C E E P U S. kézikönyvk. é z i k ö n y v

C E E P U S kézikönyvk é z i k ö n y v 2003/2004

Tempus Közalapítvány CEEPUS Magyarországi Iroda Közép-Európai Felsõoktatási Csereprogram Central European Exchange Program for University Studies Kézikönyv 2003/2004 7. javított kiadás 1134 Budapest, Váci út 37. Tel.: 237 1300 Fax.: 239 1329 Infóvonal: 237 1320 ceepus@tpf.hu www.tka.hu

T ARTALOM ELÕSZÓ 5 I. fejezet: Általános információ a CEEPUS-ról 6 A CEEPUS célja 6 A program rövid története 6 A csereprogram szervezeti felépítése 7 Finanszírozás 9 II. fejezet: A CEEPUS mûködése 10 A CEEPUS hálózat 10 Tematikus Hálózatok 11 Hogyan készítsünk hálózati pályázatot 12 Hálózati pályázatok értékelési folyamata, szempontok, útmutatás 17 III. fejezet: A hálózat mûködése 20 A sikeres mûködés feltételei 20 Információ CEEPUS-koordinátoroknak 21 Hallgatói/oktatói mobilitás a CEEPUS programban 23 A hallgatói/oktatói mobilitási ösztöndíj elnyerésének feltételei 24 Az ösztöndíjasok kiválasztása 25 A SAERF rendszer mûködése 26 A hallgatói/oktatói mobilitási jelentkezési lap kitöltése 28 A fogadási készség visszaigazoltatása 30 Recalculation date 32 A CEEPUS támogatás felhasználási és elszámolási szabályai 32 2

T ARTALOM Ösztöndíjak 32 Útiköltség-hozzájárulás 33 Nyári egyetemek, intenzív szakmai kurzusok 34 Koordinációs találkozó 35 Beszámolók 36 A szállástervezés fortélyai 38 Vízum és tartózkodási engedély kiváltása 38 Egészségbiztosítás 39 A külföldi hallgatók magyarországi szociális programjainak segítése 40 Mellékletek 41 1. Országonként felajánlott hónapkeretek a CEEPUS programban 41 2. A CEEPUS program magyarországi finanszírozása 42 3. A CEEPUS-tagországok magyarországi külképviseletei 43 4. Magyar külképviseletek a CEEPUS-tagországokban 44 5. Ösztöndíjak az egyes CEEPUS-országokban 45 6. Nemzeti CEEPUS Irodák 46 7. ALUMNI for Europe 47 8. További információk 48 3

E LÕSZÓ Kedves Olvasó! A Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda által készített CEEPUS Kézikönyv legújabb, internetes kiadása az elõzõ kiadványhoz képest a program mûködését érintõ, lényegi változásokat tartalmaz, többek között az alábbi témákban: Hálózati pályázat készítése és bírálata A CEEPUS koordinátorok feladatai A fogadási készség visszaigazoltatása a beérkezõ ösztöndíjasoknál Pénzügyi adminisztráció a támogatások kifizetésének szabályai (ösztöndíj, útiköltség-hozzájárulás) Nyári egyetemek/intenzív kurzusok szervezése Vízum A Kézikönyv aktualizálásakor továbbra is fontos célunk volt, hogy az egyes témakörökrõl a lehetõ legbõvebb tájékoztatást adjuk, összefoglalva és rendszerezve azt az ismeretanyagot, amely Irodánkban és a CEEPUS-koordinátoroknál összegyûlt. Kiadványunkkal segíteni szeretnénk mindazok munkáját, akik a felsõoktatási intézményekben a CEEPUS programmal kapcsolatban állnak, beleértve az intézményi felelõsöket, a hálózati koordinátorokat és partnereket, a gazdasági hivatalokat, pályázókat és pályázni szándékozókat egyaránt. Természetesen továbbra is várjuk a programmal kapcsolatos kérdéseit, észrevételeit, javaslatait. Sikeres munkát kívánnak a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda munkatársai: Csernovitz Adél Tóth Krisztina Budapest, 2003. szeptember 5

I. Á LTALÁNOS I NFORMÁCIÓ A CEEPUS-RÓL A CEEPUS CÉLJA A csereprogram célja, hogy lehetõvé tegye a részt vevõ országok felsõoktatási intézményei (egyetemek, fõiskolák) számára vendégtanárok fogadását, diákcseréket, nyelvi és szakmai kurzusokon, valamint nyári egyetemeken való közös részvételt, ezzel is elõsegítve a közép-európai értelmiség szakmai kapcsolatainak erõsítését és bõvítését. A CEEPUS a részt vevõ országok felsõoktatási intézményeinek hálózati együttmûködésére épül. A program hivatalos munkanyelve az angol. A PROGRAM RÖVID TÖRTÉNETE Közép-Európában a kilencvenes évek elején csak kétoldalú együttmûködések jöttek létre az akadémiai mobilitásban a régió országait nem kötötték össze többoldalú kapcsolatok. Ez volt az egyik oka annak, hogy felmerült egy közös program létrehozásának a gondolata. A közép-európai országok részt vettek ugyan európai oktatási (mobilitási) programokban, mint pl. a Tempus, mégis egyre nagyobb igény mutatkozott egy a regionális jellegzetességeket hangsúlyozó, nem az Európai Unió forrásaiból finanszírozott multilaterális alapú regionális program létrehozására. A CEEPUS-egyezményt (megtalálható a Központi CEEPUS Iroda honlapján: http://wwwc.oead.ac.at) 1993. december 8-án Budapesten írták alá Ausztria, Bulgária, Lengyelország, Magyarország, Szlovákia és Szlovénia akkori kultuszminiszterei. 1994 tavaszán a program mûködéséhez szükséges alapok letételére a résztvevõk létrehozták a Központi CEEPUS Irodát Bécsben. 1994 nyarán megalapították a Nemzeti CEEPUS Irodákat és 1995. január 1-én kezdetét vette a programon belüli hallgató/oktatócsere. A programhoz azóta Horvátország és Csehország is csatlakozott, és 1997 júniusában kilencedik országként Románia is bejelentette csatlakozási szándékát. A tagországok a CEEPUS Miniszteri Bizottság IV. Ülésén, 1998. február 7-én, Budapesten döntöttek Románia felvételérõl. A találkozó másik fontos döntése a program további öt évre 2004-ig történõ meghosszabbítása volt. Mivel a CEEPUS országok továbbra is hasznosnak és eredményesnek ítélték 6

Á LTALÁNOS I NFORMÁCIÓ A CEEPUS-RÓL I. a programot, újabb ötéves periódusra, 2009. december 31-ig hosszabbították meg. Errõl a CEEPUS országok oktatási minisztériumainak képviselõi 2003. március 9-én, Zágrábban írták alá a vonatkozó CEEPUS II. Egyezményt. Az egyezmény szövege, amely 11 általános rendelkezésû cikkelyt tartalmaz, inkább stratégiai jellegû újításokat foglal magában, valamint megerõsíti a korábban már bevált tevékenységek létjogosultságát. Magyarországon a CEEPUS program koordinációjával, adminisztrációjával és a pénzügyi menedzsment bonyolításával a Mûvelõdési és Közoktatási Minisztérium az 1997-es költségvetési év második félévétõl a Tempus Közalapítványt bízta meg. A CSEREPROGRAM SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE CEEPUS MINISZTERI BIZOTTSÁG A CEEPUS legfõbb fóruma a miniszteri értekezlet, amely évente legalább egyszer összeül. A Miniszteri Bizottság hozza a program egészére vonatkozó döntéseket és jóváhagyja az értékelõ jelentéseket. A Miniszteri Bizottság tagjai sorából egy évre elnököt választ. KÖZPONTI CEEPUS IRODA A Központi CEEPUS Iroda kizárólagosan koordinátori és értékelési feladatot ellátó szervként mûködik. Feladatai: a Nemzeti CEEPUS Irodák informálása, információterjesztés, a döntéshozatali folyamatok koordinálása, az éves beszámoló jelentés elõkészítése és a program általános értékelése, a program továbbfejlesztése érdekében javaslatok elkészítése, a Miniszteri Bizottság üléseinek elõkészítése és megszervezése, a nemzetközi ülések jegyzõkönyveinek elkészítése, kérelemre segítségnyújtás a Miniszteri Bizottság által hozott döntések végrehajtásában. 7

