Élelmiszerbank adományszétosztási együttműködés 2016 évi pályázati felhívás A Magyar Élelmiszerbank Egyesület Élelmiszerbank adományszétosztási együttműködés 2016 címmel pályázatot hirdet. A pályázat célja, hogy a kiíró kiválassza azon szervezetek körét, akikkel a 2016-os évre vonatkozóan együttműködési megállapodást köt. A kiválasztott szervezetek az éves együttműködés keretében a Magyar Élelmiszerbank Egyesülettől térítésmentesen vesznek át élelmiszert, amit eljuttatnak az általuk gondozott rászorulóknak ingyenes adomány formájában. A 2016-os évi együttműködés keretei között két különböző típusú élelmiszeradomány átvételi lehetőségre lehet pályázni: 1. Raktári átvétel: élelmiszer átvétel az Élelmiszerbank központi budapesti raktárából. Olyan szervezetek jelentkezését várjuk, akik az év során több alkalommal tudják vállalni az élelmiszerek átvételét és szétosztását. 2. Tesco/Auchan átvétel: élelmiszer átvétel a kiírásban szereplő Auchan vagy Tesco áruházak egyikéből. Olyan szervezetek jelentkezését várjuk, akik napi rendszerességgel vagy hetente többször tudják vállalni az élelmiszerek átvételét és szétosztását. Aki raktári átvételre ÉS Tesco/Auchan átvételre is szeretne pályázni, az a Tesco/Auchan pályázati adatlapot töltse ki! 1. Mindkét lehetőségre érvényes feltételek, információk Az Élelmiszerbank az élelmiszeradományok mennyiségét folyamatosan igyekszik bővíteni. A pályázat célja, hogy az élelmiszeradományok elszállításában és szétosztásában igen rugalmasan együttműködni képes partnerszervezeti körünk bővüljön. A pályázaton kiválasztott szervezetek egy évre kötnek szerződést a Magyar Élelmiszerbank Egyesülettel. Pályázati feltételek A pályázaton részt vehet minden Magyarországon bejegyezett jogi személyiséggel rendelkező közhasznú szervezet, egyházi, illetve önkormányzati intézmény, amely szociális vagy integráló munkát végez. (A szociális munka nem lehet csak adományosztás.) A pályázó nem lehet érdekképviselet, hálózat illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, önkormányzat, kisebbségi önkormányzat. Székhely: iroda, raktár: 1172 Budapest, Lokátor u. 3. Telefon: 1-261-3991; fax: 1-253-0003 Web: www.elelmiszerbank.hu, E-mail: elelmiszerbank@elelmiszerbank.hu
A pályázó név szerinti nyilvántartással rendelkezik az általa ellátott rászorultakról és velük folyamatosan kapcsolatot tart. A pályázó igazoltan legalább két éve, folyamatosan végez integrációs vagy felzárkóztató szociális tevékenységet. A kiíró előnyben részesíti civil szervezetek, egyházi szervezetek és önkormányzati fenntartású szociális célú szervezetek (pl. szociális szolgáltatók, családsegítő és gyermekjóléti szolgálatok, családok átmeneti otthonai, hajléktalanszállások, tanodák, gyerekházak) pályázatait. A pályázó kapcsolattartója rendelkezik működő és napi szinten ellenőrzött e- mail címmel. A pályázó vállalja, hogy sikeres pályázat esetén részt vesz a (Budapesten tartandó) szervezeti tájékoztató napon. A nyertes pályázó a szerződéssel vállalja, hogy a felajánlott élelmiszer-adományokat saját költségén szállítja el a szétosztás helyére, amely kizárólag magyarországi település lehet, az átvett élelmiszereket az átvételtől a kiosztásig tiszta, napfénytől védett, száraz tároló helyeken, az egészségügyi előírások betartásával (szükség esetén folyamatos hűtést biztosítva) szállítja, tárolja. Továbbá vállalja, hogy az egy tételhez tartozó árut egy helyen, más tételektől, illetve egyéb áruféleségektől jól elkülönítetten, könnyen hozzáférhető és azonosítható módon tárolja. A pályázó viseli e feladatok költségeit és az ezekkel kapcsolatos teljes körű felelősséget. hűtendő