Felsőoktatási Erasmus koordinátorok (KA103) bevezető képzése

Átírás

1 Felsőoktatási Erasmus koordinátorok (KA103) bevezető képzése május 30. Az évközi beszámoló fájl, Mobility Tool+

2 A feladat A megvalósult mobilitásokról részletes adatokat kell szolgáltatni a Nemzeti Iroda és a programot működtető brüsszeli szervek felé is Mobility Tool+ felület: menedzsment és adatközlő funkció, de nem stabil, folyamatosan fejlesztik A MT+ felület használata nehézkes A feltöltött mobilitási adatok mellé további kiegészítő információk is szükségesek (tervezett felhasználás, kiegészítő támogatási igény, kategóriák közötti átcsoportosítások)

3 Megoldás: az Évközi beszámoló fájl Egy fájl minden adat rögzítésére, irányítottan, a hibákra figyelmeztetve A benne levő adatok a Mobility Tool+-ba importálhatók (és rendszeresen importálandók!) A Mobility Tool+ struktúráját követi, de az ott kért információkon kívül további adatokat is tartalmaz A MT+ frissítéseihez alkalmazkodva folyamatosan frissítjük, a benne levő adatokat átemeljük a korábbi verziókból

4 A beszámolás eszközei Kalkulációs excel tábla egyszerűsített beszámoló fájl MT+ OLS Beszámoló fájl Intézményi adminisztráció beszámoló fájl import/export Mobility Tool

5 Általános tudnivalók Kitöltési útmutató Érték szerinti beillesztés! Gyors munkalapváltás

6 A beszámoló fájl Windows-on futó Excel 2003-tól frissebb változat Makrókat tartalmaz -> engedélyezni kell Okos cellák: piros szín jelzi a hibát (hiányzó vagy nem megfelelő adat, és az első cella megjegyzésében is összegzi a problémákat) Először a partner, majd a mobilitás rögzítése: MT+ logika

7 A beszámoló fájl Részletes pénzügyi elszámolás Kiegészítő támogatás igény jelzése Mobility Tool+-ba importálható fájlok Minden projekthez külön fájl: az időben átfedő projektek között 2 fájlt kell párhuzamosan kezelni, nagy odafigyelést igényel! 16 illetve 24 hónapos projektek kezelése Fájlok elnevezésére ügyelni kell. Minta: PECS01_1516_IR(24)_204_ xlsm PECS01_1617_IR_100_ xlsm

8 A beszámoló fájl A MT+-ban nem kezelt kiegészítő adatok megadása (szaknév, koordinátor megjegyzés, Campus Mundi részvétel, jogviszony, kifizetések ütemezése) Átcsoportosítások jelzése, intézményen belüli követése Gyorsan átlátható kiutazói országstatisztika

9 Adatellenőrzés Folyamatos adatellenőrzés: cellák módosulásakor (sok sor beillesztésekor várni kell!) Hiba esetén a megjegyzésbe bekerül a magyarázat. Ha van hibás cella a sorban, akkor a sor elején hibajelzés. Kétféle kijelzett hiba:!!!: hiányos vagy más módon problémás adat ###: MT+-ba importálható, de még problémás adat

10 MAIN lapfül Verziószám Beszámoló státusza: első évközi beszámoló módosított beszámoló záróbeszámoló Intézményadatok ERASMUS kód, projektszám, szerződésszám

11 PARTNERS lapfül Előző évi fájlból átemelhetők (érték szerinti beillesztés!) Ha van ERASMUS-kód, akkor a partnerazonosítónak is az ERASMUS-kód használata kötelező Minden partner felvihető, de a MT+-ba csak az aktívak kerülnek át Az ERASMUS-kód és PIC-kód ellenőrzése is megtörténik További kötelezően kitöltendő mezők jelzése

12 MOB SM és MOB ST lapfülek Ha az alapadatokat beírtuk (Mobilitás jellege, partner azonosítója, a küldő intézmény székhelyétől eltérő helyszín, a fogadó fél székhelyétől eltérő helyszín, mobilitás kezdete, mobilitás vége, zéró támogatású napok száma), akkor a támogatást kiszámítja

13 MOB SM és MOB ST lapfülek Beírandó és kalkulált mezők szerepe Egyéni támogatási szerződésszám egyértelműen azonosítja a mobilitást Mobilitás jellege: CST, KMOB, CSGY, CSGYdipl STA, STAin, STT Hallgató tanulmányi azonosító kód (OM-kód) ST: cím Intézményi hallgatói azonosító (NEPTUN-, ETR-kód) Szakterület (ISCED kód) és dátumok! Zéró támogatású napok száma

14 SUM FIN lapfül A támogatás felhasználásával kapcsolatos minden szükséges pénzügyi és statisztikai adat Évközi módosítások (aláírt szerződések) beírása Átcsoportosítások beírása A beszámoló benyújtásáig az intézmény által kifizetett (27. sor) Tervezett további ösztöndíj-felhasználás (az eddig elnyert támogatásokon belül) Beérkezett összes mobilitási pályázat A TKA-tól átutalt támogatás

15 Beküldendő: A kiegészítő támogatás igénylése lapfül (DE jelezni kell az elnyert támogatások várható felhasználását!) KIEG lapfül További források igénylése

16 További lapfülek PIC_ERASMUS lapfül érvényes charterrel rendelkező ERASMUS intézmények listája: ERASMUS kód, PIC kód, ország, város DATE OF DATASET Grants: az adható támogatások táblázata DataDict: adatszótárak

17 MT+ importfájlok létrehozása Importfájlok létrehozása (Macros fül) Kiutazói csoportok szerint két külön fájl: SM és ST Csak akkor működik, ha nincs az adott mobilitási fülön!!! Jel MT+ import: mindent vagy semmit koncepció

18 A MT+ Mobility Tool - Guide for Beneficiaries

19 MT+ importálás Importfájlok létrehozása (Macros fül) Kiutazói csoportok szerint két külön fájl: SM és ST Csak akkor működik, ha nincs az adott mobilitási fülön!!! Jel MT+ import: mindent vagy semmit koncepció

20 MT+ mobilitás törlése

21 MT+ manuális rögzítés 1

22 MT+ Participant Reports Országosan elérhetők a bejövők beszámolói is, ezeket rendszeresen eljuttatjuk a fogadóintézményekhez

23 További MT+ funkciók Project Details Contacts Budget Reports Dashboard