Debreceni Egyetem SZABÁLYZAT AZ EGYETEM ÜZEMELTETÉSÉBEN LÉVİ GÉPJÁRMŐVEK HIVATALI- ÉS MAGÁNCÉLÚ, VALAMINT A SZEMÉLYI TULAJDONÚ GÉPJÁRMŐVEK HIVATALI- ÉS MUNKÁBA JÁRÁSSAL KAPCSOLATOS HASZNÁLATÁRÓL Készítette: Gazdasági Fıigazgatóság Hatályos: 2009. november 13. napjától - 1 -
TARTALOMJEGYZÉK 1. A szabályzat célja, hatálya... 3 2. A szabályzat végrehajtásával kapcsolatos feladatkörök... 4 3. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő igénylése,... 5 az igénybevétel engedélyezése... 5 4. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő üzemeltetése... 6 5. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő... 6 menetokmánya, üzemanyag-ellátása, üzemanyagkártyájának használata... 6 6. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő... 7 üzemanyag és kenıanyag elszámolása... 7 7. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő... 8 költségelszámolása, költség kiterhelése... 8 8. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő... 8 karbantartása, állagmegóvása... 8 9. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő... 9 magáncélú igénybevétele... 9 10. Személyi tulajdonú gépjármő... 9 hivatali célú használata... 9 11. Személyi tulajdonú gépjármő... 9 munkába járás céljából történı használata... 9 12. Személyi tulajdonú gépjármő... 9 munkába járás céljából történı használatának engedélye... 9 13. Személyi tulajdonú gépjármő... 10 hivatali célú /munkába járás céljából történı használatának... 10 költségelszámolása... 10 14. Egyéb rendelkezések... 12 15. Záró rendelkezések... 12 Mellékletek... 13 I. számú melléklet 14 Jogszabálygyőjtemény... 14 II. számú melléklet 15 Igénybejelentı lap... 15 III. számú melléklet 16 Kimutatás üzemanyag felhasználásról... 16 IV/A. számú melléklet 17 Megállapodás (hivatalos célú)... 17 IV/B. számú melléklet 19 Megállapodás (munkába járáshoz)... 19 V. számú melléklet 21 Gépjármőhasználati nyilvántartás munkába járáshoz... 21 VI. számú melléklet 22 Gépjármőhasználati nyilvántartás hivatalos célú igénybevetélhez... 22 VI/A. számú melléklet 23 Elszámolólap gépjármő hivatalos célú használatának költségtérítéséhez... 23 VII. számú melléklet 24 Elszámolás a saját gépjármő hivatali célú használatáról... 24-2 -
A Debreceni Egyetemen (a továbbiakban: egyetem) üzemeltetésében lévı gépjármővek hivatali- és magáncélú, valamint a személyi tulajdonú gépjármővek hivatali célú és munkába járással kapcsolatos használatát a hatályos jogszabályok alapján a következık szerint határozom meg. 1. A szabályzat célja, hatálya 1/ Jelen szabályzat célja, hogy biztosítsa az egyetem üzemeltetésében levı gépjármővek hivatali- és magáncélú használatának, valamint a személyi tulajdonú gépjármővek hivatali és munkába járással kapcsolatos használatának rendjét. 2/ A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Debreceni Egyetem valamennyi szervezeti egységére, közalkalmazottjára és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló dolgozójára (együttesen a továbbiakban: közalkalmazott), továbbá a hallgatókra. A szabályzat hatálya nem terjed ki a megbízási jogviszony keretében foglalkoztatottakra. Az egyetem gépjármőveivel kapcsolatos feladatokat tervezési egységenként az illetékes szervezeti egységek látják el. 3/ A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az egyetem üzemeltetésében (használatában) lévı összes gépjármőre, valamint a 2./pontban megjelölt személyek saját tulajdonú gépjármőveire, amennyiben azt hivatali vagy munkába járás céljából használják. 4/ Értelmezı rendelkezések: A gépjármő olyan jármő, amelyet beépített erıgép hajt. A gépkocsi olyan gépjármő, melynek négy vagy több kereke van. A személygépkocsi olyan négy, illetve három gumiabroncs kerékkel felszerelt gépjármő, amely a vezetıvel együtt legfeljebb nyolc felnıtt személy szállítására alkalmas, azzal, hogy ide tartozik a benzinüzemő, a dízelüzemő, az elektromos üzemő, a gázüzemő személygépkocsi, a versenyautó, az önjáró lakóautó. Személygépkocsinak minısül továbbá az a vegyes használatú, 2500 kg-ot meg nem haladó megengedett együttes tömegő, olyan gépjármő (nagy rakodóterő személygépkocsi), amelynek rakodótere gyárilag kialakítva kettınél több utas szállítására alkalmas, de kézzel egyszerően oldható ülésrögzítése révén a teherszállításra bármikor átalakítható a válaszfal mögötti rakodótér, ideértve azt az esetet is, ha az ülés eltávolítására visszafordíthatatlan mőszaki átalakítással került sor. Személyi tulajdonú az a személygépkocsi, amely a magánszemély (közalkalmazott), vagy házastársa tulajdonát képezi. Más hozzátartozó tulajdonában levı személygépkocsi nem tekintendı saját tulajdonúnak. Munkavégzés céljából/hivatali célból történik a személygépkocsi használata, amikor a közalkalmazott személygépkocsiját a közalkalmazotti jogviszonyával, a hallgató a Hallgatói Önkormányzat tevékenységével összefüggı feladatainak ellátásához használja. - 3 -
