Hitelbiztosítéki nyilatkozat rögzítésével kapcsolatos felhasználói funkciók a HBNY rendszerben A tájékoztató tartalma: 1.) Közjegyzői képernyő felépítése 2.) Keresés a HBNY rendszerben 3.) Hitelbiztosítéki nyilatkozat összeállítása, bejegyzése (alapok, a tájékoztató később kibővítésre kerül) 1.) A közjegyzői képernyő felépítése Az alkalmazás elindítását (https://hbny.mokk.hu) és sikeres belépést követően a HBNY rendszer nyitófelületét kapjuk meg. 1
A közjegyzői képernyő két részre tagolódik: a.) A közjegyzői (fő)menüben érhetőek el a közjegyző a következő műveletek: - a felhasználó regisztrációja, - a felhasználói regisztráció érvényesítéséhez szükséges azonossági nyilatkozat készítésének funkciója, - hitelbiztosítéki nyilatkozat tételének lehetősége. b.) A középen elhelyezkedő fülekre (Információ közjegyzőknek, keresés stb ) kattintva az éppen aktuális munkamenet érhető el, avagy új indítható (keresés). A fülek használatával lehetőség van arra, hogy az egyes munkaállapotok között gyors váltásokat tudjon a felhasználó végrehajtani. Az információ közjegyzőknek: képernyőn az Információk/közlemények rovatban a rendszert érintő fontosabb események (karbantartás, új változások bevezetése stb ) kerülne feltüntetésre, míg a baloldalon az A K00001 iroda értesítései felirat alatt a közjegyzői székhelyre vonatkozó rendszerüzenetek kerülnek megjelenítésre. A keresés fül alatt lehetőség van személyre/szervezetre, meghatározott feltételek szerint tárgyra és ügyazonosítóra keresni. Figyelem! Ügyazonosító alatt a HBNY rendszer által a nyilatkozat rögzítésekor generált egyedi azonosítót (és NEM a közjegyzői ügyszámot kell érteni). Az ügyazonosító képzése az ügylet típus kezdőbetűjének, és a bejegyzés (ügylettípustól független) sorszámának felhasználásával történik. pl Z134 a HBNY rendszerben valamennyi bejegyzés viszonylatában a 134-as bejegyzést jelöli, amely egy zálogjogra vonatkozó hitelbiztosítéki nyilatkozat ( Z ). Ezen felül lehetőség van a HBNY rendszerben a közjegyzői székhelyhez tartozó nyilatkozatokra szűrést végezni meghatározott szempontok szerint. (lsd. következő menüpont) 2
2.) Keresés a HBNY rendszerben (közjegyzői felület) Fontos tudnivalók: - A közjegyzői felületen személyre indított kereséssel jelenleg kizárólag HBNY kötelezettre és jogosultra történik a lekérdezés. (a továbbfejlesztés lehetőségét vizsgáljuk) - A közjegyzői felületen alvázszám alapján indított keresés jelenleg kizárólag HBNY rendszerben alvázszám szerint tárolt adatok vonatkozásában biztosít betekintést találat esetén. (a továbbfejlesztés lehetőségét vizsgáljuk) - A jelenlegi állapot szerint személy adatai alapján publikus felületről indított keresés a HBNY, GkZONY és ZONY rendszerekben kötelezettek viszonylatában végez lekérdezést. (Találat esetén az első kettő nyilvántartás esetében a még nem törölt adatok is megjelenítésre kerülnek, míg a harmadik nyilvántartás esetében csak a találat ténye látható) - Publikus felületről alvázszám alapján indított lekérdezés a HBNY és a Gk-Zony rendszerekben - A GkZONY és ZONY rendszerek személyes kötelezettjeire nincs keresési lehetőség. - Hitelbiztosítéki, hozzájáruló és bejegyzést fenntartó nyilatkozat(ok) bejegyzése előtt javasolt ellenőrizni azt, hogy az érintett félhez milyen nyilatkozatok/adatok kerültek rögzítésre a HBNY, GkZONY és ZONY rendszerekben. A közjegyzői felületen a keresés fülre kattintva az alábbi képernyőt kapjuk 3
