Rendezvényszervezés módszertana

Átírás

1 Szent István Egyetem Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Regionális Gazdaságtani és Vidékfejlesztési Intézet Rendezvényszervezés módszertana Nagy Adrienn PhD. Hallgató SZIE GTK RGVI Gödöllő, 2013.

2 A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS LÉPÉSEI TERVEZÉS ELŐKÉSZÜLETEK LEBONYOLÍTÁS UTÓMUNKÁLATOK

3 ESKÜVŐSZERVEZÉS

4 Lépések: I. TERVEZÉS Információgyűjtés Rendezvény koncepciójának elkészítése Költségterv (csak tervezett) Ütemterv (csak tervezett)

5 I. TERVEZÉS Mire lesz szükségünk? helyszín megfelelő öltözék (pár, családtagok, koszorúslányok?, tanúk?) dekoráció zenekar, fotó, videó étel, ital Vőfély meghívók, köszönőajándékok

6 I. TERVEZÉS 1. A vendéglista összeállításának menete Felsorolni az összes szóba jövő személyt családtagjaikkal együtt; címük, telefonszámuk rögzítése. Külön kezeljük, akiket a lakodalomba is meghívunk. Az esküvőre hány főt tervezünk meghívni. Ha szükséges, szűkítjük lakodalomba érkezőket. A lagziban a vőlegény részéről hány fő, a menyasszony részéről szintén hány fő megjelenésére számítunk. Az összlétszámból hány fő jelenti a baráti társaságot.

7 A TERVEZÉS szakaszában az alábbi tényezőket kell még végiggondolni: Az időpont kijelölése: Más, hasonló célcsoportot érintő, hasonló nagyságú eseménnyel ne ütközzön a rendezvény Részletes, reális időzítések, menetrend készítése: szállítási határidők, alvállalkozók bevonása A költségvetés átgondolása

8

9 A költségterv költség-intervallumok- módosítható legyen. célszerű fő költségcsoportokat létrehozni: vendéglátás költsége, az alkalmazandó technika szükséges kiadásai, a helyszín bérlésének, dekorációjának, takarításának költségei, műsorigény esetén annak kiadásai, az előkészítés költségei, többi, esetlegesen felmerülő kiadás. A költségterv önmagába véve kötelezettségmentes, de a végső ajánlat elkészítésénél nem illik a költségtervtől lényegesen eltérni.

10 Az ütemterv Nagy vonalakban tartalmazza a rendezvény előkészítésétől az utómunkálatok befejezéséig terjedő időszak feladatainak ütemezését. Reális, nem tartalmaz teljesíthetetlen időszakokat. Tehát magában kell foglalnia az összes tennivaló felsorolását, az elvégzésére biztosított idő kezdetét és végét, és azt is, hogy ki ezért a felelős.

11 II. ELŐKÉSZÍTÉS Ez a szakasz bizonyos szempontból a legfontosabb az összes eddigi és ezután következők között. Itt dől el tulajdonképpen az, hogy hogyan tudjuk előkészíteni a már vállalt rendezvényt, mennyiben tudunk beleférni az előzetes költségtervbe és az is, hogy milyen munkálatokat fogunk ténylegesen elvégezni.

12 II.ELŐKÉSZÜLETEK Helyszín kijelölése, lefoglalása, foglalás részletei. Az alábbiakat célszerű figyelembe venni: megfelelő időpont megfelelő méret felszereltség megközelíthetőség parkolási lehetőség van-e egyéb szolgáltatás pl.: szállás költségvonzata, pl.: bérleti díj

13 Tisztaság Rugalmas személyzet (sokkal egyszerűbb szervezési folyamat) Ételajánlatok és kedvezményes csomagok Nem csak maga az épület fontos, hanem a környezete is A saját ízlésünknek (stílusunknak) megfelelő legyen

14 A helyszín kiválasztásában még közre játszó tényezők Fontos kérdés, hogy a helyszín vállalja-e menü összeállítását, Amennyiben igen, milyen felárral dolgozik, van-e lehetőség kedvezményekre? Amennyiben igen, de nem megfelelő az ajánlat, engedélyezi-e, hogy külsős céggel dolgozzunk? Amennyiben nem, van-e szerződése külsős céggel? Fontos kérdés még, hogy italt, süteményt lehet- e bevinni?

