JELENTÉS a Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzata gazdálkodásának átfogó ellenőrzéséről 0506 2005. február
3. Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatóság 3.3 Átfogó Ellenőrzések Főcsoport Iktatószám: V-1002-4/24/16/2004. Témaszám: 692 Vizsgálat-azonosító szám: V0173 Az ellenőrzést felügyelte: Dr. Lóránt Zoltán főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Dr. Sepsey Tamás főigazgató-helyettes Az ellenőrzést vezette: Csecserits Imréné főcsoportfőnök-helyettes Az ellenőrzést végezték: Bauer Lajosné főtanácsadó Kozma Gábor számvevő Nagy Istvánné dr. számvevő tanácsos A témához kapcsolódó az elmúlt négy évben készített számvevőszéki jelentések: címe Jelentés a helyi önkormányzatok és helyi kisebbségi önkormányzatok pénzügyi-gazdasági tevékenységének 1999. évi ellenőrzési tapasztalatairól Jelentés a helyi önkormányzatok 2000. évi normatív állami hozzájárulás igénylésének és elszámolásának vizsgálatáról Jelentés a helyi önkormányzatok egyes pénzügyi befektetésekkel történő gazdálkodásának ellenőrzéséről Jelentés a helyi önkormányzatoknak bérlakásépítésre és korszerűsítésre jutatott pénzügyi támogatások ellenőrzéséről sorszáma 0010 0128 0318 0349 Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a www.asz.hu címen is olvashatók.
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 7 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 9 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 21 1.A költségvetés tervezésének, végrehajtásának, az Önkormányzat vagyongazdálkodásának és a zárszámadás elkészítésének szabályszerűsége 21 1.1.A költségvetési rendelet jóváhagyásának, módosításának, az előirányzatok nyilvántartásának és betartásának szabályszerűsége 21 1.2.A gazdálkodás szabályozottsága, a bizonylati rend és fegyelem szabályszerűsége 27 1.3.A pénzügyi-számviteli feladatok ellátásának informatikai támogatottsága 35 1.4.Az önkormányzati vagyon nyilvántartása, számbavétele 37 1.5.A vagyonnal való gazdálkodás szabályszerűsége, célszerűsége, nyilvánossága 38 1.6.A céljelleggel nyújtott támogatások szabályszerűsége 45 1.7.A közbeszerzési eljárások szabályszerűsége 49 1.8.A zárszámadási kötelezettség teljesítésének szabályszerűsége 52 1.9.A Polgármesteri hivatal helyi kisebbségi önkormányzatok gazdálkodását segítő tevékenysége 53 2.Az önkormányzati feladatok és a rendelkezésre álló források összhangja 55 2.1.A feladatok meghatározása és szervezeti keretei 55 2.2.A költségvetés egyensúlyának helyzete 57 2.3.A feladatok finanszírozása 61 3.A belső irányítási, ellenőrzési rendszer működésének értékelése 66 3.1.Az ellenőrzési rendszer kialakítása, működése 66 3.2.A könyvvizsgálati kötelezettség teljesítése 69 3.3.A korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása 70 1
MELLÉKLETEK 1. számú Az önkormányzati vagyon nagyságának alakulása (1 oldal) 2. számú Az Önkormányzat 2003. évi bevételeinek és kiadásainak alakulása (1 oldal) 3. számú Az Önkormányzat gazdálkodását meghatározó adatok, mutatószámok (1 oldal) 4. számú Egyes önkormányzati feladatok finanszírozása (1 oldal) 5. számú Kimutatás a jelentősebb önként vállalt feladatok költségvetési súlyáról (1 oldal) 6. számú Helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv (4 oldal) 7. számú Dr. Tóth József polgármester úr észrevétele (1 oldal) 2
RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Ötv. a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény Áht. az államháztartásról szóló1992. évi XXXVIII. törvény Ámr. az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet Kbt. 1 1995. évi XL. törvény a közbeszerzésekről Kbt. 2 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről Htv. a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat- és hatásköreiről szóló 1991. évi XX. törvény Hatv. a helyi adókról szóló 1990. évi C. törvény Nek. tv. a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény Számv. tv. a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény Ktv. a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény Kszt. tv. a közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvény Fot. a fogyatékos személyek jogairól és esélyegyenlőségük biztosításáról szóló 1998. évi XXVI. törvény Vhr. az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet Ber. a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet ÁSZ Állami Számvevőszék MÁK Magyar Államkincstár Önkormányzat Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzata Képviselő-testület Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának Képviselő-testülete polgármester Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának Polgármestere jegyző Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának Jegyzője Polgármesteri hivatal Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Polgármesteri iroda Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Polgármesteri Irodája Belső ellenőrzési csoport Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Polgármesteri Irodájának Belső Ellenőrzési Csoportja Jegyzői iroda Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Jegyzői Irodája Építésügyi osztály Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Építésügyi Osztálya Művelődési, ifjúsági és sport osztály Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Művelődési, Ifjúsági és Sport Osztálya 3
Pénzügyi osztály Ellenőrzési csoport Szervezési osztály Szociális osztály Gondnokság GAMESZ SzMSz Polgármesteri hivatal SzMSz-e 2003. évi költségvetési rendelet 2004. évi költségvetési rendelet vagyongazdálkodási rendelet Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Pénzügyi Osztálya Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Pénzügyi Osztályának Ellenőrzési Csoportja Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezési Osztálya Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szociális Osztálya Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Gondnoksága Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Gazdasági és Műszaki Ellátó Szervezete Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 3/1995. (II. 17.) számú rendelete Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának 7/2003. (II. 17.) számú rendelete a 2003. évi költségvetésről Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának 5/2004. (II. 25.) számú rendelete a 2004. évi költségvetésről Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának 9/2003. (III. 17.) számú rendelete az Önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól közbeszerzési rendelet Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának 41/1999. (XII. 27.) számú rendelete a közbeszerzési eljárás egyes kérdéseiről Önkormányzat helyi kisebbségekkel kapcsolatos rendelete Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának 32/1995. (VII. 7.) számú rendelete a helyi kisebbségi önkormányzatokat megillető jogokról építményadó rendelet Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának 34/2000. (XI. 15.) számú rendelete az építményadóról telekadó rendelet Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának 35/2000. (XI. 15.) számú rendelete a telekadóról sportrendelet Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzatának 28/2001. (VII. 9.) számú rendelete a kerületi sportmozgalom fejlesztéséről és támogatásáról Pénzügyi bizottság Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzata Képviselőtestületének Pénzügyi Bizottsága OKSB Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzata Képviselőtestületének Oktatási, Kulturális és Sport Bizottsága Tulajdonosi bizottság Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzata Képviselőtestületének Tulajdonosi Bizottsága Szociális bizottság Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzata Képviselőtestületének Szociális Bizottsága 4
Lehel csarnok Vagyonkezelő Rt. OEP Lehel Csarnok Élelmiszerkereskedelmi Központ Üzemeltető Kft. által működtetett vásárcsarnok Angyalföld Újlipótváros Vizafogó Vagyonkezelő Rt. Országos Egészségbiztosítási Pénztár 5
6
JELENTÉS a Budapest Főváros XIII. kerület Önkormányzata gazdálkodásának átfogó ellenőrzéséről BEVEZETÉS Az Ötv. 92. (1) bekezdése, az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 2. (3) bekezdése, valamint az Áht. 120/A. (1) bekezdése alapján az önkormányzatok gazdálkodását az Állami Számvevőszék ellenőrzi. Az ellenőrzés elvégzése az Országgyűlés illetékes bizottságai részére is átadott, országosan egységes ellenőrzési program alapján történt. Az ellenőrzés célja annak értékelése volt, hogy: az önkormányzati gazdálkodás törvényességét 1, szabályszerűségét biztosították-e a tervezés, a költségvetés végrehajtása, a vagyongazdálkodás és a zárszámadás során; az Önkormányzat által ellátott feladatok és az azokhoz rendelkezésre álló források összhangja biztosított volt-e, különös tekintettel egyes kiemelt feladatokra; a gazdálkodás szabályszerűségét biztosító kontrollok 2 megfelelően segítettéke a végrehajtást; Az ellenőrzött időszak: a 2003. év és a 2004. év első féléve, az 1.5; 2.1 2.3 és 3.3 ellenőrzési programpontok esetében a 2001-2003. évek. Budapest főváros XIII. kerületét három városrész Angyalföld, Újlipótváros, Vizafogó alkotja. A kerület lakosainak száma 2003. január 1-jén 106 373 fő volt. Az Önkormányzat 33 tagú Képviselő-testületének munkáját 10 állandó bizottság segítette. A polgármester személye az 1994. évtől, a jegyző személye az 1995. évtől nem változott. Az Önkormányzat feladatainak végrehajtása érdekében 53 költségvetési szervet működtet, amelyekből 16 önállóan gazdálkodik. A feladatok ellátásában részt 1 A törvényi előírások betartásának elmulasztásakor egységesen a törvénysértés megjelölést alkalmazzuk, mivel az ÁSZ nem tehet különbséget a törvényi előírások között. 2 A gazdálkodás szabályszerűségét biztosító kontroll alatt értjük a kiépített és működő belső irányítási és szabályozási rendszert, valamint a belső ellenőrzési funkciók ellátását. 7
BEVEZETÉS vesz két közhasznú társaság és hat közalapítvány, továbbá négy gazdasági társaság. A feladatok ellátására az Önkormányzat költségvetési szerveinél a 2003. év végén foglalkoztatott közalkalmazottak száma 2743 fő, a köztisztviselők száma 201 fő. Az Önkormányzat a 2003. évben 23 378,0 millió Ft bevételt ért el és 21 281,6 millió Ft kiadást teljesített, könyvviteli mérlege szerint 51 472,3 millió Ft értékű saját vagyonnal rendelkezett. Az Önkormányzat gazdálkodását meghatározó adatokat, mutatószámokat az 1 3. számú mellékletek tartalmazzák. A kerületben a 2002. évi önkormányzati választásokig 9 3, a 2002. évi választásokat követően 11 4 a megválasztott és működtetett kisebbségi önkormányzatok száma. 3 Cigány, görög, horvát, lengyel, német, örmény, román, szerb, szlovák kisebbségi önkormányzat. 4 Bolgár, cigány, görög, horvát, lengyel, német, örmény, román, ruszin, szerb, szlovák kisebbségi önkormányzat. 8
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az Önkormányzat több évre szóló tartalma szerint gazdasági programnak megfelelő kerületfejlesztési koncepcióval rendelkezett, ezzel eleget tettek az Ötv. előírásának. A polgármester a 2003. és a 2004. évi költségvetési koncepciót, illetve költségvetési rendelettervezetet határidőben terjesztette a Képviselő-testület elé. Az Ámr-ben előírtak ellenére azonban a költségvetési koncepcióhoz nem csatolták a bizottságok köztük a Pénzügyi bizottság és a kisebbségi önkormányzatok koncepcióról alkotott véleményét, a 2005. évi költségvetési koncepció előterjesztéséhez már csatolták ezeket véleményeket. A polgármester a költségvetési rendelettervezetekkel együtt, illetve azt megelőzően a Képviselő-testület elé terjesztette azokat a rendelettervezeteket, amelyek a tervezett előirányzatokat megalapozták. A költségvetési rendelettervezet előterjesztéséhez az Ámr-ben előírtak ellenére nem csatolták egyik évben sem a Pénzügyi bizottság véleményét, a Pénzügyi bizottság elnöke a költségvetési rendelettervezetet tárgyaló képviselő-testületi ülésen szóban ismertette a bizottság véleményét. A Képviselő-testület az Áht-ban előírtakat megsértve rendeletben nem határozta meg az Önkormányzat költségvetésének előterjesztésekor a Képviselőtestület részére tájékoztatásul bemutatandó mérlegek, kimutatások, valamint szöveges indokolások tartalmi követelményeit. A Képviselő-testület tájékoztatása céljából a rendeleti szabályozás hiányossága ellenére a költségvetési rendelettervezetek előterjesztése mindkét évben tartalmazta az Áht-ban előírt összevont mérlegeket önkormányzatra és elkülönítetten a helyi kisebbségi önkormányzatokra, a kimutatásokat a többéves kihatással járó döntések számszerűsítéséről évenkénti bontásban, összesítve és szöveges indokolással, valamint a közvetett támogatásokról szöveges indokolással. A 2003. évi költségvetési rendeletben a tervezett költségvetési bevételek nem fedezték a költségvetési kiadásokat, a hiányzó összeget finanszírozási célú műveletekkel biztosította a