EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS

Átírás

1 EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS amely létrejött egyrészről Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata (képviseli: dr. Páva Zsolt polgármester; székhelye: 7621 Pécs, Széchenyi tér 1.; adószáma: ), (a továbbiakban: önkormányzat), másrészről Pécsi Önkormányzat (képviseli: elnök; székhelye: ; adószáma: ), (a továbbiakban: helyi nemzetiségi önkormányzat) között. A nemzetiségek jogairól szóló évi CLXXIX. törvény, valamint az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény alapján az önkormányzat és a nemzetiségi önkormányzat a közük lévő együttműködés szabályait és eljárásrendjét, valamint a munkamegosztást és a felelősség rendszerét az alábbi együttműködési megállapodásban (a továbbiakban: megállapodás) rögzítik. A megállapodás kiterjed: a költségvetés elkészítésének, jóváhagyásának eljárásrendjére, a költségvetési gazdálkodás lebonyolításának, adatszolgáltatásának rendjére, a beszámolási kötelezettség teljesítésének rendjére, a vagyoni és számviteli nyilvántartás rendjére, az ellenőrzés eljárásrendjére, a működés feltételeinek biztosítására. 1. A költségvetés elkészítésének és elfogadásának rendje 1.1 A nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozat-tervezetének előkészítése, az elfogadás rendje Pécs Megyei Jogú Város jegyzője (a továbbiakban: jegyző) Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala gazdasági szervezete (a továbbiakban: a Hivatal gazdasági szervezete) közreműködésével a költségvetés készítésére vonatkozó jogszabályok szerint előkészíti a helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozat tervezetét. A helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozat-tervezetét a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 24. (3) bekezdésében írt határidőig terjeszti a képviselő-testület elé, mely határidőről a Hivatal gazdasági szervezetének vezetője az elnököt tájékoztatja. A helyi nemzetiségi önkormányzat képviselő-testülete a Hivatal gazdasági szervezete által összeállított határozat-tervezetet megtárgyalja, majd az önálló határozatába foglalt elfogadott költségvetését megküldi a gazdasági szervezet vezetője részére. 1

2 Az önkormányzat a helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozatának törvényességéért, a bevételi és kiadási előirányzatok megállapításáért és teljesítéséért, illetve kötelezettségvállalásaiért és tartozásaiért felelősséggel nem tartozik. Az esetleges adósságrendezési eljárás során a helyi nemzetiségi önkormányzat tartozásaiért az önkormányzat nem tartozik felelősséggel. A helyi nemzetiségi önkormányzat a Hivatal gazdasági szervezetének közreműködése alapján - legkésőbb a költségvetési határozatának elfogadásáig határozatban állapítja meg Magyarország gazdasági stabilitásáról szóló évi CXCIV. törvény 45. (1) bekezdés a) pontja felhatalmazása alapján kiadott jogszabályban meghatározottak szerinti saját bevételeinek, valamint a 3. (1) bekezdése szerinti adósságot keletkeztető ügyleteiből eredő fizetési kötelezettségeinek a költségvetési évet követő három évre várható összegét. 1.2 A költségvetési előirányzatok módosításának rendje Ha a helyi nemzetiségi önkormányzat képviselő-testülete az eredeti előirányzatán felül többletbevételt ér el, vagy bevételkiesése van, illetve kiadási előirányzatain belül átcsoportosítást hajt végre, módosítja a költségvetésről szóló határozatát. A módosítást a Hivatal gazdasági szervezete készíti elő. A helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetési előirányzatai a helyi nemzetiségi önkormányzat képviselő-testületének határozata alapján módosíthatók. A helyi nemzetiségi önkormányzat előirányzatairól és az abban bekövetkezett változásokról a Hivatal gazdasági szervezete naprakész nyilvántartást vezet. 1.3 Költségvetési információszolgáltatás rendje A helyi nemzetiségi önkormányzat elfogadott éves költségvetéséről az államháztartás pénzügyi információs rendszere keretében adatszolgáltatást kell teljesíteni. A helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozatát úgy fogadja el, és erről információt a Hivatal gazdasági szervezetének úgy szolgáltat, hogy az a költségvetésével kapcsolatos tájékoztatási kötelezettségének határidőben eleget tudjon tenni. A helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke által a költségvetési határozat-tervezet képviselő-testület elé terjesztésének határidejét követő harminc napon belül a Hivatal gazdasági szervezete adatot szolgáltat a Magyar Államkincstár területileg illetékes szervének. A Hivatal gazdasági szervezete a helyi nemzetiségi önkormányzat részére időközi költségvetési jelentést és időközi mérlegjelentést készít. 2

