: : : 30/

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 1.1. Adatbázis alapfogalmak... 2 1.2.1. Access'97 adattípusok... 10 1.2.2. Mezıtulajdonságok... 10 2. Az MS-Access indítása... 13 2.1. MS-Access objektumai... 13 3. Mintafeladat... 14 3.1. Egyedtípusok, azonosítók, kapcsolatok... 14 3.2. Kapcsolatok, integritás... 19 3.3. Az adatok táblázatos adatfelvitele... 21 3.4. Táblák rendezése, szőrése... 22 4. Lekérdezések... 23 4.1. Lekérdezések létrehozása... 24 4.2. Tervezı nézet alkalmazása... 24 4.3. Választó lekérdezés... 25 4.4. Paraméteres lekérdezés... 29 4.5. Frissítı lekérdezés... 29 4.6. Kereszttáblás lekérdezés... 29 4.7. Táblakészítı lekérdezés... 30 4.8. Hozzáfőzı lekérdezés... 30 4.9. Törlı lekérdezés... 31 5. Őrlapok... 32 5.1. Őrlap létrehozásának módja... 32 5.1.1. Autó őrlap... 32 5.1.2. Őrlap varázsló... 32 5.1.3. Önállóan létrehozott őrlap... 35 5.2. Őrlap vezérlıelemek... 36 5.2.1. Kötött beviteli mezı létrehozása... 37 5.2.2. Kötetlen beviteli mezı létrehozása... 37 5.2.3. Számított beviteli mezı létrehozása... 37 5.2.4. Parancsgomb létrehozásának lépései... 38 5.3. Fı és segédőrlap... 39 6. Jelentés... 41 6.1. Jelentés létrehozásának módja... 41 6.1.1. Auto Jelentés... 41 6.1.2. Jelentés létrehozása varázslóval... 41 6.2.1. Új jelentés/autojelentés: Oszlopos... 41 6.2.2. Új jelentés/autojelentés: Táblázatos... 42 6.2.3. Címke varázsló... 42 6.2.4. Csoportosítás, összegzés... 43 6.2.5. Diagram varázsló... 45 6.1.3. Egyedi kialakítás... 46 7. Makrók... 47 8. Modulok... 47 9. Adatbázis karbantartása, védelme, többszörözése... 47 9.1. Adatbázis segédeszközök... 47 9.2. Adatvédelem... 48 10. A leggyakrabban használt szakkifejezések győjteménye... 49 11. Feladatok... 50 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 1

MS-ACCESS-97 : www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 1.1. Adatbázis alapfogalmak A jegyzet elsı részében meghatározások tömegét zúdítom a kedves olvasóra, sajnos a részletes magyarázatra és példákra itt nincs lehetıség. Az Access használata elıtt mégis érdemes megismerkedni egy pár alapfogalommal. A második rész egy példán keresztül mutatja be az Access használatát. Az adatbázis szót gyakran használják a mindennapi életben és a számítástechnikában is. Az ezzel kapcsolatos elmélet az 1960-as évektıl folyamatosan fejlıdik, változik. Ezért ne csodálkozzunk, ha a jegyzetben található meghatározások eltérnek más szakirodalomban használtaktól. A típus az adat fontos jellemzıje, mivel meghatározza, hogy az adat milyen jeleket (értékeket) tartalmazhat és velük milyen mőveletek végezhetık. Az adtok tárolási módja és a mőveletek részletes leírása a jegyzet DOS fejezetében található. Alapvetı adattípusok: karakteres vagy szöveges, numerikus, dátum, logikai. Numerikus: Típusai: egész és valós (törtet is tartalmaz). Tárolása: bináris fixpontos, lebegıpontos. Karakteres adat: 0-255 közötti szám, ASCII kódú jelet tartalmazhat. Dátum adat: Vagy karakteres vagy numerikus adatként tárolódik. Mőveletek: Két dátum különbsége (Dátum1-Dátum2) az eredmény szám, az eltelt napokat kapjuk. Dátum és egész szám összege, különbsége. (Dátum+egész szám) az eredmény dátum. Logikai adat: Két értéket vehet fel: Igen/Nem. Tárolása: 1 bit, de általában 1 bájt. Mőveletek: Aritmetikai mőveletek:+;-;*;/;\ egész osztás; hatványozás; Mod (maradékképzés). Értelmezhetı numerikus adattípusokra. Összefőzı mővelet: & (karakterláncok konkatenálása). Karakter típus esetén. Logikai mőveletek: AND, OR, NOT, XOR. Logikai típusok esetén értelmezhetı. Összehasonlító mőveletek: <; >; <=; >=; =; <> Az eredmény logikai típusú. Értelmezhetı numerikus, karakteres és dátum típusokra. Numerikus típusoknál érték alapján, karakter kifejezéseknél a karakter belsı kódja szerint történik az összehasonlítás. Adatfile: Egy objektumnak a feldolgozás szempontjából jellemzı adataival való leírására szolgál. Az adatokat leírhatjuk fizikai és logikai szinten. Fizikai leírás: ahogyan az adatokat a hardver eszközön tároljuk. Logikai leírás: ahogyan a feldolgozás során látjuk az adatokat. Logikai adatstruktúra szintjei: Elemi adat: önálló névvel rendelkezı adat, amely a felhasználó szempontjából önálló jelentéssel bír. Adatcsoport: logikailag összetartozó elemi adatok névvel ellátott összessége. Logikai rekord: elemi adatok és adatcsoportok önálló névvel ellátott összessége. Logikai file: logikai rekordok névvel ellátott összessége Fizikai adatstruktúra szintjei: Mezı: az elemi adatnak megfelelı fizikai tárolási egység. Fizikai rekord: a memória és a háttértár közötti adatátviteli egység. Fizikai file: a logikai file hardver eszközön való megjelenítése. Filekezelı mőveletek: Létrehozás: a file szerkezet kialakítása, induló logikai adatok meghatározása. Karbantartás: rekord hozzáadása, módosítása, törlése. Visszakeresés: a logikai rekord megkeresése pl. megtekintés, módosítás vagy törlés a cél. Újraszervezés: a file újra létrehozása, a file logikai szerkezete és tartalma módosulhat. A file szerkezet azt mutatja, hogy hogyan történik a file létrehozása, bıvítése, módosítása, törlése, visszakeresése, háttértárolón való helyfoglalása. Fileszerkezetek: File tárolása szerint: Egyszerő: a logikai adat fizikai megfelelıjét tartalmazza. Összetett: szerkezethordozó elemeket is tartalmaz. Rekord elérése szerint: A rekord elérése szerint lehet soros és közvetlen eléréső. Soros elérés: a rekordokat fizikai sorrend szerint sorban, egymás után lehet elérni, pl. mágnesszalagos tárolás esetén. A Mágneslemezes tárolás lehetıvé teszi a rekord közvetlen elérését. 2 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette.

