Budapesti Gazdasági Főiskola. KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR NEMZETKÖZI KOMMUNIKÁCIÓ SZAK Levelező tagozat Public relations szakirány

Átírás

1 Budapesti Gazdasági Főiskola KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR NEMZETKÖZI KOMMUNIKÁCIÓ SZAK Levelező tagozat Public relations szakirány A HUMÁNPOLITIKA ÉS A BELSŐ PUBLIC RELATIONS EGYÜTTMŰKÖDÉSI LEHETŐSÉGEI ÉS GYAKORLATA A TISZÁNTÚLI KÖRNYEZETVÉDELMI ÉS VÍZÜGYI IGAZGATÓSÁGNÁL Készítette: Illés Éva Budapest, 2005

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Szakirodalmi áttekintés, a belső public relations és a humán erőforrás menedzsment fogalomkörének meghatározása Public Relations A belső public relations A belső public relations definiálása A belső public relations feladatai, funkciói A belső public relations eszközrendszere Az emberi erőforrás menedzsment Az emberi erőforrás menedzsment definiálása Az emberi erőforrás menedzsment funkciói: Az emberi erőforrás menedzsment célrendszere A humán erőforrás menedzsment és a belső public relations együttműködési lehetőségei (elméleti bevezető) A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság bemutatása A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság tevékenységének bemutatása A szervezet felépítése Cégfilozófia A humán erőforrás menedzsment és a belső public relations együttműködésének gyakorlati megvalósulása a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóságnál Belső kommunikáció A belső public relations módszerei A belső public relations eszközei Erőforrás-biztosítás Ösztönzésmenedzsment Teljesítményértékelés A humán erőforrás menedzsment informatikai támogatottsága A vállalati mikroklíma elemzése

3 6.1. Orientáció Emberi kapcsolatok Ellenőrzés Kommunikáció Döntéshozatal Bizalom A problémák kezelése A hibák kezelése A konfliktusok kezelése Jutalmazás Kockázatvállalás SWOT - analízis Összegzés

4 1. Bevezetés Napjaink gazdasági életében rendkívül megnövekedett a public relations tevékenység fókuszában álló kommunikáció jelentősége. A kommunikáció presztízsének erősödése, mint egy láncreakció, automatikusan az emberi kapcsolatok fontosságának felértékelődését eredményezte, s a kommunikáló ember a szervezet sikerének és hatékonyságának kritikus tényezőjévé vált. Mindennek eredőjeként a humán erőforrás menedzsment funkciói és feladatkörei is komplexebbé, hangsúlyosabbá, stratégiailag meghatározóvá váltak. Szakdolgozatom célja az előbbiekben említett két szakterület, a humán erőforrás menedzsment és a belső public relations együttműködési lehetőségeinek és gyakorlatának vizsgálata a debreceni székhelyű Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság szervezetén belül. Munkámban bemutatom, hogy a belső public relations eszközök hatékonyan és sikeresen képesek a humán erőforrás menedzsment célokat közvetíteni, megvalósulásukat támogatni. 4

5 2. Szakirodalmi áttekintés, a belső public relations és a humán erőforrás menedzsment fogalomkörének meghatározása 2.1. Public Relations A belső public relations fogalmának és sajátságainak meghatározása előtt, szükségesnek tartom azt egy tágabb kontextusba, a public relations fogalomkörébe helyezni. Felmérések szerint több mint kétezer meghatározás létezik a public relations definiálására. Barát Tamás a CEO magazinban publikált cikke szerint a világon a legelterjedtebb public relations felfogás Edward L. Bernays személyéhez kapcsolódik: A szervezet azon általános egyénisége és politikája, amelyet a köz irányában kommunikálni kíván. A köz rendszeres tájékoztatásának az eszköze. A menedzsmentnek az a funkciója, amely felhívja a figyelmet a szervezet goodwill-jére. Tevékenység, melynek célja az, hogy a szervezet programjait hozzáigazítsa társadalmi környezetéhez, és közvetítse azokat a társadalom felé (BARÁT TAMÁS: A bizalom hangjai, :25). Fontosnak tartom azonban a fenti fogalmat néhány lényeges elemmel kiegészíteni, segítségül hívva Sam Black professzor, az International Public Relations Association tagjának definícióját, valamint a Magyar Public Relations Szövetség meghatározását. Sam Black professzor szerint a public relations gyakorlásának alapvető célja, hogy a kölcsönös megértésnek olyan kétcsatornás módszerét hozza létre, amely az igazságon, az ismereteken és a teljes tájékoztatáson alapul (BARÁT TAMÁS: A bizalom hangjai, :25). Az MPRSZ Székesfehérvári Nyilatkozata az alábbiakkal egészíti ki az előzőket: a public relations célja az egyének, a szervezetek és a környezetük közötti kölcsönös előnyökön alapuló kommunikációs kapcsolatok alakítása. A public relations tevékenység: irányítási funkció, a vezetői munka része, ennek megfelelően a public relations-t koordináló szervezeti egységnek az első számú vezető közvetlen alárendeltségében kell működnie. Ily módon biztosítható, hogy a public relations átfogja a szervezett kommunikációs tevékenység egészét, és így valósítható meg a szervezet stratégiai és taktikai döntéseiben történő érdemi részvétele (SZÉKESFEHÉRVÁRI NYILATKOZAT, :25). Az MPRSZ Agárdi Nyilatkozata a 5

6 hírnév fogalmát is beemeli a meghatározásba, miszerint a public relations az a tudományterület, amely a hírnevet gondozza azzal a céllal, hogy megértést és támogatást nyerjen, és befolyásolja a véleményt és a viselkedést (NYÁRÁDI-SZELES I. 2004: p. 117). Valamennyi definíció kissé más oldalról közelíti meg ugyanazt a jelenséget, azonban mindegyikben közös az a megállapítás, miszerint a public relations középpontjában a kommunikáció áll, hisz a pr nem más, mint egy szervezet kommunikációjának szervezése, végső célja a vállalat hírnevének erősítése, a vállalat iránti bizalom kialakítása és megtartása. A public relations-t két fő irányra oszthatjuk. Beszélhetünk a szervezetek belső és külső kommunikációjáról, ezáltal belső és külső pr-ről. A külső pr feladata a szervezet külső környezetével való kapcsolattartás, míg a belső pr a szervezet belső életére, működésére fordít figyelmet. A public relations sajátságainak taglalása nem lenne teljes, ha nem ejtenék szót a pr jelenkori megítéléséről hazánkban. A helyzetet kiválóan leírja Ferling József, a Magyar Public Relations Szövetség elnöke, a HVG online március 25-i számában megjelent nyilatkozatában. Kibírtuk, amikor az ámítás bajnokainak, a nyilvánosságszervezés hoppmestereinek vagy csak szimplán dumagépeknek nevezték a pr -menedzsereket, mert a durva általánosításhoz azért jócskán akadt konkrét hivatkozás. Kibírtuk a píározást is, de sajnos az lett a vége, hogy a píár a simlisség szinonimája lett (FERLING JÓZSEF: A pr-esek a spájzban vannak, :20). A public relations-t illető előítéletek, fals értelmezések mélyen behatoltak a magyar társadalom szervezetébe, s ez az oka annak, hogy ez a stratégiai fontosságú tudományterület csak az utóbbi években indult el a perifériáról a központok felé. Mivel szakdolgozatom célja a belső public relations és a humán erőforrás-gazdálkodás együttműködési területének vizsgálata, a továbbiakban a belső pr-rel kívánok részletesebben foglalkozni. 6

