ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

2 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2. oldal TARTALOMJEGYZÉK I. FEJEZET - ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Szabályzat célja és hatálya 2. Az Adatkezelő megnevezése 3. Adatfeldolgozók megnevezése 3.1. IT szolgáltató adatfeldolgozó megnevezése 3.2. Könyvviteli, adózási, bérszámfejtési adatfeldolgozó megnevezése (Ha az Adatkezelő megbízása alapján ezt a szolgáltatást külső szolgáltató végzi.) 3.3. Vagyonvédelmi szolgáltatást végző adatfeldolgozó megnevezése (Ha az Adatkezelő megbízása alapján ezt a szolgáltatást külső szolgáltató végzi.) 3.4. Postai, futárszolgálati feladatokat ellátó adatfeldolgozó megnevezése 3.5. közvetítő adatfeldolgozó megnevezés aki az adatkezelő nevében szerződéskötésre, közvetítésre jogosult 4. A Szabályzat hatálya 5. Fogalommeghatározások II. FEJEZET - AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA 6. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján 7. Jogi kötelezettség teljesítésén alapuló adatkezelés 8. A Társaság általános adatkezelési tájékoztatója III. FEJEZET - MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK 9. Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás 10. A munkavállalói alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés 11. Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok 12. A munkáltató által biztosított eszközök ellenőrzésére és jogkövetkezményeire vonatkozó szabályok IV. FEJEZET - SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK 13. Ügyféladatok: szerződő partnerek, kapcsolattartók adatainak kezelése vevők, szállítók nyilvántartása V. FEJEZET - JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK 14. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából 15. Kifizetői adatkezelés 16. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés VI. FEJEZET ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK 17. Adatbiztonsági intézkedések VII. FEJEZET - ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE 18. Az adatvédelmi incidens fogalma 19. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása 20. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása VIII. FEJEZET - ADATVÉDELMI HATÁSVIZSGÁLAT ÉS ELŐZETES KONZULTÁCIÓ 21. Adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció IX. FEJEZET - ADATVÉDELMI NYILVÁNTARTÁSOK 22. Adatvédelmi nyilvántartások a Rendelet alapján X. FEJEZET - AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI 23. Tájékoztatás az érintett jogairól

3 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 3. oldal XI. FEJEZET - EGYES ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK FÜGGELÉKEK 24. Egyes adatkezelési tevékenységek XII. FEJEZET - ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 25 A Szabályzat megállapítása és módosítása 26. Intézkedések a szabályzat megismertetése 27. MELLÉKLETEK 1. melléklet Adatkérő lap személyes adatok hozzájáruláson alapuló kezeléséhez (w) 2. melléklet Adatkezelési tájékoztató az érintett természetes személy jogairól személyes adatai kezelése vonatkozásában (w) 3. melléklet Tájékoztató a munkavállaló személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogokról (w) 4. melléklet Tájékoztató munkavállaló részére alkalmassági vizsgálatáról (w) 5. melléklet Szerződések adatkezelési kikötései (w) 6. melléklet Adatvédelmi nyilvántartások (E) 1. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása 2. Adatfeldolgozói nyilvántartás 3. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása 7. melléklet Munkaszerződési kikötés az adatkezelési szabályzat megismeréséről, alkalmazásáról és titoktartási kötelezettségről (w) 28. FÜGGELÉKEK: 1 Függelék az fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről 2 Függelék számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről 3 Függelék a munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről 4 Függelék a céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről 5 Függelék a munkahelyi be- és kiléptetéssel kapcsolatos adatkezelésről 6 Függelék a munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelésről 7 Függelék a honlapon történő látogatói adatkezelésről. Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról 8 Függelék a direkt marketing célú adatkezelésről 9 Függelék a más adatkezelő megbízásából végzett adatfeldolgozó tevékenység szabályairól (ilyen tevékenység nincs, függelék csak tájékoztatásra!)

4 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 4. oldal I. FEJEZET - ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. E Szabályzat célja Jelen Szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy a Társaság, mint adatkezelő adatkezelési megfeleljen az EU 2016/679 Rendelet továbbiakban: Rendelet) továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) rendelkezéseinek. 2. ADATKEZELŐ MEGNEVEZÉSE: 2.1. CÉGNÉV: SOLTÉSZ+SOLTÉSZ KÉPVISLETI ÉS KERESKEDELMI KFT SZÉKHELY: 1225 BUDAPEST, BÁNYALÉG UTCA TELEPHELY: 1225 BUDAPEST, BÁNYALÉG UTCA CÉGJEGYZÉKSZÁM: ADÓSZÁM: HONLAP: CÍM: soltesz@soltesz.hu 2.7. TELEFONSZÁM: +361/ KÉPVISELŐ NEVE: Soltész Györgyike ügyvezető Soltész György ügyvezető 2.9. ADATVÉDELMI nincs TISZTVISELŐ NEVE: CÍME: TELEFONSZÁMA: CÍME: (a továbbiakban: Társaság, vagy Adatkezelő) 3. ADATFELDOLGOZÓK MEGNEVEZÉSE: 3.1. IT szolgáltató adatfeldolgozó megnevezése 2.1. CÉGNÉV: BALATON TAMÁS egyéni vállalkozó 2.2. SZÉKHELY: 2316 TÖKÖL, Sport utca 13/a CÉGJEGYZÉKSZÁM: EV: ADÓSZÁM: HONLAP: CÍM: tbalaton@gmail.com 2.7. TELEFONSZÁM: +3670/ KÉPVISELŐ NEVE: 2.9. ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ NEVE: CÍME: TELEFONSZÁMA: CÍME: 3.2. Könyvviteli, adózási, bérszámfejtési adatfeldolgozó megnevezése (Ha az Adatkezelő megbízása alapján ezt a szolgáltatást külső szolgáltató végzi.) 2.1. CÉGNÉV: ÉRIA SZOLGÁLTATÓ KFT SZÉKHELY: 2030 Érd, Csaba utca CÉGJEGYZÉKSZÁM: ADÓSZÁM:

5 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 5. oldal 2.5. KÉPVISELŐ NEVE ÉS Kömözné Poteczin Anikó ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ: TELEFONSZÁMA: +3630/ CÍME: 3.3. Vagyonvédelmi szolgáltatást végző adatfeldolgozó megnevezése 2.1. CÉGNÉV: NINCS 2.2. SZÉKHELY: 2.3. TELEPHELY: 2.3. CÉGJEGYZÉKSZÁM: 2.4. ADÓSZÁM: 2.5. HONLAP: CÍM: 2.7. TELEFONSZÁM: 2.8. KÉPVISELŐ NEVE: 2.9. ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ (HA VAN): NEVE: CÍME: TELEFONSZÁMA: CÍME: 3.4. POSTAI, FUTÁRSZOLGÁLATI FELADATOKAT ELLÁTÓ ADATFELDOLOGZÓ MEGNEVEZÉSE 2.1. CÉGNÉV: NINCS 2.2. SZÉKHELY: 2.3. TELEPHELY: 2.3. CÉGJEGYZÉKSZÁM: 2.4. ADÓSZÁM: 2.5. HONLAP: CÍM: 2.7. TELEFONSZÁM: 2.8. KÉPVISELŐ NEVE: 2.9. ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ (HA VAN): NEVE: CÍME: TELEFONSZÁMA: CÍME: 3.5. Közvetítő adatfeldolgozó megnevezés aki az adatkezelő nevében szerződéskötésre, közvetítésre jogosult 2.1. CÉGNÉV: 2.2. SZÉKHELY: 2.3. TELEPHELY: 2.3. CÉGJEGYZÉKSZÁM: 2.4. ADÓSZÁM: 2.5. HONLAP: CÍM: 2.7. TELEFONSZÁM: 2.8. KÉPVISELŐ NEVE:

6 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 6. oldal 2.9. ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ (HA VAN): NEVE: CÍME: TELEFONSZÁMA: CÍME: 4. A Szabályzat hatálya 4.1. E Szabályzat hatálya természetes személyre vonatkozó személyes adatok Társaság általi kezelésére terjed ki Egyéni vállalkozó, egyéni cég, őstermelő ügyfeleket, vevőket, szállítókat e szabályzat alkalmazásában természetes személynek kell tekinteni Szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. (GDPR (14)) 5. Fogalommeghatározások E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalommeghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat: 1. személyes adat : azonosított vagy azonosítható természetes személyre ( érintett ) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható; 2. adatkezelés : a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés; 3. az adatkezelés korlátozása : a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából; 4. profilalkotás : személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják; 5. álnevesítés : a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;

7 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 7. oldal 6. nyilvántartási rendszer : a személyes adatok bármely módon centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető; 7. adatkezelő : az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja; 8. adatfeldolgozó : az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel; 9. címzett : az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak; 10. harmadik fél : az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak; 11. az érintett hozzájárulása : az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez; 12. adatvédelmi incidens : a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. II. FEJEZET - AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA 6. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján 6.1. A hozzájáruláson alapuló adatkezelésre a jelen Szabályzat 1. számú Melléklete szerinti adatkérő lapot kell alkalmazni Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett a Társaság internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak.

8 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 8. oldal 6.3. A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik pl, értékesítési, szolgáltatási szerződés megkötése - a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem bír A Társaság nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti. 7. Jogi kötelezettség teljesítésén alapuló adatkezelés 7.1. A jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés esetén a kezelhető adatok körére, az adatkezelés céljára, az adatok tárolásának időtartamára, a címzettekre az alapul szolgáló jogszabály rendelkezései irányadók A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést jogszabály határozza meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ezesetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező, továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is. 8. A Társaság általános adatkezelési tájékoztatója 8.1. A Társaság az általános adatkezelési tájékoztatóját jelen Szabályzat 2. számú Melléklet tartalmazza, amelyet közzé kell tenni a Társaság honlapján, és a székhelyén is elérhetővé kell tenni Ez mellett az érintettek egyes kategóriáit például munkavállalók, szerződő partnerek - az adatfelvételkor közvetlenül is tájékoztatni kell az adatkezelésről és az érintett jogairól A Társaság valamennyi adatkezelése során köteles biztosítani az érintett jogainak gyakorlását.

9 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 9. oldal III. FEJEZET MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK 9. Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás 9.1. A munkavállalóktól kizárólag olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván, valamint olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a szociális-jóléti juttatások biztosításához szükségesek és a munkavállaló személyhez fűződő jogait nem sértik A Társaság szerződés teljesítése jogcímén munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése céljából kezeli a munkavállaló alábbi adatait: 1. név 2. születési név, 3. születési ideje, 4. anyja neve, 5. lakcíme, 6. állampolgársága, 7. adóazonosító jele, 8. TAJ száma, 9. nyugdíjas törzsszám (nyugdíjas munkavállaló esetén), 10. telefonszám, 11. cím, 12. személyi igazolvány, jogosítvány, útlevél száma, 13. lakcímet igazoló hatósági igazolvány száma, 14. bankszámlaszáma, 15. online azonosító (ha van) 16. munkába lépésének kezdő és befejező időpontja, 17. munkakör, 18. iskolai végzettségét, szakképzettségét igazoló okmány másolata, 19. fénykép, 20. önéletrajz, 21. munkabérének összege, a bérfizetéssel, egyéb juttatásaival kapcsolatos adatok, 22. a munkavállaló munkabéréből jogerős határozat vagy jogszabály, illetve írásbeli hozzájárulása alapján levonandó tartozást, illetve ennek jogosultságát, 23. a munkavállaló munkájának értékelése, 24. a munkaviszony megszűnésének módja, indokai, 25. munkakörtől függően erkölcsi bizonyítványa 26. a munkaköri alkalmassági vizsgálatok összegzése, 27. magánnyugdíjpénztári és önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagság esetén a pénztár megnevezése, azonosító száma és a munkavállaló tagsági száma, 28. külföldi munkavállaló esetén útlevélszám; munkavállalási jogosultságot igazoló dokumentumának megnevezését és száma, 29 munkavállalót ért balesetek jegyzőkönyveiben rögzített adatokat; 30. a jóléti szolgáltatás, kereskedelmi szálláshely igénybe vételéhez szükséges adatokat; 31. a Társaságnál biztonsági és vagyonvédelmi célból alkalmazott kamera és beléptető rendszer, illetve a helymeghatározó rendszerek által rögzített adatokat.

10 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 10. oldal 9.3. Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a munkáltató csak a Munka Törvénykönyvben meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója, a Társaság munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói A Társaság tulajdonosai részére csak a vezető állású munkavállalók személyes adatai továbbíthatók A személyes adatok tárolásának időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 3 év, kivéve ha jogszabály ennél hosszabb időt ír elő A munkavállaló személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogairól szóló kötelező tájékoztatót amelyet részére a munkaszerződés megkötésekor kell átadni - a 3. számú Melléklet tartalmazza. 10. A munkavállalói alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges. A vizsgálat előtt részletesen tájékoztatni kell a munkavállalókat többek között arról, hogy az alkalmassági vizsgálat milyen készség, képesség felmérésére irányul, a vizsgálat milyen eszközzel, módszerrel történik. Amennyiben jogszabály írja elő a vizsgálat elvégzését, akkor tájékoztatni kell a munkavállalókat a jogszabály címéről és a pontos jogszabályhelyről is. Az alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelésről szóló tájékoztatót a 4. számú Melléklet tartalmazza A munkaalkalmasságra, felkészültségre irányuló tesztlapok a munkáltató mind a munkaviszony létesítése előtt, mind pedig a munkaviszony fennállása alatt kitöltetheti a munkavállalókkal Az egyértelműen munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkafolyamatok hatékonyabb ellátása, megszervezése érdekében csak akkor tölthető ki a munkavállalók nagyobb csoportjával pszichológiai, vagy személyiségjegyek kutatására alkalmas tesztlap, ha az elemzés során felszínre került adatok nem köthetők az egyes konkrét munkavállalókhoz, vagyis anonim módon történik az adatok feldolgozása A kezelhető személyes adatok köre: a munkaköri alkalmasság ténye, és az ehhez szükséges feltételek Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdeke A személyes adatok kezelésének célja: munkaviszony létesítése, fenntartása, munkakör betöltése A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: A vizsgálat eredményt a vizsgált munkavállalók, illetve a vizsgálatot végző szakember ismerhetik meg. A munkáltató csak azt az információt kaphatja meg, hogy a vizsgált személy a munkára alkalmas-e vagy sem, illetve milyen feltételek biztosítandók ehhez. A vizsgálat részleteit, illetve annak teljes dokumentációját azonban a munkáltató nem ismerheti meg A személyes adatok kezelésének időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 3 év, kivéve ha jogszabály ennél hosszabb időszakot ír elő. 11. Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok

11 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 11. oldal A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, születési ideje, helye, anyja neve, lakcím, képesítési adatok, fénykép, telefonszám, cím, a jelentkezőről készített munkáltatói feljegyzés (ha van) A személyes adatok kezelésének célja: jelentkezés, pályázat elbírálása, a kiválasztottal munkaszerződés kötése. Az érintettet tájékoztatni kell arról, ha a munkáltató nem őt választotta az adott állásra Az adatkezelés jogalapja: szerződés teljesítése. Az adatkezelés jogszerűnek minősül, ha arra valamely szerződés vagy szerződéskötési szándék keretében van szükség (Preambulum 44.) ha az az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (6 cikk (1) b./) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaságnál munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető, munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalók A személyes adatok tárolásának időtartama: a jelentkezés, pályázat elbírálásáig. A ki nem választott jelentkezők személyes adatait törölni kell. Törölni kell annak adatait is, aki jelentkezését, pályázatát visszavonta A munkáltató csak az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg a pályázatokat, feltéve, ha azok megőrzésére a jogszabályokkal összhangban álló adatkezelési célja elérése érdekében szükség van. E hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően kell kérni a jelentkezőktől. 12. A munkáltató által biztosított eszközök ellenőrzésére és jogkövetkezményeire vonatkozó szabályok Az ellenőrzésre és adatkezelésre a munkáltató vezetője, vagy a munkáltatói jogok gyakorlója jogosult Amennyiben az ellenőrzés körülményei nem zárják ki ennek lehetőségét, biztosítani kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során Az ellenőrzés előtt tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy milyen munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre, munkáltató részéről ki végezheti az ellenőrzést, - milyen szabályok szerint kerülhet sor ellenőrzésre (fokozatosság elvének betartása) és mi az eljárás menete, - milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak az ellenőrzéssel együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban Az ellenőrzés során a fokozatosság elvét kell alkalmazni. Elsődlegesen a cím és tárgyadatokból kell megállapítani, hogy a tartalom a munkavállaló munkaköri feladatával kapcsolatos, és nem személyes célú. Nem személyes célú tartalmakat a munkáltató korlátozás nélkül vizsgálhat Ha jelen szabályzat rendelkezéseivel ellentétben az állapítható meg, hogy a munkavállaló az eszközt személyes célra használta, fel kell szólítani a munkavállalót, hogy a személyes adatokat haladéktalanul törölje. A munkavállaló távolléte, vagy együttműködésének hiánya esetén a személyes adatokat az ellenőrzéskor, a munkáltató törli. Az eszköz szabályzattal, munkáltatói utasítással ellentétes használata miatt a munkáltató a munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat A munkavállaló az eszköz ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban a munkáltató adatkezelési szabályzatának az érintett jogairól szóló fejezetében írt jogokkal élhet. IV. FEJEZET SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK

12 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 12. oldal 13. Ügyféladatok: szerződő partnerek, kapcsolattartók adatainak kezelése vevők, szállítók nyilvántartása A Társaság szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként, szállítóként szerződött természetes személy nevét, születési nevét, születési idejét, anyja nevét, lakcímét, adóazonosító jelét, adószámát, vállalkozói, őstermelői igazolvány számát, személyi igazolvány számát, lakcímét, székhely, telephely címét, telefonszámát, címét, honlap-címét, bankszámlaszámát, vevőszámát (ügyfélszámát, rendelésszámát), online azonosítóját (vevők, szállítók listája, törzsvásárlási listák), Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. A személyes adatok címzettjei: a Társaság ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói, és adatfeldolgozói. A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év A természetes személy szerződő fél szerződésben megadott adatai számviteli, adózási célú kezelésének jogalapja jogi kötelezettség teljesítése, ebben a körben az adattárolás időtartama 8 év A Társaság a vele szerződő jogi személy képviseletében eljáró a szerződést aláíró természetes személy szerződésben megadott személyes adatait, továbbá lakcímét, címét és telefonszámát, online azonosítóját kapcsolattartás, a szerződésből eredő jogok és kötelezettségek gyakorlása, kapcsolattartás céljából jogos érdek jogcímén kezeli. Ezen adatok tárolásának időtartama a szerződés megszűnését követő 5 év. A jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén az érintett kiemelt joga, hogy tiltakozzon az adatkezelés ellen A Társaság a vele kötött szerződésben kapcsolatartóként megjelölt nem aláíró - természetes személy nevét, címét, telefonszámát, címét, online azonosítóját kapcsolattartás, szerződésből eredő jogok és kötelezettségek gyakorlása céljából jogos érdek jogcímén kezeli, figyelemmel arra, hogy a kapcsolattartó a szerződő féllel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban áll, így ezen adatkezelés az érinett jogait nem érinti hátrányosan. A szerződő fél kijelenti, hogy a kapcsolattartói minőséghez kapcsolódó adatkezelésről az érintett kapcsolatartót tájékoztatta. Ezen adatok tárolásának időtartama a kapcsolattartói minőség fennállását követő 5 év Valamennyi érintett vonatkozásában a személyes adatok címzettjei: a Társaság ügyvezetője, ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, kapcsolattartói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói, és adatfeldolgozói A személyes adatok adatfeldolgozásra átadásra kerülhetnek adózás, könyvelés céljából a társaság által megbízott könyvelő irodának, postázás szállítás céljából a Magyar Postának, illetve a megbízott futárszolgálatnak, vagyonvédelem céljából a társaság vagyonvédelmi megbízottjának Az adatkezelés jogszerűnek minősül, ha arra valamely szerződés vagy szerződéskötési szándék keretében van szükség (Preambulum 44.) ha az az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (6 cikk (1) b./). Így szerződés teljesítése jogcímén az e pontban írtak szerint kezelhetők a szerződési ajánlatok keretében gyűjtött személyes adatok is. Ajánlattételkor, illetve fogadáskor erről a Társaság köteles az ajánlattevőt, illetve az ajánlat címzettjét tájékoztatni kell.

