A Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓJA

Átírás

1 A Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓJA 1 A Tájékoztató célja, hatálya 1.1 Előzmények Ez év május 25-ével alkalmazni kell az Európai Unió 2016/679 számú általános adatvédelmi rendeletét, a General Data Protect Regulation-t (a továbbiakban GDPR, vagy Rendelet). A Hivatal a Rendelet értelmében adatkezelőnek minősül, a Rendelet szabályozása a Hivatal által kezelt személyes adatok vonatkozásában is alkalmazandó. 1.2 A szabályzat célja Jelen Tájékoztató célja, hogy a Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban Hivatal), mint Adatkezelő, ügyfelei, leendő ügyfelei és leendő alkalmazottai számára átláthatóvá tegye az általa, honlapjain nyújtott szolgáltatások igénybe vétele során követett adatkezelési eljárásokat, a természetes személyek személyes adataik kezelésével összefüggő védelméhez kapcsolódó elvek és szabályok a természetes személyek állampolgárságától és lakóhelyétől függetlenül érvényesüljenek. A Hivatal alapvető célja, hogy minden esetben tiszteletben tartsa e természetes személyek alapvető jogait és szabadságait, különösen, ami a személyes adataik védelméhez való jogukat illeti. 1.3 A Hivatal, mint Adatkezelő adatai A Hivatal neve Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Székhely: 8900 Zalaegerszeg, Kossuth L. u Törzskönyvi azonosító: Adószám: Adatvédelmi tisztviselő/felelős neve Elérhetőség: Sipos Győző adatvedelem@ph.zalaegerszeg.hu 1/8

2 1.4 Adatfeldolgozók Egyes esetekben, a Felhasználói adatok további adatkezelőkhöz és adatfeldolgozókhoz kerülhetnek. Adatfeldolgozó igénybe vétele esetén a Hivatal szerződéses kötelemként előírja, hogy a szerződött adatfeldolgozó a személyes adatok védelme érdekében betartsa a Rendelet előírásait és rendelkezzen az előírt nyilvántartásokkal is. A személyes adatok kezelése során az alábbi adatfeldolgozók és adatkezelők kerülnek bevonásra: Adatkezelő/feldolgozó megnevezése Hivatal / Magyar Posta Zrt. Hivatal / Közüzemi Szolgáltatók Hivatal / Rendőrség Hivatal / Rendőrség Hivatal / Magyar Országos Közjegyzői Kamara; Bíróságok, Végrehajtó Irodák Az adattovábbítás célja Postai küldemények címzett részére történő kézbesítése (Papír alapú postakönyv) Közüzemi szolgáltatók jogos érdekeinek érvényesítése Bűnmegelőzés céljából adatszolgáltatás a Rendőrség részére. A közterület- felügyelet által kezelt egyes szabályszegések tekintetében a bírság meg nem fizetése esetén az illetés hatáskörrel rendelkező rendőri szervhez kerülnek megküldésre a kapcsolódó ügyiratok. Végrehajtási eljárás lefolytatása 1.5 Vonatkozó jogszabályok A Tájékoztató rendelkezéseinek meghatározása során a Rendelet mellett kiemelten figyelembe vette az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény ( Infotv. ), a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény ( Ptk. ) rendelkezéseit is. A Hivatal közhatalmi tevékenységét számos jogszabály írja elő, ezek nem kerülnek tételesen hivatkozásra. 1.6 A Tájékoztató hatálya Jelen adatkezelési Tájékoztató hatálya honlaphoz (a továbbiakban Honlap), valamint a Hivatal közhatalmi tevékenységéhez kapcsolódó adatkezelésekre terjed ki. 2/8

3 1.7 A Tájékoztató módosítása A Hivatal fenntartja a jogot a Tájékoztató egyoldalú módosítására. A mindenkori hatályos Tájékoztató a Honlapon érhető el. A Honlap felhasználója a Honlapra történő belépéssel elfogadja a hatályos Tájékoztató rendelkezéseit. 2 Fogalmak A Tájékoztatóban használt fogalmak jelentése: i. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel; ii. adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés; iii. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezeléscéljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja; iv. az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedetútján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez; v. Érintett vagy Felhasználó: a Hivatal szolgáltatásait igénybe vevő, azonosított vagy azonosítható természetes személy; vi. harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak; vii. személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre ( érintett ) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható; 3/8