7 2.2. A belső public relations A belső public relations definiálása Valamennyi szervezet számos közvéleményszegmenssel, érdekcsoporttal rendelkezik. A sikeres kommunikáció megvalósítása érdekében elengedhetetlen a céloknak megfelelő célcsoport-meghatározás. A CERP állásfoglalása szerint csak egyetlen olyan közvéleménycsoport létezik, amely minden szervezetben jelen van: a belső közösség, a munkavállalók. Annak ellenére, hogy a belső közösség tekinthető a legkönnyebben meghatározható, a szervezeten belül és így a kommunikációs folyamatokban a legstabilabb pozícióval rendelkező szegmensnek, mégis sok esetben negligálják, elhanyagolják. Mindez azért tűnik visszásnak, mert a belső közösség az, melytől egy szervezet megkaphatja gazdasági valamint globális kommunikációs tevékenységének értékelését. A fentiekből vezethető le a belső public relations jelszava: PR begin at home, azaz a public relations otthon, házon belül kezdődik. Bármit is kommunikálhat ugyanis egy szervezet külső környezete felé, ha azt a munkavállalók belső közössége nem hitelesíti, minden addigi tevékenység, erőfeszítés hiábavalónak bizonyul. Ebből adódóan a belső public relations feladata egy kölcsönös előnyökön alapuló kétirányú (kommunikációs) kapcsolat létrehozása és ápolása a szervezet és alkalmazottai között A belső public relations feladatai, funkciói A belső public relations tevékenységi köreit az alábbiakban összegezhetjük: Megfelelő információ kidolgozása a vállalti stratégiáról, hogy az üzlettársak hatékonyan részt vehessenek a vállalkozás fejlesztésében; A különböző szektorok/részlegek eredményeinek közzé tétele, az információk terítése; Rendszeres társasági/vállalti kommunikáció szervezése és biztosítása, amely mindig aktuális, időszerű, pontos és egyértelmű; Az üzlettársak véleményének megismerése és az információk összegyűjtése érdekében a belső kapcsolatok csatornaként történő felhasználása, biztosítva ezzel a spontaneitást és a véleményalkotás szabadságát; A szervezeti, a termelési, a marketing-, az értékesítési, és a pénzügyi innovációs folyamatokkal kapcsolatos Időszerű információk nyújtása; 7

8 Az időben történő tájékoztatás megvalósítása minden krízis- és válsághelyzetben azért, hogy az alkalmazottak ne a külvilágtól származó helytelen vagy félrevezető információkra hagyatkozzanak; A menedzsment számára (és által) kialakított monitoringrendszer biztosítása, hogy a vezetők elemezni tudják a belső közösségek kulcsfontosságú kérdésekről alkotott, a közvéleményt befolyásoló véleményét. (CERP: Internal Communication and Public Relations, , 14:15) A belső public relations eszközrendszere Az előbbiekben bemutatott belső public relations feladatok és tevékenységi körök csak egy olajozottan működő, a kommunikációs csatornákat maximálisan kiaknázó és nyitva tartó eszközrendszer segítségével valósíthatók meg. A módszerek és eszközök tárháza kimeríthetetlen; mivel a kommunikációs módok és eszközök bemutatása a dolgozat egy későbbi fejezetének témája, az alábbiakban csak rendszerszerűen, néhány példával illusztrálva mutatnám be őket: A. SZEMÉLYES KOMMUNIKÁCIÓ 1 Szóbeli személyes kommunikáció Megbeszélések Előadások 2. Írásos személyes kommunikáció Belső postai levelezés B. CSOPORTKOMMUNIKÁCIÓ 1. Rendezvények Konferenciák Oktatások, továbbképzések Komplex rendezvények (nyílt napok, jubileumi ünnepségek, stb.) C. TÖMEGKOMMUNIKÁCIÓ Internet Intranet 8

9 2. 3. Az emberi erőforrás menedzsment Az emberi erőforrás menedzsment definiálása Az elmúlt évtizedek nagyléptékű technikai és technológiai fejlődése, a gazdasági rendszer fejlődése, valamint a társadalmi változások hatására az emberi erőforrás rendkívüli felértékelődésének lehettünk tanúi. Ennek következményeként, a minőség és tudás reflektorfénybe kerülésével, módosultak a munkáltatói követelmények, fejlődtek a munkafeltételek és lényegesen komplexebb szervezetek jöttek létre. Másrészről megjelentek a munkaerőpiacon az igényesebb munkavállalók, akiknek az életszínvonal emelkedésével nagyobb elvárásaik lettek munkájukat, munkakörülményeiket illetően. A fenti folyamatok eredőjeként elfogadott ténnyé vált, hogy a versenyképesség hagyományos forrása, úgymint a védett piac, a pénzügyi erőforrások, a méretgazdaságosság az egyedülálló technológia, már nem elegendő többé a versenyelőny fenntartásához. A hosszú távú versenyképesség kulcsa napjainkban sokkal inkább az emberi erőforrások (képességek, tudás, tapasztalat, viselkedésmód) és menedzselésük. Ezt valósítja meg az emberi erőforrás menedzsment. Az emberi erőforrás menedzsment olyan kölcsönösen egymásra épülő funkciók rendszere, amelyek az egyéni és a szervezeti célok egyidejű figyelembevételével elősegítik az emberi erőforrások hatékony felhasználását (KAROLINY MÁRTONNÉ- POÓR JÓZSEF 2004). Az emberi erőforrás menedzsment a belső public relations - höz hasonlóan rendkívül komplex, szerteágazó tevékenység. A definícióban említett funkciókat a következőkben a teljesség igénye nélkül ismertetem Az emberi erőforrás menedzsment funkciói: Emberi erőforrás tervezés és auditálás Munkakörelemzés és tervezés Erőforrás-biztosítás. toborzás, kiválasztás, leépítés Munkakör-értékelés Ösztönzésmenedzsment Teljesítményértékelés Az emberi erőforrások fejlesztése 9

10 Munkaügyi kapcsolatok rendszere Az emberi erőforrás-kezelés információs rendszere Változásmenedzselés Kompetencia és érzelmi intelligencia Kommunikáció Az emberi erőforrás menedzsment célrendszere Az emberi erőforrás menedzsment elsődleges, prioritást élvező célja a szervezeti hatékonyság támogatása. Mivel a szervezetek alapvető, hosszú távú, általános céljai a fennmaradás és a növekedés, ezért törekszik minden szervezet a hatékonyságra. Az emberi erőforrás menedzsment a szervezeti hatékonyságot támogató végső célját az emberek hozzájárulása révén igyekszik elérni. Emiatt az ő igényeik, céljaik figyelembevétele az előzővel egyenrangú feladatot jelent. Általánosan fogalmazva ez a szempont a méltányos, fair viszonyok kialakítását igényli, mely az alkalmazottak elégedettségének folyamatos javítását célozza. 10

