NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM GÉPJÁRMŰ ÜZEMELTETÉSI SZABÁLYZAT SOPRON 2011 0
TARTALOMJEGYZÉK I. A szabályzat célja, hatálya... 2 II. Az Egyetem üzemeltetésében lévő gépjárművek hivatali célú használata... 3 III. Az Egyetem üzemeltetésében lévő gépjármű magán célú igénybevétele... 3 IV. Személyi tulajdonú gépjármű hivatali célú használata... 3 V. Személyi tulajdonú gépjármű munkába járás céljából történő használata, költségelszámolása... 4 VI. A szabályzat végrehajtásával kapcsolatos feladatkörök... 4 VII. Az egyetem üzemeltetésében lévő gépjárművek üzemeltetése, karbantartása, állagmegóvása... 5 VIII. Az egyetem tulajdonában, ill. üzemeltetésében lévő gépjárművek menetokmánya, üzemanyag-ellátása, azok ellenőrzése... 6 IX. Záró rendelkezések... 8 1. számú melléklet... 9 2. számú melléklet... 10 3. számú melléklet... 11 4. számú melléklet... 12 5. számú melléklet... 13 1
I. A szabályzat célja, hatálya 1. Jelen szabályzat célja, hogy az egyetem feladatait, valamint sajátosságait figyelembe véve, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. Korm. r. 20. (3) bekezdés g) pontja alapján az egyetem kezelésében lévő gépjárművek üzemeltetésének, használatának kereteit meghatározza. 2. Egy-egy keretgazdálkodó által ellátott feladatok jellegéből adódóan a gépjárművek üzemeltetése különböző formában, különböző szervezeti keretek között történhet. Az eltérő üzemeltetési, szervezési feladatok mellett minden esetben biztosítani kell a vonatkozó jogszabályok betartását, azok alkalmazását, valamint a korrekt üzemanyag felhasználás és az annak alapjául szolgáló teljesítmények dokumentálását, bizonylatolását. 3. A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Nyugat-magyarországi Egyetem valamennyi szervezeti egységére, közalkalmazottjára és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló dolgozójára. 4. A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az egyetem üzemeltetésében (használatában) lévő összes gépjárműre. 5. Értelmező rendelkezések: Személyi tulajdonú az a személygépkocsi, amely a magánszemély (munkavállaló), vagy házastársa tulajdonát képezi. Más a Ptk., illetve az Mt. szerinti hozzátartozó tulajdonában lévő személygépkocsi nem tekintendő saját tulajdonúnak. Munkavégzés céljából/hivatali célból történik a személygépkocsi használata, ha közalkalmazott személygépkocsiját a közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő feladatainak ellátásához használja. Munkába járáson a közigazgatási határon kívülről történő napi munkába járást kell érteni. 6. A szabályzat lehetőséget ad arra, hogy a szervezeti egységek vezetői hatáskörükbe tartozó szállítási eszközök igénybevételére, üzemeltetésére vonatkozóan kiegészítően rendelkezzenek a speciális feladatok ellátására, a mindenkor érvényben lévő jogszabályok és jelen szabályzat előírásainak betartásával. 7. Az egyetem üzemeltetésében lévő gépkocsit csak az egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló gépkocsivezető, vagy gépkocsivezetéssel megbízott egyetemi közalkalmazott vezetheti, aki megfelel az alábbi követelményeknek: rendelkezik az adott kategóriájú gépjármű vezetéséhez szükséges, érvényes okmányokkal, megfelel a KRESZ gépjárművezetővel szemben támasztott követelményeinek. 8. Az egyetem feladatainak ellátása érdekében a következő rendeltetésű gépjárművek üzemelnek: 2