4 3 A Hivatal által kezelt személyes adatok köre 3.1 A kezelt személyes adatok köre a) A Hivatal által lebonyolított rendezvényeken a rendezvény előadóinak és résztvevőinek adatai, különösen a név, cím, elérhetőségek, foglalkozás, szakmai érdeklődési kör. b) A Hivatal szerződéseivel kapcsolatban kezeli a szerződő fél képviselőjének és szerződéses kapcsolattartójának adatait. c) Eseti megkeresések, , levél, telefon megkeresés esetén az Érintett fél kapcsolattartási adatai, az információadáshoz, vagy a szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben és ideig. d) Adatkezelő munkavállalói adatainak kezelése, a jogszabályokban előírt kötelezettségek teljesítéséhez. e) Állás betöltésére jelentkezők benyújtott adatai. 3.2 Az adatkezelések jogalapja és célja A Hivatal Adatkezelési Szabályzatában meghatározott módokon, az adatkezelés jogalapja a Felhasználói adatok kezelése tekintetében, elsősorban az alábbiakban határozható meg: Jogi kötelezettségek teljesítése (bér, adózás, munkavédelmi, stb. szabályok szerint); Szerződéses kötelezettség teljesítése; A Hivatal jogos érdekeinek érvényesítése, a Hivatal tevékenységének biztosítása; Érintett hozzájárulása; Felhasználó jogainak védelme. Az adatkezelések célja: a) Közhatalmi feladatok teljesítése; b) Állampolgári megkeresések kezelése; c) Jogi kötelezettségek teljesítése; d) Munkavállalói adatok kezelése; e) Toborzás, nyitott pozíciókra jelentkezők kezelése. 4 Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok gyakorlása Tájékoztatáshoz való jog A Felhasználó jogosult adatainak kezelésével kapcsolatban az átlátható tájékoztatásra, információra adatainak kezelését illetően, továbbá érintetti jogainak gyakorlására vonatkozó lehetőségekről. A Hivatal a Felhasználók adatkezelésére vonatkozó információkat több módon is elérhetővé teszi, az 1.2 fejezetben meghatározott módon. A Felhasználó jogosult, hogy hozzáférjen a rá vonatkozóan gyűjtött adatokhoz, valamint arra, hogy egyszerűen és észszerű időközönként, az adatkezelés jogszerűségének megállapítása és ellenőrzése érdekében gyakorolja e jogát. Ez magában foglalja a Felhasználó jogát arra, hogy az egészségi állapotára vonatkozó személyes adatokhoz hozzáférjen. 4/8

5 4.1.2 A Felhasználók hozzáférési joga A Felhasználó jogosult arra, hogy a Hivataltól, mint adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy milyen jellegű személyes adatainak kezelése van folyamatban, továbbá jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon: a) az adatkezelés céljai; b) a Felhasználói személyes adatok kategóriái; c) azon címzettek, vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják; d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ezen időtartam meghatározásának szempontjai. e) a Felhasználó joga, a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítéséhez, törléséhez, vagy az adatkezelés korlátozásához, továbbá a személyes adatok kezelése elleni tiltakozáshoz; f) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga; g) ha az adatokat nem a Felhasználótól gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó információ; h) az esetleges automatizált döntéshozatal ténye, az alkalmazott logikára vonatkozó érthető információk, továbbá az az információ, hogy az adatkezelés a Felhasználóra nézve milyen várható következményekkel jár. A Hivatal a kezelt személyes adatok másolatait az érintett Felhasználó rendelkezésére bocsátja Helyesbítéshez való jog A Felhasználó jogosult arra, hogy kérésére a Hivatal indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, a Felhasználó jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő kiegészítését Törléshez való jog A törléshez való jogot a Rendelet más néven az elfeledtetéshez való jog -nak nevezi. A Felhasználó jogosult arra, hogy kérésére a Hivatal indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az egyéb feltételek fennállása esetén. A törlés joga nem vonatkozik a jogszabályi, vagy belső szabályzat által meghatározott kötelező adatkezelésekre. A Hivatalnak egyes esetekben jogi kötelezettsége áll fenn bizonyos adatok kezelése tekintetében, ezért az adatok törlési kérelme nem teljesíthető különösen a személyes adatok kezelését előíró, a Hivatalra alkalmazandó jogi kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből, vagy a Hivatalra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából kezelt személyes adatok esetében. Egyéb esetekben a törléshez való jog a Rendelet vonatkozó fejezetei alapján gyakorolható. 5/8

