Szolgáltatás megrendelése. Erzsébet-utalvány tartalmú értékküldemények előállítására és kézbesítésére Önkormányzatok részére NOVEMBER

Átírás

1 Kérjük, a kitöltött megrendelőt legkésőbb október 19. napjáig az alábbi címre megküldeni: Magyar Posta Zrt. Értékesítés-támogatási Csoport 1540 Budapest A borítékon kérjük feltüntetni: Gyermekvédelmi támogatás megrendelése 2018/2 Szolgáltatás megrendelése Erzsébet-utalvány tartalmú értékküldemények előállítására és kézbesítésére Önkormányzatok részére NOVEMBER Megbízó Önkormányzat Neve: Címe: Adószáma: Számlaszáma: Számlavezető bank: Levelezési név, cím 1 : Adatküldésre szolgáló cím 2 : Kérjük, hogy a megbízó adatai hiánytalanul és pontos adatokkal kerüljön feltüntetésre! Szolgáltató neve, címe: Magyar Posta Zrt Budapest, Dunavirág u (továbbiakban: Szolgáltató) 1. Megrendelés tárgya A rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény keretében november hónapban kiküldendő, és forintot elérő vagy azok egész számú többszörösének megfelelő értékű Gyermekvédelmi Erzsébet-utalványok (a továbbiakban Utalvány) küldemény-előállítás szolgáltatás keretében történő postai feladásra való előkészítése, valamint az Utalványok értéknyilvánítás és tértivevény többletszolgáltatással (értéklevél) feladott levélpostai küldeményben történő kézbesítése a jogosultak részére. A Szolgáltató opcionális szolgáltatásként felkínálja a kézbesített küldemények tértivevényeinek digitalizálását. 1 Az a név és cím, amelyre a számla küldése történik. 2 Kizárólag erről az címről fogadja az adatokat a Magyar Posta Zrt. 1

2 2. A Szolgáltató által nyújtott szolgáltatás A Szolgáltató a küldemények címzésének előállításához (a küldemények elkészítéséhez és felszereléséhez szükséges kellékek, mint etikett és tértivevény nyomtatvány beszerzése és megszemélyesítése) alvállalkozót vesz igénybe. Az alvállalkozó (aki egyúttal a Megbízó részéről a Szolgáltató részére átadott név- és címadatok vonatkozásában az az Európai Parlament és a Tanács (EU), a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló 2016/679 alapján igénybe vett adatfeldolgozónak fog minősülni) a Szolgáltató 100%-os tulajdonában álló EPDB Nyomtatási Központ Zrt. Az adatfeldolgozási feltételeket a 2. számú melléklet tartalmazza. A küldemények csomagolását a Szolgáltató végzi el az EPDB Nyomtatási Központ Zrt. által elkészített etikettek és tértivevények, valamint az Erzsébet Utalványforgalmazó Zrt. által átadott Utalványokat tartalmazó borítékok alapján. Az adatok kizárólagos fogadására rendszeresített cím: gyev.adat@posta.hu. A Szolgáltató kizárólag az EUF Zrt. honlapján található xls. formátumú, az EUF Zrt.-től kapott személyes szállítási kódszámmal elnevezett adattáblát fogadja be és dolgozza fel, melynek adattartalmáért a Megbízó felel. Mint Megbízó tudomásul veszem, ha az első alkalommal, azaz november 8-án óráig feltöltött adatokról a Szolgáltató nem megfelelőségi t küld november 8-án óráig, abban az esetben lehetőség van az adatok hibátlanul történő újraküldésére, legkésőbb november 9-én óráig történő újraküldéssel. A Szolgáltató a másodszorra küldött, javított állomány hibája esetén a törvényi kötelezettségek miatt már nem tud újabb lehetőséget adni egy újabb adatátadáshoz. Amennyiben az adatok ismételten hibásak, vagy nem érkeznek be a megjelölt időpontig, a Szolgáltató nem vállalja közvetlenül a jogosultak részére a Gyermekvédelmi Erzsébet utalványok eljuttatását. Ebben az esetben az utalványok szállítása közvetlenül az Önkormányzat jegyzője részére történik. (Az cím november 1-én órától november 9-én óráig érhető el.) 2.1. Szolgáltatás folyamata Információk továbbítása a Szolgáltató részére: Az Utalványokat (6000 és 6500 Ft vagy annak egész számú többszöröse) tartalmazó, biztonsági kialakítású és lezárású borítékokat a tartalom értékét a borítékon feltüntetve az Erzsébet Utalványforgalmazó Zrt. juttatja el a Szolgáltató részére. A Megbízó az érintett jogosultak listáját az Erzsébet Utalványforgalmazó Zrt. részéről érkezett hivatalos tájékoztatás és mintaállomány alapján, xls. állományban küldi meg a Szolgáltató részére az EUF Zrt-től kapott személyes szállítási kódszámmal a 2. pontban meghatározott módon, helyen és időpontban. Megbízó a gyűjtőborítékok tartalmára vonatkozóan csak homogén gyűjtőborítékok kézbesítését rendelheti meg a Szolgáltatótól. Amennyiben egy címre 6000 és 6500 Ft értékű utalvány borítékok (vagy azok egész számú többszörösének) kézbesítését rendeli meg, azokat a 2. pont negyedik bekezdésében hivatkozott adattáblában külön sorban kell feltüntetni, melyek a 3.2 szerint külön értékküldeményként kerülnek kézbesítésre. 2