Keresés a HBNY nyilvántartásban szereplő adatokra: a.) A HBNY rendszerben a kötelezett (vagy a jogosult) személye szerint nyilvántartott adatokba történő betekintés a következő adatok megadásával történhet: - Természetes személy esetében (ideértve a külföldi természetes személyt is): viselt neve, születési neve, születési időpontja és anyja születési neve. A kereséshez az említett adatok teljes körét meg kell adni. - Szervezet esetén: adószám, a szervezetet nyilvántartó hatóság vagy bíróság megjelölése és nyilvántartási azonosító. pl.: cégbíróság + cégjegyzékszám vagy pl.: adóhatóság + adószám. - Külföldi szervezet esetén: a pontos elnevezése és a nyilvántartó ország kódja. Találatot csak és kizárólag abban az esetben jelez a rendszer, ha a név helyesen került kitöltésre. Speciális esetek Hitelbiztosítéki nyilatkozat HBNY rendszerben történő rögzítése előtt őstermelő, és egyéni vállalkozó esetén a keresést javasolt természetes személyazonosító adatok, valamint adóazonosító alapján is elvégezni. Egyéb azonosítóval (MNB esetén például ksh. azonosító) rendelkező szervezetek esetében a nyilvántartási szám alapján történő lekérdezés esetén a nyilvántartó hatóság egyéb opciójának választása mellett a pontos nyilvántartási számot szükséges megadni: 123411953-3456-234-01. Szükséges kihangsúlyozni azt a körülményt, hogy regisztrált szervezet/személy esetén csak akkor fogunk találatot kapni a keresésre, ha a nyilvántartásba vétel során betartották az említett logikát. A fentiek alapján a 123411953-3456-234-01 kulcsra történő keresés nem fog eredményre vezetni akkor, ha a regisztráció során KSH törzsszám: 123411953-3456- 234-01 értéket rögzítették a regisztráció alkalmával a nyilvántartás mezőben. b.) Keresés HBN azonosítóra, és alvázszámra azonosítóra: - Ha a hitelbiztosítéki nyilatkozatban a vagyontárgy (vagy a vagyontárgyak köre) körülírással került megjelölésre a nyilatkozatban, úgy a rendszer által létrehozott HBN azonosítóra is van lehetőség keresést végezni. (A rendszer ugyanakkor magában a tárgyak leírására szolgáló mezőben nem végez keresést) - Abban az esetben amennyiben a vagyontárgy megjelölése alvázszám alapján történt, úgy értelemszerűen az alvázszám pontos megadásával lehetséges a lekérdezés. 4
- Azon nyilatkozatok tekintetében, melyeknél a vagyontárgyak megjelölése 5 leíró tulajdonságuk alapján történt meg, 2015. március 15-től lehetséges legalább 3 paraméter megadásával keresést végezni. c.) ügyazonosítóval történő keresés: Az 1. b) pontban részletezett ügyazonosítóra az alábbiak szerint lehetséges a keresés: A találati képernyőn megjelenítésre kerülnek: - A hitelbiztosítéki-, hozzájáruló-, és bejegyzést fenntartó nyilatkozatok listája, - Az aktuálisan kiválasztott lista adatai, - A hatályosult hitelbiztosítéki nyilatkozatok által leírt ügy állapot, A kiválasztott nyilatkozatra pozícionálva jobb egérgombra kattintva az adott nyilatkozatra vonatkozó elektronikusan aláírt irat letölthetővé válik. 5
d.) Saját irat alapján történő keresés A saját irat lenyíló fülre kattintva lehetőség van a közjegyzői székhely munkatársai által rögzített nyilatkozatok változások keresésére Az irattípusok legördülő menü és a dátum mező kitöltésével tudjuk a keresési paramétereket változtatni (Az irattípus mind értékének beállítása és üres dátummező esetén valamennyi az érintett székhelyhez kapcsolódó HBNY nyilatkozat és változás bejegyzés megjelenítésre kerül) Fontos tudnivalók a publikus felületen elhelyezett keresési funkció használatával kapcsolatosan: - A publikus felületen személyre indított kereséssel a HBNY, GkZONY és ZONY kötelezettjeire (ide nem értve a személyes kötelezetteket) történik a lekérdezés. - A ZONY rendszerben szereplő kötelezettre történő keresés és találat esetén csak a (nem törölt) találat tényére és darabszámára vonatkozó megjegyzés kerül megjelenítésre a képernyőn. 6
