GroupWise tételek archiválása Retainbe

Átírás

1 Leírás GroupWise tételek archiválása Retainbe

2 Védjegyek és Jogi nyilatkozat Copyright Novell, Inc. Minden jog fenntartva. A Novell, és termékei a Novell, Inc. bejegyzett védjegyei az Egyesült Államokban és más országokban. A bejegyzett védjegyek teljes listája a Novell weboldalán található: A Linux Linus Torvalds bejegyzett védjegye. Az egyéb védjegyek a birtokos cégek tulajdonát képezik. A jelen dokumentáció kizárólag a Miniszterelnökség részére készült, ezért egyéb területen, más szervezetnél történő alkalmazásokhoz a Novell PSH Professzionális Szolgáltatások Magyarország Kft.nem járul hozzá. A jelen anyag nem másolható, fénymásolható, továbbítható vagy tárolható más szervezeteknek, csak a Novell PSH Professzionális Szolgáltatások Magyarország Kft. előzetes írásos engedélyével. A jelen dokumentum a LibreOffice programmal készült. Novell PSH Professzionális Szolgáltatások Magyarország Kft Budapest, Váci út 140 Tel.: Fax.: /18

3 Tartalom jegyzék I. Bevezető...4 I.1. Retain és az archiválás...4 I.2. Szabályok alapján az archiválás...4 II. Kezelőfelület bemutatása...4 II.1. GroupWise kliens...5 II.1.1 II.1.2 II.1.3 II.1.4 Retain gomb megjelenése az Eszköztáron és a menüsorban...5 Learchivált tétel jelölése szürke karika...6 Keresés az archívumban...6 Manuális archiválás beállítása...8 I.1. Retain felület...8 I.1.1 Tallózás...9 II.1.5 Keresés...13 I.1.2 Speciális keresés...14 I.1.3 Címkedefiníciók...15 II.2. Webmailen (GroupWise WebAccess) keresztüli elérése /18

4 I. Bevezető I.1. Retain és az archiválás A Retain archiváló rendszer célja, hogy a GroupWise levelezés használata során létrejött nagy méretű postafiókok elemeit, biztonságosan és könnyen hozzáférhetően archiválja, ezáltal tehermentesítse a levelezőrendszert. Ez gyakorlatilag úgy néz ki, hogy a GroupWise kiszolgálójáról a levelezőrendszer tételei (levelek, tennivalók, találkozók) átkerülnek egy másik kiszolgálóra, ahol a későbbiek során szintén elérhetővé válnak, viszont a levelezőt már nem terhelik le. (Emellett importálhatók a már meglévő, munkaállomásokon lokálisan tárolt archívumok, valamint a jelenleg működő, Netmail (régebbi archiváló) rendszerben tárolt adatok is.) I.2. Szabályok alapján az archiválás A Retain a tételek archiválását beállított szabályok alapján végzi el, teljesen a háttérben. Ez azt jelenti, hogy amint a felhasználót hozzárendelik az üzemeltetők a kívánt szabályhoz, az archiválás kis idő után életbe lép. Függetlenül attól, hogy a kliens be van-e kapcsolva, vagy a Retain használatához szükséges kis program fel került-e a gépre. A beállított szabályok megyénként eltérnek, ugyanakkor általánosítva a következő lehetőségek kérhetők: Megadott nap és az annál régebbi tételek archiválása (pl. 30, 60, 90, 180, 300, 360, 365 napnál régebbi tételek archiválása) Úgynevezett manuális archiválás, amikor is a felhasználó az Irattár/NOE_Archiv mappába átmozgatja az archiválandó tételeit, melyek az éjszaka folyamán átkerülnek az archív szerverére. Kettő kombinációja: megadott napnál régebbi tételek és a NOE_Archiv mappába áthelyezett tételek archiválása II. Kezelőfelület bemutatása A Retain több felületen keresztül, különböző funkcionalitással érhető el: GroupWise kliens GroupWise internetes felülete (Webmail) Retain webfelülete (elérhető a kliensből, Webmailből és egy egyszerű böngészőből is) A végfelhasználó számára javasolt a GroupWise kliensből elérhető funkciók használata. A Retain webfelületéről érhetők el a haladóbb funkciók.

