Rendezvényszervezési és kapcsolódó feladatok ellátása a Magyarország Barátai Alapítvány számára Közbeszerzési Értesítő száma: 2017/231 Beszerzés tárgya: Szolgáltatásmegrendelés Hirdetmény típusa: Tájékoztató a szerződés módosításáról/2015 KÉ Eljárás fajtája: Közzététel dátuma: 2017.12.20. Iktatószám: 17388/2017 CPV Kód: 79952000-2 Ajánlatkérő: Magyarország Barátai Alapítvány Teljesítés helye: Budapest;Budapest Ajánlattételi/részvételi jelentkezési határidő: Nyertes ajánlattevő: Akció Rendezvényügynökség Kft.;K&B Fest Kft. Ajánlatkérő típusa: Ajánlatkérő fő tevényeségi köre: KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTŐ a Közbeszerzési Hatóság Hivatalos Lapja Tájékoztató a szerződés módosításáról Szerződés módosítása az érvényességi ideje alatt I. szakasz: Ajánlatkérő I.1) Név és címek (jelölje meg a szerződést kötő összes ajánlatkérőt) Hivatalos név: Magyarország Barátai Alapítvány Nemzeti azonosítószám: AK25048 Postai cím: Eötvös utca 24. I//10. Város: Budapest NUTS-kód: HU110 Postai irányítószám: 1067 Ország: Magyarország Kapcsolattartó személy: Karlócai Orsolya Telefon: +36 206159133 E-mail: orsolya.karlocai@friendsofhungary.hu Fax: - Internetcím(ek): Az ajánlatkérő általános címe (URL): http://www.friendsofhungary.hu/ A felhasználói oldal címe (URL): http://www.friendsofhungary.hu/ II. szakasz: Tárgy II.1) Meghatározás II.1.1) 1
Elnevezés: Rendezvényszervezési és kapcsolódó feladatok ellátása a Magyarország Barátai Alapítvány számára Hivatkozási szám: II.1.2) Fő CPV-kód: Fő tárgy: 79952000-2 II.1.3) A szerződés típusa Építési beruházás Árubeszerzés x Szolgáltatásmegrendelés II.1.4) Koncessziós beszerzési eljárásra vonatkozó információk A szerződés megkötésére koncessziós beszerzési eljárás lefolytatásával került sor II.2) A közbeszerzés ismertetése II.2.1) Elnevezés: Nemzetközi sajtókonferencia szervezése, lebonyolítása Rész száma: 1 II.2.2) További CPV-kód(ok): Fő tárgy: 79952000-2 II.2.3) A teljesítés helye: NUTS-kód: HU11 A teljesítés helye: Budapest II.2.4) A közbeszerzés mennyisége: Nemzetközi sajtókonferencia szervezése, lebonyolítása - időpont: 2017. november 6-8 - tervezett létszám: 20 fő, - utazás szervezése, transzfer reptér - szálloda oda - vissza, - szállás szervezése: 20 fő, egyágyas szoba, Budapest belső kerületeiben, legalább 4 csillagos elhelyezés reggelivel, 2 éjszaka - rendezvényhelyszínek, rendezvénytermek szervezése: 30 főre, legalább 2 helyszín, különböző jellegűek, szeparált rendezvénytermek, hangosítás, technika, kávészünet,, angol és német szinkrontolmácsolás lehetősége (1. nap 14-17 óráig; 2. nap: 9.30-12.30 és 14-17 óráig) - 30 fő, svédasztalos étkezés, ebéd 3 alkalom (1. és 2. napon lehet szállodában, rendezvényhelyszínen vagy annak közvetlen közelében étteremben, 3. napon turisztikai célpontnál étteremben), kávészünet 3 alkalom - hangosítás, angol és német szinkrontolmácsolás minden szakmai programon, első nap délután, második nap délelőtt és délután, - 2 kulturális és 2 idegenforgalmi program (első nap este, második nap este/ vagy napközben, harmadik nap délelőtt), angol nyelvű idegenvezetés - fotó- és videófelvétel készítése, szakmai programokon, kulturális és idegenforgalmi programokon, ezekből 3-5 perces vágott anyag összeállítása - nyomdai feladatok ellátása, rendezvényhez kapcsolódó kreatív anyagok tervezése, gyártása: 30 db bemutatkozó kiadvány (színes, puhaborítós, tűzött, A4-esnél kisebb formátum, max 24 oldal)30 db 2