I. Á LTALÁNOS I NFORMÁCIÓ A CEEPUS-RÓL A Központi CEEPUS Iroda fõtitkárát kétharmados többséggel, öt évre a Miniszteri Bizottság választja meg, az Osztrák Köztársaság javaslatára. NEMZETKÖZI SZAKÉRTÕI BIZOTTSÁG Nemzetközi testület, amely a hálózati pályázatok szakmai bírálatát végzi. NEMZETI CEEPUS IRODÁK Feladataik: a program országos szintû promóciója, kiadványok készítése, rendezvények szervezése, hálózatépítés, folyamatos kapcsolattartás a Központi CEEPUS Irodával, a többi Nemzeti CEEPUS Irodával, a pályázókkal, és a pályázni szándékozókkal, a pályázatok összegyûjtése, pénzügyi menedzsment, a jelentések összegyûjtése, a program nemzeti értékelése, éves jelentések elkészítése. NEMZETI SZAKÉRTÕI BIZOTTSÁG A magyar hálózati pályázatok elõzetes értékelését a Magyar Rektori Konferencia, a Fõiskolai Fõigazgatói Konferencia, a Mûvészeti Egyetemek Rektori Széke és a Hallgatói Önkormányzatok Országos Konferenciája (HÖOK) küldötteibõl alakult szakértõi testület végzi. NEMZETI BÍRÁLÓI TESTÜLET A bírálat több pólusúvá tételének érdekében a hálózati pályázatok tartalmát szakmai szempontból a Nemzeti Szakértõi Bizottság által felkért bírálók értékelik. 8 INTÉZMÉNYI CEEPUS-KOORDINÁTOR Minden részvételre jogosult magyar felsõoktatási intézményben van egy az intézmény összes CEEPUS-pályázatának sorsát követõ ún. intézményi CEEPUS-koordinátor, akinek a legfõbb feladata a programmal kapcsolatos gyakorlati teendõk kivitelezése, a pályázni szándékozók segítése és az információ továbbítása. A magyarországi intézményi CEEPUS-koordinátorok listája megtalálható a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda Internet honlapján, illetve az intézményeken belül felvilágosítást a Nemzetközi Iroda vagy a Rektori/Fõigazgatói Titkárság/Dékáni Hivatal tud adni.

Á LTALÁNOS I NFORMÁCIÓ A CEEPUS-RÓL I. HÁLÓZATI KOORDINÁTOR/PARTNER Figyelembe véve a hálózati pályázatban meghatározott célokat, a hálózat szakmai munkájáért és a hálózaton belül lebonyolított mobilitásokért felel. HALLGATÓK/OKTATÓK A hallgatók, akárcsak az oktatók, a mobilitási lehetõségek kedvezményezettjeiként vehetnek részt a programban. FINANSZÍROZÁS A program költségeit a CEEPUS-országok kormányai finanszírozzák oly módon, hogy az országba érkezõ CEEPUS-ösztöndíjasok tartózkodási költségeit és ösztöndíját a fogadó ország fedezi. Minden ország deklarálja, hogy az adott tanévben hány ösztöndíjhónapot finanszíroz, azaz összesen hány hónapra fogad külföldi hallgatókat és oktatókat. Minden ország meghatározza az általa fogadott oktatók és diákok havi illetményét, az ország saját pénznemében. Ebbõl következõen az ösztöndíjak mértéke országonként változó. A jelenleg aktuális támogatási összegeket lásd a 45. oldalon, az 5. mellékletben. Az alábbi táblázatban összefoglalás látható a programban részt vevõ országok által tanévenként felajánlott fogadási ösztöndíjhónapokról, hónapkvótákról. Országok A BG CZ H HR PL RO SI SK Hónapok száma 2003/2004 720 450 550 540 250 430 625 270 320 9

II. A CEEPUS MÛKÖDÉSE A CEEPUS HÁLÓZAT A CEEPUS-ban a pályázatok beadásának elsõ lépése egy ún. hálózat (network) létrehozása, vagy egy már mûködõ hálózathoz való csatlakozás. A csereprogram jó keretet ad közép-európai intézmények már mûködõ hálózatának is. A CEEPUS hálózat az a szervezeti keret, amelyben az oktatók és hallgatók mobilitása megvalósul. Egy CEEPUS hálózatot legalább 2 különbözõ CEEPUS-ország minimum 3 felsõoktatási intézménye alkotja (tehát legalább három partner részvétele szükséges), melynek koordinátora a hálózat egyik intézménye. A többi tag partnerként vesz részt a hálózatban. Hálózati pályázatot intézményi, kari és tanszéki szinten egyaránt lehet készíteni, de ez utóbbi esetben intézményi támogatást kell élveznie a kezdeményezésnek. Az elõzõekbõl következõen ugyanaz az intézmény egyszerre több pályázatot is beadhat. Amikor kialakult a hálózatot létesíteni kívánó intézmények köre, az adminisztratív teendõk elõtt célszerû tisztázni a szervezeti kérdéseket. Az egyik legfontosabb, hogy az egyenrangú partnerek közül mely intézmény képviselje koordinátorként a hálózatot. Ez az elsõ az egyenlõk között státusz a gyakorlatban jó kapcsolattartási lehetõséget és készséget feltételez, amely a legtöbb esetben nagyobb tartalmi részvállalással is járhat. A koordinátor intézmény teremti meg a feltételeket a részt vevõ intézmények tevékenységeinek közös tervezéséhez és összehangolásához. Erre az intézményre hárul a hálózat egészét érintõ adminisztratív feladatok ellátása. A koordinátor intézmény teendõinek szakmai kivitelezése a hálózati koordinátor feladata. Õ készíti el a beadandó hálózati pályázatot, s késõbb a részt vevõ intézmények beszámolói alapján a hálózat tevékenységérõl, eredményeirõl szóló éves jelentést. A CEEPUS-koordinátorok feladatairól szóló részt bõvebben lásd a 21. oldalon. A nyertes hálózatok a pályázat beadását követõ tanévben hallgatói és oktatói utazásokat ún. mobilitást bonyolítanak le. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az adott intézmény a hálózat többi intézményébõl fogad, illetve küld hallgatókat és oktatókat. A mobilitásról, a hallgatók és az oktatók jelentkezésérõl bõvebben lásd a III. fejezetet. 10

