ELO Dokumentumkezelő és archiváló szoftver ELOoffice 8.0 2009. május ELO Digital Office http://www.elo.com Copyright 2009 ELO Digital Office GmbH Minden jog fenntartva
Tartalom Tartalom... 2 Telepítés... 3 Telepítő-varázsló indítása... 3 Az ELO indítása... 13 Konfiguráció... 15 Navigálás az Archívumok között... 19 Dokumentumok iktatása... 21 Dokumentumok keresése... 23 Export varázsló... 24 Import varázsló... 25 DVD-re történő írás... 26 Internetes elérhetőség...hiba! A könyvjelző nem létezik. 2
Telepítés Figyelem! A telepítő-varázsló automatikusan végigvezeti a telepítés folyamatán. Kérjük, fogadja el az alapértelmezett beállításokat, amennyiben lehetséges. Telepítő-varázsló indítása Kapcsolja be a számítógépét és tegye be az ELO DVD-t a DVD meghajtóba. Rendszerint a telepítő automatikusan elindul. Amennyiben ez nem történik meg, több mód is van a telepítés indítására, ezek közül néhány leírást itt olvashat: Nyissa meg a Windows Explorert és kattintson a DVD meghajtóra. A DVD könyvtárában kattintson duplán a Start.exe fájlra. Az ELOoffice információs ablaka nyílik meg. Folytathatja tovább a telepítést vagy további tájékoztató anyagokat olvashat a termékről. Itt telepítheti többek között az ELO nyomtató (printer) modult is. Általánosságban elmondható, hogy a telepítés gombra kell duplán kattintani. 1. A telepítés-varázsló általában automatikusan indul. Amennyiben ez nem történik meg nyissa meg a Windows Explorert és kattintson a DVD meghajtóra. A DVD könyvtárában kattintson duplán a Start.exe fájlra. Válassza ki a nyelvet. Amennyiben szükséges, kattintson a Start gombra, aztán válassza ki az ELOoffice gombot, hogy elkezdje az ELO telepítését. 3
2. A Telepítés ablak jelenik meg. Kattintson a Tovább, majd a Telepítés gombra. 3. Hagyja jóvá a Licensz megállapodást, ha egyetért vele. 4
4. Kattintson a Tovább gombra. 5. A regisztrációs ablakban adja meg a licenc/sorozat számot. A licenc/sorozat számot a csatolt regisztrációs lap tartalmazza. 5
6. Válassza ki a kívánt telepítési formát, majd kattintson a Tovább gombra. 7. A Tallózás gombra való kattintással választhat célkönyvtárat, ha a felkínált lehetőség nem megfelelő az Ön számára. A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra. 6
8. A Tallózás gombra való kattintással kiválaszthatja a Postafiók könyvtárat, ha a felkínált lehetőség nem megfelelő az Ön számára. A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra. 9. Ha a felkínált lehetőség nem megfelelő az Ön számára, a Tallózás gombra való kattintással kiválaszthatja azt a mappát, ahol az ELOoffice az archívumokat fogja tárolni. A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra. 7
10. Ha telepíteni kíván egy demó archívumot a programhoz, tegyen pipát a jelölőnégyzetbe ezen a felületen. A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra. 11. Válassza ki azt a mappát, ahová a parancsikonokat helyezni kívánja. A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra. 8
12. A jelölőnégyzet(ek)re való kattintással válassza ki, hogy milyen beállításokkal kívánja telepíteni az ELOoffice programot. A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra. 13. A telepítés elindult. Megszakításához kattintson a Mégse gombra. A telepítéshez feltétlenül szükséges, hogy az operációs rendszer ne blokkolja az ELO által használt szoftvert. Ha az Ön tűzfala riasztást jelez, a program megfelelő működése érdekében mindig engedélyezze a hozzáférést. 9
14. Válassza ki az adott listából a jelölőnégyzetre való kattintással, hogy mit kíván telepíteni, majd kattintson a Tovább gombra. 15. Amennyiben lehetséges, integrálja az ELOoffice-t a Microsoft Office programokkal, amennyiben ezeket már telepítette a számítógépére. Ehhez hagyja jóvá az ablakban az automatikus kapcsolat létrehozását mint például MS Word esetében-, és minden esetben kattintson a Következő gombra. Az ELOoffice makrók telepítésére későbbi időpontban is van lehetőség, csak el kell indítani a setup.exe fájlt a kapott lemezről. Ekkor válassza ki a Makrókat a második ablakon, és indítsa el a telepítést. 10
7. Végül az ELOoffice tájékoztatja a sikeres telepítésről. A nyomtató telepítéséhez a setup.exe fájl elindítását követően kell a kiválasztott nyomtatóra kattintania, majd a feljövő ablakon a Következő gombra kattintani. Adja meg a telepíteni kívánt nyomtató nevét, majd kattintson a Tovább gombra. 11 Adja meg a kívánt célmappát, ahonnan az ELO elérheti a fájlokat. Ha változtatni kíván az alapértelmezett beállításon, kattintson a Tallózás gombra, majd válassza ki a megfelelő könyvtárat. Végül kattintson a Tovább gombra.