3 A Hivatal gazdasági szervezete az időközi költségvetési jelentést a költségvetési év első három hónapjáról április 20-áig, azt követően havonta, a tárgyhót követő hónap 20-áig, a költségvetési év tizenkét hónapjáról a költségvetési évet követő év február 5-éig a Kincstár területileg illetékes szervének (a továbbiakban: Igazgatóság) küldi meg. A Hivatal gazdasági szervezete az időközi mérlegjelentést a tárgynegyedévet követő hónap 20. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan gyorsjelentésként a tárgynegyedévet követő február 5-éig, az éves jelentést az éves költségvetési beszámoló benyújtásának határidejével megegyezően juttatja el az Igazgatóságnak. A helyi nemzetiségi önkormányzat a kapott támogatás tárgyhavi felhasználásáról havonta, a tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig köteles a könyveléshez szükséges bizonylatokkal elszámolni a Hivatal gazdasági szervezete felé. Amennyiben a bizonylatolás, elszámolás nem történik meg, úgy a következő negyedéves finanszírozást a Hivatal gazdasági szervezete visszatartja az elszámolási kötelezettség pótlásáig. Ha a helyi nemzetiségi önkormányzat részére előírt adatszolgáltatási kötelezettséget a Hivatal gazdasági szervezete azért nem tudja határidőre teljesíteni, mert a helyi nemzetiségi önkormányzat tárgyhavi könyveléshez szükséges bizonylatokkal való elszámolási kötelezettségét elmulasztja vagy hiányosan teljesíti, az önkormányzat e mulasztásért felelősséggel nem tartozik. Az adatszolgáltatási kötelezettség nem teljesítése miatt a Magyar Államkincstár által kiszabott bírság a helyi nemzetiségi önkormányzatot terheli. 1.4 Beszámolási kötelezettség teljesítésének rendje A Hivatal gazdasági szervezete a helyi nemzetiségi önkormányzat részére előírt kötelezettséget teljesítve a tárgyév egészéről december 31-i fordulónappal éves költségvetési beszámolót készít a központilag előírt formanyomtatványon és tartalommal. A jegyző a Hivatal gazdasági szervezetének közreműködésével előkészíti a helyi nemzetiségi önkormányzat zárszámadási határozat tervezetét, mely tervezetet a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke az Áht. 91. (1)-(3) bekezdésben foglaltak szerint terjeszt a helyi nemzetiségi önkormányzat képviselő-testülete elé. A helyi nemzetiségi önkormányzat képviselő-testülete a Hivatal gazdasági szervezete által összeállított határozat-tervezetet megtárgyalja, majd önálló határozatába foglalt zárszámadását megküldi a Hivatal gazdasági szervezetének vezetője részére. 3