A CEEPUS MÛKÖDÉSE II. A CEEPUS elsõsorban az oktatás fejlesztésének elõsegítésére jött létre, ezért kongresszusok, konferenciák szervezése és kizárólag kutatás nem képezheti a CEEPUS hálózati pályázat tárgyát. A csereprogram a hallgatói/oktatói mobilitáson túl támogatja az egy-egy szakterületen megszervezett néhány hetes kurzusokat (intenzív kurzusok, nyári egyetemek). Ezeknek például a doktori (PhD) képzésben van nagy jelentõségük, mivel ez lehetõséget ad arra, hogy a CEEPUS keretében együttmûködõ közép-európai egyetemek/ fõiskolák egy-egy területen kimagasló színvonalú képzést valósítsanak meg. TEMATIKUS HÁLÓZATOK: EGYÜTTMÛKÖDÉSI LEHETÕSÉG A DÉLKELET-EURÓPAI ORSZÁGOKKAL (ALBÁNIA, BOSZNIA- HERCEGOVINA, MACEDÓNIA, SZERBIA ÉS MONTENEGRÓ) A CEEPUS program lehetõséget kínál arra, hogy Tematikus Hálózatok keretében azokkal a dél-kelet-európai felsõoktatási intézményekkel is létrejöhessenek együttmûködések, amely országok még hivatalosan nem tagjai a programnak. A 2001/2002-es tanévtõl ez a lehetõség Magyarország elõtt is nyiltva áll. A Tematikus Hálózatokat a bécsi székhelyû Központi CEEPUS Iroda koordinálja. AZ EGYÜTTMÛKÖDÉS CÉLJA: a régióból hazánkba érkezõ egyéni mobilitás Magyarországról a régióba irányuló egyéni mobilitás MAGYARORSZÁG ESETÉBEN AZ EGYÜTTMÛKÖDÉS KERETE A 2003/2004-ES TANÉVBEN: 40 ösztöndíjhónap A 40 tematikus hónap 30 fogadási és 10 küldési hónapra oszlik meg. Ez azt jelenti, hogy ebben az együttmûködési típusban mind a kimenõk, mind a bejövõk ösztöndíját Magyarország finanszírozza. A mobilitás egészére a normál mobilitási szabályok vonatkoznak. A Tematikus Hálózatok esetében a pályázóknak ki kell választaniuk, hogy melyik típusú Tematikus Hálózatban szeretnének részt venni: Általános akadémiai együttmûködés (General Track GT): A jelenleg futó CEEPUS hálózatokhoz további partnerek csatlakoznak a régióból, így lényegében a már létezõ hálózat kibõvítése történik. 11

II. A CEEPUS MÛKÖDÉSE Ebben az esetben a pályázatot, a normál mobilitási formanyomtatvány kitöltésével a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodához (TKA/ CMI) kell beadni. A TKA/CMI a Központi CEEPUS Irodával való egyeztetés után értesíti a pályázót az ösztöndíj megítélésérõl. Tematikus akadémiai együtmûködés (Specific Track ST): Kizárólag speciális tematikával mûködõ, új hálózatok. Ebben az esetben a pályázatot a Központi CEEPUS Irodába kell beadni, egy másolati példányt a TKA/CMI-nek is el kell juttatni. A TKA/CMI a Központi CEEPUS Irodával való egyeztetés után értesíti a pályázót az ösztöndíj megítélésérõl. JELENLEG MÛKÖDÕ TEMATIKUS HÁLÓZATOK Tematikus Hálózat CCO-1: Tell Us Your Story CCO-2: Life stories CCO-3: Migration CCO-4: Lazar s Dream CCO-5: A-34 extension CCO-6: International law CCO-7: A-5 extension CCO-8: A-105 extension CCO-9: A-9 extension Együttmûködés típusa ST ST ST ST GT ST GT GT GT Téma Háborús emlékek, tapasztalatok Az egyén önfelismerése a társadalomban A bevándorlás Közös kultúrkincs felismerése a mitológiában Digitális mammográfia és 3 D képalkotás Nemzetközi jog Osztrák irodalom, távoktatás Geológia Kulturális mûemlékek megõrzése HOGYAN KÉSZÍTSÜNK HÁLÓZATI PÁLYÁZATOT 1. PROJEKTÖTLET A projektötlet egy felmerülõ igény, probléma, aminek megoldását a projekt hivatott szolgálni, vagy egy felkínálkozó lehetõség, aminek kihasználását a projekt létrejötte segíti elõ. 2. PROJEKTTERVEZÉS A projekttervezés a projekt kulcsfontosságú része. Ebben a szakaszban pontosan meg kell határozni az elérendõ célt és az ennek érdekében végrehajtandó tevékenységeket, sorrendjükkel együtt. El kell osztani a rendelkezésre álló erõforrásokat, meg kell határozni a hatásköröket és a felelõsségeket. 12

A CEEPUS MÛKÖDÉSE II. Ebben a szakaszban kell megjelölni az ellenõrzési pontokat, illetve a viszszacsatolás módját és eszközeit is. 3. PARTNERKERESÉS A hálózat kialakításakor célszerû arra törekedni, hogy a hálózat tagjai a már meglévõ formális vagy informális kapcsolatokból származzanak. Ennek legfõbb elõnyei: hatékonyabb kommunikáció a partnerek között, könnyebben meghatározható szervezési feladatok, hatékonyabb szakmai program. Komoly segítséget jelenthet a partnerkeresésben, hogy a Központi CEEPUS Iroda honlapján http://wwwc.oead.ac.at megtalálhatóak a jelenleg futó hálózati pályázatok. A programleírások mellett szerepel az összes partnerintézmény, valamint a koordinátor neve és címe is, így az érdeklõdõk nemcsak partnereket találhatnak új projektjeikhez, de olyan hálózatokat is, amelyek munkájába szívesen bekapcsolódnának. A hálózathoz való csatlakozás feltételeirõl a hálózati koordinátorok tudnak felvilágosítást adni. Az information résznél egy új keresõ funkció is beállításra került, mellyel a programban már részt vevõk között lehet ország, intézmény, vagy téma szerint partnereket keresni leendõ együttmûködések kialakításához. 2 2 3 3 PROJEKTTERVEZÉS 1PROJEKTÖTLET 4 4 PARTNERKERESÉS 4. A KOORDINÁTOR INTÉZMÉNY ÉS A HÁLÓZATI KOORDINÁTOR KIVÁLASZTÁSA Ha a partnerkeresés eredményeként a hálózat körvonalazódni látszik, az egyik részt vevõ intézménynek magára kell vállalnia a koordinátor szerepét. A koordinátor intézmény feladatait lásd a 10. oldalon. 5 5 6 6 PÁLYÁZATI ÛRLAP KITÖLTÉSE A KOORDINÁTORINTÉZMÉNY ÉS A HÁLÓZATI KOORDINÁTOR KIVÁLASZTÁSA A HÁLÓZATI PÁLYÁZATOK BEADÁSA: JANUÁR 15. 13

II. A CEEPUS MÛKÖDÉSE Egy hálózat sikere azonban elsõsorban nem azon múlik, hogy melyik intézmény koordinálja, sokkal inkább a hálózati koordinátor/partner és az intézményi CEEPUS-koordinátor személyén. A hálózati koordinátorok és partnerek nemzetközi szakmai kapcsolatrendszerrel, valamint jó szervezõkészséggel rendelkezõ személyek. 5. A HÁLÓZATI PÁLYÁZAT Függetlenül a projekt tervezett idõtartamától a hálózati pályázatot minden évben újra be kell adni. A hálózati pályázatokat a csatolandó dokumentumokkal együtt nyomtatott formában egy eredeti példányban kell beadni a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodához, de a pályázatokat 2000-tõl az Internetre is fel kell tölteni, mivel elbírálásuk elektronikus úton történik (ld.: 16-17. oldal). A PÁLYÁZATI ÛRLAP KITÖLTÉSEKOR A KÖVETKEZÕKRE ÉRDEMES FIGYELNI: Fontos a partner (contact person) megfelelõ kiválasztása, vagyis azon személyé, aki a partnerintézményben a koordinátorral tartja a kapcsolatot. A szállással kapcsolatos kérdéseket (Housing Contact) érdemes idõben tisztázni: megoldható-e intézményi (kollégiumi) lehetõségekkel, vagy külsõ szállás igénybevétele is szükséges. A pályázat beadásakor még nem áll rendelkezésre az egyes intézményekbe érkezõ ösztöndíjasok létszáma, ez csak a pályázatok elfogadása után pontosítható. A szállástervezésnél érdemes figyelembe venni, hogy az ösztöndíjak összege országonként változó. Egyes országokban az ösztöndíj tartalmazza a szállásköltséget, míg máshol erre külön támogatást biztosít a program. A szállással kapcsolatos információkról bõvebben lásd A szállástervezés fortélyai címû fejezetet (38. oldal). A pályázat érdemi része a programleírás (program description) tükrözze az egyes résztvevõk szakmai hátterét, feladatait, célját, illetve azt, hogy a tervezett hálózat hogyan illeszkedik eddigi kapcsolatrendszerükbe, mennyiben segítené annak fejlesztését. A következõkben rövid útmutatóval szeretnénk tanácsot adni a hálózati pályázatok programleírásának elkészítéséhez. Az egyes alpontok néhány olyan fontos, kifejtendõ témát tartalmaznak, amelyek a bírálat során elõtérbe kerülnek. (A hálózati pályázatok bírálatáról bõvebben lásd a 17-19. oldalt.) 14