Munkába járáson a közigazgatási határon kívülrıl történı napi munkába járást kell érteni. Kiküldetési rendelvény: A kifizetı által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármő gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, idıtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítést, az élelmezési költségtérítést, valamint ezen költségtérítés(ek) kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb). A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizetı, másolatát a magányszemély a bizonylatmegırzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megırzi. 5/ A szabályzat lehetıséget ad arra, hogy a szervezeti egységek vezetıi hatáskörükbe tartozó szállítási eszközök igénybevételére, üzemeltetésére vonatkozóan kiegészítıen rendelkezzen a speciális feladatok ellátására, a mindenkor érvényben levı jogszabályok és jelen szabályzat elıírásainak betartásával. 2. A szabályzat végrehajtásával kapcsolatos feladatkörök 1/ Az illetékes szervezeti egységek/osztályok látják el a gépjármővek nyilvántartási, üzemanyag elszámolási, adatfeldolgozási feladatait; a jármő üzemeltetési körébe tartozó ellenırzéseket; az üzemben tartással kapcsolatos hatósági, biztosítási ügyek intézését; valamint a jármővek mőszaki vizsgájának, zöld kártyája, egyéb okmányok érvényességének figyelemmel kísérését. A feladatok elosztása a különbözı szervezeti/tervezési egységeknél eltérı lehet. 2/ Az illetékes szervezeti egységeken/osztályokon belül a feladatok ellátásának felügyeletét, a feladatok végrehajtásának ellenırzését az illetékes szervezeti egységek/osztályok vezetıi gyakorolják. Feladatkörükbe tartozik különösen: - a gépjármő ügyintézı rendszeres beszámoltatása; - a gépjármővek rendszeres karbantartásáról, az elıírt ellenırzések megtörténtérıl vezetett nyilvántartások ellenırzése; - havi üzemanyag elszámolások, kimutatások ellenırzése. 3/ A gépjármő ügyintézı feladatait a szervezeti egység vezetıje/osztályvezetıje, valamint a hatályos jogszabályok határozzák meg. Feladataik különösen: - az egyetemen felmerülı gépjármő igények fogadása, teljesítésének megszervezése; - a mindenkor hatályos jogszabályok által elıírt úti okmányok, menetlevelek biztosítása, ellenırzése, feldolgozása; - nyilvántartások, kimutatások, költségelszámolások készítése; - üzemanyag kártyák, autópálya matricák, kapubelépık, stb. beszerzése, nyilvántartása, elszámoltatása; - pénzügyi feladások készítése; - jármővenkénti költségek vezetése, költségkimutatások készítése; - szervizek, javítások, karbantartások, vizsgáztatások megszervezése, lebonyolítása; - saját gépjármőpark kapacitását meghaladó igények esetén külsı szállítóktól ajánlatok bekérése; - jármőkárokkal kapcsolatos ügyintézés; - 4 -
- munkavédelmi, balesetvédelmi és tőzvédelmi napló vezetése; - reklamációk, észrevételek kezelése; - a gépjármő iratai (a zöld kártya, a biztosítás, a forgalmi engedély, valamint a mőszaki engedély) érvényességének felügyelete és biztosítása. 4/ A gépkocsivezetık/személygépkocsi vezetık (gépkocsivezetéssel megbízott dolgozók) feladatait a szervezeti egység vezetıje/osztályvezetıje, valamint a hatályos jogszabályok határozzák meg. Feladataik különösen: - a kezelésére bízott jármő üzemeltetése a lehetı leggazdaságosabb módon a mindenkori KRESZ hatályos szabályainak betartása mellett; - napi szervizmunkák elvégzése; - a gépjármő ügyintézı által rendelkezésére bocsátott nyilvántartások, formanyomtatványok vezetése; - a gépjármő meghibásodásának menetlevélen történı feltüntetése/a közvetlen felettes részére írásban történı jelentése; - a gépjármő üzembiztosan, tisztán tartása; - a munkavédelmi, balesetvédelmi és tőzvédelmi szabályok betartása. 5/ Az egyetem üzemeltetésében lévı gépkocsit csak az egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló gépkocsivezetı, vagy gépkocsivezetéssel megbízott egyetemi közalkalmazott vezetheti. 6/ Az egyetem üzemeltetésében lévı gépkocsik használata az alábbi formákban történik: - hivatásos gépkocsivezetıvel történı használat; - szervezeti egységek használatában lévı, (tanszék, intézet, stb.) az elıírásoknak megfelelı, felhatalmazott személyek által vezetve. 