Edutus Főiskola 2016. januári záróvizsgákra vonatkozó teendők és határidők Oktatásszervezési Osztály 2015.11.25.
Tartalomjegyzék 2016. januári záróvizsgákra vonatkozó teendők és határidők Az elektronikus záróvizsgára jelentkezésről általában... 3 A Neptunban a ZV modul szervezési elve:... 4 Időszak meghirdetések Oktatásszervezési Osztály (A Tanév rendje alapján)... 4 Feladatlista... 5 Részletes leírás:... 6 Záróvizsga-szervezés a 2016. januári záróvizsga időszakra vonatkozóan... 6 I. Az Oktatásszervezési Osztály feladatai:... 6 1. Záróvizsga jelentkezési időszak kiírása a Neptunban... 6 2. Az Oktatásszervezési Osztály további feladatai... 6 II. A Tanszék feladatai... 7 1. A hallgatók szakmai gyakorlatra és szakdolgozatra vonatkozó meglévő adatainak feltöltése... 7 2. Záróvizsga-bizottságok meghatározása... 8 3. Záróvizsga-bizottságok rögzítése a Neptunban... 8 4. Záróvizsga időpont létrehozás/kiírása... 9 5. Záróvizsga-bizottság és ZV időpont összerendelése... 10 6. ZV tárgyak hozzárendelése a ZV időszakhoz... 10 7. Jelentkezett hallgatók hozzárendelése a ZV vizsgatárgyakhoz... 10 8. Hallgató záróvizsgára jelentkeztetése/ összerendelése... 10 9. Egyéb záróvizsgával kapcsolatos teendők... 11 III. Hallgató feladatai... 11 1. Hallgató szakmai gyakorlati helyének regisztrálása... 11 2. Hallgató jelentkezése a záróvizsgára... 11 Oldal 2
Az elektronikus záróvizsgára jelentkezésről általában Záróvizsgára a jelentkezés és a záróvizsga bizottság szervezése, adminisztrálása csak és kizárólag a Neptunon keresztül történik. A hallgatók a Neptunban a hallgatói weben keresztül az Ügyintézés/Záróvizsgák felületen jelentkeznek a 2016. januári előrehozott és 2016. január-februári záróvizsga időszakra. A jelentkezéssel egy időben kitöltésre kerül egy elektronikus jelentkezési lap. A jelentkezéssel a hallgató jelzi az Oktatásszervezési Osztály és a Tanszékek felé, hogy az adott záróvizsga időszakban záróvizsgázni szeretne. A hallgató jelentkezése alapján az Oktatásszervezési Osztály folyamatosan ellenőrzi, hogy megszerezte-e az abszolutóriumot 1, záróvizsgára bocsátható-e 2, valamint a hallgató személyes-, előképzettség-, és nyelvvizsga adatait. Az Oktatásszervezési Osztály a hallgató jelentkezése alapján előkészíti a záróvizsga bizottság számára szükséges dokumentumokat (a hallgató leckekönyvét, záróvizsga jegyzőkönyvét, oklevélmintalapot) a záróvizsgára. A vizsgát követően elvégzi a Neptunban a szükséges adminisztrációt. A Tanszék a záróvizsga jelentkezési időszak lezárását követően a hallgatói jelentkezések alapján szervezi meg a záróvizsga bizottságokat, dönt a záróvizsgák pontos időpontjáról, a jelentkezések alapján osztja be a hallgatókat az egyes záróvizsga időpontokra. Az elektronikus jelentkezés révén a jelentkezett hallgatók adatai (név, Neptun kód, szak, szakirány), valamint a záróvizsgáztató Tanszék neve egyértelműek, az adatok bármikor azonnal rendelkezésre állnak, mely alapján különböző szűrések készíthetőek. 1 Az abszolutórium megszerzésének feltétele az, hogy a hallgató a szakdolgozatvédésen kívül teljesítse a mintatantervében előírt követelményeket. 2 Az a hallgató bocsátható záróvizsgára, aki megszerezte az abszolutóriumot, leadott, védhető szakdolgozattal rendelkezik, minden adata feltöltésre került a Neptunba (határozatok, szakdolgozat, szakmai gyakorlat), valamint nincs tartozása a Főiskolával szemben. Oldal 3
