2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 9496 57 X Dr. Pétery Kristóf PhD, 2004 Mercator Stúdió, 2004 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 17 SZÁMOLÓTÁBLÁK... 20 Adatok érvényesítése... 20 Korlátozás nélküli bevitel... 22 Egész szám korlátozás... 23 Az adatok érvényességének műveletei... 23 Tizedestört korlátozás... 24 Lista korlátozás... 24 Dátum korlátozás... 26 Idő korlátozás... 26 Szöveghossz korlátozás... 26 Egyéni korlátozások... 27 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 27 Hibajelzés beállítása... 28 1. Lecke Egyéni korlátozások... 31 Számítási műveletek... 32 Hivatkozások... 33 Automatikus névadás... 35 Tetszőleges név megadása... 35 Név beillesztése... 38 Hivatkozás a névre... 39 Hivatkozásoperátorok... 40 A képletek alkalmazása... 41 A képletek szintaxisa... 41
4 TARTALOM 2. Lecke Tömbképlet alkalmazása... 46 Képletek operátorai... 47 MUNKALAPFÜGGVÉNYEK... 49 3. Lecke AutoSzum alkalmazása... 49 Függvények használata... 50 Függvény beírása... 50 Függvény beillesztése listából... 51 A leggyakoribb függvények... 55 4. Lecke Összegzés két irányban... 56 Adatbázis és listakezelő függvények... 57 5. Lecke név adása... 58 AB.ÁTLAG... 59 AB.DARAB... 59 AB.DARAB2... 59 AB.MAX... 60 AB.MEZŐ... 60 AB.MIN... 60 AB.SZÓRÁS... 61 AB.SZÓRÁS2... 61 AB.SZORZAT... 61 AB.SZUM... 61 AB.VAR... 62 AB.VAR2... 62 KIMUTATÁSADATOT.VESZ... 62 Matematikai és trigonometriai függvények... 63 ABS... 63 ACOSH... 63 ARCCOS... 64 ARCSIN... 64 ARCTAN... 64 ARCTAN2... 65
TARTALOM 5 ASINH... 65 ATANH... 66 COS... 66 COSH... 66 CSONK... 67 ELŐJEL... 67 FACTDOUBLE... 67 FAKT... 68 FOK... 68 GCD... 68 GYÖK... 69 HATVÁNY... 69 INT... 69 INVERZ.MÁTRIX... 70 KEREK.FEL... 70 KEREK.LE... 70 KEREKÍTÉS... 71 KITEVŐ... 71 KOMBINÁCIÓK... 72 LCM... 72 LN... 73 LOG... 73 LOG10... 74 MARADÉK... 74 MDETERM... 75 MROUND... 75 MSZORZAT... 76 MULTINOMIAL... 76 NÉGYZETÖSSZEG... 76 PADLÓ... 77 PÁRATLAN... 77 PÁROS... 78
6 TARTALOM PI... 78 PLAFON... 78 QUOTIENT... 79 RADIÁN... 79 RANDBETWEEN... 79 RÉSZÖSSZEG... 79 RÓMAI... 80 SERIESSUM... 81 SINH... 81 SIN... 81 SQRTPI... 82 SZORZAT... 82 SZORZATÖSSZEG... 82 SZUM... 83 SZUMHA... 83 SZUMX2BŐLY2... 84 SZUMX2MEGY2... 84 SZUMXBŐLY2... 85 TAN... 85 TANH... 86 VÉL... 86 6. Lecke Címletezés... 87 7. Lecke Átlagolás két irányban... 87 8. Lecke Térfogatszámítás... 88 Szövegfüggvények... 89 AZONOS... 89 BAL... 90 CSERE... 90 ÉRTÉK... 90 FIX... 91 FORINT... 91 HELYETTE... 92
TARTALOM 7 HOSSZ... 92 JOBB... 92 KARAKTER... 93 KISBETŰ... 93 KÓD... 93 KÖZÉP... 93 NAGYBETŰS... 94 ÖSSZEFŰZ... 94 SOKSZOR... 94 SZÖVEG... 95 SZÖVEG.KERES... 95 SZÖVEG.TALÁL... 96 TISZTÍT... 97 TNÉV... 97 TRIM... 97 T... 97 Logikai függvények... 98 ÉS... 99 HA... 99 HAMIS... 100 IGAZ... 100 NEM... 100 VAGY... 101 9. Lecke Logikai függvények... 101 Információs függvények... 102 CELLA... 102 DARABTELI... 103 DARABÜRES... 104 HIÁNYZIK... 104 HIBA... 104 HIBA.TÍPUS... 105 HIBÁS... 105
8 TARTALOM HIVATKOZÁS... 105 INFÓ... 105 ISEVEN... 106 ISODD... 107 LOGIKAI... 107 N... 107 NEM.SZÖVEG... 107 NINCS... 108 SZÁM... 108 SZÖVEG.E... 108 TÍPUS... 108 ÜRES... 109 Dátum- és időműveletek... 109 DÁTUM... 110 DÁTUMÉRTÉK... 110 EDATE... 111 EOMONTH... 111 ÉV... 112 HÉT.NAPJA... 112 HÓNAP... 112 IDŐ... 113 IDŐÉRTÉK... 113 MA... 113 MOST... 114 MPERC... 114 NAP... 114 NAP360... 114 NETWORKDAYS... 115 ÓRA... 116 PERC... 116 WEEKNUM... 116 WORKDAY... 117