11 3. A humán erőforrás menedzsment és a belső public relations együttműködési lehetőségei (elméleti bevezető) Ahogyan az előző fejezetek utaltak rá, a public relations tudományát így a belső pr-t is a kommunikáció szervezés szakterületének tekinthetjük; lévén a public relations szakma feladata kettős: megoldja egy vállalat kommunikációs feladatait, illetve a szervezet egyéb feladatai megoldását kommunikációval támogatja (BARÁT TAMÁs 2000). A korábban írottakból az is nyilvánvalóvá vált, hogy a humán erőforrás menedzsment egyik meghatározó részfunkciója a kommunikáció, vagyis a humánpolitikai célok kommunikációs eszközökkel történő megvalósítása, lebonyolítása. Éppen ez a humán erőforrás funkció az, amelyben a public relations kifejti tevékenységét, azaz a belső public relations kommunikációs eszközeit a humán erőforrás menedzsment szolgálatában állítja. Míg tehát a humánpolitikai kommunikáció szakterületi megnyilvánulást jelent, addig a belső public relations tevékenység a menedzsmentkommunikációnak feleltethető meg. Mindez világosan alátámasztja, hogy a két tudomány kapcsolódási területe a szervezet kommunikációs struktúráján belül értelmezhető és értelmezendő Már a bevezetésben utaltam rá, hogy szakdolgozatom célja a fent leírt kohézió megvalósulásának vizsgálata a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság intézményén belül. Munkám következő fejezeteiben be kívánom mutatni, hogy szinte valamennyi humán erőforrás menedzsment funkció igényli a kommunikációt, s elemezni szeretném, hogy hogyan segíti és támogatja a belső public relations tudománya széles spektrumokat felölelő eszközrendszere segítségével a humán erőforrás menedzsment feladatainak megvalósulását. Primer vizsgálati módszereim között a következők szerepeltek: egyéni és csoportos interjúk készítése; kérdőíves felmérés készítése, konkrét munkafolyamatok megfigyelése. Szekunder vizsgálati módszerként a téma szakirodalmának feldolgozását végeztem el, valamint a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság éves beszámolóját és felméréseit használtam fel. Elsőként a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóságot kívánom bemutatni. 11

12 4. A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság bemutatása A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság tevékenységének bemutatása Az 1953-ban Debreceni Vízügyi Igazgatóság néven alakult Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság (TIKÖFE) az ország területét lefedő tizenkét vízügyi igazgatóság egyike, mely nem a közigazgatási határokhoz, hanem a vízgyűjtőkhöz igazodóan került kialakításra. A TIKÖVIZIG működési területe így magában foglalja a teljes Hajdú-Bihar megyét és a környező négy megye kisebb térségeit is. A TIKÖVIZIG alapfunkciói közé olyan tevékenységek tartoznak mint az árvízvédelem, árvízmentesítés, folyószabályozás; ezen belül folyamatos töltésfejlesztéseket végeznek, lokalizációs védvonalakat és védtöltéseket építenek és gondoznak, szükségtározókat létesítenek valamint részt vesznek és irányítják az árvízkatasztrófák esetén történő védekezést. Az árvízvédelem mellett a szervezet kapacitásainak jelentős részét a belvízrendezésre, a belvizek elleni védekezésre fordítja, mivel a TIKÖVIZIG működési területe hazánk egyik belvizek által legjobban veszélyeztetett vidéke. Ennek érdekében belvízrendszer fejlesztéseket végeznek, csatornákat építenek, bővítenek és gondoznak, szivattyútelepeket és víztározókat létesítenek A mezőgazdasági vízhasznosítás szintén egy fontos szegmense a TIKÖVIZIG tevékenységének. A mezőgazdasági termelés vízigényének folyamatos kielégítése érdekében öntözőrendszerek, víztározók és csatornák (Nyugati-főcsatorna, ) építésére és karbantartására van szükség. A vízkészletgazdálkodás a felszíni és felszín alatti vizek felhasználásával foglalkozik, nagy hangsúlyt fektetve a vízbázisvédelemre. A vízbázis vizsgálat mellett tehát gondot fordítanak a készletek védelmére is (KÓTHAY 2003). A szervezet számára az év egészében állandó feladatot jelent a 7000 négyzetkilométeres működési területen található 348 árvízvédelmi töltés, az 1300 km hosszú belvíz, valamint a 290 kilométeres térségi vízpótló, vízellátó csatornahálózat kezelése, működtetése, fejlesztése. A védelmi biztonságot 83 millió köbméteres árvízvédelmi szükségtározó, 90 m 3 /s beépített szivattyútelepi, 18 m 3 /s hordozható szivattyúkapacitás, valamint 76 millió m 3 belvízvédelmi célú tározó térfogat biztosítja. 12

13 4. 2. A szervezet felépítése 1. ábra. A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság szervezeti felépítése A következőkben a public relations és a humán erőforrás gazdálkodás szervezeten belül elfoglalt helyét szeretném bemutatni. 13

14 A vállalatban a public relations szakterületét a szervezeti struktúrában közvetlenül az igazgató alatt helyet kapó pr vezető képviseli, akit a szervezeti ábrán az igazgató közvetlen elnevezés jelöl. A TIKÖVIZIG szervezetén belül önálló public relations osztály nem létezik; a pr vezetőnek saját vezetése, irányítása alá rendelt beosztottjai nincsenek. A szükséges feladatok végrehajtását sokszor egyedül vagy az igazgató és osztályvezetők által segítségére kijelölt munkatársak közreműködésével végzi. Közvetlenül az igazgatónak tartozik beszámolási kötelezettséggel, de az igazgatói üléseken nem vesz részt. A humán erőforrás menedzsment feladatait megosztva két szervezeti egység végzi, lévén önálló humán erőforrás osztály nem létezik a szervezeten beül. A hagyományos munkaügyi tevékenységet a Gazdasági Osztályon belül működő Bér- és munkaügyi csoport látja el. A Bér- és munkaügyi csoport végzi az igazgatóság dolgozóinak bérszámfejtését, táppénz és családi pótlék elszámolást előkészíti a munkaerő-gazdálkodási, bérgazdálkodási terveket, irányítja a munkaerő foglalkoztatással kapcsolatos feladatokat elvégzi a foglalkoztatással kapcsolatos bejelentési kötelezettségeket nyilvántartja a munkaszerződéseket és azok mellékleteit Az Igazgatóság és Jogi Osztály szintén ellát a humán erőforrás menedzsment tevékenységi körébe tartozó feladatokat: gondoskodik a belső szabályzatok, utasítások, körlevelek rendszeres karbantartásáról végzi az oktatás - képzés szervezést; közlönyök, folyóiratok, újságok rendelését. Itt tartom fontosnak röviden szólni a szervezet humán erőforrás-ellátottságáról. A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság jelenleg 436 főt alkalmaz, amelyből 39 fő közmunkásként van foglalkoztatva. A munkavállalók körében 16% a felsőfokú, 47% a középfokú és 37% az alapfokú végzettségűek aránya. Az elmúlt években zajlott létszámcsökkentési folyamatok eredményeként-minden ellenkező irányú erőfeszítés ellenére- csökkent a felső- és középfokú végzettségűek aránya a szervezeten belül. 14