4 1.5 Törzskönyvi nyilvántartásba vétellel és adószám igényléssel kapcsolatos határidők és együttműködési kötelezettségek A Magyar Államkincstár nyilvános és közhiteles nyilvántartást vezet a helyi nemzetiségi önkormányzatról. A törzskönyvi adat módosítását a Hivatal gazdasági szervezete változás bejelentési kérelem benyújtásával, a módosítást tartalmazó okirat csatolásával a törzskönyvi adat keletkezésétől, illetve változásától számított nyolc napon belül bejelenti a Magyar Államkincstár felé. A helyi nemzetiségi önkormányzat esetén okiratnak minősül az alapítást, módosítást, átalakítást vagy megszüntetést jóváhagyó nemzetiségi önkormányzati képviselőtestületi határozat, melyet az elnök köteles a változást követően haladéktalanul megküldeni a jegyzőnek. A Hivatal gazdasági szervezete a törzskönyvi nyilvántartásba vétel iránti kérelem benyújtásával kéri az adószám megállapítását és ezzel teljesíti az állami adóhatósághoz történő bejelentkezési kötelezettségét jelen pontban megjelölt határidőn belül. 1.6 Egyes adózási feladatok ellátása A helyi nemzetiségi önkormányzat egyes adóköteles kifizetéseit (reprezentáció, cégtelefon magáncélú használata, megbízási díjak, tiszteletdíjak közterhei, stb.) a Hivatal gazdasági szervezete a helyi nemzetiségi önkormányzattól átvett bizonylatok alapján, elektronikus úton, havonta jelenti le a Magyar Államkincstár által működtetett számfejtő rendszerben. Az aktuális havi fizetendő közterhek összegét a helyi nemzetiségi önkormányzatnak az eadat rendszerből kell lekérdeznie,valamint a Magyar Államkincstár által elkészített bevallás nyomtatványt ügyfélkapun keresztül továbbítania a Nemzeti Adóés Vámhivatal felé. A fizetési kötelezettséget saját fizetési számlája terhére kiállított átutalási megbízással kell teljesítenie. Az önkormányzat, illetve a Hivatal gazdasági szervezete a késedelmes teljesítésért, vagy a teljesítés elmaradásáért felelősséggel nem tartozik. 2. A költségvetési gazdálkodás 2.1 A költségvetés végrehajtása, a gazdálkodás rendje A helyi nemzetiségi önkormányzat operatív gazdálkodásának lebonyolító szerve a Hivatal gazdasági szervezete. A Hivatal gazdasági szervezete a helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetési előirányzatán belül, annak figyelemmel kísérésével végzi a gazdálkodási szabályok betartása mellett a gazdálkodási feladatokat. 4

5 A helyi nemzetiségi önkormányzat operatív gazdálkodásával összefüggő döntési hatáskörök és ellenőrzési jogkörök gyakorlásának rendjét, felelőseinek és a helyettesítés rendjének meghatározását az Ávr. 13. (3a) bekezdése alapján, a Hivatal külön belső szabályzata tartalmazza. 2.2 Kötelezettségvállalás A helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozatában szereplő előirányzatai terhére kizárólag a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke, vagy erre az általa írásban felhatalmazott helyi nemzetiségi önkormányzati képviselő vállalhat kötelezettséget. A felhatalmazás, illetve a felhatalmazás visszavonása minden esetben kizárólag írásban történhet. A helyi nemzetiségi önkormányzat nevében kötelezettséget vállalni az Ávr.-ben foglalt kivételekkel csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet. Kötelezettségvállalásnak minősül a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséről, szerződés, megállapodás megkötéséről, támogatás biztosításáról, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló kötelezettségvállalásról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat, melyet a helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetési előirányzatának terhére vállal, ideértve az áru vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött és visszaigazolt megrendelést, a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött, szerződéssel alátámasztott dokumentumot is. A kötelezettségvállaló okiratot a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke készíti elő. Az előkészítéskor pontosan meg kell határozni a pénzügyi ütemezést, azt a keretet, melynek terhére a kötelezettség vállalásra sor kerül. A kötelezettségvállaló okirathoz, amennyiben az a helyi nemzetiségi önkormányzat határozatán alapul, csatolni kell a vonatkozó döntést tartalmazó határozatot. A kötelezettségvállalás megtörténte után az okirat egy eredeti példányát a Hivatal gazdasági szervezetének vezetője részére meg kell küldeni. A Hivatal gazdasági szervezete a helyi nemzetiségi önkormányzat kötelezettségvállalásairól nyilvántartást vezet. Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az Ávr. 53. (1) bekezdése szerint olyan kifizetés teljesítéséhez a) amelynek értéke a 100 ezer forintot nem éri el, b) a fizetési számlákról a számlavezető által leemelt díj, juttatás, a külföldi pénzértékben vállalt kötelezettség árfolyamvesztesége, vagy c) az Áht. 36. (2) bekezdése szerinti egyéb fizetési kötelezettségnek minősül. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések rendjét az Ávr. 13. (3a) bekezdése alapján, a Hivatal külön belső szabályzata tartalmazza. 5

