K I S O K O S CIVIL SZERVEZETEKNEK E G Y E S Ü L E T E K CIVIL SZERVEZETEK LÉTESÍTÉSE ÉS MŰKÖDÉSI JOGSZABÁLYAI Vonatkozó jogszabályok: Magyar Köztársaság Alkotmánya 1949 évi XX. (20) tv. 63.., 70/A Ptk. 1959. IV. (4) tv. 28. - 30., 61. -65. - jogi személy- egyesületek Ptk. 74/A..-74/F..- Alapítvány 1989. évi II. (2) tv. az egyesülési jogról 1997. évi CLVI. (156) tv. a közhasznú szervezetekről Az egyesülési jog mindenkit megillető alapvető szabadságjog. Az egyesülési jog alapján mindenkinek joga van arra, hogy másokkal szervezeteket, illetőleg közösségeket hozzon létre vagy azok tevékenységében részt vegyen. Az egyesülési jog alapján a magánszemélyek, a jogi személyek, valamint ezek jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetei - tevékenységük célja és alapítóik szándéka szerint - társadalmi szervezetet hozhatnak létre és működtethetnek. Alapítása: Társadalmi szervezet minden olyan tevékenység végzése céljából alapítható, amely összhangban áll az Alkotmánnyal és amelyet törvény nem tilt. Társadalmi szervezet elsődlegesen gazdasági-vállalkozási tevékenység végzése céljából nem alapítható, fegyveres szervezet nem hozható létre. Olyan önkéntesen létrehozott, önkormányzattal rendelkező szervezet, amely az alapszabályban meghatározott célra alakul, nyilvántartott tagsággal rendelkezik, és céljának elérésére szervezi tagjai tevékenységét. Alapításához szükséges, hogy legalább tíz alapító tag a szervezet megalakítását kimondja, alapszabályát megállapítsa, ügyintéző és képviseleti szerveit megválassza. A megalakulását követően kérni kell a szervezet bírósági nyilvántartásba vételét, a nyilvántartásba vétel nem tagadható meg, ha az alapítók a törvényben előírt feltételeknek eleget tettek. A társadalmi szervezet alapszabályában rendelkezni kell a szervezet nevéről, céljáról és székhelyéről, valamint szervezetéről. A társadalmi szervezet elnevezésének az ország területén hasonló működési körben tevékenykedő, korábban bejegyzett társadalmi szervezetek elnevezésétől különböznie kell. Szervezeti rendje: A társadalmi szervezet legfelsőbb szerve a tagok összessége, vagy a tagok által - az alapszabályban meghatározottak szerint - közvetlenül vagy közvetett úton választott testület (közgyűlés), legalább ötévenként kell összehívni. Össze kell hívni akkor is, ha azt a bíróság elrendeli, illetőleg ha a tagok egyharmada vagy az alapszabályban ettől eltérően meghatározott hányada - az ok és a cél megjelölésével - kívánja. Az ügyintéző és képviseleti szerveket az alapszabály eltérő rendelkezése hiányában titkos szavazással kell megválasztani. A társadalmi szervezet legfelsőbb szervének hatáskörébe tartozik: a) az alapszabály megállapítása és módosítása; b) az évi költségvetés meghatározása; c) az ügyintéző szerv évi beszámolójának elfogadása; d) a társadalmi szervezet más társadalmi szervezettel való egyesülésének, úgyszintén feloszlásának kimondása; e) döntés mindazokban az ügyekben, amelyeket az alapszabály kizárólagos hatáskörébe utal. A társadalmi szervezet évi költségvetésének megállapítását és az ügyintéző szerv évi beszámolójának megtárgyalását az alapszabály - a legfelsőbb szerv helyett - a szervezet más szervére bízhatja. Felügyelete: A párt kivételével a társadalmi szervezet működése felett az ügyészség a rá irányadó szabályok szerint törvényességi felügyeletet gyakorol. Ha a működés törvényessége másképpen nem biztosítható, az ügyész a bírósághoz fordulhat. A nyilvántartásba vételre irányuló kérelmet a társadalmi szervezet képviseletére jogosult személy köteles benyújtani a társadalmi szervezet székhelye szerint illetékes megyei bírósághoz, illetőleg a Fővárosi Bírósághoz. A kérelemhez csatolni kell az igazságügyért felelős miniszter rendeletében