7/ A KRESZ, vagy egyéb jogszabályok megsértésébıl származó, bírság kiszabásával járó ügyben az illetékes szervezeti egység vezetıjének mérlegelési jogköre van a felelısségvállalás és a költségviselés tekintetében. 3. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő igénylése, az igénybevétel engedélyezése 1/ Az egyetem üzemeltetésében lévı gépkocsi hivatali célú igénybevételének engedélyezésére a szervezeti egységek vezetıi és az általuk erre felhatalmazott dolgozói jogosultak. 2/ Az igény bejelentése helyi igény esetén telefonon, helyközi igény esetén írásban történik a gépjármő ügyintézı felé, az arra rendszeresített nyomtatványon. /II. számú melléklet/ Az igényléskor minden esetben fel kell tüntetni a költségviselı szervezeti egység nevét és meg kell jelölni a költségviselı keret számát. 3/ Külföldre történı igénybevétel esetén az engedélyezı a rektor, a gazdasági fıigazgató, a tervezési egységek vezetıje (centrumelnök/tek elnök) valamint gazdasági igazgatója. - 5 -
4/ Az egyetem gépjármővei elsısorban a magasabb vezetı és vezetı közalkalmazottak igényeinek kiszolgálására szolgálnak. Szabad kapacitás esetén a gépjármő igénylés teljesítése a bejelentés idırendi sorrendjében történik. 4. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő üzemeltetése 1/ Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő közúti forgalomban csak a KRESZ-ben elıírt mőszaki állapotban, érvényes menetokmánnyal, forgalmi engedéllyel, kötelezı biztosítással, CASCO biztosítással vehet részt. A gépjármő vezetıjének rendelkeznie kell az adott gépjármő vezetésére szóló érvényes engedéllyel. 2/ A gépjármőveket garázsban/telephelyen kell tárolni. A gépjármővek üzemanyaggal feltöltve, tisztán kerülnek használatba adásra, és leadásra. 3/ A garázsból/telephelyrıl történı indulás elıtt a gépjármő mőszaki állapotát, okmányait, tartozékait és felszereléseit az átvevı köteles ellenırizni. Az útközben észlelt hibát a gépjármő leadásakor a menetlevélen fel kell tüntetni. 4/ A gépjármő használata folyamán bekövetkezı anyagi kárral járó eseményeket az illetékes szervezeti egységek jegyzıkönyvben rögzítik és az illetékes tervezési egység gépjármő ügyintézıjének haladéktalanul továbbküldik. A jegyzıkönyvben foglaltak alapján a kárt okozó a Kollektív Szerzıdésben rögzített kártérítési felelısség mértékéig kártérítésre kötelezhetı. 5/ Több napos, vagy egymást követı napokon történı igénybevétel esetén a gépkocsivezetı részére a napi munka befejezése és a másnapi munkavégzés között 8 óra idıtartamú pihenıidıt kell biztosítani. 6/ Az Agrár és Mőszaki Tudományok Centruma speciális feladataira tekintettel az erıgépek és kertészeti kisgépek üzemeltetésének szabályait külön szabályzat tartalmazza. 5. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő menetokmánya, üzemanyag-ellátása, üzemanyagkártyájának használata 1/ A gépjármő vezetıjét érvényesített menetokmánnyal a gépjármő ügyintézı látja el. A személygépkocsik használatához alkalmazandó menetokmány szigorú számadású nyomtatvány (a mindenkor érvényes menetlevél, fuvarlevél, útnyilvántartás). 2/ A menetlevelet helyi forgalomra egy napra, helyközi forgalomra egy útra szabad érvényesíteni. 3/ A gépkocsi vezetıje köteles a menetlevelet magánál tartani, rovatait eseményszerően a valóságnak megfelelıen vezetni. A menetlevélen feljegyzett adatokat a gépjármővezetı aláírásával igazolja. - 6 -
4/ A felhasznált vagy rontott okmányokat sorszám szerint hiánytalanul a bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell megırizni. A menetlevélen javítást áthúzással, a javítást végzı aláírásával lehet végrehajtani. 5/ A menetlevelek igazolását az igénybevevı végzi az idıpontok és a megtett kilométer ellenırzését követıen. 6/ A gépjármővek üzemeltetéséhez szükséges üzemanyagot üzemanyagkártya felhasználásával vásárolja a gépkocsi vezetıje (külföldi igénybevétel esetén az érvényben lévı üzemanyagkártyával). 7/ A gépjármő tankolásakor a menetlevélen fel kell tüntetni a tankolt üzemanyag mennyiségét, a kilométeróra állását, amelyet a gépjármő vezetıjének aláírásával kell hitelesíteni. A tankolás során a benzinkút kezelıjével közölni kell, hogy a tankolási igazoló szelvényre a gépjármő vezetıje által bediktált kilométer-óraállást tüntesse fel, melyet a menetlevélhez kell tőzni. 