Utasítások. 11. szám 130. évfolyam június 26. TARTALOM oldal

Átírás

1 11. szám 130. évfolyam június 26. Utasítások TARTALOM oldal oldal 28/2015. (VI. 26. MÁV Ért. 11.) EVIG sz. utasítás Folyamatszabályozás az Elektronikus Áruforgalom Ellenőrző Rendszerbe történő bejelentésre /2015. (VI. 26. MÁV Ért. 11.) EVIG sz. utasítás A MÁV Zrt. üzemirányítási és operatív irányítási szolgálatának ellátását szabályozó utasítása 1052 Utasítások 28/2015. (VI. 26. MÁV ÉRT. 11.) EVIG SZ. UTASÍTÁS FOLYAMATSZABÁLYOZÁS AZ ELEKTRONIKUS ÁRUFORGALOM ELLENŐRZŐ RENDSZERBE TÖRTÉNŐ BEJELENTÉSRE 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az Utasítás fő célja az EKAER szám megállapítása érdekében szükséges bejelentések folyamatát meghatározni a MÁV Zrt., MÁV-START Zrt., MÁV Szolgáltató Központ Zrt. (továbbiakban MÁV SZK Zrt.), MÁV FKG Kft., MÁV Létesítményüzemeltető és Vasútőr Kft. (továbbiakban MÁV LV Kft.) vonatkozásában, és ezzel a NAV kockázatelemzési rendszer szerint szervezett ellenőrzést magában foglaló komplex árumozgás ás árueredet ellenőrző rendszer működését támogatni. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás (eljárásrend) hatálya kiterjed a MÁV Zrt., MÁV-START Zrt., MÁV SZK Zrt., MÁV FKG Kft., 30/2015. (VI. 26. MÁV Ért. 11.) EVIG sz. utasítás Csoport szintű utas ítás az Etikai és más előírásokat sértő helyzetek, visszaélések feltárásának és kivizsgálásának rendjéről 1053 Helyesbítés A 20/2015. (V. 22. MÁV Ért. 8.) EVIG sz. utasítás helyes szövegét az a lábbiakban közzétesszük.(a MÁV Csoport kontrolling tevékenységének szabályai) 1070 és a MÁV LV Kft valamennyi EKAER bejelentésben részt vevő szervezeti egységére és munkavállalójára, amennyiben az adott leányvállalat szerződés alapján megrendelőként a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. logisztikai szolgáltatását igénybe veszi. A szállítást kezdeményező személy lehet: a megrendelést készítő Készletgazdálkodási és Operatív Logisztikai Szolgáltató Központ munkavállalója a beszerzési eljárást lebonyolító Beszerzési Szervezet munkavállalója keretszerződés lehívása esetén a lehívást készítő MÁV SZK Zrt. Beszerzés és Logisztika Üzletág Szervezet munkavállalója a szállítás szervezéséért felelős Szállítási és Flottakezelési Szolgáltató Központ munkavállalója a rakományt fogadó és feladó személy a Raktározási Szolgáltató Központ munkavállalója. A MÁV Csoport vonatkozásában megbízás alapján a MÁV SZK elvégzi a fuvarozások bejelentését, ebben az esetben a bejelentés kezdeményezője a tagvállalat munkavállalója. 2.2 Felelősség Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős a MÁV Szolgáltatató Központ Zrt. Beszerzés és Logisztika Üzletág Logisztika szervezet vezetője.

2 1042 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Az alábbi fogalmak az eljárásrendhez közvetlenül kötődnek: Az EKAER rendszer: a Közösségi termékértékesítéssel/termékbeszerzéssel, valamint az első belföldi adóköteles termékértékesítéssel összefüggő áruszállítások e-útdíj és egyéb kamerahálózat segítségével történő nyomon követését, valamint az elektronikusan elemezhető formában rögzített egyes fuvarozási adatok alapján működő NAV kockázatelemzési rendszer szerint szervezett ellenőrzést magában foglaló komplex árumozgás és árueredet ellenőrző rendszer. EKAER elektronikus felület: megjelölt személyek által interneten keresztül közvetlenül elérhető adatelérési felület, amelynek használatával, meghatározott adatok bejelentésére vonatkozó kötelezettségnek tesznek eleget, valamint a közúti fuvarozással járó tevékenységet folytatni kívánó adózó törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja saját tevékenysége kapcsán adatbejelentésre jogosíthat fel általa kijelölt személyeket. EKAER szám: A Nemzeti Adó- és Vámhatóság (továbbiakban NAV vagy állami adó- és vámhatóság) a bejelentések alapján azonosító számot (EKAER számot) állapít meg. Az EKAER szám azt a termékegységet (rakományt) jelöli, melyet ugyanazon gépjárművel (és az általa vontatott pótkocsival) szállítanak, egy feladótól, egy címzett számára, a gépjármű adott útvonalon történő egyszeri mozgása során. Egy termékegység több vámtarifaszámmal azonosított termékfajtát, valamint több terméktételt tartalmazhat. Bejelentési kötelezettség: valamennyi közúti árufuvarozással járó tevékenység esetén fennáll amikor: az Európai Unió más tagállamából Magyarország területére irányuló termékbeszerzés vagy egyéb célú behozatal, Magyarország területéről az Európai Unió más tagállamába irányuló termékértékesítés vagy egyéb célú kivitel, valamint Belföldi forgalomban nem végfelhasználó részére történő első adóköteles termékértékesítés valósul meg. Címzett: Jelen utasítás szempontjából a MÁV Zrt., MÁV Start Zrt., MÁV SZK Zrt., MÁV FKG Kft., MÁV LV Kft. azokban az esetekben, amikor a termék beszerzésre irányuló adás-vételiszerződésben vevőként van nevesítve. Átvétel (kirakodás) címe: a termékek közúti fuvarozásához használt gépjárműről történő kirakodás helyének pontos címe [ország, irányítószám, település neve, közterület neve és jellege, házszám, ennek hiányában helyrajzi szám, vagy globális helymeghatározó rendszer (GPS) koordináta] Feladó: a termék értékesítése során az értékesítést megvalósító szervezet (eladó), illetve a terméknek belföldről az Európai Unió más tagállamában található átvételi címre történő értékesítéstől eltérő egyéb célú kivitel esetén az a szervezet, akinek az érdekében a termék egyéb célú kivitele megvalósul (eszközök részegységek EU-s tagállamban történő javíttatása). EKAER koordinációval megbízott munkavállaló: a MÁV SZK Zrt. BLÜ Logisztika munkavállalója, aki a tag vállalatok nevében a szükséges adatokat a NAV honlapján bejelenti, az EKAER számot a fuvarozó/fuvarszervező részére bocsájtja, az áru kirakodási helyre történő érkezését lejelenti, kapcsolatot tart a bejelentés köteles szállítások kezdeményezőivel. EKAER igénylő: az érintett tagvállalatok kijelölt munkavállalói, akik az EKAER igénylést kezdeményezik az EKAER koordinációval megbízott munkavállalónál. Kockázatos termék: A kockázatos termékek körét a nemzetgazdasági miniszter 51/2014. (XII. 31.) NGM rendeletének 1. és 2. számú melléklete tartalmazza. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA Az Áfa csalások kiszűrésére és visszaszorítására január 1-jétől bevezetésre került az elektronikus közúti áruforgalom-ellenőrző rendszer (EKAER), ami a közúti fuvarozással járó áruk valós útjának nyomon követését, az árubeszerzések, értékesítések során keletkező közterhek megfizetésének ellenőrzését szolgálja. 4.1 Az EKAER működésére vonatkozó jogszabályok Az adózás rendjéről szóló évi XCII. törvény (a továbbiakban: Art.) 22/E. -a: a bejelentési kötelezettséget, biztosítékadási kötelezettséget kockázatos termékek esetén, valamint a nem teljesítéssel kapcsolatos szankciókat állapítja meg. Az EKAER működésével kapcsolatos részletszabályokat az Elektronikus Közúti Áruforgalmi Ellenőrző Rendszer működéséről szóló 5/2015. (II. 27.) NGM rendelet (továbbiakban Rendelet) tartalmazza. A kockázatos termékek körét az Elektronikus Közúti Áruforgalom Ellenőrző Rendszer működésével öszszefüggésben a kockázatos termékek meghatározásáról szóló 51/2014. (XII. 31.) NGM rendelet határozza meg. 4.2 A bejelentési kötelezettséggel érintett tevékenységi körök Az útdíjköteles, 3,5 tonnánál nagyobb össztömegű gépjárművel végzett, közúti fuvarozással járó: a) Az Európai Unió más tagállamából belföldre irányuló Közösségen belüli termékbeszerzést vagy egyéb célú behozatalt,