- Publikus felületen, alvázszám alapján indított keresés a GkZONY és a HBNY rendszerekben alvázszám szerint tárolt adatok vonatkozásában biztosít betekintést találat esetén. - Cégnyilvántartásba bejegyzett szervezetek esetében nem gyakran előfordul az, hogy pl székhelyváltozás folytán változik a cégjegyzékszám, avagy tevékenységváltás folytán az adószám meghatározott része, de az új adattal nem került a nyilvántartásba bejegyzés. Az ilyen esetek miatt a gondos keresési eljárás az, ha több kulccsal is történik keresés, azaz cégjegyzékszám és adószám alapján is. (Természetesen amennyiben mindkét adat egyidejűleg változik, és ez ismert körülmény, célravezető lehet pl.: cégmásolat adatai alapján korábbi adatokra is elvégezni a keresést) Keresés természetes személyre: A rendszerben a "Keresés" fül kiválasztása után a "természetes személy" rovat kiválasztását követően lehetőség van a természetes személyt azonosító adatok megadására. Amennyiben a keresési adatok nem mindegyik eleme kerül megadásra a rendszer figyelmeztet (például a születési név nem kerül kitöltésre): Amennyiben az összes adat megadásra kerül a "Keresés" gombra kattintva a rendszer megkezdi a keresést. A keresést követően az eredmények a "keresés eredménye" panelen jelennek meg: 7
A jelen képernyőn az látható, hogy a keresési paraméterek megadása mellett az 1. zálogjogi nyilvántartás tartalmaz egy - még nem törölt - bejegyzést a megadott zálogkötelezetthez kapcsolódóan. Amennyiben a 2. zálogjogi nyilvántartásban található a keresett természetes személyhez bejegyzés azt az alábbiak szerint jeleníti meg a rendszer: 8
Példa a GkZONY zálogjogi nyilvántartásban lévő találatra Amennyiben a keresett személyhez (zálogkötelezett) kapcsolódóan a HBNY rendszerben található bejegyzés ezt a következő módon jeleníti meg a rendszer: 9
3.) A hitelbiztosítéki nyilatkozat összeállítása, bejegyzése A HBNY rendszerbe történt sikeres bejelentkezést követően a Közjegyző menü alatt választható ki, a benyújtandó nyilatkozat típusa. A megtenni kívánt nyilatkozattípus kiválasztásával, a nyilatkozat adatainak megadására szolgáló beviteli felület jelenik meg. A nyilatkozat megtételére szolgáló képernyő az alábbi részekre tagolódik: Információs panel: a képernyő felső részén megjelenítésre kerülnek a bejelentkezett felhasználó (közjegyző) adatai, Hitelbiztosítéki nyilatkozat beviteli rész 1.) A hitelbiztosítéki nyilatkozat képviseleti adatai, 2.) Jogosult és kötelezett adatai: az elnevezések a kiválasztott hitelbiztosítéki nyilatkozattípushoz igazodnak 3.) Vagyontárgy megadása 4.) A biztosított követelés megjelölése 5.) Feljegyzés (csak a közjegyzői, ügyvédi menüből elérhető mezőtípus) 10
1.) Képviseleti adatok megadása: A Hbnytv 9. a.) pontja szerinti eljárás - azaz közjegyzői okiratba foglalt biztosítéki ügylet alapján megtett nyilatkozat rögzítése - esetén a harmadik A nyilatkozatot mindkét fél képviseletében feliratú opciót kell kiválasztani. A fenti esetben amennyiben a fél a jogügyletre és a hitelbiztosítéki nyilvántartásba történő bejegyzésre vonatkozó nyilatkozatát állandó képviselője útján teszi meg, az állandó képviselő nyilvántartás publikus felületén megjeleníthető adatait (csak viselt név, születési idő) a feljegyzések rovatba kell beírni. Szintén ebbe a mezőbe írandó a közjegyzői okirat ügyszáma. 2.) Jogosult és kötelezett adatainak rögzítése. A hitelbiztosítéki nyilatkozatban az elnevezések a kiválasztott hitelbiztosítéki nyilatkozattípushoz igazodnak. 11
A hitelbiztosítéki nyilatkozat típus (az ábrán zálogjog bejegyzési nyilatkozat) kiválasztásakor jogosultakat illetve kötelezetteket lehet a listához rendelni a "+jogosult" illetve "+kötelezett" nyomógombok segítségével. Faktoring ügyletre -, lízing ügyletre-, tulajdonjog fenntartással történő eladásra vonatkozó (bejegyző) nyilatkozat esetén a nyomógombok a kérelem típusához igazodóan változnak. Faktoring szerződés alapján megtett hitelbiztosítéki nyilatkozat esetén: Lízing szerződés alapján megtett hitelbiztosítéki nyilatkozat esetén: Tulajdonjog fenntartással történő eladásra vonatkozó szerződés alapján megtett hitelbiztosítéki nyilatkozat esetén: Mindegyik esetben a felek hozzárendelése azonos logika