A KINCSINFO Kincstári Informatikai Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság

Átírás

1 2/2014. (2014. február 20.) számú ÜGYVEZETŐI UTASÍTÁS A KINCSINFO Kincstári Informatikai Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság Szervezeti és Működési Szabályzata

2

3 A szabályzat célja: Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat célja, hogy az Alapítói célnak, valamint elvárásoknak megfelelően a mindenkor átlátható és hatékony működés érdekében a Társaság egészére, mint szervezetre, valamint összes munkavállalójára nézve kötelező jelleggel meghatározza a Társaság szervezeti struktúráját, a szervezet működési rendjét és a működtetéshez elengedhetetlenül szükséges és érvényesítendő felelősségi rendszert. Hatálya: Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya kiterjed valamennyi, a Társaság alkalmazásában álló munkavállalóra, valamint megbízási jogviszony keretében foglalkoztatottra. A felülvizsgálatért felelős szakmai terület: Ügyvezető és Jogi Csoport Hatálybalépés dátuma: február 20. A szabályzat hatálybalépésével hatályon kívül helyezett szabályzat: 4/2012. (2012. december 1.) számú Ügyvezetői Utasítás a KINCSINFO Kincstári Informatikai Nonprofit Kft. Szervezeti és Működési Szabályzata Dokumentumtörténet: Verzió Dátum Módosítás Szerző július 2. Ideiglenes SZMSZ Felső-Farkas Mónika szeptember 10. Ideiglenes SZMSZ Felső-Farkas Mónika december 1. Első változat Felső-Farkas Mónika február 20. Második változat Füzi Csaba 3/22. oldal

4 TARTALOMJEGYZÉK PREAMBULUM SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA, TÁRGYA ÉS HATÁLYA A Szervezeti és Működési Szabályzat célja A Szervezeti és Működési Szabályzat tárgya A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya A TÁRSASÁG FELADATAI A TÁRSASÁG ELLENŐRZÉSE FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG KÖNYVVIZSGÁLÓ BELSŐ ELLENŐRZÉS BIZTONSÁGI VEZETŐ BIZTONSÁGI FELELŐS ADATVÉDELMI FELELŐS A TÁRSASÁG VEZETÉSE, IRÁNYÍTÁSI RENDSZERE ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓK DIVÍZIÓVEZETŐK CSOPORTVEZETŐK A TÁRSASÁG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE A TÁRSASÁG SZERVEZETI EGYSÉGEI Az Ügyvezető közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egységek Koordinációs és Titkársági Csoport Jogi Csoport Humán Csoport Gazdasági és Beszerzési csoport IT Biztonsági Csoport Projekt Iroda FEJLESZTÉSI IGAZGATÓSÁG Központi Rendszerek Fejlesztési Divíziója Számfejtő Rendszerek Divíziója Támogatási rendszerek Divíziója ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁG Informatikai Üzemeltetési Divízió Alkalmazott Rendszerek Üzemeltetési Divíziója A TÁRSASÁG MŰKÖDÉSI SZABÁLYAI A Társaság képviselete, cégjegyzése Helyettesítés rendje Bankszámla feletti rendelkezési jog Titoktartás rendje, adatkezelés, adat- és információbiztonság Bélyegzők használata Kiadmányozás rendje A belső szabályozás rendje A tájékoztatás rendje Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségek A Szervezeti és Működési Szabályzat módosításának rendje SZÁMÚ MELLÉKLET - SZERVEZETI ÁBRA /22. oldal

5 PREAMBULUM A KINCSINFO Kincstári Informatikai Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaságot (továbbiakban: Társaság) a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zártkörűen Működő Részvénytársaság Igazgatóságának Budapesten, március 26. napján kelt, 134/2012. (III.26.) IG számú határozata alapján kiadott meghatalmazás szerint a Magyar Állam nevében a Magyar Államkincstár, mint alapító (továbbiakban: Alapító) a gazdasági társaságokról szóló évi IV. törvény (a továbbiakban: Gt.) rendelkezéseinek megfelelően alapította, nem jövedelemszerzésre irányuló, egyszemélyes nonprofit korlátolt felelősségű társaságként. A Társaság alapítása abból a célból történt, hogy a létrehozott nonprofit gazdasági társaság a kormányzat elvárásaival összhangban a kormányzati szektoron belülre hozott fejlesztések útján költségtakarékos módon és magas szintű szakmai színvonalon lássa el tevékenységét, megfelelő árszínvonalon versenyképes tudást és szolgáltatást biztosítson a kormányzat és a Magyar Államkincstár számára, elősegítve ezzel a Magyar Államkincstár feladatainak hatékony ellátását. A Fővárosi Törvényszék Cégbírósága április 12. napján kelt Cg sorszám alatti jogerős végzésével a KINCSINFO Kincstári Informatikai Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaságot bejegyezte. A Társaság alapadatait a társaság mindenkor hatályos Alapító Okirata tartalmazza. A Magyar Államnak a Társaságban meglévő részesedése feletti tulajdonosi jogok és kötelezettségek gyakorlása módjának meghatározását a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a Magyar Államkincstár között, társasági részesedés vagyonkezelésbe adásáról szóló szerződés tartalmazza. A Társaság a Magyar Államkincstár informatikai infrastruktúrájának üzemeltetésében, a meglévő rendszerek és új rendszerek fejlesztésében működik közre, a Magyar Államkincstárról szóló 311/2006. (XII.23.) számú Korm. rendelet 6/B. (l)-(2) bekezdésben foglalt jogszabályi kijelölésre figyelemmel. A Társaság december 1. napján hatályba lépett Szervezeti és Működési Szabályzata helyébe jelen Szervezeti és Működési Szabályzat lép, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva. A módosítások a szövegben félkövér, dőlt betűvel jelennek meg. 5/22. oldal

