Adatkezelési tájékoztató. Online Ügyintézés felületen keresztül végzett adatkezeléshez. 1. Adatkezelő megnevezése

Átírás

1 Adatkezelési tájékoztató Online Ügyintézés felületen keresztül végzett adatkezeléshez 1. Adatkezelő megnevezése Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (a továbbiakban: Hatóság) Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5 ugyfelszolgalat@naih.hu Telefon: +36 (1) Fax: +36 (1) Honlap: 2. Az adatkezelés alapjául szolgáló jogszabályok Az Online Ügyintézés felületén keresztül végzett adatkezelésekre az alábbi jogszabályok vonatkoznak: - az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv., az alábbi linken keresztül elérhető a jogszabály hatályos szövege: - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (az alábbi linken keresztül elérhető a jogszabály hatályos szövege: - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (az alábbi linken keresztül elérhető a jogszabály hatályos szövege: 3. A regisztrációhoz kapcsolódó adatkezelés 3.1. A kezelt adatok köre és felhasználónév a felhasználó név az egyes adatbázisokban történő azonosításhoz elengedhetetlenül szükséges

2 cím jelszó az cím a Hatóság és az Ön közötti kapcsolattartás célját szolgálja, például erre továbbítjuk a jelszót a felhasználói fiókba történő biztonságos belépést szolgálja Sem a felhasználónév, sem az cím esetében nem szükséges, hogy személyes adatot tartalmazzon. Így például nem szükséges, hogy a felhasználónév vagy az cím az Ön nevét tartalmazza. Ön teljesen szabadon dönt arról, hogy ha olyan felhasználó nevet vagy címet ad meg, amely az Ön kilétére utaló információt tartalmaz Az adatkezelés jogalapja 3.3. Az adatkezelés időtartama A Hatóság a okat a hozzájárulásának visszavonásáig kezeli. A hozzájárulását az ugyfelszolgalat@naih.hu címre küldött levelében bármikor visszavonhatja. 4. Az Online beadvány benyújtásához kapcsolódó adatkezelés 4.1. A kezelt adatok köre és A vizsgálat lefolytatásához szükséges adatok: az üggyel kapcsolatos adat a bepanaszolt megnevezése az ügy típusa az ügy tárgya kérjük, fogalmazza meg beadványát, amellyel Hatóságunkhoz fordul a Hatóság akkor tud vizsgálatot indítani, ha Ön megjelöli, mely szervezet eljárását tartja jogsértőnek a Hatóság iratkezeléséhez (iktatás, szignálás) szükséges adat a Hatóság iratkezeléséhez (iktatás, szignálás) szükséges adat a Hatóság akkor tud vizsgálatot indítani, ha Ön pontosan leírja, hogy mit is tart sérelmesnek 2