alapján működik (függetlenül attól, hogy melyik nyilatkozattípus vagy melyik oldal - jogosult/kötelezett - került kiválasztásra). A rendszerben csak és kizárólag olyan feleket lehet a nyilatkozathoz hozzárendelni, amelyek/akik regisztrált felhasználói a HBNY rendszernek, azaz a közjegyző előtt azonossági nyilatkozatot tettek. A nyomógombokra kattintva a rendszer egy egyszerűsített keresőfelületet jelenít meg, amelyen keresztül kiválasztható az ügyfél. A keresőfelületen megadható, hogy természetes személyt vagy szervezetet kíván a közjegyző a nyilatkozathoz hozzáadni. 12
A keresőfelület felső részén található adatbeviteli részen természetes személy esetén születési dátum és anyja neve; a szervezet esetén a nyilvántartó és a nyilvántartási szám megadása kötelező. (Kivételt képez a külföldi szervezet, ott az országkód és a pontos név megadása a kötelező) Az adatok alapján az OK gombra kattintva a rendszer keresést végez. Ha a nincs találat, akkor a rendszer az alábbi figyelmeztetést küldi "A keresett személy nem található az adatbázisban". Amennyiben van találat, a rendszer betölti a többi adatot, majd az OK gomb megnyomásával a nyilatkozathoz hozzárendelésre kerül az adott természetes személy vagy szervezet. Abban az esetben (természetes személy esetén) ha több olyan találat lenne, akikre érvényesek a megadott paraméterek (tehát ugyanaznap születtek és az anyja neve is ugyanaz), akkor a rendszer további adatokat kér be, a találatok szűkítése elvégezhető a viselt név és/vagy születési név megadásával.! Fontos! Ha a kötelező mezőkön kívül egyéb adatot adunk meg (pl.: név) akkor a rendszer a megadott adatok alapján keres így elképzelhető, hogy nem ad találatot olyan személyre, akit a kötelező adatok alapján meg lehetett volna találni. (Pl.: A rendszerben átvezetésre került egy névváltozás, amiről a keresőnek nincs tudomása, ha a kötelező adatok alapján keres, akkor megtalálható a személy, de ha pontatlan adatokat közöl, akkor arra nem lesz találat). A kiválasztott természetes személyt vagy szervezetet a rendszer az alábbi módon jeleníti meg: (Amennyiben a kiválasztott természetes zálogjogosulti bizományosként jár el feltéve hogy erre megfelelő jogosultsága van -, a személyhez tartozó blokk bal alsó részén található jelölőnégyzetben lehet ennek tényt jelölni.) 13
Minden felvett személy vagy szervezet el is távolítható a listáról az adott blokk jobb felső részén található jel megnyomásával.!fontos! A hitelbiztosítéki nyilatkozat személyi részének összeállításakor csak és kizárólag az érintett feleket kell megjelölni. A képviselők megjeleníthető adatait (viselt név, születési idő) a FELJEGYZÉS rovatban lehetséges feltüntetni. 14
Vagyontárgyak feltüntetése a hitelbiztosítéki nyilatkozatban: A hitelbiztosítéki nyilatkozat személyi részének (zálog jogosult, zálogkötelezett, képviselő, képviseletre vonatkozó nyilatkozat) megadását követően a ZÁLOGTÁRGY adatblokk jobb oldalán a +zálogtárgy gomb kiválasztásával adható vagyontárgy megjelölés a nyilatkozathoz. A megadási mód legördülő menüből kiválasztható opciók: A vagyontárgyak megjelölése a hitelbiztosítéki nyilatkozatban egyedileg vagy körülírással történhet. Egy nyilatkozatban egyféle megadási mód alkalmazható. Vagyontárgyak egyedi megjelölése történhet: 1. gépjármű esetében (lsd Hbnytv 11. (2) ) alvázszám alapján (ehhez a megjelöléshez a Hbnytv. a 27 (4) (5) bekezdés szerinti jogkövetkezményt fűzi) 2. a gépjárművön kívüli egyéb vagyontárgy esetében rendeltetésszerűen a tárgy Hbnyr. 25. (1) bekezdésében nevesített 5 jellemző azonosítójának megadásával. (A megadott tulajdonságok szerint vagyontárgyra történő keresésre 2015. március 15-től lesz lehetőség) 3. szabadszövegesen (kizárólag indokolt esetben javasolt a használata) /2014. december 1. napjától a rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy az 1. és 2. pontokban vázolt esetekben egy nyilatkozatban több vagyontárgy kerüljön egyedileg megjelölésre. (E megadási mód költségtérítési vonzatáról a Hbnyr 40. (5) (6) bekezdése rendelkezik)/ 15