15 Helyszínbejárás felmérjük a területet, a lehetőségeket, az eseteges zavaró tényezőket (külső zaj, nehéz megközelítési lehetőség, rossz láthatóság, stb.) végiggondoljuk az elvégzendő feladatokat, de most már a helyszíneken pontosítjuk. Most már meg kell határoznunk, mi hol lesz, hogyan tudunk hozzáférni az egyes területekhez, mit hol fogunk elhelyezni. Arra is figyelemmel kell lennünk, hogy milyen különleges kívánságok voltak a helyszín egyes részleteit illetően.

16 Árajánlatok bekérése a helyszínekről Menük (ha külső helyszínen van az esküvő milyen felszolgálást tudnak biztosítani hozzá) Személyzet Foglalás menete: Pontos időpont meghatározása Menük meghatározása létszámtól függően (a meghatározott létszámtól eltérni általában csak felfelé lehet, egyes helyeken max. 10%-al engednek lefelé módosítani) Írásban történő foglalás, foglaló kifizetése

17 Helyszínváltozatok: Étterem Otthon (nagyon hangulatos, de nagyobb vendégsereg esetén lehetséges, hogy át kell rendezni) Külső és nyilvános helyszínek (pl. vízpartok, parkok stb.)- szerviz egyeztetése Előtte átgondolandó, szeretnénk-e hogy bárki aki arra jár része legyen az esküvőnknek Gyakorta engedélyezéshez kötött (külön kiadás és idő)

18 Vendéglátás Gyakran a helyszínválasztással egybekötött Vendégvárás- vacsora- éjfél Ital Vegetáriánus, érzékenység Alkoholmentes italok Házi Sütemények?

19 Az étrend illeszkedjen az adott alkalomhoz! Legyen változatos az ételsor! Nyersanyagok kétszer ne ismétlődjenek, ha mégis, akkor eltérő hőkezeléssel! Változatosak legyenek a színek, alapvető ízek, állag - száraz illetve mártásos ételek készítési módok! A domináns fűszerek eltérőek legyenek! A hőfok különbségek, pl. hideg köret egy meleg ételhez feldobják az ételt! Alkalmazkodjunk az esemény jellegéhez, évszakhoz, napszakhoz, használjunk szezonális nyersanyagokat! Fogások sorrendjében a gasztronómiai érték a főfogásig emelkedjen (pl. nemesebb húsrészek, sültek a főtt és párolt ételek után)! SZOKÁSOK!

20 Milyen költségeink lesznek? MENÜSOR ITAL TEREMBÉRLÉS, FELSZOLGÁLÁS

21 II. ELŐKÉSZÍTÉS A rendezvényen szórakoztatást nyújtó kiegészítő szolgáltatások.

22 Vőfély

23 A hagyományos, mulatós típusú lakodalmak házigazdája, a vőlegény, a menyasszony és az örömszülők szószólója. Viselete általában népviselet. Megbízását a vőfélyszalag felkötésével kapja, melyet a menyasszony köt fel a lakodalom napján a vőfélybotra.

24 A házigazdák válláról leveszi a terhet. Folyamatossá, eseménydússá teszi az estét. A násznép társadalmilag vegyes összetételű, segít a harmonizálásában.

25 MIT CSINÁL A VŐFÉLY? Fogadja a násznépet Kikéri a menyasszonyt Elbúcsúztatja a házasulandókat a szülőktől Kíséri a lakodalmas menetet Borverseket, pohárköszöntőket mond Tréfás játékokkal, verseléssel szórakoztatja a násznépet Lebonyolítja a gyertyafénykeringőt, menyasszonytáncot Köszönti a menyecskét

26 Egyik legfontosabb szempont az ár Utazás költségei? Családtag vagy nem? Vőfély vagy ceremóniamester?

27 Ha a vőfély rokon: Előnyei: olcsó biztos, hogy elérhető az adott napon ismeri a vendégeket (ismerősként van jelen a lagzin, nem egy idegen) lehetséges, hogy a vendégek is felszabadultabbak, oldottabb a légkör Hátrányai: Nem tudja jól levezényelni a játékokat ( nem ismeri annyira mint a vőfély) Rokon is ünnepelni jött Nem tudja a vőfély/ceremóniamester feladatait pl. polgári szertartáson A vőfély sok háttérmunkát irányít, pl. pincérek irányítása, ételek felszolgálása, torta érkezését felügyeli Az ifjú párra hárul a szervezés

28

29 Esetleges igényelhető szolgáltatások: A készülődés megörökítése Események rögzítése hajnalig A film utómunkája, vágása, zenei aláfestés, effektezés Gyermekkori képekből animált fotóalbum készítése Egyedi DVD menü jelenetválasztással (mozgóképes menürendszer) Körülbelül fél- egy órás vágott, kész anyag Nyomott felületű, fényképes DVD lemez A nyers vágatlan anyag DVD lemezen

