Rendezvényszervezés módszertana Tárgyfelelős: Dr. Káposzta József Előadó: Virág Ágnes Tanársegéd Virag.Agnes@gtk.szie.hu Tematika 1. Turisztikai Desztinációs Menedzsment (TDM) rendszer működése, pályázatok elemzése, rendezvényszervezési tevékenységek jellemzése 2. Sportrendezvények 3. Fesztiválok 4. Családi rendezvények Kihívások a turizmusban Versenyképesség Minőség Infrastruktúra Trendváltozás Megoldás: Turisztikai Desztinációs Menedzsment rendszer 3 Turisztikai Desztinációs Menedzsment (TDM) fogalma a desztináció turisztikai termékeit és egyéb szolgáltatásait egységben, komplex módon kezelő partnerek hosszú távú, szervezett együttműködésen alapuló, önkéntes tevékenysége annak érdekében, hogy a turista élményét, illetve a turizmusból származó hatásokat optimalizálják a fenntarthatóság szempontjainak figyelembe vételével. 4 TDM rendszer elemei Forrás: Lengyel, 2008. 1. Összefogási készség/partnerségi viszony 2. Szolgáltatási hálózat 3.Menedzsment- és marketing stratégia 4. Eszközállomány 5. Professzionalizmus 6. Turista perspektívája 7. Márkanév 8. Anyagi háttér 5 6 1
Kötelező feladatok A különböző szintű TDM szervezetek feladatai partnerség kialakítása, fenntartása koordináció kutatás és információ menedzsment turisztikai termékfejlesztés projektmenedzsment beruházás ösztönzés pályázatokon való részvétel emberi erőforrás menedzsment szakmai segítségnyújtás és tanácsadás adminisztráció 7 8 TDM rendszer Magyarországon TDM szervezetek pénzügyi háttere Tagdíj Önkormányzati forrás Szponzor Pályázat Üzleti tevékenység 9 Forrás: Magyar TDM Szövetség, 2013. 10 Terület Észak- Magyarország TDM pályázatok 2008-2013 2009-es ROP TDM kiírás Elnyert forrás (millió Ft) Támogatott projektek száma 2011-es ROP TDM kiírás Elnyert forrás (millió Ft) Támogatott projektek száma 2012-es ROP TDM kiírás Elnyert forrás (millió Ft) Támogat ott projekte k száma 378 11 329,14 6 82,19 2 Észak-Alföld 207,98 4 42,35 1 70,44 1 Dél-Alföld 0 0 141,65 2 112,41 3 Közép- Magyarország 49,38 1 89,93 2 0 0 Közép-Dunántúl 355,23 8 189,63 3 227,31 5 Balaton 429,98 8 570,92 11 192,82 4 Nyugat-Dunántúl 54,88 1 140,64 2 134,55 3 Dél-Dunántúl 180,96 4 287,08 5 223,80 5 Összesen 1656,4 37 1791,36 32 1043,5 23 11 A leglátogatottabb magyar települések 2014-ben Forrás: KSH, 2015. 12 2
taglétszám Hévízi TDM Egyesület Feladatmegosztás a sikeres fejlesztésekért 80 70 60 50 40 30 20 10 0 69 101 56 49 37 28 2006 2007 2008 2009 2010 2013 év Marketing tevékenység Hévíz Turisztikai Nonprofit Kft. kiadványok vásárok, kiállítások média és online megjelenés Pályázati tevékenység Hévízi TDM Egyesület pályázatok készítése, lebonyolítása (RENDEZVÉNYSZERVEZÉS) Tourinform Iroda működtetése Forrás: Bolla, 2009, 2011. és http://www.heviz.hu/heviz-tdm-egyesulet 13 14 Hévízi TDM Egyesület rendezvénye Boldog Békeidők Hévíze Korhű rendezvénysorozat (2011,2012,2013) Helyszín: Hévíz, Deák tér és Festetics tér 1867 utáni időszak átélése Korhű ruhákban a város apraja-nagyja Koncertek, színpadi programok, filmvetítések Boldog Békeidők Hévíze 15 16 17 18 3
Fesztiválok 19 20 Fesztiválok szervezésének okai Fesztiválok csoportosítása Szabadidő eltöltés Kikapcsolódás Közösségi élet Közös érdeklődés Egyéb élmények Komolyzenei fesztiválok Könnyűzenei fesztiválok Színház és táncfesztiválok Hagyományőrző fesztiválok Egyéb fesztiválok Összművészeti fesztivál 21 22 23 24 4
Mire kell figyelnünk egy könnyűzenei fesztivál szervezésénél? 25 26 Milyen feltételei vannak egy hagyományőrző fesztiválnak? 27 28 Sportesemények szervezése Sportesemények rendezésének okai: Szórakoztatás Népszerűsítés Versenyzési lehetőség teremtése Válogatás Európa- és Világbajnokságra, Olimpiára Gazdasági okok A sportesemények szervezési fázisai: 1. Előkészítés 2. Lebonyolítás 3. Az esemény utáni tennivalók Sportversenyek felosztása Sportágak szerint: pl: kajak, öttusa, futball, atlétikai versenyek Sportágon belüli versenyszámok szerint: pl: torna: talaj, korlát, gyűrű Versenyfajta szerint: Házi versenyek Barátságos versenyek Meghívásos versenyek Területi bajnoki versenyek Országos versenyek, bajnokságok Nemzetközi versenyek 29 5