6 1 SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA, TÁRGYA ÉS HATÁLYA 1.1 A Szervezeti és Működési Szabályzat célja Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat célja, hogy az Alapítói célnak, valamint elvárásoknak megfelelően a mindenkor átlátható és hatékony működés érdekében a Társaság egészére, mint szervezetre, valamint összes munkavállalójára nézve kötelező jelleggel meghatározza a Társaság szervezeti struktúráját, a szervezet működési rendjét és a működtetéshez elengedhetetlenül szükséges és érvényesítendő felelősségi rendszert. 1.2 A Szervezeti és Működési Szabályzat tárgya A Szervezeti és Működési Szabályzat a Társaság szervezeti felépítését a fő szervezeti egységek szintjéig tartalmazza. Az egyes szervezeti egységek részletes szervezeti felépítését, működésének részletszabályait - az adott szervezeti egységet vezető javaslata alapján, utasítás formájában az Ügyvezető, belső eljárásrendek formájában Ügyvezetői jóváhagyást követően a szakmailag érintett igazgatók határozzák meg. A Társaság Szervezeti és Működési Szabályzata meghatározza a szervezeten belüli függelmi rendet, úgy hogy a szervezetileg magasabb szinten lévő szervezeti egység illetőleg annak vezetője utasítási joggal rendelkezik a szervezetileg alá rendelt szervezeti egység és annak munkavállalói irányában. Ezen függelmi rend jelenti egyben a szervezet szintjén érvényesülő hivatali utat, amely szerint a munkavégzés során a munkavállalónak csak felettese, a közvetlen felettes értesítése mellett adhat utasítást. A mellérendeltségi viszonyban álló szervezeti egységek és pozíciók szervezetileg azon a szervezeti egységen illetőleg vezetőn keresztül kapcsolódnak, amely a kapcsolatban érdekelt valamennyi szervezeti egység vagy vezető felett utasítási joggal rendelkezik. A mellérendeltségi viszonyban álló szervezeti egységek vagy pozíciók egymásnak utasítást nem adhatnak. A Társaság egyes szervezeti egységei szerinti egyes munkakörökre meghatározott konkrét feladatokat és hatásköröket a munkaköri leírások tartalmazzák. A Társaság Szervezeti és Működési Szabályzata nem tartalmazza tételesen a Társaság összes munkavállalójának munkaköri megnevezését. 1.3 A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya kiterjed valamennyi, a Társaság alkalmazásában álló munkavállalóra, valamint megbízási jogviszony keretében foglalkoztatottra. A Szervezeti és Működési Szabályzat kihirdetéséről az Ügyvezető, Ügyvezetői utasítással gondoskodik. A Társaság Alapító Okiratának és jelen Szervezeti Működési Szabályzatnak az esetleges ellentmondása esetén mindenkor az Alapító Okirat rendelkezései az irányadóak. 6/22. oldal

7 2 A TÁRSASÁG FELADATAI A Társaság által ellátandó feladatokat, valamint a Kincstár és a Társaság közötti együttműködés szabályait, a Felek jogait és kötelezettségeit a Magyar Államkincstár és a Társaság között létrejött Együttműködési Megállapodás, valamint annak I.5. pontja szerint megkötött Szolgáltatási Szerződés és annak mellékletei tartalmazzák. A Társaság emellett a Kincstár mindenkori stratégiájában, valamint informatikai stratégiájában foglaltaknak megfelelően hajtja végre feladatait. 3 A TÁRSASÁG ELLENŐRZÉSE 3.1 FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG A hatályos jogszabályok és az Alapító Okiratban rögzítettek szerint a Társaság Felügyelő Bizottsága többek között ellenőrzi a Társaság működését és gazdálkodását. Ennek során a Felügyelő Bizottság tagjai az Ügyvezetőtől jelentést, a szervezet munkavállalóitól pedig tájékoztatást vagy felvilágosítást kérhetnek, továbbá a Társaság könyveibe és irataiba betekinthetnek, azokat megvizsgálhatják. 3.2 KÖNYVVIZSGÁLÓ A könyvvizsgáló tevékenységét a hatályos jogszabályok szerint végzi, ennek keretében évente ellenőrzi a Társaság könyvvitelét és a számviteli törvény szerinti beszámolójának valódiságát és jogszerűségét, és ellenőrzi a gazdasági műveletek elszámolását az Alapító Okiratban meghatározottak szerint. 3.3 BELSŐ ELLENŐRZÉS A Társaság Belső Ellenőrzésének feladata, hogy az Alapszabályzata szerint, független, tárgyilagos, bizonyosságot adó ellenőrzési és tanácsadási szolgáltatást nyújtson. A Belső Ellenőrzés segíti a szervezetet célkitűzései elérésében, feladatai ellátásában azáltal, hogy rendszerszemléletű megközelítést alkalmaz a vezetés által megtervezett és működtetett kockázatkezelési, ellenőrzési és szervezetirányítási folyamatok megfelelőségének, hatásosságának, hatékonyságának és gazdaságosságának értékelése során, és ennek alapján a szervezet vezetője számára a javításra, fejlesztésre irányuló javaslatokat tesz. A feladatot az Együttműködési Megállapodásnak megfelelően a Kincstár felelős szervezeti egysége látja el. 3.4 BIZTONSÁGI VEZETŐ A biztonsági vezető végzi a minősített adatok védelmével kapcsolatos feltételek kialakításának szakmai előkészítését, a feladatok végrehajtását és koordinálását, a kapcsolódó jogszabályok és belső szabályzatok alkalmazásának felügyeletét. Gondoskodik a Biztonsági Szabályzat naprakész állapotban tartásáról és betartatásáról. Intézkedik a védelmi rendelkezések megtartásának ellenőrzéséről, jegyzőkönyvek felvételéről, az iratforgalmi statisztika elkészítéséről, a kijelölt szerv felé történő megküldéséről. Kezdeményezi a személyi biztonsági tanúsítvány kiadását. 7/22. oldal