TARTALOM 9 YEARFRAC... 117 10. Lecke Dátumfüggvények... 118 Pénzügyi számítások... 121 ACCRINT... 122 ACCRINTM... 123 AMORDEGRC... 124 AMORLINC... 125 BMR... 126 11. Lecke Tömbhivatkozás... 126 COUPDAYBS... 127 COUPDAYS... 128 COUPDAYSNC... 129 COUPNCD... 130 COUPNUM... 130 COUPPCD... 131 CUMIPMT... 132 CUMPRINC... 133 DISC... 133 DOLLARDE... 134 DOLLARFR... 135 DURATION... 135 ÉCSRI... 136 EFFECT... 137 FVSCHEDULE... 137 INTRATE... 138 JBÉ... 138 KCS2... 139 KCSA... 140 LCSA... 141 MDURATION... 141 MEGTÉRÜLÉS... 142 MÉ... 143
10 TARTALOM NMÉ... 144 NOMINAL... 145 ODDFPRICE... 145 ODDFYIELD... 146 ODDLPRICE... 147 ODDLYIELD... 148 PER.SZÁM... 149 PRÉSZLET... 150 PRICE... 151 PRICEDISC... 152 PRICEMAT... 153 RÁTA... 154 RECEIVED... 155 RÉSZLET... 155 RRÉSZLET... 156 SYD... 157 TBILLEQ... 157 TBILLPRICE... 158 TBILLYIELD... 159 XIRR... 159 XNPV... 160 YIELD... 161 YIELDDISC... 162 YIELDMAT... 163 12. Lecke Törlesztőrészlet... 163 Mátrix függvények... 165 CÍM... 165 FKERES... 166 HIPERHIVATKOZÁS... 167 HOL.VAN... 167 INDEX... 169 INDIREKT... 170
TARTALOM 11 KERES... 171 KIMUTATÁSADATOT.VESZ... 173 OFSZET... 173 OSZLOP... 174 OSZLOPOK... 174 SOR... 174 SOROK... 175 TERÜLET... 175 TRANSZPONÁLÁS... 175 VÁLASZT... 176 VKERES... 176 Statisztikai függvények... 177 ÁTL.ELTÉRÉS... 178 ÁTLAG... 178 BÉTA.ELOSZLÁS... 179 BINOM.ELOSZLÁS... 179 CSÚCSOSSÁG... 180 DARAB... 180 DARAB2... 181 ELŐREJELZÉS... 181 EXP.ELOSZLÁS... 182 F.ELOSZLÁS... 183 F.PRÓBA... 183 FERDESÉG... 184 FISHER... 184 GAMMA.ELOSZLÁS... 184 GAMMALN... 185 GYAKORISÁG... 185 13. Lecke Tömbképletek... 186 HARM.KÖZÉP... 187 HIPERGEOM.ELOSZLÁS... 187 INVERZ.BÉTA... 188
12 TARTALOM INVERZ.FISHER... 189 INVERZ.F... 189 INVERZ.GAMMA... 190 INVERZ.KHI... 190 INVERZ.LOG.ELOSZLÁS... 191 INVERZ.NORM... 191 INVERZ.STNORM... 192 INVERZ.T... 192 KHI.ELOSZLÁS... 193 KHI.PRÓBA... 193 14. Lecke Homogenitásvizsgálat... 194 15. Lecke Függetlenségvizsgálat... 196 KICSI... 197 KORREL... 197 KOVAR... 198 KRITBINOM... 198 KVARTILIS... 199 LIN.ILL... 199 LOG.ELOSZLÁS... 202 LOG.ILL... 202 MAX... 203 MEDIÁN... 204 MEGBÍZHATÓSÁG... 204 MEREDEKSÉG... 205 MÉRTANI.KÖZÉP... 205 METSZ... 206 MIN... 206 MÓDUSZ... 206 NAGY... 207 NEGBINOM.ELOSZL... 207 NORM.ELOSZL... 208 NORMALIZÁLÁS... 208
TARTALOM 13 NÖV... 209 PEARSON... 210 PERCENTILIS... 210 POISSON... 211 RÉSZÁTLAG... 212 RNÉGYZET... 212 SORSZÁM... 213 SQ... 213 STHIBAYX... 214 STNORMELOSZL... 214 SZÁZALÉKRANG... 214 SZÓRÁS... 215 SZÓRÁSP... 215 T.ELOSZLÁS... 216 T.PRÓBA... 216 TREND... 217 VALÓSZÍNŰSÉG... 218 VARIÁCIÓK... 219 VAR... 220 VARP... 220 WEIBULL... 220 Z.PRÓBA... 221 Műszaki függvények... 221 BESSELI... 221 BESSELJ... 222 BESSELK... 222 BESSELY... 223 BIN2DEC... 223 BIN2HEX... 223 BIN2OCT... 224 COMPLEX... 225 CONVERT... 225
14 TARTALOM DEC2BIN... 226 DEC2HEX... 227 DEC2OCT... 228 DELTA... 228 ERF... 229 ERFC... 229 GESTEP... 229 HEX2BIN... 230 HEX2DEC... 231 HEX2OCT... 231 IMABS... 232 IMAGINARY... 232 IMARGUMENT... 232 IMCONJUGATE... 233 IMCOS... 233 IMDIV... 233 IMEXP... 234 IMLN... 234 IMLOG10... 234 IMLOG2... 235 IMPOWER... 235 IMPRODUCT... 236 IMREAL... 236 IMSIN... 236 IMSQRT... 237 IMSUB... 237 IMSUM... 237 OCT2BIN... 238 OCT2DEC... 238 OCT2HEX... 239 SQRTPI... 239 Egyéni függvények... 240