3 Az átadott állomány alapján, amely tartalmazza a feladó nevét, címét (amennyiben az önkormányzat postafiókot bérel, annak irányítószámát, a települést, postafiók számát; ennek hiányában irányítószám, település, utca, házszám) és a címzett nevét, címét (irányítószám, település, utca, házszám, emelet, ajtó) a Szolgáltató az EPDB Nyomtatási Központ Zrt. közreműködésével elkészíti a küldeményekre felszerelendő etikettet és tértivevényt. A küldemények felszerelését (etikettezés, tértivevényezés) a Szolgáltató végzi el. Értéknyilvánítással és tértivevénnyel ellátott levélpostai küldeményként feladásra előkészíti, majd továbbítja az OLK részére postai felvételre. A továbbiakban a küldeményeket a Szolgáltató értékküldeményként kezeli a mindenkori A Postai Szolgáltatások Általános Szerződési Feltételei szerint A Megbízó megrendeli nem rendeli meg a tértivevény digitalizálást A szolgáltatás díja, és a díj megfizetése 3.1. A küldemény előállításának díja: 135 Ft + ÁFA/küldemény A díj magában foglalja a küldemény értékküldeményként történő postai előkészítését, az etikett és a tértivevény lap beszerzését, megszemélyesítését, a küldemény feladását, illetve elektronikus feladójegyzék biztosítását Az értékküldemény kézbesítési díja: Ft érték esetén: 549 Ft/küldemény Ft érték esetén: 759 Ft/küldemény Ft érték esetén: 935 Ft/küldemény Ft érték esetén: 1177 Ft/küldemény A fenti árak az ÁFA-t nem tartalmazzák, melynek mértéke 27% A szolgáltatás ellenértékének megfizetése a Szolgáltató által kiállított külön számla alapján történik. 4. A Szolgáltató a küldeményeket ép, sértetlen, lezárt állapotban kézbesíti. Az ilyen állapotban kézbesített küldemények tartalmában mutatkozó hiányokért a Szolgáltatót felelősség nem terheli. Az ilyen hiányokkal kapcsolatos panaszokat az Erzsébet Utalványforgalmazó Zrt. intézi. 5. Jelen megbízás hatálya kizárólag a novemberben kiküldendő utalványokra terjed ki. 3 A megfelelő sort a négyzetben kérjük X-el jelölni. A szolgáltatás teljesítésének feltételei a mellékletben találhatóak. Megrendelés választása esetén a jelen dokumentum aláírása e teljesítési feltételek elfogadását is jelenti. 3

4 6. Jelen megbízással kapcsolatosan egyebekben a postai szolgáltatásokról szóló évi CLIX. tv, a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatás általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló 335/2012.(XII.4.) Korm. rendelet, és a Polgári Törvénykönyv vonatkozó rendelkezései az irányadóak., Megbízó Önkormányzat Postai visszaigazolás:. Budapest, aláírás 4