meghatározott okiratokat. A bíróság a kérelemről nemperes eljárásban határoz, amelyre a Polgári perrendtartás szabályait - ha e törvény másként nem rendelkezik és a nemperes eljárás jellegéből más nem következik - kell megfelelően alkalmazni. A társadalmi szervezet alakuló ülésének jelenléti íve, valamint a társadalmi szervezet tagjairól készült - az alapszabály mellékletét képező - nyilvántartás nem nyilvános. Gazdálkodása: A társadalmi szervezet tartozásaiért saját vagyonával felel. A tagok - a tagdíj megfizetésén túl - a társadalmi szervezet tartozásaiért saját vagyonukkal nem felelnek. A társadalmi szervezet vagyona elsősorban a tagok által fizetett díjakból, jogi személyek és magánszemélyek felajánlásaiból, hozzájárulásaiból képződik. A társadalmi szervezet - célja megvalósítása gazdasági feltételeinek biztosítása érdekében - gazdasági-vállalkozási tevékenységet is folytathat. Megszűnése: A társadalmi szervezet megszűnik feloszlással, más társadalmi szervezettel való egyesüléssel, feloszlatással, illetőleg megszűnésének megállapításával. A társadalmi szervezet megszűnése esetén - a hitelezők kielégítése után - vagyonáról az alapszabály előírása, vagy a legfelsőbb szervének döntése szerint kell rendelkezni. Az ezzel kapcsolatos teendők ellátása a felszámolók feladata. Ha a társadalmi szervezet feloszlatással szűnt meg vagy megszűnését állapították meg, és a vagyon hovafordításáról nem történt rendelkezés, vagyona a hitelezők kielégítése után állami tulajdonba kerül, és azt közérdekű célra kell fordítani. A vagyon felhasználásának módját nyilvánosságra kell hozni. A L A P Í T V Á N Y Magánszemély, jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság - tartós közérdekű célra - alapító okiratban alapítványt hozhat létre. elsődlegesen gazdasági tevékenység folytatása céljából nem alapítható. Az alapítvány javára a célja megvalósításához szükséges vagyont kell rendelni. Az alapítvány jogi személy. Alapítása: Az alapítvány a bírósági nyilvántartásba vételével jön létre. A nyilvántartásba vétel nem tagadható meg, ha az alapító okirat az e törvényben meghatározott feltételeknek megfelel. Az alapítvány tevékenységét a nyilvántartásba vételről szóló határozat jogerőre emelkedése napján kezdheti meg. A nyilvántartásba vétel után az alapító az alapítványt nem vonhatja vissza. Az alapítványt annak székhelye szerint illetékes megyei bíróság, illetőleg a Fővárosi Bíróság veszi nyilvántartásba. A nyilvántartásba vételre irányuló kérelmet a bírósághoz az alapító nyújtja be. A kérelemhez csatolni kell meghatározott okiratokat. A bíróság a nyilvántartásba vételről nemperes eljárásban határoz. A bíróság a nyilvántartásba vételről szóló határozatát az ügyészségnek is kézbesíti. Az alapítvány a nyilvántartásból való törléssel szűnik meg. A törlésre megfelelően alkalmazni kell az alapítvány nyilvántartásba vételére vonatkozó szabályokat. Az alapító okiratban meg kell jelölni az alapítvány nevét; célját; céljára rendelt vagyont és annak felhasználási módját; székhelyét. Az alapító rendelkezhet az alapítványhoz való csatlakozás lehetőségéről és egyéb feltételekről is. Az okirat az alapítvány szervezeti egységét jogi személynek nyilváníthatja, ha a szervezeti egységnek önálló ügyintéző és képviseleti szerve van, valamint, ha rendelkezik a működéséhez szükséges, az alapítvány céljára rendelt