér mértéke az 1 %-on felüli szállásdíj teljes ellenértéke. - 2017. június 30. után, no show, késői napon érkezés, illetve korábbi napon elutazás esetén a kötbér mértéke a szállásdíj teljes ellenértéke - A kötbér alapja az adók nélküli szállásdíj teljes ellátással. - A fentiekben meghatározott mértéken felüli lemondás esetén a lemondott szobamennyiséget a rendezvény teljes időszakára kötbér terheli.
Fizetési és előleg feltételek Csapatok esetében: Megrendelő az általa megrendelt szállás-szolgáltatásokra (szoba + teljes ellátás / + adók) előleget fizet a szállodáknak az alábbiak szerint: - A foglalásban tartott szobák (szoba + teljes ellátás / + adók) teljes értékének 50%-a 2017. január 31.- ig - A foglalásban tartott szobák (szoba + teljes ellátás / + adók) teljes értékének 30%-a 2017. március 31. ig - A foglalásban tartott szobák (szoba + teljes ellátás / + adók) teljes értékének 20%-a 2017. június 30. ig Media esetében: Megrendelő az általa megrendelt szállás-szolgáltatásokra (szoba + reggeli / + adók) előleget fizet a szállodáknak az alábbiak szerint: - A foglalásban tartott szobák (szoba + reggeli + adók) teljes értékének 50%-a 2017. január 31.-ig - A foglalásban tartott szobák (szoba + reggeli + adók) teljes értékének 30%-a 2017. március 31.-ig - A foglalásban tartott szobák (szoba + reggeli + adók) teljes értékének 20%-a 2017. június 30.-ig A szállás költségek (szoba + teljes ellátás / + adók vagy szoba + reggeli + adók) esetleg fennmaradó részének, illetve a helyszínen a rendezvény a szervező által jóváhagyott extra költségeinek kiegyenlítése a teljesítést követően átutalással történik, a végszámla kiállításától számított 10 napon belül. A kötbérről a Szolgáltató szállodái kötelesek a Megrendelőt írásban értesíteni. A kötbért a szállodák a Megrendelőtől csak egyeztetést követően, pontosan vezetett kimutatás alapján kérhetik be kötbér bekérő-levél formájában. A no-show-t a szálloda a végszámlán terhelésként szerepelteti, külön kötbérbekérő levél ebben az esetben nem készül. Amennyiben a kizárólagos és nem kizárólagos szállodákban biztosított szobamennyiségre nem lehetséges eltérő feltételeket megadni, abban az esetben a kizárólagos szállodáknál megadott fizetési-, lemondási-, kötbérezési feltételek lépnek életbe. Ajánlatkérő a kiadott szerződés-tervezet feltételeit tekinti irányadónak. E körben lásd a 2. sz. kérdésre adott választ is. 8. Kérdés: Milyen módon lehet a vállalkozói szerződésben szereplő konferenciák és egyéb rendezvényekre vonatkozó feltételeket a lentiek szerint módosítani?
- A konferenciák és rendezvények kötbérmentesen módosíthatók, lemondhatók 2017. június 13-ig. - 2017. június 14. és a rendezvény kezdetét megelőző 14 nap között a konferenciák és rendezvények 50%-a kötbérmentesen lemondhatók. A kötbér az 50%-on felüli rendezvény teljes ellenértéke. - A rendezvény kezdetét megelőző 14 napon belüli lemondás esetén a kötbér a rendezvény teljes ellenértéke. E körben lásd a 2. sz. és az 5. sz. kérdésekre adott választ. 9. Kérdés: Milyen módon lehetséges az alábbi feltételeket a szerződésben rögzíteni? - Szobalista: A Megrendelő köteles legkésőbb 14 nappal érkezés előtt a vendégek nevét tartalmazó szobalistát megadni (a vendégek neve írásban változtatható), valamint feltüntetni, hogy a Megrendelő részéről ki jogosult foglalást, illetve megrendelést módosítani. - Extrák fizetése: A szerződésben rögzített szolgáltatásokon felüli extra szolgáltatásokat (minibár, mosoda, telefonhasználat, egyéni étkezések, stb.) a vendégek a helyszínen kötelesek készpénzzel, vagy hitelkártyával megfizetni. Megrendelő vállalja, hogy e körülményre az általa lefoglalt szolgáltatásokat igénybe vevő vendégek figyelmét az érkezést megelőzően felhívja. Megrendelő köteles a szobalistával megadni, hogy vendég, illetve csoport részéről ki vállalja a fizetési garanciát az extra költségekért. - A teljes ellátás díjában a 3x-i étkezést és az étkezés ideje alatti alkoholmentes italcsomagot tudjuk biztosítani. További italfogyasztásnak az étkezések között külön díjazása van. A műszaki dokumentációban rögzítettek szerint a kiegészítő szolgáltatásoknak a lehetőségét kell biztosítania a szállodáknak. Ajánlatkérő a műszaki dokumentációban, az adott résznél konkrétan körülírt követelményeket téríti szerződés szerint. Egyéb kiegészítő szolgáltatást a szállóvendégek kötelesek megfizetni a szálloda számára. Lásd e körben az 5. pontra adott választ is. 10. Kérdés: A műszaki leírás általános részében szereplő +10% további opciós szobamennyiség biztosításáért kérnénk eltekinteni.