Sportversenyek felosztása Verseny jellege: Egyéni versenyek Csapatversenyek A rendezvényszervezés arányai Rendezés utáni feladatok 10% Versenyzői tulajdonság alapján: Nemek szerint Életkor szerint Minősítés szerint Súlycsoportok szerint Előkészítés 60% Rendezés 30% Előkészítés 1. B. Tervezés Előkészítés 2. A. Tájékozódás - a rendezvény célja? (sportág népszerűsítése) - a rendezvény jellege? (verseny, edzőtábor) - a rendezvény időpontja? (évszakok) - a rendezvény nagysága, mérete? (résztvevők száma) - hol van a rendezvény? (nyitott vagy fedett) - kik lesznek a résztvevők? (gyerekek, felnőttek) - milyen szolgáltatások szükségesek? - végiggondoljuk az eseményt, majd írásban rögzítjük a feladatokat-feladatjegyzék - tennivalók csoportosítása, alcsoportok felállítása - szervező bizottság létrehozása - helyszín bejárása, feltételek biztosítása, költségvetés, adminisztrációs feladatok - versenykiírás - szponzorálás - marketing 33 34 Versenykiírás: szakmai alapdokumentum, amely tartalmazza a rendezvénnyel kapcsolatos legfontosabb adatokat, szabályokat. - verseny célja - helye és ideje - rendezők adatai - résztvevők - versenyszámok, időrend - helyezések eldöntésének módja - díjazás - költségek viselése - nevezés - egyéb információk( közlekedés, szállás, stb.) Min. 1 hónappal a verseny előtt megküldeni!!! Az esemény lebonyolítása Kezdés előtt helyszíni szemle! Szervezők, közreműködők ellenőrzése! Pontos kezdés, a sportoló a fontos! Előre eltervezett program szerinti lebonyolítás! Problémák gyors kezelése! Záráshoz időben legyenek meg a kellékek! (díjak, jegyzőkönyv, pénz) 35 36 6
Az esemény utáni teendők A rendezvény legkellemetlenebb része! Helyszín visszarendezése Ki kell fizetni mindent és mindenkit, pénzügyi elszámolás Záró megbeszélés, értékelés Dokumentáció rendszerezése V. IHF Férfi U19 Kézilabda Világbajnokság Magyarország időpont: 2013.08.10-23. helyszín: Budaörs Városi Uszoda és Sportcsarnok Érdi Városi Sportcsarnok a világ 24 legjobbja 500 játékos 14 játéknap - 100 mérkőzés 22 ezer látogató az élő internetes közvetítést megközelítőleg 13500-an nézték naponta a vb hivatalos dala, Kovács Áron és a Káosz központ szerzeménye, a Legenda leszek! honlap: http://www.handballhungary2013.com/ logó büfé kiegészítő rendezvények VIP szektor bírói/szervezői biztonsági szolgáltatás díjak marketing önkéntesek köszönetnyilvánítás 37 AZ V. FÉRFI U19 VILÁGBAJNOKSÁG Autó kiállítás szervezése 40 A lebonyolítás A kiállítás előkészítési lépései, feltételei Utómunkálatok 41 Családi rendezvények Születésnap Névnap Házassági évfordulók Ballagás Keresztelő Eljegyzés Esküvő Lakásszentelő Temetés Családi napok 7
Családi rendezvények közös jellemzői Nem és kor független Ebéd, vacsora Otthoni hangulat Kötetlen társalgás Ismétlődő rendszer Hagyományok Vendéglátás folyamata: Időpont/helyszín megjelölése Meghívás Étel és italkínálat összeállítása Étel és italkínálat beszerzése Takarítás dekorálás - terítés Sütés-főzés Öltözködés Vendégek fogadása Vendégek szórakoztatása Rendrakás, takarítás 43 44 Hogyan célszerű felépíteni egy szülinapi bulit 6-8 éves korosztálynak? Házassági évfordulók elnevezései: 1. gyapjú vagy papír, 3. bőr, 5. fa, 10. bádog, 15. kristály, 20. porcelán, 25. ezüst, 30. gyöngy, 40. rubin, 50. arany, 60. vagy 75. gyémánt/vas. 45 46 Milyen speciális feltételek vannak egy 50 éves házassági évforduló szervezésénél? Felhasznált anyagok Lengyel Márton (szerk.): TDM Működési Kézikönyv. Heller Farkas Főiskola, Budapest, 2008. Nyirádi Ágnes Semsei Sándor (szerk.): Balatoni TDM füzetek. Balatoni Integrációs és Fejlesztési Ügynökség Kht., Siófok, 2007. http://www.tdmszovetseg.eu/ http://neta.itthon.hu/szakmai-oldalak/letoltesek/turizmus-magyarorszagon http://www.tdmszovetseg.eu/viii_otdm_konferencia http://www.turizmusmarketing.com/download.php?id=534 http://tf.hu/wp-content/uploads/2010/04/iv.-versenyrendez%c3%a9s.pdf http://bor-neked.hu/borlexikon 47 48 8
Köszönöm a figyelmet! 49 9