Az ELOoffice tájékoztatja a sikeres telepítésről. Az ablak bezárásához kattintson a Befejezés gombra. i. Az ELO Pdf nyomtató telepítéséhez kattintson a setup.exe indítását követően feljövő ablakban a Pdf nyomtató gombra, majd az üdvözlő ablakon a Tovább gombra. ii. Amennyiben a Telepítés gombra kattint, az ELO automatikusan megkezdi az Ön rendszerének aktualizálását, majd telepíti a kívánt nyomtatót. iii. Az ELO tájékoztatja Önt a telepítés befejezéséről. A Befejezés gombra való kattintással léphet ki a programból. 8. Most a számítógép asztalán megtalálja az ELOoffice ikont, de elindíthatja a Start Programok ELOoffice menüpont alatt. 9. Ebben a menüpontban találja meg a programhoz tartozó kezelői kézikönyvet is, és a releváns Súgó fájlt. 12
Az ELO indítása 1. Az ELO indítása ugyanúgy történik, mint más programok indítása. Kattintson duplán a számítógép asztalán az ELOoffice ikonra. i. Vagy indítsa el a tálcáról a programot. 2. Válassza ki a programot. Egy másik ablak jelenik meg, mely tartalmazza az összes számítógépén található programot. 3. Válassza ki az ELOoffice programcsoportot. 4. Most kattintson az ELOoffice-ra. Ezzel elindul a dokumentumkezelő program. 5. Adja meg az adatokat a bejelentkező ablakon. Az első alkalommal, amikor indítja a programot, felhasználó névnek adja meg az Administrator / Rendszergazda nevet, a jelszót hagyja üresen. Az archívum mezőnél válassza ki azt, melyben dolgozni szeretne pl. demo archívum. Majd nyomja meg az OK gombot, és az ELOoffice elindul. Természetesen egy másik archívumot is elindíthat, amennyiben már létrehozott más archívumot is. 13
14
Konfiguráció A rendszer beállításához kérjük, használja a Rendszerbeállítások menüt. Természetesen ezekért a beállításokért a Rendszergazda felelős. Ez annyit jelent, hogy a normál ELO felhasználó ezeket a beállításokat nem tudja megváltoztatni. Ezért itt most csak az Általános fülön lévő beállításokat fogjuk áttekinteni. A Rendszerbeállítások Beállítások menüben kattintson az Általános fülre. Itt az alábbi beállítási lehetőségek vannak: ELO indítása bejelentkezés nélkül: Ezzel beállíthatja azt, hogy az ELO-t úgy indítsa el, hogy nem adja meg a felhasználó nevét és jelszavát. Ekkor a Windows bejelentkező nevét és jelszavát használja az ELO is. Ennek a beállítása természetesen csak akkor lehetséges, amennyiben az ELO-ban már megadott felhasználó neve megegyezik a Windows felhasználó nevével. Az ELO jelszót szintén de-aktiválnia kell. Figyelem! Kérjük, hozzon létre egy felhasználót az ELO-ban, mielőtt még aktiválná az ELO indítása bejelentkezés nélkül funkciót. A felhasználó névnek pontosan annak kell lennie, mint a Windows felhasználói név. Tekintse meg a bejelentkező ablakot, amikor bezárja az ELO-t: Amennyiben bejelöli ezt az opciót, a bejelentkező ablak mindig megjelenik amikor az utolsó archív felületet is bezárja. Ebben az ablakban bármikor visszaléphet a programba. Feladatlista megjelenítése az ELO indításakor: Amennyiben a rendszerben aktív feladatok vannak, az ELO automatikusan megjeleníti ezeket, amikor a programot elindítjuk. Megjegyzések nyomtatása: Amikor TIFF dokumentumokat kíván szerkesztésre kikölcsönözni, további bélyegeket, annotációkat adhat a dokumentumhoz, pl. KODAK viewer segítségével. Ezek a megjegyzések az eredeti dokumentummal együtt kinyomtathatók. 15
