Árubeszerzési szerződés

Átírás

1 Árubeszerzési szerződés amely létrejött egyrészről a Komárom-Esztergom Megyei Kormányhivatal (a továbbiakban: Hivatal ) Székhelye: 2800 Tatabánya, Fő tér 4. Képviseli: Czunyiné Dr. Bertalan Judit Bankszámlaszám: Adószám: Telefon/fax: 34/ ; 34/ másrészről a(z) Sodexo Pass Hungária Kft. (a továbbiakban: Sodexo ) Székhelye: 1134 Budapest, Róbert Károly krt Képviseli: Szabó András értékesítési vezető Cégjegyzékszám: Adószám: Bankszámlaszám: (ING Bank) között. Preambulum Ajánlatkérő Hivatal - a közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. törvény ( Kbt. ) rendelkezései szerint hirdetmény közzététele nélküli, közösségi, sürgősségi közbeszerzési eljárás keretében ajánlattételi felhívást adott ki: Komárom-Esztergom Megyei Kormányhivatal, valamennyi dolgozója számára, cafetéria keretében február, március, április hónapra biztosítandó melegétel-utalvány beszerzésére eredményeként írják alá. Jelen szerződés a Hivatal, mint ajánlatkérő és a Sodexo, mint nyertes ajánlattevő között jön létre, figyelemmel arra, hogy a március 11. napján megtartott eredményhirdetésen a Hivatal a Sodexot hirdette ki nyertesnek. A fentiekre tekintettel a felek megállapodnak abban, hogy a Sodexo által forgalmazott szolgáltatási utalványok értékesítésében, felhasználásában együttműködnek, és ennek érdekében az alábbi szerződési feltételekben állapodnak meg. I. A szerződés tárgya, mennyisége, a teljesítés helye és a szállítási határidő 1. A szerződés tárgya: A év február, március, április hónapra vonatkozó, a Kormányhivatal munkavállalóinak biztosítandó melegétel utalványok beszerzése árubeszerzési szerződés keretében. A Sodexo vállalja, hogy a Hivatal részére, annak megrendelése alapján, igény szerinti értékben, szolgáltatási utalványokat biztosít, a jelen szerződés elválaszthatatlan részét képező 1. számú Mellékletben megjelölt feltételekkel. A felek tudomásul veszik, hogy jelen szerződés és az 1. számú melléklet kizárólag együtt érvényes. A Sodexo, a Hivatal részére, a szerződés megkötésével egyidejűleg Vevőkódot ad, amelynek feltüntetése minden, a Sodexo részére küldendő dokumentumon szükséges. A Sodexo által adott Vevőkód: A szállítandó mennyiség az ajánlatkérő által előzetesen megküldött összesítés 1

2 és címletezés szerint történik. Az étkezési jegyek mindegyikének névértéke: 500,- Ft. 3. A teljesítés (szállítás) helye: Komárom-Esztergom Megyei Kormányhivatal (2800 Tatabánya, Fő tér 4.) 219-es szoba. 4. A szállítási határidő: A jelen szerződés megkötéstől számított legfeljebb 10 (tíz) naptári nap, azzal, hogy a februárban esedékes, márciusban szállítandó utalvány-mennyiség kiszállítására legkésőbb március 17. napjának órájáig kerüljön sor, a megfelelő, vagyis az ajánlatkérő által előzetesen küldött címletezés szerint. Az ajánlatkérő kötelezi magát arra, hogy a szállítási határidőt megelőző 5 (öt) napon belül a februárban esedékes, márciusban szállítandó utalványok vonatkozásában 2 (kettő) munkanapon belül - elküldi azon listát, amely alapján a névre szóló címletezést el kell végezni. Ennek megfelelően a listán szereplő nevekhez tartozó megfelelő összegű étkezési utalványokat kell külön, név szerint borítékolva szállítani. A Hivatal előteljesítést elfogad, de részteljesítést nem köteles elfogadni. Sodexonak a szállítás pontos időpontjáról legalább 1 (egy) munkanappal előbb értesíteni kell a Hivatalt. II. A Sodexo kötelezettségei, szolgáltatásai és azok feltételei. 