Adatvédelmi tájékoztató

Átírás

1 Adatvédelmi tájékoztató 1. Adatkezelő megnevezése Adatkezelő megnevezése: KMKK Középkelet-magyarországi Közlekedési Központ Zrt. Adatkezelő cégjegyzékszáma: Adatkezelő székhelye: 5000 Szolnok, Nagysándor József út 24. Adatkezelő címe: Adatvédelmi felelőse: SZÁMALK Oktatási és Informatikai Zrt. székhelye: 1138 Budapest, Madarász Viktor utca II. ép. 3. em. cégjegyzékszáma: adószáma: weboldal: 2. Adatkezelés szabályai Az Európai Parlament és a Tanács április 27-i (EU) 2016/679. számú, a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46. EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló rendeletnek (a továbbiakban: GDPR) történő megfeleléshez kapcsolódóan a KMKK Zrt. (a továbbiakban: Társaság) adatvédelmi tájékoztatójának időbeli hatálya május 25. napjától visszavonásig tart. A Társaság Adatvédelmi Szabályzata alapján kezeli a személyes adatokat. A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Társaság minden szervezeti egységénél folytatott valamennyi olyan folyamatra, amely során az Infotv pontjában meghatározott személyes adat kezelése megvalósul, kiterjed tovább a közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatra. Mint a (továbbiakban: honlap) üzemeltetője, a KMKK Középkelet-magyarországi Közlekedési Központ Zrt. (a továbbiakban: Társaság) tájékoztatja látogatóit, hogy jelen honlappal kapcsolatosan csak a jelen adatvédelmi tájékoztatóba foglaltak alapján kezel személyes adatokat. E tájékoztató a Társaság Belső Adatvédelmi Szabályzata alapján készült, tárgyi hatálya kiterjed a Társaság által a honlap üzemeltetése során megvalósított minden olyan folyamatra, amely során a GDPR 4. cikk 1. pontjában meghatározott személyes adat kezelése megvalósul. személyes adat : azonosított vagy azonosítható természetes személyre ( érintett ) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható. A jelen tájékoztató fogalmai megegyeznek a GDPR 4. cikkében meghatározott értelmező fogalommagyarázatokkal. A Társaság kijelenti, hogy kizárólag a hatályos jogszabályok rendelkezései alapján végez adatkezelést, így személyes adatot csak és kizárólag a GDPR 6. cikkébe foglalt jogalapokkal kezel. Személyes adat kezelésére csak jog gyakorlása vagy kötelezettség teljesítése érdekében van lehetőség és a Társaság személyes adatot csak ennek érdekében kezel, a cél eléréséhez szükséges minimális mértékben és ideig. A Társaság által kezelt személyes adatok magáncélra való felhasználása tilos. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie a célnak és amennyiben az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok kezelése egyébként jogellenes, az 1

2 adatok törlésre kerülnek. Így az adatkezelésnek mindenkor meg kell felelnie a célhoz kötöttség alapelvének. A Társaság személyes adatot csak az érintett előzetes hozzájárulása vagy törvény, illetve törvényi felhatalmazás alapján kezel. A Társaság a személyes adat felvétele előtt minden esetben közli az érintettel az adatkezelés célját, valamint az adatkezelés jogalapját. A Társaság szervezeti egységeinél adatkezelést végző alkalmazottak és a Társasággal szerződéses viszonyban álló, az adatkezelés bármely műveletét végző külső partnerek alkalmazottjai kötelesek a megismert személyes adatokat titokként kezelni. A Társasággal jogviszonyban állók kötelesek védeni és őrizni a munkakörükből, velük kötött szerződésből, tisztségükből adódó feladatok teljesítése során vagy azzal összefüggésben tudomásukra jutott adatokat, információkat, dokumentumokat, és kötelesek minden erőfeszítést megtenni annak érdekében, hogy azok megfelelő védelmét biztosítsák. A Társaság megbízásából adatfeldolgozói tevékenységet végző természetes vagy jogi személyekre, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetekre vonatkozó adatvédelmi kötelezettségeket az adatfeldolgozóval kötött megbízási szerződésben kell érvényesíteni. A Társaság Vezérigazgatója a Társaság sajátosságainak figyelembe vételével meghatározza az