30

31 Szempontok: Ár Referencia Portfólió Létszám Technika Felkészültség rugalmasság

32 Felmerülő költségek mindhárom esetben a szolgáltatás árán kívül: Utazás költsége vagy Szállás étkezés

33 II. ELŐKÉSZÜLETEK Szertartások áttekintése, szervezése.

34

35 A magyar jog alapján a házasságkötés csak az anyakönyvezető előtt lehet érvényes. Hazánkban csak különneműek köthetnek házasságot. A házasságkötési szándékot azon a településen dolgozó anyakönyvvezetőnél kell bejelenteni, ahol a házasságot akarják kötni. Az anyakönyvvezetőnél nyilatkozniuk kell arról, hogy legjobb tudomásuk szerint házasságkötésüknek nincs törvényi akadálya és a majd születendő gyermekük családi nevéről.

36

37 A násznép lép először a templomba és elfoglalja ülőhelyét Bevonul a vőlegény édesanyjával Tanúk, majd a koszorúslányok. Utoljára lép be a menyasszony apjával A pap üdvözli az egybegyűlteket és a jegyes párt. Ószövetségi olvasmány és a Szentlecke Házasságkötés szertartása Eskü Házaspár kilép a templomból, utánuk a pap, a tanúk, majd a vendégek Gratulációk

38 Fontos felkészülni: A pár tagjainak vallási hovatartozására Keresztelkedés Jegyesoktatás Templomi dekorációra, különálló terület

39 II. ELŐKÉSZÜLETEK Meghívók, köszönőajándékok, ültető kártyák.

40 A meghívók tartalmazzák: A helyszín Az időpont A pontos óra Az ünnepség helyszíne Az ünnepség helyszínének pontos címe A házigazdák neve A menyasszony/vőlegény teljes neve Elérhetőségi részletek

41 MIKOR? két-három hónappal a lakodalom előtt, de legkésőbb egy hónappal az esküvő előtt A külföldre szánt esküvői meghívókat ajánlatos hamarabb elküldeni, amennyiben ez lehetséges akár még hat hónappal az esküvő lőtt történjen meg ez a lépés.

42 Ültető kártya Elegáns és praktikus kiegészítője egy szépen terített ünnepi asztalnak Az ünnepi vacsora egyik legfontosabb kiegészítője,főleg ha nagy létszámú a lakodalom Elkerülhetjük, hogy a násznép tagjai egymásra tekintve tanácstalanul keressék helyüket Praktikusság mellett kiemelném az ültető kártya dekorációs funkcióját is

43 Köszönőajándék Egyre gyakoribb, hogy nemcsak a meghívottak ajándékoznak, hanem vendégajándékával az ifjú pár is kifejezi köszönetét a megjelenteknek. Célja, hogy az ifjú pár megköszönje vendégeinek az eseményen való megjelenést, a kapott ajándékot; illetve másik célja, hogy a vendég haza tudjon vinni valamit emlékbe a jeles napról.

44 MIKOR? Már megérkezéskor a terített asztalon várják a vendégeket, egy mutatós kosárból szétosztva személyesen is átadhatja az ifjú pár, Funkciójában összevonható akár az ültető kártyával is.

45 II. ELŐKÉSZÜLETEK Ruhaválasztás problematikája

46 BESZERZÉS: Ruha vásárlása Varratása A legköltségesebb pénzben és időben is Pontos elképzelésekkel kell rendelkeznie a menyasszonynak Rengeteg egyeztetés és ruhapróba A ruha kölcsönzése

47 A ruha kölcsönzése A legalacsonyabb áron elérhető, és nem feltétlen rosszabb minőségű mintha megvennénk a ruhát. A szalonokban ha nem esküvőre béreljük a ruhát, hanem szalagavatóra, jelentős összegeket spórolhatunk e mondattal.

48 KIEGÉSZÍTŐK Kesztyű Fátyol Cipő Ékszerek Kabátka Menyecskeruha (cipő, ékszerek) Gyűrűpárna

49 VŐLEGÉNY A vőlegény ruhaválasztását mindig meg kell, hogy előzze a menyasszonyi ruha kiválasztása. Öltönyt lehet venni, varratni és kölcsönözni is. Ide tartozik az ing, nyakkendő, cipő, esetleg a mandzsettagomb, és a nyakkendőtű is.

50 KOSZORÚSLÁNYOK A hagyomány szerint a koszorúslányoknak az a feladata, hogy megvédjék a menyasszonyt. A koszorús lányokat a menyasszony személyesen kéri fel a szerepre. Nem lehetnek mutatósabbak mint a menyasszonyi ruha. KI FIZETI?