8 Biztonsági vezető felelőssége, hogy a minősített adatok felhasználói rendelkezzenek a szükséges felhasználói engedéllyel és általuk aláírt titoktartási nyilatkozattal. Az előírt ideig kezeli és tárolja a személyi biztonsági tanúsítványokat és felhasználói engedélyeket. Az erről szóló naprakész nyilvántartást a titkos ügykezelők rendelkezésére bocsátja. Az előírt idő lejárta után gondoskodik a selejtezésről és megsemmisítésről. A biztonsági vezető együttműködik a biztonsági kérdésekben, illetve a fizikai védelmi intézkedések kialakításával kapcsolatban a Magyar Államkincstár biztonsági vezetőjével, és az irányítása alá tartozó reagáló erővel. A biztonsági vezető kialakítja a Társaság üzletmenet folytonossági tervét. 3.5 BIZTONSÁGI FELELŐS A biztonsági felelős az elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy. Végzi a szervezetet érintő feladatok szakmai előkészítését. Gondoskodik az elektronikus információs rendszer biztonságával összefüggő jogszabály által előírt tevékenységek megteremtéséről és fenntartásáról. Elvégzi vagy irányítja ezen tevékenységek tervezését, szervezését, koordinálását és ellenőrzését. Előkészíti a Társaságra vonatkozó Informatikai Biztonsági Szabályzatot, az elektronikus információs rendszerek biztonsági osztályba sorolását, a szervezet biztonsági szintbe történő besorolását. Véleményezi a szervezet érintett szabályzatait és szerződéseit. Kapcsolatot tart a hatósággal és a kormányzati eseménykezelő központtal, biztonsági esemény kapcsán értesíti az előírt szervet. 3.6 ADATVÉDELMI FELELŐS A Társaság adatvédelmi felelőse közreműködik az adatkezeléssel összefüggő döntések meghozatalában, valamint az adatkezeléssel érintettek jogainak biztosításában. Figyelemmel kíséri, hogy a Társaság szempontjából releváns feladatok betartásra kerüljenek a Kincstár Adatvédelmi Szabályzatában, valamint a Közérdekű adatok megismerésének rendjére vonatkozó szabályzatában foglaltak szerint, ellenőrzi az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok, a belső adatvédelmi szabályok, követelmények betartását és szükség szerint intézkedést kezdeményez az esetlegesen feltárt hiányosságokkal kapcsolatosan. Az adatvédelmi felelős az adatkezeléssel, adatvédelmi tevékenységgel kapcsolatos bejelentéseket kivizsgálja, vezeti a Társaság belső adatvédelmi nyilvántartását, megkeresés alapján a szükséges állásfoglalásokat elkészíti, oktatja az adatvédelemi ismereteket, továbbá ellátja az Adatvédelmi Szabályzatban foglalt egyéb feladatokat. 4 A TÁRSASÁG VEZETÉSE, IRÁNYÍTÁSI RENDSZERE 4.1 ÜGYVEZETŐ Az Alapítói elvárásokra figyelemmel, az elfogadott üzleti terv végrehajtásával az Ügyvezető látja el a Társaság ügyeinek intézését, a Társaság feladatainak operatív irányítását, és képviseletét az Alapító Okiratban meghatározottak szerinti jog- és feladatkörében eljárva. A Társaság hatékony működése érdekében ellenőrzi Társaság üzleti tervében megfogalmazott célok érvényesülését. Az Ügyvezető - a Társaság feladatainak ellátása érdekében - jól strukturált, átlátható szervezeti és működési rendszert alakít ki, amelynek célja, hogy a Társaság működéséhez 8/22. oldal

9 szükséges feladat- és hatáskörök az egyes szervezeti szinteken, továbbá a munkavállalók számára is egyértelműen meghatározásra kerüljenek. A szervezeti szinteken rögzített feladatellátáshoz kapcsolódó felelősségi körök és az egyes feladatok delegálási lehetőségének rögzítése a szervezeti működéshez kapcsolódó felelősségi rendszer kialakítását és érvényesítését biztosítja, elősegítve ezzel a Társaság hatékony működését, jogszabály szerinti feladatellátását, az Alapítói elvárások érvényesülését és az átlátható gazdálkodást. Az Ügyvezető felelőssége, hogy a Társaság szervezeti és működési rendjét, annak elveit és felelősségi rendszerét a Társaság összes munkavállalója megismerje. A kialakított szervezeti és működési rend szerinti feladatellátás érdekében az Ügyvezető az általa meghatározott vezetői körben rendszeresen Ügyvezetői értekezleteket tart, valamint előírhatja különböző szintű vezetői értekezletek rendszeres megtartását az általa delegált feladatok hatékony végrehajtása illetőleg annak ellenőrzése érdekében, illetőleg speciális feladatokat ellátó, célorientált munkacsoportokat, projektszervezeteket hozhat létre, melyeket a felelős vezetőkre delegáltan működtethet. Az Ügyvezető felelős a biztonsági vezető, valamint a biztonsági felelős szakmai előkészítése és iránymutatása mellett a minősített adatok védelme és az elektronikus információs rendszerek védelme kapcsán a vonatkozó jogszabályok által a szervezet vezetőjének felelősségi körébe utalt feladatok ellátásáért. Az Ügyvezető gyakorolja a Társaság összes munkavállalója felett a munkáltatói jogokat. 4.2 IGAZGATÓK A jelen Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti feladatok hatékony ellátásért az igazgatóságok hatáskörébe tartozó ügyek vonatkozásában az Igazgatók felelősek. Az Igazgatók az Ügyvezető által az egyes igazgatóságokhoz delegált feladatok végrehajtását irányítják. Az irányítás a feladatok koordinálása és szervezése mellett a felelősségi rendszer működtetésére is kiterjed. Az Igazgatók az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek tekintetében biztosítani kötelesek a hatékony feladatellátást, és ennek keretében gondoskodnak a szervezeti egységek hatékony munkafolyamatainak kialakításáról és azok rendszeres ellenőrzéséről. Az igazgatóságok hatáskörébe delegált feladatok ellátásáról az Igazgatók az Ügyvezetői értekezleten, valamit az Ügyvezető külön kérése alapján kötelesek beszámolni, írásos jelentést tenni. Az Igazgatók irányítási feladataik ellátása érdekében rendszeres igazgatósági értekezleteket tartanak, ahová más szervezeti egységek vezetőit is meghívhatják. Az Igazgatók kötelesek gondoskodni az igazgatóság működését meghatározó belső, a Társaság egyéb szabályzataival összhangban lévő szabályozók elkészítéséről és azok folyamatos aktualizálásáról, valamint Ügyvezető általi jóváhagyásáról. Az Igazgatók felelőssége, hogy a Társaság szervezeti és működési rendjéről, valamint az összes vonatkozó szabályról, eljárásrendről az igazgatóság összes munkavállalója naprakész tájékoztatást kapjon, biztosítva ezzel azt, hogy minden olyan információ birtokában legyenek, amely a szervezet hatékony és elvárt működését biztosítja. 9/22. oldal