5 1. számú melléklet A tértivevény digitalizálás szerződési feltételei 1. A Szolgáltató kézbesített küldemények tértivevényeit beszkenneli, amely során tértivevénylaponként külön fájlt képez, amit elektronikus hitelesítéssel lát el. A fájl név a kézbesített értéklevelek postai küldeményazonosítója lesz. A képfájlok mellé átadott adatbázis xls (excel) formátumú, mely tartalmazza a fájlnevet, a kézbesítés dátumát és az átvevő körét (címzett, meghatalmazott stb.). A feldolgozás időpontja, a tértivevény lapok beérkezését követően, adott hónap utolsó munkanapja. 2. A digitalizálási szolgáltatással megrendelt értékküldemények tértivevénylapjainak a visszakézbesítés címénél a Megrendelő neve és a 1858 Budapest kiemelt irányítószám szerepel, az alábbi minta szerint: 3. A digitalizált képek pdf. formátumban és 300 dpi minőségben készülnek. A Szolgáltató adatcsere szerverén biztosít hozzáférést a Megrendelő számára. A hozzáférés SFTP adatcsatornán keresztül történik. Az adatcsere szerver a Szolgáltató által adott felhasználónévvel és jelszóval válik elérhetővé a Megrendelő részére. A jelszót a Megrendelő igénye szerint változtathatja. 4. A Szolgáltató a gyökérkönyvtárban található ki könyvtárba tölti fel az Igénybevevőnek továbbítani kívánt állományokat. A ki könyvtárba, vagy annak alkönyvtárába feltöltött állományokról a Szolgáltató az Igénybevevő által megjelölt címre értesítést küld. 5. Az Igénybevevőnek a Szolgáltató tértivevényenként külön fájlt helyez el a könyvtárban, melynek megnevezésére a küldeményazonosító szolgál. 6. A Szolgáltató az adatcsere szerverén az Igénybevevő részére készített állományokat egy hónapig teszi elérhetővé, ezt követően fizikai törléssel távolítja el. Ez idő alatt a megfelelő 5

6 hozzáféréssel rendelkező felhasználó az állományokat letöltheti. A Szolgáltató kötelezettséget vállal az Igénybevevő kérésére történő visszaállítható mentés készítésére. 7. A Szolgáltató a gyártási adatokat (főbb gyártási jellemzők: összegzett db, gyártási idő, feladási idő) 5 évig, az egyéb megszemélyesített gyártási adatokat 45 napig tárolja. A 45 nap letelte után a Szolgáltató a rendszeréből törli az adatokat. 8. A Szolgáltató a papír alapú tértivevénylapokat a digitalizálást követően egy tételben juttatja el a Megrendelő részére. 9. A szolgáltatás díja: 15 Ft + ÁFA/ tértivevény A díj magában foglalja a kézbesítés tényét tartalmazó tértivevénylapok szkennelését, hitelesítését a képfájlok elektronikus átadását, adatbázis összeállítását és átadását. (További információ Kun Viktória elérhetőségén kérhető: ) 10. A fenti árak az ÁFA-t nem tartalmazzák, melynek mértéke 27%. A szolgáltatás ellenértékének megfizetése a Magyar Posta Zrt. által kiállított külön számla alapján történik. 6