A Neptunban a ZV modul szervezési elve: Először külön-külön kell létrehozni a Záróvizsga jelentkezési időszakokat Záróvizsga időpontokat a Záróvizsga jelentkezési időszakokon belül Záróvizsga-bizottságokat (ZVB) tagokkal Másodszor össze kell rendelni a ZV időpontokat a ZVB-kel a ZV időpontokat a jelentkezési időszakra jelentkezett, beosztott hallgatókkal Időszak meghirdetések Oktatásszervezési Osztály (A Tanév rendje alapján) a. Előrehozott záróvizsga időszak: Jelentkezési időszak: 2015.11.16-18. Záróvizsga: 2016.01.04-05. Feltétele: a hallgató státusza aktív utolsó éves vagy abszolvált a hallgató beadta a felvételi jelentkezését mesterszakra a 2016 februárjában induló mesterképzések valamelyikére a hallgató rendelkezik az oklevél kiállításához szükséges nyelvvizsgával vagy nyelvvizsga igazolással b. Záróvizsga időszak: Jelentkezési időszak: 2015.11.30-2016.01.09 Záróvizsga időszak: 2016.01.25-2016.02.05. Feltétele: A hallgató státusza: abszolvált Oldal 4
Feladatlista 2016. januári záróvizsgákra vonatkozó teendők és határidők A hallgatók a 2016. január-februári záróvizsga időszakra 2015.11.30-2016.01.09 között fognak jelentkezni a Neptunon keresztül. A Tanszék feladatai: 1. Szakdolgozatra és szakmai gyakorlatra vonatkozó adatok feltöltése a Neptunba a szakdolgozat adatok felrögzítése a szakmai gyakorlat adatainak feltöltése 2. Záróvizsga-bizottsági adatok elküldése az Oktatásszervezési Osztályra a Bizottságok száma a Bizottsági tagok, elnök meghatározása a záróvizsga időpontjainak megállapítása a Záróvizsga időszakon belül 3. Szakdolgozat bírálat kiadása a hallgató részére A hallgató feladatai: 1. A szakdolgozat elkészítése, leadása 2. A szakmai gyakorlat igazolás leadása 3. Prezentációra bejelentkezés, előadás megtartása 4. Záróvizsga jelentkezés a Neptunon keresztül 5. Részvétel a Záróvizsga-konzultáción 6. Készülés a záróvizsgára 7. A szakdolgozat bírálat alapján felkészülés a védésre Az Oktatásszervezési Osztály feladatai: 1. Záróvizsga jelentkezési időszak létrehozása a Neptunban képzési helyenként és előrehozott ZV időszakra 2. Záróvizsga-bizottság adatainak rögzítése a Neptunban a tanszéki adatok alapján a. a Bizottságok létrehozása b. a Bizottsági tagok felrögzítése c. a záróvizsga időpontjainak létrehozása d. Bizottság - záróvizsga időpontjainak összerendelése 3. A hallgatók végbizonyítványának kiállítása 4. Hallgatók záróvizsga beosztásának elkészítése a. a hallgatók záróvizsga időpontra beosztása, jelentkeztetése 5. Személyi anyagok előkészítése a záróvizsgára 6. Záróvizsga anyagok előkészítése a jegyző részére Leckekönyv, záróvizsga jegyzőkönyv, oklevél mintalap 7. Záróvizsga eredmények rögzítése a Neptunban 8. A teljes hallgatói dokumentáció elkészítése, ellenőrzése. (végbizonyítvány, oklevél, oklevélmelléklet, ZV igazolás, leckekönyv, törzslap stb.) 9. Oklevélátadó előkészítés Oldal 5