TARTALOM 15 16. Lecke Adószámítás... 240 KERESÉS, ÖSSZEGZÉS... 243 Keresés varázslóval... 245 Feltételes összegzés... 247 STATISZTIKAI ADATELEMZÉS... 248 Egytényezős varianciaanalízis... 249 17. Lecke Egytényezős varianciaanalízis... 251 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel... 251 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül... 252 Korrelációanalízis... 252 18. Lecke Többváltozós korreláció... 253 Kovarianciaanalízis... 254 Leíró statisztika... 255 Exponenciális simítás... 257 Fourier-analízis... 258 Hisztogram... 258 Mozgóátlag... 260 19. Lecke Mozgóátlag... 261 Véletlenszám-generálás... 262 Rangsor és százalékos rangsor... 264 Regresszió... 264 Mintavétel... 266 Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre... 268 Kétmintás párosított t-próba a várható értékre... 268 Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél... 269 Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél... 269 Kétmintás z-próba a várható értékre... 270 Problémamegoldás és célérték-keresés... 271 Célérték-keresés... 271 20. Lecke Célérték keresés... 271
16 TARTALOM Adattábla alkalmazása több érték meghatározására... 273 Egyváltozós adattáblák... 274 21. Lecke Egyváltozós adattábla... 274 Kétváltozós adattáblák... 275 Esetek elemzése... 277 Összetett esetek megoldása... 281 A Solver kezelése... 282 A Solver jelentései... 288 22. Lecke A legolcsóbb szállítási útvonal meghatározása. 290 IRODALOM... 296
ELŐSZÓ 17 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2003-as (vagyis 11.0-ás) változata, mint a Microsoft Office 2003 tagja, ismét könnyebben kezelhető a korábbi változatnál, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A program a Microsoft Office 2003 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. A Microsoft Office 2003 alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett. A Microsoft Office Excel 2003-as változatában továbbfejlesztették a web elérésére, vagyis Internetes állományok kezelésére és a csoportos munkára, valamint az adatbiztonságra, védelemre vonatkozó parancsokat. Ismét módosítottak a kezelői felületen. A menüsorok az ikonos eszköztárakhoz hasonlóan testre szabhatók. A Microsoft Office 2003-ban bármelyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, legördülő menükkel, újabb ikonokkal láthatjuk el. A képletek hivatkozásai az eddigieknél sokkal könnyebben módosíthatók (minden tartományt más színű szegély jelez a munkalapon). A legnagyobb jelentőségű újítás a munkaablakok megjelenése, amelyek gyorsabban és könnyebben végrehajthatóvá teszik a leggyakrabban használt műveleteket, de újabb funkciókkal gyarapodott a csoportos munkavégzés eszköztára, a grafikai alkalmazások köre és a képle-