15 4. 3. Cégfilozófia Végül, hogy a vállalatról alkotott kép teljes legyen, szükséges a TIKÖVIZIG által, az Arculati Kódexben megfogalmazott cégfilozófia ismerete. A cégfilozófia a vállalati arculat meghatározó eleme, olyan gondolatiságot és elveket közvetít, melyek áthatják a szervezet globális tevékenységét. Ez a kulcsdokumentum informál a szervezet és környezete viszonyáról, a vállalat által fontosnak értékelt kérdésekről és trendekről (NYÁRÁDI-SZELES 2004). CÉGFILOZÓFIA A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság feladata a társadalom szolgálata, a vízgazdálkodási célok megvalósulásának biztosítása az államigazgatási eszközrendszer segítségével. Ennek egyik legfontosabb eszköze az első fokú hatósági jogkör, melynek keretében széles államigazgatási, szakhatósági tevékenység révén tartjuk a kapcsolatot az ügyfelekkel. A térségfejlesztés szempontjából is kiemelt feladat a vízgazdálkodási koncepciók készítése, összehangolása. Gazdálkodunk a felszíni és felszín alatti vízkészletekkel, végezzük ezek térbeli, időbeli, mennyiségi és minőségi számbavételét és elosztását. Az állami főműveken ellátjuk, a térségünkben ezen kívül irányítjuk és összehangoljuk a vizek kártétele elleni védekezést. (Vízkárelhárítás az ár- és belvizek, a vízminőségi károkozás de az aszálykár elleni védekezés is!) Sokan vádolnak bennünket, vízügyeseket azzal, hogy csak betonban, hatalmas művekben, folyók szabályozásában gondolkodunk. Valójában ez nincsen így, hisz műveink megépítése során évtizedek óta figyelembe vesszük a környezet- és természetvédelem szempontjait. Ennek köszönhetően létrehoztunk olyan pihenő és kirándulóhelyeket, mint a Tiszalöki Arborétum, a Debrecen melletti tározókkal teletűzdelt Erdőspuszta, a Keleti főcsatornát szegélyező fasorok, erdők és vízparti telkek. Munkánk során néha a figyelem középpontjában, de az év döntő részében a háttérben maradva azon dolgozunk, hogy ügyfeleink, működési területünk lakossága, a termelő üzemek elégedettséggel tapasztalhassák, hogy a vízügyi politika és az érvényes jogszabályok adta keretek között minden jogilag és műszakilag megvalósítható gondolat kivitelezésében partnerek vagyunk. 15

16 5. A humán erőforrás menedzsment és a belső public relations együttműködésének gyakorlati megvalósulása a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóságnál Mielőtt a fentiekben megnevezett problematikát ismertetném és elemezném röviden be kívánom mutatni -orientáló jelleggel- azokat a humán erőforrás menedzsment szakterületeket és funkciókat, amelyek működésében tanulmányoztam a belső public relations megjelenését. Elsőként a belső kommunikációt szeretném vizsgálni a szervezeten belül, lévén a két szakterület, HR és pr, itt kapcsolódik a legnyilvánvalóbban egymáshoz. Ezt követően elemzem a vállalat emberi erőforrás-biztosítási gyakorlatát, majd a TIKÖVIZIG-nél működő ösztönzésmenedzsment folyamatokat, hangsúlyosabban a nem anyagi ösztönzőket vizsgálom meg. Célom továbbá a vállalatnál működő teljesítményértékelés és a HR funkciók informatikai támogatottságának rövid bemutatása Belső kommunikáció A kommunikáció a szervezet működésének alapfeltétele, hisz ez az interaktus tartja össze a szervezet tagjait, egységeit, valamint integrálja azt a szervezetet tágabb környezetébe. Tág értelemben kommunikációként értelmezhetünk minden olyan (tudatos és nem tudatos, verbális és nem verbális) tevékenységet és viselkedést, amelynek az interakció résztvevői jelentést tulajdonítanak. Mint folyamat magában foglalja mind az üzenet küldését, mind annak vételét és dekódolását, megértését. Az elmúlt időszakban zajló jelentős világnézetbeli és értékrendbeli változásoknak köszönhetően a kommunikáció szerepe a fejlett ipari országok szervezeteiben jelentősen módosult. A munkavállalók döntő többsége most már nem csupán a megélhetés biztosítását, hanem az önmegvalósítást, az embert előre mozdító közösségben tevékenykedés lehetőségét keresi a munkában. Kijelenthetjük, hogy a termelési tényezők között az ember került előtérbe. A fenti folyamatokkal természetszerűen együtt jár a csoportmunka presztízsének növekedése, az információ megosztásának, az individuális vélemény nyílt vállalásának, az aktív együttműködésnek és véleménycserének térhódítása is. A XXI. század munkavállalója igényli a döntéshozatalban történő aktív részvételt, a vállalton belüli előrelépés, karrier lehetőségét. Munkáltatójától elvárja teljesítményének rendszeres és objektív értékelését, s 16

17 talán ami mindennek alapja, fontos igény, hogy legyen tájékozott, jól informált nem csak szűk munkakörét, de a vállalat globális történéseit illetően is (BORGULYA ISTVÁNNÉ 2004). Ezen igények alapját az egészséges munkahelyi kapcsolatok képezik; a nyíltság, őszinteség és korrektség értékrendszerét követő vállalatvezetés, ami egyenes út a bizalom légkörének megteremtéséhez; a kommunikáció tehát ebben az értelmezésben nem csupán információtovábbítás, hanem eszköz a humán erőforrás menedzsment kezében. A beosztottakkal kiépített jó kommunikáció eszköz tehát a vezetés kezében: segíti a célok elérését, ami a teljesítmény javításhoz, növeléséhez vezet. Mindez, illetve a jól működő kommunikáció előre viszi az egyén önmegvalósító törekvéseit, mert megérteti szerepét a szervezeti folyamat egészében, és világossá teszi a kölcsönösség, az interaktivitás nélkülözhetetlenségét, ami által az egyén kötődése a szervezethez szorosabbá válik; a folyamat így ambíciókat táplál és ötleteket gerjeszt a szervezet számára. Az intern, belső kommunikáció sikeres működése, az információ folyamatos áramlása nem csak az egyén, az individuum szempontjából bír kiemelkedő jelentőséggel; a szervezet vezetése számára is nagy szolgálatokat tesz: világossá teszi mindenki számára a szervezeti célokat, közvetíti a közös értékeket és egyértelművé teszi a feladatokat. Vizsgáljuk meg mélységeiben a belső kommunikáció működését a TIKÖVIZIG-nél. A belső pr formáinak, módjainak és eszközeinek elemzésekor Magyar Public Relations Szövetség hivatalos csoportosítási rendszerét követtem. Kezdjük a vizsgálatot a belső public relations módszereivel A belső public relations módszerei 1. SZEMÉLYES KOMMUNIKÁCIÓ 1.1. Személyes szóbeli kommunikáció Megbeszélések, meeting-ek Az igazgató és a pr vezető megbeszélései Heti rendszerességgel zajlik, de nincs napra és órára pontos időpontja. A megbeszélés funkciója, hogy az igazgató tájékozódjon a vállalatnál zajló public relations eseményekről és felmerülő feladatokról, illetve a stratégiai fontosságú eseményekről tájékoztassa a pr-vezetőt. Ezen a fórumon történik meg a vállalat rövid illetve hosszú távú kommunikációs feladatainak körvonalazása, kijelölése. Általánosságban elmondhatjuk, hogy ez a megbeszélés sokkal 17