áruk esetén a kiosztásig folyamatosan biztosítja a megfelelő hőmérsékletet (hűtős autóval vagy hűtőládákkal, tárolásnál hűtőszekrénnyel), megszervezi az élelmiszerek lejárati határidőn belül történő szétosztását, az élelmiszer-adományt kizárólag rászorultaknak adja át, az élelmiszer-adományokat saját maga osztja szét az arra rászorulóknak, más szervezeteknek az adományokat nem adja tovább, a szétosztás során betartja az adminisztratív előírásokat, és azt fotókkal is dokumentálja (útmutatók: http://www.elelmiszerbank.hu/hu/szervezeteknek/adminisztracio.html#.vp9t1 PnhDIU ), az élelmiszer kiosztásáról az Élelmiszerbank útmutatásait betartva elszámol az Élelmiszerbank felé (útmutatók: http://www.elelmiszerbank.hu/hu/szervezeteknek/adminisztracio.html#.vp9t1 PnhDIU ), a szétosztásra átvett élelmiszerekkel kapcsolatosan teljes körű anyagi felelősséget vállal, a szervezet székhelyén és weboldalán a Magyar Élelmiszerbank Egyesület logóját, linkjét és A(z) xxx munkáját élelmiszersegéllyel a Magyar Élelmiszerbank Egyesület támogatja feliratot feltünteti (az ehhez szükséges táblát illetve elektronikus logót az Élelmiszerbank biztosítja), 2
az élelmiszer kiosztásánál és az osztási értesítésnél a Magyar Élelmiszerbank Egyesület nevét feltünteti, az osztás helyszínén az Élelmiszerbank által biztosított plakátokat kihelyezi, az élelmiszerosztást sem politikai, sem vallási befolyásolásra nem használja. További információk A kiválasztásnál előnyt élveznek azok a szervezetek, akik a fenti feltételeken túl is átláthatóan működnek és az ehhez tartozó információk a honlapjukon elérhetőek. A szerződés aláírásakor a civil és egyházi szervezetektől 90 napnál nem régebbi bírósági kivonat másolatot fogunk kérni. A szerződés aláírásakor minden szervezettől 90 napnál nem régebbi aláírási címpéldányt vagy annak jól olvasható másolatát fogunk kérni. A pályázati folyamat 1. Az Élelmiszerbank működésének és a csatlakozás általános feltételeinek megismerése 2. Az elektronikus kérdőív kitöltése 3. Az esetlegesen pluszban kért dokumentumok és adatok átadása 4. Elbírálási folyamat 5. A pályázók értesítése 6. Pozitív elbírálás esetén részvétel a tájékoztató napon 7. Szerződéskötés 2. Raktári átvétel Az együttműködés keretében a nyertes szervezet az Élelmiszerbank központi raktárából (Budapest 1172, Lokátor u 3.) lejárat-közeli és hűtést igénylő élelmiszerek átvételére kap lehetőséget évente több alkalommal. Az élelmiszereket általában az értesítéstől számított 1-2 napon belül kell elszállítani és adott időn belül ingyenesen kiosztani. A kiválasztott szervezetek feladata az Élelmiszerbanktól átvett élelmiszerek rászorulókhoz ingyenesen történő eljuttatása. 3. Tesco/Auchan átvétel Az együttműködés keretében a nyertes szervezet napi vagy heti többszöri rendszerességgel vesz át élelmiszert egy kijelölt áruháztól az Élelmiszerbank útmutatásai alapján. Fontos információk: Az áruházak listája az 1. mellékletben található. Kizárólag a listában szereplő áruházakra lehet pályázni. A pályázati űrlapon meg kell adni, hogy melyik áruházban szeretnék átvenni a pékárut. 3