A CEEPUS MÛKÖDÉSEL II. A projekt végrehajtása mennyiben járul hozzá az egyetemek/fõiskolák közti kapcsolatok elmélyítéséhez, egy közép-európai felsõoktatási hálózat kialakulásához? A tervezett program alapján várható-e olyan eredmény, amely hozzájárul a közép-európai felsõoktatási intézmények közti átjárhatóság biztosításához, az egyes kurzusok kölcsönös elimeréséhez? A projekt során kifejlesztésre kerülnek-e olyan kurzusok, amelyek több egyetemen/fõiskolán is elõadhatóak? A projekt eredményeképpen várható-e új, elsõsorban interdiszciplináris kurzusok megjelenése az együttmûködésben részt vevõ intézményekben? A program végrehajtása mennyiben járul hozzá generációs szempontból kiegyenlített munkacsoportok szervezõdéséhez? A pályázat során van-e lehetõség arra, hogy a hallgatók bekapcsolódjanak a tudományos munkába? A résztvevõk rendelkeznek-e nemzetközi és hazai elismertséggel, tudományszervezési készséggel? A pályázatban rögzített cél elérése milyen mértékben járulhat hozzá az érintett és a kapcsolódó tudományágak fejlõdéséhez, eredményezhet-e új megoldásokat vagy felismeréseket, mekkora az esélye a megvalósíthatóságnak, illetve publikálhatóságnak? CSATOLANDÓ DOKUMENTUMOK: A pályázat elengedhetetlen részei az alábbi szándéknyilatkozatok: LETTER OF ENDORSEMENT az intézmény vezetõjének nyilatkozata az intézmény részvételi szándékáról. Ha új hálózat jelentkezik támogatásra, akkor ezt a levelet minden intézmény rektorának/fõigazgatójának alá kell írnia. Ha már az elõzõ év(ek)ben is mûködött a hálózat, akkor a Letter of Endorsement csatolása nem szükséges. Ha új tag csatlakozik, akkor ezt csak az új intézmény rektorának/fõigazgatójának kell aláírnia. LETTER OF INTENT a külföldön folytatott tanulmányok kölcsönös elismerését és tandíjmentességét igazolja. A külföldön folytatott tanulmányok elfogadásáért felelõs egység tanszék, kar vezetõje tölti ki. Minden évben újat kell írni. 15

II. A CEEPUS MÛKÖDÉSE A TRAFFIC SHEET a tervezett mobilitások intézményekre lebontott tervét jelenti, vagyis mely intézménybõl, mely intézménybe hány hallgató és hány oktató utazik. A tervezési és megvalósítási egység az ösztöndíjhónap. A tervezési minimum 1 hónap tovább nem osztható. A pályázati anyagban szereplõ hónapszámok összegének meg kell egyeznie a táblázatokban szereplõ hónapok összegével. Minden részt vevõ intézményre külön oldal készítendõ. A hónapszámok jelentik egyrészt a fogadási, másrészt a kiutazási hónapot. A Traffic Sheet-eket a hálózati pályázathoz hasonlóan az Internetre kell feltölteni. REKTORI/DÉKÁNI NYILATKOZATOK Az alábbi két nyilatkozatot magyar nyelven kell elkészíteni és a hálózatban részt vevõ minden magyar intézmény részérõl, minden pályázati évben, egy eredeti példányban kell a pályázathoz csatolni. A projekt és az intézmény már meglévõ oktatási programjainak harmóniája (a programtervezetnek benne kell lennie a pályázatban: a dékánnak vagy a rektornak nyilatkoznia kell arról, hogy ez kiegészíti az intézmény már meglévõ programját). A projekt hozzájárulása az intézmény oktatás-fejlesztési stratégiájának megvalósításához (errõl a dékán, vagy a rektor nyilatkozik az intézményi fejlesztési terv prioritásai alapján). A Letter of Endorsement, a Letter of Intent és a Rektori/dékáni nyilatkozatok szövege letölthetõ formában megtalálható a Tempus Közalapítvány/ CEEPUS Magyarországi Iroda honlapján. A szöveget az aktuális intézményi adatokkal kitöltve egy intézményi fejléces papírra kell kinyomtatni, a fentiekben meghatározott személlyel aláíratni és lepecsételtetni. 6. A HÁLÓZATI PÁLYÁZATOK BEADÁSA A hálózati jelentkezési lapokat legkésõbb január 15-i postai bélyegzõvel egy eredeti példányban kell eljuttatni a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodába. 2000-tõl az intézmények viszik fel az Internetre is a hálózati pályázatokat. Ennek elérhetõsége: wwwc.oead.ac.at 16

A CEEPUS MÛKÖDÉSE II. A hálózati koordinátor feladata az elõzõekben említett szándéknyilatkozatok (Letter of Endorsement és Letter of Intent) beszerzése, illetve a teljes hálózati pályázati anyag összeállítása és határidõre történõ beküldése. Ebben a tevékenységében segítségére lehet az intézményi CEEPUS-koordinátor is. A január 15-i határidõre beadott hálózati pályázatokban a szándéknyilatkozatok eredeti példányainak kell szerepelnie, hiánypótlásra lehetõség nincs. Egy adott hálózati pályázatot csak egyszer, a koordinátorintézmény országának nemzeti CEEPUS irodájához kell benyújtani. Magyar koordinációjú hálózatok esetén a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodához. Ezzel a pályázat elsõ szakasza lezárul. A HÁLÓZATI PÁLYÁZATOK ÉRTÉKELÉSI FOLYAMATA, SZEMPONTOK, ÚTMUTATÁS A CEEPUS HÁLÓZATI PÁLYÁZATOK BÍRÁLATA HÁROM LÉPÉSBEN TÖRTÉNIK: A HIÁNYPÓTLÁSRÓL A Tempus Közalapítvány Kuratóriuma a Közalapítványhoz beadott pályázatok esetében hiánypótlást nem fogad el. Ugyanakkor a 2004. január 15-ei pályázati határidejû CEEPUS hálózati pályázatok esetében a 2004. január 5-ig beérkezõ pályázatokat elõzetes formai bírálatnak veti alá, és kéri az esetleges hiányosságok pótlását. Formai elvárásnak minõsülnek a pályázati ûrlapon, a pályázati ûrlapok magyar nyelvû kitöltési útmutatójában és a pályázati felhívásban ekként felsorolt dokumentumok. 1. FORMAI BÍRÁLAT 2. NEMZETI BÍRÁLAT 3. NEMZETKÖZI BÍRÁLAT JANUÁR-FEBRUÁR MÁRCIUS MÁRCIUS-ÁPRILIS NEMZETI CEEPUS IRODA NEMZETI SZAKÉRTÕI BIZOTTSÁG NEMZETI BÍRÁLÓI TESTÜLET NEMZETKÖZI SZAKÉRTÕI BIZOTTSÁG NEMZETI CEEPUS IRODÁK 1. FORMAI BÍRÁLAT Az alábbi formai hiányosságok esetén a pályázatot ki kell zárni a további eljárásból a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda vezetõje, a CEEPUS Magyarországi Bizottság elnöke és alelnöke együttes döntése alapján: (1.1) Határidõn túl érkezett (azaz a postai bélyegzõn január 15-nél késõbbi dátum van feltüntetve). 17