8/ Az üzemanyag kártya az adott gépjármőhöz van rendelve, így rendkívüli esetben (pl. betegség) a kártyát a gépjármő forgalmi engedélyével kell átadni és azt jegyzıkönyvben feltüntetni. Az üzemanyag kártya elvesztését, megsemmisülését az illetékes gépjármő ügyintézınél kell jelezni, aki intézkedik az illetékes üzemanyag szolgáltató cég felé a kártya letiltásáról. 9/ Az üzemanyagkártya használatához szükséges PIN kódot a gépjármő ügyintézı adja át a gépkocsi vezetıjének, tájékoztatva az ezzel kapcsolatos személyi- és anyagi felelısségrıl. Az átvett üzemanyagkártya illetéktelen személynek történı átadásáért, illetve az azzal történı jogosulatlan tankolásért anyagilag az a dolgozó felel, aki a kártyát átvette. 6. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő üzemanyag és kenıanyag elszámolása 1/ A jármővek üzemanyag és kenıanyag elszámolását, költségét a mindenkor érvényben lévı jogszabályok alapján kell megállapítani. Minden év elsı munkanapján a kilométeróra állásokat az illetékes gépjármő ügyintézı külön rögzíti saját nyilvántartásában. Minden hónap utolsó munkanapján teletankkal kell a gépkocsit leállítani. A tervezési egységeknél lehetnek ettıl szigorúbbak az elıírások. 2/ Az elszámolási norma szintjéig az igazolt és elfogadott üzemanyagköltségbıl történı megtakarítás a gépkocsivezetı részére kifizetésre kerül, a túlfogyasztás a gépkocsivezetı által postai Készpénz átutalási megbízáson befizetendı. 3/ Az üzemanyag túlfogyasztás/megtakarítás mértékének megállapítása: a térítés értékének kiszámítása az üzemanyag norma szerint meghatározott és a számlák szerint elszámolt üzemanyag mennyiség különbözete alapján történik az APEH által közzétett üzemanyagár figyelembe vételével. - 7 -
4/ Az elszámolási norma feletti üzemanyag fogyasztás csak az Egységes Közlekedési Hatóság bevizsgálása alapján a gépjármő bizonyított mőszaki meghibásodása miatt vehetı figyelembe. 5/ Az üzemanyag megtakarítás és túllépés meghatározása és elszámolása a havi eredmények göngyölítésével negyedévente/félévente történik. 6/ A korrekciós tényezık alkalmazása a 60/1992. (IV.1.) Kormányrendelet alapján történik 7. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő költségelszámolása, költség kiterhelése 1/ A gépjármő ügyintézık a gépjármővekrıl havi üzemanyag elszámolást készítenek forgalmi rendszámonként. /III. számú melléklet/ 2/ Tervezési egységen belül a gépjármő ügyintézık havonta összesítést készítenek a gépjármőhasználat költségeirıl. A havi kiadásokat, a gépjármővet igénybe vevı szervezeti egységek által megadott pénzügyi központonként összesítve a Gazdasági Igazgatóság illetékes osztályára megküldik. 3/ A gépjármő használatért fizetendı díj (Km/Ft), az elızı évi tényleges költségek, és az elızı évi futott km arányában kerül elszámolásra. Tervezési egységek között a gépjármőhasználat díjának megtérítésére a felek megállapodásától függıen, alkalmanként vagy havonta kerül sor. 8. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő karbantartása, állagmegóvása 1/ Napi szervizmunkák: A gépjármővek állapotának, a kötelezıen elıírt tartozékok meglétének ellenırzése minden mőszakkezdet elıtt a gépjármővezetı feladata. Hiba észlelésekor gondoskodni kell annak megszüntetésérıl. Amennyiben a hiba javítása csak késıbb lehetséges, értesíteni kell a közvetlen felettest és a menetlevélen azt fel kell tüntetni. Kilométeróra meghibásodásakor a menetlevélen rögzíteni kell a település nevét és az országúti távolságot jelzı kilométert. 2/ A munkavégzés nem kezdhetı meg, illetve nem folytatható, amennyiben az élet- és vagyonbiztonságot veszélyeztet, vagy a jármő mőszaki állapotának romlásához vezet. 3/ Javítási munkák: szakszervizben esetenként. A javítás megszervezése, a javításról nyilvántartás vezetése a gépjármő ügyintézık feladata. Az elıírt periódusú kötelezı szervizt az ügyintézı jelzi a gépjármővezetınek és egyben gondoskodik a szervizbe való bejelentésrıl. 4/ A szerviz után a gépkocsivezetı felelıssége annak ellenırzése, hogy a jármővet megfelelı állapotban kapta-e vissza és a tartozékok hiánytalanul meg vannak-e. - 8 -
9. Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármő magáncélú igénybevétele 1/ Magáncélra történı gépjármő használatot a tervezési egységek vezetıi/gazdasági igazgatói engedélyezik. Az engedélyt írásban kell kérni. 2/ Az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármővek magáncélú használatáért térítést kell fizetni. A térítési díj (Ft/km) megegyezik a tervezési egységek felé átszámlázandó díjjal. Az engedélyezı az egyetem dolgozói részére kedvezményesen is engedélyezheti a magáncélú igénybevételt. A térítési díjat az engedélyben rögzíteni kell. 10. Személyi tulajdonú gépjármő hivatali célú használata 1/ A hivatali célú használati engedély lehet: - eseti jellegő (pl. kiküldetés), vagy - rendszeres (pl. havonta), amely esetben átalányban, elıre kell meghatározni a megtehetı kilométereket, vagy a forintkeretet. /Megállapodás-minta IV/A. számú melléklet/ 2/ A személyi tulajdonú személygépkocsi rendszeres hivatali célú használatát a Kollektív Szerzıdés 89. (1) bekezdésében meghatározott személyek engedélyezhetik. 3/ A személyi tulajdonú személygépkocsi eseti jellegő hivatali célú használatát a munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezheti. 11. Személyi tulajdonú gépjármő munkába járás céljából történı használata 1/ Munkába járásnak minısül a közigazgatási határon kívülrıl történı napi munkába járás és a hétvégi hazautazás. - Napi munkába járás a munkavállaló állandó, vagy ideiglenes lakóhelye és munkahelye közötti napi, illetıleg a munkarendtıl függı gyakoriságú rendszeres odaés visszautazás. - Hétvégi hazautazás, ha a munkavállaló munkavégzési célból munkahelyével azonos helységbe, illetıleg annak közelébe (napi munkába járással elérhetı távolságra) ideiglenes jelleggel költözik, onnan hetente egyszeri állandó lakóhelyére történı odaés visszautazása. 12. Személyi tulajdonú gépjármő munkába járás céljából történı használatának engedélye 1/ A személyi tulajdonú személygépkocsi munkába járással kapcsolatos használatára vonatkozó engedélyt a Kollektív Szerzıdés 89. (1) bekezdésében felsorolt személyek a Kollektív Szerzıdés 89. (2) bekezdésében meghatározott feltételek fennállása esetén adnak ki a gazdálkodó szervezeti egység bérkeretének terhére. - 9 -
2/ A közalkalmazottal (akár eseti, akár rendszeres az igénybevétel) a meghatározott kmkeretre vonatkozóan a Kollektív Szerzıdés 89. (1) bekezdésében meghatározott személyek által kiadott engedély alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója megállapodást köt, melyben rögzíteni kell az elszámolás módját. /Megállapodás-minta IV/B. számú melléklet/ 3/ A közalkalmazott és a munkáltatói jogkör gyakorlója által kötött megállapodást a Gazdasági Fıigazgatóság vagy az illetékes Gazdasági Igazgatóság hatáskörrel rendelkezı munkatársa ellenjegyzi. 13. Személyi tulajdonú gépjármő hivatali célú /munkába járás céljából történı használatának költségelszámolása 1/ A személyi tulajdonú személygépkocsi üzemanyagköltségeként elszámolható: - az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által közzétett üzemanyagár szorzata - vagy számlával igazolt üzemanyag-vásárlás. A 60/1992. (IV.1.) Korm. rendeletben meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma: Benzinüzemő motor esetén: 1000 cm 3 -ig 8,00 liter/100 km 1001 cm 3 1500 cm 3 között 9,00 liter/100 km 1501 cm 3 2000 cm 3 között 10,00 liter/100 km 2001 cm 3 3000 cm 3 között 12,00 liter/100 km 3001 cm 3 felett 14,00 liter/100 km Gázolajüzemő motor esetén: 1500 cm 3 -ig 6,00 liter/100 km 1501 cm 3 2000 cm 3 között 7,00 liter/100 km 2001 cm 3 3000 cm 3 között 8,00 liter/100 km 3001 cm 3 felett 10,00 liter/100 km A cm 3 -enkénti fogyasztást az Adó és Pénzügyi Ellenırzési Hivatal által közzétett üzemanyagárral számított értéken lehet elszámolni. 2/ A személyi tulajdonú személygépkocsi hivatali célú használata esetén a felmerült költségek elszámolásának kétféle módja lehetséges: - a hivatali használat arányában a 60/1992. (IV.1.) Kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma üzemanyag költsége, és a számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek számolhatók el. A hivatalos utakról útnyilvántartást kell vezetni. - a költségelszámolás másik módszere az elıbbiekben leírt üzemanyag elszámolás, minden más költség címén pedig kilométerenként 9 Ft személygépjármő normaköltséget lehet elszámolni. A költségelszámolás alapja a hivatalos utakról vezetett útnyilvántartás. Az elszámolási lehetıség közötti választás egész évre szól, a két módszert egy adóéven belül vegyesen nem lehet alkalmazni. - 10 -
