Egyházasdengeleg Község Önkormányzata és az egyházasdengelegi Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat együttműködési megállapodása a gazdálkodási és ügyviteli feladatok ellátásának módjáról A nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló többször módosított 1993. évi LXXVII. törvény, a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV törvény és az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény 66. -a és 68. -ának (3). bekezdése alapján az együttműködés szabályait Egyházasdengeleg községi Önkormányzat Képviselő- testülete és a helyi Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat (Továbbiakban: Kisebbségi önkormányzat) Képviselő- testülete az alábbi együttműködési megállapodásban állapítja meg: A szabályozás a fenti jogszabályok előírásain túlmenően: - a kisebbségi önkormányzatok költségvetésének, gazdálkodásának, vagyonjuttatásának egyes kérdéseiről szóló 20/1995. (III. 3.) Korm. rendelet, - az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 27.) Korm. rendelet figyelembevételével készült. A megállapodás kiterjed: - a költségvetés elkészítésének, jóváhagyásának eljárási rendjére, - a költségvetési gazdálkodás bonyolításának rendjére, - a beszámoló elkészítésének és jóváhagyásának eljárási rendjére, - a vagyontárgyak kezelésének rendjére, - a számviteli, pénzügyi és információszolgáltatási tevékenység végzésének rendjére, - a belső ellenőrzés elvégzésének rendjére - a Polgármesteri Hivatal által a kisebbségi önkormányzat működésével kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátásával kapcsolatos teendőkre, eljárási szabályokra A megállapodás alapvető célja, hogy biztosítsa a hatékony együttműködést, valamennyi tevékenység során a jogszabályi előírások betartását. 1
1. FEJEZET A GAZDÁLKODÁSSAL KAPCSOLATOS FELADATOK I. A költségvetés elkészítésének és elfogadásának rendje A költségvetés elkészítése a jegyző feladata, aki a tervezéssel kapcsolatos összefogó és koordináló teendőket is ellátja. A költségvetés előkészítési munkálataiban a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke vesz részt. A jegyző által elkészített költségvetési koncepciót és a költségvetési rendelettervezetet a polgármester nyújtja be a képviselő-testületnek. A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke a költségvetési határozat tervezetét benyújtja a kisebbségi önkormányzat testületének. I/1. A költségvetés egyeztetésének és elfogadásának rendje: a) A költségvetési koncepció összeállítása előtt a jegyző a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat elnökével áttekinti a következő költségvetési évre vonatkozó feladatokat, a bevételi forrásokat. Az egyeztetést november 15. napjáig kell lefolyatni. A kisebbségi önkormányzat véleményét a koncepció-tervezethez csatolni kell. A következő évre vonatkozó költségvetési koncepciót a Polgármester november 30. napjáig, a választás évében pedig december 15. napjáig benyújtja a képviselő-testületnek. b) A jegyző a költségvetési rendelettervezetet, a kisebbségi önkormányzatot érintő kérdések tekintetében egyezteti a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnökével, a vitás kérdéseket tisztázzák. c) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke az egyeztetések során minden rendelkezésére álló információval a Polgármesteri Hivatal munkáját hatékonyan segíti. Az egyeztetést a költségvetési törvény kihirdetését követő 10 napon belül kell lefolytatni. d) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat költségvetését amelyben meghatározásra kerülnek a működési és felhalmozási célú bevételek és kiadások, ezek között a helyi Önkormányzat támogatása bevételként a testülete megtárgyalja, és elfogadásáról határozatban dönt, legkésőbb a költségvetési törvény kihirdetését követő 20 napon belül. e) A települési Önkormányzat költségvetési rendelet-tervezetét a polgármester nyújtja be a képviselő-testülethez február 15. napjáig, illetve ha költségvetési törvény kihirdetésére a költségvetési évben kerül sor, a benyújtási határidő a törvény kihirdetését követő 45. nap. A rendelet tervezethez a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke a testület költségvetési határozatát továbbítja a polgármester részére. 2