adatvédelem szervezetét, az adatvédelemre valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az adatkezelés felügyeletét ellátó személyt. A Társaság munkavállalói feladatuk végzése során gondoskodnak arról, hogy jogosulatlan személyek ne tekinthessenek be személyes adatokba. Továbbá a Társaság olyan IT környezetet alakít ki, hogy a személyes adatok tárolása és elérhetősége úgy kerüljön kialakításra, hogy az jogosulatlan személy részére ne legyen hozzáférhető, megismerhető, megváltoztatható, megsemmisíthető. A Társaság adatvédelmi rendszerének felügyeletét a Vezérigazgató látja el egy általa kinevezett vagy megbízott adatvédelemért felelős személy vagy szervezet útján. 3. Az érintettek jogainak érvényesítése Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével törlését a Társaság fentebb feltüntetett elérhetőségein. A Társaság a beérkezett kérelmet, tiltakozást a beérkezéstől számított 3 napon belül köteles átirányítani az adatkezelés szempontjából feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőjéhez és ezzel párhuzamosan a bejelentésről értesíteni a kijelölt Adatvédelmi felelőst. A feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetője az érintett személyes adatának kezelésével összefüggő kérelmére az érkezésétől számított 8 tiltakozási jog gyakorlása esetén 2 napon belül írásban választ fogalmaz meg és küld el az Adatvédelmi felelős részére. Az Adatvédelmi felelős a bejelentőnek a kérelem érkezésétől számított 15 tiltakozási jog gyakorlása esetén 5 napon belül írásban választ küld. A tájékoztatás kiterjed az Infotv. 15. (1) bekezdésében meghatározott információkra, amennyiben az érintett tájékoztatása törvény alapján nem tagadható meg. 2

3 A tájékoztatás főszabály szerint ingyenes, költségtérítést Társaság csak az Infotv. 15. (5) bekezdésében meghatározott esetben számít fel. A Társaság kérelmet csak az Infotv. 9. (1) bekezdésében vagy a 19. -ában meghatározott okokból utasít el, az Infotv. 16. (2) bekezdésében meghatározott tájékoztatással, írásban és indoklással kerül sor. A valóságnak nem megfelelő adatot az adatot kezelő szervezeti egység vezetője amennyiben a szükséges adatok és az azokat bizonyító közokiratok rendelkezésre állnak helyesbíti, az Infotv. 17. (2) bekezdésében meghatározott okok fennállása esetén a kezelt személyes adat törlése iránti igényéről értesíti az Adatvédelmi felelőst, aki intézkedik az adat törléséről. Az érintett személyes adata kezelése elleni tiltakozásának elbírálásának időtartamára de legfeljebb 5 napra az adatkezelést az adatkezelést végző szervezeti egység vezetője felfüggeszti, a tiltakozás megalapozottságát megvizsgálja és az Adatvédelmi felelőssel közösen döntést hoz, amelyről a kérelmezőt az Adatvédelmi felelős az Infotv. 21. (2) bekezdésében foglaltak szerint tájékoztatja. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatot kezelő szervezeti egység vezetője és az Adatvédelmi felelős együttesen az Infotv. 21. (3) bekezdésében meghatározottak szerint járnak el. A Társaság az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt, illetve az általa vagy az általa igénybe vett adatfeldolgozó által okozott személyiségi jogsértés esetén járó sérelemdíjat is megtéríti. Az adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Ugyanígy nem téríti meg a kárt, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott. Az érintett a Társaság adatkezelési eljárásával kapcsolatosan panasszal a NAIH-hoz fordulhat: név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság székhely: 1024 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C. honlap: 4. A Társaság internetes honlapjának adatkezelései Az adatkezelés helye: 5000 Szolnok, Nagysándor József út Honlapon megjelenő álláshirdetésekre jelentkezők adatainak kezelése A megfelelő munkavállaló kiválasztásáért a HR igazgató a felelős, így a jelen adatkezeléssel összefüggő feladatok ellátása során a Társaság Adatvédelmi felelősével együttműködve köteles az érintettek jogait biztosítani. A Társaság két módon juthat személyes adatokhoz a munkaerő kiválasztásának folyamata során: - a meghirdetett állásokra hirdetés (munkaerő-toborzás) révén keres megfelelő személyt a Társaság, vagy - ettől függetlenül is érkeznek postai vagy elektronikus úton a Társaság székhelyére, telephelyeire vagy címeire önéletrajzok, ezek az ún. berepülő önéletrajzok. A hirdetésekre jelentkezéssel és a berepülő önéletrajzok -kal kapcsolatos közös szabályok 3

