NEMZETI ÚTDÍJFIZETÉSI SZOLGÁLTATÓ ZRT. SPORTNAP 2018 MINTAFELADAT

Átírás

1 NEMZETI ÚTDÍJFIZETÉSI SZOLGÁLTATÓ ZRT. SPORTNAP 2018 MINTAFELADAT A Nemzeti Útdíjfizetési Szolgáltató Zrt. lebonyolításában történő Sportnap 2018 rendezvény szervezéséhez és lebonyolításához szükséges rendezvényszervezői szolgáltatások ellátására kiírt eljárás mintafeladata. ÁLTALÁNOS LEÍRÁS/HÁTTÉRINFORMÁCIÓ: A rendezvény jellege: Csapatépítés, sportos nap (Sportnap). Célja: Kikapcsolódás, testmozgás és verseny, csapatépítés Fontos, hogy a munkatársak jól érezzék magukat és hasznosan is töltsék együtt az időt, minél több sportágat kipróbáljanak, megismerkedhessenek új mozgásformákkal, valamint szeretnénk, ha lehetőségük lenne érzékenyítő program kipróbálására is. Cégtudat, elkötelezettség erősítése Szervezeti kultúra fejlesztése: cél, hogy a társaság alaptevékenységének megfelelő szervezeti felépítéséből fakadó eltérő munkavégzési mechanizmusok szerint dolgozó munkatársak közelebb kerüljenek egymáshoz. Időpont: május 24. csütörtök vagy május 31. csütörtök Időtartama: legkésőbb ig eredményhirdetés kor

2 Létszám: 350fő (NÚSZ Zrt. alkalmazottak, év között, szellemi és fizikai dolgozók, vezetők és beosztottak, nők és férfiak vegyesen) A RENDEVZÉNY HELYSZÍNE: Javasolt helyszínek: - Bátor Tábor (3000 Hatvan, Delelő út Hrsz. 220/1, kontakt: Nagy Gábor Mápó, outdoor program koordinátor, ) - Tatai Olimpiai Központ - Gyöngyösfalu, Holdfényliget kalandpark - Szilvásvárad, Kalanderdő kalandpark - Kislőd, Sobri Jóska élménypark Ajánlattevőtől is várjuk a helyszínre vonatkozó további javaslatokat! Helyszínnel kapcsolatos elvárások: - a helyszín könnyen megközelíthető legyen autóval és autóbusszal is, - amennyiben megoldható, a rendezvény idején más csoport ne tartózkodjon a helyszínen, a sporteszközöket csak a NÚSZ kollégái használják ez idő alatt, - fontos szempont, hogy az érkező személyautók (kb db) és autóbuszok (8-10 db) számára a rendezvény idejére biztonságos parkolási lehetőség álljon rendelkezésre (pl.: zárt parkoló, út melletti parkolási lehetőség). - rossz idő esetén legyen lehetőség fedett helyen tartózkodni és sportolni, - legyen lehetőség a helyszínen kb fő elszállásolására a rendezvényt megelőző éjszakára. A RENDEZVÉNY CATERING-JÉVEL KAPCSOLATOS ELVÁRÁSOK: Kétszeri étkezés (reggeli-ebéd) lebonyolítása a szabadban, chaffingok fölé árnyékoló vitorlavásznat kérünk kifeszíteni (nem sátrat), kedvezőtlen időjárás esetén zárt, fedett helyen és/vagy sátorban, ebből az ebéd meleg étkezés legyen! welcome drink a regisztrációnál 350 főre (rostos üdítőital/hideg limonádé, ásványvíz) Reggeli (pl. szendvics, bécsi virsli, péksütemény gluténmentes és vegetáriánus is gyümölcs, kávé, tea stb.)