II. A CEEPUS MÛKÖDÉSE (1.2) A fogadókészséget igazoló Letter of Endorsement hiányzik, vagy azt nem a rektor/fõigazgató írta alá. (1.3) A tanulmányok elismerését igazoló Letter of Intent hiányzik, vagy azt nem a programgazda (tanszékvezetõ, dékán) írta alá. (1.4) A koordináló intézményen kívül nincs legalább két partnerintézmény a hálózatban. Ez alól kizárólag a CEEPUS II Egyezmény életbelépésével ún. közös programok (joint degrees) kidolgozására alakuló hálózatok képeznek kivételt, ebben az esetben két partnerintézmény elegendõ az együttmûködéshez. (1.5) A pályázatból hiányoznak az alábbi, Nemzeti bírálat során értékelendõ fejezetek, írásbeli nyilatkozatok formájában: A projekt és az intézmény már meglévõ oktatási programjainak harmóniája, A projekt hozzájárulása az intézmény oktatásfejlesztési stratégiájának megvalósításához. A nyilatkozatok kizárólag rektori/fõigazgatói/dékáni aláírással fogadhatók el. A formai hiányosságok miatt további eljárásra nem bocsátott pályázatok listáját, indoklással együtt, a Nemzeti Szakértõi Bizottsággal (CEEPUS Magyarországi Bizottság) írásban ismertetni kell. A kizárás tényérõl a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda a pályázót írásban értesíti. 2. NEMZETI BÍRÁLAT Minden pályázatot ketten véleményeznek és pontoznak: egymástól függetlenül két, a Nemzeti Szakértõi Bizottság által felkért bíráló. A Nemzeti Szakértõi Bizottság tagjai nem bírálnak, de a pályázatok referenseiként azok tartalmát ismerni kötelesek. A pályázatok tartalmát a felkért szakmai bírálók értékelik az alábbi szempontok alapján: (2.1) A projekt és a CEEPUS általános célkitûzéseinek összhangja (2.2) A hálózat célkitûzéseinek világos, konkrét megfogalmazása (2.3) A pályázat kidolgozottsága, kivitelezhetõsége, megalapozottsága (2.4) A tervezett mobilitások megvalósíthatósága (2.5) A hálózat nemzetközi dimenziója (2.6) Programmenedzsment 18

A CEEPUS MÛKÖDÉSE II. A pályázatok listáját (a pályázatban szereplõ diák és tanár mobilitási hónapszámok feltüntetésével) és a bírálatokat a Nemzeti Szakértõi Bizottság az értékelõ ülés elõtt megkapja. A Bizottság feladata, hogy a bírálatok alapján a nemzeti rangsort kialakítsa. A nemzeti rangsor kialakításakor fontos szerepet játszik, hogy egy adott hálózat az elõzõ tanévben milyen hatékonysággal mûködött, hogyan használta ki a rendelkezésére álló hónapkeretet. 3. NEMZETKÖZI BÍRÁLAT A nemzeti CEEPUS irodákkal együttmûködve, a nemzeti pontszámokat alapul véve, a Nemzetközi Szakértõi Bizottság állítja fel a végsõ rangsort és hozza meg a döntést a hálózati pályázatok elfogadásáról vagy elutasításáról. A végsõ rangsor kialakításánál a nemzeti pontszámok mellett az úgynevezett nemzetközi pontok is szerepet játszanak. Erre azért van szükség, mert így lehet elérni, hogy egy pályázatban ne csak a koordináló intézmény országának, hanem a partnerországok bizottságainak véleménye is érvényesüljön. A rangsor meghatározása után kerül sor a döntéshozatalra, ahol a rangsoron kívül a Nemzetközi Bizottság még az egyes országok által felajánlott hónapkvótákat is figyelembe veszi. A bírálati eredmények kihirdetési ideje: tárgyév április. 19

III. A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE A SIKERES MÛKÖDÉS FELTÉTELEI A hálózatok alapja az együttmûködés. A téma kiválasztása komoly szakmai kihívást jelentõ feladat: egyszerre feleljen meg a hazai és nemzetközi igényeknek, vagyis vegye figyelembe, mire van szükség az adott régióban, és ehhez nyújtson segítséget a partner hasonló igénye, illetve ezirányú tapasztalata. Tehát olyan oktatói gárdát kell megnyerni mind a saját, mind a külföldi intézményekben, akik biztosítják a megfelelõ intellektuális hátteret, megértik és magukénak érzik a program lényegét. Mivel a projekt sikerének szempontjából a folyamatos kommunikáció létszükséglet, így olyan partnerhálózatban kell gondolkodni, mely megfelel a fenti két szempontnak: összegyûjti az adott szakterület kimagasló szakembereit, és egyben lehetõvé teszi a közös munkát. Tehát a partnerek számát folyamatosan érdemes bõvíteni: kezdetben elég 3-5, majd 6-10 intézmény részvétele ideális. A projekt sikerességének feltételei közé tartozik a projekt egész ideje alatti megfelelõ koordináció és kommunikáció. A sikeres hálózatban a partnerek is aktívan részt vesznek, tájékozódnak a CEEPUS mûködési elvérõl. Az intézmények szándéka és érdeke azonos: a fogadások és kiutazások megvalósítása. A lehetõ legteljesebb hónapfelhasználás. Folyamatos munkakapcsolat az intézményi és hálózati koordinátorok között a pályázatok benyújtásától, az oktatói és hallgatói mobilitással összefüggõ feladatok végrehajtásán keresztül, a hálózatokon belül rendelkezésre álló hónapok felhasználásának ellenõrzéséig. Az ösztöndíjasok megfelelõ kiválasztása. Az oktatói és hallgatói mobilitás gördülékeny lebonyolítása. A koordinátor és a partnerintézmények kapcsolattartójának folyamatos, zökkenõmentes, gyors és eredményes, nem (csak) formális párbeszéde. Évente egyszer minden magyar koordinációjú hálózat élhet a hálózatmûködési és szakmai kérdéseinek egyeztetésére összehívott koordinációs találkozó szervezésének lehetõségével. Lásd a 35. oldalon a Koordinációs találkozó szervezése címû fejezetet. Fontos a tervben szereplõ határidõk betartása, a jelentések idõbeni elkészítése. A hálózatban részt vevõ intézmények a program végrehajtása során kurzusok, tanfolyamok, nyári egyetemek, intenzív programok szerve- 20