3 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1043 b) Belföldről az Európai Unió más tagállamába irányuló termékértékesítést vagy egyéb célú kivitelt, c) Belföldön nem közvetlen végfelhasználó részére történő első általános forgalmi adóköteles termékértékesítést (a továbbiakban együtt: közúti fuvarozással járó tevékenység) kizárólag érvényes EKAER számmal rendelkező adózó folytathat. A tevékenységi körök meghatározása során alkalmazott fogalmak értelmezése: Közösségen belüli termékbeszerzés és termékértékesítést az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény szerint kell értelmezni, egyéb cél nak minősül a bérmunka céljából történő fuvarozás is, belföldi forgalomban nem végfelhasználó részére történő első általános forgalmi adóköteles termékértékesítés alatt az olyan termékek értékesítése értendő, amelyeket az adózó a Közösség más tagállamából, harmadik országból történő beszerzést, vagy belföldi saját előállítást, létrehozást követően először értékesített fuvarozással egybekötötten belföldi rendeltetési helyre úgy, hogy az értékesítés általános forgalmi adóköteles. A közúti fuvarozással járó tevékenységnek minősülést nem befolyásolja, hogy a közúti fuvarozást a terméket értékesítő, a terméket beszerző, az egyéb célú behozatalt, egyéb célú kivitelt megvalósító személy, szervezet vagy bármelyikük megbízásából más végzi. a belföld belföld, c) pont szerinti viszonylatban megvalósuló termékértékesítés során, amennyiben a nem kockázatos terméket a címzett fuvarozza vagy fuvaroztatja el, közúti fuvarozással járó tevékenységet végző adózónak a címzettet kell tekinteni. végfelhasználó az a természetes személy (magánszemély), aki a terméket személyes szükséglet kielégítését meg nem haladó mennyiségben magánszükséglete kielégítésére való felhasználás céljából vásárolja. a bejelentési kötelezettség kizárólag a közúti fuvarozás keretében történő szállításra terjed ki A kockázatos termékekkel végzett közúti fuvarozással járó tevékenységre vonatkozó szabályok Bejelentési kötelezettség terheli az un. kockázatos termékek fuvarozását is akkor is, ha a terméket olyan gépjárművel fuvarozzák, amely nem útdíjköteles (3,5 tonnánál alacsonyabb össztömegű), és egy fuvarozás keretében ugyanazon feladótól ugyanazon címzett részére fuvarozott termékek együttes bruttó tömege az 500 kg-ot vagy azok együttes adó nélküli ellenértéke az 1 millió forintot meghaladja. 4.3 Mentességek Főszabály szerint nem tartoznak az EKAER hatálya alá az alábbi termékek: a jövedéki adóról és a jövedéki termékek forgalmazásának különös szabályairól szóló törvény szerinti alkoholtermék, sör, bor, pezsgő, köztes alkoholtermék, dohánygyártmány, szárított dohány, ellenőrzött ásványolajtermék, bioetanol, biodízel, E85; a hatályos vámjogszabály szerinti vámfelügyelet alatt álló termék; a hulladékszállításról szóló 1013/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet szerinti bejelentés köteles hulladékszállítás keretében szállított termék; a fémkereskedelemről szóló törvény szerinti fémkereskedelmi engedélyköteles termék; az emberi alkalmazásra kerülő gyógyszerekről és egyéb, a gyógyszerpiacot szabályozó törvények módosításáról szóló évi XCV. törvény pontja szerinti anyagok; a postai szolgáltatásokról szóló törvény szerint postai küldeményként feladott termék; ugyanazon feladótól ugyanazon címzett részére ugyanazon útdíjköteles gépjárművel egy fuvarozás keretében szállítandó: nem kockázatos termékek, ha azok együttes bruttó tömege a 2500 kg-ot és azok együttes adó nélküli értéke az 5 millió forintot nem haladja meg, kockázatos termékek, ha azok együttes bruttó tömege az 500 kg-ot és azok együttes adó nélküli ellenértéke az 1 millió forintot nem haladja meg. (tehát a mentességhez mind a két feltételnek együttesen kell teljesülnie) Az egyes nemzetbiztonsági, katasztrófavédelmi, katonai feladatokat ellátó gépjárművekkel történő közúti fuvarozási tevékenység Speciális mentesség ún. útszakasz-mentesítés formájában. A gyártásszervezés sajátosságára tekintettel kérhető meghatározott, teljes egészében belföldi közúti szakaszon történő közúti fuvarozással járó tevékenység mentesítése, amennyiben a belföldi felrakodási cím és a belföldi kirakodási (átvételi) cím közötti távolság legfeljebb 20 kilométer és az adott közúti szakaszon a saját részére beszerzett vagy az általa feladott termékek fuvarozásának gyakorisága okán a napi bejelentési kötelezettség aránytalan terhet jelent az adózó számára. Feltétele, hogy az adózó:

4 1044 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám a bejelentés évét megelőző második adóévben az általa összeállított egyedi beszámolóban vagy azon számviteli törvény szerinti azon konszolidált beszámolóban, amibe bevonták, a kimutatott éves nettó árbevétel az 50 milliárd forintot, saját termelésű készlet értékesítéséből származó nettó árbevétel a 40 milliárd forintot elérte vagy meghaladta és szerepel az állami adó- és vámhatóság által vezetett köztartozásmentes adózói adatbázisban, és a bejelentés időpontjában nem áll adószám felfüggesztés hatálya alatt. A kérelem benyújtására és az engedélyezésre vonatkozó részletszabályokat a Rendelet tartalmazza. 4.4 Bejelentés szabályai Önkéntes bejelentés Az állami adó- és vámhatóság az adózót nyilvántartásba veszi és EKAER számot állapít meg a számára abban az esetben is, ha az adózót nem terheli bejelentési kötelezettség, de a meghatározott adatokat bejelenti. A Rendelet azért biztosítja az önkéntes bejelentés lehetőségét, mert amennyiben egy gépjármű EKAER számmal közlekedik, azaz az állami adó- és vámhatóság már a HU-GO rendszer kameráin keresztül értesül a gépjármű mozgásáról, egy esetleges közúti ellenőrzésen is gördülékenyebben áthalad, mintha EKAER szám nélkül közlekedne Az egyszerűsített bejelentés Egyszerűsített adattartalmú bejelentést tehet, kizárólag nem kockázatos termékek tekintetében az az adózó, aki megfelel az 5/2015. (II. 27.) NGM rendelet pontban ismertetett feltételeknek; valamint az egyetemes postai szolgáltató. Az egyszerűsített adattartalmú bejelentés esetén az alábbi adatokat kell bejelenteni: feladó adatai (név, adóazonosító szám), címzett adatai (név, adóazonosító szám), a termék közúti fuvarozásához használt gépjármű forgalmi rendszáma, az Európai Unió más tagállamából belföldre irányuló fuvarozás esetén legalább azon gépjármű(vek) forgalmi rendszáma(i), amellyel a belföldi útszakaszon történik a fuvarozás. Egyebekben a bejelentésre (EKAER szám megállapítása, határidők) az általános szabályok vonatkoznak Általános bejelentési szabályok a) A bejelentendő adatok köre feladó adatai (név, adóazonosító szám), felrakodás címe, a Rendelet pont a)-d) alpontja szerinti címzett adatai (név, adóazonosító szám), kirakodás (átvétel) címe, a Rendelet pont e) alpontja szerinti címzett adatai (név, adóazonosító szám), az EKAER számhoz tartozó termék(ek) megnevezése, vámtarifaszáma, az egyes termékmegnevezésekhez (tételekhez) tartozó bruttó tömeg kg-ban, veszélyes termék fuvarozása esetén a veszélyes áru azonosító szám (UN szám), az adózó döntésétől függően a termék könynyebb beazonosítása érdekében az adott termék adózónál használt cikkszáma, a termék közúti fuvarozásának indoka, ami lehet: termékértékesítés, termékbeszerzés, bérmunka, egyéb cél, kockázatos termék esetében, amennyiben a termék közúti fuvarozásának indoka: termékbeszerzés vagy termékértékesítés, az egyes termékmegnevezésekhez (tételekhez) tartozó adó nélküli ellenérték, egyéb célú közúti fuvarozás esetén az egyes termékmegnevezésekhez (tételekhez) tartozó adó nélküli beszerzési ár vagy az ahhoz hasonló termék adó nélküli beszerzési ára, ilyen ár hiányában pedig az adó nélküli előállítási érték Az értéket forintban kell megadni, devizában meghatározott érték esetén a forintra történő átszámítás a tárgyévet megelőző év utolsó napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamon történik. Adó nélküli ellenérték/beszerzési ár alatt az általános forgalmi adó nélküli nettó ellenérték/ beszerzési ár értendő. Nem kockázatos termék esetében értékadatot nem kell megadni. a termék közúti fuvarozásához használt gépjármű forgalmi rendszáma, kirakodási (átvételi) címre érkezés időpontja, több belföldi kirakodási (átvételi) cím esetén a sorban utolsó kirakodási (átvételi) címre érkezésének időpontja, belföldről az Európai Unió más tagállamába irányuló fuvarozás esetén, a fuvarozás megkezdésének időpontja, több belföldi felrakodási cím esetén a sorban első belföldi felrakodási címről történő fuvarozás megkezdésének időpontja, kombinált (intermodális) fuvarozás jelölése. b) A bejelentésre köteles személyek Címzett a Rendelet pontjában meghatározott, az általános forgalmi adó alanya, a terméket átvevő személy, szervezet, kivéve a végfelhasználót. Kockázatos termék belföldre irányuló közúti fuvarozása esetén a kirakodási cí-

5 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1045 men található ingatlant az adott jogügylet kapcsán jogszerűen használó adózó. Feladó: az általános forgalmi adó alanya, a vámjogi képviselő, az adóraktár üzemeltetője, az a személy, szervezet, akinek (amelynek) az érdekében a termék továbbítása megvalósul. c) A bejelentési kötelezettség a fuvarozási irányok szerint Európai Unióból belföldre történő termékbeszerzési vagy egyéb célú behozatalt a Címzett jelenti be, legkésőbb a fuvarozás megkezdéséig, A kirakodási/átvételi címre érkezdés időpontját a terméket szállító gépjármű kirakodási (átvételi) címre érkezését követő harmadik munkanapon, de az EKAER szám érvényességi idején (15 napon) belül. Belföldről az Európai Unióba irányuló termékértékesítést vagy egyéb célú kivitelt a Feladó jelenti be, legkésőbb a termék fuvarozásának megkezdéséig. Az összes szükséges adatot az EKAER szám érvényességi idején (15 napon) belül kell bejelenteni. Belföldről belföldre történő közúti fuvarozást főszabály szerint az a Feladó jelenti be, aki a terméket elfuvarozza vagy elfuvaroztatja. Kizárólag nem kockázatos termékek fuvarozása esetén a Címzett jelenti be, amennyiben ő fuvarozza vagy fuvaroztatja a terméket. A bejelentést legkésőbb a termék fuvarozásának megkezdéséig, a kirakodási/átvételi címre érkezdés időpontját a kirakodási (átvételi) címre érkezést követő harmadik munkanapon, de az EKAER szám érvényességi idején (15 napon) belül kell megtenni. Adatmódosítási lehetőség: A módosításra többször is lehetőség van, a módosítást az arra okot adó körülmény bekövetkezését követően haladéktalanul be kell jelenteni. Az állami adó- és vámhatóság által lefolytatott ellenőrzés során az EKAER szám alatt az aktuális, valós adatoknak kell szerepelniük, ezért a bejelentésre kötelezett tartozik felelősséggel. Érvénytelenítés: Az EKAER szám 15 napos érvényességi ideje alatt lehetőség van az EKAER szám érvénytelenítésére is. Az EKAER szám az érvényességi ideje nem hosszabbítható meg, annak lejártát követően új számot kell igényelni, és annak indokát is meg kell adni. d) A bejelentés módja A bejelentést az adózó (törvényes képviselője, állandó meghatalmazottja) helyett teljesítheti bármely természetes a személy is (munkavállaló vagy külső megbízott), akinek részére az adózó (törvényes képviselője, állandó meghatalmazottja) az EKAER elektronikus felületen a bejelentéshez szükséges felhasználónevet és jelszót igényelt. Az adózó a szállítmányozó részére is adhat jogosultságot az EKAER szám kérésével egyidejűleg, illetve a későbbiekben, ez azonban kizárólag a rendszám, az áru értékének, valamint az áru tömegének módosítására terjed ki. Az adózó által az elektronikus felületen kijelölt személyek által tett bejelentések az adózó nevében tett bejelentésnek minősülnek. A bejelentés teljesítése az EKAER internetes felületen történik, az elérési útvonal: 4.5 A MÁV Csoporton belüli ügyviteli szabályozás EKAER rendszerbe történő bejelentkezés, regisztráció, jogosultság A MÁV Zrt., MÁV START Zrt., MÁV SZK Zrt., MÁV FKG Kft. és a MÁV LV Kft. adózási szempontból (törvényes) képviseletét ellátó MÁV SZK Zrt. munkavállalója a társaságok nevében végzi az EKAER regisztrációt. Mint elsődleges felhasználó további másodlagos jogosultságok munkavállalókhoz történő hozzárendelését, visszavonását biztosítja. Bejelentkezés: elsődleges felhasználó: ügyfélkapuval azonosított regisztráció és belépés, másodlagos felhasználó: azonosítás csak felhasználónév + jelszó és belépés

6 1046 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám

7 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1047 A regisztráció folyamata EKAER szám igénylése az SZK EKAER koordinációval megbízott munkavállalótól Az EKAER bejelentés köteles fuvarozások esetén a szállítmányról információval rendelkező munkavállaló, aki lehet: MÁV SZK Zrt. beszerzést lebonyolító, készletgazdálkodó, fuvarszervező és az áruk kiadását-átvételét végző munkavállalója, Csoport tagvállalatának szállítást keletkeztető jogügyletet létrehozó munkavállalója, illetve a szállítást végző/végeztető munkavállalója (EKAER igénylő), az 1. sz. melléklet szerinti EKAER igénylőlap kitöltésével és a MÁV-SZK EKAER Ügyintézés <EKAER_ Ugyintezes@mav-szk.hu> címre való megküldésével kezdeményezi a szállítás bejelentését A szállítás SZK EKAER koordinációval megbízott munkavállaló általi bejelentése Az igénybejelentő alapján az SZK EKAER koordinációval megbízott munkavállaló az érintett tagvállalat vonatkozásában elvégzi a fuvarozás bejelentését. A bejelentett adatok pontosságára kiemelt figyelmet kell fordítani! A forgalmi rendszám megadása az EKAER szám igényléséhez nem szükséges, de amennyiben nem került kitöltésre az igényléskor, úgy azt legkésőbb a fuvarozás megkezdéséig be kell jelenteni! Az EKAER rendszer által generált EKAER számot (karaktersorozatot) valamint a bejelentésre vonatkozó információkat (bejelentő neve, bejelentés ideje) a bejelentő rögzíti az igénylő lapon, majd elektronikus úton visszajuttatja a bejelentést kezdeményezőjének.