7 2. számú melléklet Adatfeldolgozási feltételek 1. A Felek megállapodnak abban, hogy a Vállalkozó az adatfeldolgozási tevékenységet a jelen mellékletben meghatározott szabályok szerint látja el. 2. Adatkezelő és adatfeldolgozó 2.1. A Felek megállapodnak abban, hogy a személyes adatok adatkezelője a Megrendelő, az adatokon végzett technikai műveleteket ellátó Vállalkozó pedig a Megrendelő adatfeldolgozója Amennyiben a Vállalkozó további adatfeldolgozót kíván igénybe venni, arról a Megrendelőt 15 nappal a további adatfeldolgozó igénybe vételének megkezdését megelőzően értesíti, mely alól kivételt képeznek a szolgáltatás folyamatosságának biztosítása céljából az azonnali beavatkozást igénylő rendkívüli esetek. Amennyiben a Megrendelő a további adatfeldolgozót nem fogadja el, akkor jogosult a jelen szerződést a további adatfeldolgozó igénybe vételét megelőző munkanapra felmondani, amelyről köteles a Vállalkozókat a további adatfeldolgozó igénybe vételét megelőző munkanapot megelőző 5 nappal értesíteni. Amennyiben a Megrendelő a szerződés felmondására vonatkozó nyilatkozatot nem tesz, azzal a további adatfeldolgozó igénybe vételét elfogadja. 3. Az adatkezelés céljának meghatározása 3.1. A személyes adatok kezelésének célját kizárólag a Megrendelő jogosult meghatározni A Vállalkozó kijelenti, hogy a személyes adatokat saját céljára nem használja fel, azokat a jelen szerződésben foglaltak szerint és a jelen szerződés teljesítéséhez szükséges mértékben dolgozza fel. 4. Nyilatkozatok megtétele az érintettek felé 4.1. A Felek megállapodnak abban, hogy a Vállalkozó az érintett (Megrendelő által feldolgozásra átadott adatok alapján azonosítható) személyek felé nyilatkozat tételére nem jogosult. 4. Adatkezeléssel kapcsolatos döntések meghozatala 4.1. A Vállalkozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag a Megrendelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel. 5. Utasítási jog 5.1. A Vállalkozó a Megrendelő írásbeli utasításai szerint dolgozza fel az adatokat. A Megrendelő utasításait a jelen mellékletet is magába foglaló szerződés és annak mellékletei képezik. Az adatfeldolgozásra vonatkozó bármely további feltételről a Felek közösen állapodnak meg. A Megrendelő a jelen mellékletet is magába foglaló szerződés és annak mellékletei keretén belül sem adhat olyan utasítást, amely az adatfeldolgozást az adatok kockázatarányos védelmét biztosító szintet meghaladóan tennék terhessé a Vállalkozó számára. 7

8 5.2. Amennyiben a Megrendelő olyan utasítást fogalmaz meg, amely a jelen mellékletet is magába foglaló szerződés aláírásakor a Vállalkozó által alkalmazott folyamatok, informatikai megoldások átalakítását, módosítását eredményezné, és a Vállalkozó számára ez költségnövekedést, többletköltséget eredményezne, a Vállalkozó a megfogalmazott igényt külön díjazás ellenében teljesíti, amelyről a Felek külön állapodnak meg. 6. Felelősség 6.1. Az adatkezelés jogszerűségéért ideértve az adatkezelési műveletekre vonatkozó utasítások jogszerűségét is a Megrendelő, mint adatkezelő felel A Vállalkozó, mint adatfeldolgozó a jelen mellékletet is magába foglaló szerződés szerinti adatfeldolgozási tevékenysége során végrehajtott adatfeldolgozási műveletek keretében felelős a személyes adatok feldolgozásáért, megváltoztatásáért, törléséért, továbbításáért és nyilvánosságra hozataláért A Vállalkozó kizárja a felelősségét mindazon esetekért, ami a jelen mellékletet is magába foglaló szerződés szerinti adatfeldolgozási tevékenysége során feldolgozott adatoknak a Megrendelő általi nem jogszerű kezeléséből vagy a Megrendelő által az adatok feldolgozására vonatkozóan a Vállalkozónak adott célszerűtlen, szakszerűtlen vagy jogszerűtlen utasításaiból fakadóan következtek be. 7. Ellenőrzési jog 7.1. A Megrendelő jogosult ellenőrizni a Vállalkozó adatfeldolgozási tevékenységét A Megrendelő ellenőrzési jogát gyakorló képviselője ezen felhatalmazását köteles a Vállalkozó felé a Megrendelő által a képviseletet ellátó személy azonosítását lehetővé tevő adatokkal kiállított cégszerűen aláírt megbízólevéllel igazolni A Megrendelő az ellenőrzési joga körében jogosult az adatfeldolgozással kapcsolatos dokumentumokat megismerni, az Adatfeldolgozótól adatszolgáltatást tájékoztatást kérni A Felek megállapodnak abban, hogy a Megrendelő ellenőrzési jogát gyakorló képviselője az adatok feldolgozásának helyére a Vállalkozó felügyelete mellett és a Vállalkozó Biztonsági Főigazgatósága által előzetes kérelemre kiadott engedélye birtokában léphet be A Megrendelő ellenőrzési jogát gyakorló képviselője az ellenőrzési joga gyakorlása során nem végezhet olyan tevékenységet és nem kérhet olyan dokumentumokat, információkat, amely a Vállalkozó más megrendelői adatainak megismerésére, vagy azokra következtetések levonására alkalmasak. A Vállalkozó jogosult a Megrendelő ilyen kéréseit megtagadni A Megrendelő ellenőrzési jogosultsága nem terjed ki arra, hogy a Vállalkozó munkavállalóinak magatartását ellenőrizze, a Vállalkozó munkavállalóinak a munkaviszonnyal kapcsolatosan kezelt adataihoz hozzáférjen. A Vállalkozó a Megrendelőnek a munkavállalóira vonatkozóan kizárólag olyan adatot, információt ad át, amelyek átadására törvény kifejezett felhatalmazást ad Az ellenőrzést végző köteles az ellenőrzésről jelentést készíteni, amelyben rögzíteni kell a. az ellenőrzést végző személyek nevét, b. a Vállalkozó részéről az ellenőrzésben közreműködő személyek nevét c. az ellenőrzés időpontját 8

