Közhasznúsági jelentés 2010 MAGYAR LEVÉLTÁROSOK EGYESÜLETE Székhely: 1014 Budapest, Hess András tér 5. Kapcsolattartó: Batalka Krisztina titkár Kelt: Budapest, 2011. április 19. Elfogadta a Magyar Levéltárosok Egyesülete Közgyűlése 2011. május 4.
TARTALOM 1. Szervezet alapadatai 2. Számviteli beszámoló (kettős könyvvitelt vezető egyéb szervezetek közhasznú egyszerűsített éves beszámolója) 1. sz. melléklet 3. Kimutatás a költségvetési támogatás felhasználásáról 4. A vagyon felhasználásával kapcsolatos kimutatás 5. A cél szerinti juttatások kimutatása 6. A központi költségvetési szervtől, az elkülönített állami pénzalaptól, a helyi önkormányzattól, a kisebbségi települési önkormányzattól, a települési önkormányzatok társulásától, az egészségbiztosítási önkormányzattól és mindezek szerveitől kapott támogatás mértékének kimutatása 7. A vezető tisztségviselőknek nyújtott juttatások értékének, illetve összegének kimutatása 8. A közhasznú tevékenység rövid tartalmi beszámolója
1. SZERVEZET ALAPADATAI 1. Elnevezés: Magyar Levéltárosok Egyesülete (hivatalos rövidítés: MLE) 2. Képviselő: Tyekvicska Árpád 3. Székhely: 1014 Budapest, Hess András tér 5. 4. Levelezési cím: 1364 Budapest, Pf. 233. E-mail: mle.titkarsag@gmail.com Telefon: (1) 463 1703 5. Adószám: 19025001-1-41 6. Közhasznúsági fokozat: közhasznú szervezet 7. Nyilvántartásba vételi végzés száma, kelte: Pk. 61.412, 1990. 02. 13. 8. Közhasznúsági végzés száma, hatálya: 11.Pk.61.412/1990/24., 2010. 05. 29. 9. A szervezet céljának rövid leírása: Az egyesület fő célja a kulturális örökség részét képező levéltári anyag feltárásának, megőrzésének, védelmének, feldolgozásának és közreadásának elősegítése, a levéltári szolgáltatások (adatbázisok, kutatási lehetőségek) minél szélesebb körű ismertté tétele, társadalmi hasznosulásának biztosítása. Az egyesület összefogja a maradandó értékű iratot létrehozó és őrző egyéb intézmények munkatársait a magyar levéltárügy társadalmi megbecsülésének előmozdítása, valamint a levéltári anyag őrzése és társadalmi hasznosítása érdekében. Fontos célja a magyar levéltárosok szakmai tájékozottságának előmozdítása, hivatástudatának támogatása, öntevékenységének növelése, valamint a magyar levéltárosok társadalmi, szakmai és anyagi megbecsülésének előmozdítása.