8 1048 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám

9 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1049 A bejelentés folyamata Az EKAER-hez kapcsolódó további feladatok EKAER szám fuvarozó részére történő biztosítása Az EKAER bejelentést igénylő (MÁV SZK Zrt. vagy MÁV Csoport tagvállalatának munkavállalója) a részére megküldött EKAER számot bejelentésre köteles a fuvarozást végző vagy azt szervező rendelkezésére bocsátani ( ban vagy/ és írásban) annak érdekében, hogy hatósági ellenőrzés során rendelkezzen az azonosító számmal. A rendelkezésre bocsátásnak nincs kötött formája, az a fuvarozóval való bármely módon történő közléssel megvalósulhat Bejelentett adatok módosítása A bejelentés adatainak változását az EKAER szám érvényességi idején belül - az arra okot adó körülmény bekövetkeztét követően haladéktalanul be kell jelenteni az EKAER felületen! Módosítható adatok köre: rendszám tömeg érték A bejelentést az EKAER igénylőlap módosított adatok való kitöltésével, és annak az <EKAER_Ugyintezes@ mav-szk.hu> címre való megküldésével lehet megtenni Átvétel / fuvarozás megkezdés bejelentése Az alábbi bejelentéseket csak érvényes EKAER számhoz lehet teljesíteni: Átvételi címre érkezést EU_HU irányú fuvarozás esetén a címzett köteles bejelenteni HU_HU irányú fuvarozás esetén a feladó köteles bejelenteni A bejelentést a gépjármű átvételi címre érkezésekor vagy az azt követő három munkanapon belül kell legkésőbb teljesíteni! Nem teljesítése mulasztás! A gépjármű átvételi címre érkezése előtti bejelentés nem megengedett! Fuvarozás megkezdését HU_EU irányú fuvarozás esetén a feladó köteles bejelenteni A bejelentést a fuvarozás megkezdésekor kell teljesíteni! A 2. sz. melléklet az egyes szállítási viszonylatokban az EKAER folyamatot foglalja össze. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Az utasítás végrehajtása az alábbi hatályos jogszabályok figyelembevételével történik: Az adózás rendjéről szóló évi XCII. törvény

10 1050 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám A Nemzetgazdasági Miniszter 5/2015. (II.27.) NGM rendelete az Elektronikus Közúti Áruforgalmi Ellenőrző Rendszer Működéséről A Nemzetgazdasági Miniszter 51/2014. (XII. 31.) NGM rendelete az Elektronikus Közúti Áruforgalmi Ellenőrző Rendszer Működésével összefüggésben a kockázatos termékek meghatározásáról történő közzétételt követő napon, a MÁV LV Kft. esetében taggyűlési határozat meghozatalát követő napon lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: EKAER igénylőlap 2. sz. melléklet: EKAER folyamat táblázat 6.0 HATÁLYBALÉPTETÉS Az utasítás a MÁV Zrt., MÁV-START Zrt., MÁV SZK Zrt. és a MÁV FKG Kft esetében a MÁV Értesítőben Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató

11 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje sz. melléklet

12 1052 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám 2. sz. melléklet

13 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje /2015. (VI. 26. MÁV ÉRT. 11.) EVIG SZ. UTASÍTÁS A MÁV ZRT. ÜZEMIRÁNYÍTÁSI ÉS OPERATÍV IRÁNYÍTÁSI SZOLGÁLATÁNAK ELLÁTÁSÁT SZABÁLYOZÓ UTASÍTÁSA A MÁV Zrt. üzemirányítási és operatív irányítási szolgálatának ellátását szabályozó új F.3. Utasítását július 1-én 00 óra 00 perctől hatályba léptetem. A hatályba léptetés időpontját az Utasítás Pótlékok és módosítások előjegyzése című oldalán a: Tételszám rovatban 1. tételszám, A módosítás száma rovatban a hatál yba léptetés közzétételét tartalmazó EVIG Utasítás száma, A MÁV Zrt. Értesítő éve, száma rovatban a hatályba léptetés közzétételét tartalmazó MÁV Zrt. Értesítő éve, száma, A módosítás tárgya, pótlék száma rovatban hatályba léptetés bejegyzéssel elő kell jegyezni. Budapest, június 2. Dávid Ilona s.k. elnök-vezérigazgató

14 1054 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám 30/2015. (VI. 26. MÁV ÉRT. 11.) EVIG SZ. UTASÍTÁS CSOPORT SZINTŰ UTASÍTÁS AZ ETIKAI ÉS MÁS ELŐÍRÁSOKAT SÉRTŐ HELYZETEK, VISSZAÉLÉSEK FELTÁRÁSÁNAK ÉS KIVIZSGÁLÁSÁNAK RENDJÉRŐL 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja, hogy a MÁV Csoportnál széles körben, különböző forrásokból észlelt, az Etikai Kódexben megjelentetett normák és elvárások megsértését, valamint a közérdek sérelmét jelentő problémák átlátható módon, hatékonyan, a tisztességes eljárás elvét betartva feltárásra kerüljenek, és kezelésükre olyan megoldások szülessenek, amelyek a MÁV Csoport érdekeit az etikus vállalati kultúra keretében szolgálják. Mindezek érdekében az utasítás célja egy olyan belső mechanizmus szabályozása, amely a belső vállalati kultúra szerves részeként ösztönözi a munkatársakat a fenti problémák bejelentésére, hogy ezáltal javuljon a felderítés és javító intézkedések hatékonysága. Ezen célok eléréséhez elengedhetetlen a MÁV Csoport munkatársainak jelen eljárásrend szerinti együttműködése. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁV Csoport valamennyi munkaviszonyban és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott munkatársára (a továbbiakban munkatársak) az alábbiak szerint: a) azon leányvállalatok tekintetében, melyek létesítő okirata/szmsz-e tartalmazza, hogy a MÁV Zrt. által kiadott, az érintett társaságokra kiterjedő utasításokat alkalmaznia kell, az utasítás hatályba lépése napjától, b) azon leányvállalatokra, melyek az előző csoportba nem, de a teljes körűen konszolidált körbe tartoznak, az erről rendelkező alapítói/közgyűlési/taggyűlési határozat alapján a határozat kiadását követő naptól. 2.2 Nem tartozik az utasítás hatálya alá a) a külön jogszabályban és belső utasításban szabályozott közérdekű bejelentés, közérdekű javaslat, panasz és kérelem elbírálása, b) a külön utasításban szabályozott, a pénzmosásra vagy terrorizmus finanszírozására utaló körülmények bejelentésének vizsgálata, kivéve, ha a 3.1. pont szerint a Megfelelőségi Bizottsághoz érkező felkérés alapján ilyen tárgyú vizsgálat indul c) a bejelentés időpontjában már megindult munkaügyi vagy polgári peres eljárásokkal kapcsolatos bejelentések. 2.3 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Belső Ellenőrzés vezetője felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1 Adatok és információk védett kezelése: a mindenkor hatályos 36/2013. (2013. MÁV Ért. 16.) MÁV Zrt. adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatáról szóló utasítás, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény (továbbiakban: Info. tv.), a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló évi CLXV. törvény előírásai szerint történik, figyelembe véve Magyarország Alaptörvényének VI. cikkében foglaltakat. 3.2 Bejelentés a) tipikus bejelentés: olyan, a Belső Ellenőrzés által működtetett egységes bejelentési és támogató csatornákon beérkező információ, amely a MÁV Csoport Etikai Kódexében megfogalmazott magatartási szabályok, illetve viselkedési normák megsértéséről szolgáltat információt, beleértve azokat, amelyek a közérdek sérelmével kapcsolatban állnak elő; b) atipikus bejelentés: olyan, a MÁV Csoporthoz, annak különböző szervezeteihez, munkatársaihoz nem az a) pont szerinti módon beérkező információ, amely a MÁV Csoport Etikai Kódexében megfogalmazott magatartási szabályok, illetve viselkedési normák megsértéséről szolgáltat információt, beleértve azokat, amelyek a közérdek sérelmével kapcsolatban állnak elő c) más információforrásból származó vagy saját észlelés: olyan információ, amely a MÁV Csoport Etikai Kódexben megfogalmazott magatartási szabályok, illetve viselkedési normák megsértésének észlelésére vonatkozik, beleértve azokat az információkat, amelyek a közérdek védelmével összefüggésben vetődnek fel, és amelyet 1. a Megfelelőségi Bizottságba delegált szervezetek munkatársai észlelnek (saját észlelés) vagy 2. a MÁV Csoport más szakterületei, munkavállalói észlelnek vagy 3. a MÁV Csoport vezetői fórumain vetődnek fel, illetve vezető testületei, könyvvizsgálói észlelnek.