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 Soros: a rekordok struktúrájának kialakítására semmilyen szabály nem vonatkozik. A rekordok változó hosszúságúak. Az új rekord a file végére kerül. Nehézkes a keresés (mindig az elsı rekordtól kell kezdeni), rekord törlés és módosítás esetén újra kell szervezni a file-t. Elınye a max. helykihasználás. Szekvenciális: A file létrehozása elıtt a felhasználó által megadott szempont szerint rendezni kell a file-t. Ha az adott rendezési szabály szerint keresünk, akkor a keresés gyors. A törlés és bıvítés a file újraszervezésével jár. Direkt: A rekordok azonos méretőek. A rekordazonosítók és a tárolási címek között kölcsönösen egyértelmő kapcsolat van. Indexeltszekvenciális: Lehetıvé teszi a közvetlen és a szekvenciális elérést is. 1 adattáblához több indextábla is tartozhat. Az alap adattáblában a cím1 a rekord cím, az indextáblában a cím2 a visszakeresési kulcs, a cím1 pedig az alap adattábla rekord címe. Alap adattábla Index tábla1 cím1 név cím2 cím1 név 1 Kiss János 1 3 Bede Zsolt 2 Nagy Pál 2 1 Kiss János 3 Bede Zsolt 3 2 Nagy Pál Objektum: dolgok, személyek, fogalmak, események, minden amit adatokkal kívánunk jellemezni. Adatbázis: Adott célból összeállított adatok és objektumok győjteménye. Adatbázis-kezelı rendszer (DBMS): speciális programrendszer, amellyel lehetséges az adatbázisok kezelése. Adatbázis-kezelı rendszerrel szemben támasztott követelmények: Minimális adat-redundancia: a többszörös adattárolás minimálisra csökkentése. Rugalmasság: az adatok szerkezeti módosítása egyszerő. Hatékonyság: gyors visszakeresés (egyszerő karbantartás). Adatfüggetlenség: az adatok programtól való függetlensége, az adatszerkezet hardver és szoftvereszköztıl való függetlensége. Adatbiztonság: adatok védelme hardver és szoftver-hibák ellen (hiba esetén gyors helyreállítás.) Adatvédelem: a különbözı felhasználók, csak a jogosultságuknak megfelelı adatokkal dolgozhassanak. Osztott adatelérés: azonos adatokkal egyszerre több felhasználó is tud dolgozni. Adatintegritás: az adatok helyessége, teljessége, ellentmondás-mentessége. Adatbázis rendszer (DBS): Adatbázis - kezelı, Adatbázis - kezelı rendszer, Alkalmazói és segédprogramok Adatbázis - felhasználók: adminisztrátor, operátor, alkalmazásfejlesztı, adatbázis alkalmazók adminisztrátor: feladata az adatbázis menedzselése: fizikai tárolási struktúra szabályozása, jogosultságok kezelése. operátor: feladata mentés, rendszerindítás, zárás alkalmazásfejlesztık: feladata adatbázis tervezése, felhasználói programok megírása, tesztelés zárás adatbázis alkalmazók: az elkészült alkalmazásokat használják, a DBMS belsı mőködésérıl nem tudnak. Adatmodell: a feladat céljából a valós világ adatainak szerkezetét és kapcsolatait leíró modell. Az adatmodell leírására 3 fı irányzat létezik: Formalista: gráffal, diagrammal történı leírás (Bachmann, Nijssen modell). Szemantikai: a modell leírása szavakkal, verbálisan. Matematikai: halmazelméleti definíciókkal és relációkkal történı leírás. Adatmodellezés: feladata: egy meghatározott, valós rendszer adatainak és azok összefüggéseinek feltárása, valamint ezek megfogalmazása szabványos szimbólumrendszerrel. Adatmodell alapfogalmai: EGYED, TULAJDONSÁG, KAPCSOLAT (ETK adatmodell). Adatmodell szintjei: Fogalmi: az egyedtípusok, tulajdonságok és kapcsolatok megismerése. Logikai: a fogalmi modell finomítása. Fizikai: tényleges adatbázis. Egyed: azok az objektumok, amelyeket adatokkal szeretnénk leírni egyednek nevezzük. egyedtípus: olyan általános objektum, amely minden más objektumtól megkülönböztethetı. egyedelıfordulás: az egyedtípusnak egy konkrét értéke pl. Kis Aladár, 48 éves, egri lakos, AGH-455 gépjármő, fehér Lada stb. Az egyedtípus konkrét dolgok elvont halmazát jelenti. A típus nem fajtát jelent, hanem arra utal, hogy az egyed egy absztrakció, ami sok konkrét dolgot képvisel. Tulajdonság: az egyedtípusok lényeges jellemzıi. tulajdonságtípus: pl. gépjármő esetén: rendszám, autó típus, szín stb. A tulajdonságtípus absztrakt fogalom, mert a gépjármő egyedtípus rendszám tulajdonsága az összes létezı és lehetséges rendszám értéket felveheti. A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 3

MS-ACCESS-97 : www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 Személy egyedtípus tulajdonságai: név, kor, cím, végzettség. Ha a személyt egy más környezetben, pl. az orvosi rendelı nyilvántartásában nézzük, akkor számára más tulajdonságtípusok is lényegesek: pl súly, magasság, taj szám, stb. Különbözı célú alkalmazásokban ugyanazt az objektumot más - más adatokkal, tulajdonságokkal adhatjuk meg. tulajdonság elıfordulás: egy konkrét egyed konkrét tulajdonsága pl. BYE-129 rendszám, piros, Skoda Két egyedelıfordulás azért tartozik azonos egyedtípusba, mert azonos tulajdonságokkal rendelkezik. Egy egyedtípus két elıfordulását az különbözteti meg egymástól, hogy legalább egy tulajdonságtípusuk különbözı értéket vesz fel. Azonosító (Elsıdleges kulcs): ha egy tulajdonság vagy tulajdonságok egy csoportja egyértelmően meghatározza, hogy az egyed melyik értékérıl van szó, akkor ezeket a tulajdonságokat azonosítónak nevezzük. Minden egyednek pontosan egy azonosítója van. Ha nem tudunk kiválasztani ilyen tulajdonságokat, akkor bevezetünk egy speciális azonosítót, sorszámot, kódszámot melynek értéke egyértelmően azonosítja az egyedhalmaz elemeit. Kapcsolat: Két egyedtípus egyedelıfordulásai közötti viszony, pl. dolgozó és szakképzettség, tulajdonos és gépjármő közötti viszony. Tulajdonságok csoportosítása: ELEMI: további tulajdonságokra nem bontható, pl. TAJ szám, rendszám. ÖSSZETETT: több tulajdonságból áll, pl. név: keresztnév és vezetéknév, szül.dátum: év, hó, nap. EGYÉRTÉKŐ: bármely konkrét egyed esetén legfeljebb 1 értéket vehet fel. pl. TAJ szám, Személyigazolvány szám. TÖBBÉRTÉKŐ: egy egyed esetén több értéket vehet fel, pl. végzettség, nyelvismeret stb. Minden egyedtípust jellemzı tulajdonságok között kell lenni egy olyan egyértékő minden elıfordulás esetén ismert tulajdonságnak, amely minden egyed elıfordulásban különbözı, melyet azonosítónak nevezünk. Többértékő tulajdonság nem lehet azonosító. Célszerő, hogy az azonosító értéke stabil, hosszabb távon állandó legyen. Pl. ha egy egyedtípusban minden egyes egyed elıfordulásban különbözı a telefonszám és a cím, mégsem szerencsés dolog egyiket sem választani, hisz el sem kell költözni, mégis az utca nevek és a telefonszámok változnak. (A továbbiakban tulajdonság típus helyett tulajdonságot írunk.) Azonosító tulajdonságra vonatkozó feltételek: Minden egyednek kell, hogy legyen azonosítója. Az azonosító értéke egyetlen egyed-elıfordulásban sem lehet üres. Minden egyednek csak egy azonosító tulajdonsága lehet. Ugyanaz a tulajdonság csak egyetlen egyednek lehet az azonosítója. Pl. gépjármő esetén a rendszám, dolgozó esetén több azonosító jelölt is lehet: pl TAJ szám, személyigazolványszám, útlevélszám, adó azonosító szám. Leíró tulajdonság: az a tulajdonság, amely nem azonosító, leírónak nevezzük. Minden egyedhez tetszıleges számú leíró tulajdonság tartozhat. Leíró tulajdonság pl. gépjármő esetén a szín, mert több egyedelıfordulás is felveheti a piros színt. A leíró tulajdonság értéke üres vagy ismeretlen is lehet. Ha az adott tulajdonság az egyedelıfordulás egy részénél üres vagy ismeretlen, akkor gyengén jellemzı tulajdonságnak nevezik. Pl. Casco biztosítás vagy biztonsági zár tulajdonságok. Kapcsoló tulajdonság: olyan tulajdonság, amely az egyik egyedben azonosító, a másikban leíró típusú. Külsı vagy idegen kulcsnak is nevezik, mivel az adott egyedben nem elsıdleges kulcs, de egy másik egyedben azonosító. Az egyedtípus azonosító tulajdonságát félkövér, a kapcsoló tulajdonságot dılt, a leíró tulajdonságot normál betőtípussal jelöljük a továbbiakban. Pl. SZÁMLA <számlaszám, dátum, vevıkód >, VEVİ <vevıkód, vevı név, cím > TERMÉK <termékkód, termék név, mennyiségi egységkód, termék egységár >, MENNYISÉGI EGYSÉG <mennyiségi egységkód, mennyiségi egységnév > Kapcsolatok típusa: 1:N, N:M, 1:1. Vizsgáljuk meg 2 egyedtípus viszonyát. Az egyik egyedtípus legyen A a másik B. Hierarhikus 1:N Az A egy elıfordulásához a B több elıfordulása tartozhat és ez fordítva nem igaz. (a B egy elıfordulásához az A-nak legfeljebb egy elıfordulása tartozhat.) Pl. TULAJDONOS - KOCSI. Egy tulajdonoshoz több kocsi is tartozhat, de egy kocsinak csak egy tulajdonosa lehet. Nem kötelezı, hogy minden tulajdonosnak legyen kocsija. A kapcsolat kötelezı, ha abban az egyedtípus minden egyes eleme részt vesz. A kapcsolat opcionális (nem kötelezı), ha abban az egyedtípusnak nem vesz részt minden eleme. Lehet olyan kategória kód, amelyhez még nem tartozik áru. 4 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette.