Alternatív megoldásként javasoljuk, hogy az aktuális szobablokkon felüli egyéb szállásigények foglaltság függvényében kerülnek visszaigazolásra az esemény szerződéses árán. Ajánlatkérő a +10% további opciós szobamennyiség biztosításától nem tud az eljárás jelen szakaszában eltekinteni. A tárgyalások során a mennyiségek pontosításra kerülnek, illetőleg az opciós megrendelések a rendezvény hivatalos kezdőnapját megelőző 30. napig hívhatóak le. Ajánlattevőnek lehetősége van megajánlásában közös ajánlattevőt vagy alvállalkozót (lásd e körben a 4. kérdésre adott választ is) bevonni az opciós mennyiségek megajánlására vonatkozóan. 11. Kérdés: Az egyes részajánlatokra vonatkozóan hol és hogyan tudjuk részletezni ajánlaton belül, hogy melyik szállodában mekkora blokkot tudunk biztosítani? A felolvasólap mögött benyújtott kereskedelmi ajánlatot követően részletezhető. 12. Kérdés: Teljes ajánlatot kell benyújtani abban az esetben is, ha az ajánlattevő több részajánlatot ad be, vagy egy példányt kell beadni, külön- külön felolvasó lappal és kereskedelmi ajánlattal? Az ajánlatnak valamennyi részre tett ajánlat esetén határozottan meg kell adni valamennyi dokumentumban, hogy az mely részre vonatkozik. A dokumentumminták ebben segítséget nyújtanak. Szerződést részenként köt ajánlatkérő. Az ajánlatnak részenként kell biztosítania annak teljességét, érvényességét. 13. Kérdés: Van lehetőség hiánypótlásra? Igen, a Kbt. 71. -a szerint.
14. Kérdés: Kérjük az igények pontosítását a műszaki leírásban található italok folyamatos ellátásáról. Itt a lehetőséget kell biztosítatni, vagy az italokat kell folyamatosan biztosítani, mint egy all inclusive szállodában? Lásd a 9. kérdésre adott választ. 15. Kérdés: A kötelezően biztosítandó tételeket (pl. masszázsszék, konferenciaterem-igény, egészségügyi ellátás) kérjük pontosítani (pl. mennyiségi igény, méret, időtartam, stb) pl., mert ezeket külön díj ellenében tudjuk biztosítani. Lásd a 9. kérdésre adott választ. 16. Kérdés: A II. kötet 5. pontjában szereplő vállalkozási szerződés tervezettel (továbbiakban: szerződés) kapcsolatosan a következő kérdéseink merülnek fel. Kérjük szíveskedjenek a kérdésekre tisztázó választ küldeni, hogy az árajánlatunkat és pályázatunkat el tudjuk készíteni: 1. Számlázás módja A szerződés V./3. pontjában az szerepel, hogy a Felek a 2007. évi CXXVII. általános forgalmi adóról szóló törvény 58. -a alapján határozott időre szóló elszámolásban egyeznek meg. Véleményünk szerint ez nem ésszerű, hiszen a tényállásszerű megvalósulást és annak értékét e szerződés esetében egyértelműen meg lehet állapítani. A határozott időre szóló elszámolás ellentmond továbbá a szerződés következő, V./4. pontjában leírt számlázási metódusnak, mely szerint előleget, részszámlát, majd végszámlát kell kiállítani, teljesítésigazolás alapján. A szerződés V./4. pontja részletezi, hogy a szerződéskötés után a végleges megrendelések lezárultát követően, a szállások elfoglalásának napján benyújtandóan, a teljes ajánlati ár 20 %-a mértékben részszámla kerülhet kiállításra. A részszámla részteljesítést feltételez. Mivel a szállások elfoglalásának napján még nem valósulhat meg a teljes megrendelési érték 20%-a, ezért a számlázás a fent leírtak szerint nem végezhető el. 20%-os részszámlát, a szállások elfoglalását követően leghamarabb 3-5 nap múlva lehetne kiállítani.