A költségelszámolás mértékérıl a magánszemélynek az elszámolást végzı Bérügyi Osztály felé nyilatkoznia kell (ez az Szja törvény III. számú mellékletének IV.3. pontjában foglalt 9.-Ft/km elszámolás esetén szükségtelen). A munkavállaló saját személygépjármővének hivatali célú használatáért az egyetemtıl kiküldetési rendelvény alapján is kaphat költségtérítést. Ha a térítés mértéke nem több a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mértéknél (ez a mérték a kormányrendeletben meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma alapján az APEH által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltség, és a kilométerenkénti 9 Ft személygépkocsi normaköltség), akkor azt bevételként nem kell a munkavállalónál figyelembe venni. Ebben az esetben a költségtérítés nem számít jövedelemnek, a magányszemélynek nincs cégautó adó fizetési kötelezettsége, az egyetemnek, mint kifizetınek nincs adóelıleg levonási kötelezettsége. 3/ A közforgalmi úton személygépkocsival való munkába járás költségeit az egyetem a következık szerint térítheti meg. - ha a munkavállaló nem vesz igénybe tömegközlekedést a munkába járáshoz, az egyetem a munkában töltött napokra a munkahely és a lakóhely között közforgalmi úton mért távolság alapján oda-vissza számolva kilométerenként legfeljebb 9 Ft költségtérítést fizethet. Ezt az összeget a magánszemély jövedelemének a kiszámításánál nem kell figyelembe venni, feltéve, hogy az adott utazásra jogosító bérlet, jegy alapján térítésben, illetıleg ilyen juttatásban az egyetem által egyidejőleg nem részesül. (Szja. tv. 25.. (2) bek. bb.pont) - az egyetem kötelezıen 9 Ft/km költségtérítést fizet, ha a munkába járás tömegközlekedéssel nem oldható meg, ha a munkavállaló munkarendje miatt tömegközlekedési eszközt nem, vagy csak hosszú várakozással tudna igénybe venni, illetve ha a munkavállaló mozgáskorlátozott, esetében a közigazgatási határon belül is. - a hatályos rendelkezések alapján a munkába járási költségtérítést olyan munkavállalónak is fizetheti az egyetem, aki a munkahelyére nem saját gépjármővével jár be, (pl: csatlakozik munkatársaihoz). A térítés ezekben az esetekben is csak akkor nem számít bevételnek, ha az egyetem tömegközlekedésre szóló bérletet, jegyet ugyanazon idıszakra, az adott munkavállalónak nem téríti meg. Annak eldöntése, hogy a tömegközlekedéssel történı utazás mikor, illetıleg milyen körülmények között nem alkalmas a munkahely megközelítésére, a szervezeti egység vezetıje felelısségi körében dönti el. 4/ A személyi jövedelemadóban a jövedelemszerzı tevékenységhez használt gépjármővel kapcsolatos költségelszámolás feltétele az útnyilvántartás vezetése. A személyi tulajdonú gépkocsit igénybe vevık kötelesek havi rendszerességgel külön útnyilvántartást vezetni. /V., VI., VI/A. számú mellékletek/ Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a gépjármő típusát, forgalmi rendszámát, fogyasztási normáját; - az utazás idıpontját és célját (honnan-hova); - az üzleti partner megnevezését; - a megtett kilométerek számát. - 11 -
Az útnyilvántartást az engedélyezı köteles az elszámoláshoz leigazolni. A munkába járás útnyilvántartását elkülönítetten kell vezetni, a jelenléti nyilvántartással egyezıen a munkában töltött napokra. A személyi tulajdonú személygépkocsi használatáért kapott költségtérítés bevétel, amelynek az üzemanyagköltség, valamint a fenntartási költséget meghaladó része jövedelem, mely adóköteles, adóelıleg levonása alá esik, adóbevallásnak része. 5/ Az Szja törvény értelmében a magánszemély köteles az ide vonatkozó dokumentumokat megırizni, a saját tulajdonú gépkocsi-használatból származó jövedelembıl az adót megfizetni. 14. Egyéb rendelkezések 1/ Jelen szabályzatban foglaltak betartásáért minden érintett dolgozó erkölcsi-, anyagi-, munkajogi- és büntetıjogi felelısséggel tartozik. 15. Záró rendelkezések 1/ Jelen szabályzatot a Szenátus 2009. november 12. napján tartott ülésén a 29/2009. (XI.12.) számú határozatával fogadta el. A szabályzat az elfogadás napját követı napon lép hatályba. A szabályzat hatálybalépésével egyidejőleg a korábban érvényben volt szabályzat hatályát veszti. 2/ A szabályzatban foglaltakat jogszabályok és felettes szervek utasításai módosíthatják. Debrecen, 2009. november 12. Prof. Dr. Fésüs László akadémikus, rektor - 12 -
Mellékletek - I. számú melléklet: jogszabálygyőjtemény - II. számú melléklet: igénybejelentı lap - III. számú melléklet: kimutatás havi üzemanyagfelhasználásról - IV/A. számú melléklet: Megállapodás-minta hivatali célú személyi tulajdonú gépkocsi használat esetére - IV/B. számú melléklet: Megállapodás-minta munkába járással kapcsolatos személyi tulajdonú gépkocsi használat esetére - V. számú melléklet: gépjármőhasználati nyilvántartás munkába járáshoz - VI. számú melléklet gépjármőhasználati nyilvántartás hivatalos célú igénybevételhez (személyi tulajdonú gépjármő esetén) - VI/A. számú melléklet: elszámolólap gépjármő hivatalos célú használatának költségtérítéséhez - VII. számú melléklet: Elszámolás a saját gépjármő hivatali célú használatáról (kiküldetési rendelvényhez) - 13 -