1. Kiszállítás: a Sodexo a Hivatal megrendeléseit, a Hivatal által előzetesen megadott átvételi napra, kiszállítási címekre az étvételre megnevezett személyek részére teljesít. A teljesítést (a kiszállítás megtörténtét) a Hivatal átvételi elismervénnyel igazolja. 2. Egyedi borítékolás: A Sodexo vállalja, hogy a Hivatal részére a megrendelt utalványokat a megrendelésben foglaltak szerinti értékben és címletekben borítékolja. 3. Expressz teljesítés: A Sodexo lehetőséget biztosít az egyedi borítékolt utalványok megrendelése esetén express teljesítésre az alábbi feltételekkel. Express teljesítést, a Sodexo abban az esetben teljesít, amennyiben az ilyen irányú megrendelésre a kizárólag az erre a célra szolgáló és a Sodexo által biztosított, elektronikus megrendelő formátumon (e-formátum) kerül sor, annak visszaküldésével. Az e-formátumot az expressmegrendelo@sodexopass.hu címre kell visszaküldeni. Az express teljesítésre vonatkozó megrendelésnek adott munkanap óráig kell beérkeznie a Sodexo-hoz, amennyiben ezen időpont után érkezik az igény az ilyen megrendelésre, abban az esetben a megrendelés dátuma, automatikusan a következő munkanap lesz. Az e körbe tartozó megrendeléseken, a díjbekérő kiküldését követően, módosítani nem lehet. Express rendelés estén a Sodexo vállalja, hogy a kiszállítás 3 (három) munkanapon belül megtörténik. 4. Személyre szabás: egyedi borítékolás igénylése esetén a Sodexo a Hivatal részére a megrendelt utalványok fedőlapján a Hivatal által kért adatokat feltünteti, a jelen szerződés V.1. pontjában foglaltak figyelembe vételével. 5. Egységboríték: A Sodexo által meghatározott címletekben összeállított, az adómentes határnak megfelelő összegű, utalványokat tartalmazó boríték. 2

3 6. Személyes átvétel: Sodexo lehetőséget biztosít a megrendelt utalványok személyes átvételére. Az utalványok átvétele kizárólag azon személyes átvételi pontokon lehetséges, melyek Sodexo honlapján megtalálhatóak. A személyes átvételi pontokról, és azok változásairól a Hivatal folyamatosan tájékozódhat Sodexo honlapján. Az átvétel helyeként választott személyes átvételi pontot a megrendelő lapon szükséges feltüntetni. 7. Csere: Sodexo a Vevő kérésére, a szolgáltatási utalványokat legkésőbb az érvényességi határidő elteltét követő 90 napon belül díj fejében cseréli. Ezen határidő lejáratát követően az utalványok cseréjére nincs lehetőség. Sodexo kizárólag a Hivatal által sorba rendezett utalványok sorszámairól készült jegyzőkönyv kíséretében, azonos szolgáltatási utalványra cserél. Sodexo a csere díjáról számlát állít ki. Az utalványok cseréje Sodexo számláján való jóváírást követő 15 munkanapon belül történik meg. 8. Visszaváltás: Sodexo a Hivatal kérésére, a szolgáltatási utalványokat legkésőbb az érvényességi határidő leteltét követő 90 napon díj fejében visszaváltja. Ezen határidő lejártát követően, az utalványok visszaváltása nem igényelhető. Minimumdíj alatti visszaváltás nem igényelhető. Sodexo kizárólag a Hivatal által sorba rendezett utalványok sorszámairól készült jegyzőkönyv kíséretében váltja vissza a szolgáltatási utalványokat. A díjjal csökkentett ellenértéket a beérkezéstől számított 15 munkanapon belül banki átutalással Sodexo a Hivatal részére kiegyenlíti. 9. Beváltás: Sodexo garantálja a szolgáltatási utalványok beváltásának lehetőségét a szolgáltatási utalványokon feltüntetett érvényességi időn belül, Sodexo beváltó partnereiből álló elfogadóhely-hálózatban. Az érvényességi idő lejártát követően az utalványok beváltására, felhasználására nincs lehetőség. Az elfogadóhely-hálózatról, annak változásairól, a Hivatal folyamatosan tájékozódhat Sodexo honlapján. 