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 A hierarchikus kapcsolat ábrázolása: A téglalap az egyedet, a vonal a kapcsolatot jelenti. A folyamatos vonal arra utal, hogy a kapcsolat kötelezı, míg a szaggatott vonal azt jelenti, hogy a kapcsolat nem kötelezı. KATEGÓRIA Kategória kód Kategórianév 1:N ÁRU Áru kód Árunév Hálós kapcsolat: N:M Az A egy elıfordulásához a B több elıfordulása tartozhat és ez fordítva is igaz. (B egy elıfordulásához az A-nak több elıfordulása tartozhat.) Az ilyen kapcsolatban nincsenek alá és fölérendelések, az összefonódások többszörösek. Néhány szakirodalomban az ilyen esetet nem kapcsolatnak, hanem viszonynak nevezik. Pl. dolgozó és szakma: egy dolgozónak több szakmája is lehet és pl több dolgozó is lehet lakatos. Pl. egy szerzı több könyvet is ír, és egy könyv több szerzı nevéhez főzıdhet. SZERZİ Szerzı kód Szerzı név KÖNYV Könyv azonosító Cím Az adatbázis kezelı rendszerek általában nem tudják közvetlenül kezelni az N:M kapcsolatot, egy kapcsoló egyedtípus beiktatásával felbontják két 1:N kapcsolatra: pl: SZERZİ Szerzı kód Szerzı név SZERZİ- KÖNYV Szerzı kód Könyv azonosító KÖNYV Könyv azonosító Cím Egy az egyhez kapcsolat : 1:1 Az A egy elıfordulásához a B -nek legfeljebb egy elıfordulása tartozhat és ez fordítva is igaz. pl házasság férfi - nı (Magyarországon). Legtöbbször célszerő elkerülni, (nem a házasságot, hanem a két 1:1 egyed kapcsolatot) és ha lehet össze kell vonni a két egyed típust. A gyakorlatban 3 adatmodell terjedt el: hierarchikus, hálós, relációs. Bár a jövıt képviselı negyedik típusú: az objektumorientált modellrıl is olvashatunk a szakirodalomban. Logikai adatmodellek: Hierarchikus Hálós Relációs Hierarchikus adatmodell: 1:1 és 1:N kapcsolatot kezel. Az adatokat egy hierarchikus faszerkezetben tárolja. A szerkezet egyszerően leírható. A hierarchikus alá és fölérendeléseket jól képes kezelni. A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 5

MS-ACCESS-97 : www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 Gráffal írható le. A csomópontok az egyedtípusok. A gyökér 1 csomópontból áll. Minden csomóponthoz tartozik egy feljebbi csomópont, amit szülınek neveznek, az abból leágazó csomópontokat pedig gyermeknek. Minden egyedtípus csak egy úton érhetı el. A gyakorlati életben a szervezetek hierarchikus felépítésőek pl. vállalati hierarchia. Hálós adatmodell: M:N kapcsolatot tud kezelni, igaz nem közvetlenül, hanem a modell megfelelı átalakításával. A hierarchikus modell továbbfejlesztése, bonyolultabb kapcsolatokat is tud ábrázolni. Gráffal írható le, de a gráf lehet kör, azaz egyik csomópontból a másikba több út is vezethet. Nagy adatmennyiségeket is gyorsan fel tud dolgozni. Az egyedtípusok elıfordulásai közötti kapcsolatot mutatók, pointerek felhasználásával oldják meg. A hierarchikus és a hálós adatmodellek az egyed tulajdonságait külön írják le. Mindkét modellben az egyed egyes elıfordulásai közötti kapcsolatról van szó. Relációs adatmodell: 1:1 és 1:N kapcsolat kezelése. Az M:N kapcsolat felbontása több 1:N kapcsolatra. 1:N kapcsolatban azt az egyedet, amelyben a kapcsolatot kifejezı tulajdonság azonosító szerepő fölérendelt, amelyben pedig kapcsoló szerepő alárendelt egyednek nevezzük. Az adatokat kétdimenziós táblákban tárolja (Reláció). A tábla sorai: az egyed konkrét elıfordulásai (Rekord). A tábla oszlopai: az egyed tulajdonságai (Mezı). A tulajdonságon van a hangsúly, a kapcsolat nem épül be, csak a lehetısége kap helyet a modellben. A táblák közötti kapcsolatot a közös tulajdonságok jelentik. A modell egyszerő és rugalmas. Reláció foka: a tulajdonságok száma. Reláció számossága: a relációban elıforduló sorok száma. ÁRU egyedtípus Áru kód Áru név Egységár 1 Monitor 35000 2 Billentyő 2000 3 Egér 1000 4 Winchester 20000 5 Kalapács 600 Az egyedtípus konkrét elıfordulása a táblázat sorai. Pl. egér, 1000 Ft, kódja : 3 Tulajdonságok: áru kód, áru név, egységár (táblázat oszlopai). Az áru név tulajdonság konkrét elıfordulása: monitor, billentyő, egér. A reláció foka 3, a reláció számossága 5. A tulajdonságok közül az áru kód azonosító szerepet tölt be. Azonosító vagy elsıdleges kulcs (primary key): Olyan mezı, amelynek értéke egyedi. Egy táblának csak egy lehet és minden sorban (egyedelıfordulásban) különbözınek kell lennie. Az azonosítókat két osztályba soroljuk: egyszerő vagy elemi és összetett. Egyszerő azonosító: csak 1 tulajdonságból áll. pl. Személy igazolványszám, Rendszám, Áru kód. Összetett azonosító: több tulajdonságból áll. pl. Számlaszám és Árukód. Az ilyen tulajdonságokat + jellel kapcsoljuk össze: Számlaszám + Árukód. Az összetett azonosító részei egyetlen egyed elıfordulásban sem lehet üres vagy ismeretlen. pl. SZERZİ egyedtípusban a Szerzı kód egyszerő azonosító, KÖNYV-SZERZİ egyedtípusban a Szerzı kód+könyv kód összetett azonosító. Bıvítsük a fenti egyedtípust egy kategória kód tulajdonság típussal. ÁRU egyedtípus KATEGÓRIA egyedtípus Áru kód Áru név Egységár Kategória Kategória Kategória Áfa % kód kód név 1 Monitor 35000 01 01 Számítástechnika 25 2 Billentyő 2000 01 02 Barkács áru 25 3 Egér 1000 01 03 Élelmiszer 12 4 Winchester 20000 01 5 Kalapács 600 02 A fenti relációs adatbázisban 2 tábla van. A Kategória tábla fölérendelt, az Áru tábla alárendelt. Közöttük 1:N kapcsolat van. Az ÁRU táblában az áru kód, a KATEGÓRIA táblában a kategória kód az azonosító. Az ÁRU táblában a kategória kód leíró típusú. A táblák között létrehozhatunk kapcsolatokat. Ezt úgy tehetjük meg, hogy a két táblát egy közös tulajdonsággal a Kategória kóddal összekötjük. Descartes szorzat: 6 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette.