Az előzetes becslések szerinti napi mennyiség az 1. mellékletben található. Felhívjuk figyelmüket, hogy a megadott mennyiségek a korábbi feleslegek átlagai, amik azóta akár jelentősen is változhattak és az egyes napokon jelentősen ingadoznak felfelé és lefelé is. Az átvételi napok és átvett élelmiszerek kiosztásának határideje: o kedd reggel kenyér, kiosztás aznap o szerda reggel kenyér, kiosztás aznap o csütörtök reggel kenyér, kiosztás aznap o péntek reggel kenyér, kiosztás aznap o szombat reggel kenyér, kiosztás aznap o szombat (és ünnepnapok előtti) este 22.00 körül között vegyes élelmiszer, tárolás hűtőben, kiosztás másnap (csak Tesco áruházakban) Lehetséges, hogy a későbbiekben zöldség-gyümölcsöt is kapunk, így kérjük, az űrlapon az erre vonatkozó kérdést is válaszolják meg. A pályázaton nyertes szervezetek esetében az átvételt áruházanként fogjuk beindítani 2016 folyamán. Az áruházakban az átvétel beindítását az Élelmiszerbank koordinálja. Nagyon kérjük, hogy amíg nem jelzünk, ne vegyék fel a kapcsolatot az áruházakkal! Ez problémákat és nehézségeket okozhat a projekt sikere szempontjából. Tesco áruházak esetén: Tesco áruházak esetén előnyben részesítjük azokat, akik minden átvételi napot vállalni tudják (tehát ahol nem kell több átvevő szervezetet rendelnünk egy áruházhoz). A szombat esti átvétel ebből a szempontból opcionális (tehát elég, ha minden reggeli átvételt tudják vállalni). Szombatonként késő este (várhatóan 22.00 körül) az áruházak az összes vasárnap lejáró árut átadják (tehát tejterméket, húsárut, szárazárut, zöldséggyümölcsöt). A szombat este átvett árut vasárnap kell kiosztani, addig a hűtős árut hűtőben kell tudni tárolni A szombat esti vegyes élelmiszer mennyiségére nem tudunk becslést adni. Szombat (és ünnepnapi előtti) esti átvétel vállalása esetén szükség van hűtőkapacitásra a hűtős termékek hűtőben tárolására átvételtől a vasárnapi kiosztásig. A projektben résztvevő szervezeteknek az alábbiakat kell vállalnia: Hosszú távon vállalja, hogy az általa vállalt napokon mindig elmegy az átveendő áruért és azt az átvétel napján kiosztja. (Kivétel a Tescókban szombat este átvett vegyes élelmiszer, amit vasárnap kell kiosztani.) A szervezetnek be kell szerezni az elszállításhoz szükséges nejlon zsákokat (ezeket fogyáskor pótolni is kell). Természetesen vállalni kell a projekthez kapcsolódó adminisztrációt: szállítólevelek, adomány kiosztási adatlapok vezetése, nyilvántartása és elszámolás az Élelmiszerbank felé a csatolt folyamatleírások szerint(ld. 2. és 3. melléklet). További fontos információk a csatolt folyamatleírásokban (2. és 3. melléklet). 4
4. A pályázat benyújtása Minden pályázati anyagot elektronikus formában kell beküldeni. A pályázati adatlap kitöltése az Interneten keresztül lehetséges a 4.1 és 4.2 pontban megadott oldalakon. Kérjük, válassza ki, hogy melyik pályázati lehetőség adatlapját tölti ki! Figyelem, az adatlapot egyszerre kell kitölteni, részleges mentésre, majd az adatlap kitöltésének későbbi folytatására nincs mód! A pályázat eredményéről minden pályázót e-mailben értesítünk. Kérdések esetén A pályázattal kapcsolatos felvilágosítás telefonon kérhető munkanapokon 9-15h között kizárólag a 30/348-20-58-as telefonszámon. Amennyiben a telefonszám nem elérhető, kérjük, hogy próbálkozzanak később, más kollégáinkat ne zavarják a pályázattal kapcsolatos kérdéseikkel! Kérjük, hogy mielőtt kérdeznek, alaposan olvassák el a pályázati kiírást! A pályázatok elbírálásával, a feltételek módosításával, a pályázat esetleges visszavonásával kapcsolatosan a Magyar Élelmiszerbank Egyesület minden jogot fenntart magának. 4.1 Csak raktári átvételre pályázóknak Ezt az adatlapot töltse ki, ha csak raktári átvételre pályázik: https://docs.google.com/forms/d/1rmq6cy-bravitvtnp2g8dyp56zopucjsqav9l1qcvzc/viewform A pályázat benyújtásának határideje: 2016. február 29. A pályázatok elbírálásának tervezett határideje: 2016. március 20. 4.2 Tesco/Auchan átvételre pályázóknak Ezt az adatlapot töltse ki, ha csak Tesco/Auchan átvételre vagy Tesco/Auchan átvételre és raktári átvételre is pályázik. https://docs.google.com/forms/d/1y3ib_5zxfphlnlqf84hwwvdxe-kbiuvohuejpzmleew/viewform A pályázat benyújtásának határideje: 2016. február 29. A pályázatok elbírálásának tervezett határideje: 2016. március 31. 5
