ACE EUROPEAN GROUP LIMITED MAGYARORSZÁGI FIÓKTELEPE PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ACE European Group Limited Magyarországi Fióktelepe Székhelye: 1054 Budapest, Szabadság tér 7. A céget nyilvántartó cégbíróság neve: Fővárosi Bíróság mint Cégbíróság Cégjegyzékszám: Cg Anyavállalat: ACE European Group Limited Székhelye: The Ace Building, 100 Leadenhall Street, London, EC3A 3BP, Egyesült Királyság Az anyavállalatot nyilvántartó cégbíróság neve: Companies House Az anyavállalat cégjegyzékszáma: A Biztosító tevékenységét a Prudenciális Szabályozási Hatóság (Prudential Regulation Authority; 20 Moorgate, London, EC2R 6DA) engedélyével és a Pénzügyi Tevékenységi Hatóság (Financial Conduct Authority; 25 The North Colonnade, Canary Wharf, London E14 5HS) valamint a Prudenciális Szabályozási Hatóság felügyelete mellett folytatja. ACE EUROPEAN GROUP LIMITED MAGYARORSZÁGI FIÓKTELEPE PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT A. A panaszkezelési eljárás célja Az ACE European Group Limited (székhelye: The ACE Building, 100 Leadenhall Street, London EC3A 3BP, Egyesült Királyság, nyilvántartó cégbíróság neve: Companies House, cégjegyzékszáma: ), amely a Magyar Köztársaság területén biztosítási tevékenységét az ACE European Group Ltd. Magyarországi Fióktelepén (1054 Budapest, Szabadság tér 7. Bank Center Gránit torony 6.em., cégjegyzékszáma: Fővárosi Bíróság mint Cégbíróság Cg ) keresztül fejti ki (a továbbiakban: a Biztosító) a magas színvonalú szolgáltatások elkötelezett híve. A panaszkezelés az ügyfélszolgálat színvonalának emelésében kulcsszerepet játszik, továbbá hozzájárul ahhoz, hogy termékeink kielégítsék ügyfeleink igényeit. A Biztosító a panaszkezelési eljárását úgy alkotta meg, hogy az biztosítsa minden panasz igazságos, gyors és az ügyfelek megelégedésére szolgáló kezelését. A Biztosító törekszik arra, hogy a biztosítási piac szereplőire vonatkozóan megállapított szolgáltatási színvonalat saját belső folyamatai segítségével felülmúlja. B. A panasz definíciója és kivizsgálása A panasz az ügyfél által megfogalmazott kifogás, amely a Biztosító szerződéskötést megelőző tevékenységéhez vagy mulasztásához, vagy a biztosítási szerződés megkötésével, a Biztosító szerződés fennállása alatti teljesítésével, valamint a szerződéses jogviszony megszűnésével, illetve azt követő, a szerződéssel összefüggő tevékenységéhez vagy mulasztásához kapcsolódik. Panaszosnak tekintendő az a személy is, aki a Biztosító eljárását nem valamely konkrét szolgáltatással, hanem egyéb, a szolgáltatással összefüggő tevékenységével (pl. hirdetés) kapcsolatban kifogásolja. A fentiek alapján panasznak minősül: - a Biztosító tevékenységével, szolgáltatásával, termékével vagy a képviseletében eljáró közvetítő termékértékesítéssel közvetlen kapcsolatban tanúsított magatartásával, tevékenységével vagy mulasztásával összefüggésben ügyféltől származó minden olyan írásban vagy szóban tett kritika, reklamáció vagy egyedi kérelem, amellyel az ügyfél elégedetlenségét fejezi ki a Biztosító eljárásával kapcsolatban, és egyidejüleg konkrét, egyértelmű igényét is megfogalmazza; - az ügyfél részéről a Biztosító tevékenységével, szolgáltatásával szemben felmerülő minden olyan kifogás, amelyben az ügyfél az általa előzetesen benyújtott kifogás vagy panasz kivizsgálásának eredményét el nem fogadva a Biztosító eljárását továbbra is kifogásolja, és azzal kapcsolatban konkrét, egyértelmű igényét ismét megfogalmazza; - az ügyfél részéről a Biztosító tevékenységével, vagy szolgáltatásával szemben felmerülő olyan kérés, amelyben az ügyfél a Biztosító által alkalmazott eljárást arra

