GAZDASÁGI SZERVEZET ÜGYRENDJE
MTA Nyelvtudományi Intézet GAZDASÁGI SZERVEZET Ü G Y R E N D J E Hatályos: 2014. január 1-től 2
Ü G Y R E N D Az MTA Nyelvtudományi Intézet gazdasági szervezetének feladatait az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.), valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) alapján - a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait figyelembe véve - a következők szerint határozzuk meg. 1. A gazdasági szervezet fogalma, az ügyrend célja, tartalma Az Ávr. 9. (1) bekezdésében foglaltak alapján a gazdasági szervezet: a költségvetési szerv működtetéséért, a költségvetés tervezéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának (a továbbiakban együtt: gazdálkodás) végrehajtásáért, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért felelős szervezeti egység. Az Ávr. 7. (2) bekezdése alapján a gazdasági szervezet feladata a) költségvetési szerv tekintetében a költségvetési tervezés, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának végrehajtása, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és pénzügyi, számviteli rend betartása, és b) költségvetési szerv működtetése, a használatában lévő vagyon használata, védelme továbbá Az ügyrend célja, hogy a vonatkozó központi jogszabályok, valamint a helyi sajátosságok alapján részletesen meghatározza a Nyelvtudományi Intézet gazdasági szervezete által ellátandó feladatokat, a vezetők és a gazdasági szervezet pénzügyigazdasági feladatainak ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatáskörét (munkakörét), a helyettesítés rendjét, a belső (szerven belüli) és külső kapcsolattartás módját, szabályait. Az ügyrend a gazdasági szervezet által ellátandó következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat: az éves költségvetés tervezése, az előirányzat felhasználás, módosítás, az üzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, a vagyon használat, hasznosítás, a munkaerő- és bérgazdálkodás, a pénzkezelés, a könyvvezetési, számviteli feladatokhoz, az adatszolgáltatásokhoz, a beszámolók készítéséhez, 3
a gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok kialakításához A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek végrehajtásának részletes előírásait a következő szabályzatok rögzítik: a gazdálkodási szabályzat, számlarend, számviteli politika, eszközök és források értékelési szabályzata, bizonylati rend, pénzkezelési szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, belföldi és külföldi kiküldetési szabályzat, reprezentációs kiadások szabályzata, vezetékes és rádiótelefonok használatának szabályzata, gépjárművek igénybevételének és használatának szabályzata, informatikai biztonsági szabályzat, leltárkészítési és leltározási szabályzat, közbeszerzési szabályzat önköltség számítási szabályzat, iratkezelési szabályzat, szervezeti és működési szabályzat. 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 2.1. Előzetes költségvetési javaslat Az intézmény előzetes költségvetési javaslatát az MTA Pénzügyi Főosztály által meghatározott határidőre és tartalommal készíti el. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az Áht., az Ávr., előírásait, továbbá az irányító szerv által kiadott tervezési utasítást, irányelvet. Az intézmény előzetes költségvetési javaslatát a gazdasági vezető készíti el. A tervezés során a szervezeti egység osztály, pályázati referensek javaslatát, igényét figyelembe kell venni. A szervezeti egységek igényeinek tartalmaznia kell legalább a következőket: létszám és bérigényeket, illetve az egyéb változásokat, a feladatok változásait, azok költségvetésre gyakorolt hatását, a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. 4
