Adatkezelési tájékoztató 1. A Szerződés alapján folytatott tevékenység vonatkozásában Szolgáltató (JobCTRL Informatikai Kft.; 1118 Budapest, Rétköz u. 7.; cégjegyzékszám: Cg. 01-09-949636; képviselő: Perjés Ferenc ügyvezető; telefon: +36 1 465 8808; e-mail: support@jobctrl.com) adatfeldolgozónak, Megrendelő adatkezelőnek minősül. 2. A Szolgáltatás során az adatgyűjtés célja: Megrendelő üzleti hatékonyságának elemzése és fejlesztése. 3. Ennek érdekében Megrendelő üzleti mutatókat (KPI) alkalmaz, amelyek számára transzparensé teszik a munkavégzés menetét és lehetőséget biztosít a munkafolyamatok fejlesztésére, hatékonyabbá tételére, ezáltal az üzleti eredményesség javítására. Ezen mutatók a munkavégzés során keletkező kulcsadatok aggregálásával jönnek létre. Megrendelő az üzleti hatékonyság fejelsztéséhez szükséges kulcsadatok mérését a Szolgáltatás szoftver elemeinek révén valósítja meg. Ennek során Megrendelő a vele kapcsolatban álló munkavégzőktől azt kéri, hogy amikor a munkavégzésre vonatkozó szerződésük szerinti munkavégzést végzik, amely részét képezi a hatékonyság elemzésének és fejlesztésének, akkor a JobCTRL kliens alkalmazásokat állítsák Munka státuszba, lehetővé téve a kulcsadatok statisztikai célú gyűjtését. 4. A JobCTRL kliens csak és kizárólag Munka státuszban végez központi adatgyűjtést (Internet címek (URL-ek), Ablakok címsora, Emailek, Dokumentum nevek és útvonalak, Mobil koordináták, Telefonszámok, Egyéb egyedi gyűjtött adatok), amelyről a kliens szoftverek telepítéskor és használat során is tájékoztatják a munkaavégzőket. Ezt a tájékoztatást szövegesen, ikonokkal és szinekkel is jelzik a kliensek. 5. A munkavégzőknek lehetőségük van bármikor kikapcsolni a Munka státuszt, sőt erre automatikus szabályokat is tetszőleges módon beállíthatnak. Lehetőség van központi szabályok beállítására is, amelyek bizonyos feltételek esetén (pl. egyértelmű magánhasználat) kilépteti a Munka státuszból a dolgozókat. 6. Ugyanígy lehetőség van bizonyos egyértelmű feltételek esetén (pl. egyértelmű munkavégzés), beléptető szabályokat készíteni, amely feltétel teljesülésekor automatikusan Munka státuszba léptet a kliens. Ilyenkor szöveggel, színnel és ikonnal is tájékoztat a kliens a státuszváltozásról. Ezen szabályokat a munkavállaló saját magának, vagy Megrendelő adminisztrátora központilag állíthatja be. 7. A fentiekben írt működési elv alapján a Szolgáltatás során kizárólag a munka jellegű, az adatgyűjtési célként definiált hatékonyság elemzésre és fejlesztésre alkalmas KPI-ok aggregálásához szükséges kulcsadatok gyűjtése történik meg. Ezen adatok a munkavégzők számára bármikor megtekinthetők (a kliensben, illetve a Riportok menü / Dinamikus munkafolyamat riportban), módosíthatók és törölhetők (a kliensben és a weboldalon egyaránt). A Szolgáltatás ezáltal tehát teljeskörű lehetőséget biztosít a kulcsadatok feletti önrendelkezésre. A mérés megbízhatósága végett, a módosítás bizonyos esetei és a manuális adatfelvétel Kézi adatmódosítás csatornaként kerül jelzésre. 8. A munkavégzéshez kapcsolódó kulcsadatok tetszőlegesen törölhetőek a rendszerből (a felhasználó által a kliensben és weboldalon egy szervezeti szinten állítható időablakon belül, továbbá központilag az Adminisztrátor adatkörönként szabályozhatóan bizonyos időablakon túl automatikusan, illetve tetszőleges időszakra), továbbá deperszinalizálással (a felhasználó nevét és e-mail címét átírva) biztosíható a megszemélyesíthetőség nélküli statisztikai célú felhasználás. Oldal: 1 / 5
9. Szolgáltató minden támogatást megad Megrendelőnek hogy az üzleti célkitűzéseinek megvalósulásához lehető legkevesebb kulcsadat igény keletkezzen és leghatékonyabb elemzések álljanak rendelkezésre (adattakarékosság elve). A rendszer indulásakor alapértelmezetten a Szerződésben foglaltak szerinti adatgyűjtés kerül beállításra. 10. Szolgáltató minden tőle telhetőt megtesz a legmagasabb szakmai és törvényi elvárásoknak való megfeleléshez. Ennek megfelelően ISO27001 minősítést tart fenn és évente aláveti magát az ehhez szükséges szakmai auditoknak. 11. Szolgáltató jogosult és köteles az adatbázisban szereplő meghatározott Felhasználók munkaadatait az Megrendelő által adott utasításoknak megfelelően tárolni és feldolgozni. 12. Szolgáltató vállalja, hogy a fent meghatározott tevékenységén túlmenően semmilyen egyéb tevékenységéhez nem használja fel a gyűjtött adatokat. Így különösen azokról másolatot semmilyen formában nem készít, kivéve az Szolgáltatás üzemszerű működéséhez szükséges biztonsági másolatot. 13. Szolgáltató vállalja, hogy a jelen Szerződés teljesítése során tudomására jutott adatokat harmadik személynek nem adja ki. Mellékletek: 1. melléklet: Az adatkezelés lényeges körülményei 2018. május 25. Perjés Ferenc Ügyvezető Oldal: 2 / 5