Képviselő-testület, azonban a hiány finanszírozásának módjáról az Áht-ban előírtakat megsértve a költségvetési rendelet normaszövegében nem rendelkezett. A 2003. és a 2004. évi költségvetési rendeletben finanszírozási célú pénzügyi műveleteket költségvetési hiányt, illetve költségvetési többletet módosító költségvetési bevételként, illetve költségvetési kiadásként vettek figyelembe, ezzel megsértették az Áht-ban előírtakat. A 2003. és a 2004. évi költségvetési rendeletben a Képviselő-testület meghatározta a költségvetés végrehajtásának a szabályait, továbbá az Áht-ban előírtaknak megfelelően az éves költségvetések címrendjét. A címrend felépítési elveit azonban nem tartották be, az ágazati csoportosítás nemcsak intézményi bontást, hanem feladatok szerinti bontást is tartalmazott, és nem lehetett megállapítani a feladatok intézményi hovatartozását. A Polgármesteri hivatal költségvetésén belül különböző feladatok támogatását alap elnevezéssel határozták meg, a költségvetésen belül elkülönített pénzügyi keretösszegek alapként történő elnevezése az Áhtban meghatározott feltételeknek, a Környezetvédelmi alap kivételével, nem felelnek meg, a kifejezés félreérthető. A 2003. és a 2004. évi költségvetési rendeletben az Ámr-ben előírtak ellenére egy intézmény vonatkozásában elmaradt a működési, fenntartási előirányzatoknak kiemelt előirányzatonkénti részletezés 9
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK szerinti bemutatása, továbbá az önkormányzati intézmények részére jóváhagyott felhalmozási kiadási előirányzatnak a feladatonkénti bemutatása, valamint a 2003. és 2004. évi költségvetési rendelet nem tartalmazta elkülönítetten a helyi kisebbségi önkormányzatok költségvetését, továbbá az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről az előirányzat-felhasználási ütemtervet. A 2003. és a 2004. évi költségvetési rendeletben az Ámr-ben a céltartalékok elkülönített bemutatására vonatkozó előírást nem tartották be, mert az elkülönítetten bemutatott céltartalék előirányzatokon felül további 44 költségvetési cím is céltartaléknak felelt meg. Az alap elnevezésű és más keret jellegű, céltartaléknak minősülő előirányzatok feletti rendelkezésre a bizottságok kaptak hatáskört a Képviselő-testülettől annak ellenére, hogy a 2003. és a 2004. évi költségvetési rendeletek az Áht-ban foglaltakat megsértve ezekre az előirányzatokra nem tartalmaztak a tartalékkal való rendelkezésre vonatkozó szabályokat. A költségvetési rendeletmódosításokra előírt határidőket betartották. A 2003. és a 2004. évi költségvetési rendelettel jóváhagyott előirányzatokról és az azokban bekövetkezett változásokról önkormányzat szinten és költségvetési szervenkénti bontásban teljes körű nyilvántartást vezettek, részletezettsége megfelelt az Önkormányzat eredeti költségvetési rendelete szerinti tartalmi és szerkezeti rendnek. A 2003. évben önkormányzati szinten a Képviselő-testület által jóváhagyott előirányzatokon belül gazdálkodtak, azonban költségvetési szerv szintjén és kiemelt előirányzatokban 0,2% 47,6%-kal, az Áht. előírását megsértve túllépték azokat. Az előirányzat túllépések okait nem vizsgálták, felelősségre vonás nem történt. A Pénzügyi osztály ügyrendje a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős vezetők közül az osztályvezetőre vonatkozóan rögzítette a feladat-, hatás- és jogköröket, az Ámr-ben előírtak ellenére hiányzott a csoportvezetők és más dolgozók esetében a jogkörök meghatározása. A Polgármesteri hivatalban polgármesteri, jegyzői együttes utasításban a jogszabályi előírások és a helyi sajátosságok figyelembevételével szabályozták az operatív gazdálkodással és a munkafolyamatba épített ellenőrzéssel összefüggő jogkörök gyakorlásának rendjét. A gazdálkodási jogkörök gyakorlására felhatalmazottakat nem számoltatták be, a beszámoltatás módját és formáját nem szabályozták. A számviteli politika keretében, a Vhr-ben előírtaknak megfelelően elkészítették a leltározási és leltárkészítési, az önköltség-számítási, a pénzkezelési, valamint az értékelési szabályzatot. A leltározási és a leltárkészítési szabályzatban meghatározták az egyeztetéssel végrehajtandó leltározásra a leltározás időszakát és fordulónapját, nem jelölték ki a mennyiségi felvétellel történő leltározás időszakát és fordulónapját. A leltározási szabályzatban nem mennyiségi felvétellel történő, hanem egyeztetéses leltározást írtak elő az ingatlanokra, amely ellentétes a Vhr-ben foglaltakkal. Az önköltség-számítási szabályzatban nem szabályozták az önköltségszámítás dokumentálásának rendjét, az önköltségszámítás során figyelembe vett adatok főkönyvi számlákkal, analitikus nyilvántartásokkal és a beszámolóval való kapcsolatát. A pénzkezelési szabályzatban nem rendelkeztek az Ámr-ben foglaltak ellenére a letéti számlán történő letéti pénzkezelés tartalmáról, a kapcsolódó analitikus nyilvántartás részletezettségéről, valamint az éves költségvetési beszámolás részeként a beszámolás módjáról. A letéti számlán kezelték az ingatlan értékesítések adásvételi szerződései alapján az eladási ár második részletét, az elővásárlási jog lemondásával összefüggő nyilatkozat megérkezéséig. A selejtezési szabályzatban 10
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK nem rendelkeztek a megsemmisítés szabályairól, dokumentálásáról, valamint nem határozták meg a döntéshozatalra jogosultak körét. A Polgármesteri hivatal számlarendje a Számv. tv-ben előírtaknak megfelelően, valamint a Vhr-ben foglaltak figyelembevételével tartalmazta az alkalmazott főkönyvi számlák megnevezését, tartalmát, a főkönyvi számlát érintő gazdasági események szerinti értékváltozások jogcímeit, alapbizonylatait. A számlarendben nem rögzítették az analitikus nyilvántartások formáját, tartalmát, vezetési módját, a vevőkkel, a munkavállalókkal szembeni követelésekre, valamint a szállítói kötelezettségekre vonatkozóan. A Vhr. előírása ellenére nem rendelkeztek a követelések és a kötelezettségek analitikus nyilvántartásából készített összesítő bizonylatok elkészítésének határidejéről. A zárlati feladatok keretében meghatározták az éves zárlati feladatokat, azonban nem rögzítették a havi, negyedéves és féléves zárlati teendőket. A számlarendben előírták a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások egyeztetésének gyakoriságát, de nem szabályozták az egyeztetés igazolásának módját. A Polgármesteri hivatalban a pénzügyi-számviteli feladatok elvégzésének folyamatát