6 4.1.5 AZ ADATKEZELÉS KORLÁTOZÁSÁHOZ VALÓ JOG A Felhasználó jogosult arra, hogy kérésére a Hivatal korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül: a Felhasználó vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Hivatal ellenőrizze a személyes adatok pontosságát; az adatkezelés jogellenes és a Felhasználó ellenzi az adatok törlését, ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; a Hivatalnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de a Felhasználó igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, vagy védelméhez. Ha a Felhasználó tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a Hivatal jogos indokai elsőbbséget élveznek-e a Felhasználó jogos indokaival szemben Az adathordozhatósághoz való jog A Felhasználó jogosult arra, hogy a Hivatal a szerződés teljesítésén alapuló, illetve hozzájáruláson alapuló adatkezelési tevékenységek tekintetében az automatizált módon kezelt személyes adatait számára, vagy az általa megjelölt más Adatkezelő részére átadja. Az adathordozhatósághoz való jog nem alkalmazandó abban az esetben, ha az adatkezelés közérdekű, vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítványai gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges, vagy ha az adatkezelő közhatalmi feladatait gyakorolja, vagy jogi kötelezettségének tesz eleget. Ezekben az esetekben tehát a Hivatal nem köteles a hordozhatóságot biztosítani (például adóigazgatási, vagy munkaügyi adatok esetében) A tiltakozáshoz való jog A Felhasználó jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen. Ebben az esetben a Hivatal a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek a Felhasználó érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, vagy védelméhez kapcsolódnak Automatizált döntéshozatal A Hivatal nem folytat automatizált döntéshozatalt ügyfelei esetében. 5 A személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek A Rendelet 5. cikke határozza meg az adatkezelésre vonatkozó elveket. Ezen szempontok érvényesülését a Hivatal minden egyes azonosított adatkezelése során biztosítja. 6/8

7 5.1 Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság elve A személyes adatok kezelését minden esetben jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végezzük. Az érintettek számára átláthatónak kell lennie, hogy a rájuk vonatkozó személyes adataikat hogyan gyűjtik, használják fel, azokba hogy tekintenek bele, vagy milyen egyéb módon kezelik, valamint azzal összefüggésben, hogy a személyes adatokat milyen mértékben kezelik, vagy fogják kezelni. Az átláthatóság elvének szellemében, Hivatalunk biztosítja, hogy a személyes adatok kezelésével összefüggő tájékoztatás, illetve kommunikáció könnyen hozzáférhető és közérthető legyen, valamint hogy azt világosan és egyszerű nyelvezettel fogalmazzák meg. 5.2 Célhoz kötöttség elve A Hivatal biztosítja, hogy a személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon ( célhoz kötöttség ). Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni. 5.3 Adattakarékosság elve Az adatkezelés céljai megfelelőek és relevánsak és a szükséges mértékre korlátozódnak. 5.4 Pontosság elve A személyes adatoknak pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; A Hivatalnak minden észszerű intézkedést meg kell tennie annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék, vagy helyesbítsék ( pontosság ). A Hivatal biztosítja az érintett jogát arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. 5.5 Korlátozott tárolhatóság elve A személyes adatok tárolása olyan formában történik, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé ( korlátozott tárolhatóság ). Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon, az Adatkezelő törlési, vagy rendszeres felülvizsgálati határidőket állapít meg. 5.6 Integritás és bizalmas jelleg A személyes adatok kezelését a Hivatal úgy végzi, hogy megfelelő technikai és szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan, vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelme ( integritás és bizalmas jelleg ). 7/8

8 6 Jogorvoslat 6.1 Információ, panasz Amennyiben a Felhasználó úgy véli, hogy személyes adatainak kezeléséhez fűződő jogai sérültek, tájékoztatásért és jogainak gyakorlásáért a Hivatal Adatvédelmi Tisztviselőjéhez fordulhat. A Hivatal munkaügyi adatvédelmi ügyekben tájékoztatást nyújtó felelőse: Név: Beosztás: Sipos Győző adatvédelmi tisztviselő adatvedelem@ph.zalaegerszeg.hu 6.2 Panasz ügyintézés a Hatóságnál További jogorvoslat érdekében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz lehet panaszt benyújtani. A Hatóság a panaszokat csak abban az esetben vizsgálja ki, amennyiben az érintett a Hatóságnál tett bejelentését megelőzően már megkereste az adatkezelőt a bejelentésben megjelölt jogainak gyakorlásával kapcsolatban. A Hatóság elérhetősége: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság Posta cím: 1530 Budapest, Pf.: 5. cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c Telefon: +36 (1) Fax: +36 (1) ugyfelszolgalat@naih.hu URL 8/8