5 II.1. GroupWise kliens A GroupWise kliens gépére egy kis programot (azaz a Retain plugint) szükséges feltelepíteni, hogy a retaines archiválási funkciók elérhetővé váljanak a kliensben, melyek a következők (l. 1. ábra): Retain gombja az Eszköztáron Retain gombja a főmenüben Szürke kör az archív tételek előtt Keresés a GroupWise globális keresése révén mind saját, mind helyettesített felhasználó archívumában 1. ábra: GW kliens Retain plugin telepítése után II.1.1 Retain gomb megjelenése az Eszköztáron és a menüsorban Telepítése után az Eszköztárban megjelenik egy új gomb a Retain rendszer ikonjával, NOÉ archívum (alapértelmezetten Open Retain Archive) felirattal. Erre kattintva a kliens átirányítja a felhasználót a Retain felületére, amely az alapértelmezett böngészőben nyílik meg. A kliensben már megtörtént a hitelesítés, így ebben az esetben nem kell semmilyen adatot megadni. (A böngészőben megjelenő felület a későbbiekben kerül bemutatásra.) A GroupWise kliens menüsorában található egy új Retain menüpont, melyen keresztül ugyancsak elérhető a Retain webes felülete, vagy megnézhető a termék névjegye. (l. 1. ábra) 5/18

6 II.1.2 Learchivált tétel jelölése szürke karika 2. ábra: Visszaállított levél A pirossal megjelölt levél egy archívumból visszaállított tétel, amely a többi levéltől annyiban különbözik, hogy egy szürke körrel van megjelölve. Ez jelzi, hogy a tétel egy archív tétel. Igazából csak egy link, mely helyileg a levelet a Retain szerverén nyitja meg, így a levelezőben nem foglal helyet. Kinézetre ugyanolyan, mind a GroupWise rendszeréből származó levelek, ugyanazokat a műveleteket lehet végrehajtani vele. Ez a levél (vagyis link) törölhető, amennyiben zavaró a jelenléte, ugyanakkor a Retain webböngészőjén keresztül ugyanúgy olvasható marad. FONTOS TUDNI! Ugyanis a szerveren minden adat tárolódik, felhasználók semmit sem törölhetnek róla. II.1.3 Keresés az archívumban Lehetőség van közvetlenül a GroupWise kliensből keresni az archívumban. Ez a funkció a keresés gomb megnyomása után érhető el a keresőablakban. 3. ábra: Keresés megnyitása A keresőablak jobb oldali listájában megjelenik a Keresés helye. Tárolt mód esetén a jobb felső sarokban az Internetes adat opciót szükséges kiválasztani. Fontos, hogy ez alatt mind az Alapkönyvtár, mind a külső archívum be legyen pipálva. Az is fontos, hogy a bal oldalon legyen megadva keresési feltétel (pl. Tárgyban szerepeljen a teszt szó). Nem csak saját, hanem a helyettesített postafiók archívumában is lehet keresni! 6/18

7 4. ábra: Keresőablak Keresési feltételek megadása után megjelenik a GroupWise Keresési eredmények ablaka. A könnyebb átláthatóság érdekében érdemes a saját név alatt megjelenő tételeket összecsukni (bal kattintás a házacska előtti nyílon). Így csak az archivált tételek jelennek meg, szintúgy szürke karikával. A kereső által megjelenített találatok megnyithatók és ugyanúgy viselkednek, mint az Online GroupWise rendszerből származó egyéb levelek. 7/18