18 ELŐSZÓ tek szerkesztése is. Új formázási lehetőségek jelentek meg (ferde szöveg, és szegély, cellák egyesítése stb.). A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb megismerésében. A Microsoft Office Excel 2003 Alapok című kötetben írtuk le a program futtatásával kapcsolatos alapvető tudnivalókat. A többi kötet már feltételez bizonyos a korábbi kötetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az Alapok kötetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2003 magyar nyelvű változatának számolótáblákkal, adatérvényesítéssel, függvényekkel kapcsolatos összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, melyet rengeteg mintapéldával egészítettünk ki. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mellett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a felhasználók az Excel mellett megjelenített ablakban a táblázatkezelői munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ablakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg nagyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista meg-
ELŐSZÓ 19 felelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Az ismertetést több remélem minden szükséges helyen példa támasztja alá. Néhol szükségét éreztük ennél bővebb kifejtését is a legfontosabb műveleteknek. Ezeket gyorstalpalókban tettük meg, melyekre a mellékelt ábra hívja fel a figyelmet. A gyorstalpalók a feladatok megoldását lépésről-lépésre mutatják be. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 95, illetve NT (2000, XP) operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2004. november Köszönettel a szerző.
MUNKALAPFÜGGVÉNYEK 20 SZÁMOLÓTÁBLÁK Az Excel leggyakrabban használt dokumentumain, a munkalapokon sokféle objektumot (képet, diagramot stb.) elhelyezhetünk, de a legfontosabb funkciója a számolótáblaként való alkalmazás. Mint láttuk, a táblázat oszlopokból és sorokból álló alakzat, melyek metszéspontjaiban találhatók a cellák. Ezeket a legkülönbözőbb számításokhoz használhatjuk fel, akár úgy is, hogy az egyes cellákba vitt alapadatok megváltoztatását automatikusan kövesse az eredmények kiszámítása, majd kiértékelése. A táblázatot alkotó cellákkal kapcsolatos alapvető tudnivalókkal, az adatbevitellel az előző fejezetben foglalkoztunk. Ebben a fejezetben ismertetjük az adatbevitel pontosságát fokozó eljárásokat, a cellák hivatkozási rendszerét, elnevezésüket és bevonásukat számítási műveletekbe. E számítási műveletek során felhasználhatjuk az Excel több mint 300 beépített függvényét, de készíthetünk saját függvényeket is, amelyeket beépíthetünk képleteinkbe. Adatok érvényesítése Ha a munkafüzet nem közös használatú, akkor a hibátlan adatbevitel érdekében meghatározhatjuk az egyes cellákba vagy cellatartományokba írható adatok érvényességi körét. Megszabhatjuk, hogy az adatok bizonyos típusúak legyenek, például egész számok, tizedes számok vagy szöveg, és (alsó-felső) határt szabhatunk az érvényesen beírható adatoknak, megadhatjuk az érvényes bejegyzések listáját, vagy korlátozhatjuk a beírandó karakterek számát. Képletet alkalmazhatunk annak figyelésére, hogy egy beírt adat egy másik cellában végzett számítás alapján érvényesnek tekinthető-e. Például ellenőrizhetjük, hogy egy számla értékének beírásakor a számlák összege nem haladja meg a költségvetésben biztosított keretet, vagy egy fizikai számításokat alkalmazó munkalap sűrűség
