1 ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ A NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM RENDEZVÉNYEIN RÉSZT VEVŐ SZEMÉLYEK RÉSZÉRE Jelen tájékoztatás célja, hogy a Nemzeti Közszolgálati Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) rendezvényein részt vevő személyek tájékoztatást kapjanak az őket érintő adatkezelésről. A tájékoztatási kötelezettségről az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) (a továbbiakban: GDPR) 13. cikke, továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.) 20. -a rendelkezik. Az Egyetem munkatársai a rendezvényeken fénykép-, film- és hangfelvételeket készíthetnek, melyeken a résztvevők képmása, hangja szerepelhet. Sajtónyilvános rendezvény esetén a sajtóorgánumok munkatársai is készíthetnek felvételeket, e sajtóorgánumok önálló adatkezelőnek minősülnek, adatkezelési tevékenységük nem képezi jelen tájékoztató tárgyát. Az elkészült felvételek az Egyetem, illetve a sajtóorgánumok honlapjára, folyóirataiba és közösségi felületére is közzétételre kerülhetnek. Az Egyetem egyes személyes adatokat a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 2:48. (2) bekezdése - azaz törvényi rendelkezések alapján kezel (I. fejezet). Az Egyetem emellett fénykép-, film- és hangfelvételeket a résztvevők önkéntes hozzájárulása alapján is kezel (II. fejezet), illetve jogos érdek alapján (III. fejezet), továbbá szerződés alapján (IV. fejezet). A törvényen, a hozzájáruláson és a jogos érdeken alapuló adatkezelésre egyaránt vonatkozó tájékoztatást az V. fejezet tartalmazza. I. A PTK. ALAPJÁN VÉGZETT ADATKEZELÉS
2 Az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja, illetve az Info tv. 5. (1) bekezdés b) pontja alapján törvényi rendelkezésen alapul. A törvényi rendelkezés az alábbi: a Ptk. 2:48. (2) bekezdése, mely szerint képmás vagy hangfelvétel elkészítéséhez és felhasználásához nincs szükség az érintett hozzájárulására tömegfelvétel és nyilvános közéleti szereplésről készült felvétel esetén. A tömegfelvételeken az emberek sokasága látható, az ábrázolt személyek nem egyedi személyekként, hanem mint a tömeg részei láthatók. Ha a képen nem az egyének külön-külön hívják fel magukra a figyelmet, hanem mint sokaság vannak jelen, tömegfelvételről van szó. Közszereplésnek az a megnyilvánulás minősül, amely befolyásolja a társadalom életét, a helyi vagy az országos viszonyok alakulását. A közszereplést a köz érdekében való megszólalás, szerepvállalás alapozza meg. Tipikusan ilyen a különböző kulturális, társadalmi rendezvényeken, gyűléseken történő felszólalás, nyilvános szerepvállalás. Közszereplő bárki lehet, azaz a minősítés nem kötődik formális társadalmi vagy jogi státushoz. Az Egyetem rendezvényeinek megörökítése, a rendezvény iránt érdeklődők tájékoztatása, valamint a rendezvények megtörténtének igazolása. A rendezvényen részt vevő személyekről készült tömegfelvétel, illetve a nyilvános közéleti szereplésről készült felvétel. A nyilvánosságot tájékoztató cikk megjelenésének időtartama, illetve annak archiválása esetén a tárolási idő. A tárolási idő meghatározásának szempontja: a felvétel lehetséges felhasználása későbbi cikkekhez, egyetemi kiadványokhoz. A nyilvánosságra hozott tömegfelvételek bárki számára hozzáférhetőek. II. HOZZÁJÁRULÁSON ALAPULÓ ADATKEZELÉS Az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja, illetve az Info tv. 5. (1) bekezdés a) pontja alapján önkéntes hozzájárulásán alapul, mely hozzájárulást az érintettek az Egyetem honlapján közzétett adatvédelmi tájékoztató ismeretében adnak meg azzal, hogy a rendezvény területére belépnek. A nyilvános közéleti szereplés kivételével a kifejezetten konkrét személy(ek)ről készített felvétel elkészítéséhez, felhasználásához az érintett hozzájárulása szükséges. Ugyanez áll a tömegből való