A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE III. zésével törekednek az intézmények, az oktatók és hallgatók közötti kapcsolatok elmélyítésére, az oktatás fejlesztésére. A nemzeti CEEPUS irodával történõ folyamatos együttmûködés. INFORMÁCIÓ CEEPUS KOORDINÁTOROKNAK Az intézményeknek a nyertes hálózati pályázatok sikeres megvalósítása érdekében biztosítaniuk kell a megfelelõ adminisztratív struktúrát. Emiatt intézményi CEEPUS koordinátor kijelölése szükséges, valamint biztosítani kell a CEEPUS hálózatok szakmai munkájáért felelõs hálózati koordinátor(ok) vagy hálózati partner(ek) munkájához szükséges feltételeket. A Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda a CEEPUS koordinátorokkal, szükség esetén az intézmény pénzügyi részlegével áll közvetlen munkakapcsolatban. A CEEPUS-ösztöndíjat nyert hallgatókkal/oktatókkal az intézményi/hálózati koordinátorok tartják a kapcsolatot. A program sikeres mûködése szempontjából elengedhetetlen az intézményi CEEPUS koordinátor és az intézmény pénzügyi osztálya közötti folyamatos kapcsolattartás és információcsere. Jól mûködõ hálózatokban a koordinátor- és a partnerintézmények vagyis a hálózati koordinátor és a partnerek is folyamatosan kommunikálnak egymással. Tekintettel a CEEPUS hálózatok multilaterális természetére, különösen fontos, hogy minden résztvevõ tisztában legyen a partnerintézmények közötti hallgatói és oktatói mobilitások hónapkereteivel. Az alábbiakban lépésrõl-lépésre ismertetjük azokat a feladatokat, tennivalókat, amelyekkel egy nyertes hálózat koordinátora a projekt végrehajtása közben szembesül. 1. AZ INTÉZMÉNYI CEEPUS KOORDINÁTOR FELADATAI Az intézményi CEEPUS koordinátor legfõbb feladata a programmal kapcsolatos gyakorlati teendõk kivitelezése, a pályázni szándékozók segítése és az információ továbbítása. Ezen felül a következõk: 1.1. Folyamatos munkakapcsolat a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodával. 1.2. A Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodától érkezõ anyagok, információk továbbítása az oktatók és a hallgatók felé. 21

III. A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE 1.3. A hálózati koordinátorok munkájának segítése. 1.4. A dékáni hivatalok és az illetékes karok/tanszékek tájékoztatása a hálózati projektek jóváhagyásáról. 1.5. Az oktatói és hallgatói mobilitások figyelemmel kísérése, ezen belül az elfogadott hálózatokon belül rendelkezésre álló ösztöndíjhónapok nyilvántartása (ki- és beutazások), valamint az ösztöndíjasok érkezési és elutazási idejének nyilvántartása. 1.6. A hálózati programok keretében kiutazott hallgatóktól és oktatóktól az útijelentés (Student/Teacher Mobility Report) és az igazoló levél (Letter of Confirmation) összegyûjtése a hazaérkezésüktõl számított 2 héten belül. 1.7. A kiutazó ösztöndíjasok tájékoztatása az útiköltség támogatás lehetõségérõl és a kifizetés módjáról. 1.8. Tájékoztatás és információadás a CEEPUS program iránt érdeklõdõknek. 1.9. Együttmûködés az intézmény pénzügyi részlegével. 2. HÁLÓZATI KOORDINÁTOR FELADATAI Figyelembe véve a hálózati pályázatban meghatározott célokat, a hálózati koordinátor a hálózat szakmai munkájáért és a hálózaton belül lebonyolított mobilitásokért felel a hálózat egészét tekintve. A hálózati koordinátor az alábbiakban ismertetett teendõket a projektpartnerekkel, az intézményi koordinátorral, illetve a pályázni szándékozó hallgatókkal és oktatókkal együttmûködve végzi: 2.1. A nyertes hálózatok kiértesítése után a Letter of Acceptance aláírásával, lepecsételésével és visszaküldésével elfogadja az elnyert hónapkereteket. A nyilatkozat visszaküldése a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodához a feltétele a hálózat hivatalos mûködésének. 2.2. Az elnyert hónapkeret konkrét, intézményenkénti lebontása a résztvevõk közös feladata. Magyar koordinációjú hálózatok esetén ebbõl a célból koordinációs találkozó szervezésére is van lehetõség (bõvebben ld. 35. oldal). A mobilitások tervezési és megvalósítási egysége az ösztöndíjhónap (a legkisebb tervezési egység 1 hónap, mely tovább nem osztható). A különbözõ CEEPUS országokra megadott keretszámokat nem lehet átrendezni, még akkor sem, ha a hálózat összes ösztöndíjhónap mennyisége változatlan marad, mivel a CEEPUS ösztöndíjakat mindig az adott fogadó ország biztosítja. Egy adott intézmény számára biztosított hallgatói és oktatói ösztöndíjhónapokat a nemzeti 22

A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE III. CEEPUS iroda hozzájárulásával kvótakereten belül át lehet csoportosítani (pl. több hallgató kevesebb oktató, illetve fordítva). 3. HÁLÓZATI KOORDINÁTOR/PARTNER FELADATAI Az alábbi feladatokat a hálózati koordinátor elõbb felsorolt feladatai mellett végzi, a hálózati partnerekre csak az alábbiak vonatkoznak: 3.1. Az intézménybe érkezõ külföldi hallgatók/oktatók szakmai programjának biztosítása. 3.2. Folyamatos kapcsolattartás az intézményi CEEPUS-koordinátorral. 3.3. Folyamatos kapcsolattartás a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodával. 3.4. Az igazoló levél (Letter of Confirmation) kitöltése és aláírása. A Letter of Confirmation formanyomtatvány az ösztöndíjas fogadóintézményben eltöltött idõszakának igazolására. A fogadóintézményben a támogatott periódus végén, a hálózati koordinátor/partner tölti ki. A mobilitásban részt vett hallgató/oktató kötelessége ezt az igazolást kitöltetni és aláíratni, majd azt az útijelentéssel (Student/Teacher Mobility Report) együtt a hazaérkezéstõl számított 2 héten belül 2 példányban a küldõ ország nemzeti CEEPUS Irodájának eljuttatni. A magyar kiutazók esetében a dokumentumokat az intézményi koordinátorhoz kell eljuttatni. 3.5. A hálózati koordinátor/partnerek folyamatos informálása a fogadási keretek felhasználásáról. 3.6. A záró szakmai beszámoló elkészítése. HALLGATÓI/OKTATÓI MOBILITÁS A CEEPUS PROGRAMBAN Az oktatói és hallgatói mobilitás a hivatalos CEEPUS országok (Ausztria, Bulgária, Csehország, Horvátország, Magyarország, Lengyelország, Románia, Szlovákia, Szlovénia), illetve a CEEPUS program tematikus hálózataiban részt vevõ országok (Albánia, Bosznia-Hercegovina, Macedónia, illetve Szerbia és Montenegro) akkreditált felsõoktatási intézményei között valósítható meg. Az oktatói és hallgatói mobilitás az elfogadott hálózatok keretein belül a fogadó intézmény fogadási keretének erejéig valósítható meg. Az eredetileg nem tervezett mobilitások (nyári egyetem, tematikus hálózatok, 23

III. A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE freemoverek) hónapkereten felüli igénye a hálózatok által fel nem használt hónapkeretbõl fedezhetõk (bõvebben ld. 32. oldal: Recalculation date). A CEEPUS keretében utazóknak nem kell tandíjat fizetniük. Az ösztöndíjat a kiutazó a fogadó országtól kapja, melynek mértéke ennek megfelelõen változó. A 2003/2004-es tanévre érvényes ösztöndíjakról a kézikönyv 5. melléklete ad tájékoztatást. Az ösztöndíjak esetleges változása miatt az aktuális öszszegeket a Központi CEEPUS Iroda honlapján a Who is Who résznél lehet ellenõrizni. A fogadó intézmény a bejövõ hallgatók és oktatók fogadásánál köteles a CEEPUS program mobilitási alapelveinek figyelembe vételével egyenlõ bánásmódot biztosítani a helyi hallgatókkal. Az elõzõek értelmében ajánlott, hogy a beérkezõ hallgatók kollégiumi térítési díja ne legyen magasabb az adott felsõoktatási intézményben tanuló magyar hallgatókénál, valamint a tartózkodás idõtartamától függõen ideiglenes vagy állandó diákigazolvány biztosítható részükre. A fogadó intézmény nem szólíthatja fel a bejövõ hallgatókat tanulmányi díjak megfizetésére, pl.: tandíj, regisztrációs díj, vizsgadíj. A CEEPUS Miniszteri Bizottság IX. ülésén (Zágráb, 2003. március 9.) Magyarország a tematikus hálózatok keretében a 2003/2004-es tanévre 40 ösztöndíjas hónapot ajánlott fel. A tematikus hálózatok keretében hallgatói és oktatói mobilitás valósítható meg Magyarország és a tematikus hálózatok keretében részt vevõ országok között. Fentiek az ún. freemover státuszban és a tematikus hálózatok keretében beérkezõ hallgatókra is érvényesek. A HALLGATÓI/OKTATÓI MOBILITÁSI ÖSZTÖNDÍJ ELNYERÉSÉNEK FELTÉTELEI 24 1) CEEPUS ösztöndíjas csak az a hallgató lehet, aki megfelel az alábbi feltételeknek: 2 lezárt félév a kiutazásig, legfeljebb 35 éves kor, CEEPUS országbeli, illetve a CEEPUS program tematikus hálózataiban részt vevõ országbeli állampolgárság, az adott hálózat intézményi koordinátorának vagy hálózati koordinátorának/partnerének támogatása.