6 2.3 Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése A helyi nemzetiségi önkormányzat nevében vállalt kötelezettség pénzügyi ellenjegyzésére a Hivatal gazdasági szervezetének vezetője, akadályoztatása esetén helyettese jogosult. A pénzügyi ellenjegyzőnek a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll, b) a befolyt vagy a megtervezett és a várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, c) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll d) és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg az előírtaknak, az ellenjegyző írásban úgy tájékoztatja a kötelezettségvállalót, hogy a) A költségvetésben nem áll rendelkezésre fedezet szöveget tünteti fel, ha a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat nem áll rendelkezésre, vagy a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzaton szabad előirányzat nem áll rendelkezésre; b) A fedezet nem áll rendelkezésre szöveget tünteti fel, ha a bevételek nem megfelelő teljesülése miatt a fedezet nem áll rendelkezésre. Ha a kötelezettségvállaló a tájékoztatás ellenére aláírásával ellátott írásbeli utasítást ad az ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről a jegyzőt nyomban értesíteni. A jegyző az Ávr. 54. (4) bekezdésében foglaltak alapján a tájékoztatás kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést és megtenni a szükséges intézkedéseket. A pénzügyi ellenjegyzést minden esetben a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. 2.4 Szakmai teljesítés igazolása A megfelelő okmányok alapján ellenőrizni és szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetén ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes annak teljesítését. A szakmai teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. 6

7 A szakmai teljesítés igazolására jogosult személyt, személyeket a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke írásban jelöli ki. Áruátvétel esetén, a szakmai teljesítés igazolása mellett az áruátvétel külön igazolása is szükséges. Készlet, különösen irodaszer, szakmai anyag, könyv, nyomtatvány, reprezentációs készlet, stb.. esetén a tényleges fizikai átvétel tényét minden esetben a számlán, szállítólevélen aláírással kell igazolni. A szakmai teljesítés igazolása a bizonylaton különösen számlán egységes bélyegző alkalmazásával történik. A bélyegző felirata: Teljesítés-igazolás: A szerződés/megállapodás/megrendelés teljesítését, a kifizetés jogosságát, összegszerűségét igazolom. Dátum:, Aláírás Nem kell szakmai teljesítés-igazolást végezni a más fizetési kötelezettségnek a jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló fizetési kötelezettség alapján. 2.5 Érvényesítés A szakmai teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Ávr., az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet és a belső szabályzatok előírásai betartásra kerültek-e. Az érvényesítési feladatokat az Ávr. 58. (4) bekezdése alapján a Hivatal gazdasági szervezetének vezetője látja el. Az érvényesítésnél az érvényesítve megjelölést kell feltüntetni. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. Amennyiben az érvényesítő vizsgálata során azt észleli, hogy szabad előirányzat nem áll rendelkezésre, az utalványhoz kapcsolódó bizonylatok, dokumentumok nem szabályszerűek, pénzügyi fedezet a bankszámlán nem áll rendelkezésre, köteles azt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre az utalványrendeleten írásban, aláírásával ellátva utasítást ad. Ha az utalványozó a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad az érvényesítésre, az érvényesítő köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről a jegyzőt haladéktalanul írásban tájékoztatni. Ebben az esetben a tájékoztatás az Ávr. 54. (4) bekezdése szerinti értesítésnek tekintendő. A jegyző a tájékoztatás kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül köteles azt megvizsgálni és a szükséges intézkedéseket megtenni. 7