10 Az Igazgatók kötelesek elősegíteni a Társaság és az Alapító közötti együttműködést, és a Társaság elvárt működése érdekében a Társaság egyes szervezeti egységei közötti együttműködést. Az Igazgatók kötelesek közreműködni a Társaság éves üzleti és stratégiai tervének elkészítésében és ennek kapcsán az igazgatóságok ezzel összefüggésben meghatározott céljainak végrehajtásáért felelőséggel tartoznak, csakúgy, mint az irányításuk alá tartozó igazgatóság gazdálkodásáért. 4.3 DIVÍZIÓVEZETŐK A Divíziók hatáskörébe tartozó, jelen Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti feladatok hatékony ellátásért a Divízióvezetők felelősek. Ennek keretében a Divízióvezetők az egyes divíziókhoz delegált feladatok végrehajtását irányítják. Az irányítás a feladatok koordinálása és szervezése mellett a felelősségi rendszer divízió szintű működtetésére is kiterjed. A Divízióvezetők az irányításuk alá tartozó teljes szervezeti egység tekintetében biztosítani kötelesek a hatékony feladatellátást, amelynek keretében gondoskodnak a szervezeti egységek hatékony munkafolyamatainak kialakításáról és azok rendszeres ellenőrzésről. A Divízióvezetők hatáskörébe delegált feladatok ellátásáról a Divízióvezetők az ügyvezetői, valamint az igazgatói értekezleten, valamit az Ügyvezető külön kérése alapján kötelesek beszámolni, vagy írásos jelentést tenni. A Divízióvezetők köteles az Igazgatók felé az Igazgatók által előírt formában és rendszerességgel beszámolni. A Divízióvezetők kötelesek részt venni a divízió működését meghatározó belső szabályozók elkészítésében és azok folyamatos aktualizálásában. A Divízióvezetők kötelesek elősegíteni a Társaság és az Alapító közötti együttműködést, és a Társaság elvárt működése érdekében a Társaság egyes szervezeti egységei közötti együttműködést. A Divízióvezetők kötelesek közreműködni a Társaság éves üzleti tervének elkészítésében és ennek kapcsán a Divízió ott meghatározott céljainak végrehajtásáért. 4.4 CSOPORTVEZETŐK A csoportvezetők és vezetők az Ügyvezető, az Igazgatók, illetőleg a Divízióvezetők irányítása és felügyelete alatt, azok utasításai alapján eljárva felelősek a Szervezeti és Működési Szabályzat szerint szervezeti egységükhöz delegált feladatok hatékony ellátásáért. A vezetők és csoportvezetők közvetlen feletteseik kérésére jelentéstételi kötelezettséggel bírnak. 10/22. oldal