13 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 13. oldal A Társaság által kötendő szerződésekben alkalmazandó adatkezelési kikötéseket és tájékoztatásokat jelen Szabályzat 5. számú melléklete tartalmazza. A Társaság munkavállalójának feladata és kötelezettsége, hogy ezen adatkezelési kikötések a szerződés szövegébe belefoglalásra kerüljenek. V. FEJEZET JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK 14. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. A kezelt adatok az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. tv. 169., és a alapján különösen: adószám, név, cím, adózási státusz, a számvitelről szóló évi C. törvény a alapján: név, cím, a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény alapján: vállalkozói igazolvány száma, őstermelői igazolvány száma, adóazonosító jel A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év A személyes adatok címzettjei: a Társaság adózási, könyvviteli, bérszámfejtési, társadalombiztosítási feladatait ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói. 15. Kifizetői adatkezelés A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel kifizetői (2017:CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) ) kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes személy természetes személyazonosító adatait (ideértve az előző nevet és a titulust is), nemét, állampolgárságát, a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, a Társaság kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40. ) és szakszervezeti (Szja 47. (2) b./) tagságra vonatkozó adatokat adó és járulékkötelezettségek teljésítés (bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év A személyes adatok címzettjei: a Társaság adózási, bérszámfejtési, társadalombiztosítási (kifizetői) feladatait ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói. 16. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés

14 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 14. oldal A Társaság jogi kötelezettsége teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból, hogy a Társaság irattári anyagának maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig A személyes adatok címzettjei: a Társaság vezetője, iratkezelést, irattározást végző munkavállalója, a közlevéltár munkatársa. 17. Adatbiztonsági intézkedések VI. FEJEZET ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK A Társaság valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen A Társaság a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő, amelyre a 6. számú melléklet szerinti kikötést kell alkalmazni. A személyes adatokhoz való hozzáférést a Társaság jogosultsági szintek megadásával korlátozza A Társaság az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el A Társaság alkalmazottai a munkahelyi gépekhez csatlakoztathatják saját számítástechnikai eszközeiket, adattároló és rögzítő eszközeiket A Társaság az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van A személyes adatok automatizált feldolgozása során az adatkezelő és az adatfeldolgozó további intézkedésekkel biztosítja: a) a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását; b) az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását; c) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják; d) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe; e) a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és f) azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön A Társaság a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.

15 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 15. oldal A Társaság által kezelt személyes adatok interneten történő megosztása tilos! A munkahelyen és a Társaság eszközein fájl letöltő-, játék-, csevegő-, szexuális szolgáltatásokat kínáló oldalak látogatása szigorúan tilos! Külső forrásból kapott vagy letöltött, nem engedélyezett programok használata tilos! A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi ás egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét. 18. Az adatvédelmi incidens fogalma VII. FEJEZET ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; (Rendelet 4. cikk 12.) A leggyakoribb jelentett incidensek lehetnek például: a laptop vagy mobil telefon elvesztése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok); adatok nem biztonságos továbbítása, ügyfél- és vevőpartnerlisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások, honlap feltörése. 19. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása a Társaság vezetőjének feladata Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kisérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell Amennyiben a társaság ellenőrzésre jogosult munkavállalói a feladataik ellátása során adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul értesíteniük kell a Társaság vezetőjét A Társaság munkavállalói kötelesek jelenteni a Társaság vezetőjének, vagy a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi incidenst, vagy arra utaló eseményt észlelnek Adatvédelmi incidens bejelenthető a Társaság központi címén, telefonszámán, amelyen a munkavállalók, szerződő partnerek, érintettek jelenteni tudják az alapul szolgáló eseményeket, biztonsági gyengeségeket Adatvédelmi incidens bejelentése esetén a Társaság vezetője az informatikai, pénzügyi és működési vezető bevonásával haladéktalanul megvizsgálja a bejelentést, ennek során azonosítani kell az incidenst, el kell dönteni, hogy valódi incidensről, vagy téves riasztásról van szó. Meg kell vizsgálni és meg kell állapítani: a. az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét, b. az incidens leírását, körülményeit, hatásait, c. az incidens során kompromittálódott adatok körét, számosságát, d. a kompromittálódott adatokkal érintett személyek körét,

16 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 16. oldal e. az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírását, f. a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírását Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat be kell határolni és el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről. Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását. 20. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza: a) az érintett személyes adatok körét, b) az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, c) az adatvédelmi incidens időpontját, d) az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait, e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket, f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni Az adatvédelmi incidensek nyilvántartásának mintáját a 6. számú melléklet munkalapja tartalmazza. VIII. FEJEZET ADATVÉDELMI HATÁSVIZSGÁLAT ÉS ELŐZETES KONZULTÁCIÓ 21. Adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció Ha az adatkezelés valamely különösen új technológiákat alkalmazó típusa, figyelemmel annak jellegére, hatókörére, körülményére és céljaira, valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, akkor az adatkezelő az adatkezelést megelőzően hatásvizsgálatot végez arra vonatkozóan, hogy a tervezett adatkezelési műveletek a személyes adatok védelmét hogyan érintik. Olyan egymáshoz hasonló típusú adatkezelési műveletek, amelyek egymáshoz hasonló magas kockázatokat jelentenek, egyetlen hatásvizsgálat keretei között is értékelhetőek Ha az adatvédelmi hatásvizsgálat megállapítja, hogy az adatkezelés az adatkezelő által a kockázat mérséklése céljából tett intézkedések hiányában valószínűsíthetően magas kockázattal jár, a személyes adatok kezelését megelőzően az adatkezelő konzultál a felügyeleti hatósággal Az adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció részletes szabályaira a rendelet ckkei és az Infotv. rendelkezései irányadók. X. ADATVÉDELMI NYILVÁNTARTÁSOK 22. Adatvédelmi nyilvántartások a Rendelet alapján A Társaság a Rendelt szerinti adatvédelmi nyilvántartását a 6. számú melléklet szerint vezeti. Ennek részei:

17 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 17. oldal Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása Adatfeldolgozói tevékenységek nyilvántartása Adatvédelmi incidensek nyilvántartása 23. Tájékoztatás az érintett jogairól X. FEJEZET AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI Az érintett jogai röviden összefoglalva: 1. Átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az érintett joggyakorlásának elősegítése 2. Előzetes tájékozódáshoz való jog ha a személyes adatokat az érintettől gyűjtik 3. Az érintett tájékoztatása és a rendelkezésére bocsátandó információk, ha a személyes adatokat az adatkezelő nem tőle szerezte meg 4. Az érintett hozzáférési joga 5. A helyesbítéshez való jog 6. A törléshez való jog ( az elfeledtetéshez való jog ) 7. Az adatkezelés korlátozásához való jog 8. A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség 9. Az adathordozhatósághoz való jog 10. A tiltakozáshoz való jog 11. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást 12. Korlátozások 13. Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről 14. A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való jog) 15. A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog 16. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog Az érintett jogai részletesen: 1. Átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az érintett joggyakorlásának elősegítése 1.1. Az adatkezelőnek az érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó valamennyi információt és minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva kell nyújtania, különösen a gyermekeknek címzett bármely információ esetében. Az információkat írásban vagy más módon ideértve adott esetben az elektronikus utat is kell megadni. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát Az adatkezelőnek elő kell segítenie az érintett jogainak a gyakorlását Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről. E határidő a