1. melléklet: Áruházak listája Lánc Áruház neve Áruház címe Átadható pékáru kg/nap* Átadható zöldséggyümölcs kg/nap* Tesco Aréna Plaza 1087 Budapest, Kerepesi út 9. 44 112 Tesco Baja 6500 Baja, Gránátos u. 11. 15 76 Tesco Balassagyarmat 2660 Balassagyarmat, Mikszáth u. 56. 17 57 Tesco Balatonboglár 8630 Balatonboglár, Klapka u. 30. 35 61 Tesco Bicske 2060 Bicske, Csabdi út 102. 20 54 Tesco Bonyhád 7150 Bonyhád,Völgység u. 8. 26 51 Tesco Budakeszi 2092 Budakeszi, Bianka u. 1. 11 32 Tesco Budaörs 2040 Budaörs, Kinizsi utca 1-3. 37 208 Tesco Campona 1222 Budapest, Nagytétényi u 35. 39 106 Tesco Cegléd 2700 Cegléd, Malomtószél 49 45 Tesco Dunaharaszti 2330 Dunaharaszti, 35 48 Tesco Dunakeszi Fót Extra 2120 Dunakeszi, Fóti út 120. 67 107 Tesco Dunakeszi-Göd 2120 Dunakeszi, Fő út 190. 8 35 Tesco Érd 2030 Érd, Budafoki út 2-4. 59 101 Tesco Fogarasi 1149 Budapest,Pillangó u. 15. 67 203 Tesco Garam utca 1044 Budapest, Garam u. 3. 23 33 Tesco Gödöllő 2100 Gödöllő, Thegze Lajos u. 2. 123 107 Tesco Hatvan 3000 Hatvan, Bibó István út 1. 39 58 Tesco Jászberény 5100 Jászberény, Nagykátai út 2/a. 53 64 Tesco Karcag 5300 Karcag, Kisújszállási u. 34. 8 31 Tesco Kazincbarcika 3700 Kazincbarcika, Attila u. 10/B. 72 55 Tesco Kecskemét Talfája 6000 Kecskemét, Talfája 1. 33 68 Tesco Kecskemét Izsáki 6000 Kecskemét, Izsáki út 12/B. 37 41 Tesco Keszthely 8360 Keszthely, Csapás u. 27. 32 61 Tesco Kisvárda 4600 Kisvárda, Városmajor út 72. 17 51 Tesco Komárom 2900 Komárom, Bajcsy u.7. Gyár u. 2-6. 107 119 Tesco Mezőkövesd 3400 Mezőkövesd, Egri u. 51. 13 57 Tesco Miskolc Szentpéteri 3526 Miskolc, Szentpéteri kapu 103. 95 93 Tesco Miskolc Avas 3508 Miskolc, Mésztelep u. 1/A. 49 54 Tesco Nagyatád 7500 Nagyatád, Szabadság u. 38. 11 43 Tesco Nagykőrös 2750 Nagykőrös, Ceglédi u. 28. 5 34 Tesco Nyírbátor 4300 Nyírbátor, Debreceni u. 71. 10 29 Tesco Paks 7030 Paks, Tolnai út 2/1. 20 55 Tesco Pápa 8500 Pápa, Celli út 92. 48 58 Tesco Salgótarján 3100 Salgótarján, Rákóczi út 143. 78 49 6
Lánc Áruház neve Áruház címe Átadható pékáru kg/nap* Átadható zöldséggyümölcs kg/nap* Tesco Sárvár 9600 Sárvár, Rákóczi u. 83. 6 57 Tesco Sátoraljaújhely 3980 Sátoraljaújhely, Kazinczy u. 105. 14 38 Tesco Siklós 7801 Siklós, Harkányi út 55. 13 33 Tesco Szarvas 5540 Szarvas, Csabai út 9. 4 31 Tesco Székesfehérvár Palotai 8000 Székesfehérvár, Palotai út 6. 35 92 Tesco Szerencs 3900 Szerencs, Gyár u. 40. 16 33 Tesco Szolnok 5000 Szolnok, Téglagyári út 30. 37 74 Tesco Szombathely 9700 Szombathely, Zanati út 70 28 56 Tesco Tapolca 8300 Tapolca, Veszprémi út 5. 38 90 Tesco Vác 2600 Vác, Deres út 2. 39 69 Tesco Várpalota 8100 Várpalota, Fehérvári u. 17. 18 39 Tesco Vecsés 2220 Vecsés, Fő út 246-248. 24 106 Auchan Albertfalva/Savoya Park 1117 Budapest, Hunyadi János utca 19. 192 Auchan Budaörs 2040 Budaörs, Sport utca 2-4. 150 Auchan Debrecen 4031 Debrecen, Kishatár utca 7. 103 Auchan Miskolc 3527 Miskolc, József Attila utca 87. 32 Auchan Miskolc2 - Dél 3516 Miskolc, Pesti út 9. 52 Auchan Solymár 2083 Solymár, Szent Flórián utca 2-4. 94 Auchan Szolnok 5000 Szolnok, Felső Szandai rét 1. 178 Auchan Törökbálint 2040 Törökbálint, Torbágy utca 1. 75 nem veszünk át * Az itt megadott mennyiségek a korábbi feleslegek átlagai, amik azóta akár jelentősen is változhattak és az egyes napokon jelentősen ingadoznak. 7