konferenciamappa, 30 db badge (tokkal és nyakpánttal); 30 db egyedi logózott kisértékű ajándéktárgy beszerzése, logózása A vacsorákat 2017. november 06-án a Halászbástya Étteremben, 2017. november 07-én az Aria Hotel High Note Skybar-ban kell lebonyolítani, amely helyszíneken ajánlatkérő előzetes foglalással rendelkezik. Ezen foglalásokat a nyertes ajánlattevő köteles átvenni. A részletes műszaki leírást az ajánlattételi dokumentáció tartalmazza. (az építési beruházás, árubeszerzés vagy szolgáltatás jellege és mennyisége, illetve az igények és követelmények meghatározása) II.2.5) A szerződés, keretmegállapodás vagy dinamikus beszerzési rendszer időtartama Időtartam hónapban: vagy napban: vagy Kezdés: 2017/11/04 (éééé/hh/nn) / Befejezés: 2017/11/08 (éééé/hh/nn) Keretmegállapodások esetén klasszikus ajánlatkérők esetében a négy évet meghaladó Keretmegállapodások esetén közszolgáltató ajánlatkérők esetében a nyolc évet meghaladó II.2.6) Európai uniós alapokra vonatkozó információk A közbeszerzés európai uniós alapokból finanszírozott projekttel és/vagy programmal kapcsolatos nem Projekt száma vagy hivatkozási száma: II.2.1) Elnevezés: Visszidensek című kötet könyvbemutatója Rész száma: 2 II.2.2) További CPV-kód(ok): Fő tárgy: 79952000-2 II.2.3) A teljesítés helye: NUTS-kód: HU11 A teljesítés helye: Budapest II.2.4) A közbeszerzés mennyisége: Visszidensek című kötet könyvbemutatója - 2017. október 20 - november 10 közötti előre egyeztetett időpontban; félnapos rendezvény - helyszín: (Pest vagy Buda belső központi fekvésű részén, könnyen megközelíthető helyen), reprezentatív helyszín - tervezett létszám: 100 fő - Kerekasztal beszélgetés a szerzővel és meghívott vendégekkel (pl interjúalanyok) - Állófogadás - catering szervezése, foglalása: állófogadás alkoholos és nem alkoholos italkínálattal, fingerfood kínálattal - Hangosítás - Fotózás és videófelvétel készítése - Helyszíni regisztráció szervezése, lebonyolítása, hostessek biztosítása A részletes műszaki leírást az ajánlattételi dokumentáció tartalmazza. 3
(az építési beruházás, árubeszerzés vagy szolgáltatás jellege és mennyisége, illetve az igények és követelmények meghatározása) II.2.5) A szerződés, keretmegállapodás vagy dinamikus beszerzési rendszer időtartama Időtartam hónapban: vagy napban: 1 vagy Kezdés: (éééé/hh/nn) / Befejezés: (éééé/hh/nn) Keretmegállapodások esetén klasszikus ajánlatkérők esetében a négy évet meghaladó Keretmegállapodások esetén közszolgáltató ajánlatkérők esetében a nyolc évet meghaladó II.2.6) Európai uniós alapokra vonatkozó információk A közbeszerzés európai uniós alapokból finanszírozott projekttel és/vagy programmal kapcsolatos nem Projekt száma vagy hivatkozási száma: IV. szakasz: Eljárás IV.1) Adminisztratív információk IV.1.1) Az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény A hirdetmény száma a Közbeszerzési Értesítőben: 17001 / 2017 (KÉ-szám/évszám) V. szakasz: Az eljárás eredménye A szerződés száma: 1 Rész száma: 1 Elnevezés: Vállalkozási szerződés V.1 Az eljárás eredménye V.1.1) A szerződés megkötésének dátuma: 2017/11/04 (éééé/hh/nn) V.1.2) Ajánlatokra vonatkozó információk A szerződést közös ajánlattevők csoportja nyerte el nem V.1.3) A nyertes ajánlattevő neve és címe Hivatalos név: Akció Rendezvényügynökség Kft. Nemzeti azonosítószám: Postai cím: Szent István körút 8. 2. em. 6/A. Város: Budapest NUTS-kód: HU11 Postai irányítószám: 1137 Ország: HU E-mail: info@akciorendezveny.hu Telefon: +36 309653148 Internetcím(ek): (URL) Fax: +36 14801069 4