11 5 A TÁRSASÁG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE A Társaság szervezeti felépítését tartalmazó ábrát az 1. számú melléklet tartalmazza. 6 A TÁRSASÁG SZERVEZETI EGYSÉGEI 6.1 Az Ügyvezető közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egységek Az Ügyvezető a Társaság operatív működésének biztosítása és az operatív feladatok koordinálása és ellátása érdekében, a Társaság operatív teendőinek ellátása - az ügyviteli folyamatok továbbfejlesztése és felügyelete, irányítása alá tartozó területek feladatainak koordinálása, ellenőrzése, más szakmai területekkel történő kapcsolattartás - érdekében az alábbi, közvetlen irányítása alatt álló szervezeti egységeket és munkavállalókat irányítja: KOORDINÁCIÓS ÉS TITKÁRSÁGI CSOPORT A Társaság informatikai feladatainak operatív irányítását a Koordinációs Csoport segíti. A Koordinációs Csoport feladata az informatikai fejlesztésekre, üzemeltetésre vonatkozó dokumentációs követelmények, belső és külső ellenőrzési jelentésekből fakadó feladatok koordinálásában, valamint a Társaságot érintő ügyiratkezelés és a szabályzatok, jelentések, beszámolók összeállításában, egyeztetésében való közreműködés. A csoport koordinálja a Kincstár felé jelentkező, a Társaság kötelező adatszolgáltatásával kapcsolatos feladatokat. A csoport a Jogi Csoport felügyelete alatt a Társaság szerződéseire vonatkozó nyilvántartást elkészíti, naprakészen vezeti és folyamatosan aktualizálja. A Titkársági Csoport látja el az Ügyvezető és az Igazgatók időbeosztásának koordinációját, valamint az Ügyvezető, az Igazgatók által meghatározott állandó és eseti titkársági feladatokat. A Titkársági Csoport látja el az Ügyvezetői, valamint a Fejlesztési és az Üzemeltetési Igazgatóság ügyviteli és titkársági feladatait is. A Koordinációs és Titkársági Csoport élén a koordinációs vezető áll JOGI CSOPORT A Társaság működését és feladatainak ellátását érintő jogi ügyek ellátása a Jogi Csoport feladata. Ezen körben a Jogi Csoport tájékoztatja Ügyvezetőt a Társaságot érintő jogszabályban vagy egyéb, belső szabályozóban foglalt kötelezettségéről, az Ügyvezető utasítása alapján jogi állásfoglalásokat, szakvéleményt készít, ellátja a Társaság jogi feladatait, jogi szempontból ellenőrzi a Társaság működéséhez szükséges 3-szintű szabályzati rendet (politika, szabályzatok, eljárásrendek) és jogi szempontból részt vesz azok éves felülvizsgálatában. Szükség esetén közreműködik a külső szervezetek állásfoglalásainak beszerzésében. Elkészíti a Társaság működéséhez szükséges jogi szerződés- és iratmintákat, gondoskodik azok jogi megfelelőségéről. A Jogi Csoport a Gazdasági és Beszerzési Csoporttal együttműködve elkészíti a beszerzésekhez és együttműködésekhez szükséges szerződéseket, szükséges esetben részt vesz a szerződéskötéshez kapcsolódó tárgyalásokon, koordinálja a felmerülő szerződésmódosításokat. A Jogi Csoport felügyeli a Társaság szerződés állományát (lejáró szerződésekről Ügyvezető tájékoztatása, szerződések éves felülvizsgálata), felelős a szerződések 11/22. oldal

12 naprakész nyilvántartásáért és azt felügyeli. Szükség esetén jogi támogatást nyújt a projektek végrehajtásával kapcsolatban. A Jogi Csoport munkáját a Társaság külső jogi képviselőjével, és szükség esetén a Kincstár jogi szakterületével együttműködve végzi. A Jogi Csoport élén a jogi vezető áll HUMÁN CSOPORT A Társaság működéséhez szükséges humánpolitikai és munkaügyi feladatokat a Humán Csoport látja el. Ezen körben a Humán Csoport gondoskodik az új munkavállalók kiválasztásáról, beléptetésről, munkába állításról, orientációról, a jogviszonyhoz kapcsolódó munkaügyek, humánpolitikai ügyek intézéséről, a Társaság belső és belső kommunikációjáról, a munkahelyi tréning(ek) és csapatépítő program(ok) szervezéséről, oktatási terv(ek) készítéséről. A Humán Csoport élén HR vezető áll GAZDASÁGI ÉS BESZERZÉSI CSOPORT A Társaság működéséhez szükséges gazdasági feladatokat az Ügyvezető közvetlen irányítása alatt álló Gazdasági és Beszerzési Csoport látja el. A Gazdasági és Beszerzési Csoport feladata a Társaság működéséhez kapcsolódó gazdasági, pénzügyi, számviteli és beszerzési feladatainak ellátása, naprakész nyilvántartások vezetése a hatályos jogszabályok és belső szabályozók szerint. A csoport a Jogi Csoporttal együttműködve részt vesz a beszerzésekhez és együttműködésekhez szükséges szerződések elkészítésében és a szerződéskötéshez kapcsolódó tárgyalásokon. A Gazdasági és Beszerzési Csoport vezetését a gazdasági vezető látja el. A Társaság működéséhez és az egyes szolgáltatási feladatok ellátásához szükséges beszerzéseivel kapcsolatos feladatait a gazdasági és beszerzési vezető közvetlen irányítása alatt álló beszerzési referens látja el. A közbeszerzések szakmai támogatását az Együttműködési Megállapodásnak megfelelően a Kincstár felelős szervezeti egysége látja el. A beszerzési referens állítja össze a Társaság éves Beszerzési és Közbeszerzési Tervét az Igazgatók által jelzett, tervezett beszerzési igények alapján. A Gazdasági és Beszerzési Csoport vezetője a Gazdasági és beszerzési vezető IT BIZTONSÁGI CSOPORT A Társaság IT biztonsággal kapcsolatos kötelezettségeit és feladatait az Ügyvezető közvetlen irányítása alatt álló IT Biztonsági csoport látja el, illetve koordinálja és ellenőrzi Ügyvezető meghatalmazása alapján az egyes szervezeti egységek és projektek IT biztonsághoz kapcsolódó tevékenységeit. Az IT Biztonsági Csoport vezetője az IT biztonsági vezető PROJEKT IRODA A Projekt Iroda legfőbb feladatai közé tartozik: az uniós támogatású és kiemelt hazai forrású projektek (továbbiakban kiemelt projektek) előkészítésével és lebonyolításával összefüggő projekt-menedzsment feladatok uniós szempontú kérdéseiben a koordináció ellátása, 12/22. oldal