2. melléklet: TESCO élelmiszer adomány folyamat Az átvételi folyamat leírását tájékoztatásul közöljük. A folyamat egyes részletei a szerződéskötésig változhatnak. TESCO élelmiszer adomány folyamat Információk és folyamatleírás a résztvevő szervezeteknek Az Élelmiszerbank a Tesco áruházakkal közösen kidolgozott programjában bizonyos el nem adott élelmiszereket ment meg a megsemmisítéstől. A program keretében partnerszervezeteink az áruházaktól naponta átvett termékeket rászorulóknak osztják ki. Az adományok elszállítása a Magyar Élelmiszerbank Egyesület (Élelmiszerbank) neve alatt történik. A sárga részeket az indító megbeszélésen konkretizáljuk, pontosítjuk. Áruház neve: Áruház címe: Áruház száma: Áruházban a reggel órakor hívandó telefonszám: Indító megbeszélés az áruházban (találkozó a vevőszolgálatnál): Átvevő szervezet: Átvevő szervezet élelmiszerbankos pecsétjének száma: Szállítólevél nyilvántartás fájlnév: TESCO_szallitok_boltszam_boltnev_szervezetneve.xls A szervezet átvételi alkalmai: kedd reggel szerda reggel csütörtök reggel péntek reggel szombat reggel szombat este Első átvételi nap: Termékkör: reggelenként: o Bajor rozsos kenyér 500 g o Burgonyás kenyér növ. rosttal 750g o Fehérkenyér 1kg o Félbarna kenyér 1kg o Finom kenyér 750g o (A későbbiekben esetleg zöldség-gyümölcs) szombat este: szombati pékáru és minden, vasárnap lejáró élelmiszer (tejtermék, húsáru, zöldség-gyümölcs, szárazáru) Felkészülés az indulás előtt: - Élelmiszer tárolására alkalmas rekeszbélelő nejlonok beszerzése (fogyás esetén pótolni kell). Egy lehetséges beszerzési hely: Zalaegerszegi Elastic Kft. www.elastickft.hu, kontakt: Némethné Zsuzsa 92/596-240, 251 mellék. A zsák mérete: 1m x 1m, 20 mikron vastagságú. 5-10 munkanap a legyártás a megrendeléstől. Hangsúlyozzuk, hogy nem kell innen rendelni, ez csak egy ajánlás, bárhonnan beszerezhető a nejlonzsák. Érdemes körülnézni, mert sok városban van fóliagyártó. 8
Ami fontos: a zsák legyen akkora, hogy a sztenderd M30-as rekeszt lehessen vele bélelni hivatalosan legyen alkalmas élelmiszer tárolására (vagyis HACCP sztenderd szerinti) - Szállítólevél tömb beszerzése (hárompéldányost vegyenek) - Szombat esti átvétel esetén hűtődoboz és egyéb dobozok (a nem hűtős árunak) beszerzése - Élelmiszerbanktól számozott pecsét átvétele - Egyeztetés az Élelmiszerbankkal az indítás napjáról - A logisztika, a kiosztás és az adminisztráció folyamatos ellátásának megszervezése (felelősök, munkafolyamatok stb.) Átvételi folyamat az áruházban: 1. Az átvételi napokon reggel telefonálni kell az áruháznak (elérhetőséget ld. fent) és megkérdezni, hogy aznap lehet-e menni adományért. 2. Az adományt reggel 7 és 10 óra között, szombat este 21.30 és 22.30 között lehet átvenni. Átvétel a fent jelzett átvételi napokon, kivéve ünnepnapokon és az ünnepnapokat követő első munkanapokon. Teendők: az átvevő szervezet munkatársa hozza magával: o Élelmiszerbank számozott pecsétjét o szállítólevél tömböt o nejlon zsákot (amennyiben új adag szükséges) o szombat este hűtődobozt, egyéb dobozt átvétel helye: elöl a vevőszolgálatnál VAGYhátul, a teherkapun kell bemenni. A kapu nyitásához az ott feltüntetett telefonszámot kell hívni. az átadott élelmiszer össztömegének lemérése mérlegen (fontos, hogy átvevőként önök is ellenőrizzék a mennyiséget, hiszen ennek a mennyiségnek a kiosztásáról kell majd elszámolniuk) az össztömeg feltüntetése a szállítólevélen (ld. a mellékelt szállítólevél mintát) a TESCO és az átvevő szervezet is lepecsételi a szállítólevelet (mindhárom példányt). A szervezet az Élelmiszerbank számozott pecsétjét használja, az adományt kizárólag ezzel lehet átvenni. a szállítólevél első (kék) példányát megkapja a TESCO munkatársa a pékáru átvétele tiszta nejlon zsákban, szombat esténként a vegyes élelmiszer