GÉPJÁRMŰ ÜZEMELTETÉSI SZABÁLYZAT

Ikt.sz.: 47109/2012. Ikt.k.: 2012.10.11. BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET 1139. Budapest, XIII., Hajdú utca 29. GÉPJÁRMŰ ÜZEMELTETÉSI SZABÁLYZAT Készítette: Bornemissza Julianna s.k. pénzügyi osztályvezető Budapest, 2012. január 01. JÓVÁHAGYTA: Fáyné Hervai Mária s.k. igazgató

TARTALOMJEGYZÉK: Tartalomjegyzék 2. I. A gépjárműhasználattal kapcsolatos általános szabályok 3. II. Az üzemi használatú gépkocsik használatának rendje 6. III. Üzemanyag ellátás, elszámolás 7. IV. Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú használata 9. Mellékletek: 1. számú Tehergépjármű menetlevél 11. 2. számú Személygépkocsi menetlevél 12. 3. számú Gépkocsi átadása-átvétele 13. 4. számú Jegyzőkönyv gépjármű meghibásodásról 14. 5. számú Gépkocsi igénylés 15. 6.számú Üzemanyag elszámolás 16. 7.számú Nyilatkozat a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez 17. 8.számú Kiküldetési utalvány Kiküldetési rendelvény 18. 19. 2

A GÉPJÁRMŰHASZNÁLATTAL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK I. 1. Jelen szabályzat célja, hogy a Budapest Főváros XIII. ker. Önkormányzat GESZ (továbbiakban GESZ) feladatait, sajátosságait figyelembe véve az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 13. (2) bekezdés f, pontja alapján a GESZ kezelésében lévő gépjárművek üzemeltetésének, használatának kereteit meghatározza. A szabályzat hatálya kiterjed a Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat GESZ, továbbá alkalmazottai tulajdonában lévő - és a szervezet érdekében használt - gépjárművekre, azok vezetőire, valamint az üzemeltetésében résztvevő, azt irányító és ellenőrző személyekre. Az anyagbeszerzési tevékenységhez használt gépjármű felett a GESZ igazgatója, a szociális ágazatnál működtetett gépjárművek vonatkozásában a Szociális osztály vezetője gyakorolja a felügyeletet. 2. A GESZ és a Szociális osztály feladatainak ellátása érdekében a következő gépjárművek üzemelnek: a.) üzemi használatú személygépkocsik, b.) anyagszállításra, beszerzésre és eseti személyszállításra vegyes használatú gépjárművek, c.) tehergépkocsik, d.) saját gépkocsik, hivatalos célra történő igénybevételre. Az üzemi használatú gépjárművek: gépjárművezetővel gépjárművezető nélkül (továbbiakban: kulcsos) több személy által vezetett (továbbiakban: kulcsos) rendszerben működnek. 3. A GESZ tulajdonában lévő gépjárművek üzemeltetése, valamint az üzemben tartással kapcsolatos jogszabályok betartása, valamint betartatása a Pénzügyi osztály kijelölt munkatársa, továbbiakban pénzügyi ügyintéző feladata. 3