2. SZÁMVITELI BESZÁMOLÓ KETTŐS KÖNYVVITELT VEZETŐ EGYÉB SZERVEZETEK KÖZHASZNÚ EGYSZERŰSÍTETT ÉVES BESZÁMOLÓJA A Magyar Levéltárosok Egyesülete - a számviteli törvénynek és a kapcsolódó előírásoknak megfelelve - egyszerűsített éves beszámolót állított össze (T.1715-ös nyomtatvány). A 2010. évi közhasznú jelentésének kiemelt adatai a következők (a részletes kimutatást a jelentés 1. sz. melléklete tartalmazza, amely áll a mérlegből és a közhasznú szervezeti eredmény kimutatásból): Mérlegadatok, eredménykimutatás (adatok e Ft-ban): Forgóeszközök: 2 619 Pénzeszközök: 2 547 Eszközök (aktívák) összesen: 2 667 Saját tőke: 2 667 Tőkeváltozás/eredmény: 4 540 Tárgyévi eredmény alaptevékenységből: -1 873 Források (passzívák) összesen: 2 667 Bevételek Közhasznú bevételek: 12 496 Költségek Közhasznú tevékenység ráfordításai: 14 369 Tárgyévi eredmény: -1 873
3. KIMUTATÁS A KÖLTSÉGVETÉSI TÁMOGATÁS FELHASZNÁLÁSÁRÓL Tárgyévben a szervezet összesen 9238 eft költségvetési támogatásban részesült. Ebből közhasznú működési célra 700 eft-ot kapott (NCA) és 8538 eft egyéb támogatást nem közhasznú működési célra (NKA, NEFMI). A kapott költségvetési támogatások részletes bemutatása: Sorszám Támogató Támogatás jogcíme 2207/0218 NKA Szakmai rendezvény (vándorgyűlés megrendezése) 2207/0234 NKA Szakmai rendezvény (nemzetközi kapcsolatok ápolása) 2213/0156 NKA Állományvédelem (dobozvásárlás) 2201/0053 NKA Folyóirat kiadása (Levéltári Szemle - hagyományos) 2201/0054 NKA Folyóirat kiadása 450 2010.03.26. 2010.01.01-2011.06.30. 440 2011.03.08. 2010.06.01-2011.03.30. 2048-4/2010. NCA- ORSZ-10-1552 NEFMI NCA (e-szemle) Szakmai rendezvény (vándorgyűlésen külföldi vendégek részvétele) Működési támogatás Támogatás összeg (e Ft) Utalás dátuma 4600 2010.07.15. 2010.08.18. Megvalósulás időpontja 2010.08.22.- 2010.08.25. 296 2010.09.17. 2010.05.25-2011.05.31. 412 2010.07.15. 2010.04.12-2010.07.30. 2340 2010.03.26. 2010.01.01-2010.12.31. 700 2010.08.09. 2010.06.01-2011.05.31. Elszámolás dátuma 2010.10.25. 2011.07.31. 2010.09.30. 2011.01.27. 2011.07.30. 2011.04.30. 2011.06.30. Kimutatás a nem költségvetési támogatások felhasználásáról: Sorszám Támogató Támogatás jogcíme 1/2010. (VIII.13.) Pro Professione Szakmai rendezvény (vándorgyűlésen határon magyarok részvétele) túli Támogatás összege (e Ft) Utalás dátuma Megvalósulás időpontja 352 2010.08.19. 2010.08.22-2010.08.25. Elszámolás dátuma 2011.11.25.
IVF 11020020 Visegrádi Alap Szakmai rendezvény (V4-es levéltári találkozó lebonyolítása) 691 ( 2550) 2011.02.10. 2010.08.22-2010.08.25. 2011.01.31. 4. VAGYON FELHASZNÁLÁSÁVAL KAPCSOLATOS KIMUTATÁS A 2010. dec. 31-i pénzügyi zárás szerint az egyesület összes vagyona: 2667 e Ft A vagyon felhasználását részleteiben a mérleg és az eredménykimutatás tartalmazza (1. sz. melléklet). A vagyon felhasználásának bemutatása és a változások indoklása röviden: Az egyesület vagyona az előző évi záráshoz képest csökkent (1873e Ft-tal), ennek legfőbb oka, hogy a növekvő működési költségeket a bevételi oldal továbbra sem tudta egyensúlyba hozni (elmaradt tagdíjak, kevés SZJA 1%, az igényelttől jóval elmaradó, bár a tavalyinál nagyobb NCA működési támogatás). Tárgyévben az összes bevétel 12 496 e Ft volt, míg a kiadások összege 14 369 e Ft. A bevételek közhasznú működési célú támogatásból, pályázati nyereményekből, tagdíjakból és egyéb bevételekből (kiadványértékesítés, kamatbevétel) álltak. A kiadások bemutatása: anyagköltség (nyomtatvány, irodaszer), anyagjellegű szolgáltatások (posta, kommunikáció, utazási és kiküldetési költségek, reprezentáció), egyéb szolgáltatások (bírósági illetékek, bankköltségek, honlap-fenntartás, könyvelés), valamint személyi jellegű költségek (megbízási díjak és járulékaik). 