SZÁMOLÓTÁBLÁK 21 adatainak bevihető értékeit a reális határok közé szoríthatjuk stb. A munkalapot az adatok beírása és kiszámolása után is megvizsgálhatjuk, megkereshetjük és kijavíthatjuk a hibás adatokat. A megosztott munkafüzeteknél a korlátozás alá eső cellákba beírhatunk adatokat, és megnézhetjük a korlátozások hatását, de nem módosíthatjuk a korlátokat, és a munkafüzet megosztásának megszüntetése nélkül új korlátokat sem állíthatunk. 1. ábra Az Adatok menü Érvényesítés parancsával meghatározhatjuk az egyes cellákban vagy cellatartományokban megengedhető adatokat, korlátozhatjuk az adatbevitelt egy adott típusra, például egész számokra, decimális számokra vagy szövegre és megszabhatjuk az érvényes bevitel határértékeit. Alapértelmezés szerint az érvényességi feltétel nincs korlátozva, azaz bármilyen értéket bevihetünk. Megadhatjuk azt is, hogy a korlátozásoknak nem megfelelő érték bevitelének megkísérlésekor milyen figyelmeztető vagy hibaüzenetet adjon a rendszer. Az Adatok/Érvényesítés parancsra az 1. ábra szerinti párbeszédpanel jelenik meg. Az Adatok érvényesítése párbeszédpanelen megadható és látható beállítások a Megengedve és a Jelleg mezők aktuális értékétől függően eltérőek lehetnek.
22 SZÁMOLÓTÁBLÁK Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Beállítások lapján adjuk meg a munkalapon kijelölt cellák adatbevitelének korlátozásához szükséges adatérvényesítési beállítást. A változtatás a többi azonos beállítású cellára is érvényes jelölőnégyzet bejelölésével a munkalapnak azokon a celláin is alkalmazhatjuk a beállításokat, amelyek a kijelölt cellákkal megegyező adatérvényesítési beállításokkal rendelkeznek. Ha a párbeszédpanel Figyelmeztető üzenet és Hibaüzenet lapjait nem töltjük ki, akkor érvénytelen, a korlátozási feltételeknek nem megfelelő érték bevitelének megkísérlése esetén az Excel a 2. ábra szerinti hibaüzenetet jeleníti meg. Ekkor az Újra nyomógombra kattintás után ismét megkísérelhetjük a bevitelt. A munkalapon dolgozó felhasználó teljes tájékozatlanságának csökkentése érdekében célszerű az üzenetekben megadni az elfogadható értéket (illetve értéktartományt) is, különben előfordulhat, hogy sohasem kapunk megfelelő bevitelt. 2. ábra A beállítható adatkorlátozások típusait és azok függvényében megadható korlátozásokat egyenként ismertetjük. Korlátozás nélküli bevitel Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Beállítások lapjának Megengedve listáján a Bármilyen érték elemet kiválasztva a program nem korlátozza az érvényesen beírható értékeket. Az érvényes bejegyzések korlátozása nélkül tetszőleges értéket bevihetünk. Az összes törlése nyomógomb törli az Adatok érvényesítése párbeszédpanel mindhárom panellapjának beállításait. A beállítások visszavonásához kattintsunk a Mégse nyomógombra. Ezzel a még nem érvényesített korlátozásokat, üzenetek beállí-
SZÁMOLÓTÁBLÁK 23 tását vonjuk vissza. Az összes törlése nyomógombbal a kijelölt cellákról eltávolíthatjuk a korábbi korlátozásokat. Ha a beállított adatkorlátozásokat és üzeneteket a cella tartalmával és formátumaival együtt szeretnénk eltávolítani, akkor a cellák kijelölése után adjuk ki a Szerkesztés menü Tartalom törlése Mindent parancsát. Egész szám korlátozás Az Adatok érvényesítése panel Megengedve listáján a Teljes szám listaelem választása a bevitelt az egész számokra szűkíti le. A Jelleg mezőben a Megengedve mezőben kiválasztott adatérvényesítési beállításnak megfelelő