2 hivatkozva észrevételezi, hogy a kifogásolt tevékenység vagy szolgáltatás tartalma nem egyezik meg az általa elvárt tartalommal. A Biztosító teljes körűen kivizsgálja és megválaszolja a panaszt. Ez magában foglalja a panasz kölcsönös érdekek figyelembe vételével történő gyors és hatékony rendezését, a panasz okának kiderítését, és folyamatos fejlesztéssel a feltárt hibák kiküszöbölését is. A panasz kivizsgálása térítésmentes, azért külön díj nem számolható fel. A panasz kivizsgálása az összes vonatkozó körülmény figyelembevételével történik. A panaszkezelés nyelve a magyar. Az ügyfél erre irányuló kifejezett kérésére a Biztosító tájékoztatja az ügyfelet arról, hogy a panasz kivizsgálásának eljárása milyen szakaszban van. C. A panasz előterjesztésének módja A Biztosító lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy bármikor panaszt tehessenek szóban (személyesen, telefonon), vagy írásban (személyesen vagy más által átadott irat útján, postai úton, telefaxon, elektronikus levélben). A panasztétel módjára vonatkozó részleteket az ügyfelek részére átadott vagy kiküldött biztosítási szerződések is tartalmazzák. A Biztosító i. a személyesen közölt szóbeli panaszt vagy a személyesen átadott dokumentumokat vagy panaszt a székhelyén (1054 Budapest, Szabadság tér 7. Bank Center, Gránit torony 6.em.) minden munkanapon 8 órától 16 óráig, ii. a telefonon közölt szóbeli panaszt a (06 1) es telefonszámon keddtől péntekig 8.00 órától óráig, hétfőn 8.00 órától óráig, iii. írásbeli panaszt levélben (levelezési cím: 1054 Budapest, Szabadság tér 7.) vagy telefaxon (telefax-szám: ) folyamatosan, iv. elektronikus eléréssel az acehungary@acegroup.com címen folyamatosan fogadja. A nem a fenti elérhetőségek valamelyikére, hanem a vonatkozó biztosítás kapcsán szerződőként vagy biztosításközvetítőként eljáró személynek küldött panasz kapcsán a Biztosító gondoskodik arról, hogy a szerződő, illetve a biztosításközvetítő panaszt érkeztető szervezeti egysége haladéktalanul továbbítsa a panaszt a Biztosítónak és erről, valamint a Biztosító elérhetőségéről az ügyfelet tájékoztassa. Panasztétel esetén a gördülékeny ügymenet érdekében szükség van az ügyfél személyazonosító alapadataira, illetve a meglévő biztosítás(ok)kal kapcsolatos alapvető adatokra (például kötvényszám, szerződésszám). Ha a panaszügyben az ügyfél nem maga jár el, hanem a képviseletére más személyt hatalmaz meg, a fentiek mellett érvényes és hatályos meghatalmazás is szükséges. A meghatalmazást közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba kell foglalni. Az ügyfél védelmét szolgáló jogszabályi rendelkezésekre tekintettel a Biztosító mindaddig nem foglalkozik érdemben a panasszal, és nem tekinti a panaszt érvényesen közöltnek, amíg az ügyfél képviseletében eljáró személy a megfelelő meghatalmazás becsatolásával az eljárási jogosultságát nem igazolja. Page 2 Confidential 11/9/2015