személyszállító gépjárművek (személygépkocsik, autóbuszok), tehergépjárművek. 9. Az egyetem üzemeltetésében lévő gépkocsik használata az alábbi formákban történik: hivatalos gépkocsivezetővel történő használat, szervezeti egységekhez tartozó, (kar, intézet, stb.) az előírásoknak megfelelő, felhatalmazott, engedéllyel rendelkező személyek által vezetve. 10. Gépjármű használat lehetséges esetei: Egyetem üzemeltetésében lévő gépjárművek hivatali célú használata. Egyetem üzemeltetésében lévő gépjárművek magán célú használata. Személyi tulajdonú gépjárművel hivatali munkába járás. Személyi tulajdonú gépjármű hivatali célú használata. II. Az Egyetem üzemeltetésében lévő gépjárművek hivatali célú használata 1. A gépkocsik hivatali célú igénybevételére a gazdasági főigazgató által engedélyezett közalkalmazottak, és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló dolgozók jogosultak. 2. Az engedélyt a gazdasági főigazgató adja meg, és visszavonásig érvényes. 3. 1. számú mellékletben található formanyomtatványt, a szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával, a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport gépjármű nyilvántartásáért felelős személyén keresztül kell eljuttatni a gazdasági főigazgató részére. 4. Az engedély csak munkavégzés céljából történő gépkocsi-használatra jogosít. 5. Engedély hiányában a dolgozó, egyetem üzemeltetésében lévő gépkocsit nem vezethet. III. Az Egyetem üzemeltetésében lévő gépjármű magán célú igénybevétele 1. Magáncélra történő gépjármű használat a szervezeti egységek vezetői saját hatáskörben engedélyezik. Az engedélyt írásban kell kérni, melynek formai és tartalmi követelményét a 2. számú melléklet tartalmazza. 2. A magáncélra történő gépjármű használatot meg kell téríteni a gépjárműre vonatkozó önköltségszámítás alapján. IV. Személyi tulajdonú gépjármű hivatali célú használata 1. Saját gépkocsi használatát csak a munkáltatói jogkörű vezető rendkívüli esetben (pl. kiküldetés helye nehezen megközelíthető) engedélyezheti. (3. számú melléklet) 3
2. A gépkocsi használatának költségelszámolása a mindenkor hatályos SZJA törvény, és az NAV által megadott üzemanyagnorma alapján történik. V. Személyi tulajdonú gépjármű munkába járás céljából történő használata, költségelszámolása 1. Munkába járásnak minősül a közigazgatási határon kívülről történő napi munkába járás és a hétvégi hazautazás. 2. Napi munkába járás a munkavállaló állandó, vagy ideiglenes lakóhelye és munkahelye közötti napi, illetőleg a munkarendtől függő gyakoriságú rendszeres oda- és visszautazás. 3. Hétvégi hazautazás, ha a munkavállaló munkavégzés céljából munkahelyével azonos helységbe, illetőleg annak közelébe (napi munkába járással elérhető távolságra) költözik, onnan hetente egyszeri állandó lakóhelyére történő oda- és visszautazás. 4. A munkavállaló és a munkáltatói jogkör gyakorlója által kötött megállapodás 4. számú melléklet - alapján, a költségtérítés megfizetését a gazdálkodó szervezeti egység illetékes vezetője hagyja jóvá, a mindenkor hatályos SZJA törvény alapján, melynek jelenleg érvényben levő díjazása munkanapokon 9 Ft/km. VI. A szabályzat végrehajtásával kapcsolatos feladatkörök 1. Minden szervezeti egység (kar, intézet) esetében a szervezeti egység vezetője által kijelölésre kerül egy-egy gépjármű ügyintéző, akik a következő feladatok ellátását a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoporttal összhangban végzik. Az egyetem mindegyik kara köteles nyilvántartásba venni a gépjármű állományát, és az ebből készített táblázatot és ezután mindennemű változást- meg kell küldeni a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoportnak, mint ellenőrző, és nyilvántartó szervnek. Táblázatnak tartalmaznia kell: rendszám, gépjármű típusa, gépjármű kategória, üzemeltető megnevezése, felelős személy(ek) neve, felelős személy(ek) elérhetőségei. Minden hónapban ellátják az üzemanyag elszámolási, adatfeldolgozási feladatokat, és a havi elszámolást elküldik minden hó 5-éig a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport ügyintézőjének ellenőrzés céljából. Tartalom: a gépjármű előző havi menetlevelei hiánytalanul, olvashatóan, pontosan kitöltve. A menetlevelek szigorú számadású nyomtatványok, kitöltésük és leadásuk, csak a sorszámnak megfelelően történhet, rajtuk javítás a számviteli törvény meghatározott szabályai alapján lehetséges, 4