A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE III. A HALLGATÓI MOBILITÁS CÉLJA: normál szakos képzésben, nyári egyetemen, intenzív kurzuson való részvétel, labormunka, szakmai gyakorlat, szakdolgozat készítés. 2) Oktatóként CEEPUS ösztöndíjban csak az részesülhet, aki megfelel az alábbi feltételeknek: egyetemi vagy fõiskolai tanári állás (tanársegéd, adjunktus, docens, stb.), CEEPUS országbeli, illetve a CEEPUS program tematikus hálózataiban részt vevõ országbeli állampolgárság (ez alól kivételt jelentenek a CEEPUS hálózatok mûködésében részt vevõ vendégoktatók, akik állampolgárságuktól függetlenül részt vehetnek az oktatói mobilitásban), az adott hálózat intézményi koordinátorának vagy hálózati koordinátorának/partnerének támogatása, az oktatói mobilitás esetében nincs korhatár. AZ OKTATÓI MOBILITÁS CÉLJA elsõsorban oktatási tevékenység, melyhez társulhat kutatás, konferencián való részvétel, de ez kizárólagos cél nem lehet. Minden pályázóra egyaránt vonatkozó egyéb feltételek: A pályázó saját állampolgárságával megegyezõ országba nem utazhat CEEPUS támogatással. A kiutazás egyszer meghosszabbítható de összesen nem haladhatja meg a 12 hónapot. AZ ÖSZTÖNDÍJASOK KIVÁLASZTÁSA A CEEPUS Egyezmény elveinek megfelelõen biztosítani kell a CEEPUS hallgatói/oktatói mobilitásban részt vevõk számára az esélyegyenlõséget. A hónapkeretekre a pályázati kiírásokat írásban elérhetõvé kell tenni olyan helyen, amely minden érdeklõdõ számára elérhetõ. A pályázati felhívás történhet centralizált módon, illetve karonként, tanszékenként. A pályázati kiírás tartalmazza az alábbiakat: A hálózat száma A hálózat által megfogalmazott általános célkitûzése címszavakban Képzési programok, kurzuslehetõségek a megpályázható intézményekben 25

III. A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE Kapcsolattartó személy intézményi, hálózati koordinátor személye, elérhetõségei Jelentkezés feltételei Megpályázható intézmények, hónapkeretek Az oktatás nyelve Pályázat beadás határideje, módja Elbírálás módja, szempontjai A pályázati felhívásokról a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda kérésére tájékoztatást kell adni. Az intézményi/hálózati CEEPUS koordinátorok csak az általuk kiválasztott, ösztöndíjra javasolt pályázatokat továbbítják a Tempus Közalapítvány/ CEEPUS Magyarországi Irodának. Az Iroda csak különleges esetben módosíthatja a kiválasztottak listáját (például ha a kiválasztott hallgató/oktató nem felel meg a fenti mobilitási feltételeknek, illetve ha a megpályázott hónapok meghaladják a rendelkezésre álló keretet). Felhívható a pályázók figyelme az ún. freemoverként való pályázás lehetõségére, ha az adott hálózaton belül egyébként nincs már szabad küldési hónapkerete az intézménynek, vagy a hallgató/oktató nem talált magának olyan hálózatot, melyben a célegyetem szerepel. Az egyéni mobilitási pályázatok beadási határideje: õszi félévre június 15. tavaszi félévre november 15. A Magyarországról kiutazók esetében a pályázatoknak a fenti dátumokig be kell érkezniük a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodához. A pályázatokat elektronikusan kell feltölteni a SAERF rendszerbe a Központi CEEPUS Iroda honlapján (wwwc.oead.ac.at) keresztül a Mobility címszó alatt. A SAERF RENDSZER MÛKÖDÉSE A SAERF az egyéni mobilitási pályázatok beadásának elektronikus változata, tartalma teljes egészében megfelel a régi formanyomtatványnak. 26

A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE III. A SAERF két pályázati formát nem tud kezelni, a freemover pályázatokat (CEEPUS hálózaton kívül történõ ki- és beutazás) és a Tematikus Hálózatokra benyújtott pályázatokat, ezekre a továbbiakban is a jelentkezési lap nyomtatott változata marad érvényben. Ezekhez a pályázattípusokhoz ûrlap e-mailen (ceepus@tpf.hu) a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodától kérhetõ. A SAERF MÛKÖDÉSE: 1. A Központi Iroda honlapján a Mobility oszlopban Register new címszó alatt lehet feltölteni a pályázatot fontos az e-mail cím pontos megadása és a küldõ ország, valamint a fogadó ország helyes kiválasztása, mivel országok között a hónapkeretek nem átcsoportosíthatók. 2. A rendszer a pályázatot továbbítja a Hálózati Koordinátornak, aki eldöntheti, hogy jóváhagyja a pályázatot vagy törli. 3. Jóváhagyás esetén a pályázat eljut a küldõ ország nemzeti CEEPUS irodájához. 4. A nemzeti iroda jóváhagyását követõen a pályázat eljut a fogadó ország nemzeti CEEPUS irodájához, továbbá a fogadó egyetemhez. 5. A fogadó ország nemzeti CEEPUS irodája a fogadó intézmény jóváhagyása után a rendelkezésre álló hónapkeret alapján dönthet a pályázat elfogadásáról. 6. A pályázat elfogadásáról a küldõ ország nemzeti CEEPUS irodája, valamint a pályázó e-mailben kap értesítést. A pályázó postai úton megkapja a Letter of Award-ot, mely igazolja számára az ösztöndíj elnyerését, valamint a Letter of Acceptance Obligations of a CEEPUS Scholarship Holder-t. Ez utóbbi dokumentum aláírt példányának a fogadó ország nemzeti CEEPUS irodájához történõ visszaküldésével a pályázó ösztöndíja hivatalossá válik. A rendszer automatikus e-mail üzenetek generálásával folyamatosan értesítést küld a pályázó, a hálózati koordinátor és a nemzeti irodák felé, hogy a pályázat a bírálati folyamat mely szakaszában van. A hálózati koordinátorok/partnerek, valamint az egyéni pályázók a Központi CEEPUS Iroda honlapján a rendszertõl kapott felhasználónévvel és jelszóval folyamatosan nyomon követhetik a pályázatok aktuális státuszát. 27