3 kiemelés esetén is - történjen bármely rögzítéstechnikai eszközzel (pl. teleobjektív, zoom) -, mivel az a képmást újra individualizálja, és ilyen esetben már a képmás elkészítéséhez, felhasználásához az érintett hozzájárulása szükséges. Ha a tömegfelvételből utólagos szerkesztéssel kerül sor az individualizálásra, szintén szükséges a hozzájárulás. Az Egyetem rendezvényeinek megörökítése, a rendezvény iránt érdeklődők tájékoztatása, valamint a rendezvények megtörténtének igazolása. A rendezvényen részt vevő személyekről készült felvétel. A nyilvánosságot tájékoztató cikk megjelenésének időtartama, illetve annak archiválása esetén a tárolási idő. A tárolási idő meghatározásának szempontja: a felvétel lehetséges felhasználása későbbi cikkekhez, egyetemi kiadványokhoz. A hozzájárulás indoklás nélkül bármikor visszavonható. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A nyilvánosságra hozott felvételek bárki számára hozzáférhetőek. III. SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSÉHEZ SZÜKSÉGES ADATKEZELÉS Az érintett és az Egyetem között létrejött szerződés teljesítéséhez a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja alapján szükséges adatkezelésen alapul. Az Egyetem és az érintett között létrejött szerződés alapján lezajlott rendezvény megtörténtének igazolása. A rendezvényen részt vevő személyekről készült felvétel. A rendezvény megvalósulását igazoló felvételt a szerződés pénzügyi teljesítésének fizikai és pénzügyi zárásának az időpontjáig tárolja az Egyetem.
4 A tárolt felvételek a szerződés teljesítésének vizsgálatát végző személyek számára hozzáférhetőek, valamint egyes esetekben az Egyetem honlapján. IV. JOGOS ÉRDEKEN ALAPULÓ ADATKEZELÉS Az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján az Egyetem jogos érdekén alapul. 2.1. Amennyiben a rendezvényen részt vevő személyek belépőkártyát kapnak, a belépési adatait, azaz a belépőkártya használati adatait az Egyetem elektronikus úton rögzíti. Ezen adatok rögzítésének célja személy- és vagyonvédelem biztosítása, melyhez a belépési adatok rögzítése elengedhetetlen. 2.2. Az Egyetem az emberi élet, a testi épség, a személyi szabadság védelme, a veszélyes anyagok őrzése, az épületüzemeltetés és a kommunikáció szempontjából kritikus infrastruktúra védelme érdekében, illetve vagyonvédelem céljából elektronikus megfigyelő rendszert alkalmaz. A rendszer felvételeket készít és tárol. A 2.1. pontban meghatározott adatkezelés esetén: belépési adatok. A 2.2. pontban meghatározott adatkezelés esetén: a rendezvényen részt vevő személyekről készült felvételek. A 2.1. pontban meghatározott adatkezelés esetén: a belépési adatokat a rendszer tizenöt munkanapig tárolja, ezt követően törlésre kerülnek. A 2.2. pontban meghatározott adatkezelés esetén: a felvételeket a rendszer három napig tárolja, ezt követően törlésre kerülnek. A 2.1. pontban meghatározott adatkezelés esetén: az Egyetem informatikai feladatokat ellátó munkatársai, akik a belépési adatokat tárolják. A belépési adatokba a biztonsági szolgálat munkatársai betekinthetnek. A 2.2. pontban meghatározott adatkezelés esetén: az Egyetem informatikai feladatokat ellátó munkatársai, akik az adatokat tárolják. Az adatokba a biztonsági szolgálat munkatársai betekinthetnek.