13 az uniós támogatású kiemelt projektekre vonatkozó releváns jogszabályok betartásának felügyelete, és támogatás nyújtása a lebonyolításban érintett szervezeti egységeknek, kapcsolattartás a Magyar Államkincstár és a Társaság konzorciális kiemelt projektjeiben érintett szakmai és egyéb feladatokért felelős szervezeti egységekkel (elszámolás, beszerzés, személyügy, jog), az uniós kiemelt projektek szakmai, pénzügyi és adminisztratív feladataiért felelős szervezeti egységeinek támogatása az előrehaladási jelentések, hiánypótlások, közbenső és záró kifizetési kérelmek elkészítésében, illetve az érintett Irányító Hatóságok és Közreműködő Szervezetek által feltett tisztázó kérdések megválaszolásban; a kiemelt projektek indulását és megvalósulását segítő adatmigráció támogatása; egységes projektmódszertan kidolgozása, karbantartása, és folyamatos továbbfejlesztése. A projektmódszertan főbb tartalmi elemei a: projekt folyamatok minőségbiztosítás kockázatkezelés változáskezelés átadás-átvétel folyamata projektekben használt sablonok és eljárásrendek a felhalmozott szakmai tudás rendszerezése és karbantartása (tudástár), a kiemelt támogatású informatikát érintő projektek előkészítése, projekt megvalósíthatósági tanulmány létrejöttének segítése (koordináció) részvétel az adott projekthez kapcsolódó pályázatok megírásában a megvalósíthatósági tanulmány alapján uniós támogatású informatikát érintő projektek operatív vezetése delegált projektvezető útján a projektszerű működés biztosítása, a módszertan betartatása az üzemeltetésre átadásáig, kapcsolattartás a projektekben résztvevő felekkel. A Társaság kiemelt projektjeinek lebonyolítása kizárólagosan a Projekt Iroda által kialakított módszertan szerint kerülhet előkészítésre, lebonyolításra. A Projekt Irodát a projektmenedzser vezeti. 13/22. oldal

14 6.2 FEJLESZTÉSI IGAZGATÓSÁG Az Ügyvezető a Központi Rendszerek Fejlesztési, a Számfejtő Rendszerek, a Támogatási Rendszerek Divíziók által ellátott feladatokat a Fejlesztési Igazgatóra delegálja. Ennek megfelelően a Fejlesztési Igazgató feladata a Divíziók által ellátott feladatok végrehajtása kapcsán: az irányítása alatt álló szakmai területek feladatainak koordinálása; az irányítása alatt álló szakmai területek feladatainak ellenőrzése; a fejlesztési területek szakmai irányítása; más szakmai területekkel történő kapcsolattartás; a vezetői feladatok ellátása. A Fejlesztési Igazgató munkáját az alábbi szervezeti egységek segítik: KÖZPONTI RENDSZEREK FEJLESZTÉSI DIVÍZIÓJA A Divízió élén a Divízióvezető áll. A Divízió feladatai: a Pénzforgalmi Rendszerek Fejlesztési és Támogatási Csoportja alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; a Központi Rendszerek Rendszerszervezési Csoportja alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; a Költségvetési Rendszerek Fejlesztési és Támogatási Csoportja alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; az informatikai fejlesztési igény benyújtására jogosult által kezdeményezett igénybejelentés alapján kidolgozza a rendszerfejlesztési feladat követelmény specifikációját, rendszertervet készít, meghatározza a fejlesztéshez szükséges erőforrásokat, elkészíti a szükséges számítógépes programokat és dokumentációkat, kézikönyveket, kidolgozza a tesztelési és az üzembe helyezési eljárásokat, gondoskodik az adott feladat határidőre történő végrehajtásáról; karbantartja az általa fejlesztett alkalmazásokat, átvezeti, teszteli a programmódosításokat, tájékoztatja a felhasználókat, biztosítja a folyamatos működést. koordinálja a fejlesztések során a belső és külső erőforrások együttműködését; forgatókönyvet készít a rendszer átadás-átvételéről, és annak üzembe helyezéséről; elkészíti a felhasználói kézikönyvet (vagy már meglévő felhasználói kézikönyvet módosít), mely a rendszer felhasználói munkáját támogatja; kapcsolattartás más szervezeti egységekkel. 14/22. oldal

15 A Központi Rendszerek Fejlesztési Divízió és annak vezetője irányítása alatt működik: - Pénzforgalmi Rendszerek Fejlesztési és Támogatási Csoportja - Költségvetési Rendszerek Fejlesztési és Támogatási Csoportja - Központi Rendszerek Rendszerszervezési Csoportja A csoportok élén a Csoportvezetők állnak SZÁMFEJTŐ RENDSZEREK DIVÍZIÓJA A Divízió élén a Divízióvezető áll. A Divízió feladatai a Központi Modul Támogatási Csoport által végzett alapfeladatok ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; az Intézményi Modul Támogatási Csoport által végzett alapfeladatok ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; a TÉBA Támogatási Csoport által végzett alapfeladatok ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; meghatározza a csoportok feladatait, ellenőrzi a feladatok végrehajtását, biztosítja a munkához szükséges információkat; koordinálja a divízió fejlesztőinek és a Társaság által szerződtetett külső kapacitás együttműködését; kapcsolattartás más szervezeti egységekkel. A Számfejtő Rendszerek Divíziója és annak vezetője irányítása alatt működik: - Központi Modul Támogatási Csoport - Intézményi Modul Támogatási Csoport - TÉBA Támogatási Csoport A csoportok élén a Csoportvezetők állnak TÁMOGATÁSI RENDSZEREK DIVÍZIÓJA A Divízió élén a Divízióvezető áll. 15/22. oldal