3 Bármilyen módon történik a panasz bejelentése, a Biztosító a panaszokat és a panaszosokat mindenfajta megkülönböztetés nélkül, egyenlő elbánás elve szerint, ugyanazon eljárás keretében és szabályok szerint kezeli. A panaszbeadvány nem személyesen, vagy egyébként a benyújtási jogosultság megállapítására nem alkalmas módon történő beérkezése esetén a Biztosító kérheti az Ügyféltől a panasz benyújtásának utólagos megerősítését. A Biztosító a panaszokat minden esetben egyedi azonosító számmal látja el, megteremtve az ügyfelek számára a későbbi hivatkozás lehetőségét. D. A szóban előadott panasz kezelésének szabályai Számos panasz természeténél fogva azonnal kezelhető, ilyenkor a szóbeli panaszt a Biztosító azonnal megvizsgálja, és szükség szerint orvosolja valamely alkalmazott segítségével. Ha a szóbeli panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, vagy az ügyfél a panasz kezelésével nem ért egyet, a Biztosító a panaszról és az azzal kapcsolatos álláspontjáról jegyzőkönyvet vesz fel, és annak egy másolati példányát személyesen közölt szóbeli panasz esetén az ügyfélnek átadja, telefonon közölt szóbeli panasz esetén legkésőbb a panaszra adott válasszal együtt az ügyfélnek megküldi. Ebben az esetben a panaszra adott, indokolással ellátott választ a közlést követő 30 naptári napon belül kell megküldeni. Egyebekben az írásbeli panaszra vonatkozó rendelkezések szerint jár el. E. Telefonon előadott panasz kezelésének szabályai Telefonon történő panaszkezelés esetén a Biztosító gondoskodik az ésszerű várakozási időn belüli hívásfogadásról és ügyintézésről, és a hívás öt percen belüli fogadásának érdekében az adott helyzetben általában elvárható módon jár el. Telefonon történő panaszkezelés esetén a telefonos kommunikációt a Biztosító hangfelvétellel rögzíti, és a hangfelvételt 1 évig megőrzi; erről az ügyfél a telefonos ügyintézés kezdetekor tájékoztatást kap. Az ügyfél kérésére ezen egy éves időtartam alatt térítésmentesen biztosítjuk a hangfelvétel visszahallgatásának lehetőségét, továbbá az ügyfél kérésére rendelkezésre bocsátjuk a hangfelvételről készített jegyzőkönyvet. A telefonon előadott panasz kezelésére egyébként a szóban előadott panaszok kezelésére vonatkozó szabályok az irányadók. F. Az írásban előterjesztett panasz kezelésének szabályai A Biztosító az írásbeli panasszal kapcsolatos, indokolással ellátott álláspontját a panasz közlését követő legkésőbb 30 napon belül megküldi az ügyfélnek. A 30 napot a panasz közlésétől, azaz annak beérkezési (írásban), átvételi (személyesen), felvételi (telefonon) napjától kell számítani. Ha a határidő munkaszüneti napon járna le, a Biztosító az álláspontját lgkésőbb az azt megelőző munkanapon küldi meg. Minden panaszt tapasztalt kolléga vizsgál ki. A kivizsgálásban nem vesz részt az, akitől az ügy elfogulatlan intézése bármely okból nem várható el. Az írásbeli panasz benyújtásához az ügyfél használhatja Magyar Nemzeti Bank által a honlapján közzétett formanyomtatványt. A formanyomtatvány elérhető a Page 3 Confidential 11/9/2015

4 címen vagy a biztosító honlapján is (www. aceeurope.hu). A szolgáltató köteles az ettől eltérő formában benyújtott írásbeli panaszt is befogadni. Ha az ügyfél azt kéri, a nyomtatványt helyette a Biztosító munkatársa is kitöltheti. A panaszbeadvány egyedi azonosító számáról az ügyfél tájékoztatást kap. A Biztosító az ügyfélnek a panaszbejelentő nyomtatvány egy másolati példányát átadja. G. A panasszal kapcsolatos adatkezelés szabályai 1. A szolgáltató a panaszkezelés során különösen a következő adatokat kérheti az ügyféltől: a) neve, b) szerződésszám, ügyfélszám, illetve