az ügyrendben szabályozták, de abban nem határozták meg a munkafolyamatba épített ellenőrzésre vonatkozón a dokumentálás módját, és az eltérés esetén követendő eljárást. Az egyes szabályzatok, valamint az ügyrend előírásai összhangban álltak. A szabályzatok és a munkaköri leírások ellenőrzésre, egyeztetésre vonatkozó előírásai összhangban voltak. A Polgármesteri hivatalban a Számv. tv-ben foglaltaknak megfelelően alakították ki a számvitel logikailag zárt rendszerét. A gazdasági eseményeket magukba foglaló bizonylatok 97,0%-a felelt meg a Számv. tv-ben előírt alaki és tartalmi követelményeknek. Az egyéb gazdasági műveletekkel összefüggő bizonylatok 3%-át a bizonylatot kiállító nem írta alá. A kötelezettségvállalás ellenjegyzésénél a bizonylatok 1,1%-ánál nem tartották be a gazdálkodási jogkörökre vonatkozó polgármesteri, jegyzői együttes utasításban foglaltakat, mivel a kötelezettségvállalás ellenjegyzési jogkört a felhatalmazással nem rendelkező személyek gyakorolták. A Polgármesteri hivatal gazdálkodási jogkörökre vonatkozó szabályzatában előírtak ellenére a bizonylatok 2,2%-ánál kizárólag jogtanácsos jegyezte ellen a kötelezettségvállalást. A szabályozás szerint a jogtanácsos ellenjegyzése jogi ellenjegyzésnek minősült és mellette szükséges az Ámr-ben előírt ellenjegyzési feladatok elvégzése is. A munkafolyamatokba épített ellenőrzési feladatoknak eleget tettek a teljesítésigazolók, az érvényesítők és az utalványok ellenjegyzői. A pénztárellenőrök mind a központi házipénztárnál, mind a Szociális osztályra kihelyezett házipénztárnál naponta ellenőrizték a készpénzforgalmat. A Szociális osztályra kihelyezett házipénztár pénztárellenőre a pénzkezelési szabályzatban előírtak ellenére a bevételi és a kiadási pénztárbizonylatokon nem igazolta az ellenőrzést. A Polgármesteri hivatal rendelkezett az informatikai rendszer működésének feltételeit meghatározó szabályzatokkal, azok együttesen teljes körűen tartalmazták a biztonságos és hatékony üzemeltetés feltételeit. A Képviselőtestület a fejlesztési feladatokat és tervezett költségkereteket tartalmazó informatikai stratégiát határozattal fogadta el. Az adatvédelmi szabályzatot a katasztrófa elhárítási tervvel együtt, egységes szerkezetben jegyzői intézkedéssel szabályozták. A pénzügyi-számviteli informatikai rendszert alkalmazók rendelkeztek a számítógépes feladat ellátásához szükséges informatikai képzett- 11
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK séggel, azonban a felhasználók munkaköri leírása a pénzügyi, számviteli munkakörök 77%-ánál az informatikai rendszer használatát, az általuk végzendő feladat leírását nem tartalmazta. Az Önkormányzat vagyona a 2001. és 2003. közötti időszakban 14%-kal növekedett. A korábban érték nélkül nyilvántartott ingatlanok vonatkozásában a 2002. évben végrehajtott érték megállapításokat figyelmen kívül hagyva a vagyon növekedése 2001. és 2003. között 6,1%-os volt. Az Önkormányzat a vagyongazdálkodás kérdéseit rendeletben szabályozta. A vagyongazdálkodási rendelet hatálya a teljes önkormányzati vagyonra kiterjedt. A vagyongazdálkodási rendelet tartalmazta a vagyoni helyzet alakulásáról a Képviselő-testület részére történő beszámolás rendjét. A vagyonnal való rendelkezési, döntési hatásköröket célszerűen alakították ki. Az ingatlanokat a Vhr-ben előírtaktól eltérően nem mennyiségi felvétellel, hanem egyeztetéssel leltározták. Az értékvesztés elszámolás szükségességét vizsgálták, az értékvesztés elszámolása megfelelt a Számv. tv. előírásainak. A 2001. és 2003. évek közötti időszakban, az év közben átmenetileg szabad pénzeszközök egy évnél rövidebb időtartamú befektetéséről a polgármester hozott döntést átruházott hatáskörben. Az éven belüli értékpapír befektetési döntések előkészítésének, a döntés dokumentálásának, a befektetési szolgáltatóknál vezetett értékpapír számlák ellenőrzésének eljárási rendjét nem szabályozták. Az értékpapíroknak a befektetési szolgáltatóval közös rendelkezésű zárolt számlán történő elhelyezési kötelezettségét indokolatlanul korlátozták az egy hónapnál hosszabb futamidejű befektetésekre. Az értékpapír ügyletekkel elért hozamok meghaladták a számlavezető banknál a nap végi záró egyenleg lekötéséből származó kamatbevétel mértékét, illetve megfeleltek az értékpapírpiacon ismert referenciahozamnak. A nyilvános pályáztatással, illetve a versenyeztetéssel kapcsolatos rendeleti szabályozás megalkotásával az Önkormányzat eleget tett az Áht. előírásainak. A vagyongazdálkodási rendeletben a nyilvános pályázat útján értékesíthető vagyon értékhatárát 1999. február 12-től kezdődően 50 millió Ft-ban állapították meg, a 2003. március 17-i módosítással 500 millió Ft-ra emelték ezt az értékhatárt, valamint lehetővé tették, hogy a Képviselő-testület 100 millió 500 millió Ft közötti érték esetén a versenyeztetés mellőzéséről döntsön. A versenyeztetéssel kapcsolatos értékhatár emeléssel indokolatlanul magas összeget határoztak meg, valamint az 500 millió Ft alatti érték esetében a versenyeztetés mellőzésének lehetővé tételével nem segítették a közvagyonnal való gazdálkodás nyilvánosságát, átláthatóságát. A 2003. év folyamán a vagyongazdálkodási rendelet előírásaival ellentétben, négy esetben, az értékesítési döntést megelőzően nem folytatták le a nyilvános pályáztatást, illetve versenyeztetési eljárást. További két 100 millió 500 millió Ft érték közötti ingatlan értékesítése esetében a vagyongazdálkodási rendeletben foglalt felhatalmazás alapján a Képviselő-testület hozzájárult a versenyeztetési eljárás mellőzéséhez. A határozatok, illetve a döntéshez tartozó előterjesztések nem tartalmazták a versenyeztetés mellőzésének indokait. Az ingatlanértékesítések lebonyolítása során a döntéshozatal hatásköri szabályait betartották. A döntések előkészítése során elemezték az ingatlan értékesítésével összefüggő, az Önkormányzatot terhelő kiadásokat. A nem lakás- 12