Részletes leírás: 2016. januári záróvizsgákra vonatkozó teendők és határidők Záróvizsga-szervezés a 2016. januári záróvizsga időszakra vonatkozóan I. Az Oktatásszervezési Osztály feladatai: 1. Záróvizsga jelentkezési időszak kiírása a Neptunban Határidő: 2015.11.15. A záróvizsga jelentkezési időszak képzési helyenként kerül létrehozásra a Főiskola Tanév rendje alapján. A záróvizsga időszakokat az Oktatásszervezési Osztály hozza létre a Neptunban a Záróvizsgáztatás/Jelentkezési időszakok menüpontban. Csak végleges záróvizsga jelentkezés van. Az alapadatok tabulátorfülön az ügyintéző megadja: a záróvizsga időszak nevét ZV 2016. január Budapest előrehozott ZV 2016. január Budapest, ZV 2016. január Tatabánya, a záróvizsga időszak kezdetét és végét. Ezután az ügyintéző megadja a jelentkezési időszak típusát és a jelentkezési időszak kezdetét és végét. Ezen a jelentkezési időszak felületen rendeli hozzá az ügyintéző a kérvényt a jelentkezési időszakhoz, amellyel együtt tud csak a hallgató záróvizsgára jelentkezni. A modulok adatai tabulátor fülön lehet a záróvizsga időszakhoz hozzárendelni a képzéseket. 2. Az Oktatásszervezési Osztály további feladatai határidők szerint: a. A záróvizsga előtti két hétben: Záróvizsga-bizottsági adatok rögzítése a Neptunban a tanszéki adatok alapján a. a Bizottságok létrehozása b. a Bizottsági tagok felrögzítése c. a záróvizsga időpontjainak létrehozása d. Bizottság - záróvizsga időpont összerendelés Folyamatos ellenőrzése annak, hogy a hallgató záróvizsgára bocsátható-e (megszerezte-e az abszolutóriumot, rendelkezik-e leadott, védhető szakdolgozattal, feltöltésre került-e a hallgató szakdolgozatára, szakmai gyakorlatára vonatkozó adatok, van-e tartozása a főiskolával szemben). Előkészíti a hallgató leckekönyvét (a papír alapú leckekönyvvel rendelkező hallgatóknak 3 ). A hallgató végbizonyítványát kinyomtatja a tanulmányi előadó. 3 A 2010 előtt kezdett hallgatók még hagyományos leckekönyvvel rendelkeznek. A 2010-ben és utána beiratkozott hallgatók már elektronikusan tárolt leckekönyvvel rendelkeznek. Oldal 6
b. A záróvizsga előtt 3 nappal: A tanulmányi előadó kinyomtatja a hallgató záróvizsga jegyzőkönyvét, melyen szerepelnek a Neptunban rögzített szakdolgozat és záróvizsga adatok. c. A záróvizsga előtt 1 nappal: A tanulmányi előadó átadja a jegyző számára a záróvizsga-bizottságban szereplő hallgatók leckekönyvét (amennyiben van), záróvizsga jegyzőkönyvét, a kitöltendő záróvizsga kimutatást (osztályozó ív). d. A záróvizsga után 1 nappal: A tanulmányi előadó miután visszakapta a jegyzőtől a hallgatói anyagokat, felrögzíti a Neptunban a záróvizsgán szerzett eredményeket a záróvizsga-jegyzőkönyv és kimutatás alapján. Majd elvégzi a szükséges jogviszony adatokra vonatkozó adminisztrációt a Neptunban. e. A záróvizsga-időszak után néhány nappal: Elvégzi az előadó a hallgató törzskönyvezését, lezárja a leckekönyvét, elkészíti az oklevelet és oklevélmellékletet, a záróvizsga igazolást (amennyiben a hallgató nem rendelkezik nyelvvizsgával), előkészíti a diplomaátadóra a szükséges dokumentumokat. II. A Tanszék feladatai 1. A hallgatók szakmai gyakorlatra és szakdolgozatra vonatkozó meglévő adatainak feltöltése Végzi: Tanszék Határidő előrehozott ZV: 2015.12.06. ZV: 2016.01.16 