pénztári azonosító, c) anyja neve, d) születési helye és ideje, e) személyi igazolványának száma, f) lakcíme, székhelye, levelezési címe, g) telefonszáma, h) értesítés módja, i) panasszal érintett termék vagy szolgáltatás, j) panasz leírása, oka, k) ügyfél igénye, l) a panasz alátámasztásához szükséges, az ügyfél birtokában lévő olyan dokumentumok másolata, amely a szolgáltatónál nem áll rendelkezésre, m) meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében érvényes meghatalmazás és n) a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat. 2. A panaszt benyújtó ügyfél adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kezeljük. H. A Biztosító által készített jegyzőkönyv tartalma: a) az ügyfél neve, b) az ügyfél elérhetősége (levelezési címe, címe, telefonszáma) c) a panasz előterjesztésének helye, ideje, módja, d) az ügyfél panaszának részletes leírása; a panasszal érintett kifogásokat egyenként rögzítjük, és azokra külön-külön válaszolunk annak érdekében, hogy az ügyfél panaszában foglalt valamennyi kifogást teljes körűen kivizsgáljuk, e) a panasszal érintett szerződés azonosítása (pl. kötvényszám, telefonszám/imei szám), f) az ügyfél által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke, g) amennyiben a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges a telefonon közölt szóbeli panasz kivételével - a jegyzőkönyvet felvevő személy és az ügyfél aláírása, h) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje és i) a biztosító neve és címe. Page 4 Confidential 11/9/2015

5 I. Visszaigazolás Amennyiben a panasz azonnali ügyfél számára elfogadható rendezése nem lehetséges vagy az Ügyfél a Biztosító azonnali álláspontját nem fogadja el, ben vagy postai úton írásbeli visszaigazolást küldünk Ügyfeleinknek a panasz beérkezéséről, nyilvántartásba vételéről, az elbírálás várható idejéről és a biztosító elérhetőségéről. J. A panasz rendezése A Biztosító a jogszabályban meghatározott panaszkezelési határidő betartása mellett arra törkeszik, hogy szükségtelen késedelem nélkül válaszoljon az ügyfélnek, illetve rendezze a panaszt. Ha a jogszabályi határidőben nem adható válasz vagy a Biztosító nem képes a panaszt rendezni, a késedelem okáról az ügyfelet tájékoztatja, és lehetőség szerint megjelöli a vizsgálat befejezésének, illetve a panasz rendezésének várható időpontját. A Biztosító az alábbiak szerint vagy helyt ad a panasznak, vagy elutasítja azt. i. Amennyiben a Biztosító helyt ad a panasznak, a Biztosító megteszi a panasz orvoslása érdekében szükséges lépéseket. ii. Amennyiben a Biztosító elutasítja a panaszt, kimerítően megindokolja döntését, és tájékoztatja a panaszost, hova fordulhat jogorvoslatért. K. Jogorvoslati lehetőségek A Biztosító szolgáltatásával kapcsolatos panasszal, illetve a panasz elutasítása esetén a Biztosító álláspontjának felülvizsgálata iránti kérelemmel elsősorban az ACE European Group Limited Magyarországi Fióktelepének vezetőjéhez lehet fordulni (1054 Budapest, Szabadság tér 7., Bank Center, Gránit Torony. Tel: ). Emellett a fogyasztónak minősülő ügyfél a panasz elutasítása vagy a panaszkezelésre előírt 30 napos törvényi határidő eredménytelen letelte esetén A Magyar Nemzeti Bankról szóló évi CXXXIX. törvényben meghatározott fogyasztóvédelmi rendelkezések megsértése esetén a Magyar Nemzeti Banknál (Magyar Nemzeti Bank Pénzügyi Fogyasztóvédelmi Központ) (1013 