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK célú helyiség értékesítése során csatolták az előterjesztéshez az ingatlanszakértő által készített forgalmi értékbecslést. Telek ingatlanok értékesítése esetében az árat a szanálási költségek figyelembe vételével határozták meg, a vagyongazdálkodási rendelet előírása ellenére nem készíttettek értékbecslést. Az ingatlan adásvételi és a bérleti szerződésekben szerepeltek az önkormányzat érdekeit védő garanciális elemek. Az Önkormányzat gazdasági társaságoknak, közhasznú társaságoknak, társadalmi szervezeteknek, közalapítványoknak és alapítványoknak, egyházaknak, egyéb szervezeteknek és magánszemélyeknek adott céljellegű támogatást a 2003. évben. Az Önkormányzatnál a céljellegű támogatások esetében meghatározták a támogatás célját és rögzítették a támogatás összegét, azonban a Kszt. tv. és az Áht. előírását megsértve nem írták elő a közhasznú szervezetek 60%-ánál a támogatással való elszámolás kötelezettségét, annak feltételeit és módját. A társadalmi szervezetek részére nyújtott támogatások 2%-ánál, illetve az egyházak részére nyújtott támogatások 4%-ánál nem írták elő a számadási kötelezettséget, ezzel megsértették az Áht. előírásait. A Polgármesteri hivatalban elvégezték a számadások tartalmi és formai ellenőrzését. A támogatások rendeltetésszerű felhasználását a támogatott szervezetnél lefolytatott helyszíni vizsgálat keretében nem ellenőrizték. A közalapítványok, illetve alapítványok támogatásáról nem a Képviselő-testület hozott döntést, ezzel megsértették az Ötv. előírásait, mely szerint az alapítványi forrás átadása a Képviselő-testület kizárólagos döntési hatáskörébe tartozik. A speciális célú támogatásoknál a számadások ellenőrzése során három társadalmi szervezet elszámolásával kapcsolatosan a pályázatban meghatározott céllal ellentétes felhasználást állapítottak meg, ezért intézkedtek a támogatások visszafizettetéséről, és a szervezetek további támogatásának felfüggesztéséről. Az Önkormányzat a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzéseinek eljárási rendjét rendeletben szabályozta. A közbeszerzési rendelet alanyi hatályát szabálytalanul kiterjesztették az Önkormányzatra. A Polgármesteri hivatalnál egy szolgáltatás megrendelésére, a Vagyonkezelő Rt-nél három szolgáltatás beszerzésére a Kbt. 1 -ben előírtakat megsértve nem folytattak le közbeszerzési eljárást. Az eredményhirdetés helye eltért az ajánlati felhívásban szereplő helyszíntől. A közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződést egy alkalommal a Kbt. 1 előírását megsértve, a teljesítési határidő meghosszabbításával módosították. A Közbeszerzések Tanácsa Közbeszerzési Döntőbizottsága az Önkormányzatot a 2003. évben nem marasztalta el. A polgármester a 2003. évi zárszámadási rendelettervezetet az Áht-ban előírt határidőn belül terjesztette a Képviselő-testület elé. A zárszámadási rendelet az Áht-ban előírtakat megsértve nem tartalmazták a költségvetési rendelettel való összehasonlíthatósági követelmény ellenére a tényleges létszámnak az engedélyezett létszámkerethez képesti bemutatását. A zárszámadás előterjesztésekor a Képviselő-testület részére bemutatták az Áht. szerinti összevont mérlegeket önkormányzatra és elkülönítetten a helyi kisebbségi önkormányzatokra, illetve a közvetett támogatásokra vonatkozó kimutatást szöveges indokolással, viszont az Áht-ban foglaltakat megsértve nem mutatták be a többéves kihatással járó döntésekre vonatkozó kimutatást, számszerűsítve évenkénti bontásban, valamint összesítve szöveges indokolással együtt. A 2003. évi zárszámadási rendeletben az Ámr-ben előírtaknak megfelelően a Képviselő-testület költségve- 13
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK tési szervenkénti részletezésben jóváhagyta az intézmények, illetve a Polgármesteri hivatal, valamint a helyi kisebbségi önkormányzatok 2003. évi felülvizsgált költségvetési pénzmaradványát. A Polgármesteri hivatal pénzmaradványának bemutatásakor nem jártak el szabályszerűen, a Vhr-ben előírtak ellenére a tárgyévi pénzmaradvány összege előző évekből származó tartalékot tartalmazott. A határidőben elkészített és az államháztartás információs rendszere keretében továbbított költségvetési szervenkénti költségvetési beszámolók, illetve a zárszámadási rendelet számszaki adatai a kiemelt előirányzatok, az eredeti előirányzatok, a módosított előirányzatok s a teljesítési adatok vonatkozásában egymással megegyeztek. A 2002. évi önkormányzati választásokat követően a helyi kisebbségi önkormányzatok száma tizenegyre emelkedett. Az Önkormányzat helyi kisebbségekkel kapcsolatos rendelete az együttműködési megállapodás felülvizsgálatát és szükség szerinti módosítását a zárszámadás elfogadásának időpontját követő időre ütemezte, az időrendi ütemezés ellentétes az Ámr-ben előírt határidővel. Az Önkormányzat valamennyi helyi kisebbségi önkormányzattal megkötötte az együttműködési megállapodást. Rendelkeztek a helyi kisebbségi önkormányzatok előirányzatainak határozat alapján történő módosításáról, nem jelölték ki azonban a határozatok Önkormányzat részére történő átadásának határidejét. Az Ámr-ben előírtak ellenére nem rögzítették a szakmai teljesítés igazolás módját és nem jelölték ki az azt végző személyt. Az együttműködési megállapodásban nem szabályozták az előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás nélküli, 50 ezer Ft-ot el nem érő kifizetésekhez kapcsolódóan a kisebbségi önkormányzatokra és a Polgármesteri hivatalra háruló feladatokat. A Polgármesteri hivatal a helyiséghasználatot a vagyonkezelő szervezetén keresztül biztosította. A számviteli nyilvántartás alapján négy helyi kisebbségi önkormányzat (társasházi) közös költséget és közüzemi költséget térített, hét kisebbségi önkormányzat bérleti díjat fizetett, amely nem felelt meg az Ámr-ben a Polgármesteri hivatal számára előírt, a kisebbségi önkormányzatok testületi működésének rendjéhez igazodó helyiséghasználat biztosítási kötelezettségnek. A helyi kisebbségi önkormányzatok testületi működésének további tárgyi feltételeiről gondoskodtak. Az Önkormányzat feladatai ellátását elsősorban saját fenntartású intézményeivel oldotta meg, emellett közhasznú társaságai, és gazdasági társaságai is részt vettek a feladatellátásban. Az önkormányzati kötelező és önként vállalt feladatok támogatására közalapítványokat hozott létre. A 2001 2003. évek között a Képviselő-testület döntött négy óvoda és két általános iskola összevonásáról, valamint két közhasznú társaság és egy gazdasági társaság alapításáról. Az Önkormányzat költségvetési beszámolói szerint a teljesített költségvetési bevételek mind a három évben fedezték a teljesített költségvetési kiadásokat, a gazdálkodás egyensúlya biztosított volt. Az elért működési célú bevételek fedezték a működési célú kiadásokat. A felhalmozási célú bevételek a 2001 2002. évben 87,9%-ban, illetve 86,7%-ban, a 2003. évben teljesen fedezték a felhalmozási célú kiadásokat. A 2001-2002. évben a felhalmozási célú kiadásokhoz hiányzó fedezetet a működési célú bevételek biztosították. A 2001 2003. évek között a működési bevételek évről évre emelkedtek, míg a felhalmozási célú bevételek évről évre csökkentek. A felhalmozási források változásával összhangban változott a felhalmozási célokra fordított kiadások összege, az összes 14