1. melléklet: Az adatkezelés lényeges körülményei Az adatkezelő kiléte és elérhetősége: Az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van az adatkezelőnél ilyen: Jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén az azonosított jogos érdek: Megrendelő, mint Adatkezelő Megrendelő kijelölt kapcsolattartója Az adatkezelés célja az üzleti hatékonyság elemzése és fejlesztése. Az elemzésbe és fejlesztésbe bevont tevékenységek az adatkezelő profittermelő tevékenységének az alapját képezik, így annak hatékonyságának magas szintje a piaci környezetben elengedhetetlen, sőt mondhatni a Szervezet létéhez szükséges. A folyamatos hatékonyság elemzés és fejlesztés hiányában a szervezet veszteségessé válhat és ezáltal csődbe mehet. A személyes adatok címzettjei: JobCTRL Informatikai Kft.; 1118 Budapest, Rétköz u. 7.; cégjegyzékszám: Cg. 01-09-949636; képviselő: Perjés Ferenc ügyvezető; telefon: +36 1 465 8808; e-mail: support@jobctrl.com Amennyiben EU-n kívüli országba történik adattovábbítás, ennek a ténye, valamint az ilyen esetekben alkalmazott, személyes adatok védelmét szolgáló garanciák leírása: A személyes adatok tárolásának időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai: Az érintett tájékoztatása azon jogairól, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, továbbá tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az adathordozhatósághoz való jogáról: Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, a visszavonás jogáról való tájékoztatás A felügyeleti hatósághoz (Magyarországon a NAIH) címzett panasz benyújtásának joga: A személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul, vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá Ilyen adattovábbítás nem történik, mert a JobCTRL szervere Magyarország területén van. A rögzített adatokat a Társaság maximum 5 évig őrzi meg, amely az adat keletkezésének pillanatától számítandó. Amennyiben az adatkezelési cél már ezt nem igényli, így az adatok törlése előbb is megtörténhet. Az érintett kérelmezheti az a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, továbbá tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, joga van rá vonatkozó adatokat kikérni (adathordozhatósághoz). A jelen esetben nem releváns, hiszen az adatkezelés nem hozzájáruláson alapul. Felügyeleti szerv: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.). A jogalap kapcsán leírtakra utalva a JobCTRL alkalmazása a munkavállalók viszonylatában nem jogszabályon alapul tehát e tájékoztatási elem irreleváns. Ugyanakkor az olyan munkavállalók Oldal: 3 / 5
hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása: esetében, akiknek a bérezése, valamint részükre az egyéb juttatások nyújtása a JobCTRL által szolgáltatott adatok alapján történik, szükséges tájékoztatást nyújtani arról, hogy a munkaszerződés teljesítéséhez elengedhetetlen a JobCTRL működése. A JobCTRL alkalmazása a munkáltató döntésén alapul, az elengedhetetlen a munkáltató belső munkarendjének fenntartásához, ezért az adatkezeléshez a munkavállaló részéről nem hozzájárulás megadására, hanem az adatkezelés tudomásulvételére van szükség. A JobCTRL ki- és bekapcsolására lehetőségük van, a rendszer teljes mellőzésére azonban nincs mód, az a munkáltató döntése alapján kötelezően. Automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír: Az adatkezelés céljaként tehát a hatékonyság mérését és fejlesztését tűztük ki. Ehhez kapcsolódóan mérési célokat határoztunk meg, amelyeket a rendszerben KPI-nak, magyarul üzleti kulcs-mutatónak nevezünk. A JC360 bevezetés során ezen KPI-ok kerülnek felkonfigurálásra. A JC360 a kitűzött mérési célokhoz szükséges mértékben automatikusan dokumentálja a munkavégzés releváns tevékenységeit. Az igények szerint a rendszer képes az asztali számítógépen és a mobil eszközön végzett tevékenységeket dokumentálni, továbbá a naptárban bejegyzett munka célú megbeszélések és manuális bejegyzések képezhetik részét a mérési folyamatnak. A bevezetés első lépéseként egy aktiváló e-mail kerül kiküldésre, amely segítségével saját jelszó állítható be, és letölthető a megfelelő kliens program. A kliens programba való belépés után az munka státuszba (zöld ikon) és nem munka státuszba (prios vagy sárga ikon) állítható. Az alkalmazás tehát bármikor kikapcsolható, így biztosítható, hogy a magánjellegű elfoglaltságról ne készüljön dokumentáció. A munka és nem munka státuszba váltásokat központi és felhasználói szintű szabályokkal is automatizálni lehet, továbbá lehetőség van a rögzített adatok visszamenőleges törlésére is, ezzel is biztosítva, hogy kizárólag a meghatározott célok méréséhez szükséges adatok kerüljenek dokumentálásra. Oldal: 4 / 5
A dokumentált munkavégzésből a rendszer valós időben elemzéseket készít, amelyek reportokon keresztül tekinthetők meg. A riportokat mindenki eléri és a saját munkavégzéséről dokumentált adatait megtekintheti benne. Ezen adatokat továbbá a csoportvezetők és a rendszer adminisztrátora tekintheti meg. A vezetőség elsősorban az összesített KPI adatokat fogja elemezni. Az adatokat és az elemzéseket kizárólag a szervezeten belül, a hatékonyság elemzésére és fejlesztésére fogjuk felhasználni, amely mind a szervezet, mind a munkavállaló számára, átlátható, világos és egyértelmű célkitűuzéeket és folyamatokat tesz lehetővé. Oldal: 5 / 5