az üzemanyag tankolási bizonylatok dátum szerint sorba rendezve, az egyéb, kártya terhére vásárolt termékekről szóló bizonylatok, havi kimutatás 5. sz. melléklet, és az előző három pont alapján, 2. Az egységes kari táblázatok alapján elkészített nyilvántartásokból a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport illetékes dolgozója egyetemi szintű kimutatásokat készít, azokat folyamatosan frissíti. VII. Az egyetem üzemeltetésében lévő gépjárművek üzemeltetése, karbantartása, állagmegóvása 1. Az egyetem üzemeltetésében lévő gépjárművek közúti forgalomban csak a KRESZ-ben előírt műszaki állapotban, érvényes üzemi okmányokkal vehetnek részt. Gépjárművek üzemi okmányai: forgalmi engedély, zöld kártya, menetlevél, biztosítási okmányok, főigazgatói engedély a gépjármű használatához, a gépjárművezető vezetői engedélye, üzemanyagkártya. Bármely okmány hiánya, és érvénytelensége esetén a gépjárművek közúti közlekedésben való részvétele tilos! 2. A munkavégzés nem kezdhető meg, illetve nem folytatható, amennyiben az élet- és vagyonbiztonságot veszélyeztet, vagy a jármű műszaki állapotának romlásához vezet. 3. A gépjármű vezetőjének a gépjármű használata közben figyelemmel kell kísérnie a gépjármű biztonsági berendezéseinek, valamint a gépjármű rendeltetésszerű, zavartalan működését. 4. A gépjárműveket garázsban/telephelyen kell tárolni. 5. Napi szervizmunkák: a gépjárművek állapotának, a kötelezően előírt tartozékok meglétének ellenőrzése minden műszakkezdet előtt a gépjárművezető feladata. 6. Hiba észlelésekor gondoskodni kell annak megszüntetéséről. Amennyiben a hiba javítása csak később lehetséges, értesíteni kell a közvetlen felettest és a menetlevélen fel kell tüntetni azt, és gondoskodni kell a gépjármű telephelyre történő szállításáról. 7. Kilométeróra meghibásodásakor a menetlevélen rögzíteni kell az észlelés helyét, (település nevét, országúti távolságot jelző kilométert). 8. A javítás megszervezése, a javításról nyilvántartás vezetése, az előírt periódusú kötelező szerviz elvégeztetése a gépjármű ügyintézők feladata. 5
9. A szerviz után a gépkocsivezető felelőssége annak ellenőrzése, hogy a járművet megfelelő állapotban kapta-e vissza, és a tartozékok hiánytalanul megvannak-e. 10. Kocsi feltörést, külső rongálást, egyéb nem közlekedési eseményből adódó károkozást először a helyileg illetékes rendőrhatóságnak majd az egyetemen a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoportnak kell bejelenteni. 11. Ha személyi sérülést okozó baleset történik, értesíteni kell az illetékes rendőrkapitányságot. Amennyiben a gépkocsi üzemképtelenné válik, a legközelebbi szervizbe, vagy telephelyre történő bevontatásáról, beszállítatásáról a gépkocsi vezetője gondoskodik. 12. Ha személyi sérülés nem történt, a kár okozójának a felelősségét a helyszínen el kell dönteni a KRESZ és a hatósági előírásoknak megfelelően, ezért a gépkocsi vezetője a felelős. 13. A gépjárművek üzemeltetése, használata során bekövetkezett, anyagi kárt okozó eseményekről jegyzőkönyvet kell készíteni. Ennek elkészítéséért a gépkocsi vezetője a felelős. 14. Az ellenőrző szervet minden fellépő esemény esetén, az intézkedéssel párhuzamosan értesíteni kell. VIII. Az egyetem tulajdonában, ill. üzemeltetésében lévő gépjárművek menetokmánya, üzemanyag-ellátása, azok ellenőrzése 1. A gépjármű vezetőjét menetokmánnyal a szervezeti egység (kar, intézet) gépkocsi ügyintézője látja el, és a szigorú számadású menetlevél nyomtatványokról nyilvántartást vezet. 2. Az egyetem használatában lévő gépjárművek minden esetben csak menetlevéllel közlekedhetnek. 3. A személygépkocsik használatához alkalmazandó menetokmány szigorú számadású nyomtatvány. Fajtái: személygépkocsi: D Gépjármű 31 vagy 36/új r. sz. személygépkocsi menetlevél nyomtatvány, tehergépkocsi: D Gépjármű 21/új. r. sz. menetlevél nyomtatvány, autóbusz, mikrobusz: D Gépjármű 41/új. r. sz. nyomtatvány. 4. A menetlevelet helyi forgalomra egy napra, helyközi forgalomra egy útra szabad érvényesíteni. 5. A gépjárművezető köteles az úti okmányokat (menetleveleket) a gépjárműben tartani, rovatait eseményszerűen, megállási helyenként a valóságnak megfelelően vezetni. 6. A gépjármű vezetője feljegyzi: 6