korlátozó műveletek közül választhatunk. Jelöljünk ki egy műveletet, majd a következő mezőkben töltsük ki a beállításokat. A mezők száma és a beállítási lehetőségek a Jelleg mezőben kiválasztott elemtől is függnek (lásd alább). Megjelenhet például az Érték, Minimum (alsó határérték), Maximum (felső határérték) mező, amelybe írjuk be azt a számot, amellyel az összehasonlító műveletet el szeretnénk végezni. Jelöljük be az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet, ha megengedjük, hogy a cellák üresen maradjanak. Ekkor a program letiltja a hibaüzenetet, ha üresen marad egy olyan cella, amelynek érvényessége hivatkozásokhoz vagy képletekhez kötött. Ha töröljük a jelet, akkor az üres cellákat érvénytelennek tekintjük. Az adatok érvényességének műveletei A Megengedve listán kiválasztott elemtől függően és a Jelleg mezőben a következő vizsgálatok választhatók ki: Művelet a következők között van nincs a következők között Beállítások Az engedélyezett érték nagyobb vagy egyenlő a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél, és kisebb vagy egyenlő a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb, mint a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt érték, illetve nagyobb, mint a
24 SZÁMOLÓTÁBLÁK Művelet egyenlő nem egyenlő nagyobb, mint kisebb, mint nagyobb vagy egyenlő kisebb vagy egyenlő Beállítások Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt érték. A bevitelre engedélyezett érték egyenlő az Érték, Hossz, Dátum vagy Idő mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték nem egyenlő az Érték, Hossz, Dátum vagy Idő mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték nagyobb a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték nagyobb vagy egyenlő a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb vagy egyenlő a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értéknél. Tizedestört korlátozás Ha a Megengedve mezőben a Tizedestört elemet választjuk ki, akkor a cellákba bevihető értékek csak számok vagy tizedes törtek lehetnek. Adjuk meg a Jelleg listában kiválasztva a végrehajtandó vizsgálatot, majd töltsük ki a beállításokat. Az Érték, Minimum és Maximum mezőbe írjuk be azt a számot, amellyel a műveletet el szeretnénk végezni. Az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet jelöljük be, ha megengedjük, hogy a cellák üresen maradjanak. Lista korlátozás A Lista korlátozással az érvényes bejegyzéseket egy listában adhatjuk meg. A Forrás mezőben adjuk meg hivatkozást a munkafüzet-
SZÁMOLÓTÁBLÁK 25 nek arra a tartományára, ahová az elfogadható bejegyzéseket írtuk. Beírhatunk egy névre hivatkozást, vagy a lista tagjait pontosvesszővel elválasztva soroljuk fel (például alma; körte; málna). A tartományt megadhatjuk a mező jobb oldalán látható ikonra kattintással elrejtett párbeszédpanel mellett, a munkalapon kijelölve is (lásd a 3. ábrát). 3. ábra Jelöljük be a Legördülő lista jelölőnégyzetet, ha a cellára kattintáskor legördítő nyilat szeretnénk megjeleníteni. A felhasználó az adat beírásához erre a legördítő nyílra kattintva listát jeleníthet meg az érvényes adatokkal, ahonnan a megfelelő elemet 4. ábra kiválaszthatja (lásd a 4. ábrát). Ha a jelölőnégyzet töröljük, akkor a legördülő lista nem jelenik meg.