vagyonból elkülönített vagyonnal. Ha az alapító az alapítványhoz való csatlakozást megengedi (nyílt alapítvány), az alapítványhoz - az alapító okiratban meghatározott feltételek mellett - bárki csatlakozhat. Nyílt alapítvány alapításakor az alapítvány rendelkezésére legalább olyan mértékű vagyont kell bocsátani, amely a működése megkezdéséhez feltétlenül szükséges. Az alapító az alapító okiratot indokolt esetben - az alapítvány nevének, céljának és vagyonának sérelme nélkül - módosíthatja. A módosításra egyebekben az alapítvány nyilvántartásba vételére vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. Gazdálkodása: Az alapítvány gazdálkodására az egyesület gazdálkodására vonatkozó szabályok az irányadók. Szervezeti rendje: Az alapító - az alapító okiratban - kijelölheti a kezelő szervet (kuratórium) illetőleg ilyen célra külön szervezetet is létrehozhat. A kezelő szerv (szervezet) az alapítvány képviselője. Az alapító okirat úgy is rendelkezhet, hogy a szervezet vagy annak tagja kijelölése meghatározott időtartamra vagy feltétel bekövetkezéséig áll fenn. E rendelkezés azonban az időtartam lejárta, illetve a feltétel bekövetkezése esetén
is csak az új szervezet, illetve az új tag kijelölésének bírósági nyilvántartásba vételével egyidejűleg válik hatályossá. A bíróság köteles a szervezet kijelöléséről gondoskodni, ha erről az alapító nem rendelkezett, illetőleg a szervezet a feladat ellátását nem vállalja. Nem jelölhető ki, illetve nem hozható létre olyan kezelő szerv (szervezet), amelyben az alapító - közvetlenül vagy közvetve - az alapítvány vagyonának felhasználására meghatározó befolyást gyakorolhat. Ha az alapító az alapítvány kezelésére külön szervezetet hoz létre, az alapító okiratban rendelkeznie kell annak összetételéről és meg kell jelölnie az alapítvány képviseletére jogosult személyt, ha pedig a képviseletre többen jogosultak, úgy a képviseleti jog gyakorlásának módját, illetőleg terjedelmét is. A képviseleti jog korlátozása jóhiszemű harmadik személy irányában hatálytalan. Az alapító az alapító okiratban úgy is rendelkezhet, hogy a szervezet az alapítvány alkalmazottjának képviseleti jogot biztosíthat, megjelölve a képviseleti jog gyakorlásának módját, illetőleg terjedelmét. A szervezet vagy annak tisztségviselője (tagja) által a feladatkörének ellátása során harmadik személynek okozott kárért az alapítvány felelős. A tisztségviselő (tag) az általa e minőségében az alapítványnak okozott kárért a polgári jog általános szabályai szerint felel. Ha a szervezet tevékenységével az alapítvány célját veszélyezteti, az alapító a kijelölést visszavonhatja és kezelőként más szervet jelölhet ki. Felügyelete: Az alapítvány működése felett az ügyészség a reá irányadó szabályok szerint törvényességi felügyeletet gyakorol. Ha az alapítvány működésének törvényessége másképp nem biztosítható, az ügyész a bírósághoz fordulhat. A bíróság határidő kitűzésével kötelezi az alapítvány kezelőjét, hogy az alapítvány jogszabálynak megfelelő működését állítsa helyre. A határidő eredménytelen eltelte után a bíróság az alapítványt megszünteti. Megszűnése: A bíróság az alapítványt a nyilvántartásból törli, ha az alapító okiratban meghatározott cél megvalósult; idő eltelt; feltétel bekövetkezett. Az alapítványt akkor is törölni kell a nyilvántartásból, ha a bíróság az alapítványt megszünteti vagy más alapítvánnyal való egyesítését rendeli el. A bíróság az ügyész keresete alapján az alapítványt megszünteti, ha céljának megvalósítása lehetetlenné vált, illetőleg ha