5 V. A JOGSZABÁLYON, A SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSÉN, A HOZZÁJÁRULÁSON ÉS A JOGOS ÉRDEKEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSRE EGYARÁNT VONATKOZÓ TÁJÉKOZTATÁS 1. Az adatkezelő Nemzeti Közszolgálati Egyetem (címe: 1083 Budapest, Ludovika tér 2., intézményi azonosító: FI 99859; telefonszám: +36 1 432 9000, e-mail cím: nke@uni-nke.hu; honlap elérhetősége: https://www.uni-nke.hu/). 2. Adatvédelmi tisztviselő Dr. Téglásiné Dr. Kovács Júlia (cím: 1083 Budapest, Ludovika tér 2., e-mail cím: adatvedelem@uni-nke.hu). A GDPR 39. cikke rögzíti az adatvédelmi tisztviselő feladatait: a) tájékoztat és szakmai tanácsot ad az adatkezelő, továbbá az adatkezelést végző alkalmazottak részére a GDPR, valamint az egyéb uniós vagy tagállami adatvédelmi rendelkezések szerinti kötelezettségeikkel kapcsolatban; b) ellenőrzi az a GDPR-nek, valamint az egyéb uniós vagy tagállami adatvédelmi rendelkezéseknek, továbbá az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó személyes adatok védelmével kapcsolatos belső szabályainak való megfelelést, ideértve a feladatkörök kijelölését, az adatkezelési műveletekben vevő személyzet tudatosság-növelését és képzését, valamint a kapcsolódó auditokat is; c) kérésre szakmai tanácsot ad az adatvédelmi hatásvizsgálatra vonatkozóan, valamint nyomon követi a hatásvizsgálat 35. cikk szerinti elvégzését; d) együttműködik a felügyeleti hatósággal; és e) az adatkezeléssel összefüggő ügyekben kapcsolattartó pontként szolgál a felügyeleti hatóság felé, valamint adott esetben bármely egyéb kérdésben konzultációt folytat vele. 3. Adatfeldolgozó igénybevétele OPA Bt. (székhely: 1182 Budapest, Vércse utca 45/B., cégjegyzékszám: 01-06-416126) 4. Az adatok védelme Az Egyetem minden ésszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az általa kezelt adatok illetéktelenek számára ne legyenek hozzáférhetőek. Az adatokhoz korlátozott a hozzáférés, jelszavas védelem működik. Az Egyetem rendelkezik a személyes és közérdekű adatok védelméről, biztonságáról szóló szabályzattal: https://www.uni-nke.hu/document/uni-nke-hu/szabalyzat-a-szemelyes-es-kozerdekuadatok-vedelmerol_-biztonsagarol_-hataly-2017_-i_-28-tol.original.pdf. Az Egyetem Informatikai Biztonsági Szabályzattal is rendelkezik: https://www.uni-nke.hu/document/uni-nke-
6 hu/informatikai%20biztons%c3%a1gi%20szab%c3%a1lyzat,%20hat%c3%a1ly%202017.%20xii.%2015%20-.pdf Adatkezelő kiemelt figyelmet fordít az adatok bizalmas kezelésére. A fenti cél érdekében adatkezelő a kezelésében lévő adatokat kizárólag a saját rendelkezése alatt lévő szervereken tárolja. 5. Automatizált adatkezelés (beleértve a profilalkotást) Automatizált adatkezelésen alapuló döntéshozatal az Egyetemen nem történik. 6. Az adatszolgáltatás elmaradásához kapcsolódó következmények A szerződésen alapuló adatkezelés elmaradása esetén a szerződés meghiúsulása. 7. Jogok gyakorlása, jogorvoslat Az érintett az adatkezelés teljes időtartama alatt élhet a GDPR-ban, illetve az Info tv.-ben biztosított jogaival. Az érintett kérelmezheti a rá vonatkozó személyes adatokhoz való - hozzáférést (az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a GDPR-ban meghatározott információkhoz hozzáférést kapjon) (GDPR 15. cikk), - helyesbítést (az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő kiegészítését) (GDPR 16. cikk), - törlését (az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha indokolt a GDPR szerint; jogszabály által előírt adatkezelés esetén törlési kérelem nem teljesíthető) (GDPR 17. cikk), - kezelésének korlátozását (az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha a GDPR-ban foglalt feltétel teljesül) (GDPR 18. cikk), - adathordozhatósághoz való jogát érvényesítheti (az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, a GDPR-ban foglalt feltételek fennállása esetén) (GDPR 20. cikk), - tiltakozhat személyes adatok kezelése ellen (az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a 6. cikk (1) bekezdésének e)
7 vagy f) pontján alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak; jogszabály által előírt adatkezelés esetén tiltakozási kérelem nem teljesíthető) (GDPR 21. cikk). A kérelmet az adatkezelő postacímére vagy az adatvedelem@uni-nke.hu e-mail címére kell benyújtani. Az adatkezelő a legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 25 napon belül (tiltakozás esetén 15 napon belül) írásban tájékoztatást ad. Továbbá jogsérelem esetén bírósághoz fordulhat (a pert az érintett - választása szerint - a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja), valamint a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c., tel.: 06-1-391-1400, honlap URL címe: http://naih.hu, elektronikus levelezési cím: ugyfelszolgalat@naih.hu ) is fordulhat.