f) A helyi Önkormányzat Képviselő-testülete rendeletében dönt a saját költségvetéséről és tudomásul veszi a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat költségvetését, amely a helyi Önkormányzat költségvetésébe elkülönítetten van beépítve. g) A helyi Önkormányzat Képviselő-testülete a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat testülete költségvetési határozatának törvényességéért, a bevételi és kiadási előirányzatok megállapításáért felelősséggel nem tartozik. h) Az esetleges adósságrendezési eljárás során a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat tartozásaiért a helyi Önkormányzat felelősséggel nem tartozik. I/2. A költségvetési előirányzatok módosítása a) A helyi Önkormányzat költségvetési rendeletébe beépül a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzati előirányzatok a kisebbségi önkormányzat testületének határozata alapján módosíthatók. E módosítások a helyi Önkormányzat költségvetési rendeletének kiadási és bevételi előirányzatán átvezetendők. b) A költségvetési határozat módosításáról a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat elnöke negyedévenként, de legkésőbb december 31. napjáig ad tájékoztatást. I/3. Költségvetési információ A testület által jóváhagyott éves költségvetésről a B.) Önkormányzati költségvetés megnevezésű nyomtatványgarnitúrán keresztül, illetve számítástechnikai program segítségével előállított adathordozón keresztül adatszolgáltatást kell teljesíteni. a) A Polgármesteri Hivatal elkészíti a számítástechnikai program felhasználásával az önkormányzat költségvetéséről a költségvetési információt, amely a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat költségvetését is tartalmazza. Az összeállított információt az önkormányzati rendelet-tervezet képviselő-testület elé terjesztésének határidejét követő 30 napon belül (március 15.) kell a Magyar Államkincstár Nógrád megyei Igazgatóságához (továbbiakban: MÁK) benyújtani. b) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke közreműködik a költségvetési információ összeállításában. 3
II. A költségvetési gazdálkodás bonyolításának rendje A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat működésével (alaptevékenységével) kapcsolatos operatív gazdálkodásának bonyolító szervezete a helyi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala. A Polgármesteri Hivatal a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat költségvetési előirányzatain belül, annak figyelemmel kísérésével végzi a költségvetési szervekre vonatkozó gazdálkodási szabályok betartása mellett a gazdálkodási feladatokat. II/1. Kötelezettségvállalás rendje a) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat feladatainak ellátását szolgáló fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni, vagy ilyen követelést előírni a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke jogosult összeghatárra tekintet nélkül. A kötelezettségvállalásért maga vállalja a felelősséget. b) Kötelezettségvállalás előtt a kötelezettséget vállalónak meg kell győződnie arról, hogy a rendelkezésre álló (fel nem használt) előirányzat biztosítja-e a kiadás teljesítésére a fedezetet. c) Kötelezettségvállalás csak írásban és a kötelezettségvállalás ellenjegyzése után történhet. II/2. Érvényesítés a) Az alaptevékenységével kapcsolatos érvényesítési feladatát a Polgármesteri Hivatalban e feladattal felhatalmazott pénzügyi- számviteli szakképesítéssel rendelkező személy végzi. b) Az érvényesítés során meg kell vizsgálni a kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének jogosságát - a kötelezettségvállalás alapján megtörténhet-e a teljesítés - a megrendelt szolgáltatást elvégezték-e, a megrendelt anyag, áru leszállításra került-e, - a számlázás megfelelő-e, az szabályszerű-e és számszakilag megfelelő-e, - a fedezet rendelkezésre áll-e. c) Az érvényesítés a b.) pontban felsorolt feladatok elvégzésének igazolását jelenti, amelyet az okmányra vezetett záradékban rögzíteni kell. A záradék tartalmazza a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra vonatkozó főkönyvi számlaszámot. II/3. Utalványozás a) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat költségvetési kiadásainak, a bevételei beszedésének elrendelése (továbbiakban: utalványozás) a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke jogosult összeghatárra tekintet nélkül. 4
b) Az utalványozásra csak az érvényesítés után kerülhet sor. Az utalványozás írásbeli rendelkezés. c) A pénzügyi teljesítésre az utalványozás után az érvényesítés és az utalványozás ellenjegyzése mellett kerülhet sor. d) A készpénzben történő pénzügyi teljesítés a pénztári órák figyelembe vételével akkor kerülhet sor, a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke a szükséges dokumentumokat (számlák, megállapodás, szerződés stb.) a pénztári kifizetést megelőző 3. napon pénztáros rendelkezésére bocsátotta. II./4. Ellenjegyzés a) A kötelezettségvállalás, illetőleg a követelés előírásának, továbbá az utalványozásnak az ellenjegyzésére a kisebbségi önkormányzat által megbízott képviselő jogosult. b) Az ellenjegyzésre jogosult feladata, hogy meggyőződjön arról, hogy a kötelezettségvállalás és utalványozás megfelel-e a jogszabályi előírásoknak és biztosított-e a fedezet. c) Amennyiben az ellenjegyző véleménye szerint a kötelezettségvállalás és az utalványozás a b.