jogszabályváltozás folytán a bejegyzést meg kellene tagadnia. A bíróság az alapító kérelme alapján az alapítványt megszünteti, ha az alapítvány céljainak megvalósítása lehetetlenné vált. A bíróság az alapítványt megszüntetheti, ha a szervezet tevékenységével az alapítvány célját veszélyezteti és az alapító - a bíróság felhívása ellenére - a kijelölést nem vonja vissza és kezelőként más szervet szervezetet nem jelöl ki. A megszűnt alapítvány vagyonát - az alapító okirat eltérő rendelkezése hiányában - a bíróság hasonló célú alapítvány támogatására köteles fordítani. A bíróság az érdekelt alapítók közös kérelmére - új alapítvány létrehozása vagy más alapítványhoz való csatlakozás céljából - elrendelheti az alapítványok egyesítését, ha ez az érintett alapítványok céljainak megvalósításával összhangban áll. Az alapítványok egyesítésére irányuló kérelemhez az új, illetőleg a megfelelően módosított - a megszűnt alapítvány jogutódlásáról is rendelkező - alapító okiratot is csatolni kell, egyebekben a bíróság eljárására az alapítvány nyilvántartásba vételére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. CIVIL SZERVEZETEK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELÉHEZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK EGYESÜLET ALAPÍTVÁNY Alapszabály 3pld Alakuló közgyűlésről jkv. 2pld Jelenléti ív 2pld. (tagok neve lakcíme, aláírása) Vezető tisztségviselők elfogadó nyilatkozata 2pld. elnökség felügyelő bizottság stb. Székhely használathoz hozzájáruló Alapító okirat Kuratóriumi tagok tagságot elfogadó nyilatkozata Igazolás az alapítvány céljára rendelt vagyon rendelkezésre bocsátásáról Székhely használati nyilatkozat Felügyelő szerv tagjainak elfogadó
nyilatkozat nyilatkozata Nyilvántartásba vétel nem peres eljárás, székhely szerint illetékes megyei bíróságon történik. Az elbírálási határidő 60 nap. Változás bejelentése a változás bekövetkeztétől számított 60 napon belül történik. CIVIL SZERVEZETEK ADMINISZTRÁCIÓJÁNAK SZERVEZÉSE Nem az adminisztráció elvégzésétől működik jól egy civil szervezet, de egy jól működő civil szervezet mindig jól adminisztrál! Az alábbi segédlet segítségével az adminisztrációért felelős vezető tisztségviselő próbálja meg külön dossziékban összeszedni a fiókban vagy a szekrény polcain található dokumentumokat. Minden dokumentum egy irattartó fóliába legyen behelyezve, és az adott dossziéban sorba rendezve. Üres fóliát kell beilleszteni akkor is, ha a kérdéses dokumentum nem található, de később pótolni kell. 1.) Alap dokumentumok dosszié: - Alapító Okirat/Alapszabály: Meghívó, Jelenléti ív (az alapítói okiratot/alapszabályt létrehozók aláírásai), Jegyzőkönyv (határozat a létrehozásról, vezető tisztségviselők nevesítése), Aláírási címpéldányok (közjegyző előtt hitelesített), Székhelybefogadó nyilatkozat - Bírósági bejegyzés végzése: Határozat a bírósági bejegyzés jogerőre emelkedéséről - APEH bejelentkezés - Bankszámlaszerződés: Banki aláírási címpéldányok - Szervezeti és Működési Szabályzat Amennyiben valamely dokumentumban módosítás következett be, akkor értelemszerűen a dossziéba újabb irattartó illesztődik be egy keményebb kartonlappal elválasztva az előző sorozattól. Például ha módosult az Alapító Okirat/Alapszabály, akkor a következő sorozat illesztődik be: -Egységes Szerkezetbe foglalt módosított Alapító Okirat/Alapszabály: Változásjegyzék, Aláírási címpéldányok (közjegyző előtt hitelesített) (ha módosult), Székhelybefogadó nyilatkozat (ha módosult). A többi dokumentum más dossziéba tagozódik be: - Közgyűlési dosszié: Meghívó, Jelenléti ív (az alapítói okiratot/alapszabályt módosítók aláírásai), Jegyzőkönyv (határozat a létrehozásról, vezető tisztségviselők nevesítése), Közgyűlési határozatok (Az alapszabályt módosító közgyűlés határozata). 