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 Eredménye egy olyan reláció, amelyet úgy kapunk, hogy az 1. reláció minden egyes sorához hozzákapcsoljuk a másik reláció minden sorát. A fenti példában 5*3 = 15 féle lehetıséget kapnánk. Ebbıl nekünk csak 5 jó. Relációk közötti kapcsolat: Két reláció között átfedés (redundancia) van, ha mindkettıben van azonos tartalommal bíró tulajdonságtípus. Relációk között erıs logikai átfedés van: ha a kapcsolatot meghatározó azonos tulajdonságtípus mindkettıben leíró. Relációk között gyenge logikai átfedés van: ha a kapcsolatot meghatározó azonos tulajdonságtípus az egyikben azonosító (fölérendelt relációban), a másikban (az alárendelt relációban) leíró vagy az azonosító része. A kapcsolódó tulajdonságot az alárendelt relációban idegen kulcsnak nevezik. Nem egyszerő, a feladat szempontjából fontos egyedek, tulajdonságok és kapcsolatok meghatározása, ha az a célunk, hogy adatbázisunk optimális szerkezető táblákból épüljön fel. Ebben segít a normalizálás. Léteznek adatmodellezı programok, amelyek automatikusan megoldják helyettünk a normalizálást, de ha a csak a gépre bízzuk a munkát, akkor idınként váratlan eredményeket kapunk. Az Access'97-ben is alkalmazható a tábla, teljesítmény stb. analizáló. Normalizálás célja: A tárolás és karbantartás szempontjából optimális szerkezető egyedtípusok (táblázatok) kialakítása. Mielıtt átnéznénk a normalizálás lépéseit ismerkedjünk meg néhány fogalommal. Többértékő (ismétlıdı) tulajdonság: Azok a tulajdonságok, amelyek egy egyedelıfordulásban több értékkel is rendelkezhetnek: pl nyelvismeret, szakma. Legyen egy reláció egyik tulajdonságtípusa A, a másik B. Funkcionális függés: A funkcionálisan meghatározza B-t (B funkcionálisan függ az A-tól), ha a reláció minden elıfordulásában az A minden egyes értékéhez B-nek csakis egy értéke társul. Pl. a rendszám funkcionálisan meghatározza az autó típusát, színét. Fordítva nem igaz. A gépjármő színe nem határozza meg a rendszámot. Nincs kikötve, hogy kell is, hogy minden A-hoz tartozzon B is. Lehet, hogy B ismeretlen, pl a rendszám és Casco biztosítás. Nincs minden gépjármőnek Casco biztosítása. Kölcsönös funkcionális függés: ha A és B, és B és A funkcionálisan meghatározzák egymást. Pl. kategória kód és kategória név. Két tulajdonság funkcionális független, ha közöttük nem áll fenn funkcionális függés. Pl. gépjármő típusa és színe. Összetett függés: ha a meghatározó több tagból áll. pl. Számlaszám és áru kód együtt határozza meg a vásárolt mennyiséget. Ha a meghatározó tulajdonság összetett, akkor megkülönböztetünk részleges és teljes funkcionális függést. Legyen az összetett tulajdonság A+B. Részleges funkcionális függés: Ha A-ból bármely tagot kiemelve is fennáll a függés: pl Számlaszám és Áru kód összetett tulajdonság és az Áru neve között részleges funkcionális függés áll fenn, mert az áru neve csak az áru kódtól függ. Tranzitív függés: Ha egy nem kulcs tulajdonság meghatároz más tulajdonságot is. Relációs logikai adatmodell jellemzıi: 1. A reláció nem tartalmaz két azonos sort. 2. A reláció sorainak sorrendje lényegtelen. 3. A reláció bármely sorára az azonosítóval hivatkozunk. 4. A reláció oszlopainak sorrendje lényegtelen. 5. A reláció oszlopaira névvel hivatkozunk. Ha az eddigieknek megfelel a reláció, akkor nulladik normál formában - 0NF-ben van. 6. A reláció minden tulajdonsága funkcionálisa függ az azonosítótól a reláció nem tartalmazhat ismétlıdı tulajdonságot. 7. A reláció nem tartalmazhat részleges funkcionális függést. 8. A reláció nem tartalmazhat tranzitív funkcionális függést. 9. A relációs adatmodellben a relációk közötti kapcsolatot a közöttük lévı gyenge logikai átfedés képezi. 10. Minden reláció kapcsolatban áll minden más relációval. Ha a reláció 0NF-ben van és nem tartalmaz ismétlıdı tulajdonságot, akkor legalább 1NF -ben van. Ha a reláció 1NF-ben van és nem tartalmaz részleges funkcionális függést akkor legalább 2NF -ben van. Ha a reláció 2NF-ben van és nem tartalmaz tranzitív funkcionális függést, akkor legalább 3NF -ben van. Nézzünk most példákat a fenti meghatározásokra. Nem egy összefüggı normalizálási feladatsort veszünk, hanem a normalizálás lépéseit különálló táblák bemutatásával kísérjük végig. A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 7

MS-ACCESS-97 : www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 DOLGOZÓ Dolgozókód Név Fizetés Nyelv 1500 Kiss Pál 50000 angol 1500 Kiss Pál 50000 német 1600 Jó Lajos 40000 1700 Fehér Zsolt 80000 spanyol A dolgozó egyedben a nyelv többértékő tulajdonság. Normalizálás során az egyedbıl kiemeljük az ismétlıdı tulajdonságokat, egy új egyedbe tesszük és az új egyedet kiegészítjük az eredeti egyed azonosítójával. DOLGOZÓ NYELV Dolgozókód Név Fizetés Dolgozókód Nyelv 1500 Kiss Pál 50000 1500 angol 1600 Jó Lajos 40000 1500 német 1700 Fehér Zsolt 80000 1700 spanyol Ezzel a DOLGOZÓ tábla már legalább 1NF-ben van, eleget tesz az a relációs adatmodell elsı 5 feltételének, a Dolgozó kód, mint azonosító funkcionálisan meghatározza a reláció többi (leíró) tulajdonságát és a reláció nem tartalmaz többértékő tulajdonságot. Az alábbi reláció egy üzlet vevıinek és a vásárolt árunak a mennyiségét mutatja. Egy számlaszámhoz több vásárolt áru tételsora is tartozhat. Ha csak egy táblával dolgoznánk, akkor látjuk mennyire sok ismétlıdı mezı lenne a relációban. A módosítás sok hibával járna. Nézzük sorra a normalizálást. SZÁMLA Számlaszám Dátum Vevı név Telefon Áru név Menynyiség 1000 1998.05.01 Tóth Pál 350-430 Monitor 25 1000 1998.05.01 Tóth Pál 350-430 Billentyő 20 1000 1998.05.01 Tóth Pál 350-430 Egér 10 1001 1998.05.02 Gál Éva 450-500 Billentyő 30 A SZÁMLA relációban az áru név többértékő tulajdonság. Van olyan számlaszám, amelyhez csak 1 és van olyan, amelyhez 20-nál is több tételsor tartozhat. Ezért a vásárlás tételsoraira vonatkozó adatokat, árunév, mennyiség egy új táblába visszük át, a SZÁMLA táblával való kapcsolatot úgy tudjuk fenntartani, hogy a számlaszám is bekerül az új táblába és mivel az áru név hoszszú így létrehozunk egy árukód azonosítót. Az új reláció neve legyen SZÁMLA RÉSZLET. A tábla azonosítója a Számlaszám és az Áru kód lesz. SZÁMLA SZÁMLA RÉSZLET Számlaszászám Dátum Vevı név Telefon Számla- Áru kód Áru név Mennyiség 1000 1998.05.01 Tóth Pál 350-430 1000 1 Monitor 25 1001 1998.05.02 Gál Éva 450-500 1000 2 Billentyő 20 1000 3 Egér 10 1001 2 Billentyő 30 Így a SZÁMLA reláció is és a SZÁMLA RÉSZLET legalább 1NF-ben van. A SZÁMLA relációban a Számlaszám az azonosító. A Számla részletben az azonosító összetett lesz: Számlaszám+Áru kód. Vajon értjük-e miért szükséges az összetett azonosító? Tudjuk, hogy minden relációnak kell, hogy legyen azonosítója, amely az egész táblában egy adott értéket csak egyszer vehet fel. Ha a SZÁMLA RÉSZLET-ben csak a Számlaszám vagy csak az Áru kódot jelölnénk ki azonosítónak, akkor szerepelhetne-e többször is az 1000 Számlaszám vagy a 2 Árukód? A számítógép az összetett azonosítót, mint egy összefőzött karakterláncot kezeli 10001,10002,10003,10012, melynek külön nevet is adhatunk pl. TÉTELEK Miért nem választjuk a Számlaszám és Áru nevet összetett kulcsnak? Az áru név hosszú és változhat. 8 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette.