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK kiadáshoz viszonyítva a felhalmozási kiadások részaránya a 2001. évi 37,7%- os részarányról a 2003. évre 14,1%-ra csökkent. Az Önkormányzat a kötelező feladatai mellett önként vállalt feladatokat is ellátott. A jelentősebb, az összkiadás 1%-át meghaladó önként vállalt feladatok megvalósítása a 2001 2003. években a teljesített éves költségvetési kiadásokhoz viszonyítva 24,4%, 11,0% és 13,0%-os részarányt képviselt. Ide sorolt feladatként vették figyelembe a középfokú oktatást és a járóbeteg szakorvosi ellátást, a kerületi épület-rehabilitációval és lakásgazdálkodással, bérlakás építési program megvalósításával, illetve a 2001. évben a Lehel csarnok építésével kapcsolatos kiadásokat. Az önként vállalt feladatok ellátása a 2001 2003. évek közötti időszakban nem veszélyeztette az előírt kötelező feladatok ellátását. A kiadások fedezetét a központi költségvetéstől, az OEP-től, illetve más szervektől meghatározott célra, pályázati úton elnyert átvett pénzeszközök, továbbá az Önkormányzat saját bevételei biztosították. Az Önkormányzatnál működtetett kincstári típusú finanszírozással koncentrált a pénzkezelés, napi rendszerességgel figyelték a pénzállomány alakulását. A költségvetési folyamatok alakulásának évközi ütemezéséhez, megfigyeléséhez a jegyző az Ámr-ben előírtaknak megfelelően likviditási tervet készített a pénzállomány alakulásáról. A likviditási tervben reálisan vették számításba a havonta várható bevételeket és kiadásokat. Az Önkormányzat 2003. évi és 2004. I. félévi gazdálkodása során a pénzügyi egyensúly biztosított volt. A Polgármesteri hivatalban a kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartási rendszerét jegyzői intézkedés szabályozta. A kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartási rendszere magában foglalta a címrenden belül kiemelt előirányzatként nyilvántartott szerződéseket, valamint az 50 ezer Ft alatti szerződés (megrendelés) nélküli számlákat is. Az Önkormányzat a középületei vonatkozásában az akadály-mentesítési feladatokat és költségvonzatát felmérte. A Képviselő-testület az éves költségvetési rendeletekben akadály-mentesítési feladatokra külön előirányzatot nem állapított meg. A középületek felújítása, rekonstrukciója során gondoskodtak az akadálymentes megközelíthetőség kialakításáról. A felmérés és az évente teljesített kiadások alapján a törvényben meghatározott határidőre a közintézmények akadálymentes megközelíthetőségét nem tudja megoldani az Önkormányzat. Az Önkormányzat a feladatkörébe utalt belső ellenőrzési feladatok végrehajtásához szükséges szervezeti kereteket kialakította. A Polgármesteri irodához tartozó Belső ellenőrzési csoport szervezeti besorolásával megsértették a Htv., illetve az Áht. előírását, amely szerint a költségvetési szerv vezetője felelős a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működésért. A belső ellenőrzés eljárásának és végrehajtásának helyi rendjét a Polgármesteri hivatal SzMSz-ének mellékleteként kiadott polgármesteri és jegyzői együttes utasításban rögzítették. A belső ellenőrzési szabályzat hatálya kiterjedt a Polgármesteri hivatalban és az Önkormányzat intézményeiben végzett ellenőrzésekre. A belső ellenőrök funkcionális függetlensége az Áht-ban foglaltaknak megfelelően érvényesült az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása, a belső ellenőrök szervezeti alárendeltsége, az irányítási és végrehajtási tevékenységtől való egyértelmű elkülönítése tekintetében. A belső ellenőri vizsgálatok végrehajtása és dokumentálása megfelelt az ellenőrzési szabályzat követelményeinek. A jegyző tájékoztat- 15
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK ta a Képviselő-testületet az intézmények és a Polgármesteri hivatal ellenőrzésének tapasztalatairól. Az előírt könyvvizsgálati kötelezettségnek az Önkormányzatnál eleget tettek, a könyvvizsgáló kiválasztásánál és megbízásánál betartották az Ötv-ben a szakmai követelményekre és összeférhetetlenségre vonatkozó előírásokat. A könyvvizsgáló a Polgármesteri hivatal és az önkormányzati intézmények adatait összevontan tartalmazó 2003. évi egyszerűsített költségvetési beszámolót hitelesítő záradékkal látta el, auditálási eltérést nem állapított meg. Az előző négy évben végzett ÁSZ ellenőrzések során feltárt hiányosságok megszüntetésére megtették a szükséges intézkedéseket. A javaslatok hasznosulása 95,5%-os mértékig megtörtént, ennek eredményeként javult az ellenőrzéssel érintett önkormányzati feladatok ellátásának a törvényessége, szabályozottsága. A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: a polgármesternek a jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében 1. a költségvetési gazdálkodás jogszabályszerű kereteinek kialakítása érdekében a) csatolja az Ámr. 29. (9) bekezdése szerint a költségvetési rendelettervezet előterjesztéséhez a Pénzügyi bizottság rendelettervezetről alkotott véleményét; b) kezdeményezze a Képviselő-testületnél, hogy határozza meg az Áht. 118. -a alapján rendeletben az Áht. 116. -ának 6., 8., 9. és 10. pontja szerinti mérlegek, kimutatások tartalmát; c) intézkedjen az Áht. 93. (1) bekezdésében, illetve az Áht. 12/A. (1) bekezdésében előírtak betartása érdekében, hogy az önkormányzati költségvetési szervek a jóváhagyott előirányzatokon, illetve a Képviselő-testület által meghatározott kiemelt kiadási előirányzatokon belül gazdálkodjanak, előirányzat túllépések esetén kezdeményezzen vizsgálatot, illetve felelősségre vonást; 2. biztosítsa, hogy az Ötv. 10. (1) bekezdése d) pontjában foglaltaknak megfelelően a Képviselő-testület döntsön az alapítványi források átadásáról; 3. intézkedjen annak érdekében, hogy a Kbt. 2 2. -ában foglalt előírás alapján a Vagyonkezelő Rt. közbeszerzési értékhatárt elérő szolgáltatásai megrendeléseinél folytassák le a közbeszerzési eljárásokat; 4. kezdeményezze a Képviselő-testületnél az Önkormányzat helyi kisebbségekkel kapcsolatos rendelete 8. (2) bekezdésében a kisebbségi önkormányzatokkal kötendő együttműködési megállapodás felülvizsgálati időpontjának a módosítását, hogy a módosítás időpontjának az ütemezése legyen összhangban az Ámr. 29. (11) bekezdésében foglaltakkal, és gondoskodjon az előírtak betartásáról; 16