-) pontban foglaltakkal ellentétes, akkor köteles a szabálytalanságra felhívni a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnökének figyelmét. Ha a kötelezettséget vállaló és utalványozó továbbra is ragaszkodik a jogszabállyal, illetve az önkormányzati határozattal ellentétes utasításhoz, az ellenjegyző az utalványra rávezeti, hogy az ellenjegyzés utasításra történt. Erről az ellenjegyzésre jogosultnak a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat testületét 8 napon belül tájékoztatni kell. III. Pénzellátás, bankszámlarend III/1. Pénzellátás a) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzatot megillető az éves költségvetési törvényben meghatározott éves előirányzat négy egyenlő részben kerül átutalásra a gazdálkodást lebonyolító helyi Önkormányzat költségvetési számlájára, mely összeget a Polgármesteri Hivatal 3 napon belül utal át a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat számlájára. A helyi Önkormányzat saját támogatását egy összegben, a félévet megelőző hó 15. napján bocsátja a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat rendelkezésére. Indokolt esetben ettől eltérni külön kérelemre lehet. b) A Polgármesteri Hivatal pénzügyi előadója a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat a számára olyan analitikus nyilvántartást vezet, amely biztosítja az előirányzat -felhasználás figyelemmel kísérését. 5
III/2. Bankszámlarend a) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat a működésével kapcsolatos gazdálkodással összefüggő pénzforgalmat a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat részére megnyitott alszámlánkon bonyolítja, amelyet a Polgármesteri Hivatal kezel. Az alszámla feletti rendelkezési jog a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnökét és az általa meghatalmazott személyt a banki aláírás-bejelentés szerint illeti meg.(pályázati alszámla) b) A Polgármesteri Hivatal pénzügyi előadója biztosítja, hogy a számvitel és analitikus nyilvántartás során a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat bevétele, kiadása, pénzmaradványa elkülönítetten kimutatásra kerüljön, megteremtve ezzel az önálló pénzgazdálkodás feltételeit. IV. A vagyontárgyak kezelésének rendjére vonatkozó szabályok a) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat vagyontárgyairól a nyilvántartást a Polgármesteri Hivatal pénzügyi előadója vezeti. A szükséges információkat, a dokumentációkat a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke biztosítja, illetőleg a vagyontárgy felvételéhez kapcsolódó bizonylatok szolgáltatják. b) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat vagyonával való gazdálkodás határozatának megfelelően történik. A vagyonváltozással értékesítés és beszerzés összefüggő kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés a II. pontban foglaltak szerint bonyolódik. c) A leltározás megszervezése a Polgármesteri Hivatal pénzügyi előadójának feladata, amelyben közreműködik a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke. V. Beszámolás, információszolgáltatás V/1. Költségvetési beszámoló a) Az éves költségvetési beszámoló a zárszámadási előterjesztés elkészítéséhez az adatokat a Polgármesteri Hivatal pénzügyi előadója a tárgyévet követő év január 31. napjáig, a féléves beszámoló adatait július 15. napjáig adja át a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnökének. b) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke közreműködik a beszámolók összeállításával, a vonatkozó részadatok elkészítésével. c) A Polgármesteri Hivatal a helyi Önkormányzat (a kisebbségi önkormányzat adatait is tartalmazó) éves és féléves költségvetési beszámolóit a beszámoló 6
elkészítését követő 8 munkanapon belül megküldi a MÁK-nak d) A jegyző által elkészített a helyi Önkormányzat zárszámadási rendelettervezetét a költségvetési évet követő 4 hónapon belül a Polgármester terjeszti a képviselő-testület elé. A rendelet-tervezethez csatolni kell a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzati költségvetési beszámoló adatait. e) A polgármester az Önkormányzat gazdálkodásának első félévi helyzetéről szeptember 15-ig, a háromnegyedéves helyzetről november 30-ig tájékoztatja a képviselő-testületet. A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke közreműködik a tájékoztatók elkészítésében. V/2. Évközi egyéb információk a) Az évközi információkat a központi intézkedésektől függően a Polgármesteri Hivatal teljesíti, amelyben közreműködik a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke is. b) A költségvetés bevételeinek és kiadásainak alakulásáról havonta a Polgármesteri Hivatal pénzügyi előadója szolgáltat adatot az Elnök részére. VI. Ellenőrzés A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat működésével (alaptevékenységével) kapcsolatos operatív gazdálkodásának lebonyolításának ellenőrzése a Polgármesteri Hivatal gazdálkodásának részeként a kistérségi társulás keretében megbízott belső ellenőr végzi. A belső ellenőrzés megállapításainak realizálása a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnökének feladata. 2. FEJEZET AZ ÜGYVITELLEL KAPCSOLATOS FELADATOK, TÉRÍTÉSI DÍJAK I/1. Képviselő- testület működésével összefüggő feladatok a) A Polgármesteri Hivatal a jegyző útján, a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnökével egyeztetve ellátja a kisebbségi önkormányzat üléseinek szervezését, e feladatkörében: - Biztosítja az ülés megtartásához a helyszínt, - Előkészíti a napirendre kerülő előterjesztéseket, - A döntések előkészítése és meghozatala során szakmai, jogi tanácsokat, segítséget nyújt, 7