51 ÖRÖMSZÜLŐK RUHÁI Akarják-e az örömszülők azt, hogy mi válasszuk ki a ruhájukat?! Az ifjú pár ruhájához passzoló öltözéket kell választaniuk. Lehet meglévő alkalmi ruha, az esküvőre vásárolt, kölcsönzött, vagy varratott öltözet. KI FIZETI?

52 II. ELŐKÉSZÜLETEK Kiegészítő kellékek, egyéb eszközök.

53 KIEGÉSZÍTŐ KELLÉKEK Gyűrű (a pár dolga) Teremelrendezés Dekoráció TORTA aprósütemények

54 TEREMELRENDEZÉS LEHETŐSÉGEI kerek és hosszú elrendezés vegyítése

55 Kerek elrendezés

56 Hosszú asztalos elrendezés

57 ÜLTETÉS Kisebb lagzik: lehet szabadon választott Nagy lagzik: meghatározott (jobb) Főasztal: pár, szülők, tanúk, nem fontos ide: testvérek, nagyszülők, kiemelt vendégek (pap, vőfély) Családok, idősek, fiatalok egy helyre Aki egyedül: ismerősök közé Olyanokat ne ültessünk egymás mellé, akik nem szívlelik egymást

58 DEKORÁCIÓ Székszoknya Asztali futó Virágok, gyertyák Ültetőkártya! Fali, oszlopdekoráció

59 DEKORATŐR ELŐNYEI Szakértői munka jobb Fontos az elegancia, harmónia Esküvő napján ki díszít? (nem mindegy, hogy mi/nem) Utána mi lesz?? (váza, mécses, dekorkő, textíliák, virágok)

60 SZEMPONTOK Már az elején döntés a színvilágról, stílusról E köré épül az esküvő Meghívóban és mindenhol jelenjen meg 1-3 hónappal előtte (bonyolultságtól függően) Dekoráció és egyéb kellékek harmóniája Max. 3 színárnyalat Domináns szín (kedvenc, ill. csokor) Többi díszlet e köré épül (egyéb virágok, kitűzők, ruhák stb.) Étteremben is (torta, koktél)

61 AMIT DÍSZÍTENÜNK KELL Polgári esküvő helyszíne Templom (?) Menyasszonyi autó Kültéri (kapu, ajtó) Terem (mennyezet, falak, asztalok, székek stb..)

62

63

64 VIRÁGOK, CSOKROK Menyasszonyi csokor (Dobócsokor) Vőlegény kitűző Tanúk kitűző Örömapák? koszorúslányok

65 II. ELŐKÉSZÜLETEK A rendezvény tervének véglegesítése, költségterv, ütemterv.

66 Milyen a jó ütemterv? könnyen áttekinthető, jól érthető. minden egyes pontját szerződések garantálják. nem nagyolhatjuk el a feladatokat. ha nem gondoljuk végig előre, hogy mikor, mit kell elvégezni, akkor bizony a lebonyolítás során fogunk meglepetésekbe ütközni; minden fontosnak tartott részlethez hozzá kell rendeljük azokat a személyeket, akik az adott részletet biztosítják, végrehajtják név szerint meg kell nevezni mind a felelősöket, mind a végrehajtókat, így mindenki tudja, mikor mit kell csinálnia; és mi is felelőségre tudjuk vonni a hiba elkövetőjét, ha valami nem az elképzeléseink szerint sikerült; a jó forgatókönyv egyik fontos ismérve, hogy megvalósítható.

67 PÉLDÁK A menyasszony húga elviszi az arát fodrászhoz h A menyasszony sminkelése h A menyasszony és vőlegény fotózása a kastélyparkban h A polgári esküvő kezdete: 16.00h A templomi ceremónia kezdete: 17.00h..

68 FELELŐSÖK: A menyasszony elkészüléséért: menyasszony édesanyja és húga A vőlegény elkészüléséért: a vőlegény tanúja és öccse Az ifjú párt a fotózásra viszi: az örömapák A polgári és egyházi esküvőt a pár szülei és testvérei segítségével bonyolítják le A vendégek fogadása és jó hangulata: a vőfély és a szülők A menyasszony átöltözésénél segítség: húga és barátnők A kóstoló bepakolása: örömanyák

69

70 A költségterv véglegesítése: Folyamatos az előkészületek alatt (szerződések) Konkrét számokra váltjuk a korábbi intervallumokat. A költségek nagy része fix költség, a létszám változása nem befolyásolja Előre tervezett vagy nem tervezett költségek (szállás, transzfer)