A szervezeti egységek igényeinek számszerűsítése után gondoskodni kell a kiadási előirányzatok közé történő beépítéséről. A kiadási előirányzatok mellett körültekintően számba kell venni mindazokat a bevételeket, amelyek a intézményünk feladataival, ezen belül vállalkozási tevékenységével kapcsolatosak és jogszabályon alapulnak, szerződésen, megállapodáson alapulnak, tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak, eseti jelleggel vagy egyébként várhatóak, az eszközök hasznosításával függnek össze. Az intézmény költségvetési javaslatát úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza az alap-előirányzatot és az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és a szintre hozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni - a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, - a tárgyévet megelőző évben a felügyeleti szerv által a felügyeleti szervi költségvetés általános és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegű előirányzatok összegét és az azokhoz kapcsolódó automatizmusokat, - feladat átadás-átvételéből illetve megszüntetéséből, az intézmény korszerűsítéséből adódó előirányzat változásokat, - a bevételi előirányzat felemelése miatti előirányzat-növekedést, - a kiemelt előirányzatok módosulását a feladatstruktúra változása miatt. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az intézménynél az előirányzat változtatás, melyet - a felügyeleti szerv egyszeri jellegűnek minősített a költségvetés általános és céltartaléka terhére, - az intézmény a jóváhagyott előző évi előirányzat maradványa terhére hajt végre. Szintre hozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok finanszírozási kötelezettsége egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. A költségvetési évet megelőző év eredeti előirányzatának szerkezeti változásokkal és szintre hozásokkal módosított összege a tárgyévi költségvetés alap előirányzata. 1.2 Előirányzati többlet tartalma A költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésre fordítható előirányzati többlet 5
- egyszeri jellegű vagy - a következőév költségvetésébe beépülő lehet. Az alap-előirányzat előirányzati többlettel növelt összege a tárgyévi javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni: Előző évi eredeti előirányzat + Szerkezeti változások +- Bázis előirányzat + Szintrehozás +- Alap előirányzat + Előirányzat többlet + Tárgyévi javasolt előirányzat + A javasolt előirányzat tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzat következő két évre várható teljes körű kihatását, előirányzatait. 2.2. Az elemi költségvetés elkészítése A végleges költségvetés összeállításakor az MTA Titkársága Gazdasági Igazgatóság által kibocsátott költségvetési köriratban az intézményre vonatkozó előírásokat kell figyelembe venni. A részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó alapokmányt a Nemzetgazdasági Minisztérium által az adott évre kiadott tájékoztatóban meghatározott módon kell összeállítani. Az elfogadott bevételi és kiadási előirányzat-csoportok, valamint a kiemelt előirányzatok összegének ismeretében és a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályok figyelembevételével el kell készíteni az intézményünk elemi költségvetését. Elemi költségvetés: az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet 6. (2) bekezdés a) pont aa) alpontja szerinti költségvetési jelentésben szereplő eredeti előirányzatokat, valamint ac) és ad) alpontja szerinti adatszolgáltatások tervértékeit tartalmazza. A központi költségvetési szerv elemi költségvetését Nemzetgazdasági Minisztérium által tárgyévre kiadott A) Intézményi elemi költségvetés megnevezésű nyomtatványgarnitúra kitöltésével készíti el. Az elkészített végleges költségvetést a költségvetési köriratban megadott határidőre továbbítani kell az MTA Titkársága Gazdasági Igazgatóság részére. A végleges költségvetés összeállításának előkészítéséért, összeállításáért és továbbításáért a gazdasági vezető felelős. A központi alrendszerbe tartozó költségvetési szerv elemi költségvetését a fejezetet irányító szerv hagyja jóvá. 3. Előirányzat-felhasználással, módosítással kapcsolatos feladatok 6