III. A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE A SAERF MÛKÖDÉSE 1.) HALLGATÓI/OKTATÓI JELENTKEZÉSI LAP FELTÖLTÉSE REGISTER NEW CÍMSZÓNÁL 6.) OK 5.) NEMZETI CEEPUS IRODA (FOGADÓ ORSZÁG) E L U T A S Í T V A 2.) HÁLÓZATI KOORDINÁTOR (KÜLDÕ INTÉZMÉNY) OK 3.) NEMZETI CEEPUS IRODA (KÜLDÕ ORSZÁG) OK OK 4.) HÁLÓZATI KOORDINÁTOR (FOGADÓ INTÉZMÉNY) A HALLGATÓI/OKTATÓI MOBILITÁSI JELENTKEZÉSI LAP KITÖLTÉSE A jelentkezési lapot angol nyelven a CEEPUS hivatalos nyelvén kell kitölteni, még akkor is ha a hálózaton belüli kommunikáció nyelve ettõl eltér. A legfontosabb pontok, amelyek kitöltése elengedhetetlen és esetleg nehézséget okozhat: A hálózat számának kiválasztása. Itt annak a hálózatnak a számát kell megadni, amelynek keretében a hallgató/oktató kiutazik. Ez megtudható a pályázatot kiíró hálózati/intézményi koordinátortól. Az 1.1-es pontban a személyes adatok, a tudományos fokozat (Academic Degree: MSc, PhD, stb.) és az állampolgárság (Citizenship) rovat kitöltése. (Ha a jelentkezõnek még nincs akadémiai fokozata, ezt a rovatot kérjük üresen hagyni.) Az 1.2-es és az 1.3-as pontban Home Address a pontos lakcím/ értesítési cím és e-mail elérhetõség megadása. Ez azért különösen fontos, mert a fogadó ország nemzeti CEEPUS irodája erre a címre küldi ki a tájékoztatásokat. Az 1.5-ös pont Current host institution kitöltése kizárólag arra az 28

A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE III. esetre vonatkozik, ha a pályázó állampolgárságától különbözõ CEEPUS országbeli intézménybõl pályázik egy harmadik országba (pl.: magyar hallgató Szlovákiában tanul, de Ausztriában szeretne ösztöndíjat megpályázni, akkor a current host institution a szlovák intézmény lesz). Az 1.8-as pont Local denomination of field of study a fogadó fél részére történõ minél konkrétabb megadása elengedhetetlen a szakmai munka szervezése miatt. Az 1.9-es pont Student Progress regisztrálja, hogy a hallgató hány lezárt félévvel rendelkezik. Kitöltése elengedhetetlen, e nélkül a pályázó nem kaphatja meg a támogatást. A 2-es és a 2.1-es pontokban Application és Host Institution a fogadóintézménnyel és a kiutazás idõtartamával kapcsolatos információkat kell megadni. Az adott hálózatban résztvevõ intézmények nevét és címét a rendszer automatikusan felajánlja, ezek közül kell kiválasztani a célintézményt. A 2.2-es pont csak a freemover kiutazókra vonatkozik, akiknek a jelentkezési laphoz a következõ dokumentumokat kell csatolniuk: - a megjelölt intézmény fogadónyilatkozatát, - a küldõ intézmény részérõl két ajánlólevelet, - a tandíjmentességet igazoló hivatalos nyilatkozatot, - a külföldön végzett tanulmányok elismerésérõl szóló hivatalos nyilatkozatot a küldõ intézménytõl, - a tervezett tevékenység rövid ismertetését. A 3-as, 4-es és 5-ös pontokat az interneten nem kell kitölteni. 29

III. A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE A MEGPÁLYÁZHATÓ IDÕSZAK 1) HALLGATÓK Normál szakos képzés esetén: Ajánlott az 1 tanulmányi félév, vagy trimeszter, maximum 12 hónap. A 2003/ 2004- es tanévben a minimális tartózkodási idõszak bejövõ, alapképzésben részt vevõ hallgatók esetében 2 hónap, ez alól kizárólag a diplomamunkát végzõk kivételek, akik 1 hónapra is érkezhetnek. A diplomamunka készítését a pályázatban jelezni kell. A minimális 1 hónap tartózkodási idõ továbbra is érvényben marad a posztgraduális és PhD képzésben résztvevõk esetében. Nem szakos program esetén: nyári egyetem minimum 60 óra és minimum 10 nap; intenzív nyelvi vagy szakmai kurzus: minimum 60 óra és minimum 14 nap. 2) OKTATÓK Az oktatói mobilitás idõtartama minimum 10 nap, maximum 12 hónap. A FOGADÁSI KÉSZSÉG VISSZAIGAZOLTATÁSA A fogadó egyetemnek/fõiskolának vissza kell igazolnia a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda felé a beutazó ösztöndíjas fogadását és az ösztöndíjas tartózkodás idõszakát. A visszaigazoló rendszer hallgatókra és oktatókra egyaránt vonatkozik. A RENDSZER MÛKÖDÉSE: A beérkezett pályázatokat a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda e-mailen továbbítja a hálózati koordinátornak/partnernek, másolatot kap az intézményi koordinátor. A beérkezõ pályázatot a hálózati koordinátor/partner igazolja vissza a fogadási idõszak meghatározásával, mivel õ felelõs a beérkezõ szakmai programjának koordinálásáért. Ha a hálózati koordinátor/ partner nem elérhetõ, az intézményi koordinátor is jogosult a fogadókészség igazolására. A fogadási készséget elektronikus úton, a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda honlapján (www.tka.hu) a pályázat megküldésétõl szá- 30

A HÁLÓZAT MÛKÖDÉSE III. mított 2 héten belül kell igazolni. A Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda addig nem fogad el egyéni pályázatot, amíg a fogadóintézménytõl a fogadó nyilatkozat elektronikus formában meg nem érkezik. A visszaigazolás után a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda kiértesíti a pályázót az ösztöndíj elnyerésérõl. Amint a kiértesített ösztöndíjas visszaküldi a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Irodának a Letter of Acceptance Obligations of a CEEPUS scholarship holder dokumentumot, az Iroda megküldi az intézményi koordinátoroknak a Letter of Award másolatát. Amíg a Letter of Award másolata nem érkezik meg az intézményhez, az ösztöndíj nem fizethetõ ki az ösztöndíjasnak. A VISSZAIGAZOLÁS MENETE: A visszaigazoló rendszerbe felhasználói név és jelszó megadásával lehet belépni. A felhasználói nevet és jelszót a Tempus Közalapítvány/CEEPUS Magyarországi Iroda minden hálózati és intézményi CEEPUS koordinátornak elküldi. (Ha elfelejtené vagy elvesztené jelszavát, kérjük forduljon az Iroda munkatársaihoz.) A sikeres belépés után ki kell választani azt a hálózatot, amelyben a pályázót fogadni kívánják. A rendszer alkalmas a freemover és tematikus hálózatban jelentkezõk visszaigazolására is. A megfelelõ hálózat kiválasztása után az adott fogadóintézményt legördülõ menübõl lehet kiválasztani. Freemoverek és tematikus hálózati jelentkezõk esetében az adatmezõnél nincs legördítõ sáv, hanem a fogadó intézményt szabadon be kell írni. Következõ lépésként meg kell adni, hogy az intézmény fogadja, várólistára teszi, vagy elutasítja a pályázót. A pályázó nevének beírása. A fogadási idõpont megadása. A fogadó nyilatkozathoz megjegyzést is lehet hozzátenni. Ha a fogadó intézmény elutasítja a pályázót, a megjegyzés mezõben kötelezõ indoklást írni. Végül be kell írni a beérkezõ ösztöndíjas fogadását visszaigazoló koordinátor nevét és e-mail címét. (A pontos név és e-mail cím megadása fontos, ugyanis a jövõben a visszaigazoló rendszert új funkcióval bõvítenénk, amely e-mailben visszajelzést küld a fogadási nyilatkozatot elküldõ koordinátornak. Amíg az e-mail funkció nem mûködõképes, a fogadónyilatkozat az elõnézeti képernyõrõl kinyomtatható.) 31