Kezdjük azzal, hogy mi is a pályázat? A hivatalos megfogalmazásban a pályázat meghatározott jellegű szellemi alkotások készítése és beküldése valamely testülethez, amely a műveket elbírálja és díjazza. Tehát a mi esetünkben a pályázat a Pályázó által benyújtott dokumentumok összessége, ami tartalmazza a projekt adatlapot, a mellékleteket és az elektronikus adathordozót. Valójában kik is pályázhatnak? Lényegében bárki. Az éppen hogy megalakult, a tojásból még ki sem bújt friss vállalkozásoktól kezdve a több évtizede működő nagyvállalatokig bárki. Persze pályázatonként a feltételek változnak, de ez nem jelenti azt, hogy egy cég ne találna számára megfelelő pályázati kiírást. Ha már sikerült megfogalmazni az elképzelést, ami eddig csak a fejünkben motoszkált, és eldöntöttük, hogy ennek megvalósításához Uniós forrás 1 segítségét kérjük, akkor elérkezett a következő lépés, hogy hogyan is kivitelezzük mindezt. Két lehetőség van, ami között választanunk kell, ami alapján eldől, hogy melyik utat is választjuk a pénz megszerzésében. Az első lehetőség az, hogy saját magunk írjuk meg és adjuk be a pályázatot. Ezt sokan úgy gondolják, hogy költség hatékony 2, mert nem kell egy külsős céget fizetni azért, amit szerintünk mi is meg tudunk oldani. A másik lehetőség pedig, hogy megbízunk egy pályázatíró céget, hogy vegye le ezt az a rengeteg adminisztrációs terhet a vállunkról és írja meg helyettünk a pályázatot. Persze mindkét opciónak 3 megvannak az előnyei és a hátrányai is. 1 Uniós Forrás: európai uniós forrás: az Európai Unió költségvetéséből, az Európai Gazdasági Térség Európai Unión kívüli tagállamának költségvetéséből, valamint a Svájci Hozzájárulás programból származó forrás, vagyis pénz. 2 Költség hatékony: kevés pénzzel több eredmény. 3 Opció: választási lehetőség
De nézzük csak meg mindkét esetet részletesen, hogy melyik milyen munkával, energiával és figyelemmel jár: I. Egyedül pályázni Aki még soha nem pályázott, az azt gondolja, hogy ez a legkézenfekvőbb megoldás. Hisz, egy űrlapot mindenki ki tud tölteni, és a kért dokumentumokat mindenki tudja csatolni az anyaghoz. Ez részben igaz. A mostani pályázati rendszer szeretné egyszerűsíteni a pályázatok leadását, ezért a lehető legtöbb részt már elektronikus formára alakította át, megkímélve mind a pályázókat és mind az elbírálókat a rengeteg papír felhalmozódásától. Ennek viszont olyan következményei lettek, hogy a pályázóknak rendelkezniük kell olyan számítástechnikai eszközökkel, melyek ezeket az igényeket kielégítik, lehetőséget adnak az elektronikus űrlapok kitöltésére és a digitalizált dokumentumok csatolására. Ezek az akadályok könnyen kiküszöbölhetőek, ha van egy jó teljesítményű számítógép, nyomtató, szkenner és egy internet hozzáférés, melyeket kellő szakértelemmel tudunk használni. De térjünk vissza magához a pályázathoz. A fejünkben létező gondolat, mely cégünk előrehaladását, terjeszkedését segítené elő, azaz ötlet, melyet ténylegessé, valóságossá kell tennünk azzal, hogy konkrét adatokat, tényeket teszünk mellé, vagyis tervet készítünk belőle. Ezt nem elég egy mondattal elintézni, hogy pl. újítsuk fel a műhelyt és vegyünk bele még gépeket, hanem pontos részletességgel össze kell állítani, hogy mit újítunk fel, mit festünk - mázolunk, milyen új padlót készítünk, hogyan alakítjuk át, hány darab xy típusú esztergagépet veszünk, kitől vesszük, ki fogja megcsinálni a felújítást stb. Ha már sikerült a megálmodott ötletet kész tervvé kovácsolni, és megtalálni a szerintünk ehhez legjobban illeszkedő pályázati kiírás 4 t, elvileg készen állunk az előkészületekre. Azért írtam idézőjelben, hogy szerintünk, mert minden pályázati 4 Pályázati kiírás: A pályázati kiírás az a dokumentum, amelyben felhívást tesznek közzé különböző célok eléréshez kapcsolódó támogatások és források elosztására vonatkozóan. A kiírásban határozza meg a kiíró az adott célok eléréshez szükséges pályázati feltételeket. 2