átvétele/átpakolása hűtődobozba, egyéb dobozba. szombat esti átvétel esetén: az előző átvételkor (tipikusan szombat reggel) le lehet adni a hűtődobozokat, hogy este már abba pakolhasson az áruház, így meggyorsítva a szombat esti átvételt. - Az TESCO áruház rekeszekben gyűjti a pékárut. Az átadáskor az elszállítás a szervezet által biztosított nejlonban történik. Amikor elfogy a Tescónál lévő nejlonmennyiség, azt a szervezet pótolja. - Az átvételhez (a szállítólevél Átvevő -jeként) kizárólag az Élelmiszerbanktól kapott számozott pecsét használható (ld. mellékelt kitöltött szállító minta), vagyis az áru átvevője hivatalosan az Élelmiszerbank. A szállítótömbről: - Kérjük, hogy az adott szállítótömböt csak a TESCO-tól kapott élelmiszerek átvételére használják. - Hárompéldányos szállítótömböt használjanak. Az első (kék) példányt kapja a TESCO (az elszállításkor kell kitépni és ott hagyni). A második (piros) példány az önöké (kérjük 5 évig megőrizni). A harmadik példány (fekete) az Élelmiszerbanké ezt nem kell kitépni a tömbből, a tömb betelte után egyben kell az Élelmiszerbanknak elküldeni. - Kérjük, ügyeljenek, hogy mindhárom példányon szerepeljenek a pecsétek (a tescós és az élelmiszerbankos is). - Kérjük, ügyeljenek rá, hogy a harmadik (fekete) példányok is olvashatóak legyenek. 9
- Ha a szállítólevélben olyan rontás történik, ami nem javítható, akkor az egész lapot át kell húzni, RONTOTT feliratot ráírni. Ez esetben mind a kék, mind a piros példánynak a tömbben kell maradnia. Adományok kiosztása, nyilvántartás: - Az adományt az átvétel napján ki kell osztani. Kivétel a szombat este átvett élelmiszerek ezeket vasárnap kell kiosztani. A szombat este átvett hűtős árut hűtőszekrényben kell tárolni a vasárnapi kiosztásig. - Az adományok kiosztásának dokumentálása a szokásos adománykiosztási adatlapon történik és az adományt kg-ban kérjük elszámolni. - A pékárut pékáru -ként, a szombat este átvett élelmiszert fajtától függetlenül vegyes élelmiszer -ként kell osztani, adminisztrálni. - A szállítólevelek nyilvántartása a <TESCO_szallitok_boltszam_boltnev_szervezetneve.xls>excel fájlban történik. Jelentések, elszámolások az Élelmiszerbank felé: 1. Kérjük, a szállítólevelek alapján folyamatosan töltsék a <TESCO_szallitok_boltszam_boltnev_szervezetneve.xls>excel fájlt. A táblázatot kérjük folytatólagosan vezetni, nem kell minden héten új táblázatot kezdeni. - Kérjük, az előző hét adataival frissített fájlt hetente hétfőnként 14 óráig küldjék el a következő e-mail címre: elszamolas@elelmiszerbank.hu. 2. Az adomány-kiosztási adatlapok eredeti példányait kéthetente postán kell elküldeni az időszak utolsó osztási napjától számított 8 napon belül. - Az adomány-kiosztási adatlapokból tartsanak meg maguknak egy másolati példányt. - Az adomány-kiosztási adatlap és kapcsolódó dokumentumok letölthetők innen: http://elelmiszerbank.hu/hu/szervezeteknek/adminisztracio.html 3. A betelt szállítótömböt kérjük, postán (tértivevénnyel!) küldjék el az Élelmiszerbank 1172 Budapest, Lokátor utca 3. címére. A szállítólevelek, elszámolások elmaradása a támogatás megszüntetését vonja maga után. Az Élelmiszerbank az élelmiszerek szétosztását esetenként szúrópróbaszerűen ellenőrzi. Egyéb teendők: - Fogyás esetén új nejlonok vásárlása. - A hűtődobozok, hűtőszekrények tisztán tartása. - Hárompéldányos szállítólevél tömb vásárlása, az aktuálisan használt tömb betelte előtt, időben. - Ha változtatni szeretnének az átvételi napokon vagy jelentősebb változtatást kérnek a folyamattal, részvételükkel kapcsolatban, kérjük, legalább 30 nappal előre jelezzék! Menet közbeni kérdés, probléma esetén az Élelmiszerbanknál kereshető: irodavezető vezetékes: mobil: email: Kérjük, az esetleges problémákat felénk (és ne az áruház felé) jelezzék! Mellékletek - Kitöltött szállítólevél minta - Szállítások nyilvántartása: <TESCO_szallitok_boltszam_boltnev_szervezetneve.xls>excel fájl 10