15 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje Bejelentő: az a személy, aki saját vagy az általa képviselt szervezet nevében tesz bejelentést. Bejelentést a MÁV Csoport bármely munkatársa, illetve külső személy vagy szervezet képviselője tehet. 3.4 Bejelentési és támogató csatornák: a jelen utasítás 3.2. a) pontja szerinti tipikus bejelentés tételére és az Etikai Kódexhez kapcsolódó tanácsadásra a Belső Ellenőrzés az alábbi elérhetőségeket biztosítja: a) Postai út: külön postafiók áll rendelkezésre a bejelentések fogadására a Budapest 1426 Pf címen vagy bejelentés tehető a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Menedzsment Támogatás és Ügyviteli szervezete, illetve a Logisztikai Szállítási és Flotta Kezelési Központ által a MÁV Zrt.-vel kötött szolgálati szerződés alapján működtetett B postai szolgáltatás igénybevételével a Belső Ellenőrzés címére Etika megjelöléssel. b) Elektronikus út: bejelentés tehető az etika@mav.hu címen. c) Telefonos bejelentés: a nap 24 órájában külön erre a célra biztosított 06 (1) telefonszámon a kijelölt munkatárs, illetve üzenetrögzítő fogadja a bejelentéseket. d) Személyes bejelentés: a Belső Ellenőrzés erre kijelölt munkatársainál személyesen is tehető bejelentés a 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt címen előre egyeztetett időpontban. 3.5 Eljárásba bevont személy: az a személy, akitől a vizsgálati eljárás során információt, tájékoztatást kérnek 3.6 Eset: a bejelentés alapján definiált tényállás valamely meghatározott vagy meghatározható magatartásra, illetve körülményre vonatkozóan. 3.7 Esetek kezelésére kijelölt munkatársak: a Belső Ellenőrzés azon munkatársai, akik a döntési javaslatok előkészítéséért, az ügyek adminisztrációjáért és az információk megfelelő kezeléséért felelősek. 3.8 Etikai Kódex: olyan, a törvényi előírásokkal és egyéb jogszabályokkal összhangban álló normagyűjtemény, amely a MÁV Csoport működésére vonatkozó valamennyi belső szabály, utasítás és előírás alapjául szolgál. 3.9 Érintett munkatárs: a bejelentésben, esetben vagy vizsgálati eljárásban érintett munkatárs, akivel kapcsolatban a bejelentés/eset kifogásolható magatartásra vonatkozó információt tartalmaz, illetve akinek a magatartására vonatkozó tények tisztázása a vizsgálati eljárás céljának eléréséhez szükséges Közérdek: a MÁV Csoport működése során az állami vagyonnal való gazdálkodással, valamint a közszolgáltatási feladat ellátásával összefüggésben fennálló érdekek, amelyek megjelenhetnek úgy is, mint a MÁV Csoport gazdasági, pénzügyi érdekeinek, közvélemény általi megítélésének, jó hírnevének védelme Közreműködő: az eset kezelésében, valamint a vizsgálati eljárás lefolytatásában résztvevő munkatárs, külső személy vagy szervezet MÁV Csoport: a MÁV Zrt. és teljes körűen konszolidált társaságai Megfelelőségi Bizottság: az esetek kezelését, valamint a vizsgálati eljárásokat elrendelő és ellenőrző testület Megfelelőségi Bizottság titkára: a Megfelelőségi Bizottság vezetője által kijelölt munkatárs vagy állandó helyettese, akinek feladata a Megfelelőségi Bizottság működésének támogatása Személyes adatok zárt kezelése: a személyi adatok titokban tartását jelenti, az ügyben eljáró szervezet kivételével mindenki mással szemben oltalmat biztosít Vizsgáló: a vizsgálati eljárás lefolytatásával megbízott munkatárs. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 ALAPELVEK Az eseteket tartalmuk alapján kell elbírálni Az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárások során tiszteletben kell tartani az eset, illetve az eljárás által érintett személy(ek) alapvető jogait, és az általános alkotmányos elveket Az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárások során kizárólag jogszerű eszközök alkalmazhatóak. A tisztességes és jogszerű eljárás során mindvégig be kell tartani az indokoltság elvét és az eltúlzott intézkedések tilalmát.