8 Az Ávr. 54. (4) bekezdése alapján az utasításra történt ellenjegyzésről és érvényesítésről a Hivatal gazdasági szervezetének vezetője a tárgyhót követő hónap 5. napjáig az elnököt, valamint a jegyzőt a következő tartalommal értesíti: kötelezettségvállalás/utalványozás dátuma; bizonylat sorszáma; megnevezés; összeg. 2.6 Utalványozás Utalványozni készpénzes fizetési mód esetén az érvényesített pénztárbizonylatra rávezetett, más esetben külön írásbeli rendelkezéssel, a Hivatal külön belső szabályzatában foglaltak szerint utalványrendeletek alkalmazásával lehet. Az utalványozandó okmányt a Hivatal gazdasági szervezetének vezetőjéhez kell eljuttatni, aki gondoskodik arról, hogy az utalványrendelettel kerüljön ellátására és szállítói számlák esetén azok nyilvántartásba vételére sor kerüljön. Az utalványon az Ávr. 59. (3) bekezdésében foglaltakat kell feltüntetni. Rövidített utalványt kizárólag készpénzes kifizetések esetén lehet alkalmazni. A rövidített utalvány az okmányra rávezetett utalványozási záradék, mely bélyegző alkalmazásával kerül a bizonylatra. A bélyegző lenyomatát a Hivatal gazdasági szervezete vezetője által előkészített szabályzat tartalmazza. Nem kell utalványozni az Ávr. 59. (5) bekezdésében nevesített alábbi esetekben: a) a közigazgatási hatósági határozaton alapuló, az egységes rovatrend B3. Közhatalmi bevételek rovatain elszámolandó költségvetési bevételek beszedését, az egységes rovatrend B401. Készletértékesítés ellenértéke, B402. Szolgáltatások ellenértéke, B403. Közvetített szolgáltatások ellenértéke és B406. Kiszámlázott általános forgalmi adó rovatain elszámolandó költségvetési bevételeket, b) a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos költségvetési kiadásokat és kamatbevételeket, c) az egységes rovatrend B813. Maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó finanszírozási bevételek teljesítését, és d) a fedezetkezelői számláról, valamint a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. Utalványozásra a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke, vagy az általa erre írásban felhatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő jogosult. A felhatalmazás, illetve a felhatalmazás visszavonása minden esetben csak írásban történhet. 8

9 2.7 Összeférhetetlenségi szabályok A helyi nemzetiségi önkormányzat tekintetében kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. A kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és a teljesítés igazolására irányuló feladatok nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. A helyi nemzetiségi önkormányzat pénztárosát és pénztárellenőrét a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke írásban jelöli ki. Nem lehet a helyi nemzetiségi önkormányzat pénztárosa olyan, akinek feladata összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. Ilyenek különösen a pénztárellenőri, az utalványozási feladatot ellátó, valamint ellenjegyzési feladatot ellátó személyek. A Hivatal gazdasági szervezetének vezetője a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, a teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről, a pénztáros, pénztárellenőr személyéről nevüket és aláírás mintájukat tartalmazó naprakész nyilvántartást vezet. 2.8 Belső szabályzatok A jegyző a Hivatal gazdasági szervezete vezetőjének előkészítését követően önálló szabályzatban állapítja meg a számvitelről szóló évi C. törvény, valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet előírásai alapján a nemzetiségi önkormányzat számviteli politikáját és az ahhoz kapcsolódó szabályzatokat: az eszközök és források leltározási és leltárkezelési szabályzatát; az eszközök és források értékelésének szabályzatát; a pénzkezelési szabályzatot. A Hivatal gazdasági szervezete vezetőjének előkészítését követően az Ávr. 13. (3a) bekezdése alapján a Hivatal a nemzetiségi önkormányzat sajátos tervezési, gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatairól külön szabályzato(ka)t készít. A Hivatal gazdasági szervezetének vezetője az előzőekben írt szabályzato(ka)t jelen megállapodás megkötése, felülvizsgálata aláírását követően a helyi nemzetiségi önkormányzat rendelkezésére bocsátja, mely szabályzato(ka)t a megállapodás megkötését, módosítását követő 30 napon belül a helyi nemzetiségi önkormányzat a szervezeti és működési szabályzatának mellékleteiben rögzíti. 9