- Amennyiben az előterjesztéssel kapcsolatos egyeztetési kötelezettség áll fenn, abban az esetben az egyeztetést az Elnök egyidejű bevonása mellett lefolytatja. b) A Polgármesteri Hivatal a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Képviselőtestülete által hozott határozatok végrehajtása keretében: - Amennyiben a Polgármesteri Hivatal, illetve a jegyző a kisebbségi önkormányzat határozatában végrehajtásért felelős személyként megjelölésre került, abban az esetben köteles a végrehajtás megszervezésére, együttműködve az Elnökkel, illetve a végrehajtásra kijelölt egyéb személyekkel, szervekkel. - Amennyiben a Polgármesteri Hivatal, illetve a jegyző a kisebbségi önkormányzat határozatában végrehajtásért felelős személyként nem került megjelölésre, abban az esetben igény szerint együttműködik a határozat végrehajtásában. c) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Elnöke a Képviselő- testület munkájának szervezése, illetve a határozatok végrehajtása során: - A kisebbségi önkormányzat ülését legkésőbb 15 nappal megelőzően köteles egyeztetni a jegyzővel a kisebbségi önkormányzat ülésének előkészítéséről. - Köteles a határozatok végrehajtásának menetéről egyeztetni és tájékoztatást nyújtani a jegyző számára. I/2. Általános ügyviteli feladatok a) A Polgármesteri Hivatalba érkező küldemények fogadása, továbbítása: - A Polgármesteri Hivatal a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat számára érkező leveleket, dokumentumokat továbbítja az Elnök, illetve névre szóló küldemény esetén a címzett részére. - A beérkezett de még nem iktatott levelek, dokumentumok átadásáról a hivatal nyilvántartást vezet, melyre fel kell vezetni a feladó és a címzett adatait, az érkezés dátumát, a küldeménv fajtáját (ha van, akkor rangszámát is) és ezt az átadó és átvevő aláírásával kell ellátni. - Az Elnök névre szóló küldemény esetén a címzett a postabontást követően haladéktalanul, iktatás céljából visszajuttatja a küldeményt a Polgármesteri Hivatalba. - A Polgármesteri Hivatal a visszaérkezett leveleket, dokumentumokat beiktatja, majd ügyintézésre visszajuttatja a címzett számára. b) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat tagjai számára, lakcímükre érkező küldemények fogadása, továbbítása: - A címzett a postabontást követően haladéktalanul, iktatás céljából eljuttatja a küldeményt a Polgármesteri Hivatalba. - A Polgármesteri Hivatal a beérkezett leveleket, dokumentumokat beiktatja, majd ügyintézésre visszajuttatja a címzett számára. c) A Szlovák Nemzetiségi Önkormányzattal kapcsolatos adatszolgáltatási, egyéb levelezési feladatokat a Polgármesteri Hivatal az Elnökkel egyeztetve hajtja 8
végre. I/3. Szolgáltatások térítési díja a) Egyházasdengeleg község Önkormányzata a Polgármesteri Hivatal útján, a kisebbségi önkormányzat számára a bankköltségek kivételével térítésmentesen biztosítja a jelen megállapodás 1. Fejezetében megnevezett szolgáltatásokat. b) Egyházasdengeleg község Önkormányzata a Polgármesteri Hivatal útján, a kisebbségi önkormányzat számára térítésmentesen biztosítja a jelen megállapodás 2. Fejezetének I/1., I/2. pontjaiban megnevezett szolgáltatásokat. Ez alól kivételt képeznek az általános ügyviteli költségekbe nem tartozó költségek (gépkocsihasználat, tömegközlekedési eszköz igénybevétele, iratok, okmányok beszerzése) melyeket a kisebbségi önkormányzat köteles megtéríteni. c) Egyházasdengeleg község Önkormányzata a Polgármesteri Hivatal útján, a kisebbségi önkormányzat számára térítésmentesen biztosítja a kisebbségi önkormányzat működéséhez közvetlenül szükséges keretek közt a hivatalban rendelkezésre álló kommunikációs eszközök használatát. d) Egyházasdengeleg község Önkormányzata a Polgármesteri Hivatal útján, a kisebbségi önkormányzat számára a hatályos rendeleteiben meghatározott térítési díj ellenében biztosítja további eszközök és szolgáltatások igénybevételét (Falugondnoki Szolgálat, konyha, stb.). Jelen megállapodást Egyházasdengeleg község Önkormányzatának Képviselőtestülete 8/2007. (III. 08.) számú határozatával, a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő- testülete 7/2007. (IV. 14.) számú határozatával hagyta jóvá. Egyházasdengeleg, 2007. április 23. Zsiga Tamás polgármester Kovács Tibor elnök 9
1