3 Az alábbi adatok megadása az Ön szabad döntésén múlik: családi- és utónév azzal kapcsolatos nyilatkozata, hogy a kilétét a vizsgált adatkezelő előtt felfedhetjük-e cím postai elérhetőség telefonszám feltöltött dokumentumok A Hatóság vizsgálatához nem szükséges megadnia a nevét. Azonban bizonyos ügyekben nem tudunk az Ön neve nélkül vizsgálatot indítani, így például: - ha a közvetlenül Önt ért jogsérelem miatt kéri a Hatóság eljárását, - ha a közérdekű adatigénylését az adott szerv nem teljesítette. Amennyiben nem adja meg a nevét, a Hatóság tájékoztatja Önt arról, ha nevének ismerete nélkül nem tudjuk az eljárást lefolytatni. 1 Önnek nem szükséges hozzájárulnia ahhoz, hogy kilétét a vizsgált adatkezelő előtt felfedhessük. A Hatóság tájékoztatja Önt arról, ha az Ön kilétének felfedése nélkül nem tudjuk az eljárást lefolytatni. 2 Önnek nem szükséges megadnia az címét. Amennyiben megadja az címét, akkor erre továbbítjuk a Hatóság válaszát (például az állásfoglalást). Önnek nem szükséges megadnia a postai elérhetőségét. Amennyiben a Hatóság válaszát postai úton szeretné megkapni, akkor kérjük, adja meg a postai elérhetőségét. Önnek nem szükséges megadnia a telefonszámát. Amennyiben megadja a telefonszámát, akkor a Hatóság a beadvány esetleges pontosítása érdekében telefonon keresztül is fel tudja venni Önnel a kapcsolatot. az Ön által kezdeményezett eljárás tényállásának tisztázása, az eljárás lefolytatása Felhívjuk a figyelmét arra, hogy ha teljesen névtelen bejelentést szeretne tenni, akkor beadványát más módon jutassa el a Hatósághoz (például az Ön kilétével semmilyen módon összefüggésbe nem hozható címről, névtelenül, az ugyfelszolgalat@naih.hu címre írt bejelentéssel). 1 Az Infotv. 53. (2) bekezdés b) pontja értelmében a Hatóság a bejelentést érdemi vizsgálat nélkül elutasíthatja, ha a bejelentés névtelen. 2 Az Infotv.52. (3) bekezdés alapján a Hatósághoz tett bejelentése miatt senkit sem érhet hátrány. A bejelentő kilétét a Hatóság csak akkor fedheti fel, ha ennek hiányában a vizsgálat nem lenne lefolytatható. Ha a bejelentő kéri, kilétét a Hatóság akkor sem fedheti fel, ha ennek hiányában a vizsgálat nem folytatható le. Erről a következményről a Hatóság a bejelentőt köteles tájékoztatni. Az Infotv. 53. (3) bekezdés b) pontja értelmében a Hatóság a bejelentést érdemi vizsgálat nélkül elutasítja, ha az 52. (3) bekezdése szerinti tájékoztatás ellenére a bejelentő továbbra is kéri, hogy a kilétét ne fedjék fel. 3

4 4.2. Az adatkezelés jogalapja 4.3. Az adatkezelés időtartama A Hatóság a okat az irattározásra vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok szerinti időtartamig őrzi meg. Az adatmegőrzés időtartama a beadványa alapján tett intézkedéstől függ. Például: - ha a beadványa alapján nem indul vizsgálat, hanem csak állást foglalunk a beadványával kapcsolatban, akkor a ait 2 évig őrizzük meg, ezt követően az adatokat töröljük; - ha a beadvány alapján hatósági eljárás indul és az ügyben a Hatóság bírságot szab ki, akkor a beadványát 15 évig őrizzük meg, és ezt követően átadjuk a Magyar Nemzeti Levéltárnak (a továbbiakban: Levéltár). 5. A Schengeni információs rendszerrel kapcsolatos beadvány benyújtásával összefüggő adatkezelés 5.1. A kezelt adatok köre és A vizsgálat lefolytatásához szükséges adatok kezelésének célja az Ön beazonosítása a vizsgálat során és az eljárás lefolytatása. A vizsgálat lefolytatásához az alábbi adatok szükségesek (ezen adatok megadása kötelező az eljárás megindításához): - családi és utónév (utónevek), - születési családi és utónév (utónevek), - születési hely és idő, - nem, - állampolgárság, - úti okmány (személyazonosító okmány) száma, - az ügy tárgya, - a SIRENE Iroda az Ön kérelmét elutasító döntése (kérjük, töltse fel ezt a dokumentumot) Az alábbi adatok megadása az Ön szabad döntésén múlik: cím postai elérhetőség Önnek nem szükséges megadnia az címét. Amennyiben megadja az címét, akkor erre továbbítjuk a Hatóság válaszát (például az állásfoglalást). Önnek nem szükséges megadnia a postai elérhetőségét. Amennyiben a Hatóság válaszát postai úton szeretné megkapni, akkor kérjük, adja meg a postai elérhetőségét. 4