Budapest, Krisztina krt. 39.; központi levélcím: H-1534 Budapest BKKP Postafiók: 777.; telefonszám: ) fogyasztóvédelmi eljárást kezdeményezhet, vagy a szerződés létrejöttével, érvényességével, joghatásaival és megszűnésével, továbbá a szerződésszegéssel és annak joghatásaival kapcsolatos jogvita esetén bírósághoz fordulhat, vagy a Pénzügyi Békéltető Testület (levelezési cím: H-1525 Budapest, BKKP Postafiók: 172.; telefonszám: ) eljárását kezdeményezheti. A Magyar Nemzeti Bank fogyasztóvédelmi ellenőrzési eljárásának kezdeményezésére irányuló kérelem (pénzügyi fogyasztóvédelmi beadvány) benyújtása céljára rendszeresített formanyomtatvány a < címen vagy a Magyar Nemzeti Bank Ügyfélszolgálatán (1013 Budapest, Krisztina krt. 39.), míg a Pénzügyi Békéltető Testület eljárásának kezdeményezése céljára rendszeresített formanyomtatvány a < címen vagy a Pénzügyi Békéltető Testületnél (1013 Budapest, Krisztina krt. 39.) érhető el; emellett a fogyasztónak minősülő ügyfél kérheti a Biztosítótól ezen formanyomtatványok Biztosító általi költségmentes megküldését is (e célból a Biztosító levelezési címe: 1054 Budapest, Szabadság tér 7., Bank Center, Gránit Torony; telefonszáma: ; címe: acehungary@acegroup.com). Page 5 Confidential 11/9/2015

6 A fogyasztónak nem minősülő ügyfél a panasz elutasítása vagy a panaszkezelésre előírt 30 napos törvényi határidő eredménytelen letelte esetén bírósághoz fordulhat. L. A panaszok nyilvántartása A Biztosító ügykövető rendszere útján az ügyfelek panaszairól, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló intézkedésekről nyilvántartást vezet. A nyilvántartás tartalmazza: i. a panasz egyedi azonosítóját, ii. iii. iv. a panasz leírását, a panasz tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését, a panasz benyújtásának időpontját, a panasz rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírását, elutasítás esetén annak indokát, v. az előző pont szerinti intézkedés teljesítésének határidejét és a végrehajtásért felelős személy megnevezését, valamint vi. a panasz megválaszolásának időpontját. A Biztosító a nyilvántartásban szerepelteti azokat a panaszokat is, amelyek telefonon azonnal megoldásra kerülnek. A Biztosító a panaszokkal kapcsolatos iratokat (köztük a panaszt és az arra adott választ) legalább 3 évig megőrzi, és azokat a Magyar Nemzeti Bank kérésére bemutatja. M. A szolgáltatási színvonal A felügyeleti szervek minimum-elvárásokat fogalmaznak meg a szolgáltatási színvonalra vonatkozóan. A Biztosító törekszik a felügyeleti szervek ezen elvárásait felülmúlni. A Biztosító célja, hogy a panaszokat 10 munkanapon belül rendezze. A Biztosító a panaszkezelés során törekszik: i. a panaszok igazságos és gyors megfontolására és kezelésére, ii. iii. iv. az ügyfél folyamatos tájékoztatására a panasz kivizsgálásának állásáról, és a válasz várható időpontjáról, arra, hogy a kivizsgálást egy annak megoldására jogosult tapasztalt munkavállaló vezesse, vagy olyan személy, aki annak szoros ellenőrzése alatt dolgozik (azzal, hogy ahol lehetséges, a panasz elbírálását nem az eredeti döntéshozó végzi), arra, hogy a panasz lényegi elemével foglalkozzon. Bízunk benne, a fenti szabályok hozzájárulnak ahhoz, hogy szolgáltatásaink színvonala tovább növekedjen, és ügyfeleink továbbra is elégedettek legyenek működésünkkel. ACE European Group Ltd. Magyarországi Fióktelepe Page 6 Confidential 11/9/2015