a megtett utat (honnan-hová), a km óra állását, a szállított személyek számát (személyszállítás esetén), a szállított áru tömegét és megnevezését (áru, ill. teherszállítás esetén), a gépjárművezető nevét, az indulás és érkezés időpontját, valamint a szállítási feladattal kapcsolatos egyéb /szükségszerű megjegyzéseket. 7. A gépjármű vezetője köteles egyúttal a tachográf menetíró készülékkel ellátott gépjárműveknél a menetlevél mellett a tachográf lapok szabályos kezeléséről/kitöltéséről is. 8. A menetlevélen feljegyzett adatokat a gépjárművezető aláírásával igazolja. 9. A menetlevél szigorú számadású nyomtatvány, a felhasznált vagy rontott okmányokat sorszám szerint hiánytalanul a bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni. A menetlevelek megőrzéséért a Beruházási és Vagyongazdálkodási Csoport illetékes ügyintézője felelős. A menetlevél javítást áthúzással, a javítást végző aláírásával lehet végrehajtani. 10. A menetlevelek igazolását az igénybevevő végzi az időpontok és a megtett kilométer ellenőrzését követően. 11. A gépjárművek üzemeltetéséhez szükséges üzemanyagot üzemanyagkártya felhasználásával vásárolja a gépkocsi vezetője. A gépjárművek tankolása csak a kiadott üzemanyag kártya igénybevételével történhet. 12. A üzemanyagkártyákat és az ahhoz tartozó PIN kódot a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport ügyintézője adja át személyi- és anyagi felelősséggel a gépkocsi vezetőjének. 13. Az üzemanyagkártyával üzemanyag vásárláson kívül, kizárólag csak a gépjármű üzemeltetéséhez, és fenntartásához szükséges cikkek szerezhetőek be. 14. Az üzemanyagkártya az adott gépjárműhöz van rendelve, így rendkívüli esetben (pl. betegség) a kártyát a gépjármű forgalmi engedélyével kell átadni és azt jegyzőkönyvben feltüntetni. 15. Az üzemanyagkártya elvesztését, megsemmisülését a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport illetékes ügyintézőjének jelezni kell, aki intézkedik a kártya letiltásáról. 16. Az átvett tankolási kártya illetéktelen személynek történő átadásáért, illetve az azzal történő jogosulatlan tankolásért anyagilag az a dolgozó felel, aki a kártyát átvette. 17. A gépjármű vezetője a tankoláskor kapott bizonylatokat köteles a menetlevelekhez csatolni. A gépjármű üzemeltetésével kapcsolatban felmerülő üzemanyag költségeket kizárólag csak számla alapján lehet elszámolni. 7
18. Az egyetemi gépjárművek üzemanyag-fogyasztási normáit a módosított 60/1992. (IV.1.) Korm. Rendelet 2. (1) bekezdés a) pontjában foglaltak alapján kell megállapítani (korrekciós tényezőkkel módosított alapnorma). 19. Az úti okmányokat ellenőrzéskor a hatóságnak be kell mutatni. 20. Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport illetékes ügyintézőjének a leadott úti okmányok, és tankolási bizonylatok alapján, havonta meg kell állapítani a norma szerinti és a ténylegesen felmerülő üzemanyag költségek különbözetét. 21. A Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport illetékes ügyintézője minden hónapot követően összehasonlítja a menetlevelek szerinti megtett futásteljesítményt a felhasznált üzemanyagot a gépjárműre megállapított üzemanyag normával. Ha az üzemanyag normát és a rászámított 15%-os korrekciót túllépő üzemanyag fogyasztás (túlfogyasztás) jelentkezik, akkor azt jelenteni kell a gazdasági főigazgatónak. 