4 A Társaság a munkára jelentkezés céljából érkezett személyes adatokat tartalmazó önéletrajzok esetén nem tesz különbséget azok érkezésének módja között: azonos elbírálás alá esik a nyomtatott formában, postai úton és az elektronikus módon érkezett önéletrajz. A Társaság a kiválasztás során a hirdetésekben szereplő címekre érkező önéletrajzokra vonatkoztatva garantálja azok jelen pont szerinti kezelését. Amennyiben az önéletrajz más, ám a Társaság tulajdonába tartozó címre érkezik, úgy az adott cím birtokosa felelős azért, hogy az a lehető legrövidebb időn belül átkerüljön a HR.Igazgatosag@kmkk.hu e- mail címre, ezzel egyidejűleg az adott címről törlődjön a levél. Abban az esetben, ha ez nem történik meg, úgy a Társaság az elektronikus adattárolásra vonatkozó általános szabályait alkalmazza, függetlenül az tartalmától. A postai úton érkező önéletrajzok esetében is ugyanez az eljárás. Amennyiben a jelentkező a munkaerő-toborzás során meghirdetett postai címre, a Társaság által elvárt jelöléssel küldi meg az önéletrajzot, úgy ebben az esetben garantálja a Társaság a jelen pont szerinti adatkezelést. Amennyiben azonban nem a meghirdetetteknek megfelelő módon érkezik a papíralapú önéletrajz, úgy az iratkezelési szabályok szerint a címzettnek minősülő személy köteles arról gondoskodni, hogy az önéletrajz a HR igazgatóhoz kerüljön. Abban az esetben azonban, ha ez nem történik meg, úgy a Társaság az iratkezelésre vonatkozó általános szabályokat alkalmazza, függetlenül a levél tartalmától. Főszabály szerint az önéletrajzokat későbbi felhasználás céljára kategorizálja a Társaság és 6 hónapig őrzi meg, kivéve a lentiekben foglalt, kifejezett hozzájárulást követő 2 évig történő megőrzést. Minden, a cég előtt ismertté vált önéletrajz esetében az adatkezelésre az Infotv. 6. (6) ad jogalapot, amely szerint az érintett kérelmére indult más ügyben az általa megadott személyes adatok tekintetében az érintett hozzájárulását vélelmezni kell. Az adatkezeléshez adott vélelmezett hozzájárulás megdönthető, így az érintett a szabályzat szerint meghatározottak alapján visszavonhatja hozzájárulását. Álláspályázatra jelentkezők adatainak kezelése Adatkezelő lehetővé teszi az érintettek számára, hogy az általa meghirdetett álláspályázatra jelentkezzenek az álláspályázatban szereplő úton vagy módon (pl. elektronikus vagy papír alapon), vagy kiírt álláspályázat nélkül, hozzá jelentkezzenek. Az álláspályázatra történő jelentkezés önkéntes hozzájáruláson alapul. Az érintettek köre: Minden természetes személy, aki az Adatkezelőhöz valamilyen munkakör elnyerése céljából jelentkezik. A kezelt adatok köre és célja: név szül. hely, idő megpályázott pozíció neve különleges adat, pl. egészségügyi adat azonosítás azonosítás jelentkezés beazonosításához szükséges különleges adat kezelésére csak akkor kerül sor, ha az a pozíció betöltésének elbírálásához szükséges 4

5 tapasztalatok korábbi munkahely neve és az ott eltöltött időszak tapasztalatok pozíció leírása iskolai végzettség idegen nyelv ismeret, idegen nyelv és ismeret foka csatolt önéletrajz egyéb adatai adatok jelentkezést követő 2 évig történő kezeléséhez való hozzájárulás jelzése, ha az érintett nem nyer felvételt pozíció betöltésének elbírálásához szükséges a munkatapasztalat pozíció betöltésének elbírálásához szükséges a munkatapasztalat pozíció betöltésének elbírálásához szükséges az iskolai végzettség pozíció betöltésének elbírálásához szükséges az idegen nyelv ismeret pozíció betöltésének elbírálásához szükséges az önéletrajz, és annak munkakörhöz releváns adatai ki nem választás esetén történő adatkezelés jogalapjához szükséges Az adatkezelés célja a jelentkezés munkakör betöltésére, valamint a kapcsolattartás. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat: a. Érintett az álláspályázat szerinti úton, módon eljuttatja adatait az Adatkezelő részére. A jelentkezés tipikus, de nem kizárólagosan elektronikus úton történő adatmegküldéssel történik. b. Adatkezelő a kiválasztási folyamat során a jelentkezéseket összeveti a betölteni kívánt pozíció megkívánt, és a munkaviszony/egyéb jogviszony létrehozásának feltételeivel, és az összevetés alapján a legmegfelelőbb személyeket személyes interjúra hívja be. c. A kiválasztás folyamata a személyes interjúval, és adott esetben teszt kitöltésével folytatódik. d. A kiválasztás a legmegfelelőbb érintettel történő szerződéskötéssel ér véget azzal a megjegyzéssel, hogy a ki nem választott érintettek adatait az Adatkezelő csak abban az esetben kezelheti a jövőben, ha ahhoz az az érintettek külön hozzájárultak, azt külön, bizonyítható módon, kérték. e. Adatkezelő jelzi a kiválasztás eredményét a jelentkező érintettek felé, és kéri a hozzájárulást az adatok további, a jelentkezést követő 2 évig történő kezeléséhez ugyanilyen vagy hasonló, vagy az érintett kompetenciáinak megfelelő álláspályázatra jelentkezésre, amennyiben ilyen hozzájárulást az érintett korábban nem adott (pl. a weboldalon keresztül). f. Megadott hozzájárulás esetén az Adatkezelő azokat az adatokhoz kapcsolja és eltárolja. Érintett tudomásul veszi, hogy amennyiben álláspályázatra jelentkezés során referencia személyt adott meg, e személlyel az Adatkezelő felveheti a kapcsolatot az érintett szakmai tapasztalatainak ellenőrzése céljából. Adatkezelés időtartama: cél megvalósulásáig, vagy érintett hozzájárulása alapján a jelentkezést követő 2 év leteltéig, vagy érintett időközben tett törlési igényéig. Adatközlés harmadik fél irányába nem történik. Az adatkezelés módja: elektronikusan és/vagy papír alapon, manuálisan történik. Adatok forrása: közvetlenül az érintettől. 5

6 A *-gal jelölt adatokkal kapcsolatban az Adatkezelő felhívja a figyelmet arra, hogy amennyiben az érintett azokat az Adatkezelő számára nem szolgáltatja, úgy az Adatkezelő a szolgáltatás nyújtását megtagadja. Az ún. berepülő önéletrajzok -ra vonatkozó különös szabályok A nem meghirdetett álláshelyre való jelentkezés esetén a Társaság válaszlevelet küld a jelentkezőnek, amelyben tájékoztatja az adatkezelés tényéről, jogalapjáról és az adatkezelés elleni tiltakozás formáiról. A munkaerő-toborzásra vonatkozó különös szabályok Amennyiben az érintett nem kívánja, hogy a későbbiekben az itt meghatározottak szerinti határidőn belül kezelje Társaságunk adatait, úgy ezt vagy az önéletrajz megküldésével egyidejűleg kell jeleznie, vagy a későbbiek során visszavonni az önéletrajz beküldésével megadott hozzájárulását. (Mivel jelen szabályaink az érintettek számára az önéletrajz megküldése előtt is elérhetőek, így az erre vonatkozó előzetes tájékoztatást megadottnak tekintjük, a hozzájárulást pedig önkéntesnek.) 4.2. A honlap adatkezelése A Társaság saját honlapjához bárki kiléte felfedése és személyes adatai megadása nélkül hozzáférhet, azon szabadon és korlátozás nélkül szerezhet információkat. Nem személyhez kötött információkat azonban korlátlanul és automatikusan gyűjt a weblap a látogatókról. Ezekből az adatokból személyes adat azonban nem nyerhető, így az Infotv. hatálya alá tartozó adatkezelést nem valósít meg. Honlapunk ún. sütiket (cookies), azaz a honlapot látogató számítógépén elhelyezett szövegfájlokat használ. A sütik (cookie-ek) használata a weboldalon: A süti a böngészőprogramok által a honlap megbízásából tárolt adatcsomag, vagyis egy olyan fájl (egy adatsor), amit a weboldal olvasójának/látogatójának számítógépén, mobiltelefonján vagy egyéb, internetes hozzáférést biztosító eszközén hozhat létre a weboldalt megjelenítő