5. A CÉL SZERINTI JUTTATÁSOK KIMUTATÁSA A Magyar Levéltárosok Egyesülete a 2010. évben cél szerinti juttatást nem nyújtott. 6. A KÖZPONTI KÖLTSÉGVETÉSI SZERVTŐL, AZ ELKÜLÖNÍTETT ÁLLAMI PÉNZALAPTÓL, A HELYI ÖNKORMÁNYZATTÓL, A KISEBBSÉGI TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZATTÓL, A TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZATOK TÁRSULÁSÁTÓL, AZ EGÉSZSÉGBIZTOSÍTÁSI ÖNKORMÁNYZATTÓL ÉS MINDEZEK SZERVEITŐL KAPOTT TÁMOGATÁS MÉRTÉKÉNEK KIMUTATÁSA A Magyar Levéltárosok Egyesülete 2010. évben központi költségvetési szervtől (NCA) közhasznú működési célra 700e Ft támogatásban részesült. Tárgyévben a szervezet nem közhasznú működési célra 8538 e Ft állami támogatást kapott (NKA, NEFMI). A kapott támogatás összege 1987e Ft-tal az előző esztendőhöz képest összességében növekedett, ennek okai: több beadott (és elnyert) NKA pályázat, kicsivel nagyobb összegű NCA és NEFMI támogatás. Támogató szerv Tárgyév (e Ft) Előző év (e Ft) Változás mértéke (e Ft) Változás mértéke (%) NCA 700 300 +400 +133 NKA 8098 6651 +1447 +22 NEFMI 440 300 +140 +47 Összesen 9238 7251 +1987 +27 A Magyar Levéltárosok Egyesülete 2010. évben nem részesült támogatásban a helyi önkormányzattól, a kisebbségi települési önkormányzattól, a települési önkormányzatok társulásától, az egészségbiztosítási önkormányzattól és mindezek szerveitől.
7. A VEZETŐ TISZTSÉGVISELŐKNEK NYÚJTOTT JUTTATÁSOK ÉRTÉKÉNEK, ILLETVE ÖSSZEGÉNEK KIMUTATÁSA A Magyar Levéltárosok Egyesülete 2010. évben nem nyújtott sem pénzbeli, sem természetbeni juttatást vezető tisztségviselőinek. 8. A KÖZHASZNÚ TEVÉKENYSÉG RÖVID TARTALMI BESZÁMOLÓJA Szakmai rendezvények Szakmai nap 2010. március 3., Budapest Főváros Levéltára Téma: Adatbázisok (MOL, Archivportál, kataszteri térképek). A levéltárak részvétele a formális és nemformális oktatásban A szakmai nap 3 szekcióban zajlott 10 előadóval, a rendezvényről szóló beszámoló megjelent a Levéltári Szemle 2010/1. számában. Az elhangzottak hasznosulnak a levéltárak adatbázis-építő (és ezzel emelt szolgáltatást, egyenlő hozzáférési lehetőséget nyújtó) tevékenységében, valamint a levéltárakban őrzött kulturális értékek oktatásban való felhasználásának fejlesztésében. Vándorgyűlés 2010. augusztus 22-25., Debrecen 6 szekcióban közel 40 előadás hangzott el, az első napi plenáris konferencia pedig egyben a Visegrádi Országok levéltárosai 2010-es találkozójának is helyet adott. A vándorgyűlésen mintegy 240 fő magyar kolléga, 15 fő határon túli magyar levéltáros és 15 fő külföldi vendég vett részt. A rendezvényről szóló beszámoló megjelent a Levéltári Szemle 2010/3. számában. A rendezvény összköltségvetése több mint 7 MFt-ot tett ki, amelyet négyféle pályázati forrásból és a tagok befizetéseiből sikerült biztosítani. Közművelődés 2010. május 15-16., Múzeumok Majálisa A rendezvényen a levéltáros részvételt hagyományosan az MLE koordinálta. 