18 inkább tekinthető feladategyeztetésnek, mint rendszeresített, térben és időben kötött megbeszélésnek. Ezek a pr megbeszélések természetesen bizonyos kritikus helyzetekben gyakoribbá válhatnak. Ezek az esetek a következők: Ár- és belvízvédelem Ebben az esetben a pr vezető feladata: osztályvezetőkkel egyeztetve napi hidrológiai adatok közlése a sajtónak, valamint azok feljuttatása a vállalat honlapjára. Az információáramlás kissé itt is megzökken, mert az informatikai osztály nem mindig követi nyomon a friss jelentéseket, és nem kerül időben a különböző médiába. Víz világnapja Az osztályvezetőkkel történő egyeztetést követően kerül sor a programok kijelölésére. Aktuális kérdések Sajtótájékoztatók, krízishelyzetek A pr vezető és igazgató között zajló megbeszélések a személyes kontaktus mellett telefonon is megtörténhetnek Osztályvezetők-alkalmazottak megbeszélései Ezen megbeszélésekre alkalomszerűen kerül sor; alapvető célja az aktuális feladatok meghatározása és leosztása, valamint a fentről érkező információk átadása, közvetítése. A fenti megbeszélések némelyike jellegű, azaz az osztályvezető és egy alkalmazott négyszemközt zajló megbeszélését foglalja magában, de előfordulhat, hogy az osztályvezető több alkalmazottal, esetleg az egész osztállyal egy időben tudatja mondandóját Előadások Az adott téma szakértői által tartott szakmai jellegű előadások A fenti szakmai előadások igen elterjedt jelenségei a cég életének. Mivel a vállalat tevékenysége igen specifikus, mély tudományos gyökereket és folyamatosan megújuló, az aktualitásokat is követő háttértudást igényel, a szakemberek által fontos témákban tartott előadások elengedhetetlen velejárói a cég életének Igazgatói előadások Az igazgatói előadásokban nem a szakmai jelleg, hanem sokkal inkább a dolgozókkal történő közvetlen kontaktusteremtés a meghatározó. Célja vezetőség által meghozott, illetve a 18

19 minisztériumból érkező döntések és határozatok kommunikálása a dolgozók felé. A vállalat féléves, éves teljesítményének értékelése szintén ennek a fórumnak a keretei között zajlik Osztályvezetők előadásai Az osztályvezetői előadások funkciói szinte mindenben megegyeznek az előzőekkel, azzal a kivétellel, hogy az üzenet vevőköre szűkebb: az aktuális osztály. Elsősorban csoportos megoldást igénylő problémakörök ismertetése történik ezeken az előadásokon, illetve az osztály teljesítményének értékelése Telefonbeszélgetések A telefonbeszélgetések a vállalat intern kommunikációjának szerves, kiterjedt kommunikációs eszközei. Mivel a vállalat ingyenesen működő belső telefonhálózattal rendelkezik ez az egyik leggyakoribb érintkezési mód. A telefon lehetőséget teremt a vertikális és horizontális kommunikációs aktusok megvalósítására, valamint a vállalat különböző szervezeti egységei közötti kapcsolatot is maximálisan segíti Üzemlátogatások ( védőgát-látogatások ) A vállalat életében igen gyakoriak a gátakra, töltésekre szervezett szakmai és népszerűsítő, bemutató jellegű látogatások. A szervezet dolgozói a szakértők, gáton dolgozók beszámolóinak, ismertetőinek segítségével közelebbről is megismerkedhetnek a vállalat gyakorlati munkafolyamataival, sőt ki is próbálhatják az egyes tevékenységeket. A jó hangulatú védgátlátogatások igen népszerűek a munkavállalók körében Információ kiszivárogtatás Nem véletlenül hagytam az információ kiszivárogtatást a személyes szóbeli kommunikáció tárgyalásának utolsó elemévé, mivel ez utóbbi módszert tekinthetjük a verbális kommunikáció egyik leginformálisabb jelenségének. Köztudott tény, hogy ahol nincs információ, ott keletkezik, s az információáramlás nem hivatalos és nem felülről tudatosan meghatározott csatornákon keresztül indul meg. Különösen jellemző kommunikációs mód ez, ha az adott vállalat bizonyos gazdasági vagy más jellegű nehézséggel, problémával találkozik. A felmerülő problémáról, krízisről 19

20 szóló információk és hivatalos közlések elmaradása felerősíti az informális kommunikáció, az információ kiszivárogtatás jelentőségét. Az emberek sokszor folyosói pletykákból szereznek tudomást hitelesnek távolról sem mondható történésekről, s előfordulhat, hogy ezen információk éppen ahhoz nem jut el, akit a leginkább érint. A fent leírt folyamat elkerülhetetlenül- bizonytalanságot teremt, és kizárja, hátrányos helyzetbe hozza mindazon alkalmazottakat, akik előtt az informális csatornák zárva maradnak (Sándor 1996). Tagadhatatlan, hogy minden vállalat életében vagy bevallja, vagy nem jelen van az információ kiszivárogtatás. A TIKÖVIZIG esetében a nem hivatalos információk jelentős felerősödése az elmúlt évben a vállalatot érintő leépítésekkor volt jellemző. A munkavállalók a különböző médiából értesültek a közalkalmazotti szférát érintő létszámcsökkentési tendenciákról, azonban a cégen belül az ügyet illetően hivatalos tájékoztatás nem történt. Mindez amellett, hogy bizonytalanságban tartotta a dolgozókat, rendkívül rossz hatással volt a munkahelyi légkörre Személyes, írott kommunikáció Igazgatói utasítások Az igazgató által hozott döntések és utasítások elsőként minden esetben írásban jutnak el az osztályvezetőkhöz, akik feladata az üzenet szóbeli közvetítése az adott osztály dolgozói felé. Az írott jellegnek itt rendkívüli jelentősége van. Az írott igazgató utasítást a formális jelleg, az objektivitás, a tényszerűség és a szakszerűség jellemzi. Témájában minden esetben az aktuális feladatokhoz, problémakörhöz kapcsolódik Közös könyvtár A vállalatnak belső postája, belső levelezési rendszere nincs. Létezik viszont számítógépes hálózat, így egy közös könyvtár is, ahová a közérdekű információk, közösen használt munkaanyagok bekerülnek. A közös könyvtárba kerülő anyagokat illetően a szakterületek előzetes konzultációjára van szükség, ami kissé megnehezíti az eljárást. 20