1. A költségvetési előirányzatok felhasználása A gazdasági vezető feladata annak biztosítása, hogy a gazdasági osztály nyilvántartásaiban az egyes szervezeti egységek /pályázatok előirányzat-felhasználásának ütemezése, megvalósulása elkülönítetten szerepeljen. 1. A bevételi előirányzatok A gazdasági vezető megfelelő szervezési intézkedésekkel köteles gondoskodni arról, hogy a bevételi előirányzatok havi bontásban részletezésre kerüljenek a gazdasági osztály által vezetett nyilvántartásokban. Biztosítani kell a bevételi előirányzatok teljesülésének folyamatos ellenőrzését. Esetleges bevétel kiesés esetén, amennyiben az más forrásból nem pótolható, kezdeményezni kell a kiadási előirányzatok szükség szerinti átcsoportosítását, illetve megtakarítását. Az intézmény részére jóváhagyott támogatási előirányzat csak alaptevékenységre és azzal összefüggő egyéb kiadásokra használható fel. 1.2. A kiadási előirányzatok A gazdasági vezető felhasználása a vonatkozó kötelezettségvállalási jogköröket szabályozó előírások alapján történhet. Beszerzés esetén a kiadott keret terhére az adott beszerzést az érintett szervezeti egység/pályázat vezetője együttműködésével a gazdasági osztály bonyolítja le. 2. Előirányzat-módosítás Előirányzat módosítása kezdeményezhető az intézmény egésze és a szervezeti egységek/pályázatok előirányzata szintjén. Az előirányzat módosításának nyilvántartása és szükség esetén a felügyeleti szervtől való pótelőirányzat igénylése a gazdasági igazgató feladatkörébe tartozik. Az előirányzat módosítás keretében elvégzendő feladatok: az előirányzat módosítási javaslat kidolgozása, az előirányzat módosítást megalapozó bizonylatok, dokumentumok összegyűjtése, megőrzése a jóváhagyott előirányzat módosítások nyilvántartása. Előirányzat-átcsoportosítás saját hatáskörben történhet, a tervezettet meghaladó bevételi előirányzat módosítás, valamint az előirányzat maradvány előirányzatosítása saját hatáskörben történhet. Egyéb többletbevétel előirányzatosítása csak a felettes szerv engedélyével lehetséges. Az előirányzat módosítás előkészítéséért a gazdasági vezető felelős. 7
A jóváhagyott kiemelt előirányzatokon belül a részelőirányzatoktól a Korm. rendeletben, valamint az irányító szerv által meghatározott kivételekkel intézményünk, előirányzat módosítás nélkül is eltérhet. Az ERA kódok szerinti rendezés a Kincstár felé kiegészítő szelvénnyel is történhet, nem szükséges hozzá E31-es bizonylatot kiállítani. Az előirányzatok, illetve azok módosításának nyilvántartásáért a gazdasági vezető felelős. 3. Előirányzat-maradvány megállapítása, elszámolása, felhasználása Az előirányzat-maradvány az intézmény alaptevékenységének teljesítésével és a kapacitások további nem vállalkozás jellegű hasznosításával összefüggő bevételek és kiadások különbözete. Az intézmény előirányzat-maradványát az éves beszámoló készítésekor a gazdasági vezető állapítja meg, a beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségről szóló jogszabályoknak megfelelően. Az intézmény előirányzat-maradványát az MTA Gazdasági Igazgatósága vizsgálja felül és hagyja jóvá. A jóváhagyott előirányzat-maradvány felhasználásáról amennyiben az intézményt megilleti a kötelezettségvállalást megelőzően az igazgató/igazgató-helyettes és gazdasági igazgató együttesen dönt. Az előirányzat-maradvány felhasználása során az elmaradt, de a következő évben ellátandó feladatból eredő előirányzat-maradvány terhére nem vállalható olyan tartós kötelezettség, amely támogatási többletigénnyel jár. 4. Az intézményüzemeltetési, fenntartási, működési feltételeinek biztosításához kapcsolódó feladatok A gazdasági szervezet kiemelt üzemeltetési, fenntartási, működési feladatai a következők: az üzemeltetési, fenntartási kiadások folyamatos figyelemmel kísérése és az előirányzatokkal történő összehasonlítása, a költségtakarékos megoldások keresése, kötelezettségvállalások előkészítése, lebonyolítása. Az éves költségvetésben tervezett, illetve jóváhagyott eszközök beszerzéséért a gazdasági vezető felelős. Az évente rendszeresen ismétlődő fenntartási, karbantartási feladatok előkészítéséért, végrehajtásáért az üzemeltetési csoportvezető/gondnok felelős. 8