10. Sodexo szavatol azért, hogy a leszállított utalványok a szerződés teljesítés időtartama alatt biztosítják a hatályos személyi jövedelemadó törvény szerinti felhasználási cél jogszabályoknak és a szerződés szerinti céloknak megfelelő felhasználását, valamint szavatol azért, hogy az utalványok december 31. napjáig beválthatók. III. A szolgáltatási utalványok vásárlási feltételei. 1. A Hivatal, a Sodexo szolgáltatását, Sodexo által rendelkezésére bocsátott megrendelő lap kitöltésével és ennek faxon vagy en történő elküldésével rendeli meg. 2. Sodexo a szolgáltatások ellenértékéről számlát állít ki a Hivatal részére, amelynek végösszege tartalmazza a szolgáltatási utalványok névértékét, valamint a feltüntetett díjak összegét, és a díjak után fizetendő ÁFÁ-t. IV. A hivatal kötelezettségei, fizetési, átvételi feltételek. 1. A Hivatal a megrendelt szolgáltatási utalványok ellenértékét banki átutalással egyenlíti ki, oly módon, hogy az ellenérték legkésőbb az 1. számú mellékletben meghatározott fizetési határidő napján, a Sodexo bankszámláján jóváírásra kerüljön, ekkor minősül a fizetés teljesítettnek. 3

4 2. A Hivatal vállalja, hogy minden megrendelésének ellenértékét külön utalja, pontos végösszeggel. A Hivatal vállalja, hogy az átutalás közlemény rovatát Sodexo által megjelölt módon tölti ki. 3. A Hivatal elfogadja, hogy a Sodexo a megrendelést, banki átutalással történő fizetés esetén az 1. számú Mellékletben meghatározott átfutási és fizetési határidő figyelembe vételével teljesíti. 4. A Szállító köteles az utalványokat a szerződésben kikötött feltételeknek megfelelően leszállítani. A szállítandó utalványok Megrendelő általi átvételéig a Szállító viseli a kárveszélyt. 5. A Szállító köteles olyan csomagolásról gondoskodni, amely az utalványokat a szerződésben megadott rendeltetési helyére való szállítás során előforduló sérülésektől vagy értékcsökkenéstől megóvja. 6. A hivatal a kiszállítást követő átvételről, átvételi elismervényt ír alá, és ad át. V. Adatok felhasználása, a szerződés nyilvánossága. 1. A Megszemélyesítési szolgáltatás igénybevétele esetén a Hivatal, mint adatkezelő a Hivatal munkavállalóinak juttatandó és Sodexo-tól megvásárlandó utalványoknak a munkavállalók részére történő kiosztását és nyilvántartását elősegítendő ezúton megbízza a Sodexo-t, mint adatfeldolgozót, hogy az utalványokat tartalmazó borítékokat a munkavállalók nevével és a beazonosításhoz még esetlegesen szükséges más munkavállalói adatokkal személyesítse meg, valamint, hogy az ezekkel kapcsolatos adatkezelési feladatokat lássa el. Sodexo jelen szerződés aláírásával a megbízást elfogadja. E körben felek kijelentik, hogy fentiek kapcsán az évi LX. tv-ben, az adatvédelmi törvényben foglaltaknak megfelelően járnak el. 2. A Hivatal vállalja, hogy az utalványok megrendelésével egyidejűleg megküldi Sodexo-nak, mint adatfeldolgozónak, a megrendelo@sodexomotivacio.hu e- mail címre az adatfeldolgozási feladatok elvégzéséhez szükséges munkavállalói adatokat. Sodexo, ezen munkavállalói adatokkal a Hivatal, mint adatkezelő által megadott kiosztásnak megfelelően megszemélyesíti az utalványokat tartalmazó borítékok fedőlapjait, és a kész borítékokkal együtt adja át a Hivatal megbízottjának, a szerződésben foglaltak szerint. 3. A Felek rögzítik, hogy az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény 15/B. -a alapján a Megrendelő nettó 5 millió forintot elérő vagy azt meghaladó értékű szerződések jogszabályban előírt tartalmi elemeit köteles a jogszabályban és saját szabályzatában előírt módon közzétenni, továbbá a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény 19. -ának (1) bekezdése alapján a Megbízó az állami költségvetés terhére és a közpénzek felhasználására kötött szerződések esetében köteles elősegíteni és biztosítani a közvélemény pontos és gyors tájékoztatását. 4. A Sodexo elfogadja az Állami Számvevőszék ellenőrzésre feljogosított szerveinek ellenőrzési jogosultságát, illetve a közpénzek felhasználásának 4