26 SZÁMOLÓTÁBLÁK Dátum korlátozás Ha a Dátum listaelemet választjuk a Megengedve listáról, akkor a kijelölt cellákba csak dátum típusú értéket lehet bevinni. A megadható dátumértékek szigorítását a 5. ábra fentebb leírt módon végezzük (lásd Az adatok érvényességének műveletei című részt). Az aktuális cellában található érték az alapértelmezett Kezdő dátum, de azt cellahivatkozással vagy egy dátumérték beírásával is megadhatjuk. Ugyanígy adjuk meg a Befejező dátum mezőt is. Ha nem dátumot tartalmazó mezőre hivatkozunk, vagy elrontjuk a mezőbe írást, akkor a program hibaüzenetet ad (lásd az 5. ábrát). Idő korlátozás Ha az Idő listaelemet választjuk a Megengedve listáról, akkor a kijelölt cellákba csak dátum típusú értéket lehet bevinni. A megadható időpont értékek szűkítését a fentebb leírt módon végezzük (lásd Az adatok érvényességének műveletei című részt). Az aktuális cellában található érték az alapértelmezett Kezdő időpont (a megengedett legkorábbi időpont), de azt cellahivatkozással vagy egy dátumérték beírásával is megadhatjuk. Ugyanígy adjuk meg a Befejező időpont (a bevitelre megengedett legkésőbbi időpont) mezőt is. Ha nem időt tartalmazó mezőre hivatkozunk, vagy elrontjuk a mezőbe írást, akkor a program hibaüzenetet ad. Szöveghossz korlátozás A Szöveghossz korlátozási lehetőséggel a cellába bevihető karakterek számát adhatjuk meg. A Minimum mezőben adjuk meg, hogy legalább hány karaktert kell bevinni a cellába. A Maximum mezőbe írjuk be a művelet elvégzéséhez a legnagyobb számot (felső határértéket). A program e mezők helyes kitöltésére is ügyel, mindaddig a 6. ábra szerinti hibaüzenetet jeleníti meg, amíg megfelelő értéket
SZÁMOLÓTÁBLÁK 27 nem viszünk be. Ehhez hasonlóan működnek a munkalapon azok a korlátozások, amelyeket mi állítunk be. 6. ábra Egyéni korlátozások A Megengedve listában szereplő Egyéni elem a korlátozás módját meghatározó Képlet beírását, kifejezés használatát engedi meg, illetve azt, hogy másik cellában levő számításra hivatkozzunk az érvényes bejegyzések meghatározásához. A Képlet mezőbe írjuk az egyenlőségjellel (=) kezdett képletet. A képlet eredménye a logikai IGAZ vagy HAMIS érték legyen. A cellabejegyzés akkor érvénytelen, ha a kiértékelt képlet a HAMIS logikai értéket adja eredményül. A képletben nem alkalmazhatunk tömbállandókat és másik munkalapra hivatkozást (helyette viszont hivatkozhatunk olyan cellára, amely másik munkafüzetre, illetve munkalapra hivatkozik). Figyelmeztető üzenetek beállítása Ha igazán használható módon akarjuk alkalmazni az adatok érvényesítését, akkor a felhasználót időben értesítjük arról, hogy korlátozott adatbevitelű cellához érkezett és ilyenkor mi a teendő (lásd a 7. ábrát). A megjelenített figyelmeztető üzenet egérrel húzva áthelyezhető és legközelebb az így kijelölt helyen jelenik meg. Az Adatok érvényesítése panel Figyelmeztető üzenetek lapján adjuk meg, milyen üzenet jelenjen meg akkor, ha a korlátozott cellába lépünk (lásd a 8. ábrát). A Cím mezőben címet adhatunk annak a 7. ábra figyelmeztető üzenetnek, ami akkor jelenik meg, ha a felhasználó az adott cellát kijelöli. A mezőt
28 SZÁMOLÓTÁBLÁK nem kötelező kitölteni. A cím félkövér betűkkel jelenik meg az üzenetben, és maximum 32 karakterből állhat. 8. ábra A Figyelmeztetés mezőbe írjuk a cellába lépéskor megjelenő üzenet szövegét. A figyelmeztető és hibaüzenetek a többi adatérvényesítési jellemzővel együtt a másolt vagy mozgatott cellákra is érvényesek lesznek. Hibajelzés beállítása A nem a korlátozó feltételeknek megfelelő adatbevitel megkísérlése, vagyis ilyen tartalmú cella elhagyásának megkísérlése esetén a program ha beállítottuk hibaüzenetet ad (lásd a 9. ábrát). 9. ábra Érdemes beállítani, mert e nélkül a felhasználó nem tudja meg, hogy miért nem léphet tovább az aktuális cellából és ha a figyel-