10 2.9 Pénzellátás A helyi nemzetiségi önkormányzat működésének pénzügyi feltételeit a 428/2012. (XII.29.) Korm. rendelet alapján meghatározott költségvetési hozzájárulás, a helyi költségvetési rendeletben meghatározott hozzájárulás, a saját bevételek, pályázati források, az alapítványi és egyéb szervezetektől kapott támogatások biztosítják. Az önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott összegből a működési feltételek biztosítására (pl.: iroda költségek) a Nemzetiségi Tanács javaslata alapján hozott, a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság határozatában megjelölt összeget utal át negyedévente a nemzetiségi önkormányzat költségvetési elszámolási számlájára. Az önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott összegből a működési feltételek biztosítására meghatározott összeg levonását követően a Nemzetiségi Tanács és a helyi nemzetiségi önkormányzatok együttes javaslata alapján a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság által felosztott összeg (programfinanszírozás) szolgálja a nemzetiségi célok megvalósítását. A helyi nemzetiségi önkormányzat támogatása negyedéves ütemezésben a tárgynegyedév első hónap 20. napjáig történik, az önkormányzat költségvetési rendeletében foglaltak szerint. A főkönyvi könyvelést a Hivatal gazdasági szervezete végzi a helyi nemzetiségi önkormányzat előirányzat-felhasználásának figyelemmel kisérése mellett Bankszámlarend A helyi nemzetiségi önkormányzat önálló bankszámlával, adószámmal rendelkezik. A Magyar Államkincstár területileg illetékes szerve felé a változás bejelentéséről a Hivatal gazdasági szervezetének vezetője gondoskodik. A helyi nemzetiségi önkormányzat fizetési számláját választása alapján egy belföldi hitelintézet vagy a Magyar Államkincstár vezeti. A számlavezetéshez kapcsolódó szerződés megkötését, felbontását, módosítását a helyi nemzetiségi önkormányzat testületének felhatalmazása alapján a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke végzi. A helyi nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásával és pénzellátásával kapcsolatos minden pénzforgalmi számlájához kapcsolódó tevékenység - külön a részére és kizárólagos használatára megnyitott a fenti pénzforgalmi számlán bonyolódik Támogatások A helyi nemzetiségi önkormányzat forrásaiból finanszírozott vagy támogatott szervezetek, illetve magánszemélyek számára az Áht.-ben foglaltak szerint beszámolási 10

11 kötelezettséget kell előírni a részükre céljelleggel juttatott összegek rendeltetésszerű felhasználására vonatkozóan. A rendeltetésszerű felhasználást a Hivatal belső ellenőrzést végző szervezeti egysége ellenőrzi. Erre a célra a Hivatalban rendszeresített támogatási szerződés és elszámolás mintát kell alkalmazni. 3. Vagyoni és számviteli nyilvántartás rendje A Hivatal gazdasági szervezete a helyi nemzetiségi önkormányzat vagyoni, számviteli nyilvántartásait az önkormányzat nyilvántartásain belül elkülönítetten vezeti. Az adatszolgáltatás során szolgáltatott adatok valódiságáért, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való tartalmi egyezőségéért a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke felelős. A szükséges információkat és dokumentációkat a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke biztosítja, illetőleg a vagyontárgy felvételéhez kapcsolódó bizonylatok szolgáltatják. A helyi nemzetiségi önkormányzat vagyonával való gazdálkodás az általa hozott határozatnak megfelelően történik. A vagyonváltozással - értékesítéssel és beszerzéssel összefüggő kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés a 2. pontban foglaltak szerint bonyolódik. A leltározás megszervezése a Hivatal erre kijelölt szervezeti egységének a feladata, amelyben közreműködik a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke is. A választási ciklus végén a helyi nemzetiségi önkormányzat leköszönő képviselőtestülete köteles a helyi nemzetiségi önkormányzat vagyonát az új választott testületnek pontos, azonosításra alkalmas leltár szerint átadni, tételesen mennyiségben és értékben. 4. Ellenőrzés Az Áht. 6/C. (2) bekezdése szerint a helyi nemzetiségi önkormányzat ellenőrzési feladatának ellátásáról a Hivatal gondoskodik. A helyi nemzetiségi önkormányzat belső ellenőrzését a Hivatal belső ellenőrzést végző szervezeti egysége az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény 6/C. (2) bekezdésében foglaltak alapján, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.), a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett ellenőrzési standardok, útmutatók figyelembevételével látja el. A belső 11