2) Tagjegyzék/tagdíjak nyilvántartása dosszié: -Tagjegyzék No.1= Alapítók (Változásjelentések a tagokról), Tagjegyzék No.2 = Első év lezárása után (Változásjelentések a tagokról), Tagjegyzék No.3.stb. Célszerű táblázatos formában rögzíteni a tagnévsort, és a változást követően (rendszerint közgyűlést követően a kizárások, felvételek után egy éves aktuális tagjegyzéket készíteni. -Tagdíjak nyilvántartása évente aktualizálva (belépési díj, éves tagdíj befizetésének dátuma, elmaradások) 3) Bírósági végzések gyűjtője: - Bírósági végzés No3.: Változásbejelenő nyomtatvány, Kísérő levél - Bírósági végzés No4.: Változásbejelenő nyomtatvány, Kísérő levél - Képviselő aktualizálása (APEH, Bíróság, Számlavezető bank) 4) Közgyűlési dokumentumok. - Meghívó - Jelenléti ív - Beszámolók: Pénzügyi beszámoló (Éves költségvetési terv), Működéssel kapcsolatos beszámoló (Éves munkaterv), Jegyzőkönyv (jegyzőkönyvvezető, hitelesítők) -Határozatok (sorszámozott, külön lefűzött)
5) Vezetőségi dokumentumok: -Vezetőségi munkamegosztás (SZMSZ): Vezetőség éves munkaterve, Vezetőség éves pénzügyi terve -Vezetőségi ülések (lsd. az alapító okiratban előírt számban): Meghívó, Jelenléti ív, Jegyzőkönyv (jegyzőkönyvvezető, hitelesítők), Vezetőségi határozatok 6) Ellenőrző bizottság dokumentumai : - EB ügyrendje (SZMSZ): EB éves munkaterve, EB éves pénzügyi terve - EB vizsgálati jelentései: Jegyzőkönyv, Eltérés jelentés, EB határozatok 7) Végrehajtó szervek/bizottságok dokumentumai (alapszabályban nevesített bizottságok): - VSZ munkarendje (SZMSZ) - Határozatok 8) Projekt dokumentumok: - Projekt leírás - Adományozási levél - Teljesítési igazolás (támogatott elszámolása) 9) Kötelező jelentések dosszié: - Közhasznúsági jelentés vagy azzal azonos tartalmú beszámoló - Éves statisztikai jelentés 10) Számviteli szabályzatok könyve: - Számviteli politika: Leltárkészítési és Leltározási szabályzat, Selejtezési szabályzat - Pénzkezelési szabályzat: Számlarend - Értékelési Szabályzat: Számlatükör - Bizonylati és irattárolási szabályzat - Analitikus nyilvántartások - Főkönyv/naplófőkönyv - Adóbevallások (TÁNYA, HIP, APEH) - Előző időszak beszámolási dokumentumai - Mérleg - Eredmény levezetés - Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása - Napi pénztárjelentés nyilvántartása 11) Gazdálkodással kapcsolatos dokumentumok: - Vagyon kezelése külön, zárolt számlán (alapítványnál) - Vagyon nyilvántartása (egyesületnél): dologi/tárgyi leltárnyilvántartások (számítógép, bútor), Pénzkészletek: Bank, Kassza - Bevételek kezelése: tagdíjak (belépők, elmaradók, mentesítettek); támogatások külön rendszerben kezeltek; jogcím teljesítése megkövetelt egyéb bevételek (pl. kamat, árfolyam, 1% SZJA, stb.); egyedileg megfigyelt, dologi, természetbeni hozzájárulások kezelése; számvitelen kívül rögzített, kapott SZJA 1 %- ok felhasználásának részletezése; esetlegesen kapott költségvetési támogatások külön részletezett nyilvántartásban - Kiadások kezelése: Működési kiadások (iroda, telefon, utazás, tagdíjak, reprezentáció stb.); projekt kiadások (projektműködtetési költségek, adomány (adományozási levél, átvételi elismervény); pénztár és a könyvelés átadása-átvétele További információkért keresse szervezetünket az alábbi elérhetőségeken: Szatmár-Liget Alapítvány Honlap: www.szatmarligetalapitvany.hu