3. melléklet: Auchan adomány átvételi folyamat Az átvételi folyamat leírását tájékoztatásul közöljük. A folyamat egyes részletei a szerződéskötésig változhatnak. Auchan adomány átvételi folyamat Információk és folyamatleírás a résztvevő szervezeteknek Az Élelmiszerbank az Auchan áruházakkal közösen kidolgozott programjában az el nem adott élelmiszereket menti meg a megsemmisítéstől. A program keretében partnerszervezeteink keddtől szombatig minden nap elmennek az Auchan résztvevő áruházaiba, és az átvett termékeket még aznap kiosztják a rászorulóknak. Az adományok elszállítása a Magyar Élelmiszerbank Egyesület (Élelmiszerbank) neve alatt történik. A sárga részeket az indító megbeszélésen konkretizáljuk, pontosítjuk. Áruház neve: Áruház címe: Kontakt: Áruházban a reggel 7 óra körül hívandó telefonszám: Átvevő szervezet 1: Kontakt: Átvevő szervezet élelmiszerbankos pecsétjének száma: Szállítólevél nyilvántartás fájlnév: AUCHAN_szallitok_aruhaznev_szervezetneve.xls A szervezet átvételi alkalmai: kedd reggel szerda reggel csütörtök reggel péntek reggel szombat reggel Átvevő szervezet 2: Kontakt: Átvevő szervezet élelmiszerbankos pecsétjének száma: Szállítólevél nyilvántartás fájlnév: AUCHAN_szallitok_aruhaznev_szervezetneve.xls A szervezet átvételi alkalmai: kedd reggel szerda reggel csütörtök reggel péntek reggel szombat reggel Első átvételi nap: Termékkör: pékáruk. 1. Felkészülés az indulás előtt - Élelmiszer tárolására alkalmas rekeszbélelő nejlonok beszerzése (fogyás esetén pótolni kell). Egy lehetséges beszerzési hely: 11
Zalaegerszegi Elastic Kft. www.elastickft.hu, kontakt: Némethné Zsuzsa 92/596-240, 251 mellék. A zsák mérete: 1m x 1m, 20 mikron vastagságú. 5-10 munkanap a legyártás a megrendeléstől. Hangsúlyozzuk, hogy nem kell innen rendelni, ez csak egy ajánlás, bárhonnan beszerezhető a nejlonzsák. Érdemes körülnézni, mert sok városban van fóliagyártó. Ami fontos: a zsák legyen akkora, hogy a sztenderd M30-as rekeszt lehessen vele bélelni hivatalosan legyen alkalmas élelmiszer tárolására (vagyis HACCP sztenderd szerinti) - Szállítólevél tömb beszerzése (hárompéldányost vegyenek) - Élelmiszerbanktól számozott pecsét átvétele - Egyeztetés az Élelmiszerbankkal az indítás napjáról - A logisztika, a kiosztás és az adminisztráció folyamatos ellátásának megszervezése (felelősök, munkafolyamatok stb.) 2. Telefonálás indulás előtt Az átvételi napokon reggel telefonálni kell az áruháznak (elérhetőséget ld. fent) és megkérdezni, hogy aznap lehet-e menni adományért. 3. Átvétel Az adományt reggel 8-9 óra között lehet átvenni. Átvétel a fent jelzett napokon, kivéve ünnepnapokon és az ünnepnapokat követő első munkanapokon. Teendők: az átvevő szervezet munkatársa hozza magával: o Élelmiszerbank számozott pecsétjét o szállítólevél tömböt o csere rekeszt (tisztán) o nejlon zsákot (amennyiben új adag szükséges) átvétel az áruház mögött, a teherkapun belépve, a frissáru átvételi kapunál az átadott pékáru össztömegének lemérése mérlegen (fontos, hogy átvevőként önök is ellenőrizzék a mennyiséget, hiszen ennek a mennyiségnek a kiosztásáról kell majd elszámolniuk) az össztömeg feltüntetése a szállítólevélen (ld. a mellékelt szállítólevél mintát) az Auchan és az átvevő szervezet is lepecsételi a szállítólevelet (mindhárom példányt). A szervezet az Élelmiszerbank számozott pecsétjét