2010-ben a BFL jelentős mértékben részt vett a programok létrehozásában (kiállítás, kérdőívek összeállítása és kiértékelése). A többi program szintén a hagyományosnak mondható kiadvány-árusítás, gyerekfoglalkoztató és tájékoztató munka volt. A levéltári sátor látogatóinak száma a 400 fő fölé tehető. A rendezvényről szóló beszámoló megjelent a Levéltári Szemle 2010/3. számában. Létrejött az egyesület Facebook oldala, amelyen napi hírválogatás található a hazai levéltárakról. Kiadói tevékenység 2010-ben jelent meg a Levéltári Szemle jubileumi (LX.) évfolyama. A 4 számban közel 60 szerző publikált. A szerzői, szerkesztői és megjelentetési költségeket sikerült pályázati forrásból (NKA) biztosítani, azonban a kiadással kapcsolatos, elsősorban pénzügyi és személyi problémák 2011-ben megoldásra várnak. Az elektronikus megjelentetés megvalósítása szintén átcsúszott a következő évre. Magyarországi levéltárak: a Múzeumok Majálisára elkészült a frissített, javított, átdolgozott szórólap, de ez gyakorlatilag el is fogyott (szintén újra kiadásra szorul az azonos című, 3 nyelven megjelent kiadvány). Egyéb népszerűsítő-ismeretterjesztő füzet: szintén a Múzeumok Majálisára készült a BFL munkatársai által összeállított családfa-kutatási tájékoztató.
Nemzetközi kapcsolatok Részvétel a német, szlovák és horvát levéltáros vándorgyűléseken, ezekről a beszámolók elkészültek. A román és bosnyák egyesületi rendezvényeken való részvétel nem valósult meg, azonban a román féllel az év során lefolytatott tárgyaláson sikerült áttörést elérni: a magyar vonatkozású iratanyagok fond- és állagjegyzéke Erdélyben is elkészül, sőt a levéltárak hivatalos munkatervében is szerepelni fog. A tárgyalások eredményeképpen 2010-ben még nem sikerült aláírni a 2 nemzeti levéltár közötti együttműködési szerződést, erre várhatóan később kerül sor. A cseh és lengyel egyesületek rendezvényei forráshiány miatt elmaradtak. A Visegrádi Négyek levéltárosainak találkozóját az idén Magyarország rendezte, ez a 2010. évi vándorgyűlés keretében valósult meg. A konferencia eredménye egyrészt a szinte teljes Duna-menti régiós országok levéltáros egyesületeinek összehozása (a németek, bosnyákok és szlovénok nem vettek részt). További eredmény egy deklaráció aláírása (majdnem az összes jelen lévő egyesület részvételével), amely a jövőbeni együttműködések konkretizálása felé tett első lépés. Választmányi ülések A választmány összesen 19 határozatot hozott az év során. Február 17.: 2010. évi munkaterv és költségvetés elfogadása, szakmai nap és pályázatok előkészítése, új adminisztrátor megbízása, szakmai anyagok elkészítése (e-levéltár II., infrastrukturális felmérés) Június 2.: vándorgyűlés előkészítése, Levéltárért-díj kuratórium létrehozása Szeptember 29.: vándorgyűlés értékelése, szekciók beszámolóinak elfogadása, új adminisztrátor és titkár megbízása December 7.: szakmai problémák rendezésére tett javaslatok (Cstv., KSH, regionális munkaügyi tanácsok), e-szemle megjelentetése Szekciók és munkabizottságok tevékenysége Vándorgyűlési előadói szekciók - nemzetközi: A nemzetközi együttműködés gyakorlati tapasztalatai és lehetőségei, A levéltári együttműködés jövője a Duna-mentén (külföldi és magyar résztvevőkkel) - egyházi: az egyházi levéltárakban folyó sokrétű tevékenység és eredmények bemutatása (határon túli magyar előadóval) - forrásközlő: A városok történetének forrásai: közigazgatás és mindennapi élet, Az Erdélyi Magyar Múzeum Egyesület forrásközlő műhely