21 Belső elektronikus levelezési rendszer A vállalat sok dolgozóját az informatika nyújtotta lehetőségek előli elzárkózás, szkepszis jellemzi. Ez az oka, hogy a Microsoft Outlook kínálta levelezési rendszert csak az informatikusok használják. Az elektromos belső levelezési rendszer rendkívül rugalmas, az azonnali visszacsatolást lehetővé tevő kommunikációs módszer. Másik nagy előnye, hogy az aktualitás igényét a leginkább ki tudja elégíteni, hisz rendkívül rövid idő alatt tud írásos kapcsolatot biztosítani az alkalmazottak között. 2. CSOPORTKOMMUNIKÁCIÓ Rendezvények Konferencia típusú rendezvények Tájékoztatók Igazgatói tájékoztatók Az igazgató, ha a vállalat egészét érintő változás vagy krízis merül fel, összehívja a dolgozókat a központi épület közösségi helyiségében. A tájékoztató, a nyílt, őszinte kommunikáció egyrészt a vállalat dolgozóinak aktív részvételét teremti meg a szervezet életében, másrészről a hiteltelen információk elterjedését is csírájában elfojtja. Ilyen igazgatói tájékoztatót hívott össze a vállalatvezetés az elmúlt év során, a központilag elrendelt leépítések esetében Értekezletek, tanácskozások Vezetői értekezletek A kéthetente zajló vezetői értekezlet résztvevői köre igen szűk. Nincsen jelen csak a szűk vezetőség, vagyis a hét osztályvezető és a három szakaszmérnökség vezető. Bár ahogyan azt az előbb említettem a vezetőség általában kéthetente ül össze, találkozóikra mégis inkább a kampányjelleg jellemző, tehát ha helyzet van, akkor kell találkozniuk. Az intern kommunikációnak ez az a fóruma, ahol a stratégiai döntések születnek, s olyan határozatok látnak napvilágot, mely a cég hosszú távú lépéseit, jövőjét meghatározzák Annak ellenére, hogy a pr vezető a szervezeti struktúrában közvetlenül az igazgató alatt helyezkedik el, ezeken az értekezleteken soha nem vesz részt. Az információ az információ hivatalos elosztójához áttételesen, utólagos informálódás útján, esetleg félhivatalos csatornákon jut el. 21

22 Komplex rendezvények Jubileumi, avatási ünnepségek 50 éves a Tiszántúli Vízügyi Igazgatóság Az igazgatóság ötven éves fennállását érdekes és változatos eseménysorozattal ünnepelte. Kiállításokkal és bemutatókkal szemléltette működésének fél évszázadát, illetve dolgozói számára hidegtálas állófogadást rendezett. Kerékpárút avatás Sikeres GVOP pályázati projekt megvalósulásaként jött létre a Tisza folyó töltésén végigfutó kerékpárút. A kerékpárút avatása alkalmából a TIKÖFE vállalkozó szellemű alkalmazottai, a minisztériumi meghívottak, köztük a környezetvédelmi miniszter is, kerékpártúrán vettek részt Nemzetközi napok A Víz Világnapja A Víz világnapja a TIKÖVIZIG legjelentősebb rendezvénye. Eseménysorozatok tömkelegén keresztül, a vállalat dolgozóit és a tágabb közvéleményt bevonva ünnepli a szervezet ezt a jelentős napot. A dolgozók által az egyik legkedveltebb esemény a Víz Világnapja előtti vasárnap az Aquaticum elnevezésű élményfürdőben szervezett játékos-vizes vetélkedő. A vetélkedőre a társszerveket is meghívják, úgymint: TIKÖFE, TV Rt., Debreceni Vízmű. A vendégek az intézmény nyitását megelőzően már bemehetnek az élményfürdő területére, természetesen belépési díj fizetése nélkül. A Víz Világnapja eseménysorozat keretein belül kerül megrendezésre még több, irányultságában a külső public relations szakterületéhez tartozó rendezvény; így ezeket csupán felsorolásszerűen említeném meg: - Vízvilág-napitúra címmel a felső-vezetésnek és a protokoll vendégeknek a Vekeri tónál szervez a vállalat előadásokkal és vetélkedővel egybekötött túrát. -Rendkívüli osztályfőnöki óra középiskolás és felsős általános iskolás gyerekeknek hidrológiai témakörben - Vízkincskereső kerékpárverseny általános és középiskolás gyerekek részvételével 22

23 - A régió iskolás gyerekeinek körében szervezett rajzverseny; témakör a víz. A legjobban sikerült alkotások a TIKÖVIZIG központi épületének előcsarnokában kerülnek kiállításra. Bár az utóbbi rendezvények a külső pr területéhez tartoznak a vállalat dolgozóinak beállítódását is mélyen érintik. A TIKÖVIZIG dolgozóiban ugyanis, látván a szervezet társadalmi elkötelezettségét, nő a bizalom vállalatuk iránt Kiállítások, bemutatók Az 50 éves jubileum alkalmából a debreceni Déri Múzeumban megrendezett interaktív kiállítás nagy népszerűségnek örvendett mind a dolgozók, mind a külsős résztvevők körében. A TIKÖFE a budapesti Duna Múzeummal együttműködve valósította meg ezt a sikeres bemutatót. A Déri Múzeum épületében mesterséges buzgárokat állítottak fel, a résztvevőkkel elsajátíttatták a homokzsákkészítést, valamint bemutatták az ár-és belvízvédelmi védekezés történetét, képeken, tablókon és kisfilmeken Belső rendezvények A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügy Igazgatóság számos belső rendezvénnyel próbálja megteremteni az optimális munkahelyi légkört, erősíteni a munkavállalók elkötelezettségét, megszerezni és megtartani bizalmukat. A vállalatnál a következő belső rendezvények léteznek: Karácsonyi fogadás Karácsonyi ünnepségként hagyományozódott tovább a TIKÖVIZIG dolgozóinak szervezett fogadás, amelynek keretében az igazgató személyesen- egy ünnepi ebéd és ünnepség keretében- adja át kis ajándékait a vállalat valamennyi dolgozójának. A vállalat a jó hangulat érdekében még cigányzenéről is gondoskodik. A karácsonyi ünnepség minden szakaszmérnökségen külön-külön kerül megrendezésre, amelyeken a pr vezető feladata az események konferálása, az ünnepség lebonyolítása. Névnapok 23

24 A vállalat dolgozói a központi épület hatodik emeletén lévő közösségi helyen du. 14 óra után köszönthetik kollégáikat névnapjuk alkalmából. A névnapi megvendégeléskor általában több névnapot ülnek meg egyszerre. Nemzetközi nőnap A vállalat férfi dolgozói minden év március 8-án virággal és apró ajándékkal köszöntik női kollégáikat. Rendkívül szép gesztus ez, ami a jó munkakapcsolatok elmélyítésében fontos szerepet játszik. Céges bulik A táncmulatsággal összekötött rendezvényekre újévkor és farsangkor kerül sor. Az utóbbi mindig maszkabállal egybekötött, nagyon jó hangulatú esemény. Ez utóbbi két esemény is kiváló lehetőség a munkatársak barátságos, kötetlen találkozására. Kőrös- kupa Több éves hagyományra tekint vissza a régióban működő vízügyi intézmények futball csapatai között zajló bajnokság. A meccseken természetesen a kollégák lelkes szurkolócsapata biztatja a TIKÖVIZIG csapatát. Régóta tudott, hogy a sport csapatkohéziós ereje szinte mindennél erősebb; kétségkívül bizonyítja ezt a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság esete is. 3. TÖMEGKOMMUNIKÁCIÓS MÓDSZEREK Mivel a tömegkommunikációs formák és módszerek külső irányultságot feltételeznek, a külső public relations szakterületéhez sorolandók. Léteznek azonban olyan tömegkommunikációs eszközök, amelyek a belső public relations szolgálatába állíthatók. Ezen eszközök tárgyalásával a következőkben kívánok részletesebben foglalkozni A belső public relations eszközei A fentiekben részletesen bemutatott belső pr módszerek és formák félkarú óriássá válnának, ha nem támogatná őket egy komplex eszközrendszer. 24