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 5. intézkedjen az Áht. 121/A. (3) bekezdésében előírtaknak megfelelően a Polgármesteri hivatal SzMSz-ének módosításáról annak érdekében, hogy a belső ellenőrzést végző szervezetek (Belső ellenőrzési csoport, Ellenőrzési csoport) jogállásuk alapján a költségvetési szerv vezetőjének közvetlen alárendeltségébe kerüljenek; a munka színvonalának javítása érdekében 6. gondoskodjon a kötelezettségvállalásra és az utalványozásra felhatalmazottak beszámoltatásáról, valamint a beszámoltatás módjának és formájának szabályozásáról; 7. kezdeményezze a Képviselő-testületnél a vagyongazdálkodási rendeletben a versenyeztetéssel kapcsolatos értékhatár csökkentését, valamint a 100 millió 500 millió Ft érték közötti értékesítés esetén a versenyeztetés mellőzési lehetőség megszüntetését; 8. kezdeményezze a Képviselő-testület 183/2000. (XII. 14.) számú határozata a) pontja ac) pontjának módosítását az év közben átmenetileg szabad rendelkezésű pénzeszközökből vásárolt, egy hónapnál rövidebb futamidejű értékpapírok közös rendelkezésű értékpapír számlán történő zárolása tekintetében; 9. kezdeményezze a helyi kisebbségi önkormányzattal kötött együttműködési megállapodás kiegészítését, a jegyző által előkészített tartalommal; 10. kísérje figyelemmel a középületek akadálymentessé tételét, tekintettel a Fot. 29. (6) bekezdésében meghatározott 2005. január 1-i teljesítési határidőre; 11. kezdeményezze a számvevőszéki ellenőrzés tapasztalatainak képviselő-testületi megtárgyalását, és a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében készíttessen intézkedési tervet; a jegyzőnek a jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében 1. gondoskodjon a költségvetési rendelettervezet előkészítésekor a) az Áht. 8/A. (7) bekezdésében előírtak betartásáról, költségvetési hiányt, illetve költségvetési többletet módosító költségvetési bevételként, illetve költségvetési kiadásként ne számoljanak el finanszírozási célú pénzügyi műveleteket; b) az Ámr. 29. (1) bekezdése b) pontjában előírtak betartása érdekében a működési, fenntartási előirányzatokat kiemelt előirányzatonként a GAMESZ, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv vonatkozásában is mutassák be; c) az Ámr. 29. (1) bekezdése d), e), i) és j) pontja szerinti előírások betartása érdekében mutassák be feladatonként az intézményi felhalmozási kiadásokat, külön tételben a céltartalék előirányzatait, elkülönítetten a helyi kisebbségi önkormányzatok költségvetését és az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről az előirányzat-felhasználási ütemtervet. 17
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 2. intézkedjen, hogy a Vhr. 37. (3) bekezdésében foglaltakkal összhangban mennyiségi felvétellel történő módon rögzítsék a leltározási és leltárkészítési szabályzatban az ingatlanok leltározási módját; 3. gondoskodjon, hogy a számlarend kiegészítésre kerüljön a) a Vhr. 49. (2) bekezdésében foglaltak alapján a vevőkkel szembeni követelések, a munkavállalókkal szembeni követelések, valamint a szállítói kötelezettségek analitikus nyilvántartási formájának, tartalmának, vezetési módjának szabályozásával; b) a Vhr. 49. (4) bekezdésében előírtak alapján a követelések és a kötelezettségek analitikus nyilvántartási adataiból készített összesítő bizonylatok elkészítésének határidejével; 4. intézkedjen az Ámr. 17. (5) bekezdésében előírtak alapján a Pénzügyi osztály ügyrendjének kiegészítéséről a csoportvezetők és más dolgozók feladat-, hatás- és jogkörére vonatkozóan; 5. gondoskodjon, hogy a kötelezettségvállalás ellenjegyzésénél; a) a polgármesteri, jegyzői IV/1/6/2002. (XI. 18.) számú együttes utasításban felhatalmazott személyek gyakorolják a kötelezettségvállalás ellenjegyzési jogkörét; b) az Ámr. 134. (7) bekezdésében előírt ellenjegyzői feladatok is elvégzésre kerüljenek a jogtanácsosi ellenjegyzés mellett; 6. intézkedjen a pénzkezelési szabályzat 3.2. pontjában előírtak alapján, hogy a Szociális osztályra kihelyezett pénztár pénztárellenőre a bevételi és a kiadási pénztárbizonylatokon igazolja az ellenőrzés elvégzését; 7. intézkedjen, hogy a Számv. tv. 165. (2) bekezdésében a szabályszerű bizonylat kiállítására előírt követelményt érvényesítsék azáltal, hogy a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó egyéb gazdasági műveletekre vonatkozó bizonylatokat a bizonylatok kiállítói írják alá; 8. gondoskodjon a Vhr. 37. (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően az ingatlanok mennyiségi felvétellel történő leltározásáról; 9. készítsen elő rendelettervezetet az Áht. 108. (2) bekezdésében előírtak betartása érdekében a követelésekről történő lemondás eseteinek és módjának meghatározására; 10. biztosítsa, hogy a vagyongazdálkodási rendelet 15. (2) bekezdése a) pontjának megfelelően az ingatlanok értékesítése esetében csatolják az előterjesztéshez a három hónapnál nem régebben megállapított forgalmi értéket tartalmazó ingatlanszakértői véleményt; 11. gondoskodjon a Kszt. tv. 14. (2) bekezdésében, valamint az Áht. 13/A. (2) bekezdésében előírtak betartása érdekében arról, hogy a közhasznú szervezeteknél a támogatási szerződésekben írják elő az elszámolás kötelezettségét, annak feltételeit és módját; 18
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 12. gondoskodjon az Áht. 13/A. (2) bekezdésében előírtak betartása érdekében arról, hogy a társadalmi szervezetek, illetve az egyházak részére nyújtott támogatások esetében írják elő a számadási kötelezettséget; 13. a közbeszerzési szabályok betartása érdekében a) gondoskodjon a Kbt. 2 2. -ában előírtak alapján a közbeszerzési értékhatárt elérő takarítási szolgáltatás vonatkozásában a közbeszerzési eljárás lefolytatásáról; b) tartsa be a Kbt. 2 246. (2) bekezdésében foglaltak alapján az ajánlati felhívásban meghatározottakat az eljárás eredményének kihirdetésekor; c) gondoskodjon a Kbt. 2 303. -ában előírtak betartásáról a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések módosítása során; 14. gondoskodjon a zárszámadási rendelettervezet előkészítésekor; a) az Áht. 18. -ában előírt követelmény betartásáról, ennek érdekében az elfogadott költségvetéssel összehasonlítható módon készítsék elő a zárszámadást; b) az Áht. 116. 