4. A személyszállító gépjárművek külföldi útra és magáncélra történő igénybevételét a GESZ igazgatója jogosult engedélyezni. 5. A GESZ gépjárművei csak menetlevéllel közlekedhetnek. A gépjárművek, illetve gépjárművezetők menetokmánnyal (menetlevéllel) való ellátásáról a pénzügyi ügyintéző gondoskodik. Minden gépjármű 5 db menetlevéllel van ellátva. 6. A gépjárművek használatához alkalmazandó - szabványnyomtatvány - menetokmányok: a.) b.) c.) üzemi használatú személygépkocsi: D.Gépjármű 36/új. r.sz. (személygépkocsi menetlevél) vegyes használatú gépjármű: D.Gépjármű 21/új. r.sz. (tehergépjármű menetlevél) tehergépkocsi: D.Gépjármű 21/új r.sz. (tehergépjármű menetlevél) A szabvány menetokmányokat a szabályzat 1. és 2. számú melléklete tartalmazza. 7. A menetleveleket naponta kell kiállítani, melyen a gépjármű vezetője (a kulcsos gépkocsi vezetője is) feljegyzi a megtett utat, az indulás és érkezés időpontját. A menetlevélen feljegyzett adatokat a gépjárművezető aláírásával igazolja. A takarékossági szempontok érvényesítése érdekében a gépkocsivezetők kötelesek útvonaltervet készíteni. 8. A menetleveleken javítást csak áthúzással, valamint a javítást végző aláírásával lehet végrehajtani. 9. A menetlevelek vezetését, valamint azok adatait a pénzügyi ügyintéző havonta köteles szúrópróbaszerűen ellenőrizni. Az ellenőrzés megtörténtét a menetlevélen fel kell jegyezni. 10. A menetlevél szigorú számadásúnak minősül, azt eseményszerűen kell vezetni. A felhasznált vagy rontott okmányokat sorszám szerint, 4

hiánytalanul a bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni. A menetlevelek megőrzéséért a Pénzügyi osztály felelős. 11. A gépjárművek üzem-, forgalombiztonsági és környezetvédelmi követelményeknek megfelelő műszaki állapotáról a gépjármű vezetője köteles gondoskodni. 12. Indulás előtt a gépjárművek biztonsági berendezésének műszaki állapotáról és működéséről a gépjármű vezetőjének minden esetben meg kell győződnie. Ellenőriznie kell továbbá az okmányok, valamint a gépjármű tartozékainak meglétét és a KRESZ előírásainak való megfelelését. 13. Az okmányok érvényességét a pénzügyi ügyintéző nyilvántartja. 14. A tartós távollét miatti, vagy kulcsos gépkocsi átadása, illetve átvétele során a Gépjármű átadása-átvétele elnevezésű nyomtatványt (3. számú melléklet) kell használni. 15. A gépjármű vezetőjének a gépjármű használata közben figyelemmel kell kísérnie a gépjármű biztonsági berendezéseit, valamint a gépjármű rendeltetésszerű, zavartalan működését. Az üzem közbeni műszaki hibára utaló jelenség észlelése esetén a jármű állagának megóvása, valamint a közlekedés biztonsága érdekében, ha a gépjárművezető a hibát megszüntetni nem tudja a gépjárművet - ha arra lehetőség van - be kell vontatni a gépjármű telephelyre, illetve a hiba megszüntetése érdekében értesíteni kell a pénzügyi ügyintézőt. Az észlelt, de nem javított hibát a menetlevélen fel kell tüntetni az Üzemben tartó neve és címe alatti üres részen. 16. A kilométer számláló meghibásodása esetén a meghibásodás helyét (település, országúti távolságot jelző km. tábla, Budapest területén utca, házszám) a menetlevélre fel kell jegyezni. 17. A gépjárművek üzemeltetése, használata során bekövetkezett, anyagi kárt okozó eseményekről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv elkészítéséért a gépjármű vezető és a pénzügyi ügyintéző felelős. A 4. számú melléklet alkalmazásával felvett jegyzőkönyvben foglaltak alapján a GESZ igazgatója dönt a kártérítés mértékéről. 5

II. AZ ÜZEMI HASZNÁLATÚ GÉPKOCSIK HASZNÁLATÁNAK RENDJE l. Az üzemi használatú gépkocsikat az irányítást és ellenőrzést ellátók által aláírt Gépkocsi igénylés -i lapon (5. számú melléklet) lehet igényelni a GESZ-től. Az igénylési lapon meg kell jelölni, hogy a gépkocsit gépkocsivezetővel, vagy anélkül kérik. 2. Az igények elbírálása az irányítást és ellenőrzést végzők jogosultsága. 3. A gépkocsi igénylést az előre látható igényeknél a tervezett utazást megelőző 2 nappal előbb kell átadni a Művelődési Ifjúsági és Sport osztály, a Szociális osztály, illetve a GESZ részére. 4. A kérelem elbírálásáról - annak megtörténtét követően - azonnal tájékoztatni kell az igénylőt. 5. A Szociális osztály által felügyelt üzemi használatú gépjárműveket a Gyermek tér 1. szám alatt, és a GESZ által felügyelt gépjárműveket a Hajdú utca 29. szám alatt kell tárolni. Amennyiben a gépjármű vezetője írásban nyilatkozik arról, hogy a gépjármű éjszakai őrzéséről gondoskodik - kivételes esetben - írásban engedélyezheti a gépkocsi szervezeten kívüli tárolását, az irányítást és ellenőrzést végző szerv. A gépkocsinak a szervezeten kívüli tárolása nem okozhat többletkiadást. 6