5. Beruházással, felújítással kapcsolatos feladatok A gazdasági szervezetnek a beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatban a következő főbb feladatokat kell ellátnia: a költségvetés összeállításához, valamint az évközi módosításához a beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos előirányzatok felmérése, javaslattétel előkészítése, ha a tervezett beruházások, felújítások tervezett összege azt szükségessé teszi, a közbeszerzési eljárások lefolytatása, amennyiben közbeszerzési eljárás lefolytatása nem szükséges, árajánlatok beszerzése, értékelése, javaslattétel a kivitelező kiválasztására a beszerzési szabályzatban leírtak figyelembe vételével, a beruházások, felújítások pénzügyi lebonyolítása, a befejezett beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos állománybavételi bizonylat és üzembe-helyezési okmány elkészítése, a beruházással, felújítással létrejött tárgyi eszköz, immateriális jószág könyvviteli nyilvántartási rendszerben (főkönyv, analitika) történő számbavétele. 6. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 6.1. A vagyongazdálkodás alapvető követelményei Az intézmény tulajdonában, használatában levő vagyonnal, valamint azok kezelésével összefüggő alapvető szabályokat a jelen ügyrend tartalmazza. Az intézmény tulajdonában, használatában levő vagyonnal felelős módon, rendeltetésszerűen kell gazdálkodni. Az intézmény kezelésében lévő vagyont átruházni, továbbá követelésről lemondani csak az MTA Vagyonkezelő Szervezete Elszámolási Szabályzata meghatározott módon és esetekben lehet. 6.2. A vagyon nyilvántartása Az intézmény eszközeit és forrásait az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet, a számlarend, valamint a bizonylati rend és bizonylati album előírásai szerint kell nyilvántartani. A vagyon nyilvántartásáért a gazdasági vezető irányításával a pénzügyi ügyintéző/analitikus könyvelő a felelős. Az intézményünk által használt EcoStat analitikus és főkönyvi nyilvántartási rendszerben biztosítani kell a vagyon teljeskörű mennyiségi és értékbeni nyilvántartását. 9
6.3. Vagyonvédelem A vagyongazdálkodással és a vagyonvédelemmel kapcsolatban figyelembe kell venni és be kell tartani az akadémiai törzsvagyon és a rábízott vagyon használatával és hasznosításával összefüggő jogszabályi felügyeleti szervi előírásokat. A gazdasági vezető feladata a befektetett eszközök és forgóeszközök analitikus és főkönyvi nyilvántartásainak megszervezése. A befektetett eszközökkel és forgóeszközökkel kapcsolatos bizonylatolási rendet, valamint elszámolást az intézmény Számlarendjében kell meghatározni. A számviteli elszámolás rendjét úgy kell kialakítani, hogy abból megállapítható legyen az egyes vagyontárgyakhoz kapcsolódó felelős alkalmazott és biztosított legyen a nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés közötti összefüggés. A vagyontárgyak meglétét a Leltározási Szabályzatban előirt leltározással is igazolni kell. A leltározási feladatokat és a leltározás végrehatásának módját a Leltározási Szabályzat tartalmazza. A kötelezettségvállalásra jogosult alkalmazott beszerzések esetén köteles meggyőződni arról, hogy a vásárláshoz szükséges pénzügyi forrás biztosított-e, észrevételeit köteles a felettese felé jelezni. A kötelezettségvállalást vezető az éves költségvetési beszámoló összeállításához megadja a nagy értékű tárgyi eszközökben és immateriális javakban a tárgyévben bekövetkezett változások értékadatait mind a bruttó eszközértékre, mind pedig az értékcsökkenés alakulására