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 Nézzünk példát összetett azonosítót tartalmazó relációra. A Számla részlet relációban a Számlaszám és az Áru kód összetett azonosító. Az áru név viszont részlegesen függ az összetett azonosítótól, hisz ha kiemeljük az azonosítóból a számlaszámot, akkor az áru kód marad, ami meghatározza az áru nevet. Ahhoz, hogy a reláció 2NFben legyen a következıket kell tenni: Kiemeljük az eredeti relációból az áru kód és áru név teljes oszlopait egy új relációba. Az így kapott reláció azonos sorait töröljük. SZÁMLA RÉSZLET ÁRU Számlaszám Áru kód Mennyiség Áru kód Áru név 1000 1 25 1 Monitor 1000 2 20 2 Billentyő 1000 3 10 3 Egér 1001 2 30 Az ÁRU reláció még más tulajdonságokat is tartalmazhat pl: egységár, csomagolás stb. A SZÁMLA RÉSZLET reláció a definíció szerint legalább 2NF-ben van. Megjegyzés: A fenti SZÁMLA reláció legalább 2NF-ban van, mert egyszerő azonosítót tartalmaz. Ha a reláció csak egyszerő azonosítót tartalmaz és legalább 1NF-ben van, akkor elmondhatjuk, hogy legalább 2NF-ben is van, nem kell vizsgálni az összetett azonosítóra vonatkozó részleges függést. Nézzük most a SZÁMLA relációt, melyben a Számlaszám az azonosító. SZÁMLA Számlaszám Dátum Vevı név Telefon 1000 1998.05.01 Tóth Pál 350-430 1001 1998.05.02 Gál Éva 450-500 A relációban a Vevı név nem azonosító és meghatározza a Telefon tulajdonságot. Ebbıl következik, hogy a Telefon tranzitíven függ az azonosító Számlaszámtól. A kétszeresen meghatározott tulajdonságot (Telefon) új egyedtípusba visszük leíróként, azonosítóként pedig annak meghatározóját (Vevı nevet). Célszerő bevezetni egy Vevı kód tulajdonságot, hisz a vevı név hosszú. A VEVİ reláció még más tulajdonságokat is tartalmazhat, pl. vevı cím, fax szám stb. SZÁMLA VEVİ Számlaszákód Dátum Vevı- Vevıkód Vevı név Telefon.. 1000 1998.05.01 V1 V1 Tóth Pál 350-430 1001 1998.05.01 V2 V2 Gál Éva 450-500 Egy reláció legalább 3NF-ben van, ha 0NF-ben van, nincs benne többértékő tulajdonság, részleges függés, tranzitív függés, minden leíró tulajdonság függ a kulcstól, csak a teljes kulcstól és semmilyen más tulajdonságtól csak a kulcstól. Relációs adatbázis kezelı fı funkciói: Adatdefiníció: Egyedtípusok, köztük lévı kapcsolatok meghatározása. Adattábla leírása: mezıtípus, méret, értékszabályok. Azonosító meghatározása. A táblák közti kapcsolatok foka, hivatkozási integritás megırzése. Adatmanipuláció: Adatok visszakeresése, karbantartása. Adatfelügyelet: Adatok elrejtése a felhasználó elıl. Az adatokat csak az adatbázis kezelın keresztül lehet elérni és módosítani. Felhasználói jogosultságok kezelése, zárolások. Relációs adatbázis-kezelı nyelv: SQL, Paradox, stb. SQL (Strukturált lekérdezı nyelv), amely lehetıvé teszi a relációs adatmodell kezelését. 1986-ban az SQL szabvánnyá vált. Strukturált nyelv: a parancsok, mint mondatok hozhatók létre és a mondatok szerkezete szigorúan kötött. Az Access az SQL 1989-ben elfogadott szabványát használja. Felhasználói rendszerek tervezésének fıbb lépései: Feladat megfogalmazása; Részfeladatokra bontás és a feldolgozási folyamat meghatározása; Adatok összegyőjtése, elemzése; Adatbázis tervezés, normalizálás; Bemutató készítés; Tesztelés. A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 9

MS-ACCESS-97 : www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 1.2.1. Access'97 adattípusok Ahhoz, hogy egy táblát létrehozzunk a tulajdonságokról részletesebben kell beszélni. A tulajdonságokat a továbbiakban mezıknek fogjuk nevezni. A táblák tehát mezıkbıl épülnek fel, melyeknek jellemzıik vannak, úgy mint: típusa, mérete, stb. Az adattípus leírja a táblában szereplı mezı lehetséges értékkészletét. Minden mezınek kell, hogy típusa legyen, de az csak egyféle lehet. Adattípusok: Szöveg: Szöveg vagy szöveg és számok kombinációja (alfanumerikus karakter), valamint számítást nem igénylı számok. pl: dolgozó kódja, telefonszám. A mezık típusának alapértelmezése szöveg. Hossza min. 1 bájt, max. 255 bájt. Feljegyzés: Alfanumerikus karakterek, mondatok. Hossza legfeljebb 64 000 bájt. Tartalom alapján nem kereshetünk feljegyzés típusú mezıben. Használata: pl. feladatok leírása, dolgozó jellemzése, film leírása stb. Szám: Matematikai számításokban használt numerikus adatok. 1, 2, 4 vagy 8 bájt (16 bájt, ha a Mezıméret tulajdonság beállítása Többszörözési azonosító) Dátum/idı: Dátum és idı-értékek 100-tól 9999-ig terjedı évszámokkal. Hossza: 8 bájt. Pénznem: a tizedesjel bal oldalán 15 jegyig, a jobb oldalán 4 jegyig pontos értékek. Hossza: 8 bájt. Számláló: Egyedi, egymást egyesével követı számok vagy a Microsoft Access által megadott véletlen szám, amelynek megadása akkor történik, amikor egy új rekord kerül hozzáadásra a táblához. Automatikusan nem módosítható. Hossza: 8 bájt, (16 bájt, ha a Mezıméret tulajdonság beállítása Többszörözési azonosító). Igen/Nem: Igen és Nem érték vagy más két állapotú jeljık, amelyek csak a két érték egyikét tartalmazhatják. (Igen/Nem, Igaz/Hamis vagy Be/Ki). Hossza: 1 bájt. OLE objektum: Képek, rajzok vagy más OLE objektumok, például a Microsoft Excel táblázatkezelı, vagy Microsoft Draw által létrehozott objektum, vagy egy Microsoft Word dokumentum, grafika, hang vagy más bináris adat. A maximális méret körülbelül 1 Gigabájt. Hiperhivatkozás: Szöveg vagy szöveg és számok kombinációja, amelyek tárolása szövegként történik, és amely hiperhivatkozás-címként kerül alkalmazásra. A hiperhivatkozás-cím legfeljebb három részbıl állhat: megjelenített szöveg a mezıben vagy vezérlıelemben megjelenített szövegcím, egy fájl elérési útja (UNC elérési út) vagy oldal (URL) alcím, egy hely a fájlon vagy oldalon belül. Legkönnyebben a Beszúrás menü Hiperhivatkozás parancsával szúrhatunk be hiperhivatkozás-címet egy mezıbe vagy vezérlıelembe. A Hiperhivatkozás típusú adat mindhárom része maximum 2048 karaktert tartalmazhat (külön-külön). Az Access'97 a választható adattípusok között a keresés varázslót is felkínálja. Keresés Varázsló: Létrehoz egy olyan mezıt, amely lehetıvé teszi, hogy egy másik táblából vagy listából válasszunk egy értéket, utóbbi esetben egy lista vagy kombinált lista segítségével. Ha erre a lehetıségre kattintunk, akkor elindul a Keresés Varázsló, amely létrehoz egy Keresımezıt. A varázsló futtatása után a Microsoft Access a varázslóban kiválasztott értékek alapján állítja be az adattípust. A kereséshez használt elsıdleges kulcs mérete általában 4 bájt. A Feljegyzés, Hiperhivatkozás és OLE objektum mezık nem indexelhetık. 1.2.2. Mezıtulajdonságok: Beállíthatjuk, hogy az Access hogyan tárolja, kezelje, jelenítse meg az adatokat. Összesen tizenegy mezıtulajdonság állítható be, de ennek száma a mezı adattípusától függ. Nem soroljuk fel, hogy melyik adattípusnál milyen mezıtulajdonság állítható be, hisz az Access automatikusan mindig csak a típusnak megfelelı tulajdonságokat kínálja fel. Mezıméret: Szöveg típusú mezı esetén max. 255 karakter a hossza. Az alapértelmezett érték 50 karakter. Szám típusú mezı esetén a mezıméret az alábbiak szerint alakul: Mezıméret Értékkészlet Tizedes helyek Tárolási méret Bájt 0-255 nincs 1 bájt Egész -32 768 -tól 32 767 nincs 2 bájt Hosszú egész -2,1*10 8 -tól 2,10 8 -ig nincs 4 bájt Egyszeres -3,4*10 38 -tól 3,4*10 38 -ig 7 4 bájt Dupla -1,7*10 308 -tól 1,7*10 308 -ig 15 8 bájt Többszörözési azonosító Globális egyedi azonosító 16 bájt Az alapértelmezett típus Hosszú egész. Érdemes figyelni a beállításokra, mivel helyet és idıt takaríthatunk meg a megfelelı típus választással. 10 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette.