Mivel a részteljesítés is teljesítésigazoláshoz kötött, ennek adminisztrációs időtartama hosszú, így javasoljuk a további 20%-ot szintén előlegként kezelni, melynek számlája az érkezés napján gond nélkül kiállítható. A teljesítést követően kiállított végszámlából pedig a két előlegszámla összege kerülne levonásra. A szerződés a részszámla benyújtásának legkorábbi időpontját rögzíti, ajánlatkérő azonban elfogadja a részszámla ezt követő (pl. a szállások elfoglalását követően leghamarabb 3-5 nap múlva történő) benyújtását is. A Kbt. és az Áht. szabályait szem előtt tartva a közbeszerzési dokumentumokban előírtakon túli, további előleg kifizetését ajánlatkérő nem tudja lehetővé tenni. A szerződés V./3. pontjában szereplő, a Felek a 2007. évi CXXVII. általános forgalmi adóról szóló törvény 58. -a alapján határozott időre szóló elszámolásban egyeznek meg. mondatot ajánlatkérő törli, azt kérjük az ajánlattétel során figyelmen kívül hagyni. 17. Kérdés: A II. kötet 5. pontjában szereplő vállalkozási szerződés tervezettel (továbbiakban: szerződés) kapcsolatosan a következő kérdéseink merülnek fel. Kérjük szíveskedjenek a kérdésekre tisztázó választ küldeni, hogy az árajánlatunkat és pályázatunkat el tudjuk készíteni: 1. Lemondási feltételek A szerződés VI. pontja rendelkezik a lemondásról, mely szerint szállás esetén az érkezést megelőző 2 nappal, vagy annál korábban lemondott szolgáltatás bánatpénz-mentes. Ez gyakorlatilag azt jelentené, hogy Megrendelő 2 nappal az érkezés előtt lemondhatja akár a teljes szerződött keretmennyiséget is, így ez a pont részünkről nem elfogadható. A szerződésben javasoljuk rögzíteni, hogy az adott részajánlat-kérésben szereplő megrendelési értéknek legfeljebb hány %-a mondható le. Nem egyértelmű továbbá a bánatpénz kiszámításának módja sem, mivel a szerződés meglepő módon egynapi szállás nettó ellenértékéről beszél. Jelenleg tehát ez a pont kezelhetetlenül nagy kockázatot hordoz számunkra. Fentiek feloldására javasoljuk például rögzíteni, hogy az ajánlat tárgyát képező vendégéjszakák 95%-a nem lemondható, ezért Vállalkozót minden körülmény között megilleti szolgáltatási díj és/vagy kötbér címén - a következőképpen számított összeg: A felhívás.részében rögzített szobamennyiség x éjszakák száma x nettó szobaár kétágyas elhelyezéssel x 95% Emellett a II./4. pont azt fogalmazza meg, hogy a keretmennyiségtől a felek +10%-ban térhetnek el. Kérjük annak tisztázását is, hogy mínusz százalékos eltérés történhet-e, pl. a kizárólag +10% -ban kifejezés használatával.
Lásd e körben a 2. pontra adott válaszunkat. 18. Kérdés: A II. kötet 5. pontjában szereplő vállalkozási szerződés tervezettel (továbbiakban: szerződés) kapcsolatosan a következő kérdéseink merülnek fel. Kérjük szíveskedjenek a kérdésekre tisztázó választ küldeni, hogy az árajánlatunkat és pályázatunkat el tudjuk készíteni: 1. Ellátás Amennyiben a felhívásban igényelt ellátás az adott vendégkörre vonatkozóan csak reggeli, a további étkezésekre (pl. ebéd, vacsora) felmerülhet-e a későbbiekben igény. Amennyiben igen, mi a megrendelés, illetve az elszámolás módja. (Pl. a vendégek egyénileg jelezhetik (mikor) és fizetik, vagy egyéb) Ez a kérdés az árra, valamint a személyzet e kiemelt időszakban történő foglalkoztatására jelentős befolyással bír, ezért várjuk megválaszolását. Ajánlatkérő részéről e körben további igény nem merülhet fel. Az elszállásolt vendégek részéről felmerülő igény esetén az igényfelmerülés és azok térítése is az elszállásolandók részéről történik. 19. Kérdés: A Közbeszerzési dokumentum áttekintésekor a következő aggályaink merültek fel: 1. Lemondási feltételek: A szállás lemondása az érkezés napjától visszafelé számított - 2 nap, vagy annál korábbi lemondás esetén bánatpénz-mentes, - 2-1 napig 50% a bánatpénz mértéke, - 1 napon belüli lemondás, vagy meg nem érkezés esetén 100% a bánatpénz mértéke. Szállodánk minden közvetítő csatornát lezárt a világbajnokság idejére, előre egyeztetett időpontok alapján. (2017.07.10-23. valamint 2017.08.05-13.) Továbbá korábbi megkeresésekre hivatkozva nem jelentünk meg hirdetői oldalakon sem. Ezért kérjük, hogy az alábbi lemondási feltételeket elfogadni szíveskedjenek:
Szállodánk a következő lemondási feltételek alapján dolgozik partnereivel: 90 nappal érkezés előtt kötbérmentesen lemondható 90 45 nappal érkezés előtt a megrendelt szolgáltatások 20%-a fizetendő kötbérként 45 30 nappal érkezés előtt a megrendelt szolgáltatások 50%-a fizetendő kötbérként 30 15 nappal érkezés előtt a megrendelt szolgáltatások 70%-a fizetendő kötbérként 14-2 nappal érkezés előtt a megrendelt szolgáltatások 80%-a fizetendő kötbérként 48 órán belüli lemondás, illetve no show esetén a megrendelt szolgáltatások 100%-a fizetendő kötbérként A közbeszerzési dokumentumban meghirdetett szobaszámon felüli +10%-ra vonatkozó kötbérmentes lemondhatóságot érkezés előtti 30. napig elfogadtuk. Lásd e körben a 2. pontra adott válaszunkat. 20. Kérdés: A Közbeszerzési dokumentum áttekintésekor a következő aggályaink merültek fel: 1. Fizetési kondíciók: (1) - a szerződéskötést követő 15. napig benyújtandóan a teljes ajánlati ár 30 %-a mértékben előlegszámla benyújtása a Kbt. 135. (8) bek. szerint; Az előleg összege a végszámlából levonásra kerül. (2) - a szerződéskötés után a végleges megrendelések lezárultát követően, a szállások elfoglalásának napján benyújtandóan, a teljes ajánlati ár 20 %-a mértékben részszámla. (3) - a teljesítést követően, a szerződésszerű teljesítés leigazolása alapján, végszámla benyújtása; Fenti 1. és 2. pont-t elfogadtuk. A végszámla kifizetésére az alábbi feltételeket szíveskedjenek elfogadni: A szállás összegének 2. 50%-nak kifizetésére szállodánk a következő irányelveket követi: 2017 júliusi esemény fennmaradó részének kifizetése 2017.07.31-ig 2017 augusztusi esemény fennmaradó részének kifizetése 2017.08.31-ig
Kérjük, szíveskedjenek a szerződés megkötést 2017.01.31 re tervezni, amely alapján 2017.02.15-ig a megrendelt szolgáltatások 30%-a, mint előleg kifizetésre kerülhet. Indoklás: Szállodánk, mint kisvállalkozás a pénzügyi likviditás szempontjából elengedhetetlennek tartja, hogy az igénye bevett szolgáltatások után kiállított számlák a tárgyhó utolsó napjáig kifizetésre kerüljenek. Ajánlatkérő a kiadott szerződés-tervezet feltételeit tekinti irányadónak. Kérjük a szerződéstervezet elfogadását. Lásd e körben a 16. pontra adott válaszunkat is. 21. Kérdés: A Közbeszerzési dokumentum áttekintésekor a következő aggályaink merültek fel: 1. Esemény időtartama Korábbi egyeztetésekre hivatkozva szállodánk a következő időpontokra tett opciós foglalást: 2017.07.10-23. valamint 2017.08.05-13. Amely alapján a közvetítői csatornákat is zárta: A köztes időpontok értékesítése azóta is folyamatos. Ezért kérjük, hogy a szerződés megküldését a fentiek alapján. A Felhívásban és a műszaki leírásban a 22. sz. részre vonatkozóan a szerződés időtartama megjelölésénél elírás történt, melyet ajánlatkérő az alábbiakban pontosít: 22. sz. rész: A szerződés teljesítési időtartama 2017. július 10. - 2017. július 22. Kérjük a tisztelt ajánlattételre felkért gazdasági szereplőket, hogy az ajánlattétel során a fenti időpontot vegyék figyelembe. Fenti kiegészítő tájékoztatás valamennyi érdeklődő gazdasági szereplőnek egyidejűleg, közvetlenül megküldésre kerül.
Budapest, 2016. december 13. Tisztelettel: dr. Vörös Katalin ügyvéd felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó Ajánlatkérő megbízásából