Számítógép neve: A számítógép neve automatikusan jelenik itt meg. Ez a név rendszerint az a számítógép név, amin éppen dolgozik. DVD útvonal: Itt adja meg a DVD útvonalát, pl.: E:\... Rendszermappa: Azt az útvonalat tartalmazza, ahová az adatok eltárolásra kerülnek. Sorozatszám: itt láthatja a sorozatszámát. Győződjön meg róla, hogy minden sorozatszámot csak egy számítógépen használ, máskülönben problémák léphetnek fel a mindennapi használatban. Microsoft Office dokumentum: ebben a mezőben adhatja meg a Microsoft Office dokumentumok fájltípusát abban az esetben, ha az ELO-ba az Office makrókon keresztül kerül be Microsoft Office dokumentum. Dokumentum sablon: A Rendszerbeállítások Beállítások Kijelző fül útvonalon található az a dokumentum terület, ahol a dokumentumsablonok vannak eltárolva. Hozzon létre egy struktúra elem Sablont, amennyiben szükséges. Kép: Dokumentum sablon konfigurálása A Rendszerbeállítások Beállítások Kijelző Dokumentumsablon Indítási útvonal útvonalon adhatja meg a dokumentumsablon indítási útvonalát. Minden, a dokumentumok létrehozásának szempontjából fontos sablon az archívumnak erre a részére fog archiválódni. További információkat a témáról a Dokumentumsablon című fejezetben talál. ELO nyomtató 16
A Rendszerbeállítások Beállítások Postafiók útvonalon válassza ki a telepített ELO nyomtatót. Kép: Nyomtató konfigurálása Az ELO nyomtató beállításainak megváltoztatásához indítsa el a konfigurációs programot a következő útvonalon: Start menü Minden program ELOoffice ELOoffice eszközök Nyomtató beállítás. A megjelenő ablakban kattintson a kívánt beállításokra. 17
Kép: Nyomtató konfigurálása Kattintson az Alkalmaz gombra a beállítások mentéséhez, majd az Ok gombra a párbeszédablak bezárásához. 18
Navigálás az Archívumok között A program indításakor általában az Archívum terület jelenik meg elsőként. Az archívumok, azaz az iktatni kívánt iratszekrények, mappák, indexek vagy dokumentumok neve vagy leírása mindig a bal oldalról nyitható meg. A következő ábrák a kicsinyített ELO-ablakokat mutatják. Az ikonok megmutatják Önnek, hogy adott esetben iratszekrényről, mappáról stb. van-e szó. Kép: Archívum nézet regiszterekkel (első szint) Az ELO munkafelület jobb oldalán mindig a baloldalon kiválasztott elem tartalma jelenik meg. Ha kiválaszt a bal oldali területen egy archívumelemet, annak tartalma, iratszekrényei megjelennek a jobb oldalon, ha pedig egy iratszekrényt választ ki a baloldalon, a jobb oldalon annak tartalma, vagyis a benne lévő mappák jelennek meg. Alapértelmezett beállításban mindig az iratszekrények szintjén áll. Hogy belenézzen egy mappa tartalmába, el kell hagynia ezt a szintet, a megtekinteni/szerkeszteni kívánt mappára való egyszeri kattintással. A mappa tartalma, az indexelemek, a bal oldalon láthatóak fa-alakzatban, és tartalmazzák a kijelölt mappa jobb oldalon látható elemeit. Ez egyben azt is jelenti, hogy az iratszekrények szintjéről könnyen átválthat a mappák szintjére. 19