16 1056 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám Az etikai eljárások során nem a munkatársak tetteire, hanem a bekövetkezett probléma körülményeire kell a hangsúlyt helyezni, a problémák valódi okát vagy az azt lehetővé tevő szabályozási hiányosságot kell feltárni, meg kell fogalmazni a megoldási javaslatokat, és az érintett szervezetekkel együttműködve a javító intézkedésekre kell összpontosítani Az esetek kezelésében, valamint a vizsgálati eljárások lefolytatásában közreműködők felelősséggel tartoznak a felmerülő adatok, információk védett kezelésének biztosításáért A kölcsönös együttműködési kötelezettség elve a) A MÁV Csoport valamennyi munkatársa köteles együttműködő magatartással elősegíteni a jelen eljárásrendben meghatározott eljárások sikerét. b) A jelen utasítás szerinti vizsgálat indítására vonatkozó döntés során a bejelentéseket különös gonddal kell elemezni annak érdekében, hogy a bejelentési rendszerrel való visszaélés és rosszhiszeműség kiszűrése megtörténhessen. c) A bejelentési rendszerrel való rosszhiszemű és vétkes visszaélés a visszaélést elkövetővel szembeni fellépést vonhat maga után. d) Az esetek kezelését és a vizsgálati eljárások lefolytatását a jelen utasításban szabályozott eljárási rendnek megfelelően kell végezni A munkáltatói intézkedésekhez való viszony Jelen utasításban szabályozott eljárások nem érintik a MÁV Csoport Kollektív Szerződései szerinti munkáltatói intézkedéseket és nem is helyettesítik azokat. Jelen utasításban a fent hivatkozott Kollektív Szerződések szerinti munkáltatói intézkedés alatt az Mt. 56. (1) bekezdésében adott felhatalmazás alapján a mindenkor hatályos Kollektív Szerződések szerint alkalmazható hátrányos jogkövetkezményeket kell érteni. Jelen utasításban szabályozott eljárások nem érintik a munkáltató által egyébként meghozott döntéseket. Jelen utasítás végrehajtása nem akadályozhatja a munkáltatói intézkedések végrehajtását azokban az esetekben, amikor az adott ügy hatékony megoldása azonnali munkáltatói intézkedést kíván. Ennek megfelelően a pontban foglalt soron kívüli határozathozatal biztosítja a munkáltatói intézkedések elévülési időn belüli végrehajtását. Ezen kívül a Megfelelőségi Bizottság dönthet úgy az esetek kivizsgálásáról hozott döntései során, hogy egy esetet saját hatáskörben történő vizsgálat helyett a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárásba utal ( c) pont). Jelen utasítás alapján folyó eljárások eredményezhetnek olyan intézkedést, amely a Kollektív Szerződés szerinti munkáltatói eljárás lefolytatását tartalmazza ( c) pont). Ekkor az utasítás pontja szerint kell eljárni. 4.2 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A jóhiszemű bejelentő védelme A bejelentőt a bejelentés kezelése, valamint a vizsgálati eljárás során védelem illeti meg A MÁV Csoport garantálja, hogy a bejelentő személyazonosságára vonatkozó adatokat elkülönítetten kezelik, és a hatályos jogszabályi keretek között a jelen utasítás pontjában meghatározott személyek körén kívül nem fedik fel sem az eljárás folyamán, sem azt követően A bejelentőt védelem illeti meg, mely vonatkozik arra, hogy a MÁV Csoport vállalja, hogy a bejelentés megtétele miatt a bejelentőt, illetve a bejelentés kezelésében, valamint a vizsgálati eljárásban együttműködő személyeket a MÁV Csoport részéről megtorlás, illetve munkajogi vagy egyéb hátrányos jogkövetkezmény nem éri. Amennyiben a bejelentő mégis hátrányos következményt tapasztalna, akkor panaszával az esetek kezelésére kijelölt munkatársakon keresztül (az etikai csatornákon elérhetőek) a Megfelelőségi Bizottsághoz fordulhat, amely intézkedik a panasz haladéktalan kivizsgálásáról, és arról, hogy indokolt esetben ennek orvoslása megtörténjen. Jogvita esetén a munkáltatónak kell bizonyítania, hogy intézkedése nincs összefüggésben a bejelentéssel vagy azt, hogy a bejelentés rosszhiszemű volt A jóhiszemű bejelentővel, valamint az esetben érintett és a vizsgálati eljárásba bevont munkatárssal szemben a bejelentés/nyilatkozat tartalma alapján üzleti titoksértés miatt nem lehet joghátrányt alkalmazni A rosszhiszemű bejelentővel szembeni fellépés A bejelentőt amennyiben ez lehetséges - a bejelentés megtételét követően haladéktalanul, személyes és telefonos bejelentés esetén annak megtételével egyidejűleg figyelmeztetni kell arra, hogy amennyiben bejelentésében bizonyítottan olyan tényt állít, amelyről tudta vagy kellő gondossággal tudnia kellett volna, hogy va-

17 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1057 lótlan, akkor bejelentésének figyelembe vételére nem kerül sor, illetve vele szemben a évi CLXV. törvény 3. (4) a) és b) pontja alkalmazható A bejelentés tartalmát, a bejelentő nyilatkozatát akkor lehet rosszhiszeműnek tekinteni, ha az erre irányuló vizsgálat bizonyítja azt Személyes adatok kezelése A bejelentés kezelése során a bejelentő által megadott személyes adatok kezelésére való felhatalmazó hozzájárulását vélelmezni kell A vizsgálati eljárás lefolytatása során a munkaviszonyban foglalkoztatott érintett és az eljárásba bevont személyek esetében a személyes adatok kezelésére a Munka Törvénykönyvében foglalt jogszabályi felhatalmazás alapján kerül sor. A munkaviszonyra irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatottak esetében önkéntes hozzájáruló nyilatkozat szükséges a személyes adatok kezeléséhez A bejelentési rendszerben különleges adatok kezelése tilos, ide értve a faji eredetre, a nemze séghez tartozásra, a poli kai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnéze meggyőződésre, az érdek-képvisele szerveze tagságra, a szexuális életre, az egészségi állapotra, valamint a kóros szenvedélyre vonatkozó és a bűnügyi személyes adatokat Az Info tv. 20. (1) és (2), valamint a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló évi CLXV, törvény 15. (3) bekezdésének megfelelően a bejelentésben érintett munkavállalót tájékoztatni kell a rá vonatkozó bejelentésről és az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról Az eljárás során követni kell a célhoz kötött adatkezelés elvét, melynek értelmében személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely a cél elérésének megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat kezelése csak a szükséges mértékben és ideig történhet Ha a folyamat során az esettel, illetve a vizsgálati eljárás céljával össze nem függő személyes adat is felmerül, és az adatok elkülönítése a hordozó eszköz tartalmának sérelme nélkül nem lehetséges, az esetek kezelésére kijelölt munkatársak, illetve a vizsgáló köteles az ilyen személyes adatot haladéktalanul felismerhetetlenné tenni A bejelentő és a bejelentés által érintett munkavállaló, valamint az eljárásba bevont személyek személyes adatai zártan kerülnek kezelésre. Elektronikus továbbítás esetén különös figyelmet kell fordítani az adatok védelmére az Infotv. rendelkezései alapján Információk védett kezelése Minden olyan közreműködőnek, aki az eset kezelésével, valamint a vizsgálati eljárás lefolytatásával kapcsolatos tevékenységben részt vesz, meg kell őriznie az eset, valamint a vizsgálati eljárás zártságát és névtelenségét Minden, az eset kezelésében, valamint a vizsgálati eljárásban résztvevő szervezet vezetője köteles gondoskodni az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárás során keletkező információ védett rendszerben történő kezeléséről. Az eljárás során kizárólag a jelen utasításban meghatározott személyek körére korlátozódik az adatokhoz, információkhoz való hozzáférésés betekintés joga. A hozzáférési- és betekintési joggal rendelkező személyek más személyekkel nem közölhetnek semmiféle tényt vagy információt az esettel, vagy a vizsgálati eljárással összefüggésben A hozzáférési és betekintési joggal rendelkező személyek, illetve az esetek kezelésébe és a vizsgálati eljárásba közreműködőként bevont személyek a bejelentéssel, a vizsgálati eljárással összefüggésben tudomásukra jutott információkra vonatkozóan titoktartási nyilatkozatot tesznek a 2/a. vagy 2/b. melléklet szerint Az esettel összefüggésben, valamint a vizsgálati eljárás során keletkező dokumentumok és információk kezelése során fokozottan ügyelni kell a vonatkozó és hatályos Informatikai Biztonságra, valamint a Minősített adatok védelmére vonatkozó szabályzatok betartására Az esettel kapcsolatban, valamint a vizsgálati eljárás során keletkező információkat kizárólag az alábbi személyek ismerhetik meg, azzal a kiegészítéssel, hogy a személyes adatokra vonatkozóan a jelen utasítás pontja követendő: a) az esetek kezelésére kijelölt munkatársak, b) az esetben érintett munkavállaló munkáltatói jogkörgyakorlója, c) az adott eljárásban kijelölt vizsgáló(k), d) az adott eljárásban vizsgálatot végző szervezet vezetője, e) az adott eljárásban felkért közreműködők kizárólag közreműködésük körében, f) a MÁV Zrt. Belső Ellenőrzés vezetője, valamint érintettség esetén a jelen utasítás hatálya alá tartozó teljes körűen konszolidált társaságainak első számú vezetője, illetve belső ellenőrzési vezetője, g) a Megfelelőségi Bizottság tagjai, h) Megfelelőségi Bizottság titkára vagy állandó helyettese,