I. számú melléklet Jogszabálygyőjtemény - 1988. évi I. törvény a közúti közlekedésrıl, egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 30/1988. (IV. 21.) MT rendelettel - 1995. évi CXVII. törvény a Személyi jövedelemadóról - 1992. évi XXII. törvény a Munka törvénykönyvérıl - 1991. évi LXXXII. törvény a gépjármőadóról - 190/2004. (VI. 8.) Korm. rendelet a gépjármő üzemben tartójának kötelezı felelısségbiztosításáról - 78/1993. (V.12.) Kormány rendelet a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésrıl - 60/1992. (IV.1.) Kormány rendelet a közúti gépjármővek, az egyes mezıgazdasági, erdészeti és halászati erıgépek üzemanyag- és kenıanyagfogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékérıl - 89/1988. (XII.20.) MT rendelet a közúti közlekedési szolgáltatásokról és a közúti jármővek üzemben tartásáról - 37/2007. (III.26.) GKM rendelet a díjfizetés ellenében használható autópályákról, autóutakról és fıútakról - 7/2002. (VI.29.) GKM-BM-KvVM a gépkocsik környezetvédelmi felülvizsgáegyüttes rendelet latáról és ellenırzésérıl - 1/1975. (II. 5.) KPM-BM együttes a közúti közlekedés szabályairól rendelet - 14 -
Igénybejelentı lap II. számú melléklet Személygépkocsi, autóbusz igénylés belföldi/külföldi útra (megfelelı jármő neve aláhúzandó) Kérem részemre, illetve a lent megnevezett feladat végrehajtására gépjármő biztosítását. 1./ A gépjármő jelentkezésének helye:... u... hsz. ideje:...év... hó...nap óra:...h. 2./ Visszaérkezés: ideje:...év... hó...nap óra:... h. 3./ Tervezett útvonal:... 4./ A gépjármővel utazó felelıs személy neve:... 5./ A gépjármővel utazó személyek (tanulócsoport stb.) neve, száma:... 6./ A gépjármő igénybevételének indoklása, a költségek fedezetéül szolgáló keret... 7./ Autóbusz igénylésnél az utasnévsort csatolni kell. 8./ Egymást követı napon történı igénybevétel esetén a gépkocsivezetı részére a 8 órás pihenıidıt biztosítani kötelezı. A gépkocsivezetı részére szállás biztosítása az igénylı feladata és költsége. 9./ Az autóbusz megrendelés visszamondását legkésıbb az indulást megelızı nap 12 00 óráig írásban jelezze az illetékes szervezeti egység (pl.: Üzemeltetési Osztály) felé, amennyiben ezt nem jelezte úgy az autóbusz kiállási díját köteles megfizetni. Debrecen, 200... év... hó...nap.... rendszámú gépjármő használatát engedélyezem. Az engedély a menetlevélhez csatolandó... igénylı aláírása szervezeti egység vezetı Debrecen,... év... hó... nap aláírás - 15 -
Debreceni Egyetem III. számú melléklet KIMUTATÁS 200 év hónap üzemanyag felhasználásról Gépkocsi forgalmi rendszáma Induló kilométer óraállás Záró kilométer Futott km óraállás Üzemanyag felhasználási norma liter/100km Számlával igazolt felhasznált üzemanyag liter Norma szerint elszámolható üzemanyag fogyasztás liter Elszámolt üzemanyag Ft Üzemanyag megta- karítás,- túllépés liter APEH által közzétett üzemanyag ár Ft/liter 1. 2. 3. 4=(3.-2.) 5. 6. 7=(4.*5.) 8=(6.-7.) 9. Túlfogyasztás összege Ft 10=(+8.* 9.) Megtakarítás összege Ft 11= (-8.*9.) Havi átlagfogyasztás liter/100 km 12.=(6./4.) összesen - 16 -
IV/A. számú melléklet MEGÁLLAPODÁS amely létrejött egyrészrıl a Debreceni Egyetem/ tervezési egységek /cím:., intézményi azonosító: FI17198, adóigazgatási szám: 15329750-2-09, képviseli:.., valamint. /, mint másrészrıl. (név), (cím) mint közalkalmazott / hallgató között az alulírott helyen és idıben az alábbi feltételek mellett: 1./ Felek megállapodnak abban, hogy a közalkalmazott saját tulajdonú.. típusú forgalmi rendszámú CASCO-val biztosított (.. cm 3,. üzemő) személygépkocsit hivatalos célból rendszeresen igénybe veszi, ezért az alábbi költségtérítésben részesül: - lökettérfogata alapján meghatározott üzemanyag-fogyasztás, - az APEH által közzétett üzemanyagár/vagy számlával igazolt kilométerenkénti üzemanyag-költség és -...-Ft/km általános személygépkocsi fenntartási költség alapulvételével számított összeg illeti meg havi km-re vonatkozóan. 2./ A közalkalmazott köteles az igénybevételrıl havonta tételes elszámolást készíteni a mellékelt Útnyilvántartáson és azt a munkáltató felé a tárgyhónapot követı 05. napjáig leadni. A közalkalmazott köteles nyilatkozni a költségelszámolás módjáról. 3./ A közalkalmazott kötelezettséget vállal arra, hogy a megállapodást érintı tényekben, adatokban bekövetkezett változásokat így különösen az igénybe vett személygépkocsival kapcsolatos változásokat, stb. haladéktalanul bejelenti és kezdeményezi a megállapodás módosítását. - 17 -