használja, az adományt kizárólag ezzel lehet átvenni. A szállítólevelet alul a szervezet saját pecsétjével kell ellátni (ld. mellékelt minta). a szállítólevél első (kék) példányát megkapja az Auchan munkatársa a pékáru átvétele tiszta nejlon zsákban/rekeszben, csere rekeszek leadása az áruháznak. - Az Auchan áruház rekeszekben gyűjti a pékárut. Az átadáskor az elszállítás a szervezet által biztosított nejlonban történik. Amikor elfogy az Auchannál lévő nejlonmennyiség, azt a szervezet pótolja. - Az átvételhez (a szállítólevél Átvevő -jeként) kizárólag az Élelmiszerbanktól kapott számozott pecsét használható (ld. mellékelt kitöltött szállító minta), vagyis az áru átvevője hivatalosan az Élelmiszerbank. A szállítólevélen alul pedig a szervezet saját pecsétje szerepel. A szállítótömbről: - Kérjük, hogy az adott szállítótömböt csak az Auchan áru átvételre használják. - Hárompéldányos szállítótömböt használjanak. Az első (kék) példányt kapja az Auchan (az elszállításkor kell kitépni és ott hagyni). A második (piros) példány az Élelmiszerbanké. A harmadik példány (fekete) az önöké ezt nem kell kitépni a tömbből, a tömb betelte után archiválják. Kérjük, 5 évig őrizzék meg! - Kérjük, ügyeljenek, hogy mindhárom példányon szerepeljenek a pecsétek (az auchanos, az élelmiszerbankos, valamint a lap alján az Önök pecsétje). 12
- Kérjük, ügyeljenek rá, hogy a harmadik (fekete) példányok is olvashatóak legyenek. - Ha a szállítólevélben olyan rontás történik, ami nem javítható, akkor az egész lapot át kell húzni, RONTOTT feliratot ráírni. Ez esetben mind a kék, mind a piros, mind a fekete példánynak a tömbben kell maradnia. 4. Adományok kiosztása, nyilvántartás - Az adományt az átvétel napján ki kell osztani. - Az adományok kiosztásának dokumentálása a szokásos adomány kiosztási adatlapon történik és az adományt kg-ban kérjük elszámolni. 5. Jelentések, elszámolások az Élelmiszerbank felé 1. Kérjük, a szállítólevelek alapján folyamatosan töltsék a <AUCHAN_szallitok_boltnev_szervezetneve.xls>excel fájlt. A táblázatot kérjük folytatólagosan vezetni, nem kell minden héten új táblázatot kezdeni. - Kérjük, az előző hét adataival frissített fájlt hetente hétfőnként 14 óráig küldjék el a következő e-mail címre: elszamolas@elelmiszerbank.hu. 2. A szállítólevelek második példányait és az adomány-kiosztási adatlapok eredeti példányait kéthetente postán kell elküldeni az időszak utolsó osztási napjától számított 8 napon belül az Élelmiszerbank 1172 Budapest, Lokátor utca 3. címére. - Az adomány-kiosztási adatlapokból tartsanak meg maguknak egy másolati példányt. - Az adomány-kiosztási adatlap és kapcsolódó dokumentumok letölthetők innen: http://elelmiszerbank.hu/hu/szervezeteknek/adminisztracio.html A szállítólevelek, elszámolások elmaradása a támogatás megszüntetését vonja maga után. Az Élelmiszerbank az élelmiszerek szétosztását esetenként szúrópróbaszerűen ellenőrzi. 6. Egyéb teendők - Fogyás esetén új nejlonok vásárlása. - További rekeszek bevonása, amennyiben a kezdeti 25-25 darab nem elég. - Hárompéldányos szállítólevél tömb vásárlása, az aktuálisan használt tömb betelte előtt, időben. - Kérjük, az esetleges problémákat felénk (és ne az áruház felé) jelezzék! - Ha változtatni szeretnének az átvételi napokon vagy jelentősebb változtatást kérnek a folyamattal, részvételükkel kapcsolatban, kérjük, legalább 30 nappal előre jelezzék! Menet közbeni kérdés, probléma esetén az Élelmiszerbanknál kereshető: irodavezető vezetékes: mobil: email: Mellékletek - Kitöltött szállítólevél minta - Szállítások nyilvántartása: <AUCHAN_szallitok_boltnev_szervezetneve.xls>excel fájl 13