III. ÜZEMANYAG ELLÁTÁS, ELSZÁMOLÁS 1. A gépjárművek üzemanyag fogyasztási normáinak, valamint az üzemanyag felhasználás ellenértékének (továbbiakban: üzemanyagköltség) meghatározása a következők szerint történik: Az üzemi használatú gépkocsik üzemanyag fogyasztási normáját - a 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet a 2. (1) bekezdés a.) pontja alapján meghatározott - korrekciós tényezőkkel módosított alapnorma alapján kell elszámolni. Azoknál a gépjármű típusoknál, amelyek nem szerepelnek a 60/1992. (IV.1.) Korm. rendeletben, üzemanyagfogyasztás mérése alapján szakértő állapítja meg az alapnormát. Az üzemanyag felhasználás értékét a menetlevél alapján megtett kilométer, az alapnorma és a meghatározott minőségű üzemanyag árának a szorzata adja. 2. Az üzemanyag fogyasztási normának a 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet 2. (1) bekezdés a.) pontja szerinti elszámolása esetén a gépjárművezetők kötelesek a menetlevél nyomtatványon feltüntetni a korrekciós tényezők alapjául szolgáló adatokat, információkat. 3. Az első indításkor minden gépjármű tele tankkal van ellátva, a további üzemeltetéshez elszámolási előleget biztosítunk. Az üzemeltetés személyre szóló utólagos elszámolásra kiadott előlegből történik. Az újabb előleg kifizetésének elengedhetetlen feltétele a korábban felvett előleggel történő elszámolás, mely nem haladhatja meg a 30 napot. 4. Ha egy gépkocsivezető több gépkocsit vezet, az előleg járművenként vehető igénybe, így a korábban kiadott előleggel el kell számolni. 5. A korrekt üzemanyag elszámolás teljesítéséhez a gépkocsikat tele tankkal kell a gépkocsivezetők, valamint a kulcsos gépkocsit használó személy részére átadni, és ugyancsak teli tankkal kell részükről a gépkocsikat leadni, visszaadni. 7

6. Az üzemanyag elszámoláshoz a menetleveleket, melyeken a megtett km-t az intézményvezetők leigazolták és a szintén leigazolt üzemanyag számlákat a tárgyhót követő hónap 1. napjáig le kell adni a pénzügyi ügyintézőnek. Az útvonaltervet a gépkocsivezetőknek minden elszámoláshoz csatolni kell. 7. A havonta felvett üzemanyag előleg elszámolásához a 6. pontban leírt bizonylatok alapján a pénzügyi ügyintézőnek a tárgyhót követő 10. napjáig el kell készíteni az üzemanyag elszámolást, melynek alapján el kell számolni a felvett előleg összegével. 8. Üzemanyag költség csak a költségvetési szerv nevére és címére szóló számla alapján számolható el. A gépjárműveket csak gépi számlát kibocsátó kútnál, lehet tankolni. A számlán fel kell tüntetni a gépjármű forgalmi rendszámát. 9. Az üzemanyag előleggel történő elszámolás a szabályzat 6. számú melléklete szerinti nyomtatvány felhasználásával történik. 10. A kulcsos gépkocsik üzemanyag költségeivel a leadott számlák alapján az előleggel rendelkező gépkocsivezető számol el. 11. Az üzemanyag megtakarítás a gépjárművezetőt nem illeti meg. 12. Az üzemanyag túlfogyasztást a gépjárművezető köteles megtéríteni. 8