8 5. ábra: Keresés eredménye II.1.4 Manuális archiválás beállítása Manuális archiválás a Retain rendszerben nincs. Viszont olyan lehetőség létezik, hogy az archiválandó leveleket egy speciális mappába kell áthelyezni, amelyből a Retain a nap végén archiválni fogja őket. Ezt a módot neveztük el manuális archiválásnak. A mappát létre kell hozni az Irattár alatt és a neve szabványosított: NOE_Archiv 6. ábra: NOE_Archiv mappa az Irattárban Az archiválás rekurzív, tehát az itt létrehozott mappák, almappák és tartalmuk is archiválásra kerül. Ugyanakkor a Retain archívumában már nem lehet mappákat létrehozni, sem tételeket átmozgatni. Érdemes a NOE_Archiv mappa alatt kialakítani a fiók mappastruktúráját, mert az archívumban már nem lehet ezen módosítani! I.1. Retain felület A Retain webfelületén elérhető az archiváló rendszer teljes funkcionalitása. Ráadásul ehhez nem szükséges más, csak egy gép, amivel el lehet érni az Internetet, és van rajta webböngésző. A böngésző felső sorában, az alábbi linket szükséges beírni: Amennyiben nem a GroupWise kliensből, vagy Webmailból van átirányítva a felhasználó, akkor egy bejelentkező képernyő fogadja, melyen a címtáras felhasználónevével és jelszavával tud bejelentkezni. 8/18

9 7. ábra: Bejelentkező felület A webes felületen több fül áll a felhasználó rendelkezésére, melyeken különböző műveleteket hajthat végre az archivált levelein. I.1.1 Tallózás Bejelentkezés után a Tallózás fülön találja magát a felhasználó, melynek bal oldalán látható az archívum mappaszerkezete. 8. ábra: Mappaszerkezet A bejelentkezést követően, ahhoz hogy megjelenjenek az archivált üzenetek, ki kell választani a mappanézetben egy mappát, vagy a Postafiók elemet. Amennyiben ezt követően sem jelenik meg levél, az eszköztáron módosítani szükséges, hogy milyen időintervallumból jelenítsen meg üzeneteket a Retain. 9. ábra: Időintervallum kiválasztása 9/18

10 10. ábra: Tallózás felülete I Levélnézet A Retain rendszerében található üzenetek megnyitása esetén, a levélnézet ablaknak két megjeleníthető fül jelenik meg. Az egyiken a levélnézet a másikon pedig a levél tulajdonságai érhetők el. 11. ábra: Levélnézet A levélnézet ablak jobb felső sarkában található ikon segítségével válthatunk a HTML és a szöveges nézet között, valamint HTML nézet esetén itt kap helyet képek megjelenítésére szolgáló ikon is. Ezen kívül itt található a nyomtatás ikonja is közvetlenül a navigációs és az információ ikon mellett. 10/18

11 12. ábra: Tulajdonságok nézet az üzenetben I Eszköztár elemei Helyettesítési hozzáférési jogosultságok birtokában egy felhasználó válthat a számára elérhető fiókok között az eszköztárban található Postafiók váltása ikon segítségével. A felugró ablak felső részében adható meg a keresési kritérium, mellyel kikereshető, hogy melyik postafiókot nyissa meg a rendszer. A keresési feltétel megadása nem kötelező, ugyanis ha a felhasználó egyszerűen a keresés gombra kattint, akkor a felület csak azokat a postafiókokat adja vissza találatként, melyekhez a felhasználónak hozzáférése van. Az ablak alsó részében pedig böngészni lehet a keresési találatok között. Itt részletes információkat jelenít meg a keresési eredményéül szolgáló felhasználókról. A helyettesítési jog öröklődik. Ez azt jelenti, hogy ha valaki a GroupWise-ban megkapta a helyettesítési jogot, akkor az archívumban is meg lesz. A helyettesítőnek nem szükséges ehhez archiválási szabályt sem beállítani, csak a helyettesített fiókra. Amennyiben a helyettesítő visszavonja a jogokat, 7 napig, átmenetileg még érvényben maradnak. 11/18