18 1058 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám i) a MÁV Zrt. Felügyelőbizottsága, illetve a jelen utasítás hatálya alá tartozó teljes körűen konszolidált társaságai Felügyelőbizottságainak tagjai Az esettel kapcsolatban, valamint a vizsgálati eljárás során keletkező információkhoz, dokumentumokhoz teljes körűen kizárólag az esetek kezelésére kijelölt munkatársak férhetnek hozzá Amennyiben a bejelentő a bejelentésben, valamint az érintett vagy a vizsgálati eljárásba bevont munkavállaló az eljárás során üzleti titokra hivatkozik, őt tájékoztatni kell e rendelkezés tartalmáról, a vizsgálónak meg kell győződni, hogy a bejelentés/nyilatkozat/adatszolgáltatás tartalma üzleti titoknak minősül-e. Üzleti titok esetén azt a bejelentésből/nyilatkozatból/adatszolgáltatásból törölni kell, és külön iratba kell foglalni, amit a MÁV Zrt. és ezen utasítás hatálya alá tartozó teljes körűen konszolidált gazdasági társaságok mindenkor hatályos üzleti titok védelmére vonatkozó külön utasítása szerint kell minősíteni és kezelni Betekintési jog Az esetben vagy a vizsgálati eljárásban érintett, illetve a vizsgálati eljárásba bevont munkavállaló, továbbá okirattal meghatalmazott jogi képviselője vagy a Munka Törvénykönyve szerint akadályoztatás esetén írásos meghatalmazással nem rendelkező hozzátartozója részére biztosítani kell a vizsgálat során rá vonatkozóan keletkezett összegyűjtött dokumentumokba történő betekintés lehetőségét a vele kapcsolatosan összegyűjtött adatok, információk pontossága ellenőrzésének, a helyesbítés kezdeményezésének céljából, feltéve, hogy az nem ütközik az üzleti titkot, illetve a minősített adatot védő rendelkezésekbe Az esetben vagy a vizsgálati eljárásban érintett munkavállaló nem ismerheti meg a bejelentő és a vizsgálati eljárásba bevont személyek személyes adatait, valamint e személyek azonosítására alkalmas egyéb adatokat sem Az esetek kezelése, valamint a vizsgálati eljárás folyamán az adatok zárt kezelésére minden esetben írásban kell felhívni a figyelmet Összeférhetetlenség Az eset kezelésében, valamint a vizsgálati eljárás lefolytatásában közreműködőként vagy (az Mt (1) b) pontja és a Ptk. 8:1. (1) 1. pontja alapján) hozzátartozóként érintett, illetve érdekelt vagy ellenérdekű személy nem vehet részt Ha az eset kezelésébe, illetve a vizsgálati eljárás lefolytatásába közreműködőként bevont bármely személy vonatkozásában olyan körülmény merül fel (különös tekintettel a jogszabályokban és a MÁV Zrt. mindenkor hatályos utasításában az összeférhetetlenség kezeléséről meghatározott elvekre, de e fogalomkörbe értve az olyan személyes ellentéteket vagy szimpátiát is, amely akadályozhatja az elfogulatlan véleményalkotást és hozzáállást), amely az eljárásbeli feladatainak tárgyilagos és objektív teljesítésében gátolja, erről a MÁV Zrt. Belső Ellenőrzés vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni köteles. Ebben az esetben a Belső Ellenőrzés vezetője intézkedik az eset megfelelő, előírásokkal összhangban történő kezeléséről, valamint az eljárás megfelelő, előírásokkal összhangban történő lefolytatásáról A Megfelelőségi Bizottság bármely tagjának, a MÁV Zrt. Felügyelőbizottság tagjainak, illetve az Elnök-vezérigazgató ezen eljárásokkal kapcsolatban észlelt összeférhetetlenségét a Felügyelőbizottságnak kell haladéktalanul jelenteni, és ekkor az gondoskodik az eljárás további megfelelő, az előírásokkal összhangban történő folytatásáról A fenti rendelkezések szerinti összeférhetetlenség fennállását a bejelentéssel érintett munkavállaló is kifogásolhatja írásban a Megfelelőségi Bizottságnál. Ebben az esetben a Megfelelőségi Bizottság a kifogást 8 munkanapon belül köteles elbírálni, és a megfelelő intézkedéseket megtenni, valamint ezekről a kifogást benyújtót írásban értesíteni. Amennyiben az összeférhetetlenségre vonatkozó kifogás a vizsgáló személyével szemben merül fel, a Megfelelőségi Bizottság a vizsgálati eljárást az új vizsgáló kijelöléséig felfüggeszti Közzétételi kötelezettség A MÁV Zrt. Belső Ellenőrzés szervezete és a Kommunikációs igazgatóság a munkáltatói jogkör gyakorló bevonásával gondoskodik arról, hogy a rendelkezésre álló bejelentési csatornákat, valamint a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra és az adatkezelésre vonatkozó információkat az utasítás hatálya alá tartozó valamennyi munkatárs számára ismertté tegye, és azokat a MÁV Csoport által működtetett internetes honlapon nyilvánosságra hozza. 4.3 A MEGFELELŐSÉGI BIZOTTSÁG A Megfelelőségi Bizottság tagjai a MÁV Zrt. Belső Ellenőrzés szervezetének vezetője mellett a Biztonsági Főigazgató és a Vezető jogtanácsos A Megfelelőségi Bizottság elnöke a Belső Ellenőrzés vezetője.

19 11. szám A MÁV Zrt. Értesítôje A Megfelelőségi Bizottság titkára a Belső Ellenőrzés vezetője által erre a feladatra kijelölt munkatárs A Megfelelőségi Bizottság dönt a jelen utasítással hatáskörébe utalt kérdésekben A Megfelelőségi Bizottság fogadja el a saját ügyrendjét A Megfelelőségi Bizottság munkáját a MÁV Zrt. Felügyelőbizottsága ellenőrzése mellett végzi. 4.4 BEJELENTÉS KEZELÉSÉNEK RENDJE A bejelentés fogadása és nyilvántartása A 3.4. pontban megjelölt csatornákon beérkező bejelentést az esetek kezelésére kijelölt munkatársak fogadják és ellátják az adminisztratív teendőket Személyes bejelentés esetén a szóbeli bejelentésről feljegyzést készítenek, melynek tartalmát egyeztetik a bejelentővel. A feljegyzésnek tartalmaznia kell a jelen utasítás pontja szerinti figyelmeztetést, továbbá névtelenül tett bejelentés esetén a jelen utasítás pontja szerinti tájékoztatást is A nem személyesen tett bejelentés esetén amennyiben ez lehetséges az esetek kezelésére kijelölt munkatársak visszajelzést küldenek a bejelentőnek a bejelentés fogadásáról. A viszszajelzésnek tartalmaznia kell a jelen utasítás pontja szerinti figyelmeztetést, továbbá névtelenül tett bejelentés esetén a jelen utasítás pontja szerinti tájékoztatást is Amennyiben nem a 3.2. a) és c) pontban meghatározott csatornákon érkezik a bejelentés, hanem a MÁV Csoporthoz, annak különböző szervezeteihez, munkatársaihoz, akkor azokat legkésőbb a tudomásra jutást követő munkanapon változatlan tartalommal továbbítani kell a MÁV Zrt. Belső Ellenőrzés esetek kezelésére kijelölt munkatársai részére a 3.4. pontban foglalt csatornákon keresztül, különös figyelemmel a benne foglalt információk védelmére és zárt kezelésére. A jelen utasítás pontja szerinti visszajelzést ebben az esetben meg kell küldeni a bejelentést továbbító munkavállaló vagy szervezet részére is. Az ilyen módon továbbított bejelentést és a hozzá kapcsolódó adatokat és információkat a visszaigazolást követően az eredetileg azt fogadónál, helyreállítást lehetővé nem tevő módon törölni kell. Atipikus bejelentéskor a MÁV Csoport megvizsgálhatja, hogy a bejelentés valószínűsíthet-e munkáltatói intézkedést, ekkor a bejelentés továbbítása mellett a munkáltatói intézkedéshez szükséges vizsgálatokat az eljárásrendje szerint megkezdheti, amely azonban nem menetesít az etikai eljárás lefolytatása alól, tekintettel arra, hogy utóbbi célja a rendszerhibák, anomáliák és esetleges rossz gyakorlatok feltárása, a hatékony működés elősegítése, ezért a MÁV Csoport/szervezeti egység az e pontban foglaltak szerint továbbítja a bejelentést a MÁV Zrt. Belső Ellenőrzése részére, míg a saját hatáskörébe vont munkáltatói intézkedést megalapozó eljáráshoz szükséges információk védett kezeléséről gondoskodni köteles ezen utasítás pontja szerint, valamint az eljárás eredményéről a lehető leghamarabb tájékoztatja a Megfelelőségi Bizottságot. A két eljárás eltérő célkitűzései miatt (a munkáltatói intézkedés fókuszában a magatartás, míg az etikai eljárás középpontjában maga a jelenség, valamint az azt lehetővé tevő körülmények állnak) nem fordulhat elő olyan eset, hogy a bejelentésben érintett személyt két eljárásban is elmarasztalják. Az etikai bejelentések esetében kiemelt figyelmet kell fordítani a DMS rendszerben akár téves vagy hibás felvitel esetén a hozzáférők minél szűkebb körű meghatározására, valamint a dokumentumok esetleg felvitt példányainak mielőbbi törlésére Az esetek kezelésére kijelölt munkatársak a bejelentésben foglalt személyes adatokat az eredeti bejelentésről leválasztják és azokat elkülönítve, lezártan őrzik A bejelentésben foglalt vagy a vizsgálati eljárás során felmerült személyes adatokat kizárólag az esetek kezelésére kijelölt munkatársak és a vizsgáló(k) ismerheti(k) meg a vizsgálat eredményes lefolytatása érdekében A bejelentés abban az esetben vizsgálható ki, ha tartalmazza a bejelentés alapját képező magatartás/jelenség részletes és azonosítható leírását Az a bejelentés vizsgálható, amelyet a kifogásolt magatartás időpontjától számított 3 éven belül, illetve a bejelentő tudomására jutásától számított 1 éven belül megtesznek. Az ettől való eltérésről a Megfelelőségi Bizottság határozatban rendelkezhet a körülmények értékelésével a vonatkozó munkafolyamatok javítása érdekében, azonban ekkor már személyi felelősség megállapítása nem lehet célja a vizsgálatnak, annak a folyamatban rejlő hibák és ellentmondások kiszűrését kell szolgálnia A névtelen bejelentéseket akkor kell kivizsgálni, ha alapos okkal feltételezhető a MÁV Cso-