kiírásnak megvannak azok a kizáró okai, és feltétel rendszere, ami lehet, első ránézésre passzol cégünkre/ötletünkre, de behatóbb tanulmányozás után kiderül, hogy bizony jó pár ponton elvérzünk. Ezeknek az előzetes kiszűrésére szakértői szemünkre van szükségünk, hogy még a legelején sikerüljön pontosan leszűkíteni ezeket a kritériumokat/kulcspontokat oly mértékben, hogy ne kelljen feleslegesen időt és energiát beleölnünk egy olyan pályázatba, mely nem megfelelő az elképzelésünkhöz. A pályázati kiírás értelmezése szintén egy olyan szakmai, illetve értelmező képességünket teszi próbára, mely elengedhetetlen a pályázatírás előkészületeiben. A legtöbb kiírás tarkítva van különböző törvényi, rendeleti, jogszabályi hivatkozással, melyek felkutatása és értelmezése, vagyis emberi nyelvre fordítása, sok időt el tud venni az életünkből. Ha sikerült átverekedni magunkat ezek dzsungelén, akkor kapunk egy tisztább és érthetőbb képet a pályázatról. Maga a pályázat tartalmaz olyan alapvető információkat, melyeket érdemes a pályázati kiírásba való beleásás előtt megnézni, hogy egyáltalán összhangban van-e azzal az elképzeléssel, amit ténylegesen szeretnénk. Ilyen pl. a támogatás összege, ennek támogatási aránya, vagyis a költségeink hány százalékát fizetik ki, az ország melyik területén lehet megvalósítani stb. Miután megismerkedtünk teljes részletességében a kiírással és kidolgoztuk, ismerjük a terveinket (projekt ötletet 5 ), megkezdhetjük a kettő összehangolását. Ezt azt jelenti, hogy a pályázati követelményeknek megfelelően kitöltjük a projekt adatlapot 6 és csatoljuk azokat a mellékleteket, melyet kérnek. A projekt adatlap tartalmazza mind a pályázó adatait és mind a részletesen leírt projekt ötletet is. Ennek kitöltésére igen nagy hangsúlyt kell fektetni, mert az elbírálási szabályban két alapszabály van, melynek meg kell felelni, és az egyik, a pályázat formai követelménye. Ez az első lépcső a bírálatnál, tehát nagyon oda kell figyelni arra, hogy ne legyenek hibásan, vagy hiányosan kitöltött részek, mert csak akkor kerülhet pályázatunk a második lépcsőre, a szakmai bírálatra, ha az elsőnek megfelelt. Fontos tehát, hogy kellő időt és energiát szánjuk pályázatunkra, ellenőrizzük le pontrólpontra, hogy ne hiányozzon semmilyen aláírás, vagy pecsét, vagy melléklet, mert a 5 Projekt ötlet: az az ötlet, mely cégünk előrehaladását, terjeszkedését, fejlesztését segíti elő. 6 Projekt adatlap: ez a dokumentum tartalmazza a pályázó, valamint a projekt adatait, valamint a projekt egészének, illetve egyes részeinek bemutatását. 3
temérdek munka kárba vész, és az elutasítás után szomorkodni fogunk, hogy nem sikerült, pedig milyen jól jött volna a segítség. A második lépcsőben elbírálandó szakmai résznél figyelni kell arra, hogy meggyőzzük a bírákat, a támogatás jó helyre kerül, érdemesek vagyunk a nyerésre, hisz a cél a vállalkozás tényleges fejlődése. A pályázat papír alapú dokumentumait a megfelelő példányszámban és a kért formátumban kell postára adni a megjelölt határidő PONTOS betartásával. Tehát eljutottunk arra, a pontra, hogy pályázatunkat időben és pontosan beadtuk. Ez volt a könnyebbik része a komplett pályázatnak! A hosszabb és még több energiát igénylő rész a pályázat megnyerése után következik. Miután megítélik a támogatást, meg kell valósítani a projektet. Mivel minden pályázat utófinanszírozású 7, ezt az összeget (teljes projekt összeget és az áfát) jelenleg ki kell tudni húzni a zsebünkből, hogy a megvalósítást számlákkal igazolni tudjuk a támogató szerv felé. Ennek a dokumentálása, igazolása sok odafigyelést, precizitást igényel. Sajnos itt is előfordulhat az, hogy a támogatás megítélése után, a számlák elszámolásánál 8, a támogató visszavonja döntését. Ez az esetek nagy százalékában szimplán adminisztrációs hibának köszönhető, mert a Kedvezményezett 9, vagyis a támogatást nyert cégünk, nem a megfelelő formában, mennyiségben, határidőn túl stb. adta le a dokumentumokat az igazoláshoz. Tehát lényeges részlet a határidők betartása. Nem csak a pályázat leadásánál kell erre figyelmet fordítani, hanem az elszámolási részben is, ahol egy meghatározott időn belül meg kell kezdeni és be kell fejezni projektünk megvalósítását. Ennek függvényében kerül sor a támogatási összeg kifizetésére, és persze a fenntartási időszak 10 határidejére. A fenntartási időszak a projektünk befejezése után kezdődik, és attól függ a hossza, hogy épp milyen pályázaton indult a cég. Az átlag 3 év szokott lenni, ez idő alatt kötelezően 7 Utófinanszírozás: a megnyert pályázat után a projekt megvalósítását követően kap támogatást. 8 Elszámolás: az a folyamat, amikor a projekt megvalósul és az ezzel kapcsolatos összes számla és dokumentum leadásra kerül. 9 Kedvezményezett: a támogatásban részesülő pályázó. 10 Fenntartási időszak: a megvalósított projektet követő időszak (általában 3 év), amikor a cég vállalja a pályázatban megnyert pénzen kivitelezett fejlesztés fenntartását. 4