bemutatkozása - gazdasági: a 2010. évi aktualitások, problémák megtárgyalása - állományvédelmi: aktuális állományvédelmi problémák megtárgyalása, eredmények bemutatása (szlovák előadóval) - informatikai: A személyes adatok védelme és a levéltári informatika (külsős előadóval) Egyedi rendezvények A szakmai szekciók közül az oktatás- és tudománytörténeti 2-szer, az informatikai, valamint az állományvédelmi szekció 1-1 alkalommal szervezett külön szakmai rendezvényt. A területi szekciók mindegyike megrendezte 2010-re tervezett programjait. Munkabizottságok A 2009 tavaszán elfogadott határozat alapján az állandó munkabizottságok közül 2010 elejére a közművelődési bizottság kérdőíves módszerrel felmérte a levéltárak közművelődési tevékenységét. A
rendezvényszervező bizottság tagjai a szakmai nap és a Múzeumok Majálisa rendezésében vállaltak szerepet. Közgyűlés 2010. március 3., Budapest Főváros Levéltára A közgyűlés elfogadta a 2009. évi tevékenységről szóló elnöki beszámolót, valamint a közhasznúvá váláshoz szükséges alapszabály-módosítást. A közhasznúvá válás 2010 folyamán megtörtént. Pályázati tevékenység Hagyományos pályázatok (NKA, NCA): - elnyert pályázatok száma 6 db - elnyert összeg: 8.798.500 Ft Egyéb pályázatok: - elnyert pályázatok száma 3 db - elnyert összeg: 1.483.000 Ft Egyéb Szakmai érdekérvényesítő tevékenység: 2010-ben számos anyag készült el, több az áprilisban megalakuló új kormányzat részére is (témajavaslat a levéltári feladatokról, infrastrukturális felmérés, e-levéltári rendszer kiterjesztése az önkormányzati levéltárakra). Tagság: 2010-ben 23 fő lépett be az egyesületbe. Tisztségviselők: A 2010. évben adminisztrátor és titkárváltás is történt, de ez az egyesület működtetését nem befolyásolta. Kelt: Budapest, 2011. április 19. A Magyar Levéltárosok Egyesülete Közgyűlése 2011. május 4-i ülésén elfogadta a 2010. évi tevékenységekről készült közhasznúsági jelentést... Tyekvicska Árpád Közgyűlés (egyesület) elnöke P.H.
1. SZ. MELLÉKLET MAGYAR LEVÉLTÁROSOK EGYESÜLETE KETTŐS KÖNYVVITELT VEZETŐ EGYÉB SZERVEZETEK KÖZHASZNÚ EGYSZERŰSÍTETT ÉVES BESZÁMOLÓJÁNAK MÉRLEGE 2010. ÉV (T.1715/D. nyomtatvány adatai) Sorszám Tétel megnevezése Előző év Előző év(ek) Tárgyév helyesbítései a b c d e 1. A. Befektetett eszközök (2-5. sorok) 121 48 2. I. IMMATERIÁLIS JAVAK 3. II. TÁRGYI ESZKÖZÖK 121 48 4. III. BEFEKTETETT PÉNZÜGYI ESZKÖZÖK 5. IV. BEFEKTETETT ESZÖZÖK ÉRTÉKHELYESBÍTÉSE 6. B. Forgóeszközök (7-10. sorok) 4419 2619 7. I. KÉSZLETEK 8. II. KÖVETELÉSEK 80 72 9. III. ÉRTÉKPAPÍROK 10. IV. PÉNZESZKÖZÖK 4339 2547 11. C. Aktív időbeli elhatárolások 12. ESZKÖZÖK (aktívák) ÖSSZESEN 4540 2667 (1.+6.+11. sorok) 13. D. Saját tőke (14-19. sorok) 4540 2667 14. I. INDULÓ TŐKE/ JEGYZETT TŐKE 15. II. TŐKEVÁLTOZÁS/ EREDMÉNY 4638 4540 16. III. LEKÖTÖTT TARTALÉK 17. IV. ÉRTÉKELÉSI TARTALÉK 18. V. TÁRGYÉVI EREDMÉNY ALAPTEVÉKENYSÉGBŐL (KÖZHASZNÚ TEVÉKENYSÉGBŐL) 19. VI. TÁRGYÉVI EREDMÉNY VÁLLALKOZÁSI TEVÉKENYSÉGBŐL 20. E. Céltartalékok 21. F. Kötelezettségek (22.-23. sorok) 22. I. HOSSZÚ LEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK 23. II. RÖVID LEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK 24. G. Passzív időbeli elhatárolások 25. FORRÁSOK (PASSZÍVÁK) ÖSSZESEN (13.+20.+21.+24. sorok) -98-1873 4540 2667 Kelt: Budapest, 2011. február 25. Egyéb szervezet vezetője: Tyekvicska Árpád elnök P.H.