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 Formátum: az adatok megjelenési módját állíthatjuk be, az adattárolásra nincs hatással. A szabványos formátumok függnek a MS Windows Vezérlıpultjának területi beállításaitól. Az Access az alábbi lehetıségeket ajánlja fel: Szám és pénznem esetén Dátum és idı típusú mezı esetén Formátum Megjelenítés Formátum Megjelenítés Általános szám 3456,789 Általános dátum 1994.06.19. 17:34:23 Pénznem 3 456,79 Ft Hosszú dátum 1994. június 19. Rögzített 3456,79 Egyszerő dátum 94. jún.19. Szabványos 3 456,79 Rövid dátum 1994.06.19. Százalék 123,00% Hosszú idı 17:34:23 Tudományos 3,46E+03 Közepes idı 5:34 DU Rövid idı 17:34 Általános dátum választáskor, ha nem gépelünk be idıpontot, akkor csak a dátum, ha pedig nem adunk meg dátumot akkor csak az idıpont jelenik meg. Igen/Nem típusnál Igaz/Hamis, Be/Ki lehetıségeket kínál fel, ha töröljük az értékeket, akkor -1/0 jelenik meg, de egyéni beállítást is kérhetünk: pl Férfi/Nı, vagyis választhatunk elıre megadott vagy általunk tervezett formátumok közül. Numerikus mezık egyéni formátuma legfeljebb 4, egymástól vesszıvel elválasztott részt tartalmazhat. Az Access a formátum elsı részét használja, ha a szám pozitív, a másodikat, ha negatív, a harmadikat, ha az érték nulla, a negyediket, ha nem tartalmaz értéket. pl. +0,0;-0,0;0;"üres" egyéni formátum azt jelenti hogy a pozitív és negatív számok elıjellel jelennek meg és az "üres" szó lesz látható, ha nem adunk a mezınek értéket. Nulla hosszúságú karakterlánc: olyan érték, amely nem tartalmaz sem karaktereket, sem szóközt. Az üres értéket tartalmazó mezıhöz hasonlóan a nulla hosszúságú karakterláncokat tartalmazó Szöveg típusú mezık üresen jelennek meg. Szöveg mezıbe úgy tudunk nulla hosszúságú karakterláncot bevinni, hogy két idézıjelet írunk be, amelyek közé nem teszünk szóközt. Ha az üres és nulla hosszúságú karakterlánc értékeket másként szeretnénk megjeleníteni, akkor a Formátum mezıtulajdonságot kell beállítani. Szöveg típusú mezık egyéni formátuma legfeljebb 3, egymástól vesszıvel elválasztott részt tartalmazhat. Az Access a formátum elsı részét használja szöveget tartalmazó mezı esetén, a másodikat, nulla hosszúságú karakterlánc esetén, a harmadikat üres mezı esetén. pl. @;"hiányzik";"üres" egyéni formátum szokásos módon jeleníti meg a szöveget, ha a mezı nulla hosszúságú, akkor "hiányzik", ha a mezı nem tartalmaz semmit, akkor "üres" szöveg jelenik meg. Nulla Hosszúság Engedélyezése: Megadja, hogy a nulla hosszúságú karakterlánc ("") érvényes adatbevitel-e. Tizedes helyek: Szám és pénznem tulajdonság esetén a tizedesjeltıl jobbra lévı helyiértékek száma 0 és 15 közé eshet. Ez a megjelenítésre vonatkozik, nem pedig a tárolási helyre. Cím: Az őrlapon, jelentésekben vagy Adatlap nézetben használt mezı címkéjét adja, ha nem adjuk meg akkor a mezı neve lesz a címke. Alapértelmezett érték: Egy a típusnak megfelelı érték, amely új rekord (adat) felvitelekor automatikusan beíródik az adat helyére. Hasznos, ha sok azonos érték szerepel több rekordban, ilyenkor nem kell minden esetben ezt beírni, hanem automatikusan hozzárendelıdik az adatmezıhöz.pl ha a várost tartalmazó mezıben legtöbbször a Salgótarján fordul elı, akkor alapértelmezett értékként ezt megadhatjuk. Az új rekord automatikusan felveszi ezt az értéket, amit vagy elfogadunk vagy módosítunk. Érvényességi szabály: Szabályokat rendelhetünk a mezıhöz. pl Ár>100 vagy Dátum<1998.05.01 Ha az adott mezı szerkesztése után átlépünk egy másik mezıbe és a bevitt érték nem felel meg az érvényességi szabálynak, akkor az érvényességi szövegben lévı figyelmeztetı szöveg jelenik meg a képernyın. Érvényességi szöveg: Azon üzenet szövegét adja meg, amely akkor jelenik meg, amikor a mezı, vezérlıelem vagy rekord nem teljesíti. pl az elızı példában az érvényességi szövegbe beírhatjuk: "Az ár 100 Ft-nál nagyobb!", vagy a A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 11