3 o időtartama: a buszok reggeli érkezésétől a rendezvény megnyitójáig folyamatosan, a szabadban, jól elkülönített helyen, kedvezőtlen időjárás esetén zárt, fedett helyen és/vagy sátorban, ebéd: választható legalább 3 féle egytálétel, gluténmentes, laktózmentes és vegetáriánus étel is legyen! + desszert + gyümölcs o Ebéd óráig folyamatosan, a szabadban; o Ebéd jellege (csak ötlet): pl. balatoni büfé jelleg (hekk, sült kolbász, főtt kukorica, sült krumpli stb.) vagy mediterrán jelleg (görög, olasz konyha ízelítő stb.), legyen gluténmentes változat is. Menü javaslatokat Ajánlattevőtől várunk. Étel/italjegy Az étkezések lebonyolításának megkönnyítésére és elszámolhatóság érdekében készüljenek ételjegyek, minden résztvevőnek 1 db ételjegy/étkezés, valamint minden résztvevő részére 1 db italjegy/0,5 l (ami szénsavas/rostos üdítőre váltható be). Korlátlan fogyasztás Minden résztvevő részére az ásványvíz (szénsavas és mentes) korlátlanul álljon rendelkezésre a teljes rendezvény ideje alatt (Szentkirályi, Naturaqua vagy ezekkel megegyező minőségű), valamint korlátlan kávéfogyasztás a rendezvény teljes időtartamára (presszó és tejes kávé egyaránt, Nespresso, Dallmayr vagy ezekkel megegyező minőségű kávéból készítve) minden résztvevő számára. Fizetős fogyasztás A rendezvény teljes idejére legyen street food jellegű, pénzes büfé, kínálatában szerepeljen rostos és szénsavas üdítő, kávé, gyümölcs alapú, alkoholmentes koktélok, valamint, fizetős fagylaltos kocsi vagy pult is legyen a rendezvényen (jó minőségű, kézműves fagylalt, cukor, glutén és laktózmentes ízek is szerepeljenek a választékban). A RENDEZVÉNY PROGRAMJÁVAL KAPCSOLATOS ELVÁRÁSOK: Rövid megnyitó az elején, a végén eredményhirdetés (alkalomhoz illő zenei aláfestéssel), Sporttal kapcsolatos bemutató kb percben, legyen benne interaktív rész is, közönség bevonásával, pl. trambulin bemutató (2016-ban akrobatikus kosárlabda bemutató volt)

4 interjú és/vagy animátorkodás, részvétel a Sportnap lebonyolításában egy híres sportolóval ((2016-ban Steimetz Ádám, 2017-ben Kozma Dominik és Nagy Ákos volt a meghívott vendég) Az eredményhirdetés legkésőbbi időpontja: Szerepeljen a sporttevékenységek között: Minimum 8 féle sportág, ezek között mindenképpen foci, ping-pong, tollas és kötélhúzás (külön női és férfi), 1. Tömegsportok: olyan mozgásforma, ahol egyszerre nagy tömegeket lehet megmozgatni (pl. fitness programok, jóga, táncoktatás, óriás foci- bubble football, ugrálóvár, trambulin, strandröplabda, kerékpározási lehetőség, kerékpáros akadályverseny, stb.), 2. Új mozgásformák: legyen lehetőség a piacon újonnan megjelent sporteszközök kipróbálására (seagway, elektromos gördeszka és különböző kerekes, gurulós új őrületek, stb.), 3. Fitness gépekkel a közös kilométerekért!: a kérdés, hogy közösen hány km-t tud a NÚSZ összesen teljesíteni a sporteszközök segítségével (spinning, futópad, ellipszis tréner, síelő gép stb.), 4. Erős ember verseny (húzó, emelő, pakoló, cipelő, tartó, dobó, nyomó, gurító és egyéb feladatok), o tavalyi meghívott vendég: Nagy Ákos 5. Ügyességi, logikai, csapatépítő játékok: egyéb alternatív programok (kalandpark, paintball pálya és lovaglási lehetőség igénybevétele a helyszínen, ügyességi játékok, klasszikus sorversenyek, billiárd, csocsó, léghoki, rodeó bika, íjászat, petanque, darts, falmászás, nagy közös legóépítés, sörösrekesz építés, kvíz, társasjáték, logikai feladványok stb.), 6. Vízi sportok (sárkányhajó, kajak, kenu, evezés, vízen járó labda, mobil hídépítés a tó fölött, egyéb vízben vagy vízen végezhető játékok), 7. Közlekedéshez/vezetéshez köthető játékok (lábbal hajtós gokart, részeg és drogos szemüveg kipróbálása, autós szimulátor, autópályával, vezetéssel, autóval kapcsolatos programok, közlekedés biztonsági feladatok), 8. NÚSZ specifikus versenyszámok (mobil adatgyűjtő autó-húzó verseny, mobil adatgyűjtés időre, gépjármű bemutató) ezt az ajánlatkérő biztosítja, ha a helyszín alkalmas az autók fogadására, 9. alternatív programok rossz idő esetére, 10. Sportmasszírozási lehetőség biztosítása,