18 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 18. oldal Rendeletben írt feltételekkel további két hónappal meghosszabbítható. amelyről az érintettet tájékoztatni kell Ha az adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával Az adatkezelő az információkat és az érintett jogairól szóló tájékoztatást és intézkedést díjmentesen biztosítja, azonban a Rendeletben írt esetekben díj számítható fel. A részletes szabályok a Rendelet 12 cikke alatt találhatók. 2. Előzetes tájékozódáshoz való jog ha a személyes adatokat az érintettől gyűjtik 2.1. Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon. Ennek keretében az érintettet tájékoztatni kell: a) az adatkezelő és képviselője kilétéről és elérhetőségeiről, b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségeiről (ha van ilyen), c) a személyes adatok tervezett kezelésének céljáról, valamint az adatkezelés jogalapjáról, d) jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetén, az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekeiről, e) a személyes adatok címzettjeiről akikkel a személyes adatot közlik -, illetve a címzettek kategóriáiról, ha van ilyen; e) adott esetben annak tényéről, hogy az adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat A tisztességes és átlátható adatkezelés biztosítsa érdekében az adatkezelőnek az érintettet a következő kiegészítő információkról kell tájékoztatnia: a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól; b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról; c) az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén arról, hogy a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét; d) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról; e) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint, hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá, hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása; f) az automatizált döntéshozatal tényéről, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikáról, és arra vonatkozóan érthető

19 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 19. oldal információkról, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír Ha az adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről az eltérő célról és minden releváns kiegészítő információról. Az előzetes tájékozódáshoz való jog részletes szabályait a Rendelet 13. cikke tartalmazza. 3. Az érintett tájékoztatása és a rendelkezésére bocsátandó információk, ha a személyes adatokat az adatkezelő nem tőle szerezte meg 3.1. Ha az adatkezelő a személyes adatokat nem az érintettől szerezte meg, az érintettet az adatkezelőnek a személyes adatok megszerzésétől számított legkésőbb egy hónapon belül; ha a személyes adatokat az érintettel való kapcsolattartás céljára használják, legalább az érintettel való első kapcsolatfelvétel alkalmával; vagy ha várhatóan más címzettel is közlik az adatokat, legkésőbb a személyes adatok első alkalommal való közlésekor tájékoztatnia kell az előbbi 2. pontban írt tényekről és információkról, továbbá az érintett személyes adatok kategóriáiról, valamint a személyes adatok forrásáról és adott esetben arról, hogy az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak-e A további szabályokra az előbbi 2. pontban (Előzetes tájékozódáshoz való jog) írtak irányadók. E tájékoztatás részletes szabályait a Rendelet 14. cikke tartalmazza. 4. Az érintett hozzáférési joga 4.1. Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és az előbbi 2-3. pontban írt kapcsolódó információkhoz hozzáférést kapjon. (Rendelet 15. cikk) Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a Rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról Az adatkezelőnek az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére kell bocsátania. Az érintett által kért további másolatokért az adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Az érintett hozzáférési jogára vonatkozó részletes szabályokat a Rendelt 15. cikke tartalmazza. 5. A helyesbítéshez való jog

20 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 20. oldal 5.1. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő kiegészítését is. Ezen szabályokat a Rendelet 16. cikke tartalmazza. 6. A törléshez való jog ( az elfeledtetéshez való jog ) 6.1. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje ha a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték; b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja; c) az érintett tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték; e) a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell; f) a személyes adatok gyűjtésére közvetlenül gyermeknek kínált, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor A törléshez való jog nem érvényesíthető, ha az adatkezelés szükséges a) a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából; b) az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából; c) a népegészségügy területét érintő közérdek alapján; d) a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben a törléshez való jog valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy e) jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez. A törléshez való jogra vonatkozó részletes szabályokat a Rendelet 17. cikke tartalmazza. 7. Az adatkezelés korlátozásához való jog 7.1. Az adatkezelés korlátozása esetén az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

21 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 21. oldal 7.2. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést ha ha az alábbiak valamelyike teljesül: a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát; b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy d) az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról az érintettet előzetesen tájékoztatni kell. A vonatkozó szabályokat a Rendelet 18. cikke tartalmazza. 8. A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség Az adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az adatkezelő tájékoztatja e címzettekről. E szabályok a Rendelet 19. cikke alatt találhatók. 9. Az adathordozhatósághoz való jog 9.1. A Rendeletben írt feltételekkel az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha a) az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul; és b) az adatkezelés automatizált módon történik Az érintett kérheti a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását is Az adathordozhatósághoz való jog gyakorlása nem sértheti a Rendelet 17. cikkét (A törléshez való jog ( az elfeledtetéshez való jog ). Az adtahordozhatósághoz való jog nem alkalmazandó abban az esetben, ha az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítványai gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges. E jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait. A részletes szabályokat a Rendelet 20. cikke tartalmazza.

22 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 22. oldal 10. A tiltakozáshoz való jog Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak közérdeken, közfeladat végrehajtásán (6. cikk (1) e)) vagy jogos érdeken (6. cikk f)) alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők Ezen jogokra legkésőbb az érintettel való első kapcsolatfelvétel során kifejezetten fel kell hívni annak figyelmét, és az erre vonatkozó tájékoztatást egyértelműen és minden más információtól elkülönítve kell megjeleníteni Az érintett a tiltakozáshoz való jogot műszaki előírásokon alapuló automatizált eszközökkel is gyakorolhatja Ha a személyes adatok kezelésére tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozhasson a rá vonatkozó személyes adatok kezelése ellen, kivéve, ha az adatkezelésre közérdekű okból végzett feladat végrehajtása érdekében van szükség. A vonatkozó szabályokat a Rendelet cikke tartalmazza. 11. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen ideértve a profilalkotást is alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené Ez a jogosultság nem alkalmazandó abban az esetben, ha a döntés: a) az érintett és az adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges; b) meghozatalát az adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy c) az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul Az előbbi a) és c) pontjában említett esetekben az adatkezelő köteles megfelelő intézkedéseket tenni az érintett jogainak, szabadságainak és jogos érdekeinek védelme érdekében, ideértve az érintettnek legalább azt a jogát, hogy az adatkezelő részéről emberi beavatkozást kérjen, álláspontját kifejezze, és a döntéssel szemben kifogást nyújtson be.