MS-ACCESS-97 : www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 második esetben: "A dátum csak 1998.05.01 elıtti lehet!". Az Érvényességi szöveg tulajdonság esetében 255, a Érvényességi szabály tulajdonság esetében 2048 karakternyi a maximális hossz. Ha az Érvényességi szabályt mellızzük, akkor nem lesz adatkiértékelés. Ha az Érvényességi szabályt beállítjuk, de az Érvényességi szöveget nem, akkor az érvényességi szabály sérülésekor a Microsoft Access szabványos hibaüzenetet ad. Kötelezı: Megadja, hogy kötelezı-e értéket bevinni egy mezıbe. Ha a tulajdonság Igenre van állítva, akkor az adatbevitel kötelezı, ha Nem-re van állítva, akkor üresen hagyható a mezı. Indexelt: Ez a tulajdonság felgyorsítja az adott mezıben a sorbarendezést, keresést, csoportosítást. Három lehetıség van: 1. Nem: nem kívánunk keresési gyorsítást a mezıre. 2. Igen (lehet azonos): több rekordban (sorban) lehet azonos értéke a mezınek. 3. Igen (nem lehet azonos): a mezınek egyedinek kell lennie. Ezzel a tulajdonsággal csak egymezıs indexet állíthatunk be. Többmezıs indexet a Index ablakban adhatunk meg, melyet vagy az eszköztár Index ikonjával, vagy a Nézet menü Indexek menüpontban hívhatunk be. Bementi maszk: Az adatra vonatkozó beviteli mintát írja le. Ezzel megkönnyíthetjük az adatbevitelt. Egy telefonszám beviteli mezıben kérhetjük pl. (32) 417-133 formában történı rögzítést. Az Access rendszer beépített Maszk Varázslóval is rendelkezik, amely segítségével könnyen beállítható a formátum. A beviteli maszk 3 részbıl áll, melyeket pontosvesszıvel választunk el egymástól. Az elsı rész a bevitel formátumát határozza meg, melyet az alábbi táblázat szemléltet, a második rész a formázó karakter tárolására vonatkozik: ha 1 vagy üres, akkor a mezıbe vitt karakterek tárolódnak a maszk formázó karakterek nem, ha pedig 0, akkor a maszk formázó karakterek is tárolásra kerülnek. A harmadik rész a helykitöltı karakter, ha nem adjuk meg, akkor _ (aláhúzás) jel az alapértelmezett jel. pl (99) 9000-000;0 bemeneti maszk jelentése: az elsı 3 jegy megadása nem kötelezı, a következı 6 számjegyé pedig kötelezı. A második részben a 0 jelentése: a zárójelek és a kötıjel is tárolásra kerül, mivel a harmadik rész nincs megadva, így a be nem írt helyeken az alapértelmezett aláhúzás jel jelenik meg. A Microsoft Access az alábbi tábla szerint értelmezi a Bemeneti Maszk tulajdonság beállítás elsı részében lévı karaktereket: Maszk Jelentés 0 Számjegy (0 9, az adatbevitel kötelezı, plusz [+] és mínusz [-] jelek nem megengedettek). 9 Számjegy vagy szóköz (nem kötelezı az adatbevitel, plusz- és mínuszjelek nem megengedettek). # Számjegy vagy szóköz (nem kötelezı az adatbevitel az üres helyek szóközre konvertálódnak, plusz és mínuszjelek megengedettek). L Bető (A Z, az adatbevitel kötelezı).? Bető (A Z, az adatbevitel nem kötelezı). A Bető vagy számjegy (az adatbevitel kötelezı). a Bető vagy számjegy (az adatbevitel nem kötelezı). & Bármely karakter vagy szóköz (az adatbevitel kötelezı). C Bármely karakter vagy szóköz (az adatbevitel nem kötelezı).., : ; - / Tizedes hely, ezres, dátum és idı elválasztók. (Az aktuálisan használt karakterek a Microsoft Windows Vezérlıpult Nemzetközi szakaszának beállításától függnek.) < Minden ezt követı karakter kisbetőre konvertálódik. > Minden ezt követı karakter nagybetőre konvertálódik.! A bemeneti maszk jobbról balra történı kitöltését eredményezi a balról jobbra történı helyett, amikor a karakterek a bemeneti maszk bal oldalán nem kötelezıek. A felkiáltójelet a bemeneti maszkban bárhol alkalmazhatjuk. \ Az ezt követı karakter bető szerinti megjelenését eredményezi (például \A egyszerően A-ként jelenik meg). Néhány beviteli maszk példa: (00) 000-0000 (36) 444-0555 >LLL-000 AZX-145 (99) 000-0000 ( ) 444-05555 >L<?????? Jakab #9999-300 Kati 3000 AA-AAA AT-486 12-KIT 12 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette.

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 2. Az MS-Access indítása Az MS-Access indítóikonja: Mint azt az MS-Access bejelentkezı párbeszédpanel mutatja, adatbázist két módon hozhatunk létre: Üres adatbázist nyitunk meg és az objektumokat késıbb rendeljük hozzá, vagy Adatbázis Varázslót használunk. Összesen 22 különbözı adatbázis közül válogathatunk. Az Access elkészíti a kiválasztott adatbázis objektumokat. Az Access által megadott adat típusokat módosíthatjuk. Az Access megismeréshez nagy segítséget nyújt, de ebben a jegyzetben nem foglalkozunk a részletes ismertetéssel. Amennyiben a bejelentkezı párbeszédpanelen a Mégse gombot választjuk, az alábbi ablakot kapjuk: melyen az engedélyezett eszköztár gombok: az új adatbázis létrehozása, mely egyenértékő a Fájl menü Új adatbázis...: sorral, valamint egy létezı megnyitása ikon, mely egyenértékő a Fájl menü Adatbázis megnyitása menüsorral. Az Access MDB kiterjesztéső file-t hoz létre. (Az LDB-t kiterjesztést hálózati alkalmazásnál használja.) 2.1. MS-Access objektumai Az Adatbázis ablakban hatféle objektum közül választhatunk: 1. Táblák adatbázis adatait tartalmazzák. 2. Lekérdezés: táblákból kigyőjtik a keresett adatokat. 3. Őrlap: adatok kényelmes, tetszetıs formában történı felvitelére, módosítására szolgál. 4. Jelentés: kimutatásokat készíthetünk és nyomtathatunk. 5. Makró: programok, melyekkel gyakran elıforduló feladatokat automatizálhatunk. 6. Modul: Visual Basic nyelven programokat készíthetünk, ezeket modulok formájában tároljuk. A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 13

MS-ACCESS-97 : www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 3. Mintafeladat A feladatot a következı sorrendben oldjuk meg: Táblák létrehozása Mezınevek, mezıtípusok, mezıtulajdonságok megadása Azonosítók (elsıdleges kulcsok) megadása Táblák közötti kapcsolatok meghatározása Táblák feltöltése adatokkal A gyors adatbevitelhez őrlapok készítése Lekérdezések készítése Jelentések készítése Az MS-Access kezelését egy feladat lépésenkénti megoldásán keresztül lehet a legegyszerőbben elsajátítani. Ezért fogalmazzunk meg egy feladatot és oldjuk meg! Mindenki számára közelálló példa a bevásárlás. Feladatunkban egy üzlet napi forgalmát rögzítjük. A vásárlók adatait is nyilvántartjuk. Vásárláskor a vevı számlát kap, melyen szerepel a számlaszám, a vásárlás dátuma, az áruk, annak egységára vásárolt mennyisége és értéke. Egy számlán egy áru csak egyszer szerepel. Naponta többször is vásárolhat ugyanaz a vevı. Minden árunak adott a kategóriája (sportcikk, elektronika stb.) Az áruról az egyszerőség miatt csak az eladási egységárat tartjuk nyilván, az egyéb jellemzıket nem. A vásárlóról is rögzítünk néhány adatot: nevét, címét. Célunk, a vásárlók kiadásainak és az üzlet bevételének a kiszámítása valamint különféle kigyőjtések, kimutatások elkészítés: pl. szeretnénk elemezni a vásárlási szokásokat, kigyőjtéseket készíteni, hogy melyik kategóriából vásároltak a legnagyobb értékben. stb. A VÁSÁRLÁS adatbázis Bachman diagramja: IRÁNYÍTÓSZÁM Irányítószám Helységnév SZÁMLA Számlaszám Vevıkód Vásárlás dátuma KATEGÓRIA Kategóriakód Kategórianév VEVİ Vevıkód Vevınév Irányítószám Vevı címe SZÁMLARÉSZLETEZİ Számlaszám Árukód Vásárolt mennyiség ÁRU Árukód Árunév Áru egységára Kategória kód 3.1. Egyedtípusok, azonosítók, kapcsolatok A feladathoz meghatározzuk az egyedtípusokat, a tulajdonságokat és az azonosítókat! Egyedtípusok: Áru, Irányítószám, Kategória kód, Számla, Számla részletezı, Vevı Egyedtípus Tartalma Áru az áru adatai Irányítószám Magyarország helységnevei és a helységek irányítószámai Kategória az árukat kategóriákba soroljuk. Számla a számla fejléce Számlarészletezı a számla tételsorai Vevı a vevı adatai 14 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette.