5 Hivatásos játékvezetők biztosítása valamennyi sportág levezetésére, 1 fő moderátor, (lehet a rendezvényszervező cég saját moderátora, vagy ismert műsorvezető, sportriporter, sportoló, stb.) feladata a helyszínen történő események, hírek, részeredmények koordinálása, a résztvevők buzdítása, aktivizálása, tájékoztatása. A megnyitó és záró eredményhirdetés celebrálása. Hangosítás a rendezvény TELJES területén, A szükséges sporteszközök biztosítása, A rendezvény teljes idejére orvosi felügyelet biztosítása, Regisztráció és az illetéktelen belépők kiszűrése (Ajánlatkérő illetéktelen belépőnek tekinti azt, aki nem a rendezvény résztvevője, nem a lebonyolításban résztvevő személy, vagy aki a helyszínre történő belépésre egyéb okból nem jogosult), a regisztrációhoz szükséges hostess-eket az Ajánlatkérő saját kollégái közül biztosítja. A könnyebb azonosítás érdekében javasoljuk karszalag használatát. Készüljön a rendezvényről megvágott videófilm (drónos technológiával vegyítve) (kb. 2-3 perc), pendrive-on vagy DVD-n átadva a megrendelő részére, és fotó sorozat, mely az összes sporttevékenységet, aktivitást, helyszínt és a hangulatot is bemutatja az egész sportnapról, a rendezvényen legyen lehetőség a kollégáknak vicces fotósarokban, sportolással kapcsolatos kiegészítőkkel fotózkodni a nap során. Készüljön vészforgatókönyv kedvezőtlen időjárás esetére, melyet - a rendezvényt 3-5 munkanappal megelőzően, az aktuális időjárás előrejelzést figyelembe véve - az Ajánlatkérő számára teljes kidolgozottsággal és újratervezéssel el kell küldeni. Kedvezőtlen időjárás esetén is biztosítani kell minimum 4 sportágban a versenyzést, illetve alternatív, zárt helyen lebonyolítható egyéb játékokat ill. versenyzési lehetőségeket. Véradás szervezése a helyszínre Díjazás: Csapatonként az I-III. helyezettek oklevelet, érmet és kupát kapnak. A bajnokcsapat megkapja a nagy vándor-kupát, amit az Ajánlatkérő biztosít a díjátadásra,