25 A továbbiakban ezeket, a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóságnál használt belső pr eszközöket kívánom az előzőekhez hasonló rendszerbe foglalni, egyeseket részletesebben is bemutatva. Itt jegyzem meg, hogy az egyes belső pr módszerek és eszközök között átfedések léteznek. 1. A SZEMÉLYES KOMMUNIKÁCIÓ ESZKÖZEI 1.1. Párbeszéd, vitabeszéd A viták és párbeszédek nem minden esetben csak kellemetlenséget és bosszúságot okoznak a vállalat vezetésének. Egy intelligensen megvalósított párbeszéd vagy vita képes az emberek személyisége, beállítódása és véleménye közötti különbségek sikeres realizálására, valamint az eltérő nézőpontok és kompetenciák feltárására is. Az ökológia törvényszerűségei is bizonyítják és igazolják, hogy a diverzitás egy életközösség fennmaradásának az elengedhetetlen feltétele. Így van ez a gazdasági életben is; azonban fontos, hogy a menedzsment ezt a sokszínűséget megfelelően kezelje és ki is aknázza, hasznosítsa Előadás A korábban már bemutatott előadások az információ átadásának rendkívül hasznos és népszerű eszközei. Adottságainál fogva kiválóan alkalmas a különböző kommunikációs eszközök és elemek integrálására (vizuális, akusztikai, audiovizuális elemek), amely az üzenet átadásában és közvetítésében segíti a kommunikátort Telefon A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóságon belső telefonos hálózat biztosítja a kommunikációs kapcsolat folytonosságát. Mivel a vállalatnak Berettyóújfaluban, Polgáron és Hajdúszoboszlón is működnek szakaszmérnökségei, a telefon a központ és ezen szakaszmérnökségek állandó kapcsolatának biztosításában is lényeges szerepet tölt be; biztosítja a mindennapi munkakapcsolatot, a kétirányú kommunikációt Névjegykártyák, vállalati logóval ellátott naptárak matricák, oklevelek A fent megnevezett kommunikációs eszközök a személyes kapcsolatteremtés esszenciális módozatai. A Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság rendkívüli figyelmet fordít a szervezet egységes arculatára, így a névjegykártyák, naptárak, levélpapír, stb. szigorúan 25

26 egységesített logotípiával készülnek. A logotípia szabályszerűségeit a vállalat Arculati Kódexe tartalmazza. 2. A CSOPORTKOMMUNIKÁCIÓ ESZKÖZEI 2.1. Hagyományos nyomtatványok Tájékoztató kiadványok Számos, a vállalat tevékenységét, munkáját bemutató kiadvány látott napvilágot már a cég történelme során. A kiadványok a szervezet történetén túl tartalmazzák fő tevékenységi területeit, társadalmi szerepvállalásának és elkötelezettségének megfogalmazását, valamint fő célkitűzéseit is Szervezeti beszámoló anyagok A beszámoló anyagok elengedhetetlenek a cég sikeres működésében; közülük is a legfontosabb talán az igazgató éves beszámolója, melyben a vállalat teljesítményének értékelését végzi Image-formáló nyomtatványok Arculati kódex Az arculati kódex a szervezet image-ének fontos sarokköve. Ebben a dokumentumban van lefektetve ugyanis a szervezet vizuális megjelenésének és megjelenítésének minden követendő szabálya. A következőkben bemutatnám a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság Arculati kódexének felépítését: 1. Tartalmi alapok - bevezető - cégfilozófia - a társaság pontos neve 2. Logotípia - logotípia - a logotípia szerkesztési elve - a logotípia színei - a logotípia alkalmazásának szabályai 26

27 3. Tipográfia - betűtípusok, kiegészítő betűtípusok - tipográfiai alapelvek 4. Grafikai alkalmazások - levélpapírok szerkesztési elve, Word sablonnal kiegészítve - külön fejléces levélpapírok szerkesztési elve - névjegykártyák szerkesztési elve - borítékok szerkesztési elve - faxpapírok szerkesztése - sajtóközlemények szerkesztése - bélyegzőminták - cégtáblák - molinók, asztali zászlók - névtáblák, információs táblák, feliratok -névkitűzők - gépjárművek - munkaruhák - reprezentációs kiadványok (üdvözlőkártyák, meghívók, naptárak) - reklámajándékok (tollak, táskák, borosdoboz) 5. Színminták Állandó és ideiglenes kiállítási anyagok A korábbiakban említett a vállalat fennállásának 50. évfordulója alkalmából, a Déri Múzeumban helyet kapó kiállítás anyag jelenleg is megtekinthető a TIKÖVIZIG központi épületében. A vállalat történetét és tevékenységét bemutató poszterek az emeletek közötti lépcsőház falait díszítik; mintegy a hovatartozás érzését erősítve Hirdetések A vállalatnál nem létezik hagyományos értelemben vett faliújság vagy hirdetőtábla. Az aktuális közlendőket a lift falára akasztják ki. A faliújság funkcióját átvevő liftfal előnye, hogy néhány perces átfutási idővel megjeleníthető rajta minden, ami a vállalat mindennapjaiban fontosnak bizonyul. Hátránya azonban, hogy sok esetben ellenőrizhetetlen (ki tette ki a hírlevelet, ki vette le és miért, ki olvasta és mikor), továbbá, negatívumként 27

28 említendő még, hogy illetéktelenek (vendégek, látogatók) is hozzájuthatnak az információkhoz. 2.3 Audiovizuális PR eszközök Projektor, írásvetítő, diafilmek, számítógépes prezentációk A fent említett pr eszközök a szakmai előadások és konferenciák nélkülözhetetlen eszközei. Az audiovizualitás lehetőségeit felhasználva a közönség bevonódását segítik, az előadás színvonalát emelik, valamint a befogadást, megértést segítik PR filmek Több, a vállalat tevékenységét a közvéleményhez közelebb hozó célzattal létrejött pr filmet forgatott a TIKÖVIZG. Ezeket a 2-3 perces pr filmeket az iskoláknak és a szervezethez újonnan csatlakozó kollégáknak szánják. A pr filmek sorozat formájában dolgozzák fel az egyes működési területek, részlegek tevékenységét. 3. A TÖMEGKOMMUNIKÁCIÓ ESZKÖZEI 3.1. Nyomtatott és elektronikus média Nyomtatott média Vállalati újság A TIKÖFE-nél kéthavonta megjelenő vállalati újság működik Vízcseppek címmel. Periodicitásából adódóan nem elsősorban az aktualitás, sokkal inkább a vállalat életében zajló nagyobb léptékű események bemutatása a cél. Az újság tematikája igen széles spektrumon mozog: szakmai témák, sport, új kollégák bemutatása, közös rendezvényekről, vállalati eseményekről szóló élménybeszámolók. A vállalati újság más szempontból is hasznosnak bizonyulhat. A folyosói pletykák okozta negatívumok egy részének a menedzsment azzal veheti elejét, ha elébe megy az eseményeknek és első kézből tájékoztatja a munkatársakat, aminek kiváló eszköze a vállalti újság. A külsőségeiben megnyerő, igényes, azonban ritkán megjelenő vállalati újságnak meg van azonban a veszélye, hogy a hosszú átfutási idő és a kötött megjelenés miatt nem képes aktuális lenni. 28