23 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 23. oldal A további szabályokat a Rendelet 22. cikke tartalmazza. 12. Korlátozások Az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog jogalkotási intézkedésekkel korlátozhatja jogok és kötelezettségek (Rendelet cikk, 34. cikk, 5. cikk) hatályát ha a korlátozás tiszteletben tartja az alapvető jogok és szabadságok lényeges tartalmát. E korlátozás feltételeit a Rendelet 23. cikke tartalmazza. 13. Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az adatkezelőnek indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatnia kell az érintettet az adatvédelmi incidensről. E tájékoztatásban világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell legalább a következőket: a) az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit; c) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket; d) ismertetni kell az adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket Az érintettet nem kell az tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül: a) az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket mint például a titkosítás alkalmazása, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat; b) az adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg; c) a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását. A további szabályokat a Rendelet 34. cikke tartalmazza. 14. A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való jog) Az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban, ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes

24 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 24. oldal adatok kezelése megsérti a Rendeletet. Az a felügyeleti hatóság, amelyhez a panaszt benyújtották, köteles tájékoztatni az ügyfelet a panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről és annak eredményéről, ideértve azt is, hogy a az ügyfél jogosult bírósági jogorvoslattal élni. E szabályokat a Rendelet 77. cikke tartalmazza. 15. A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül, minden természetes és jogi személy jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti hatóság rá vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra, ha az illetékes felügyeleti hatóság nem foglalkozik a panasszal, vagy három hónapon belül nem tájékoztatja az érintettet a benyújtott panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről vagy annak eredményéről A felügyeleti hatósággal szembeni eljárást a felügyeleti hatóság székhelye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani Ha a felügyeleti hatóság olyan döntése ellen indítanak eljárást, amellyel kapcsolatban az egységességi mechanizmus keretében a Testület előzőleg véleményt bocsátott ki vagy döntést hozott, a felügyeleti hatóság köteles ezt a véleményt vagy döntést a bíróságnak megküldeni. E szabályokat a Rendelet 78. cikke tartalmazza. 16. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog A rendelkezésre álló közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok köztük a felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog sérelme nélkül, minden érintett hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak e rendeletnek nem megfelelő kezelése következtében megsértették az e rendelet szerinti jogait Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni eljárást az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó tevékenységi helye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani. Az ilyen eljárás megindítható az érintett szokásos tartózkodási helye szerinti tagállam bírósága előtt is, kivéve, ha az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó valamely tagállamnak a közhatalmi jogkörében eljáró közhatalmi szerve. E szabályokat a Rendelet 79. cikke tartalmazza.

25 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 25. oldal XI. FEJEZET EGYES ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK FÜGGELÉKEK 24. Egyes adatkezelési tevékenységek az fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről a munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről a céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről a GPS navigációs rendszer alkalmazásával kapcsolatos adatkezelésről a munkahelyi be- és kiléptetéssel kapcsolatos adatkezelésről a munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelésről az ügyfélszolgálat telefonos hangfelvétel készítésével kapcsolatos adatkezelésről a honlapon történő látogatói adatkezelésről. Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról a honlapon történő regisztrációval kapcsolatos adatkezelésről a hírlevél szolgáltatáshoz kapcsolódó adatkezelésről a webáruházi adatkezelésről az ajándéksorsolás szervezésével kapcsolatos adatkezelésről a direkt marketing célú adatkezelésről pénzmosás / terrorizmus finanszírozása elleni kötelezettségek és korlátozó intézkedések teljesítése céljából végzett adatkezelésről a más adatkezelő megbízásából végzett adatfeldolgozó tevékenység szabályairól XII. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 25 A Szabályzat megállapítása és módosítása A Szabályzat megállapítására és módosítására a Társaság ügyvezetője jogosult. 26. Intézkedések a szabályzat megismertetése E Szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni a Társaság valamennyi munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló (foglalkoztatott) lényeges munkaköri kötelezettsége. A munkaszerződési kikötés mintáját jelen szabályzat 7. számú melléklete tartalmazza. 27. MELLÉKLETEK 1. melléklet Adatkérő lap személyes adatok hozzájáruláson alapuló kezeléséhez 2. melléklet Adatkezelési tájékoztató az érintett természetes személy jogairól személyes adatai kezelése vonatkozásában 3. melléklet Tájékoztató a munkavállaló személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogokról 4. melléklet Tájékoztató munkavállaló részére alkalmassági vizsgálatáról

26 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 26. oldal 5. melléklet Szerződések adatkezelési kikötései 6. melléklet Adatvédelmi nyilvántartások (Excel) 4. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása 5. Adatfeldolgozói nyilvántartás 6. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása 7. melléklet Munkaszerződési kikötés az adatkezelési szabályzat megismeréséről, alkalmazásáról és titoktartási kötelezettségről 28. FÜGGELÉKEK: 1 Függelék az fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről 2 Függelék számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről 3 Függelék a munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről 4 Függelék a céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelésről 5 Függelék a munkahelyi be- és kiléptetéssel kapcsolatos adatkezelésről 6 Függelék a munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelésről 7 Függelék a honlapon történő látogatói adatkezelésről. Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról 8 Függelék a direkt marketing célú adatkezelésről 10 Függelék a más adatkezelő megbízásából végzett adatfeldolgozó tevékenység szabályairól Kelt, Budapest május hó 23. nap Soltész György sk. ügyvezető

27 ADATKELÉSI SZABÁLYZAT 1. FÜGGELÉK AZ FIÓK HASZNÁLATÁNAK ELLENŐRZÉSÉVEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSRŐL 1. Ezen Függelék szabályait kell alkalmazni, ha a Társaság a munkavállaló részére biztosított fiók ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelést végez. 2. Ha a Társaság fiókot bocsát a munkavállaló rendelkezésére ezen címet és fiókot a munkavállaló kizárólag munkaköri feladatai céljára használhatja, annak érdekében, hogy a munkavállalók ezen keresztül tartsák egymással a kapcsolatot, vagy a munkáltató képviseletében levelezzenek az ügyfelekkel, más személyekkel, szervezetekkel. 3. A munkavállaló az fiókot személyes célra nem használhatja, a fiókban személyes leveleket nem tárolhat. 4. A munkáltató jogosult az fiók teljes tartalmát és használatát rendszeresen pl. 3 havonta - ellenőrizni, ennek során az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke. Az ellenőrzés célja az fiók használatára vonatkozó munkáltatói rendelkezés betartásának ellenőrzése, továbbá a munkavállalói kötelezettségek (Mt. 8., 52. ) ellenőrzése. 5. Az ellenőrzésre és adatkezelésre a munkáltató vezetője, vagy a munkáltatói jogok gyakorlója jogosult. 6. Amennyiben az ellenőrzés körülményei nem zárják ki ennek lehetőségét, biztosítani kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során. 7. Az ellenőrzés előtt tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy milyen munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre, munkáltató részéről ki végezheti az ellenőrzést, - milyen szabályok szerint kerülhet sor ellenőrzésre (fokozatosság elvének betartása) és mi az eljárás menete, - milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak az fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban. 8. Az ellenőrzés során a fokozatosság elvét kell alkalmazni, így elsődlegesen az e- mail címéből és tárgyából kell megállapítani, hogy az a munkavállaló munkaköri feladatával kapcsolatos, és nem személyes célú. Nem személyes célú ek tartalmát a munkáltató korlátozás nélkül vizsgálhatja. 9. Ha jelen szabályzat rendelkezéseivel ellentétben az állapítható meg, hogy a munkavállaló az fiókot személyes célra használta, fel kell szólítani a munkavállalót, hogy a személyes adatokat haladéktalanul törölje. A munkavállaló távolléte, vagy együttműködésének hiánya esetén a személyes adatokat az ellenőrzéskor a munkáltató törli. Az fiók jelen szabályzattal ellentétes használata miatt a munkáltató a munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat. 10. A munkavállaló az fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban az Adatkezelési szabályzatnak az érintett jogairól szóló fejezetében írt jogokkal élhet. Kelt, Budapest május hó 23. nap 1.fuggelek_ _hasznalat_ellenorzeserol_SOLTESZ