12 13. ábra: Postafiók váltása Lehetséges az archivált levelek továbbítása is a Továbbítás ikon használatával. A felugró ablakban megadható a címzett, a tárgy és opcionálisan írható hozzászólás is. Ebben az esetben a levél a címzettek fiókjába érkezik, a küldés időpontjával, feladóként viszont a retain@kh.gov.hu cím szerepel. 14. ábra: Továbbítás A megjelölt üzenetek visszaállíthatóak a Visszaállítás ikon segítségével az aktív postafiókba. Ezek a visszaállított üzenetek fognak úgy megjelenni a GroupWise kliensben, mint Stublink, tehát szürke körrel lesznek megjelölve. Minden egyes visszaállított tétel a Postafiók mappába kerül az eredeti dátumával, függetlenül attól, hogy honnan lett learchiválva. 12/18

13 15. ábra: Visszaállítás Az Exportálás paranccsal exportálhatók a megjelölt üzenetek pdf formátumban. A Törlés gomb viszont nem jelenik meg, mivel a rendszer jelen állapotban úgy van beállítva, hogy a felhasználók semmilyen learchivált tételt nem törölhetnek róla. II.1.5 Keresés A Keresés felületen a felhasználó Google szerűen kereshet az archivált elemek között. Amellett, hogy a felület javaslatokat kínál fel gépelés közben, kiemeléssel is jelzi a találatokat. 13/18

14 16. ábra: Google szerű keresés Az oldalsávból további opciókat lehet kiválasztani, a találati lista szűkítésének érdekében. Ilyen például a Keresés helye alatt a tétel Tárgya, Címzett, Üzenet tartalma, stb. Tételtípus segítségével az archivált elem típusa szerint szűkíthető a lista. Az Elem forrása az archívum mappáit tartalmazza a Dátumtartomány pedig az üzenet dátuma szerinti szűrést teszi lehetővé. Az eddigieken kívül még kiválasztható, hogy melyik postafiókban végezzen keresést és az is hogy milyen Címkére. 17. Keresés oldalsáv FONTOS! Amennyiben helyettesített postafiók is be van állítva, annak tartalmában is megjelenik a keresési listában. 14/18

15 I.1.2 Speciális keresés Ezen a felületen speciális keresés végezhető el, különböző keresési kritériumok megadásával. Ezen beállított kritériumok el is menthetők, ezáltal később megismételhető a keresés. 18. ábra: Speciális keresés Az oldalsávból kiválasztható, hogy az összes postafiókban végezzen a rendszer keresést (amelyekre a felhasználó jogosult), vagy csak a kiválasztott fiók(ok)on. I.1.3 Címkedefiníciók Ezen a fülön találhatóak a globálisan vagy személyesen létrehozott címkék. A globális címkék a GroupWise-ból átöröklődnek (ott kategória az elnevezésük), viszont a személyes címkéket már nem. A címkék az összetartozó elemekre történő keresést tudják megkönnyíteni. 15/18

16 19. ábra: Címkedefiníciók 16/18

17 II.2. Webmailen (GroupWise WebAccess) keresztüli elérése A hivatal számára a címen keresztül érhető el GroupWise Webaccess. Az eszköztárán megjelenő Retain link segítségével szintén, hitelesítés nélkül elérhető az archívum. Ez esetben egy ablakon belül egyszerűen váltogatható a GroupWise levelezése, és a Retain archívuma. 20. ábra: Webmailen keresztül a Retain elérése 17/18

18 Ábrajegyzék 1. ábra: GW kliens Retain plugin telepítése után ábra: Visszaállított levél ábra: Keresés megnyitása ábra: Keresőablak ábra: Keresés eredménye ábra: NOE_Archiv mappa az Irattárban ábra: Bejelentkező felület ábra: Mappaszerkezet ábra: Időintervallum kiválasztása ábra: Tallózás felülete ábra: Levélnézet ábra: Tulajdonságok nézet az üzenetben ábra: Postafiók váltása ábra: Továbbítás ábra: Visszaállítás ábra: Google szerű keresés Keresés oldalsáv ábra: Speciális keresés ábra: Címkedefiníciók ábra: Webmailen keresztül a Retain elérése /18