4./ A közalkalmazott és a munkáltatói jogkört gyakorló egyaránt tudomásul veszi, hogy a Szabályzat az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármővek hivatali- és magáncélú, valamint a személyi tulajdonú gépjármővek hivatali célú és munkába járással kapcsolatos használatáról szóló szabályzatban foglalt jogokat és kötelezettségeket köteles betartani. 5./ Jelen megállapodás 20....... napjától a visszavonásig érvényes és ez alatt az idı alatt bármely fél felmondhatja. Debrecen,.... munkáltató közalkalmazott/hallgató.. pénzügyi ellenjegyzı - 18 -
IV/B. számú melléklet MEGÁLLAPODÁS amely létrejött egyrészrıl a Debreceni Egyetem/ tervezési egységek /cím:., intézményi azonosító: FI17198, adóigazgatási szám: 15329750-2-09, képviseli:.., valamint. /, mint másrészrıl. (név)...(cím), mint közalkalmazott között az alulírott helyen és idıben az alábbi feltételek mellett: 1./ Felek megállapodnak abban, hogy a közalkalmazott saját tulajdonú.. típusú forgalmi rendszámú CASCO-val biztosított (.. cm 3,. üzemő) személygépkocsit munkába járáshoz rendszeresen igénybe veszi, ezért az alábbi költségtérítésben részesül: - -Ft/km alapulvételével számított összeg illeti meg helység és a munkahely viszonylatában havi.. km-re vonatkozóan. 2./ A közalkalmazott köteles az igénybevételrıl havonta tételes elszámolást készíteni a mellékelt Útnyilvántartáson és azt a munkáltató felé a tárgyhónapot követı 05. napjáig leadni. A közalkalmazott köteles nyilatkozni a költségelszámolás módjáról. 3./ A közalkalmazott kötelezettséget vállal arra, hogy a megállapodást érintı tényekben, adatokban bekövetkezett változásokat így különösen az igénybe vett személygépkocsival kapcsolatos változásokat, stb. haladéktalanul bejelenti és kezdeményezi a megállapodás módosítását. 4./ A közalkalmazott és a munkáltatói jogkört gyakorló egyaránt tudomásul veszi, hogy a Szabályzat az egyetem üzemeltetésében lévı gépjármővek hivatali- és magáncélú, - 19 -
valamint a személyi tulajdonú gépjármővek hivatali célú és munkába járással kapcsolatos használatáról szóló szabályzatban foglalt jogokat és kötelezettségeket köteles betartani. 5./ Jelen megállapodás 200...... napjától a visszavonásig érvényes és ez alatt az idı alatt bármely fél felmondhatja. Debrecen,.... munkáltató közalkalmazott.. pénzügyi ellenjegyzı - 20 -
Név: Lakcím.. Munkahely:.. Forgalmi rendszám:.. Gépjármő típusa (ccm): Üzemanyagnorma: Gépjármőhasználati nyilvántartás munkába járáshoz (Útnyilvántartás) év..hó Sorszám: V. számú melléklet. Gépjármőhasználat Munkahely Km-óra állása Km-óra állása idıpontja viszonylata (honnan hová) megnevezése induláskor érkezéskor Megtett km Elszámolható költség Egyéb *Összes elszámolható költség Dátum: Megjegyzés: *Gazdasági Igazgatóság tölti ki. teljesítést igazoló aláírása P.H. keret - 21 -
Gépjármőhasználati nyilvántartás hivatalos célú igénybevételhez /Útnyilvántartás / Név: Forgalmi rendszám: Lakcím: Gépjármő típusa/ccm/:. Munkahely:... Üzemanyagnorma: Számlaszám:...... 200.év.hó Gépjármőhasználat idıpontja viszonylata (honnan hova) Megállapodás száma:. Felkeresett üzleti partner(ek) megnevezése Megtett km Tankolt üzemanyag egységára APEH üzemamyag ár VI. számú melléklet Egyéb *Összes elszámolható költség Dátum:.. teljesítést igazoló aláírása P.H. keret Megjegyzés: *Gazdasági Igazgatóság tölti ki. - 22 -
Elszámolólap gépjármő hivatalos célú használatának költségtérítéséhez 20 év.... hó VI/A. számú melléklet Név:...... Sorszám:.. Megállapodás száma Tankolt üzemanyag Elszámolt km egységára Összesen Km átalány... Ft/km Kifizethetı összesen Készítette:. Keret: Dátum: 20.. kifizetést igazoló aláírása P.H. - 23 -
VII. számú melléklet ELSZÁMOLÁS a saját gépjármő hivatali célú használatáról (a kiküldetési rendelvény melléklete) A gépkocsi tulajdonosának neve: Kiküldött neve: A gépjármő adatai típus: rendszám: üzemanyag típusa: hengerőrtartalom: Megtett km-ek száma: Fenntartási költséget igénybe kíván-e venni: IGEN NEM Casco szám: (Casco biztosítás hiányában nyilatkozat csatolása szükséges a kártérítési igény lemondásáról.) tulajdonos aláírása - 24 -