5 nyilvánosságáról szóló rendelkezések értelmében a megkötendő szerződés lényeges tartalmára vonatkozóan a tájékoztatást üzleti titokra hivatkozással nem tagadja meg és e követelményeket a szerződés teljesítésébe bevonni kívánt valamennyi alvállalkozóval szemben is érvényesíti. 5. A Felek tudomásul veszik, hogy az Állami Számvevőszékről szóló évi XXXVIII. törvény 2. -ának (9) bekezdésében foglaltak alapján az Állami Számvevőszék vizsgálhatja az államháztartás alrendszereiből finanszírozott beszerzéseket és az államháztartás alrendszereinek vagyonát érintő szerződéseket a megbízónál, a megbízó nevében vagy képviseletében eljáró természetes személynél és jogi személynél, valamint azoknál a szerződő feleknél, akik, illetve amelyek a szerződés teljesítéséért felelősek, továbbá a szerződés teljesítésében közreműködő valamennyi gazdálkodó szervezetnél. 6. A Felek tudomásul veszik, hogy a Ptk ának (4) bekezdése értelmében az, aki az államháztartás valamely alrendszerével pénzügyi, illetve üzleti kapcsolatot létesít, kérésre köteles a jogviszonnyal összefüggő és a közérdekből nyilvános adatokra vonatkozóan tájékoztatást adni, valamint azt, hogy a költségvetési pénzeszközök felhasználásának nyilvánosságára tekintettel a szerződés lényeges tartalmáról a tájékoztatás üzleti titok címén nem tagadható meg. 7. A Felek tudomásul veszik, hogy a Hivatal a közbeszerzési eljárások nyilvánosságára vonatkozó rendelkezésekkel összhangban köteles az alábbi adatokat, információkat, hirdetményeket öt munkanapon belül honlapján közzétenni: a) az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetményt; c) a szerződés megkötéséről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetményt; d) a közbeszerzési szerződést; e) a szerződés módosításáról, teljesítéséről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetményt; f) az ellenszolgáltatás teljesítésével kapcsolatos adatokat; g) a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában ga) a kérelemnek a Kbt.-ben meghatározott adatait; gb) a Közbeszerzési Döntőbizottság érdemi határozatát, a közbeszerzési ügy befejezését eredményező határozatát és a szerződés megkötését engedélyező végzését; gc) adott esetben a bíróság határozatát (határozatait); h) a teljesítés megtörténtéről, a teljesítéssel kapcsolatban esetlegesen felmerült problémákról, adott esetben a teljesítés elmaradásának okáról szóló tájékoztatást. VI. A szerződés ideje, módosítása, megszüntetése. 1. A szerződés melynek elválaszthatatlan része a z 1. számú melléklet a felek között határozott időre jön létre. A szerződés az áprilisra esedékes, májusban teljesítendő utalványok átvételével, az utalványok ellenértékének szerződésszerű kifizetésével megszűnik, de legkésőbb június 10. napján. 2. A szerződést a felek közös megegyezéssel bármikor írásban módosíthatják, megszüntethetik. A Hivatal elfogadja, hogy amennyiben a Sodexo az 1. számú 5