A nyertes ajánlattevő Kkv igen V.1.4) A szerződés értékére vonatkozó információk (a szerződéskötés megkötésekor; ÁFA nélkül) A szerződés végleges összértéke: 6551555 Pénznem: HUF V. szakasz: Az eljárás eredménye A szerződés száma: 2 Rész száma: 2 Elnevezés: Vállalkozási szerződés V.1 Az eljárás eredménye V.1.1) A szerződés megkötésének dátuma: 2017/11/15 (éééé/hh/nn) V.1.2) Ajánlatokra vonatkozó információk A szerződést közös ajánlattevők csoportja nyerte el nem V.1.3) A nyertes ajánlattevő neve és címe Hivatalos név: K&B Fest Kft. Nemzeti azonosítószám: Postai cím: Rottenbiller u. 6/A II. em. 16. Város: Budapest NUTS-kód: HU11 Postai irányítószám: 1074 Ország: HU E-mail: iroda@kandbfest.hu Telefon: +36 306955309 Internetcím(ek): (URL) Fax: +36 17929261 A nyertes ajánlattevő Kkv igen V.1.4) A szerződés értékére vonatkozó információk (a szerződéskötés megkötésekor; ÁFA nélkül) A szerződés végleges összértéke: 789000 Pénznem: HUF VI. szakasz: A szerződés módosításai VI.1) A közbeszerzés ismertetése a módosításokat követően VI.1.1) Fő CPV-kód: Fő tárgy: 79952000-2 VI.1.2) További CPV-kód(ok): Fő tárgy: VI.1.3) A teljesítés helye: NUTS-kód: HU11 A teljesítés helye: Budapest VI.1.4) A közbeszerzés mennyisége: 5
1. rész Nemzetközi sajtókonferencia szervezése, lebonyolítása - időpont: 2017. november 6-8 - tervezett létszám: 20 fő, - utazás szervezése, transzfer reptér - szálloda oda - vissza, - szállás szervezése: 20 fő, egyágyas szoba, Budapest belső kerületeiben, legalább 4 csillagos elhelyezés reggelivel, 2 éjszaka - rendezvényhelyszínek, rendezvénytermek szervezése: 30 főre, legalább 2 helyszín, különböző jellegűek, szeparált rendezvénytermek, hangosítás, technika, kávészünet,, angol és német szinkrontolmácsolás lehetősége (1. nap 14-17 óráig; 2. nap: 9.30-12.30 és 14-17 óráig) - 30 fő, svédasztalos étkezés, ebéd 3 alkalom (1. és 2. napon lehet szállodában, rendezvényhelyszínen vagy annak közvetlen közelében étteremben, 3. napon turisztikai célpontnál étteremben), kávészünet 3 alkalom - hangosítás, angol és német szinkrontolmácsolás minden szakmai programon, első nap délután, második nap délelőtt és délután, - 2 kulturális és 2 idegenforgalmi program (első nap este, második nap este/ vagy napközben, harmadik nap délelőtt), angol nyelvű idegenvezetés - fotó- és videófelvétel készítése, szakmai programokon, kulturális és idegenforgalmi programokon, ezekből 3-5 perces vágott anyag összeállítása - nyomdai feladatok ellátása, rendezvényhez kapcsolódó kreatív anyagok tervezése, gyártása: 30 db bemutatkozó kiadvány (színes, puhaborítós, tűzött, A4-esnél kisebb formátum, max 24 oldal)30 db konferenciamappa, 30 db badge (tokkal és nyakpánttal); 30 db egyedi logózott kisértékű ajándéktárgy beszerzése, logózása A vacsorákat 2017. november 06-án a Halászbástya Étteremben, 2017. november 07-én az Aria Hotel HighNoteSkybar-ban kell lebonyolítani, amely helyszíneken ajánlatkérő előzetes foglalással rendelkezik. Ezen foglalásokat a nyertes ajánlattevő köteles átvenni. A részletes műszaki leírást az ajánlattételi dokumentáció tartalmazza. (az építési beruházás, árubeszerzés vagy szolgáltatás jellege és mennyisége) VI.1.5) A szerződés, keretmegállapodás vagy dinamikus beszerzési rendszer időtartama Időtartam hónapban: vagy napban: vagy Kezdés: 2017/11/04 (éééé/hh/nn) / Befejezés: 2017/11/08 (éééé/hh/nn) Keretmegállapodások esetén klasszikus ajánlatkérők esetében a négy évet meghaladó Keretmegállapodások esetén közszolgáltató ajánlatkérők esetében a nyolc évet meghaladó VI.1.6) A szerződés értékére vonatkozó információk (ÁFA nélkül) A szerződés végleges összértéke: 5824901 Pénznem: HUF A szerződést közös ajánlattevők csoportja nyerte el nem VI.1.7) A nyertes ajánlattevő neve és címe Hivatalos név: Akció Rendezvényügynökség Kft. Nemzeti azonosítószám: Postai cím: Szent István körút 8. II. em. 6/A 6