Kép: A regiszterben lévő dokumentumok megjelenítése Válasszon ki a bal oldalon egy regisztert. A jobb oldalon láthatja a kijelölt regiszterhez tartozó dokumentumokat. Most a regiszterek szintjén áll, elhagyta az archívumszintet. Akár a jobb, akár a bal oldalon egy dokumentum nevére való dupla kattintással a dokumentum azonnal megnyílik, amit Ön az ELO képernyő jobb oldalán láthat. Ebben a helyzetben a dokumentum szerkeszthető, másolható, elküldhető vagy nyomtatható. 20
Dokumentumok iktatása Az ELO rendszerben a dokumentumok (papíralapú dokumentumok, képek, zenefájlok és videoklipek) számos forrásból és helyszínről archiválhatók. Ha például a Microsoft Word-ből szeretne iktatni egy dokumentumot, elsőként indítsa el az ELO-t. Ezt követően a Microsoft Word eszköztárában klikkeljen a Küldés az ELOoffice-ba menüpontra. Az ELO felkínál Önnek két lehetőséget a dokumentum archiválására: iktathatja a dokumentumot közvetlenül az ELO archívumba, vagy a Postafiókba. További lehetősége van a böngészőből a postafiókba való archiválásra, ha a Fogd és Vidd funkcióval áthúzza közvetlenül az archívumba. A fájl megnyitásával egyidőben megjelenik egy párbeszédablak, ahol archiválhatja a dokumentumot. Hagyja jóvá az archiválást az Ok gombra való kattintással. Ha a közvetlen archiválás mellett dönt, a Név mezőben meg kell adnia a dokumentumhoz tartozó kulcsszavakat. Ha egy dokumentumnak többféle verzióját szeretné iktatni, megadhatja a megfelelő fájlkiterjesztést a Dokumentumtípus mezőben. A dokumentum ekkor a célmappában kerül iktatásra. Ha a Postafiókot választja, a dokumentum automatikusan a Postafiókban kerül iktatásra. Máskülönben iktathatja a dokumentumot közvetlenül az archívumba is. Válassza ki a célmappát, a fogd és vidd funkcióval húzza oda a fájlt, majd mentse el a fájlt a megjelenő párbeszédablak kitöltésével. A postafiókból később is iktathat az archívumba. 21
Ha végül úgy dönt, hogy a dokumentumot a Postafiókból archiválja, váltson a Postafiók területére és a jobb egérgombbal való kattintással jelölje ki a megfelelő dokumentumot. Ekkor megnyílik a kontext menü. Kattintson a kulcsszó szerkesztésére, majd a Név mezőben adja meg a dokumentumhoz tartozó kulcsszavakat, majd kattintson az Ok gombra. Ezután nyissa meg újra a kontext menüt, és klikkeljen a Cél kiválasztása és archívum iktatása menüpontra. A felnyíló ablakon válassza ki a megfelelő célmappát, majd kattintson az Ok gombra. Ezzel archiválta a dokumentumot. 22
Dokumentumok keresése Az archívum bármely szintjéről elindíthat egy objektumra vonatkozó keresést. Kattintson a Keresés (F8) gombra. Az eszköztárban a keresés gombon láthatja a keresőikont. A bal kereső ikon az általános keresésre vonatkozó ikon. A kereséshez használható összes indexforma megjelenik. Válassza ki a keresésnek megfelelő indexformátumhoz tartozó kulcsszavakat. A középső keresőikon egy másik hasznos keresési célt szolgál: a megjegyzésekre vonatkozó keresést. Írja be a keresett szöveget. A megfelelő kulcsszó esetén az ELO az összes megjegyzés szövegét átvizsgálja. A jobb oldali keresőikon a fulltext kereséshez használható. Itt rákereshet bármilyen, a dokumentum fulltext indexébe bejegyzett kifejezésre. A fulltext adatbázisban való kereséshez használhatja a kereső-karaktereket (?,*) is. 23