9 d. azon dokumentumok felsorolását, pontos megjelölését, amelyekbe az ellenőrzés során a Vállalkozó felügyelete mellett betekintett e. az ellenőrzés során tett megállapításokat f. az ellenőrzést végző és abban közreműködő személyek aláírását A Megrendelő a jelentés 1 példányát köteles megküldeni a Vállalkozónak, amelyre a Vállalkozó a jelentés kézhezvételét követő 10 munkanapon belül észrevételt tehet A Megrendelő az ellenőrzési jelentés végleges változatát köteles annak elfogadását követő en Vállalkozónak megküldeni Amennyiben az ellenőrzési jelentésben foglaltakkal összefüggésben a Megrendelő olyan elvárást, igényt, utasítást fogalmaz meg, amely a jelen mellékletet is magába foglaló szerződés aláírásakor a Vállalkozó által alkalmazott folyamatok, informatikai megoldások átalakítását, módosítását eredményezné, és a Vállalkozó számára ez költségnövekedést, többletköltséget eredményezne, a Vállalkozó a megfogalmazott igényt külön díjazás ellenében teljesíti, amelyről a Felek külön állapodnak meg. 8. Adatbiztonság 8.1. A Vállalkozó a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot vállal és olyan intézkedéseket alkalmaz, melyekkel az adatfeldolgozás jellegét, hatókörét, körülményeit és céljait és az érintettek adatainak védelméhez fűződő jogát, a megvalósítható intézkedések költségeit is figyelembe véve megfelelően biztosítható az adatok jogosulatlan vagy véletlenszerű nyilvánosságra hozása, megsemmisítése, megváltoztatása, terjesztése, vagy az ezekhez történő fizikai vagy logikai hozzáférés védelme. 9. Incidensek kezelése 9.1. A Vállalkozó kötelezettséget vállal arra, hogy amennyiben tudomására jut, a jelen mellékletet is magába foglaló szerződés alapján feldolgozott személyes adatokkal kapcsolatban adatvédelmi incidens (a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi), arról a Megrendelőt kapcsolattartója útján indokolatlan késedelem nélkül, de legfeljebb 24 órán belül értesíti A Vállalkozó az értesítésében, amennyiben ezen információk az 24 órás határidőn belül rendelkezésre állnak, információt ad a Megrendelő felé az alábbiakról: a. az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét b. incidens körülményeit, hatásait, c. az incidens során érintett személyek és kompromittálódott adatok körét, számosságát, d. az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések összefoglalását. 10. Adatok törlése a szolgáltatásnyújtás befejezésével Vállalkozó köteles a Megrendelő döntése alapján a szolgáltatás teljesítése során birtokába került adatokat és azok másolatit a szerződéses jogviszony megszűnése esetén haladéktalanul átadni Megrendelőnek vagy törölni azokat. 9

10 11. Titoktartás: A Felek megállapodnak abban, hogy valamennyi a Vállalkozó jelen szerződés szerinti tevékenysége keretében kezelt személyes adatot a Vállalkozó köteles titokban tartani időbeli korlátozás nélkül és köteles ezen titoktartási kötelezettségről munkavállalóit, teljesítési segédeit, közreműködőit tájékoztatni valamint a titoktartási kötelezettséget velük szemben érvényesíteni. A Vállalkozó tájékoztatja a Megrendelőt, hogy munkavállalói a GDPR 28. cikk (3) bekezdés b) pontjában foglalt rendelkezésekkel összhangban a munka törvénykönyvéről szóló évi I. törvény 8. (4) bekezdése alapján jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt állnak. 10