5 telefonszám egyéb közlés feltöltött dokumentumok Önnek nem szükséges megadnia a telefonszámát. Amennyiben megadja a telefonszámát, akkor a Hatóság a beadvány esetleges pontosítása érdekében telefonon keresztül is fel tudja venni Önnel a kapcsolatot. az Ön által kezdeményezett eljárás tényállásának tisztázása, az eljárás lefolytatása az Ön által kezdeményezett eljárás tényállásának tisztázása, az eljárás lefolytatása 5.2. Az adatkezelés jogalapja 5.3. Az adatkezelés időtartama A Hatóság a okat az irattározásra vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok szerinti időtartamig őrzi meg. Az adatmegőrzés időtartama a beadványa alapján tett intézkedéstől függ. Például: - ha a beadványa alapján nem indul vizsgálat, hanem csak egy állásfoglalást adunk ki az Ön számára, akkor a ait 2 évig őrizzük meg, ezt követően az adatokat töröljük; - ha a beadvány alapján hatósági eljárás indul és az ügyben a Hatóság bírságot szab ki, akkor a beadványát 15 évig őrizzük meg, és ezt követően átadjuk a Magyar Nemzeti Levéltárnak (a továbbiakban: Levéltár). 6. Az Online Ügyfélszolgálati Időpontfoglaláshoz kapcsolódó adatkezelés 6.1. A kezelt adatok köre és Az időpontfoglaláshoz az alábbi adatok szükségesek (ezeket Önnek kötelező megadnia): családi- és utónév az cím a telefonszám a panasz tárgya az Ön neve az Önnel történő kapcsolatfelvételhez szükséges az cím a Hatóság és az Ön közötti kapcsolattartáshoz és az időpont egyeztetéséhez szükséges amennyiben a Hatóság részéről felmerült indok miatt mégsem lenne megfelelő az időpont a Hatóság számára, akkor ezt telefonon keresztül jelezzük Önnek a panasz tárgy azért szükséges, hogy a Hatóságnak az adott területtel foglalkozó szakértője fogadhassa Önt 5

6 Amennyiben megindult az eljárás, és Ön ismeri az ügyszámot, kérjük, tüntesse fel az űrlapon, mivel ebben az esetben az ügy előadója fogja Önt fogadni. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy ha névtelenül szeretne időpontot foglalni, akkor más módon vegye fel a kapcsolatot a Hatósággal (például az Ön kilétével semmilyen módon összefüggésbe nem hozható címről, névtelenül, az ugyfelszolgalat@naih.hu címre írt bejelentéssel) Az adatkezelés jogalapja 6.3. Az adatkezelés időtartama A Hatóság az online ügyfélszolgálati időpontfoglalással kapcsolatban rögzített személyes adatokat 2 évig őrzi meg. 7. Az online bejelentkezés a belső adatvédelmi felelősök nyilvántartásába kapcsolatos adatkezelés 7.1. A kezelt adatok köre és A Hatóság a belső adatvédelmi felelősök konferenciájának szervezése érdekében nyilvántartást vezet a belső adatvédelmi felelősökről. A nyilvántartásba történő bejelentéshez kapcsolódóan a Hatóság az alábbi okat az alábbi célból kezeli: családi- és utónév cím telefonszám az Ön neve az Önnel történő kapcsolatfelvételhez szükséges az cím a Hatóság és az Ön közötti kapcsolattartáshoz szükséges a telefonszám a Hatóság és az Ön közötti kapcsolattartáshoz szükséges Kérjük, a bejelentkezés során az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó képviseletében használt elérhetőségi adatokat adja meg (például céges mobiltelefonszám, céges cím) Az adatkezelés jogalapja 7.3. Az adatkezelés időtartama 6