12 ellenőrzési tevékenység tervezését, a belső ellenőrzés lefolytatásának rendjét, az ellenőrzések nyomon követését a Hivatal belső ellenőrzési kézikönyve tartalmazza. A belső ellenőrzés tárgyában a jegyző a tárgyévet megelőző év december 1-ig javaslatot tesz a helyi nemzetiségi önkormányzat elnökének, mely javaslatot a helyi nemzetiségi önkormányzat képviselő-testülete legkésőbb a tárgyévet megelőző év december 31-ig megtárgyalja. Esetlegesen új javaslat, illetve új tárgykör kijelölése mellett a döntésről a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke a jegyzőt tájékoztatja. E tájékoztatás elmaradása esetén a jegyző az eredeti tárgykört terjeszti jóváhagyás végett az önkormányzat képviselő-testülete elé. A Hivatal belső ellenőrzést végző szervezeti egységének vezetője (a továbbiakban: belső ellenőrzési vezető) a Bkr. 34. (1) bekezdésében foglaltak figyelembevételével minden egyes ellenőrzés lefolytatásához megbízólevél aláírásával kijelöli a vizsgálatvezetőt és az ellenőrzéseket lefolytató belső ellenőröket. Az ellenőrzés megkezdéséről szóban vagy írásban értesíteni kell a helyi nemzetiségi önkormányzat elnökét, melynek keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról. A helyszíni ellenőrzést annak megkezdése előtt legalább 3 nappal szóban vagy írásban be kell jelenteni a helyi nemzetiségi önkormányzat elnökének, melynek keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés során végrehajtandó feladatokról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról. Az ellenőrzés során a belső ellenőr kérésére a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke köteles teljességi nyilatkozatot adni, amelyben az elnök igazolja, hogy az ellenőrzött feladattal összefüggő, felelősségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenőr rendelkezésére bocsátotta. A Bkr. 42. (1) bekezdése alapján a vizsgálati jelentés tervezetét a belső ellenőrzési vezető egyeztetés céljából megküldi a helyi nemzetiségi önkormányzat elnökének. A helyi nemzetiségi önkormányzat elnökének a vizsgálati jelentés tervezetére vonatkozó észrevételét a nemleges választ is - a kézhezvételtől számított 8 napon belül kell megküldenie a belső ellenőrzési vezető részére. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat. A határidő elmulasztása egyetértésnek tekintendő. Az észrevételek megküldésével egyidejűleg egyeztető megbeszélés is kezdeményezhető. Az észrevételek elfogadásáról vagy elutasításáról a Bkr. alapján a vizsgálatvezető dönt, és erről az észrevételezési határidő lejártától számított 8 napon belül írásbeli tájékoztatást ad a helyi nemzetiségi önkormányzat elnökének. A vizsgálatvezető az 12

