SIÓFOKI FÜRDŐEGYLET TURISZTIKAI EGYESÜLET 8600 SIÓFOK, FŐ TÉR 11. TELEFON: 06-84/310-117 E L Ő T E R J E S Z T É S Siófok Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2016. szeptember havi ülésére Tárgy: Marketing keret felhasználása a Ferling Kft. megbízása Előterjesztő: Hegyi Károly elnök Előkészítette: Siófoki Fürdőegylet Turisztikai Egyesület Tárgyalja: Idegenforgalmi és Rendészeti Bizottság Pénzügyi és Tulajdonosi Bizottság 1
Tisztelt Képviselő-testület! 2016 februárjában a Siófoki Fürdőegylet által benyújtásra került a 2016-os évre vonatkozó marketing költségvetés, melyet a Testület az alábbi feltétellel fogadott el: Amennyiben a Fürdőegylet a 2016-os évben nem nyer a kiírt TDM pályázaton, csak abban az esetben használhatja fel a részére elkülönített 13.963.359,- Ft marketing keretet. A pályázat elbírálása a kormány 2016-os évben lejáró pályázati pénzek elosztása miatt jelenleg stagnál, így a döntéshozás a 2017-es évben valósul meg, mely nyertes pályázat esetén a 2017-es évi költségvetést terheli. A fel nem használt marketing keret Fürdőegylet által történő hasznosítása a 2016. augusztus 4-én tartott rendkívüli PTB-ülés szóbeli előterjesztése során elvi támogatást kapott. A Siófoki Fürdőegylet Turisztikai Egyesület a rendelkezésre álló összeget következőképp kívánja hasznosítani: A képviselő-testület 179/2016 (V.26.) sz. határozata alapján elfogadásra került a FERLING Kft. középtávú turisztikai koncepciója. Az Egyesület a koncepció megvalósítása érdekében szerződést kíván kötni a céggel 2016. szeptembertől 2016. decemberig. A marketing keretösszeg a Ferling Kft. által meghatározottak szerint kerül felhasználásra, melyek az 1. sz. mellékletben található szerződés tervezetben tételesen szerepelnek. A turisztikai koncepció megvalósításának fő feladatai: Szakmai menedzsment anyagok (SZMSZ, értékelési rendszer összeállítása belső feladat Munkacsoport kialakítása a koordinációs és irányító tevékenységre (javaslat): Vezető: Ferling József Szakmai tanácsadó: Ferling Kft. munkatársa Operatív csoport: FERLING Kft. Titkár: Szentpéteri Ildikó Marketing manager Siófoki Fürdőegylet Tur. Egyesület Döntéshozó tagok: Siófok Város Önkormányzatának képviselője Mezőfi Józsefné Melinda TDM elnök Hegyi Károly TDM elnökségi tag KIKK vezető/munkatárs BAHART munkatárs Éves rendezvénynaptár elkészítése Siófoki hírnévmenedzsment Kreatív és marketing témák menedzselése Arculattervezés Kiadványszerkesztés 2
Ennek okán az Egyesület a következő javaslatot teszi: A Fürdőegylet ezúton tesz javaslatot a 2016-os marketingtámogatás Fürdőegylet felé történő folyósítására. Az Önkormányzat az elfogadott ( Javaslat a városi turizmusfejlesztési koncepció megvalósítására című) előterjesztés után ebből a keretből felhasznál a Ferling Kft-vel kötendő megállapodásra 4 havi megbízási díjat a 2016-os évre vonatkozóan. A megbízási díjon felüli keretösszeget a koncepcióban meghatározott elemekre használja fel. Határozati javaslat: Siófok Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a tárgyban meghallgatta és véleményezte a Siófoki Fürdőegylet Turisztikai Egyesület Marketing keret felhasználása a Ferling Kft. megbízása című előterjesztését, mellyel kapcsolatban az alábbiakat határozza: 1. A 2016-os évre meghatározott 13.963.359 Ft marketing keretből 4.339.600 Ft összeget Siófok Város Önkormányzata biztosít a Fürdőegylet részére a Ferling Kft-vel való szerződéskötésre. 2. A fennmaradó 9.623.759 Ft ot Siófok Város Önkormányzata biztosítja a Fürdőegylet részére a Ferling Kft. által kijelölt célok megvalósítására. Felelős: Dr. Lengyel Róbert polgármester (a határozat közléséért) Határidő: értelem szerint Kelt: Siófok, 2016. szeptember 1. Hegyi Károly elnök 3
1. számú melléklet Ferling Kft. szerződés tervezet Megbízási szerződés amely létrejött egyrészről a Siófoki Fürdőegylet Turisztikai Egyesület (székhelye: 8600 Siófok, Fő tér 11., adószáma: 18760527-2-14, képviseletében: Hegyi Károly, elnök), mint Megbízó másrészről a FERLING Tanácsadó és Szolgáltató Kft. (7621 Pécs, Mária u. 8. 1. emelet 3., adószám: 11018661-2-02,, cégjegyzékszám: Cg. 02-09-063200, cégjegyzéket vezető bíróság: Pécsi Törvényszék Cégbírósága, bankszámlaszám: Kereskedelmi és Hitelbank Zrt. 10400779-07703601), mint Megbízott között a Siófok 2020 Turizmusfejlesztési Program megvalósítására, valamint Siófok Város turisztikai vonzerejének médiatámogatására. 