IV. SAJÁT TULAJDONÚ SZEMÉLYGÉPKOCSI HIVATALOS CÉLÚ HASZNÁLATA 1. A GESZ és a kezelésébe tartozó intézmények feladatainak teljesítése érdekében a dolgozók munkavégzésük során, amennyiben azt gazdaságossági, hatékonysági, vagy más körülmények indokolják, saját tulajdonú - ideértve a házastárs tulajdonát is - személygépkocsit használhatnak. 2. Saját tulajdonú személygépkocsit - hivatalos célra - GESZ igazgatójának, az intézmények esetében a vezetők, illetve intézményvezetők esetében a felügyeletet ellátó osztály vezetőjének előzetes engedélye alapján lehet igénybe venni. 3. A saját tulajdonú gépkocsi hivatalos célú használatának nem feltétele a CASCO biztosítás megléte. A saját tulajdonú gépkocsi csak abban az esetben vehető igénybe, ha a dolgozó előzetesen írásbeli nyilatkozatot ad arról, hogy a gépkocsi használatával kapcsolatosan sem személyi, sem tárgyi kártérítési igénnyel nem lép fel az intézménnyel szemben. A nyilatkozatot a 7. számú melléklet szerint kell kiállítani. A nyilatkozat egész évre, illetve új gépkocsi beszerzéséig érvényes. Évenként, illetve a gépkocsi cseréjekor új nyilatkozatot kell adni. A nyilatkozaton tett adatokban bekövetkezett változást minden esetben haladéktalanul be kell jelenteni. A nyilatkozatot a Pénzügyi osztálynak kell megőriznie. 4. A saját tulajdonú személygépkocsi használatáért költségtérítés illeti meg a dolgozót. A napi munkavégzéshez igénybevett gépjármű használatáról kiküldetési rendelvényt 8. számú melléklet szerint kell vezetni. A havonta elszámolható km-átalányt a GESZ igazgatója külön rendelkezésben határozza meg. 9

A költségtérítés összege az eseti belföldi kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapulvételével kiszámított üzemanyag-, valamint fenntartási költségtérítésből áll. 5. A fenntartási költségtérítés fizetésére - a munkavállaló választásától, illetőleg nyilatkozatától függően - kétféle módon kerülhet sor. a.) Az SZJA törvény 3. számú mellékletének II/6. pontjában, meghatározott összegű normaköltség választásával, 9,-Ft/km fenntartási költség fizethető. Ebben az esetben a dolgozónak nem keletkezik adóköteles jövedelme, nincs adófizetési kötelezettsége. b.) A munkavállaló az SZJA törvény 3. számú mellékletének II/6. pontjában meghatározott - adómentes - összegtől eltérő mértékű, 9,-Ft/km feletti fenntartási költségtérítésben részesül, melyből adóelőleget kell levonni. Ebben az eseten a munkavállalónak költségelszámolással kell adóbevallását teljesítenie. A munkavállaló önadózóvá válik és a NAV felé elszámolási kötelezettséggel tartozik. 6. Az üzemanyag költségtérítés összegének megállapításánál fogyasztási normaként a - módosított - 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet 4. -ában meghatározott alapnorma átalányt kell figyelembe venni. 7. A saját gépkocsival megtett, az elszámolás alapját képező út hosszát távolsági térkép, ennek hiányában érvényes távolsági autóbusz menetrend alapján kell meghatározni. 8. A saját gépkocsi hivatalos célú használata esetén a gépkocsivezetőt nem illeti meg gépjárművezetői pótlék. 9. A saját gépjármű hivatalos célú használatáról útnyilvántartást kell vezetni. A jelen szabályzat 2012. január 01. napján lép hatályba. A tárgyra vonatkozó minden korábbi szabályozás hatályát veszti. 10