13 el nem fogadott észrevételek elutasítását megindokolja, az elfogadott észrevételeket átvezeti a jelentéstervezeten. Az ellenőrzési javaslatok alapján a felelősségi körébe tartozóan a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke, a helyi nemzetiségi önkormányzatképviselőtestülete által is jóváhagyott intézkedési tervet készít az intézkedések végrehajtásának ütemezésére, a végrehajtásért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével. Az intézkedési tervet a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül kell elkészíteni és megküldeni a jegyző részére. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető javaslatára a helyi nemzetiségi önkormányzat testülete ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat. A jegyző az intézkedési terv jóváhagyásáról az intézkedési terv kézhezvételétől számított 8 napon belül a belső ellenőrzési vezető véleményének kikérésével dönt. A belső ellenőrzési vezető az intézkedési tervben foglalt határidők lejártát követően felhívja a nemzetiségi önkormányzat elnökét, hogy a felelősségi körébe tartozó feladatokat illetően adjon írásos tájékoztatást az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról. 5. A működés feltételeinek biztosítása A nemzetiségek jogairól szóló évi CLXXIX. törvény (a továbbiakban: Njtv.) 80. (1) bekezdése szerint az önkormányzat a helyi nemzetiségi önkormányzat részére biztosítja az önkormányzati működés személyi és tárgyi feltételeit, gondoskodik a működéssel kapcsolatos végrehajtási feladatok ellátásáról. Az önkormányzat az Njtv. 80. (1) bekezdésének a) pontja alapján a helyi nemzetiségi önkormányzat üléseinek megtartásához hivatali munkaidőben, igény szerint ingyenes helyiséghasználatot biztosít a Hivatal tárgyaló helyiségében. Az ülés megtartására vonatkozó tárgyaló helyiség-használat iránti igényt előzetesen be kell jelenteni a Hivatal ellátási referensének. Az önkormányzat a Hivatal épületében a helyi nemzetiségi önkormányzat részére havonta igény szerint, de legalább 16 órában, az önkormányzati feladat ellátásához, működéséhez (a testületi, tisztségviselői, képviselői feladatok ellátásához) szükséges tárgyi, technikai eszközökkel felszerelt helyiség (Nemzetiségi Tanács irodája) ingyenes használatát biztosítja, előre egyeztetett időpontban. A helyiséghez és annak infrastruktúrájához kapcsolódó rezsiköltségeket és fenntartási költségeket az önkormányzat viseli. Az önkormányzat a jegyző által erre kijelölt hivatali szervezeti egység útján biztosítja a helyi nemzetiségi önkormányzat számára a testületi ülések és döntések előkészítését, különösen a meghívók, az előterjesztések, a testületi ülések jegyzőkönyveinek előkészítését. 13

14 A nemzetiségi önkormányzat törvényes működésének elősegítése érdekében - az Njtv. 80. (4) bekezdése szerint - a jegyző vagy az általa megbízott, jogszabályban meghatározott képesítési előírásnak megfelelő megbízottja részt vesz a helyi nemzetiségi önkormányzat testületi ülésein. Szerződő felek megállapodnak abban, hogy az önkormányzat tárgyévi költségvetésében a helyi nemzetiségi önkormányzat részére biztosított költségvetési támogatás szolgál az Njtv. 80. (1) bekezdésében előírt további személyi és tárgyi feltételek biztosítására, annak megváltásaként. Szerződő felek jelen megállapodást határozott időre, a helyi nemzetiségi önkormányzat megbízatásának idejére kötik. Jelen megállapodást az Njtv. 80. (2) bekezdése alapján minden év január 31. napjáig, általános vagy időközi választás esetén az alakuló ülést követő harminc napon belül felül kell vizsgálni. A megállapodás szerinti működési feltételeket a megállapodás megkötését, módosítását követő 30 napon belül a nemzetiségi önkormányzat szervezeti és működési szabályzatában rögzíti. A megállapodást Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzatának Közgyűlése a /2017. (01.19.) számú határozatával, a Pécsi... Önkormányzat a /2017. (01 ) számú határozatával fogadta el. Jelen megállapodás elfogadásával hatályát veszti Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése által a 20/2015. (01.29.) határozattal és a helyi nemzetiségi önkormányzat képviselő-testületének /2015. ( ) határozatával elfogadott (és többször módosított) együttműködési megállapodás. Ezt a megállapodást a felek közös értelmezés után, mint akaratuknak mindenben megfelelőt írták alá. Pécs, január 20. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata képviseletében Dr. Páva Zsolt polgármester Pécsi Önkormányzat képviseletében elnök 14