1. SZ. MELLÉKLET/2 MAGYAR LEVÉLTÁROSOK EGYESÜLETE KETTŐS KÖNYVVITELT VEZETŐ EGYÉB SZERVEZETEK KÖZHASZNÚ EGYSZERŰSÍTETT BESZÁMOLÓJÁNAK EREDMÉNYKIMUTATÁSA 2010. ÉV (T.1715/D. r. sz. nyomtatvány adatai) Sorszám Tétel megnevezése Előző év Előző év(ek) Tárgyév helyesbítései a b c d e 1. A. Összes közhasznú tevékenység bevétele 12490 12496 (1.+2.+3.+4.+5.) 2. 1. Közhasznú célú működésre kapott támogatás 27 3. a) alapítótól 4. b) központi költségvetéstől 5. c) helyi önkormányzattól 6. d) társadalombiztosítótól 7. e) egyéb, ebből 1% 27 8. 2. Pályázati úton elnyert támogatás 8251 8799 9. 3. Közhasznú tevékenységből származó bevétel 10. 4. Tagdíjból származó bevétel 1512 1089 11. 5. Egyéb bevétel 2727 2581 12. B. Vállalkozási tevékenység bevétele 13. C. Összes bevétel (A.+B.) 12490 12496 14. D. Közhasznú tevékenység ráfordításai 12588 14369 (1.+2.+3.+4.+5.+6.) 15. 1. Anyagi jellegű ráfordítások 8165 12078 16. 2. Személyi jellegű ráfordítások 4349 2217 17. 3. Értékcsökkenési leírás 74 74 18. 4. Egyéb ráfordítások 19. 5. Pénzügyi műveletek ráfordításai 20. 6. Rendkívüli ráfordítások 21. E. Vállalkozási tevékenység ráfordításai (1.+2.+3.+4.+5.+6.) 22. 1. Anyagjellegű ráfordítások 23. 2. Személyi jellegű ráfordítások 24. 3. Értékcsökkenési leírás 25. 4. Egyéb ráfordítások 26. 5. Pénzügyi műveletek ráfordításai 27. 6. Rendkívüli ráfordítások 28. F. Összes ráfordítás (D.+E.) 12588 14369 29. G. Adózás előtti eredménye (B.-E.) 30. H. Adófizetési kötelezettség 31. I. Tárgyévi vállalkozási eredmény (G.-H.) 32. J. Tárgyévi közhasznú eredmény (A.-D.) -98-1873
TÁJÉKOZTATÓ ADATOK 33. A. Személyi jellegű ráfordítások 2217 34. 1. Bérköltség 1783 35. ebből: -megbízási díjak 36. -tiszteletdíjak 37. 2. Személyi jellegű egyéb kifizetések 38. 3. Bérjárulékok 434 39. B. A szervezet által nyújtott támogatások Kelt: Budapest, 2011. február 25. Egyéb szervezet vezetője: P.H. Tyekvicska Árpád elnök