20 1060 A MÁV Zrt. Értesítôje 11. szám port gazdasági, pénzügyi érdekeinek, valamint a vasúti közlekedés biztonságának sérelme vagy a bejelentés bizonyítékot tartalmaz a munkáltató részéről a tisztességes eljárás követelményét sértő munkáltatói magatartásra. A bejelentőt amennyiben ez lehetséges a bejelentés megtételét követően haladéktalanul, személyes és telefonos bejelentés esetén annak megtételével egyidejűleg tájékoztatni kell arról, hogy a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés vizsgálata mellőzhető Az esetek kezelésére kijelölt munkatársak a Megfelelőségi Bizottság elnökéhez továbbítják a bejelentés kivizsgálására vagy elutasítására vonatkozó javaslat előzetes egyeztetése céljából Amennyiben a bejelentés tartalma alapján teljes bizonyossággal megállapítható, hogy az nem tartalmaz a MÁV Csoport Etikai Kódexébe ütköző magatartásra vonatkozó információt, hanem a MÁV Csoport t által, azok fő tevékenységi köreiben nyújtott szolgáltatások minőségével kapcsolatos panaszt tartalmaz, akkor a bejelentést nyilvántartásba vétel után az esetet kezelő munkatárs továbbítja a panasz tartalma szerinti MÁV Csoporthoz/szervezethez tájékoztatás kérése mellett, és erről lehetőség szerint a bejelentőt tájékoztatja A bejelentést kezelő munkatársak az eseteket az 1. számú mellékletben foglaltak szerint tartják nyilván. 4.5 A MÁS INFORMÁCIÓFORRÁSBÓL SZÁRMAZÓ ÉSZLELÉSEK KEZELÉSE A más információforrásból származó észlelés esetén az azt észlelő jelen utasítás hatálya alá tartozó szervezet vagy személy a rendelkezésére álló információkat haladéktalanul köteles a Belső Ellenőrzés vezetőjének átadni, figyelemmel az információk védett kezelésére vonatkozó szabályokra is. A más információforrás útján észleltek esetében a Belső Ellenőrzés az adminisztratív eljárásban, valamint a döntési javaslat előkészítésében jelen utasítás bejelentés kezelésére vonatkozó előírásai szerint jár el. 4.6 DÖNTÉS A VIZSGÁLATI ELJÁRÁSRÓL A Belső Ellenőrzés vezetője az eset beérkezését követő legközelebbi ülésre küldi meg döntési javaslatát és annak indokolását a Megfelelőségi Bizottságnak A döntési javaslat szerint a) a Megfelelőségi Bizottság hatáskörébe tartozó vizsgálati eljárás indul, b) vizsgálati eljárás nem indul, c) az eset kezelését egyéb csatornára tereli, azaz úgy dönt, hogy az esetnek nincsen a Megfelelőségi Bizottság hatáskörébe tartozó vonatkozása, ezért azt a MÁV Csoport valamely tagjának, illetve a MÁV Zrt. valamely szervezetének továbbítja A döntési javaslat megtétele során a Belső Ellenőrzés vezetője figyelembe veszi azoknak a körülményeknek a fennállását, amelyek esetén a bejelentés alapján vizsgálati eljárás nem indul. Ezek a körülmények a következők: a) a bejelentés alapján a MÁV Csoport Etikai Kódexébe ütköző magatartás nem valószínűsíthető, b) az esetben foglalt ügyben már folyamatban van vagy már lezárult a vizsgálat, és az eset a korábbi eljáráshoz képest új, még nem értékelt körülményt nem tartalmaz, c) a bejelentést név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő tette, és a vizsgálat lefolytatásához a jelen utasítás pontja szerinti feltételek nem állnak fenn, d) a bejelentés nyilvánvalóan alaptalan vagy annyira hiányos tartalmú, hogy nem teszi lehetővé a magatartás/jelenség feltárását és nincs lehetőség a bejelentésben foglaltak kiegészítésére, illetve a kiegészítéstől egyéb okból nem várható eredmény, e) a bejelentésben kifogásolt magatartás vizsgálata az érintett munkavállaló jogainak korlátozásával nem állna arányban, f) az eset tekintetében munkáltatói intézkedés, munkavállalói kártérítési felelősség megállapítása iránti, szabálysértési vagy büntetőeljárás indult, ideértve a közigazgatási szervek által lefolytatásra kerülő egyéb eljárásokat is kivételt képeznek az olyan esetek, ahol a személyi felelősség vagy a kár/sérelem mértékének (akár folyamatban lévő) megállapítása mellett az ismétlődés megelőzése érdekében indokolt a folyamatok, eljárások és szabályozások felülvizsgálata, amelynek fóruma külön etikai vizsgálati eljárás Amennyiben a javaslat a Megfelelőségi Bizottság hatáskörébe tartozó vizsgálati eljárás a) pontja szerinti megindítását tartalmazza, a Belső Ellenőrzés vezetője egyidejűleg döntési javaslatot tesz a Megfelelőségi Bizottságnak a) arra, hogy a vizsgálati eljárás lefolytatására mely szervezetet kérje fel, b) indokolt esetben eseti vizsgáló bizottság felállítására, melynek összetételéről és vezetőjéről a Megfelelőségi Bizottság dönt.