Város: Budapest NUTS-kód: HU11 Postai irányítószám: 1137 Ország: HU E-mail: info@akciorendezveny.hu Telefon: +36 309653148 Internetcím(ek): (URL) Fax: +36 14801069 A nyertes ajánlattevő Kkv igen VI.2) Információ a módosításokról VI.2.1) A módosítások ismertetése A módosítás dátuma: 2017/11/06 (éééé/hh/nn) A módosítások jellege és mértéke (a szerződés esetleges korábbi módosításainak feltüntetésével együtt): Módosításra kerül a szerződés 4.1. pontja az alábbiak szerint: A Szerződő Felek megállapodnak abban, hogy a Vállalkozót a jelen Szerződésben meghatározott feladatai szerződésszerű teljesítéséért ajánlata szerint 5.824.901,- Ft + ÁFA, azaz ötmillió - nyolcszázhuszonnégyezer - kilencszázegy forint + ÁFA vállalkozási díj illeti meg. Módosításra kerül a szerződés 1. sz. mellékletét képező 1. részre vonatkozó Műszaki Leírás az alábbiak szerint: Az Aria Hotel High Note Skybarral kötött megállapodás átvétele ajánlattevőnek nem feladata. VI.2.2) A módosítás okai Igény az eredeti nyertes ajánlattevő/koncessziós jogosult által teljesítendő további építési beruházásra, szolgáltatásnyújtásra vagy árubeszerzésre Azon gazdasági vagy technikai okok, illetve hátrányok vagy többletköltségek ismertetése, amelyek miatt a szerződő fél személye nem változhat: x Módosítási igény olyan körülmények miatt, amelyet a kellő gondossággal eljáró ajánlatkérő nem láthatott előre A módosítás szükségességét indokoló körülmények ismertetése, és e körülmények előre nem látható jellegének magyarázata: A közbeszerzési kiírásban az Aria Hotel High Note Skybar-ral kötött megállapodást a nyertes ajánlattevő a szerződéskötést követő 5 napon belül volt köteles átvenni a Ptk. 6:208. alapján. A megállapodás értelmében Megrendelő előzetesen kifizette az Aria Hotel High Note Skybarnak a foglalót, ami a szerződéses összeg 100%-a, mindösszesen 726.654,- Ft + ÁFA volt. Az Aria Hotel High Note Skybarral kötött megállapodás átruházása meghiúsult, az Aria Hotel High Note Skybar a végszámlát is Megrendelő részére állította ki. Ezen körülmény változása okán az Aria Hotel High Note Skybar-ban bonyolított rendezvény nem része a szerződésnek, így az törlésre kerül a Műszaki leírásból és ezáltal a vállalkozói díj 726.654,- Ft + ÁFA összeggel csökken. A módosítás jogszabályi alapja: Kbt. 141. (2) bekezdés Kbt. 141. (4) bekezdés Kbt. 141. (4) bekezdés a) pont Kbt. 141. (4) bekezdés b) pont 7
Kbt. 141. (4) bekezdés c) pont x Kbt. 141. (6) bekezdés VI.2.3) Áremelkedés A módosításokat megelőző aktualizált teljes szerződéses érték (figyelembe véve az esetleges korábbi szerződésmódosításokat és árkiigazításokat, valamint a koncessziós beszerzési eljárás lefolytatásával megkötött szerződések esetében az érintett tagállamban érvényesülő átlagos inflációt) Érték ÁFA nélkül: 6551555 Pénznem: HUF Teljes szerződéses érték a módosítást követően Érték ÁFA nélkül: 5824901 Pénznem: HUF VII. szakasz: Kiegészítő információk VII.1) További információk: VII.2) E hirdetmény feladásának dátuma: 2017/12/19 (éééé/hh/nn) Az európai uniós, a Kbt., annak végrehajtási rendeletei és más alkalmazandó jog előírásainak történő megfelelés biztosítása az ajánlatkérő felelőssége. 1 szükség szerinti számban ismételje meg 2 adott esetben 8