71 A háttérben A jó rendezvényszervező egyben jó protokollos is, hiszen ismernie kell az illemszabályokat, különösen a köszöntés, bemutatás, vendégfogadás, ültetés, rangsorolás írott és íratlan szabályait. Gondosan kell megszervezni a rendezvény minden egyes mozzanatát, s fontos az is, hogy a vendégek nem láthatják, mennyi munka van a program mögött. Az első és legfontosabb szabály: mindig a háttérben dolgozik! Munkájához szükséges a szakmai tudás, a kreativitás, a pozitív gondolkodás és a kiváló szakmai kapcsolatok. Legyen mértéktartó minden tekintetben, öltözködésében pedig egyszerű, de elegáns. Udvarias, előzékeny, határozott, művelt személyiség, ugyanakkor igazi láthatatlan ember".

72 III. LEBONYOLÍTÁS

73 Ebben a szakaszban kell mind a helyszínt, mind pedig a résztvevőket olyan állapotba, helyzetbe hozni, hogy a rendezvényt ténylegesen el tudjuk kezdeni. Kezdetének időpontját, időtartamát és így befejezését is értelemszerűen a forgatókönyv tartalmazza. A rendezvényszervező a házigazda. Kezdetekkor ott kell legyen a helyszínen, kezében a részletes forgatókönyvvel, helyszínrajzzal és stáblistával. Ennek megfelelően minden beérkező beszállítót fogadni kell. Még egyszer pontosítsuk a helyszínrajz és a forgatókönyv szerint a feladataikat, a feladatok elvégzéséhez rendelkezésre álló időt

74 ELLENŐRZÉS Az ellenőrzés nem csak azt jelenti, hogy összevetjük a tényleges helyzetet a forgatókönyv adataival, hanem ha eltérést tapasztalunk (ami a legtöbb esetben késést jelent), akkor intézkednünk kell az elveszett idő behozására. TARTALÉK IDŐ Természetesen az egyetlen olyan pont, aminek csúszása nem megengedhető: a rendezvény kezdési időpontja.

75 Érdemes figyelni olyan egyszerűnek látszó dolgokra, mint a klimatizálás, a hangerő nagysága a rendezvény egyes területein. Ilyen esetekben azonnali, gyors intézkedés szükséges, függetlenül a forgatókönyv előírásaitól. Felügyelni, figyelni a vendégek reakcióit, hangulatát, egyes dolgokra való fogékonyságukat. Ha kell programokat, eseményeket kihagyni, a történéseket gyorsítani vagy éppen lassítani stb.

76 Sok probléma merülhet föl Az esküvő egész hangulatát tönkre teheti Nincs időnk újraszervezni, ezért fontos, hogy mindent előre szervezzünk meg tökéletesre Csak ez az egy alkalom van Életre szóló élmény A párok általában feszültek Az esküvő szerepe fontos

77 IV. UTÓMUNKÁLATOK

78 A bontás Ne felejtsük el, hogy a rendezvény bontása csak az utolsó vendég eltávozása után kezdhető meg. Sőt, tovább megyünk, ha nem feltétlenül szükséges, a vendéglátók távozása előtt se kezdjünk hozzá a bontáshoz. A területet, amelyet átvettünk, rendezni, áttekinteni, takarítani kell, és a megállapodás szerint az esetleges javításokat elvégezni (megsérült vagy eltörött bútorzat, dekoráció helyreállítása) Ugyanebből a tekintetből nagyon fontos, hogy a helyszínt jegyzőkönyvvel adjuk át a felelős vezetőnek, az esetleges viták elhárítása érdekében. Ha rendbe hoztuk, és visszaadtuk a helyszínt, még nem fejeztük be minden feladatunkat, következnek a rendezvény utómunkálatai. Ekkor történik az eddig kifizetetlen számlák rendezése is.

79 A rendezvény után magunk között kell értékelnünk az elvégzett munkát. Ennek elengedhetetlen előfeltétele, hogy még a rendezvény idején szondázzuk a résztvevők elégedettségét. Igyekezzünk meggyőződni arról, hogy mennyire elégedettek a látottakkal, hallottakkal, az élménnyel, milyen volt az eltávozáskor a hangulatuk.

80 Rendezvény utáni feladatok Bontás, tereprendezés, takarítás Pénzügyi elszámolások Utókalkuláció készítése El nem fogyasztott étel Videók fényképek eljuttatása a násznépnek Ruhák kiegészítők visszajuttatása

81 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!