16 A Divízió feladatai az Adórendszerek Csoportja alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; a Humán Rendszerek Csoportja alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; a Költségvetési Rendszerek Csoportja alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; kapcsolatot tartás az Ügyvezető irányítása alá tartozó szervezeti egységekkel; részt vesz a központi informatikai koncepciók kidolgozásában; együttműködik a szakmai társzervekkel az alkalmazásokat érintő jogszabályok véleményezésében; a csoportok szoftverfejlesztési tevékenységének szervezése és vezetése; az új fejlesztésként üzembe állított szoftvereszközök installációjának szervezése; a vezetők tájékoztatása a csoportok munkájáról, a felmerülő problémákról; a szervezők, programozók és üzemeltetők hatékony együttműködésének, a különféle szakmai szempontok optimális összehangolásának biztosítása. a korszerű módszerek megismertetéséről és alkalmazásáról történő gondoskodás; kapcsolattartás más szervezeti egységekkel. A Támogatási Rendszerek Divíziója és annak Divízióvezetője irányítása alatt működik: - Adórendszerek Csoportja - Humán Rendszerek Csoportja - Költségvetési Rendszerek Csoportja A csoportok élén a Csoportvezetők állnak. 16/22. oldal

17 6.3 ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁG Az Ügyvezető az Informatikai Üzemeltetési és az Alkalmazott Rendszerek Üzemeltetési Divíziók által ellátott feladatokat az Üzemeltetési Igazgatóra delegálja. Ennek megfelelően az Üzemeltetési Igazgató feladata a Divíziók által ellátott feladatok végrehajtása kapcsán: az irányítása alatt álló szakmai területek feladatainak koordinálása; az irányítása alatt álló szakmai területek feladatainak ellenőrzése; az üzemeltetési területek szakmai irányítása; más szakmai területekkel történő kapcsolattartás; a vezetői megbízással összefüggő feladatok ellátása. Az Igazgató munkáját az alábbi szervezeti egységek segítik: INFORMATIKAI ÜZEMELTETÉSI DIVÍZIÓ A Divízió élén a Divízióvezető áll. A Divízió feladatai: Figyelemmel kíséri és ellenőrzi a hozzá tartozó rendszerek üzemeltetését és informatikai feladatok ellátását, közreműködik az üzemeltetést akadályozó körülmények megszüntetésében; Javaslatot tesz az üzemeltetett rendszerek hiányosságainak, hibáinak megszüntetésére; Javaslatot tesz a szoftver/hardver környezet fejlesztésére, cseréjére; Kapcsolatot tart más szervezeti egységekkel; Szakmai előterjesztések készítése, véleményezése; Számítástechnikai géptermek üzemeltetésének és felügyeletének informatikai elősegítése; Szerverek üzemeltetése, felügyelete; Microsoft rendszerek (Active Directory címtár, Exchange levelezés, MS SQL adatbáziskezelő, Sharepoint Server, System Center Operation Manager, System Center Configuration Manager) üzemeltetése, felügyelete; UNIX és Linux operációs rendszerek üzemeltetése, felügyelete; Oracle adatbázis kezelő, MySQL adatbázis kezelő rendszerek üzemeltetése, felügyelete; Adatbázis üzemeltetés, adminisztrálás, optimalizálás, felügyelet, migrációs feladatok előkészítése; Tűzfalak üzemeltetése, felügyelete; Hálózati aktív eszközök és adatátviteli vonalak felügyelete, üzemelésének elősegítése; Egyes rendszerek esetében felhasználói accountok, jogok kiadása, módosítása, visszavonása; Kincstár személyi állományának informatikai végfelhasználói támogatása; A Kincstár személyi állományának helpdesk szolgáltatás biztosítása. Gondoskodik az informatikai üzemelési szolgáltatások felügyeleti- és riasztó rendszereiről és a szolgáltatások főbb paramétereinek méréséről. A mérési adatok 17/22. oldal

18 alapján rendszeres és/vagy eseti riportot készít a szolgáltatások minőségi paramétereiről (SLA riport) Az Informatikai Üzemeltetési Divízió és annak Divízióvezetője irányítása alatt működik: - Microsoft Rendszerek Üzemeltetési Csoport - Enterprise Rendszerek Üzemeltetési Csoport - Tűzfal és Hálózat Üzemeltetési Csoport - Végfelhasználói Támogató és Helpdesk Csoport - Adatbázis Üzemeltető Csoport A csoportok élén a Csoportvezetők állnak ALKALMAZOTT RENDSZEREK ÜZEMELTETÉSI DIVÍZIÓJA A Divízió élén a Divízióvezető áll. A Divízió feladatai: A Számfejtő Rendszerek Üzemeltetési Csoportja alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; A Megyei Üzemeltetési Csoportok alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; Az Intézményi Támogató Csoport alapfeladatai ellátásának magas szakmai színvonalon történő biztosítása, a folyamatok egységességének biztosítása, a csoport hatékony és eredményes működésének elősegítése; Figyelemmel kíséri és ellenőrzi a hozzá tartozó rendszerek üzemeltetését és informatikai feladatok ellátását, közreműködik az üzemeltetést akadályozó körülmények megszüntetésében; Javaslatot tesz az üzemeltetett rendszerek hiányosságainak, hibáinak megszüntetésére; Javaslatot tesz a szoftver/hardver környezet fejlesztésére; Részt vesz az üzemeltetési csoport által üzemeltetett rendszerek napi feladatainak ellátásában; Részt vesz a központi informatikai koncepciók szakmai kidolgozásában; Együttműködik a szakmai társzervekkel az alkalmazásokat érintő jogszabályok véleményezésében; Az üzemeltetők hatékony együttműködésének, a különféle szakmai szempontok optimális összehangolásának biztosítása. A Kincstár személyi állományának informatikai végfelhasználói támogatása; Kapcsolattartás más szervezeti egységekkel. 18/22. oldal