1. A szerződés tárgya 1.1 Megbízó megbízza Megbízottat 1.1.1 a Siófok 2020 Turizmusfejlesztési Program cselekvési tervének összeállításával és koordinációjával, a 3.1. és 3.2. pontban részletezett tartalom szerint; 1.1.2 a Siófok 2020 Turizmusfejlesztési Program Koordinációs Munkacsoportjának megalapításával és irányításával, a 3.3. pontban részletezett tartalom szerint; 1.1.3 évente legalább egy, a Siófok városának turisztikai célkitűzéseit tárgyaló Workshop szervezésével, a 3.4. pontban részletezett tartalom szerint; 1.1.4 a 2017-es, 2018-as és 2019-es évre vonatkozó rendezvénynaptárak megalkotásával, a 3.5. pontban részletezett tartalom szerint; 1.1.5 folyamatos Sajtómunkával, a 3.6. pontban részletezett tartalom szerint; 1.1.6 állandó PR ügynökségi szolgáltatások biztosításával, a 3.7. pontban részletezett tartalom szerint. 2. A szerződés időtartama 2.1 Jelen megbízás határozott időre, 2016. szeptember 1-jétől 2016. december 31-ig hatályos. 3. A Megbízott szolgáltatásai és kötelezettségei 3.1 A Megbízott vállalja, hogy a 2016. április 15-én elfogadott Itt kezdődik a Balaton turizmusfejlesztési stratégiából operatív cselekvési tervet készít, mely a Stratégia megvalósításához szükséges lépéseket részletezi. 3.2 Megbízott vállalja, hogy elkészíti az Itt kezdődik a Balaton szlogenhez kapcsolódó arculattervezést. 4
3.3 A Megbízott vállalja a Stratégiában felvázolt Munkacsoport létrehozását és irányítását, mely magában foglalja: 3.3.1 a Munkacsoport működéséhez szükséges Szervezeti Működési Szabályzat összeállítását; 3.3.2 a Munkacsoport tagjaira vonatkozó javaslattételt úgy, hogy abban szerepet és képviseletet kapjon: Siófok Város Önkormányzata, a Siófoki Fürdőegylet (TDM Szervezet) vezető és operatív szinten, a Siófoki Kulturális Központ. 3.3.3 a turizmusfejlesztési stratégiához illeszkedő programok előminősítési, értékelélésiés támogató rendszerének kidolgozását; 3.3.4 a Munkacsoport működésének irányítását, legalább havi 2 munkamegbeszélés megtartását, illetve az ezekhez kapcsolódó javaslatok, megállapodások dokumentálását, továbbítását. 3.4 A Megbízott vállalja, hogy 2016-ban szervez egy nyílt Workshopot, melynek célja, hogy: 3.4.1 a Munkacsoport nyilvánosságra hozza a következő év célkitűzéseit, tematikáit, 3.4.2 bárki elmondhassa a véleményét, impulzusait, ötleteit Siófok város turizmusával, kapcsolatban, melyeket a Munkacsoport értékel, és amennyiben megfelelőnek látja, beépíti a következő éves tervek közé. 3.5 A Megbízott vállalja, hogy a Workshopon, vagy egyéb módon érkezett programjavaslatokat, valamint a Munkacsoport tagjai által tervezett programjavaslatokat: 3.5.1 a Munkacsoport által elfogadott értékelési- és támogatási rendszer szerint osztályozza, 3.5.2 ezek alapján összeállítja 2016 októberében a 2017-es év első félévének programtervét, 2016 decemberében pedig a 2017-es év második felének programtervét. 3.6 a Megbízott vállalja, hogy folyamatos PR ügynökségi szolgáltatással biztosítja, hogy Siófok városáról pozitív megjelenések szülessenek a médiában, mely magában foglalja: 3.6.1 regionális, országos és nemzetközi médialisták összeállítását és folyamatos frissítését, 3.6.2 legalább heti 1 alkalommal sajtóanyag írását és a médiumokhoz való eljuttatását, 3.6.3 továbbá elvégzi az ezekhez a feladatokhoz kapcsolódó szövegírási és grafikai munkákat elvégzi. 3.7 a Megbízott vállalja, hogy az együttműködés hatékonysága érdekében: 3.7.1 minden, a külső és belső kommunikációt érintő témakörben munkanapokon 24 órán belül, szabad- és munkaszüneti napokon 48 órán belül szakértői konzultációt, tanácsadást biztosít 3.7.2 a konzultáció során felmerülő probléma, feladat összetettsége alapján írásos javaslatot, akciótervet készít a kommunikáció további lépéseiről, teendőiről, vagy a feladatkörébe tartozó egyértelmű tennivaló esetén végrehajtja azt 3.7.3 a Munkacsoport tagjaként, a koordinációs szerepkört magára vállalva, a Megbízott rendszeresen egyeztet: a Munkacsoport többi tagjával a város turizmusának kulcsszereplőivel. 4. Díjazás és költségvetés 5
4.1 A szerződés 3. pontjában vázolt ügynökségi szolgáltatások havidíj 850 000,- Ft+ÁFA, azaz nyolcszázötvenezer forint + Áfa. 4.2 A 3. pontban vállalt feladatokhoz kapcsolódóan, annak tartalmán felüli feladatok végrehajtásában a Megbízó külön megrendelése szerint es esetleg felmerülő többlettechnikai költségeket (pl.: kommunikációs anyagok grafikai tervezése, nyomdai gyártása, hirdetési díjak, reklámköltségek, CD-írás, fuvarozási-, futárdíj, rendezvények terembérleti és catering költsége, illetve annak járulékai stb.) jelen megállapodás keretében, de külön számlán, minden esetben azok tételes felsorolásával a Megbízó jóváhagyásával Megbízott minden hónap végén külön számlázza a Megbízó felé. Siófok, 2016. szeptember 1. Hegyi Károly, elnök Siófok Fürdőegylet Turisztikai Egyesület Ferling Dávid, ügyvezető FERLING Kft. 6
2. számú melléklet Nyilatkozat 7
8