vonatkozóan. Az eszközök analitikus nyilvántartását végző alkalmazott feladatkörébe tartozik december 31-i fordulónappal az értékcsökkenés elszámolása és erről feladás készítése a Gazdasági Osztály részére. Minden olyan nagyjavítást, amely az adott tárgyi eszköz meglévő értékét növeli, illetve azt helyreállítja, aktiválni kell és annak kihatását a törzsvagyon tekintetében az analitikus, a rábízott vagyon tekintetében az analitikus és a tételes főkönyvi könyvelésen át kell vezetni. A vagyonvédelmen belül kiemelt hangsúllyal kell ellátni a biztonságos készpénzkezelést. Az intézmény székhelyén házipénztárt működtet. A házipénztárral kapcsolatos védelmi, valamint a készpénzkezelési és szállítási biztonsági előírásokat a Pénzkezelési Szabályzat tartalmazza. A Pénzkezelési Szabályzatban kell szabályozni a szigorú számadású bizonylatok nyilvántartási és kezelési rendjét is. Az alapfeladatok ellátása során esetenként jelentkező szabad kapacitások hasznosításáról az érintett szakmai terület vezetője köteles gondoskodni azzal, hogy a kapacitásokat igénybevevők részére meghatározott díjtételek mértékét a gazdasági vezetővel egyeztetve köteles megállapítani Az intézményi vagyonvédelmi feladatok ellátását belső ellenőrzés keretében időszakonként felül kell vizsgálni. 7. Munkaerő és bérgazdálkodás Intézményünk engedélyezett létszámát az irányító szerv állapítja meg. Létszámot igénylő pályázatok esetében a létszámigényt a felettes szerv részére jelezni kell. Ennek felelőse a gazdasági vezető. Intézményünk a számára munkát végző személyek részére a munkabért, illetményt, egyéb juttatást és az ehhez kapcsolódó adó-, társadalombiztosítási és egyéb, a 10
munkáltatót terhelő fizetési kötelezettségeket a központosított illetményszámfejtés útján végzi. Az intézmény dolgozóit az intézményvezető nevezi ki és gyakorolja tekintetükben a munkáltatói jogokat, illetve a bérgazdálkodási jogkört. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, munkaviszony megszüntető határozat stb. elkészítése) a munkaügyi ügyintéző/bérszámfejtő végzi. Az intézmény és a Magyar Államkincstár illetékes szerve közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - folyamatos munkakapcsolatot a munkaügyi ügyintéző/bérszámfejtő biztosítja, mint jelentő-felelős. A személyéről és a személyében beállott változásról a Magyar Államkincstár illetékes szervét a gazdasági vezető tájékoztatja. A felelős továbbítja a Magyar Államkincstár illetékes szervéhez mindazokat a rendelkezéseket, jelentéseket, okmányokat, amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A munkaviszony létesítésére, megszüntetésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket havonta meg kell küldeni Magyar Államkincstár illetékes szervéhez. Hóközi számfejtésben történik minden, nem a kinevezéshez kapcsolódó bérjellegű juttatás számfejtése a kincstári rendszerben. Ezek feladása a Kincstárral egyeztetve történik. /Jutalom, megbízási díj, napidíj, költségtérítés, illetmény kiegészítés, többletfeladat számfejtése. Ezek kifizetése, átutalása a KIR rendszerben történt számfejtés után történik. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a Magyar Államkincstár illetékes szervéhez minden esetben be kell jelenteni. A jelentő-felelősnek az itt nem érintett kérdésekben a Magyar Államkincstár illetékes szerve által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, az adatközlés, változásjelentés során a Magyar Államkincstár illetékes szerve által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmaznia. A létszám- és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a jelentő-felelős vezeti. A Magyar Államkincstár illetékes szerve részére történő jelentések határidőre való teljesítéséhez a vonatkozó dokumentumokat, bizonylatokat haladéktalanul át kell adni a jelentő-felelős részére abban az esetben, ha azokat nem ő kezeli, illetve nem ő készíti elő. 11
8. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 8.1. Pénzeszközök kezelése Az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szervek fizetési számlái kizárólag a kincsárnál vezethetőek. Az Áht. 80. (2) bekezdésében foglaltak szerint a kincstár szabályzatban állapítja meg a kincstári kör számlatulajdonosok számára vezetett fizetési számlák és azokhoz kapcsolódóan nyitható alszámlák típusait a kincstár által vezetett számlák feletti rendelkezési jogosultság gyakorlásának feltételeit, módját, a kincstárban alkalmazott fizetési módokat, a fizetési megbízások teljesítési határidejét, a kincstári kártyaforgalommal kapcsolatos részletes szabályokat és a kincstári kártya használatával és alkalmazásával kapcsolatos tudnivalókat. Az Ávr. 127. -ban foglaltak szerint a fentieken kívül a kincstár szabályzatban állapítja meg továbbá az Ávr. 79. (3) bekezdése szerinti jelölés szabályait, az átutalási kiegészítő szelvény és az Ávr.-ben foglaltakkal összhangban az államháztartási egyedi szám használatára vonatkozó szabályokat, valamint az egységes rovatrendhez kapcsolódó teljesítések megfigyelésének módját, és a forint és valuta készpénzfelvétellel kapcsolatos részletes szabályokat. 8.2. Számlázás rendje, kimenő számlák nyilvántartása Intézményünk nyújtott szolgáltatásokról, teljesített értékesítésekről számlát kell kibocsátani. A számlázás CT-EcoSTAT számítógépes programmal történik. A számlák határidőben történő elkészítése és a készpénzfizetési számlák kivételével a partnerek részére történő megküldése a gazdasági ügyintéző/pénztáros feladatát képezi. Eseti rendezvényeken készpénzfizetési számlatömböt használunk. Devizában egyedi számlalapon is állíthatunk ki számlát. Mindkettő szigorú számadás alá tartozik. Az intézményünk által kibocsátott számlák aláírás nélkül is hitelesek, aláírásukra nem kerül sor. 12
A kibocsátott (kimenő) nem készpénzfizetési számlákról számítógépes programmal folyamatosan nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a gazdasági ügyintéző/pénztáros felelős. A kimenő számlák nyilvántartását vezető személynek a határidőre ki nem egyenlített számlákról minden hó végéig írásban tájékoztatni kell a gazdasági vezetőt. 8.4. A intézményünkhöz érkezett számlák nyilvántartása A szervezetünkhöz szállítóktól, szolgáltatóktól érkezett nem készpénzfizetési számlákat nyilvántartásba kell venni. A beérkező nem készpénzfizetési számlákról a számítógépes programmal folyamatosan nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a gazdasági ügyintéző/pénztáros a felelős. 9. Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben és az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendeletben meghatározott alapelveket, előírásokat. Minden gazdasági eseményről, mely az Intézményünk eszközeinek, illetve forrásainak állományát megváltoztatja bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek. Szervezetünknél a gazdasági ügyintéző/pénztáros tartja nyilván és kezeli a szigorú számadású nyomtatványokat a pénzkezelési szabályzatban leírtak szerint. A szigorú számadású nyomtatványok körét a pénzkezelési szabályzat rögzíti. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal beleértve a rontott példányokat is elszámolni. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes előírásokat a számlarend, valamint a bizonylati rend tartalmaz. 10. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások Az intézményben a következő szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani: a gazdálkodási szabályzat, számlarend, 13