program. A sütiket maga a honlap hozza létre a böngésző segítségével az olvasó/látogató számítógépén vagy eszközén, ahol azok egy elkülönített könyvtárban kerülnek tárolásra. Többek között információt tárolhatnak a böngészésre használt eszköz paramétereiről, az olvasó/látogató esetleges egyéni beállításairól, korábbi látogatásairól, hogy ezáltal is jobb böngészési élményben részesüljön. A tárolt adatok révén az olvasónak/látogatónak megfelelő beállítású lap töltődik be. A honlapunk által használt sütik kizárólag adatokat tartalmaznak, vagyis nem tartalmaznak futtatható állományokat, vírusokat, illetve kémprogramokat (spyware) és nem férnek hozzá a felhasználó merevlemezének adataihoz, IP címéhez, így személyes azonosítás általuk nem lehetséges, személyes adatok tárolására nem alkalmasak. A sütik elhelyezését és az ezzel kapcsolatos adatkezelési tájékoztatót a weboldalra való első belépéskor felvillanó tájékoztató ablakban hagyhatja jóvá az olvasó/látogató. A sütik használatára vonatkozó jogi feltételeket megállapító módosított 2002 / 58 / EC uniós irányelv rendelkezéseit a magyar jogba az elektronikus hírközlésről szóló évi C. törvény 6

7 ültette át. A hírközlési törvény egyértelműen rögzíti, hogy sütit elhelyezni, a süti által gyűjtött személyes adatokat felhasználni csak az érintett felhasználó világos és teljes körű tájékoztatását követő hozzájárulása alapján lehet. A honlapot olvasó hozzájárulása: A honlap böngészésével az olvasó/látogató elfogadja, hogy honlapunk sütiket helyezzen el az olvasó/látogató számítógépén, illetve eszközén, abból a célból, hogy honlapunk interaktív módon tudjon működni. Abban az esetben, ha nem egyezik bele a sütik alkalmazásába jelen honlapunkon, akkor előfordulhat, hogy az (főként az interaktív része) nem fog teljes körűen működni. Hogyan lehet törölni / kikapcsolni a sütiket? Minden böngésző lehetővé teszi a süti-beállítások változtatását (pl. testre szabással lehetőség van letiltani egyes webhelyek sütijeit). Mivel a sütik célja az adott weboldal használhatóságának és folyamatainak megkönnyítése, a sütik alkalmazásának megakadályozása vagy törlése esetén előfordulhat, hogy a honlap olvasói/látogatói nem lesznek képesek a weboldal funkcióinak teljes körű használatára, illetve hogy a weboldal a tervezettől eltérően fog működni böngészőkben. Általában a böngészők "Beállítások" menüiben találhatók a sütikkel kapcsolatos beállítások. A sütik beállításával kapcsolatban további információt az egyes böngészők "Súgó" menüjében találhatók. Hogyan lehet visszavonni a hozzájárulást? Ha az olvasó/látogató hozzájárult a sütik használatához, a böngésző sütiket tárol az olvasó/látogató számítógépén vagy eszközén, hogy rendszerünk felismerje beállításait. A hozzájárulás érvényessége időnként lejár. Azonban, ha az olvasó/látogató szeretné visszavonni hozzájárulását, a böngészője süti-beállításai között ezt bármikor megteheti Ügyfélszolgálati adatkezelések A Társaság az ügyfélpanaszok bejelentésére a honlapján is olvasható elérhetőségeket biztosít. A bejelentések felvételének módja történhet személyesen, telefonon, panaszlevél formájában, panaszkönyvbe történő bejegyzés által vagy en keresztül. A Társaság külön formanyomtatványt erre a célra nem rendszeresít, a panaszt feljegyzés formájában rögzíti, vagy az a Társaság utaseszrevetel@kmkk.hu címére eljuttatható. Panaszok esetén az adatkezelés a fogyasztóvédelemről szóló évi CLV. törvény 17/A-C. - aiban meghatározottak szerint történik. Az adattárolás határideje: A Társaság a panaszról felvett jegyzőkönyvet és a válasz másolati példányát 5 évig köteles megőrizni, és azt az ellenőrző hatóságoknak kérésükre bemutatni [fogyasztóvédelmi törvény 17/A. (7)] A Társaság az utaspanaszt az Üzletszabályzatban ( foglaltak szerint kezeli. 5. Jelen tájékoztatóban nem meghatározott kérdések A jelen tájékoztatóban nem meghatározott kérdésekben az Infotv. szabályai és a Társaság Adatvédelmi Szabályzatában foglaltak az irányadók. 7