28 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2. FÜGGELÉK SZÁMÍTÓGÉP, LAPTOP, TABLET ELLENŐRZÉSÉVEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSRŐL 1. Ezen Függelék szabályait kell alkalmazni, ha a Társaság a munkavállaló részére biztosított számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelést végez. 2. A Társaság által a munkavállaló részére munkavégzés céljára rendelkezésre bocsátott számítógépet, laptopot, tabletet a munkavállaló kizárólag munkaköri feladata ellátására használhatja, ezek magáncélú használatát a Társaság megtiltja, ezen eszközökön a munkavállaló semmilyen személyes adatot, levelezését nem kezelheti és nem tárolhatja. A munkáltató ezen eszközökön tárolt adatokat ellenőrizheti. 3. Az ellenőrzésre, jogkövetkezményeire továbbá az érintett jogaira az Adatkezelési szabályzatnak a munkáltató által biztosított eszközök ellenőrzésére és jogkövetkezményeire vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. Kelt, Budapest május hó 23. nap 2.fuggelek_szamitogep_munkaltatoi_ellenorzeserol_SOLTESZ

29 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 3. FÜGGELÉK MUNKAHELYI INTERNETHASZNÁLAT ELLENŐRZÉSÉVEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSRŐL 1. Ezen Függelék szabályait kell alkalmazni, ha a Társaság munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelést végez. Ez esetben ezt az adatkezelést fel kell tüntetni az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásában. 2. A munkavállaló csak a munkaköri feladatával kapcsolatos honlapokat tekintheti meg, a személyes célú munkahelyi internethasználatot a munkáltató megtiltja. 3. A munkaköri feladatként a Társaság nevében elvégzett internetes regisztrációk jogosultja a Társaság, a regisztráció során a társaságra utaló azonosítót, jelszót kell alkalmazni. Amennyiben a személyes adatok megadása is szükséges a regisztrációhoz, a munkaviszony megszűnésekor azok törlését köteles kezdeményezni a Társaság. 4. A munkavállaló munkahelyi internethasználatát a munkáltató ellenőrízheti, amelyre és jogkövetkezményire továbbá az érintett jogaira az Adatkezelési szabályzatnak a munkáltató által biztosított eszközök ellenőrzésére és jogkövetkezményeire vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. Kelt, Budapest május hó 23. nap 3.fuggelek_internethasznalat_munkaltatoi_ellenorzeserol_SOLTESZ

30 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 4. FÜGGELÉK A CÉGES MOBILTELEFON HASZNÁLATÁNAK ELLENŐRZÉSÉVEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSRŐL 1. Ezen Függelék szabályait kell alkalmazni, ha a Társaság a munkavállaló részére biztosított telefon ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelést végez. Ez esetben ezt az adatkezelést fel kell tüntetni az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásában. 2. A munkáltató nem engedélyezi a céges mobiltelefon magáncélú használatát, a mobiltelefon csak munkavégzéssel összefüggő célokra használható, és a munkáltató valamennyi kimenő hívás hívószámát és adatait, továbbá a mobiltelefonon tárolt adatokat ellenőrizheti. 3. A munkavállaló köteles bejelenteni a munkáltatónak, ha a céges mobiltelefont magáncélra használta. Ezesetben az ellenőrzés akként folytatható le, hogy a munkáltató hívásrészletezőt kér a telefonszolgáltatótól és felhívja a munkavállalót arra, hogy a dokumentumon a magáncélú hívások esetében a hívott számokat tegye felismerhetetlenné. A munkáltató előírhatja, hogy a magáncélú hívások költségeit a munkavállaló viselje. 4. Az ellenőrzésre és az érintett jogaira az Adatkezelési szabályzatnak a munkáltató által biztosított eszközök ellenőrzésére és jogkövetkezményeire vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. Kelt, Budapest május hó 23. nap 4.fuggelek_ceges_telefon_ellenorzeserol_SOLTESZ

31 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 5. FÜGGELÉK MUNKAHELYI BE- ÉS KILÉPTETÉSSEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSRŐL 1. Ezen Függelék szabályait kell alkalmazni, ha a Társaság munkahelyi ki és beléptetéssel kapcsolatos adatkezelést végez. 2. Beléptető rendszer működtetése esetén tájékoztatást kell elhelyezni az adatkezelő személyéről és az adatok kezelésének módjáról. 3. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, kódja, belépés, kilépés ideje. 4. Az adatkezelés jogalapja: Mt. alapján jelenlétek, munkában töltött idő igazolása, a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítése. 5. A személyes adatok kezelésének célja: vagyonvédelem, szerződés teljesítése, munkavállalói kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése. 6. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaságnál munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető, adatfeldolgozóként a Társaság Könyvviteli, adózási, bérszámfejtési adatfeldolgozó megbízottjának foglalkoztatottjai. 7. A személyes adatok kezelésének időtartama: adatkezelési szabályzat szerint. 8. Az érintett jogaira az Adatkezelési szabályzat vonatkozó rendelkezései irányadók. Kelt, Budapest, május hó 23. nap 5.fuggelek_ki_es_belepteto_rendszer_alklamazasarol_SOLTESZ