9. pontja szerinti többéves kihatással járó döntések kihatását mutassák be számszerűsítve évenkénti bontásban és összesítve, valamint a 118. alapján szöveges indokolással; c) a Vhr. 39. (4) bekezdésének betartása érdekében a Polgármesteri hivatal tárgyévi pénzmaradványának megállapításakor az előző évből/évekből származó tartalék összegét vonják le; 15. készítse elő az Áht. 66., valamint az Áht. 68. (3) bekezdése alapján a helyi kisebbségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodás kiegészítését az alábbi területeken: a) az Ámr. 57. (6) bekezdésében foglaltak szerinti helyiséghasználat biztosítási kötelezettségnek egységes feltételekkel történő meghatározását; b) az Ámr. 134. (11) bekezdésében és a 135. (3) bekezdésében előírtak figyelembevételével a szakmai teljesítés igazolás módjának szabályozásával és az azt végző személy meghatározásával; c) a költségvetési előirányzatokat módosító határozatok Önkormányzat részére történő átadási határidejének kijelölésével; d) az előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás nélküli, 50 ezer Ft-ot el nem érő kifizetések rendjével és nyilvántartásával összefüggő feladatokkal; a munka színvonalának javítása érdekében 16. kezdeményezze a költségvetési rendelettervezet előkészítése során a félreérthető önkormányzati pénzalapok elnevezésének a megváltoztatását; 17. gondoskodjon az éves költségvetési rendelettervezetek előkészítése során a Képviselő-testület által meghatározott címrend felépítési elv betartásáról, intézményi cím- 19
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK szám alatt ne szerepeltessenek feladatot, illetve a költségvetés áttekinthetősége és a végrehajtási szabályok egyszerűsítése érdekében tegyen javaslatot a kialakított címrend felülvizsgálatára; 18. gondoskodjon a kötelezettségvállalás és az utalványozás ellenjegyzésére felhatalmazottak beszámoltatásáról, valamint a beszámoltatás módjának és formájának szabályozásáról; 19. gondoskodjon az alábbi szabályzatok kiegészítéséről a) a leltározási és leltárkészítési szabályzatnál a mennyiségi felvétellel történő leltározás időszakának és fordulónapjának kijelölésével; b) az önköltség-számítási szabályzatnál az önköltség-számítás dokumentálásának rendjére, az önköltség-számítás adatainak a főkönyvi számlákkal, az analitikus nyilvántartásokkal és a beszámolóval való kapcsolatára vonatkozóan; c) a pénzkezelési szabályzatnál a Polgármesteri hivatal letéti számláján történő pénzkezelés szabályozására vonatkozóan; d) a selejtezési szabályzatnál a döntéshozatalra jogosultak körének kijelölésével, valamint a megsemmisítés szabályainak és dokumentálásának meghatározásával; 20. egészítesse ki a Pénzügyi osztály ügyrendjét a munkafolyamatba épített ellenőrzésre vonatkozóan a dokumentálás módjának és az eltérés esetén követendő eljárásnak a meghatározásával; 21. intézkedjen, hogy a számlarend tartalmazza a) a havi, negyedéves és féléves zárlati feladatokat, b) a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások egyeztetésére vonatkozó dokumentálási rendet; 22. gondoskodjon a pénzügyi-számviteli informatikai rendszereket felhasználók munkaköri leírásainak kiegészítéséről a használt informatikai rendszerek vonatkozásában, illetve az informatikai rendszerekkel támogatott feladatoknak a munkaköri leírásokban történő rögzítéséről; 23. biztosítsa, hogy amennyiben a vagyonelemek értékesítése során a vagyongazdálkodási rendelet alapján a versenyeztetés mellőzését tartják indokoltnak, ennek részletes okait és indokait mutassák be az értékesítési döntéshez kapcsolódó előterjesztésben; 24. gondoskodjon az éven belüli értékpapír befektetési döntések előkészítésének, a döntés dokumentálásának, a befektetési szolgáltatónál vezetett értékpapír számlák ellenőrzésének szabályozásáról; 25. intézkedjen a speciális célú támogatások rendeltetésszerű felhasználása helyszíni ellenőrzésének kialakításáról és megszervezéséről. 20
II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉNEK, VÉGREHAJTÁSÁNAK, AZ ÖN- KORMÁNYZAT VAGYONGAZDÁLKODÁSÁNAK ÉS A ZÁRSZÁMADÁS ELKÉSZÍTÉSÉNEK SZABÁLYSZERŰSÉGE 1.1. A költségvetési rendelet jóváhagyásának, módosításának, az előirányzatok nyilvántartásának és betartásának szabályszerűsége A Képviselő-testület a 143/1999. (VI. 24.), illetve a 124/2003. (VI. 26.) számú határozatai szerint több évre szóló kerületfejlesztési koncepcióval 5 rendelkezik, ezzel az Önkormányzatnál eleget tettek az Ötv. 91. (1) bekezdésében előírt gazdasági programkészítési kötelezettségnek. A több évre szóló fejlesztési koncepció a terület-felhasználás, településrendezés, szabályozás, az infrastruktúra, a társadalom, kommunikáció, szociálpolitika, a gazdaság csoportosításában bemutatta és értékelte az Önkormányzat gazdálkodása vonatkozásában kialakult helyzetet, meghatározta az egyes területekre az elérendő stratégiai célokat, a lehetséges intézkedéseket, akciókat. A 2003. és a 2004. évi költségvetési koncepciót az Ámr. 28. (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a helyben képződő bevételek és az ismert kötelezettségek figyelembe vételével állították össze. A kiadások meghatározásánál számba vették a jogszabályok és a központi előírások változásából eredő, illetve az Önkormányzat által vállalt kötelezettségeket. Az Önkormányzat bizottságai a 2003. és a 2004. évi költségvetési koncepcióról véleményeiket, javaslataikat határozatokban rögzítették. A költségvetési koncepció helyi kisebbségi önkormányzatokra vonatkozó részeiről a helyi kisebbségi önkormányzatok elnökei tájékoztatást kaptak. A helyi kisebbségi önkormányzatok a koncepcióról Emlékeztető feljegyzést készítettek. Az Ámr. 28. (3) bekezdésében előírtak ellenére a költségvetési koncepcióhoz nem csatolták a bizottságok köztük a Pénzügyi bizottság és a kisebbségi önkormányzatok koncepcióról alkotott véleményét, azokról a Képviselőtestület a költségvetési koncepciót tárgyaló képviselő-testületi ülésen szóbeli tájékoztatást kapott 6. 5 A következő elnevezésekkel: Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzatának középtávú célkitűzései és főbb feladatai, illetve Budapest Főváros XIII. kerület településfejlesztési koncepciója. 6 A polgármester a 2005. évre szóló költségvetési koncepció előterjesztéséhez csatolta a bizottságok, köztük a Pénzügyi bizottság és a helyi kisebbségi önkormányzatok koncepcióról alkotott véleményét. A Képviselő-testület a 164/2004. (XI. 11.) számú határozatában rögzítette a költségvetési koncepcióval kapcsolatos döntését. 21