6 mellékletben szereplő díjakra a határozott idő alatt maximum egyszer módosítási javaslatot tesz és a Hivatal ezen javaslat ellen 15 (tizenöt) munkanapon belül nem tesz ellenjavaslatot, vagy nem emel kifogást akkor a javaslatnak megfelelően, az abban foglaltakat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. VII. Szerződésszegés 1. A felek megállapodnak abban, hogy amennyiben a Sodexo a jelen szerződésben vállalt kötelezettségének, önhibájából nem tesz eleget, abban az esetben, késedelmes teljesítés esetén naponta ,- Ft kötbért köteles fizetni, a Hivatal a késedelmi kötbér igényét legfeljebb 10 (tíz) naptári napig érvényesíti, ezt követően jogosult a szerződéstől egyoldalú nyilatkozattal elállni és meghiúsulási kötbér igényét érvényesíteni. A szerződés akkor tekinthető meghiúsultnak, ha a) a Sodexo a teljesítést jogos/méltányolható ok nélkül megtagadja b) a teljesítés kizárólag a Sodexo érdekkörében felmerült okból lehetetlenül el c) 10 naptári napot meghaladó késedelem esetén a Megrendelő él elállási jogával d) a leszállított utalványok a szerződés teljesítés időtartama alatt nem biztosítják a hatályos személyi jövedelemadó törvény szerinti felhasználási cél jogszabályoknak és a szerződés szerinti céloknak megfelelő felhasználását vagy a szerződés 3. sz. melléklete szerinti budapesti és egyéb magyarországi kereskedelmi és vendéglátóipari egységek bármelyikében december 31. napjáig nem beválthatók e) a Sodexoval szemben csőd- vagy felszámolási eljárás indul. Fenti esetben Sodexo az ellenszolgáltatás értékének 30%-át köteles megfizetni. 2. A Hivatal a késedelmes fizetés esetén az évi IV. törvény (Ptk)-ban meghatározott kamatot köteles fizetni. VIII. Egyéb rendelkezések. 1. A Hivatal vállalja, hogy neve, székhelye, bankszámlaszáma, adószáma, kiszállítási címe és az átvevő személyek esetleges változásáról a változás napjától számított 2 (kettő) munkanapon belül, írásban tájékoztatja Sodexot. A Hivatal elfogadja és tudomásul veszi, hogy ezen kötelezettség elmulasztásából, vagy késedelmes teljesítéséből fakadó bármilyen problémáért, ideértve az esetleges szállítási késedelmet is, Sodexo-t nem terheli felelősség, továbbá bármiféle ebből eredő Sodexo-t ért plusz költség vagy kár a Hivatalt terheli. 2. A szolgáltatási utalványoknak a jogszabályok szerinti elszámolása, és a Hivatal dolgozóinak a beváltóhelyekről, valamint a szolgáltatási utalványokkal összefüggő jogszabályokról történő tájékoztatása, a Hivatal feladta, ezzel kapcsolatban Sodexo semmiféle kötelezettséget nem vállal. 3. Hivatal tudomásul veszi, hogy Sodexo a beérkezett megrendelések lezárása és visszaigazolása után díj fejében vállalja a megrendeléseknek a Hivatal 6

7 kérésére való törlését, amelyről számlát állít ki, az 1. számú Mellékletben meghatározott díj alapján. 4. A jelen szerződést és annak 1. számú mellékletét a felek elolvasás és egyező értelmezés után, mint akaratukkal mindenben egyezőt aláírták. 5. A felek az esetleges jogvitát, elsősorban peren kívül kísérlik meg rendezni, amennyiben, megegyezni nem tudnak a Pp. szerint illetékes bírósághoz fordulhatnak. 6. Jelen szerződésben nem szabályozott kérdésekben a Ptk. rendelkezései az irányadóak. 7. Kapcsolattartás, a nyilatkozatok megtétele A szerződő felek közötti kapcsolattartás írásban történik. A nyilatkozatokat postán, faxon, vagy en kell elküldeni vagy személyesen kézbesíteni az alábbi címekre: A Hivatal részére: Név: Geiszné Hartdégen Tünde Cím: 2800 Tatabánya, Fő tér 4. Telefon: 34/ Fax: 34/ hartdegen.tunde@komarom.kdrkh.hu Sodexo részére: Név: Szabó András Cím: 1134 Budapest, Róbert Károly krt Telefon: 1/ Fax: 1/ koordinacio@sodexopass.hu Tatabánya, március 11. Szállító képviseli: Szabó András értékesítési vezető Megrendelő képviseli: Czunyiné Dr. Bertalan Judit kormánymegbízott 7