Export varázsló Az Export varázsló segítségével nagyon könnyen átemelhet egyszerű fájlokat az archívumba, mappákat egy másik merevlemezre, DVD- vagy kazettafelvételt a háttértárba. Ez egyben azt is jelenti, hogy exportálhatja az archívum egyes részeit egy másik közvetítő eszközre, vagy törölheti az egészet, például azért, mert letelt a visszatartási időszak. 1. Az archívumban navigáljon a megfelelő helyre, ahová exportálni kívánja az adott objektumot. Az egész mappa exportálásához váltson a mappaszintre (a mappa megnyitása a bal oldalon lehetséges). 2. Az Archívum menüben klikkeljen az Exportálás gombra. Az Export varázslóablak az Indítás indexkártyán nyílik meg. Kövesse az Export varázsló instrukcióit. Kép: Export segédlet 24
Import varázsló Az Import varázsló lehetővé teszi egy korábban exportált archívumszakasz visszahelyezését az ELO-ba. Kép: Import segédlet Az Archívum menüpontnál az Importálás gombra való klikkelés után megjelenik az Import varázslóablak Forrás indexkártyája. Kövesse az Import varázsló instrukcióit. Az importálás befejezéséhez kattintson a Befejezés gombra. 25
DVD-re történő írás Az ELO ezen tulajdonságával lehetősége van archívumait DVD-re archiválni. Az ELO program úgy menti el az adatait a DVD-re, ahogyan az a program használata közben látszik, így Önnek az ELO megnyitása nélkül is lehetősége van hozzáférni elmentett adataihoz. Ez a független archívum tartalmaz egy ELOviewer-t, aminek segítségével elérheti a DVD-n lévő dokumentumokat. Kép: DVD-re történő írás előkészítése 1. Az Archívum menüben válassza ki a DVD-re való kiírás előkészítése funkciót. Ekkor megjelenik a DVD-re történő írás előkészítése elnevezésű párbeszédablak. 2. Kattintson a Mentés gombra. Az ELO azonnal jelentést készít egy párbeszédablakban az archívumban található fájlok kiírásához szükséges lemezterületről. Győződjön meg róla, hogy a kiírni kívánt archívum mérete nem haladja meg a DVD kapacitását (4.8 GB, függően a kiválasztott adathordozótól. Kérjük, figyeljen a DVD részleteire.) 3. Jelölje meg az Archívum felszabadítása az ELOviewer számára jelölőnégyzetet. 4. Kattintson a Tallózás gombra, hogy kiválaszthassa a mappát, ahová ideiglenesen elhelyezi adatokat. Megjelenik a Tallózás a mappák között ablak. 5. A Másolás célja mezőben válasszon egy üres mappát, ahová ideiglenesen elmentheti az archiválni kívánt fájlokat. Kérjük, győződjön meg róla, hogy elegendő hely van a merevlemezen a művelethez. 26
Kép: Jelentés a DVD-re történő írás állapotáról 6. Kattintson az OK gombra. Az ELOviewer a DVD-re másolódik az archívummal együtt, a kiválasztott mappába. Az eseménynapló jelentés megjelenik a dialógus ablakban. 7. A merevlemezen tárolódik az önálló archívum. Egy DVD író szoftver segítségével tudja DVD-re másolni. Kövesse a saját DVD író szoftver és DVD író leírását. A DVD elkészítése után az archívumot és a dokumentumokat önállóan tekintheti meg az ELO szoftver segítségével. Megjegyzés: A DVD készítése után az archívumot és a hozzátartozó dokumentumokat az ELO Office telepítése után tudja megtekinteni. Az ELOviewer független hozzáférést biztosít a dokumentumaihoz. 27
28