32 ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 6. FÜGGELÉK MUNKAHELYI KAMERÁS MEGFIGYELÉSSEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSRŐL 1. Ezen Függelék szabályait kell alkalmazni, ha a Társaság munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelést végez. 2. A Társaság a székhelyén, telephelyén, az ügyfélfogadásra nyitva álló helyiségeiben az emberi élet, testi épség, személyi szabadság, az üzleti titok védelme és a vagyonvédelem céljából elektronikus megfigyelőrendszert alkalmaz, amely közvetlen megfigyelést vagy kép-, hang-, vagy kép- és hangrögzítést és tárolást is lehetővé tesz, ez alapján személyes adatnak tekinthető az érintett magatartása is, amit a kamera rögzít. 3. Ezen adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítése, és az érintett hozzájárulása. 4. Az elektronikus megfigyelőrendszer adott területen történő alkalmazásának tényéről jól látható helyen, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást kell elhelyezni. A tájékoztatást minden egyes kamera vonatkozásában meg kell adni. Ez a tájékoztatás tartalmazza az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott megfigyelés tényéről, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat tartalmazó kép- és hangfelvétel készítésének, tárolásának céljáról, az adatkezelés jogalapjáról, a felvétel tárolásának helyéről, a tárolás időtartamáról, a rendszert alkalmazó (üzemeltető) személyéről, az adatok megismerésére jogosult személyek köréről, a felvétel tárolásával kapcsolatos adatbiztonsági intézkedésekről, továbbá az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó tájékoztatást is. A tájékoztatás mintája e Függelék Melléklete. 5. A megfigyelt területre belépő harmadik személyekről (ügyfelek, látogatók, vendégek) kép és hangfelvétel a hozzájárulásukkal készíthető és kezelhető. A hozzájárulás ráutaló magatartással is megadható. Ráutaló magatartás különösen, ha az ott tartózkodó természetes személy a megfigyelt területre az oda kihelyezett elektronikus megfigyelő-rendszer alkalmazásáról tájékoztató jelzés, ismertetés ellenére a területre bemegy. 6 A rögzített felvételek felhasználás hiányában maximum 3 (három) munkanapig őrizhetők meg. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített kép-, hang-, vagy kép- és hangfelvételt, valamint más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként kívánják felhasználni. 7. Adatbiztonsági intézkedések: a) a képfelvételek megtekintésére és visszanézésére szolgáló monitort úgy kell elhelyezni, hogy a képfelvételek sugárzása alatt azokat a jogosultsági körön kívül más személy ne láthassa. 6.fuggelek_munkahelyi_kameras_megfigyelesrol_soltesz 1

33 b) A megfigyelés és a tárolt képfelvételek visszanézése kizárólag a jogsértő cselekmények kiszűrése, az azok megszüntetéséhez szükséges intézkedések kezdeményezése céljából végezhető. c) A kamerák által sugárzott képekről a központi felvevő egységen kívül más eszközzel felvételt készíteni nem lehet. d) A felvétel hordozó eszközeit elzárt helyen kell tárolni. e) A tárolt képfelvételekhez hozzáférés csak biztonságos módon, és akként történhet, hogy az adatkezelő személye azonosítható legyen. f) A tárolt képfelvételek visszanézését és a képfelvételekről készített mentést dokumentálni kell. g) A jogosultság indokának megszűnése esetén a tárolt képfelvételekhez a hozzáférést haladéktalanul meg kell szüntetni. h) A rögzítő készülékben elkülönített merevlemezről fut az operációs rendszer és a rögzítésre került felvételek. A felvételekről külön biztonsági másolat nem készül. i) Jogsértő cselekmény észlelését követően a cselekményről készült felvétel tarolása és a szükséges hatósági eljárás haladéktalan kezdeményezése felől intézkedni kell, egyben tájékoztatni kell a hatóságot, hogy a cselekményről képfelvétel készült. 8. Az, akinek jogát vagy jogos érdekét a kép-, hang-, vagy a kép- és hangfelvétel adatának rögzítése érinti, a kép-, hang-, valamint kép- és hangfelvétel rögzítésétől számított három munkanapon belül jogának vagy jogos érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot annak kezelője ne semmisítse meg, illetve ne törölje. 9. Nem lehet elektronikus megfigyelőrendszert alkalmazni olyan helyiségben, amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti, így különösen az öltözőkben, zuhanyzókban, az illemhelyiségekben vagy például orvosi szobában, illetve az ahhoz tartozó váróban, továbbá az olyan helyiségben sem, amely a munkavállalók munkaközi szünetének eltöltése céljából lett kijelölve. 10. Ha a munkahely területén jogszerűen senki sem tartózkodhat - így különösen munkaidőn kívül vagy a munkaszüneti napokon - akkor a munkahely teljes területe (így például az öltözők, illemhelyek, munkaközi szünetre kijelölt helyiségek) megfigyelhetők. 11. Az elektronikus megfigyelőrendszerrel rögzített adatok megtekintésére a törvényben erre feljogosítottakon kívül a jogsértések feltárása és a rendszer működésének ellenőrzés céljából a kezelő személyzet, a munkáltató vezetője és helyettese, továbbá a megfigyelt terület munkahelyi vezetője jogosult. 12. A Soltész+Soltész Kft. területén működő IP alapú megfigyelő rendszert elemeinek tulajdonsága: nagy felbontás, részletgazdagság érzékelhető éjszakai kép folyamatos mozgókép kamerába épített mozgásérzékelő eseménytárolás a kamera jelzése alapján egyszerű bővíthetőség egyszerű hozzáférés biztonságos 6.fuggelek_munkahelyi_kameras_megfigyelesrol_soltesz 2

34 Pc és mobil platformon futó kliens egyszerű adatkinyerés Az IP kamerák által közvetített mozgókép egyszerűen továbbítható a feldolgozó szerver felé, rögzíthető és kinyerhető. A kamerák fix elhelyezésűek, melyek nyílásszöge a megfigyelt területhez illeszkedik. A kamerák rendelkeznek infra megvilágítással, amely m távolságig éjszaka, megvilágítás mentes területen is értékelhető minőségű és részletgazdagságú képet biztosítanak. A kamerák általános tulajdonsága a kültéri kivitel, rejtett kábelezéssel. Felbontásuk 5MPixel. Egy kamera speciális, beépített automata rendszám felismerővel rendelkezik, mely minden, a megfigyelt területen áthaladó jármű rendszámát éjjel-nappal leolvassa és a központba továbbítja. A kamera látószögét a motoros zoom funkció segítségével lehet a gépkocsi behajtóhoz igazítani. A kamerák elhelyezése táblázatos formában: Helyszín Funkció Kamera darabszám Főbejárat Rendszám, kétoldali parkolók 1 Épület külső Teljes külső felület lefedése 8 Recepció Recepció+főbejárat 2 Raktár csarnok belső Polc sorok+teher bejáratok 4 Műhelyek Anyagmozgatás, személyforgalom 3 Összesen: 18 Az átviteli hálózat tisztán IP alapú. A csarnok részen kültéri árnyékolt UV stabil CAT5E FTP kábel, a beltéri részeken CAT5E beltéri kábel került kiépítésre. A csarnokban van 1 db fali elosztó szekrény, amely az adatokat továbbítja a szerver szobába. A szerver szobában 1 db 1U magasságú rack formátumú router van elhelyezve a hálózat forgalmának összefogására és a kamera rendszer zártságának biztosítására. A feldolgozó szerver feladata a kamera képek rögzítése, a jogosultságok kezelése, visszajátszások biztosítása, hozzáférések biztosítása. 6.fuggelek_munkahelyi_kameras_megfigyelesrol_soltesz 3

35 6.fuggelek_munkahelyi_kameras_megfigyelesrol_soltesz 4

36 12. Az érintett jogaira az Adatkezelési szabályzat vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. Kelt, Budapest május hó 23. nap 6.fuggelek_munkahelyi_kameras_megfigyelesrol_soltesz 5