Az 1. pont szerinti esetben a gépjármű alvázszám menüpontra kell kattintani: A gépjármű alvázszám megadása esetén a kereshetőség miatt - fokozottan ügyelni kell a pontos (karakterhelyes) adatmegadásra. Az alvázszám mező nem tartalmazhat írásjeleket, kizárólag betű és szám bevitele lehetséges. Zálogjogra vonatkozó hitelbiztosítéki nyilatkozat tétele során az alkalmazás az adatbeviteli mező kitöltésekor ellenőrzi azt, hogy az adott egyedi azonosító tekintetében a HBNY rendszer tartalmaz e korábban rögzített zálogjogi nyilatkozatot, egyben jelzi a felhasználónak azt, hogy a nyilatkozata mely ranghely tekintetében kerülhet bevitelre. A gépjárművön kívüli egyéb vagyontárgy esetében vagyontárgy a hitelbiztosítéki rendszer e célra rendszeresített felületén egyedileg az alább felsorolt tulajdonságok maradéktalan megadásával is megjelölhető: 1. gyártási évének, 2. gyártója nevének (elnevezésének), 3. gyártási számának, 4. gyártó által adott egyedi azonosítójának, 5. a gyártó által adott elnevezésének. Az ilyen módon megjelölt vagyontárgyak tekintetében - sikeres nyilatkozat rögzítés esetén - a rendszer HBN azonosítót generál, melyre újabb (zálogjogra vonatkozó) hitelbiztosítéki nyilatkozatokban lehet hivatkozni. 16
Vagyontárgy körülírással-, avagy egyedileg szabadszövegesen történő megjelölése: A vagyontárgy fentiek szerinti megjelölésére a rendszer tízezer karakter helyet biztosít. A leírás alapján a rendszer nem biztosít semmiféle kereshetőséget. Újabb (zálogjogra vonatkozó) hitelbiztosítéki nyilatkozat esetén Az ilyen módon megadott vagyontárgyra/vagyontárgyak körére - rögzítést követően HBN azonosító alapján lehet hivatkozni. Amennyiben a vagyontárgy jog, illetve követelés, azt körülírással kell meghatározni. 17
Vagyontárgy megjelölése HBN azonosítóra hivatkozással: Abban az esetben, ha már nyilvántartásba vett hitelbiztosítéki nyilatkozatban a vagyontárgy, vagy a vagyontárgyak köre körülírással vagy nem alvázszám illetve a vagyontárgy 5 tulajdonságának megadására rendszeresített felületen egyedileg került megjelölésre, ugyanezen vagyontárgyra vagy vagyontárgyakra vonatkozó további hitelbiztosítéki nyilatkozat e nyilatkozatban a rendszer által létrehozott azonosítóra hivatkozással is megtehető. Ez a megadási mód a vagyontárgy 5 tulajdonsága szerinti (többek által egyedinek tekintett) megadási mód esetén is használható további nyilatkozat megtétele során. Az űrlap további mezőinek kitöltése A követelés és a feljegyzések mező szabadszövegesen tölthető ki. Az űrlap kitöltése során fokozott körültekintéssel kell eljárni, miután erre a mezőre semmiféle informatikai ellenőrzés nem érvényesül. A feljegyzések mezőben a biztosítéki ügylet (zálog, lízing stb.) közjegyzői okiratba foglalásakor eljárt állandó képviselők nyilvános adatai (viselt név, születési idő), valamint a közjegyzői okirat ügyszáma adható meg. A rendszerben anotes alapján rögzített közjegyzői ügyszámokkal a HBNY alkalmazás nem végez műveletet ezért a közjegyzői ügyviteli alkalmazásba célszerű az adott ügy adataihoz rögzíteni a HBNY bejegyzési azonosítót. 18
A közjegyző által rögzített hitelbiztosítéki nyilatkozat esetén a költségtérítés megfizetésével kapcsolatosan a MOKK intranetes felületén elhelyezett tájékoztatók az irányadóak. Folyamatban vannak a költségtérítés megfizetésére szolgáló alábbi fizetési módozatok kialakításai is: - Közjegyzői irodába telepített fizikai POS terminál segítségével (a Hbnyrben egyelőre nincs nevesítve) - Postai készpénzátutalási megbízás ( csekk ) használatával (Hbnyrben egyelőre nincs nevesítve) Budapest, 2014. április 22. MOKK Informatikai Iroda 19