19 A Kincstár és a Társaság között megkötött Szolgáltatási szerződés informatikai tevékenység végzésére 1. számú mellékletét képező Alkalmazásleltárban szereplő alkalmazások vonatkozásában: Az ügyfélkapcsolat javítása érdekében a szükséges intézkedésekhez kapcsolódóan tájékoztatók és útmutatók készíttetése és publikálása; Az ügyféltámogatás megszervezése, az ügyfél-támogatási folyamat végrehajtása, ellenőrzése és mérése; Felhasználói jogosultságok kezelése, rendszerfelügyelet ellátása. Az Alkalmazott Rendszerek Üzemeltetési Divíziója és annak Divízióvezetője irányítása alatt működik: - Számfejtő Rendszerek Üzemeltetési Csoportja - Megyei Üzemeltetési Csoportok - Intézményi Támogató Csoport A csoportok élén a Csoportvezetők állnak. 7 A TÁRSASÁG MŰKÖDÉSI SZABÁLYAI 7.1 A Társaság képviselete, cégjegyzése A Társaság képviselete, cégjegyzése az Alapító Okirat szabályaira figyelemmel akként történik, hogy a géppel vagy kézzel írt, előnyomott vagy nyomtatott cégszöveg alá az Ügyvezető nevét önállóan aláírja, hiteles cégaláírási címpéldány vagy aláírás-minta szerint. Az Ügyvezető az ügyek meghatározott csoportjaira nézve a gazdasági társaság munkavállalóit képviseleti joggal ruházhatja fel. A Társaság cégjegyzési joggal, ill. meghatalmazáson alapuló képviseleti joggal rendelkező munkavállalóira vonatkozó, az Alapító Okirattal összhangban lévő aláírási rendről az Ügyvezető rendelkezik. A meghatalmazáson alapuló képviseleti joggal rendelkező munkavállalókról az Ügyvezető nyilvántartást vezet. 7.2 Helyettesítés rendje Az Ügyvezető távolléte esetére köteles helyettesítéséről gondoskodni, a hatályos jogszabályok és az Alapító Okirat rendelkezéseire figyelemmel. Az ügyvezetőt - külön rendelkezés híján a Fejlesztési Igazgató helyettesíti. Az Igazgatókat távollétük esetén a munkaköri leírásokban meghatározott munkavállalók helyettesítik. A Divízió- és Divízióvezető-helyetteseket távollétük esetén az általuk - az érintett Igazgatóval történt előzetes egyeztetés alapján - kijelölt Csoportvezetők helyettesítik. A csoportvezetőket távollétükben az általuk kijelölt munkatársak helyettesítik. A helyettesítés minden esetben a 7.1. pontot nem érintő esetekre, azaz a Társaság belső ügyeinek intézésére korlátozódik. 19/22. oldal

20 7.3 Bankszámla feletti rendelkezési jog A Társaság bankszámlája feletti rendelkezésre az Ügyvezető, illetve a Társaság számláját kezelő bankhoz bejelentett aláíró karton szerinti munkavállalók jogosultak. Az aláírási joggal való felruházáshoz az Ügyvezető cégszerű aláírása szükséges. 7.4 Titoktartás rendje, adatkezelés, adat- és információbiztonság A Társaság valamennyi munkavállalója a Társaság tevékenysége kapcsán, illetőleg munkavégzése során tudomására jutott adatokra és információkra vonatkozóan munkaviszonyának kezdetétől titoktartásra kötelezett és erre vonatkozóan a Társaság, mint munkáltató által megadott nyilatkozat szerint nyilatkozni köteles. A titoktartási kötelezettség, a kötelezettség megszűnését követő 5 évig áll fenn. Adatkezelésre, adatszolgáltatásra, adat- és információbiztonsági előírásokra vonatkozó szabályokat, a Társaság vonatkozó szabályozói határozzák meg. 7.5 Bélyegzők használata A Társaság az általa használt bélyegzőkről a lenyomatot is megjelenítő nyilvántartást vezet. A nyilvántartást a Koordinációs és Titkársági Csoport vezeti és őrzi. Csak a nyilvántartásában rögzített bélyegzők használata engedélyezett. A bélyegzőket csak erre, az Ügyvezető által írásban előzetesen felhatalmazott személyek használhatják. A bélyegzők csak az aláírásra jogosult aláírásával együtt érvényesek. 7.6 Kiadmányozás rendje A Társaság belső ügyeinek hatékony szervezése érdekében az Ügyvezető vagy az általa kijelölt munkatárs a Társasághoz beérkező iratokat és ügyeket intézkedés végett az arra illetékes szervezeti egységre szignálja. 7.7 A belső szabályozás rendje A Társaság működésének belső szabályozása szabályzatok, eljárásrendek, Ügyvezetői utasításokkal történik, mely dokumentumok az Ügyvezető aláírását követően érvényesek. 7.8 A tájékoztatás rendje A Társaság egészét érintő belső ügyekben a tájékoztatás fóruma az elektronikus levelezőrendszer, az Intranet, az Ügyvezetői értekezlet, illetőleg a szervezeti egységek értekezletei. 7.9 Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségek Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló évi CLII. törvény szerinti vagyonnyilatkozat-tétel rendjéről külön szabályozó rendelkezik. 20/22. oldal

21 7.10 A Szervezeti és Működési Szabályzat módosításának rendje A Társaság alapfeladataiban, működési körülményeiben beálló lényeges változás esetén szükséges az Szervezeti és Működési Szabályzat módosítása, amelynek elkészítéséért az Ügyvezető felelős. A módosított Szervezeti és Működési Szabályzatot az Ügyvezető tájékoztatásul a Társaság Felügyelő Bizottsága elé terjeszti. 21/22. oldal

22 1. SZÁMÚ MELLÉKLET - SZERVEZETI ÁBRA 22/22. oldal