SZÁMOLÓTÁBLÁK 29 meztető üzenetet is mellőztük, akkor nehezen találhatja ki a megfelelő, engedélyezett beviteli értéket. 10. ábra Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Hibajelzés lapján adjuk meg, milyen üzenet jelenjen meg akkor, ha a korlátozott cellát hibás tartalom bevitele mellett akarunk elhagyni (lásd a 10. ábrát). Az Érvénytelen adat beírásakor hibaüzenet jelenjen meg jelölőnégyzet bekapcsolt állapotában jelenik meg a következő módon megadott hibaüzenet: A Stílus listában határozzuk meg, hogy az érvénytelen adat bevitelekor megállás, figyelmeztetés vagy egyszerű információ kijelzés történjen. A Megállás stílus kiválasztása esetén a hiba előfordulásakor nem hagyhatjuk el a cellát mindaddig, amíg a hibát ki nem javítottuk (lásd a 9. ábrát). 11. ábra
30 SZÁMOLÓTÁBLÁK A javításhoz a hibaüzenetet megjelenítő párbeszédpanel Újra nyomógombját nyomjuk meg. Ha a Mégse nyomógombra kattintunk, akkor a cella tartalma marad a hibás bevitel megkísérlése előtti állapotban (lásd a 11. ábrát). A Figyelmeztetés stílusú hibaüzenet az Igen nyomógombra kattintás után engedélyezi az érvénytelen adat bevitelét, a Nem választása után még javíthatunk. Az Információ stílusú hibaüzenet csak értesít a hibáról, javításra nincs közvetlen módunk (lásd a 12. ábrát). A javításhoz ez esetben ismét be kell lépni a korlátozott cellába. A Mégse nyomógombbal itt is a bevitel előtti állapotot állítjuk vissza. 12. ábra Mindhárom stílusú korlátozó feltételhez kapcsolódó üzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Hibajelzés lapjának Hibaüzenet mezőjében adjuk meg. A hibaüzenet legfeljebb 255 karaktert tartalmazhat. Az üzenetbe új sort az Enter billentyűvel kezdhetünk. Ha az Office Segéd a képernyőn látható, akkor az üzenet az Office Segéd buborékjában jelenik meg (lásd a 13. ábrát). 13. ábra
SZÁMOLÓTÁBLÁK 31 1. Lecke Egyéni korlátozások Ebben a gyorstalpalónkban a cellabejegyzések érvényességének meghatározását képlettel végezzük. Példánkban egy kiszolgáló raktár készletének figyelése alapján engedélyezzük a kiadható mennyiséget. A raktár adatai a munkalapon szerepelnek (lásd a 14. ábrát). Figyelembe veszünk egy 10 darabos biztonsági tartalékot is. A B C D E F 1 Igények Készlet 2 1. Bolt 16 Vas utcai raktár 22 3 2. Bolt 6 Rák utcai raktár 33 4 3. Bolt 3 Összesen: 55 5 4. Bolt 12 6 5. Bolt 31 7 Összesen: 14. ábra 1. Vigyük be az alapadatokat (lásd a 14. ábrát). 2. Jelöljük ki a korlátozni kívánt (B2:B6) cellákat. 3. Adjuk ki az Adatok menü Érvényesítés parancsát, majd válaszszuk a Beállítások lapot. 4. A Megengedve mezőben válasszuk az Egyéni listaelemet. 5. A Képlet mezőbe írjunk be a feltételünket leíró, logikai értéket (IGAZ vagy HAMIS) adó képletet: =F7-4-SZUM(B5:B10)>0. A cellabejegyzés érvénytelen lesz, ha a képlet a HAMIS logikai értéket adja eredményül, azaz az összegzett igények meghaladják a 10 darabbal csökkentett raktárkészletet. 6. Az üresen maradt cellákat kezeljük úgy, mintha értékük nulla lenne. Ehhez töröljük az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet. 7. Adjuk meg az adatbevitelkor képernyőre írandó magyarázó üzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Figyelmeztető üzenet lapján, és kapcsoljuk be A cella kijelölésekor figyelmeztetés jelenjen meg jelölőnégyzetet.