11 1. számú melléklet

3. számú melléklet Gépkocsi átadása-átvétele Forgalmi rendszám:... Típus:... Átadás időpontja:..., Km-óra állása:. Visszavétel időpontja:..., Km-óra állása:. A fenti rendszámú gépkocsi az alábbi tartozékokkal került átadásra, illetve átvételre: Megnevezés Induláskor Érkezéskor Tele tank Forgalmi engedély Pótkerék Emelő Mentőláda Tartalék izzókészlet Vontatókötél Elakadás jelző Rádió működik - nem működik Rádió antenna Telefon antenna Kerékanya kulcs Gyertyakulcs Csavarhúzó Induláskor: átadó:... átvevő:... Érkezéskor: átadó:... átvevő:... A gépkocsi vezető nélküli (kulcsos) gépkocsit a menetlevélen megnevezett személy veszi illetve adja át a gépjármű üzemeltetéssel megbízott személynek. Az átadás-átvételkor az átvételi lapon szereplő tételeket ellenőrizni és az átvételi lapon X -el jelölni kell. Hiányosan felszerelt gépkocsi nem adható ki. A megjegyzéseket és az esetleges hiányokat, valamint a hiányok okait a hátoldalon kell rögzíteni. 13

4. számú melléklet JEGYZŐKÖNYV GÉPJÁRMŰ MEGHIBÁSODÁSRÓL Gépjármű rendszáma: Esemény időpontja: Esemény helye: Jelen vannak: Aláírás Aláírás Aláírás Aláírás Az esemény rövid leírása:. k.m.f. 14

5. számú melléklet Gépkocsi igénylés... (osztály, csoport, részleg, személy) részére. Gépkocsi igénylés időtartama:... év... hó... naptól... év... hó... napig Indulás helye:..., időpontja:... óra. A gépkocsit: a.) gépkocsivezetővel b.) gépkocsivezető nélkül igényelem/igényeljük. Útvonal:...... Az utazás célja:...... A gépkocsival utaznak:..............., 200... A fenti időpontra igényelt gépkocsit biztosítom, = a gépkocsi forgalmi rendszáma:... = gépkocsivezető neve:... nem biztosítom..., 200...... igénylő aláírása... aláírás 15

6.számú mellékelt ÜZEMANYAG ELSZÁMOLÁS. év hó Gépjármű rendszáma Gépjárművezető neve Előleg Ft Norma szerinti mennyiség Olaj Alkatrész Tankolt mennyiség Ténylegesen Egyenleg Liter Ft Ft Ft Liter Ft kifizetett Ft Kifizetendő Befizetendő Összesen Kelt: Kiállította: Csatolt menetlevelek: Csatolt számlák Km Norma: liter Norma egységár: -tól..-ig db Város: Vidék: 16

7. számú melléklet NYILATKOZAT a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez Alulírott... (név)... (lakcím), a... dolgozója kijelentem, hogy az alábbi, saját tulajdonomban (házastársam tulajdonában) lévő személygépkocsit hivatalos célra igénybe kívánom venni. A személygépkocsi * típusa:... * forgalmi rendszáma:... * forgalmi engedélyének száma:... * műszaki érvényessége:... * hengerűrtartalom:... köbcentiméter * használandó üzemanyag oktánszáma:... * tulajdonosának neve:... Az üzemanyag költségtérítés összegének megállapításánál tudomásul veszem a - módosított - 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet 4. -a szerinti alapnorma átalánnyal történő elszámolást. A fenntartási költségtérítést: ( ) a.) az SZJA. törvényben meghatározott normaköltség figyelembevételével kérem elszámolni. b.)... Ft/km. mérték figyelembevételével kérem számfejteni, önadózóként tételes költségelszámolással kívánok élni. Kijelentem, hogy a saját tulajdonomban (házastársam tulajdonában) ( ) lévő személygépkocsi hivatalos célú használatával kapcsolatban semmiféle kártérítési igénnyel - kivéve a munkáltató jogszabályon alapuló kártérítési felelőssége körébe tartozó eseteket - nem lépek fel a... (munkáltató megnevezése) szemben...., 200... ( ) a nem kívánt részt törölni kell... nyilatkozat tevő aláírása 17