29 Elektronikus eszközök Internet A vállalat önálló internetes oldallal rendelkezik. A honlapon megtalálható a szervezet bemutatása, struktúrája, az aktuális hidrológiai adatok, tevékenységi körök, és a honlapon fórum is működik Intranet Az intranet a technológia nagy adománya. Olyan tömegkommunikációs eszköz, melynek optimális kihasználása esetén az információk szinte szabadon áramolhatnak a szervezet valamennyi szegmense közt. A TIKOVIZIG-en belül működő intranet felépítése a következő: TIKÖVIZIG Intranet főoldal lekérdezések: - telefonkönyv: az egyes osztályok és dolgozók elérhetőségének regisztere - beléptető rendszer adatai: személyre szabottan lekérdezhetők az egyes információk (ki- belépések, irodában eltöltött idő, szabadság, stb.) képtár: farsang, nőnap, szilveszter, nyugdíjas találkozók eseményein készült fényképek elektronikus változatai törvénytár: - igazgatói utasítások - igazgatóhelyettesi utasítás - környezetvédelmi törvények, rendeletek, határozatok Vízcseppek A vállalati újság online változata, ami ezáltal a vállalat dolgozóinak sokkal szélesebb rétegeihez jut el. CIVAQUA Debrecen Önkormányzata a Tiszántúli Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatósággal karöltve dolgozta ki a CIVAQUA elnevezésű alföldi ökotérség fejlesztési programot, melynek részletei az intraneten is olvashatók Hidrometrológiai adatok Irodai mobil masszírozás 29

30 A vállaltnál heti rendszerességgel irodai masszírozást vehetnek igénybe a dolgozók, aminek az időpontját, időbeosztását az érdeklődők az intraneten is megtekinthetik Fórum A fórum a vállalati kétirányú kommunikációnak kitűnő eszköze lehetne. Az anonimitás révén a dolgozók nyíltan elmondhatnák véleményüket, sérelmeiket. Az intraneten található dolgozói fórum azonban sajnos szinte teljesen kihasználatlan kommunikációs csatorna. Az oldal készítői Az utóbbi kategóriát, vagyis az elektronikus eszközöket, Barát Tamás az e-pr elnevezéssel illeti, és három jól elkülöníthető területét nevezi meg, melyek a következők: WEB PR, Net PR, On line PR. Ezek az eszközök azonban csak akkor válnak hatásos public relations eszközzé, ha képesek a közvéleményt tájékoztatni, a közvélemény meg is érti a közlemény tartalmát, és ha az eszköz a szervezet és közvélemény kapcsolatának koordinálására is képes Vizsgáljuk meg részleteiben ezeket a kategóriákat. A WEB PR estében a megértési és tájékoztatási funkciót a honlap tölti be. Abban az esetben azonban, ha a honlap nem interaktív, nem válhat pr eszközzé. Az interaktivitást akár egy FAQ (Frequently Asked Questions; GYÍK) szolgáltatás vagy egy internetes fórum is megvalósíthatja. A Net PR-t szintén az interaktivitás jellemezi,; egyszerre akár kettőnél több irányú kommunikációt is lehetővé tesz. Ide sorolhatjuk a szervezeten belül működtetett, az előzőekben említett intranetet is. Az On-line Pr fogalomkörébe sorolhatjuk a nyomdai úton előállított újságok on-line változatát (ld.: Vízcseppek), az on line adatbázisokat. (BARÁT TAMÁS: A bizalom hangjai :25). A fentiekben vázolt, a belső pr módszereinek és eszközeinek ismertetésével célom annak az állításnak bizonyítása volt, miszerint a (belső) public relations mint kommunikációs folyamat a tájékoztatás, tájékozódás, magatartás-befolyásolás és kapcsolatápolás funkcióit tölti be (Dr. SÁNDOR IMRE 1996); fontos humán erőforrás menedzsment feladatokat is ellátva ezáltal. Tájékoztat és tájékozódik, tehát a kommunikáció a visszacsatolás lehetőségét is megteremtő interaktus. 30

31 A továbbiakban be kívánom mutatni a belső public relations és a humán erőforrás menedzsment egy újabb kapcsolódási területét, egy újabb HR funkción, az emberi-erőforrás biztosítás funkcióján keresztül. 31

32 5.2. Erőforrás-biztosítás A személyzet-biztosítás hagyományos értelemben véve legtöbbször a megüresedett pozíciók betöltését jelenti, azonban ennél jóval tágabb tevékenységi kör; magában foglalja a toborzás, a kiválasztás és a leépítés tevékenységét. 1. Toborzás A toborzás feladata, hogy a különböző kommunikációs eszközöket segítségül hívva a potenciális jelentkezők tudomására hozza az üresedést. A potenciális jelentkezőket két jól elkülönített közvéleményszegmensként definiálhatjuk: a külső források és a belső források. Vizsgáljuk meg elsőként a belső erőforrások mozgósításának módszerét és eszközeit a TOKÖVIZIG szervezetén belül. Belső források azok a szervezetnél tevékenykedő alkalmazottak, akik előléptethetők vagy áthelyezhetők. A belső toborzási eljárás előnye, hogy a jelentkezők jobban minősíthetők, hisz a eddigi tevékenységük a szervezet szeme láttára fejtették ki, ezáltal több hivatalos információ gyűjthető róluk (KAROLINY MÁRTONNÉ 2004). 1. a. Belső toborzás A belső toborzás módszere a motiváció szempontjából is lényeges, hisz azáltal, hogy a szervezet az alkalmazottak kiváló teljesítményének gyümölcse az előléptetésben, áthelyezésben realizálódik, fokozza a dolgozók motivációját. Mindezeken felül a belső toborzás gazdasági haszna sem elhanyagolandó. A belső források előtérbe helyezése a külsőkkel szemben a szervezet számára idő- és költségmegtakarításokat eredményezhet. Ez beindít egy láncreakciót, hisz a belső előléptetés következtében megüresedő pozíciókat ugyancsak a szervezeten belülről lehet betölteni, és ez persze kedvezően hat az alkalmazottak hangulatára, mivel ez azt jelenti, hogy egy munkakörváltás továbbiakat is eredményezhet (EUGENE MCKENNA-NICK BEECH 1988). A módszer hasznosságát mérlegelve a TIKÖVIZIG szervezete is számos esetben alkalmazza a belső toborzást. Az előbb említett előléptetésen kívül a másik lehetőség a rotáció, vagyis a jelenlegi alkalmazottak előléptetés nélküli áthelyezése, mely kiváló lehetőséget teremt arra, hogy az alkalmazottak átfogó képet kapjanak a cégről. Természetesen a fenti folyamatok csak akkor működnek olajozottan, ha a belső toborzás emberi erőforrás motiváló funkcióját a vállalat megfelelően kommunikálja, illetve az 32