a. Szakmai gyakorlat (A hallgató a szakmai gyakorlatra regisztrációt ad le a félév elején a Hallgatói Weben keresztül.) Tanszéki előadó által feltöltendő adatok Kezdete: a szakmai gyakorlat első napjának dátuma Vége: a szakmai gyakorlat utolsó napjának dátuma Hetek száma: az eltöltött idő hetekben Igazoló neve: a szakmai gyakorlati helyen a szakmai gyakorlatot igazoló személy neve, a külső irányító. Nem lehet legördülőből kiválasztani. Igazolás ideje: a kiállított szakmai gyakorlat igazolás dátuma Indexsorhoz hozzárendelés Oldal 7
b. Szakdolgozat 2016. januári záróvizsgákra vonatkozó teendők és határidők Tanszéki előadó által feltöltendő adatok Témakör: témaválasztáskor elfogadott téma Cím: a szakdolgozat/diplomamunka címe Bejelentés dátuma és a jelentkezés dátuma ugyanaz a dátum, amikor a hallgató a szakdolgozati témaválasztásnál jelentkezett egy témára. Elfogadás dátuma: amikor az oktató, a konzulens jóváhagyta a témát Belső konzulens Külső konzulens Beadás dátuma: a dolgozat tanszéken való leadásának dátuma Oktató feladata A belső konzulensnek be kell jegyeznie az aláírást vagy a megtagadást a szakdolgozati szakszeminárium kurzusnál 2015. december 5-ig folyamatosan. Tanszéki előadó feladata A tanszéki előadó ellenőrzi a szakdolgozati szakszeminárium aláírásának meglétét. Átveszi a hallgatótól a két példány szakdolgozatot, melyből az egyik könyvtári pecséttel ellátott. 2. Záróvizsga-bizottságok meghatározása Végzi: Tanszék a Bizottságok száma a Bizottsági tagok, elnök meghatározása a záróvizsga időpontjainak megállapítása a záróvizsga időszakon belül Határidő: Előrehozott ZV: 2015.12.12 ZV: 2016.01.16. Adatok elküldése az Oktatásszervezési Osztályra. 3. Záróvizsga-bizottságok rögzítése a Neptunban A Záróvizsgáztatás/ Bizottságok felületen van lehetőség a záróvizsga-bizottság létrehozására. Új bizottság létrehozására az Újat hozzáad gombbal van lehetőség, meglévő bizottság módosítására a Szerkeszt gomb ad lehetőséget. Név: A záróvizsga-bizottság neve Név megadásánál az alábbi formátumot KELL használni: dátum Képzési hely tanszék jele és sorszám Oldal 8
Pl.: 2016. január Budapest TUR 1. sz. bizottság Turizmus vendéglátás - szállodai és térségi turizmus specializáció Tagok: A tagok felrögzítését a Szerkeszt, majd a Belsőt Hozzáad és a Külsőt hozzáad gomb megnyomásával lehet megtenni. Két féle módon lehet tagot hozzárendelni a bizottsághoz: 1. Amennyiben a tag a főiskola alkalmazottja A belsőt hozzáad gombra kattintva kiválasztjuk az alkalmazotti listából. 2. Amennyiben a tag külsős A Külsőt hozzáad gombra kattintva a Név mezőbe beírjuk a nevet. Figyelni kell a pontos névmegadásra előtagokkal együtt. A név felvitelét követően ki kell választani a tag záróvizsga bizottságban betöltött szerepkörét a legördülő menüből. Felrögzítendők: elnök, tag, meghívott vizsgáztató, jegyző A Záróvizsga Bizottság tagjain és azok típusain a záróvizsga előtt 3 nappal már NEM lehet változtatni, a jegyzőkönyvek nyomtatása miatt. 