7 A Hatóság a okat a hozzájárulásának visszavonásáig kezeli. A hozzájárulását az ugyfelszolgalat@naih.hu címre küldött levelében bármikor visszavonhatja. 8. Az adatokhoz való hozzáférés és az adatbiztonsági intézkedések 8.1. Az adatokhoz való hozzáférés és az adattovábbítás Az Ön által megadott okhoz a Hatóság köztisztviselői férhetnek hozzá a feladataik ellátása érdekében. Így például a Hatóság iktatással foglalkozó munkatársai az ügykezelés érdekében vagy az ügy előadója az eljárás lefolytatása érdekében megismerik az Ön ait. Emellett például a Hatóság képviseletét ellátó ügyvéd szintén megismeri a ait is, ha az Ön beadványa alapján bírósági eljárás indul, akkor. A Hatóság csak kivételes esetben adja át a ait más állami szervek számára. Így például, amennyiben - a Hatóság irattározásra vonatkozó jogszabályok és belső szabályzata alapján az Ön ait tartalmazó ügyet átadja a Levéltár számára, - az Önt érintő ügyben bírósági eljárás indul, és az eljáró bíróság számára szükséges az Ön ait tartalmazó iratok átadása, - a rendőrség megkeresi a Hatóságot, és a nyomozáshoz az Ön személyes adatait tartalmazó iratok továbbítását kéri Adatbiztonsági intézkedések A Hatóság az Ön által megadott okat a Hatóság székhelyén (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.) található szervereken tárolja. A ai tárolásához a Hatóság más cég szolgáltatását nem veszi igénybe. A Hatóság megfelelő intézkedésekkel gondoskodik arról, hogy a ait védjük többek között a jogosulatlan hozzáférés ellen vagy azok jogosulatlan megváltoztatása ellen. Így például a szerveren tárolt okhoz való hozzáférést a Hatóság naplózza, vagyis mindig ellenőrizhető, ki, mikor, milyen aihoz fért hozzá. 9. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogai 9.1. A tájékoztatás kéréshez való jog Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban tájékoztatást kérhet a Hatóságtól, hogy a Hatóság tájékoztassa: - milyen ait, - milyen jogalapon, - milyen adatkezelési cél miatt, - milyen forrásból, - mennyi ideig kezeli, 7

8 - a Hatóság kinek, mikor, milyen jogszabály alapján, mely aihoz biztosított hozzáférést vagy kinek továbbította a ait. A Hatóság az Ön kérelmét legfeljebb 30 napon belül, az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben teljesíti A helyesbítéshez való jog Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti, hogy a Hatóság módosítsa valamely át (például bármikor megváltoztathatja az címét vagy postai elérhetőségét). A Hatóság a kérelmét legfeljebb 30 napon belül teljesíti, és erről az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben értesíti A törléshez való jog Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti a Hatóságtól a ainak a törlését. A törlési kérelmet a Hatóság abban az esetben utasítja el, ha a jogszabály vagy valamely belső szabályzatunk Hatóságot a ok további tárolására kötelezi. Ilyen eset például az, ha az irattározásra vonatkozó, belső szabályzatban foglalt határidő nem telt le. Amennyiben azonban nincs ilyen kötelezettség, akkor a Hatóság az Ön kérelmét legfeljebb 30 napon belül teljesíti, és erről az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben értesíti A zároláshoz való jog Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti, hogy a személyes adatait a Hatóság zárolja. A zárolás addig tart, amíg az Ön által megjelölt indok szükségessé teszi az adatok tárolását. Az adatai zárolását kérheti például abban az esetben, ha úgy gondolja, hogy a beadványát a Hatóság jogellenesen kezelte, azonban az Ön által kezdeményezet hatósági vagy bírósági eljárás érdekében szükséges az, hogy a beadványát a Hatóság ne törölje. Ebben az esetben a hatóság vagy a bíróság megkereséséig a Hatóság tovább tárolja a személyes adatot (például az Ön beadványát), ezt követően törli az adatokat A tiltakozáshoz való jog Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha a Hatóság ot közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljából továbbítaná, felhasználná. Így például Ön tiltakozhat az ellen, ha a Hatóság hozzájárulása nélkül az Ön ait tudományos kutatás céljából felhasználná. Ön tiltakozhat az adatkezelés ellen akkor is, ha Ön szerint a Hatóság kizárólag jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve a jogszabályi felhatalmazáson alapuló adatkezeléseket. Így például nem tiltakozhat az ellen, 8

9 ha az irattározásra vonatkozó belső szabályzatunk alapján a ait tartalmazó beadványát az ügy irataival együtt átadjuk a Levéltár számára. 10. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogérvényesítési lehetősége Bírósági eljárás kezdeményezése Az Ön által tapasztalt jogellenes adatkezelés esetén polgári pert kezdeményezhet a Hatóság ellen. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per az Ön választása szerint a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is megindítható (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül tekintheti meg: 9