számviteli politika, eszközök és források értékelési szabályzata, leltárkészítési és leltározási szabályzat, bizonylati rend és bizonylati album, pénzkezelési szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, beszerzések lebonyolításának szabályzata, kiküldetési szabályzat, anyag- és eszközgazdálkodási szabályzat, reprezentációs kiadások szabályzata, gépjárművek igénybevételének és használatának szabályzata, telefonhasználati szabályzat, A szabályzatokat a jogszabályi-, valamint az Akadémia által kiadott rendeletekben bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell. A szabályzatok elkészítéséért és folyamatos aktualizálásáért a gazdasági vezető felelős. 13. Munkaköri leírások A gazdasági szervezet munkatársainak részletes feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák. A munkaköri leírások elkésztéséért és folyamatos frissítéséért a gazdasági vezető felelős. A munkaköri leírások a jelen ügyrend függelékét képezik. A Nyelvtudományi Intézet gazdasági ügyrendje 2014. január 1-től érvényes, a korábban (2010. március 31-től) érvényben volt ügyrend ettől az időponttól hatályát veszti. A Gazdasági Ügyrend az intézet honlapján olvasható és minden érintett dolgozó aláírásával igazolja, hogy megismerte és megértette. (Megismerési nyilatkozat) A Gazdasági Ügyrendet módosítani kell a gazdasági igazgatónak, a) olyan jogszabályi előírás változása esetén, amely érinti a hatályos szabályzat előírásait, valamint b) ha az intézet sajátosságai, működésének változása alapján indokolttá vált. A módosításokat általában az ok felmerülésétől számított 90 napon belül kell végrehajtani. Budapest, 2014. március 31........ Költségvetési szerv vezetője Gazdasági vezető 14
M e g á l l a p o d á s 1. számú melléklet mely létrejött egyrészről (költségvetési szerv)..,.. szám, képviseli: Intézményvezető (továbbiakban: támogató) másrészről:..... képviseli: (továbbiakban: támogatott) az alábbi feltételekkel: 1.) Támogató. Ft (azaz. forint) összegű, vissza nem térítendő támogatást nyújt támogatott részére... céljára. Támogató a támogatást készpénzben/.. számú számlára történő átutalással a pénzügyi lehetőségeinek függvényében bocsátja támogatott rendelkezésére. 2.) Támogatott köteles a támogató által jutatott összeget a jelen megállapodás 1. pontjában meghatározott célra fordítani és annak felhasználását bizonylattal dokumentálni. 3.) Támogatott tudomásul veszi, hogy a.) támogatottat a jelen megállapodásban rögzített céljellegű juttatás felhasználásával kapcsolatban számadási kötelezettség terheli támogató felé, b.) támogató az összeg felhasználását ellenőrzi. 4.) Támogatott a 3/a. pont szerinti számadási kötelezettségének az összeg felhasználását követő 30 napon belül, de legkésőbb a támogatás folyósításának évét követő év január 31-ig köteles eleget tenni. A számadási kötelezettséget akkor is teljesíteni kell január 31-ig, ha a felhasználás nem, vagy nem teljeskörűen történt meg. 5.) Amennyiben a támogatott szervezet vagy magánszemély az előírt számadási kötelezettségének határidőben nem tesz eleget, e kötelezettségének teljesítéséig a további finanszírozást, támogatást fel kell függeszteni. 6.) A 3. pont szerinti számadásnak legalább a következőket kell tartalmaznia: a.) támogatott neve, címe, b.) támogatás célja, összege, c.) annak bemutatása, hogy a támogatás felhasználása a megállapodás szerinti cél szerint történt, d.) a felhasználás dokumentálása (pld.: kimutatás a felhasználásról, számlamásolatok, egyéb bizonylatok másolatainak csatolása). 7.) A támogatás jogszabálysértő vagy nem rendeltetésszerű felhasználása estén támogatottat visszafizetési kötelezettség terheli, 201. támogató.. támogatott Pénzügyileg Ellenjegyzem:, 201 gazdasági vezető 15
2. számú melléklet Nyt. sorsz. NYILVÁNTARTÁS a nem szociális ellátásként juttatott összegekről, valamint az azokkal kapcsolatos megállapodásokról Év:.. Támogatott Támogatott Megítélt Kifizetés Neve Címe cél támogatás összege (Ft) Időpontja Összege (Ft) Számadási kötelezettség Határideje Teljesítésének időpontja 16
Megismerési nyilatkozat A (költségvetési szerv) gazdasági szervezetének 201..... től hatályos ügyrendjében foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartatni. Név Feladat, hatáskör Dátum Aláírás 17