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 Az egyedtípusok közötti kapcsolatok: Egyedtípusok Kapcsolótulajdonság Kapcsolt foka ÁRU - SZÁMLARÉSZLETEZİ Árukód 1:N KATEGÓRIA KÓD - ÁRU Kategória kód 1:N IRÁNYÍTÓSZÁM - VEVİ Irányítószám 1:N SZÁMLA - SZÁMLA RÉSZLETEZİ Számlaszám 1:N VEVİ - SZÁMLA Vevıkód 1:N Egyedtípusok és az egyed típusok azonosítói: IRÁNYÍTÓSZÁM < Irányítószám, Helység név> VEVİ <Vevı kód, Vevı név, Irányítószám, Vevı cím> KATEGÓRIA KÓD <Kategória kód, Kategória név> ÁRU <Áru kód, Áru név, Áru egységára, Kategória kód> SZÁMLA <Számlaszám, Vevıkód, Vásárlás dátuma> SZÁMLA RÉSZLETEZİ <Számlaszám, Árukód, Vásárolt mennyiség> Egyedenkénti tulajdonság lista: Egyedtípus Tulajdonságnév Adattípus Méret Egyediség Áru Árukód Számláló azonosító Árunév Szöveg 25 leíró Áru egységára Szám leíró Kategória kód Szöveg 2 leíró Irányítószám Irányítószám Szöveg 4 azonosító Helység Szöveg 25 leíró Kategória Kategória kód Szöveg 2 azonosító Kategória név Szöveg 25 leíró Számla Számlaszám Számláló azonosító Vevıkód Szám leíró Vásárlás dátuma Dátum leíró Számla részletezı Számlaszám Szám azonosítórész Árukód Szám azonosítórész Vásárolt mennyiség Szám Egész leíró Vevı Vevıkód Számláló azonosító Vevınév Szöveg 30 leíró Vevı cím Szöveg 30 leíró Tulajdonságok listája: Tulajdonságnév Rövid leírás Ábrázolás Validitás Árukód az áru kódja Hosszú egész Árunév az áru neve Cím a vevı címe: út, kerület, hsz. Dátum a vásárlás dátuma Rövid dátum Egységár az áru egységára Pénznem > 0 Helység a helység neve A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 15

MS-ACCESS-97 : www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 Tulajdonságnév Tulajdonságnév Ábrázolás Irányítószám a helység irányítószáma Kategória kód az áru kategória kódja Kategória név a kategória neve Vásárolt mennyiség a vásárolt áru mennyisége Számlaszám a számla száma Hosszú egész Vevıkód a vevı kódja Hosszú egész Vevınév a vevı neve Validitás 1000-9999 01-99 > 0 3.2. Táblák létrehozása Az Access'97-ben több lehetıség is adott az új tábla létrehozására: Tábla Varázsló, Üres adatlap kitöltése, Tervezı nézetben üres tábla. Tábla varázsló üzleti vagy személyes tárgyú táblák kialakításában nyújt segítséget. Tábla importálása és csatolása: Egy kiválasztott tábla adataira hivatkozva új táblát hozhatunk létre. Adatlap Nézet: Megjelenik egy 30 sort és 20 oszlopot tartalmazó adatlap. Az elıre definiált Mezı1, Mezı2 stb. neveket vagy a mezınéven való dupla kattintással, vagy a jobboldali egérgomb kattintása után megjelenı legördülı menübıl az Oszlop átnevezése menüpontot választva nevezhetjük át. Az üres oszlopok törlıdnek. A bevitt adatok alapján az Access automatikusan meghatározza az adat típusát és formátumát. Új tábla: Egyedileg alakíthatjuk ki a tábláinkat. A továbbiakban ezt a lehetıséget választjuk. A feladathoz tartozó táblák létrehozásának lépéseit elıször a kategória kóddal kezdjük. Kategória kód tábla: Az új tábla lehetıség választása után egy két részre osztott ablak jelenik meg. A felsı rész a mezılista táblázata, az alsó a mezıtulajdonságok rácsa lesz. 16 A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette.

: www.pszfsalgo.hu, : radigyorgy@gmail.com, : 30/644-5111 MS-ACCESS-97 A tábla felsı ablaka három oszlopra osztódik. Az elsıbe kell beírni az adott mezı nevét. Ne kezdjük szóközzel, a név nem tartalmazhat pontot, kettıspontot, felkiáltójelet stb. A másodikban lehet a legördülı menübıl kiválasztani az adat típusát (itt azokat választhatjuk amelyeket az Adattípus részben felsoroltunk. lásd 1.2.1.). A harmadik oszlopba a mezı szöveges leírását adhatjuk meg. A mezıket egyesével (soronként) határozzuk meg. A mezı meghatározása után a alsó rácsban további jellemzıket adhatunk a mezıhöz. Hogy milyen jellemzıket láthatunk az befolyásolja, hogy milyen adattípust választottunk ki. A kategória kód mezıméretét állítsuk 2-re, a Bemeneti maszk legyen 00, vagyis csak számok kerülhetnek a mezıbe elıjel nélkül (00-tól 99-ig), a mezı kitöltése kötelezı. Miután megterveztük a táblát, adjuk meg hozzá (ha szükséges) az azonosítókat (elsıdleges kulcsokat) és indexeket. Egy táblában minden egyes rekordot egyértelmően azonosít a tábla elsıdleges kulcsa, amely egy mezı vagy mezık kombinációja. Mint a tábla fı indexe táblák közti adatkapcsolatokhoz használatos. Az elsıdleges kulcs beállítása vagy megváltoztatása: 1 A tábla Tervezı nézetében válasszuk a mezıt vagy mezıket, amelyeket elsıdleges kulcsként akarunk meghatározni. Egy mezı kiválasztásához kattintsunk a sorkijelölıre. Több mezı kiválasztáshoz tartsuk lenyomva a Ctrl billentyőt, és kattintsunk minden egyes mezıhöz a sorkijelölıre. 2 Kattintsunk az Elsıdleges kulcs beállítása ikonra az eszköztárban, vagy válasszuk a Szerkesztés menübıl az Elsıdleges kulcs beállítása parancsot. A Microsoft Access elhelyezi az elsıdleges kulcs ikont a sorkijelölı oszlopában. Elsıdleges kulcs meghatároztatása a Microsoft Access-el: Elsı mentéskor, ha Tervezı nézetében elsıdleges kulcs megadása nélkül mentjük a táblát, akkor a Microsoft Access a következı párbeszédablakot adja: Az Igen válasz esetén a Microsoft Access létrehoz egy Azonosító -nak nevezett mezıt a táblában számláló adattípussal. Amikor hozzáadunk rekordokat, a Microsoft Access ebbe a mezıbe tartozó értékeket automatikusan egyesével növeli. Ne éljünk ezzel a lehetıséggel. A gyereket sem szokás Anonymusnak nevezni. Mindig mi határozzuk meg a kulcsokat, egyébként is az Azonosító megnevezés nem sokat árul el az adott mezırıl, a névnek lehetıség szerint tömörnek és ugyanakkor beszélınek kell lenni. Ezeket után mentsük a tábla tervét. Kattintsunk a mentés ikonra párbeszéd panelen megadhatjuk a tábla nevét., ha korábban nem történt mentés, akkor a Tervezzük meg a többi táblát is! Áru tábla: Az áru (termék) azonosításához az Áru kód mezınévvel számláló típust választottunk, így minden egyes új áru felvitele esetén a gép automatikus sorszámot ír a mezıbe, mely egyesével növekszik. Ha megszőntetünk egy árut, akkor a számára kiadott sorszám nem kerül újra kiosztásra. Az Access'97 adattípusának új eleme a Keresés-varázsló, mellyel egy adott táblából vagy lekérdezésbıl kikereshetünk értékeket, ezzel pontosabbá téve az adatfelvitelt. Éljünk ezzel a lehetıséggel, és az áru táblában a kategória kód rögzítése helyett állítsuk be a Keresés-varázslót. Így az áru tábla kategória kód felvitele során nem kell A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Bozó Mária matematikus készítette. 17