4. Záróvizsga időpont létrehozás/kiírása Határidő: Előrehozott ZV: 2015.12.12. ZV: 2016.01.16. A Záróvizsgáztatás/ Jelentkezési időszak/ Vizsgák felületen lehet a kiválasztott jelentkezési időszakhoz vizsgát létrehozni. Az Alapadatok fülön meg kell adni a vizsga kezdő- és záró időpontját (automatikusan záró időpontnak a program +2 órával későbbi dátumot tölt fel, de ez módosítható). A Leírás fülön a vizsgára vonatkozó leírást kell megadni. A leírás megadásánál az alábbi formátumot KELL használni: Tanszék kódja Bizottság száma Szak / Szakirány/specializáció Pl.: TUR 4. sz. bizottság - Turizmus vendéglátás - szállodai és térségi turizmus specializáció. Ha több szakirány van egy bizottságban, vesszővel elválasztva kell felsorolni. Oldal 9
5. Záróvizsga-bizottság és ZV időpont összerendelése A Bizottság fülön kell a Vizsgához hozzárendelni a már korábban a Záróvizsgáztatás/ Bizottságok felületen létrehozott záróvizsga-bizottságot. A Szerkeszt gomb megnyomása után a Hozzárendel gomb alkalmazásával megjelennek a korábban a Bizottságok felületen létrehozott záróvizsga bizottságok. A Termek fül alatt rendelhető terem a záróvizsgához. Ez a felület a megszokott módon működik (mint pl. a vizsgához teremrendelés). A Hallgatói jelentkezések fülön látható a vizsgára jelentkeztetett hallgatók névsora (ez megegyezik a Vizsgák/Hallgatói jelentkezések menüponttal). 6. ZV tárgyak hozzárendelése a ZV időszakhoz Határidő: Előrehozott ZV: 2015.12.12. ZV: 2016.01.16. 7. Jelentkezett hallgatók hozzárendelése a ZV vizsgatárgyakhoz Határidő: Előrehozott ZV: 2015.12.12. ZV: 2016.01.16. 8. Hallgató záróvizsgára jelentkeztetése/ összerendelése Határidő: 2016.01.19. A Záróvizsgáztatás/ Jelentkezési időszak/ Vizsgák/ Hallgatói jelentkezések menüpontban kell a hallgatókat feljelentkeztetni a záróvizsgára. Hallgatót a Hozzáad gomb segítségével lehet a vizsgára feljelentkeztetni. A felületen látható a feljelentkezés időpontja. A Terem és Bizottság mellett lévő gomb segítségével lehet hozzárendelni a hallgatóhoz termet és bizottságot. Itt azok a bizottságok jelennek meg melyeket korábban a Vizsgák menüpontban hozzárendeltünk a vizsgához. Amennyiben jól történt a hozzárendelés akkor egy Bizottságot fog felajánlani a hozzárendelés során a program. A hallgatókat vizsgán belül is be lehet osztani konkrét időpontra, ezt a Pontos időpont nál lehet beállítani. A záróvizsga után ezen a felületen is felrögzíthető a hallgató által szerzett eredmény. A Záróvizsgáztatás/ Bizottsági tagok felületen lehetőség van egy felületen megtekinteni az összes záróvizsga-bizottság tagját. Itt különböző szűrések készíthetőek pl. arra vonatkozóan, hogy melyik tag mennyi bizottságban szerepelt egy adott záróvizsga időszakban. Oldal 10
9. Egyéb záróvizsgával kapcsolatos teendők Végzi: Tanszék Felkérések kiküldése külső bírálónak o Határidő: Előrehozott ZV: 2015.12.06. ZV: 2016.01.16. Megbízások elkészítése ZV-hez o Határidő: Előrehozott ZV: 2015.12.12. ZV: 2016.01.16. A ZV lebonyolítása III. Hallgató feladatai 1. Hallgató szakmai gyakorlati helyének regisztrálása Végzi: Hallgató Határidő: 2015/16/1 félév eleje 2. Hallgató jelentkezése a záróvizsgára Végzi: Hallgató Határidők: Elő záróvizsga: 2015.11.18. Záróvizsga: 2016.01.09. A hallgató a Neptunon keresztül az Ügyintézés/Záróvizsgák felületen a fenti időpontok betartásával jelentkezhet a záróvizsgára. Oldal 11