6 Sportáganként (foci, kosárlabda, ping-pong, tollas és kötélhúzás (női-férfi külön) kupa) az I-III. helyezettek oklevelet, érmet és kupát kapnak, Egyénenként az I-III. helyezettek oklevelet, érmet és kupát kapnak. Minden díjat (oklevelet, érmet, kupát, kiv. a vándor-kupát) az Ajánlattevő biztosít. Nyomdai anyagok, kiegészítők: Pontgyűjtő tábla a csapatok nevével és pontok (vinyl) Helyszín térkép (nyomtatva, A3 méretben) készítése a helyszínen történő eligazodásra, az egyes sportágak, játékok, stb. könnyebb megközelítésére, darabszám igény szerint), A rendezvény sporteseményeinek, létesítményeinek kitáblázása, térképek és molinók kihelyezése szükség szerint az esemény helyszínén, a központi, nagy színpadhoz, jól látható helyre mindenképpen! regisztrációs karszalag, étkezéshez étel és italjegy, kisméretű térkép, programok díjazáshoz oklevél. Egyéb, megjegyzés: A rendezvény szervezője a teljes rendezvény alatt legyen elérhető (javasoljuk walkie-talkie használatát) A rendezvényhez szükséges arculat-tervezést és a nyomdai termékekhez szükséges grafikai tervezését és kivitelezését az Ajánlattevő biztosítja, Minden résztvevőnek 1db pólót az esemény logójával és csapatnévvel (elől három színnel, hátul egy színnel nyomva) melyet az Ajánlattevő biztosít és készíttet el o 6, egymástól hangsúlyosan eltérő színből kb. 60 db/szín, 1 színből (szervezők) 20 db, 1 színből (fehér) 20 db o póló jó minőségű, g-os o külön férfi és női fazon o kerek vagy V nyakú Ajánlatkérő részéről a szervezők (kb. 20 fő) szállása (1 éjszaka) a helyszínen az ajánlat része. Egészségvédelmi programot, Szűrőbuszt az Ajánlatkérő szervez a helyszínre, melynek a helyszínre történő bejutását és parkolását az Ajánlattevőnek és a helyszínnek biztosítani szükséges, AZ AJÁNLATNAK TARTALMAZNIA KELL: az egyes sportágak megrendezési helyszínét, és a helyszínek egymástól való hozzávetőleges távolságát, átjárhatóságát, illusztrációs térképpel,

7 az öltözés, esetleges zuhanyzás/tisztálkodásra biztosított lehetőségeket, kedvezőtlen időjárási körülmények esetén használható helyszín (eke)t, és ebben az esetben alkalmazható vészforgatókönyvet, o Kedvezőtlen időjárás esetén is biztosítani kell minimum 4 sportágban a versenyzést, illetve alternatív, zárt helyen lebonyolítható egyéb játékokat ill. versenyzési lehetőségeket. részletes költségvetést a mellékelt táblázat és ajánlattevő ajánlata szerint, a programok biztonságos lebonyolítása érdekében tett intézkedések listáját. Részletes programtervet, amely tartalmazza legalább az alábbiakat: rendezvény megnyitásától kezdődően a zárásig tervezett valamennyi sport programot (kezdő és befejező időpontok megadásával), az egyes sportágban résztvevő személyek maximális számát és annak kalkulációját, kimutatását, hogy a programok száma minden résztvevő (350 fő - 6 csapat) számára biztosít lehetőséget valamelyik sportágban és mozgásformában való részvételre a nap folyamán, a sportágankénti verseny állásának nyomon követési módját, szisztémáját, a más sportágban/helyszínen versenyző résztvevők és nézők folyamatos tájékoztatására (tájékoztatás az egyes versenyek állásáról) szolgáló kommunikációs eszköz(ök) bemutatását (kihangosítás, moderátor, tábla, számítógépes terminál, stb.), a kiegészítő programok listáját, időpontját, a moderátor, egyéb meghívottak nevesítését (ismert műsorvezető, sportoló) az étkezések időpontját és a kínálatot/választékot, az étkeztetések módját, a büfé nyitva tartását, a kínálat jellegét, és az árakat, részletes költségvetést. Egyéb: Szívesen veszünk egyedi, kreatív ötletet, ami a fenti célok szolgálatába állítható! Kérjük, hogy Ajánlattevő a mintafeladat költségvetését az előzőekben megadott egységárak figyelembevételével állítsa össze. Amennyiben Ajánlattevő az ártáblázat felsorolásában nem szereplő programpontot kíván ajánlani, azokat a mintafeladatban kérjük részletezni. Költségeit pedig a mintafeladat költségkalkulációjában kell megadni. Kérjük külön jellel ellátni ezeket a költségeket. A részletes költségeket az alábbi csoportosítás szerint kérjük megadni: I. Rendezvény szervezési, lebonyolítási díjak

8 II. Technika, berendezés, dekoráció III. Programok IV. Vendéglátás V. Logisztika VI. Rendezvényszervezői egyéb díjak VII. Rendezvényszervezői minimum díj