előrehaladási jelentéseket 11 kell leadni a kiíró szerv 12 felé, mellyel igazoljuk azt, hogy az általunk kivitelezett fejlesztés működik és pénzt termel. Ezek is mind-mind határidőkhöz vannak kötve. Majd a fenntartási időszak lejárta után egy zárójelentési kötelezettségünk 13 is van, mellyel a pályázat lezártnak tekinthető. Szóval, egy szó, mint száz, láthatjuk, hogy mindenki képes egy adatlap kitöltésére, csak az nem mindegy, hogy milyen precizitással és részletességgel végzi el mindezt. Nézzük meg akkor, hogy egy jól felkészült pályázatíró cég mi mindent vesz le a cégvezető válláról mindebből. II. Pályázatíró céggel pályázni Egy jó pályázatíró cég az ötlet kialakulásától egészen a fenntartási időszak (min. 3 év) legvégéig nyomon kíséri és segíti ügyfelét. Folyamatos kommunikációval eloszlatja a pályázó tévhitét, félelmeit és erősíti a projektje megvalósításához szükséges kitartását és türelmét. Az ötlet kialakulása a cégvezető fejében nem elég ahhoz, hogy egy pályázaton el tudjon indulni. Ezt az ötletet, mint tudjuk, valósággá kell tenni, meg kell tervezni, melyet a pályázatíró cég segítségével olyan formán össze tud állítani, hogy az a pályázatnak megfeleljen. Szakmailag felkészült és az aktuális, pályázatokban szereplő törvényekkel, rendeletekkel, jogszabályokkal tájékozott pályázatíró cég kellő mennyiségű és minőségű, emberi nyelven történt tájékoztatást ad a pályázat feltételeiről, kritériumairól, azokról az alap információkról, melyek lényegesek a pályázó szempontjából, illetve a kötelező vállalásokról, 14 melyeket a projekt megvalósítása után vállalnunk kell. A projekt adatlap és a szakmai részek kitöltése hiánytalanul megtörténik, melyre a pályázatírók nagy része garanciát vállal. 11 Előrehaladási jelentés: rendszeres jelentés a projekt állapotáról a fenntartási időszakban. 12 Kiíró szerv: az a Hatóság, aki a pályázatot közzé teszi. 13 Zárójelentési kötelezettség: a fenntartási időszak legvégén leadandó utolsó dokumentum, mellyel igazoljuk, hogy a pályázatot lezártuk. 14 Kötelező vállalás: azok az előírások, melyeket a pályázónak vállalnia kell az adott projekt megvalósítása során. 5
A határidők pontos betartásával nem csúszik el a pályázat, nem lesznek késések és ebből adódóan hiányosságok. A pénz lehívásánál 15, vagyis a projekt megvalósítása 16 utáni elszámolásnál koordinálja a számlák és a kért dokumentumok összegyűjtését, leadását, melyet a megadott időn belül eljuttat a támogató szerv felé, ezzel is könnyítve a cégvezetőnk munkáját. A fenntartási időszak alatt figyelemmel kíséri a projektünk állapotát, az előrehaladási jelentéseket leadja, illetve a pályázatot lezárja a fenntartási időszak lejárta végén. Tehát egy jó pályázatíró cég ismérvei: segítőkész információkkal átláthatóvá teszi a fejlesztési lehetőségeket megérti a pályázni kívánó aggályait, fenntartásait eloszlatja a téves félelmeket a helyes információk átadásával nem csak csókosoknak biztosítja a pénzhez jutás lehetőségét pályázati előminősítő segítségével minősíti a pályázó céget ötlet kialakulásától, a megvalósításon keresztül, a fenntartási időszak végéig részt vesz és segít a projektben kellő és pontos tájékoztatást ad emberi nyelven a pályázati kiírás részleteiről, kritériumairól, kizáró okairól, kötelező vállalásairól felesleges energiát, időt és költséget spórol meg az adminisztrációs terhek átvállalásával segít belevágni a projekt kidolgozásában 100%-os garanciát vállal a formai követelményekre megfelelő mennyiségű, folyamatos kommunikációt, tájékoztatást nyújt a pályázat teljes időtartama alatt profi csapattal és jó referenciákkal, ajánlásokkal rendelkezik, mely sikeres pályázatokat sorakoztat fel folyamatos, pontos koordinációt/kontrollt biztosít a pályázaton és a projekten 15 Pénz lehívás: a számlák és dokumentumok leadását követő megnyert pénz igénylésének beadása. 16 Projekt megvalósítása: a pályázatban leadott fejlesztési terv kivitelezése. 6