22. Az ellenőrzést követően a Vagyongazdálkodási és Monitoring Csoport illetékes ügyintézője levélben értesíti a túlfogyasztást produkáló gépjármű ügyintézőjét, akinek a túlfogyasztás okáról írásos indoklást kell adni. 23. Jelen szabályzatban foglaltak betartásáért minden érintett dolgozó erkölcsi, anyagi, munkajogi és büntetőjogi felelősséggel tartozik. IX. Záró rendelkezések 1. Jelen szabályzatot a Nyugat-magyarországi Egyetem Szenátusa 29/2011. (II. 24.) számú határozatával fogadta el. A szabályzat az elfogadás napjától lép hatályba. Sopron, 2011. február 14. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor 8
1. számú melléklet ENGEDÉLY Alulírott Herczeg László a Nyugat-magyarországi Egyetem gazdasági főigazgatója, az Egyetem tulajdonában lévő gépjárműnek, melynek adatai megegyeznek a.. számú forgalmi engedély adataival, forgalmi rendszám, gyártmány, típus, szín, alvázszám, motorszám, hajtóanyag, - magyar és külföldi utakra történő hivatali célú igénybevételét az érvényes vezetői engedéllyel rendelkező.-nak/nek engedélyezem. Meghatalmazottak adatai: név, anyja, született, lakcím: vezetői engedély száma: vezetői engedély érvényessége: személyi igazolvány száma: személyi igazolvány érvényessége: Az engedély nem foglalja magában az egyetem üzemeltetésében lévő gépjármű magán célra történő igénybevételét. Jelen engedély visszavonásig érvényes. Dátum: Herczeg László gazdasági főigazgató 9
ENGEDÉLY 2. számú melléklet Aluílrott.., mint a Nyugat-magyarországi Egyetem vezetője, az Egyetem tulajdonában lévő személygépkocsinak, melynek adatai megegyeznek a. számú forgalmi engedély adataival, forgalmi rendszám, gyártmány, típus, szín, alvázszám, motorszám, hajtóanyag, - magyarországi utakra történő saját célú igénybevételét az érvényes vezetői engedéllyel rendelkező.-nak/nek engedélyezem. Kérelmező adatai: név: anyja neve: születési hely, idő: lakcím: vezetői engedély száma: vezetői engedély érvényessége: személyi igazolvány száma: személyi igazolvány érvényessége: Magán célú használat igényének részletes indoklása: Jelen engedély -tól -ig érvényes. Dátum:. szervezeti egység vezetője 10
3. számú melléklet ENGEDÉLY Alulírott, mint munkáltatói jogkörű vezető engedélyezem, a saját tulajdonú gépjármű hivatali célú használatát. Kérelmező adatai: név, anyja neve, születési hely, idő, lakcím, vezetői engedély száma, vezetői engedély érvényessége, személyi igazolvány száma, személyi igazolvány érvényessége, Gépjármű adatai: forgalmi engedély száma, forgalmi engedély érvényessége, forgalmi rendszám, gyártmány, típus, szín, alvázszám, motorszám, hajtóanyag, Kérelmezés részletes indoklása: Indulás helye: Érkezés helye: Távolság (km): Gépjármű NAV által megadott üzemanyagnormája (l/100 km): Kiküldetés időpontja: Dátum:... munkáltatói jogkörű vezető 11
4. számú melléklet ENGEDÉLY Alulírott, mint munkáltatói jogkörű vezető engedélyezem, a saját tulajdonú gépjármű munkába járás céljából történő használatát. Kérelmező neve: Gépjármű munkába járás céljából történő használat kezdeti időpontja: Útvonal:.(lakóhely) - (munkahely) -. (lakóhely) Gépjármű adatai, forgalmi rendszám, gyártmány, típus, szín, alvázszám, motorszám, hajtóanyag, A költségtérítés megfizetése a mindenkor hatályos SZJA törvény alapján történik, melynek jelenleg érvényben levő díjazása munkanapokon. Ft/km. Dátum:... munkáltatói jogkörű vezető 12
5. számú melléklet Gépjármű használati nyilvántartás év..hó Gépjármű rendszáma: Gépjármű típusa: Üzemanyag fajtája: Hengerűrtartalom: Üzemanyagnorma: Dátum Gépjármű vezetője Menetlevél száma Menetlevélhez tartozó km-óra állások Induláskor Érkezéskor Megtett km Üzemanyag fogyasztás (l) Fogyasztott üzemanyag költsége (Ft) Egyéb költségek (Ft) 13