Adatkezelési tájékoztató személyes adatok kezeléséről

Átírás

1 I. számú függelék az Országos Meteorológiai Szolgálat adatkezelési szabályzatának kiadásáról szóló 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz Adatkezelési tájékoztató személyes adatok kezeléséről az Országos Meteorológiai Szolgálatnál érvényes (hatályos és nem hatályos) szerződéssel rendelkező A természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, április 27-ei 2016/679/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet (alábbiakban: GDPR) 13. és 14. cikkei alapján az Adatkezelő az érintettek részére a személyes adatok kezelésével kapcsolatban az alábbi tájékoztatást adja. Adatkezelő Adatvédelmi tisztviselő Neve: Országos Meteorológiai Szolgálat Dr. Érczy Dániel Postacíme: 1525 Budapest, Pf Budapest, Kitaibel Pál utca 1. omsz@met.hu adatvedelem@met.hu Telefon: Honlap Székhely: 1024 Budapest, Kitaibel Pál utca 1. Az adatkezelés alapjául szolgáló jogszabályok: Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet; a továbbiakban GDPR). Az alábbi linken keresztül elérhető a jogszabály hatályos szövege: eur-lex.europa.eu/legal-content/en/txt/?uri=uriserv:oj.l_ eng&toc=oj:l:2016:119:toc Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.). Az alábbi linken keresztül elérhető a jogszabály hatályos szövege: njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi?docid=

2 Értelmező rendelkezések A GDPR értelmében személyes adat : azonosított vagy azonosítható természetes személyre ( érintett ) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható. A címzett fogalma: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak. A személyes adatok megadása fő szabály szerint az érintett szabad döntésén múlik. Amennyiben a személyes adatok megadása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele, az érintett köteles az alábbi táblázatban jelölt személyes adatokat megadni, amelynek elmulasztása a felsorolt jogkövetkezményekkel járhat: adatkérés jogi kötelezettség teljesítése céljából: a jogi kötelezettség teljesítésének lehetetlenné válása; adatkérés szerződéskötés céljából: szerződéskötés elmaradása; adatkérés szolgáltatás igénybevétele céljából: szolgáltatás nyújtásának megtagadása; adatkérés biztonsági célból: belépés korlátozása, kizárása. I. számú függelék a 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz 2/9

3 Személyes adatok Szerződések Kezelt adatok Név, beosztás, elérhetőség A szerződéseknek a jogszabályi elvárásokkal összhangban történő előkészítése érdekében a szerződéskezelésre vonatkozóan meghatározott dokumentumokkal és elektronikus rendszerekkel Adatkezelés célja összefüggő személyes adatok kezelése, a szerződésben szereplő kapcsolattartók és képviselők vonatkozásában. Az adatok elektronikus adatbázisban (szerződéskezelő rendszerben) történő rögzítése, tárolása, felhasználása, törlése. Adatkezelés időtartama A szerződés tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő. Jogos érdek: Az adatkezelő szerződéseinek megfelelő kezelése másként nem Adatkezelés jogalapja biztosítható, a szervezeti célok megvalósításához direkt módon történő felhasználás folytán szükséges, amely megkívánja, hogy az érintettek adatai ismertek legyek az adatkezelő számára. Adatok forrása Magánszemély beküldő esetén közvetlenül az érintett, nem magánszemély beküldő esetén más adatkezelő. Közlés célja Címzett Szerződések teljesítése során keletkező dokumentumok Kezelt adatok Adatkezelés célja Adatkezelés időtartama Név, beosztás, elérhetőség Szerződések teljesítése során keletkező dokumentumok nyilvántartása (jegyzőkönyvek, műszaki dokumentumok, teljesítési igazolások stb.). Rögzítés, tárolás, felhasználás, törlés. A szerződés tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő. Jogos érdek: Az adatkezelő által létesített szerződéses jogviszonyok időtartama során keletkező valamennyi dokumentum kezelése, amelyek az Adatkezelés jogalapja adatkezelő szerződéses kötelezettségei teljesítéséhez nélkülözhetetlenek. Az adatkezelő szerződéses partnereinek jogai és kötelezettségei teljesítéséhez szükséges a szerződés teljesítésében részt vevő személyek elérhetőségeinek ismerete. Adatok forrása Más adatkezelő, a szerződő fél, mint adatkezelő. Közlés célja Címzett I. számú függelék a 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz 3/9

4 Számlakezelés Kezelt adatok Adatkezelés célja Adatkezelés időtartama Adatkezelés jogalapja Adatok forrása Közlés célja Címzett Név, beosztás, elérhetőség Számlakezelés érdekében az adatok rögzítése, tárolása, felhasználása, törlése. Dokumentum típusából adódó iratkezelési megőrzési idő. Jogi kötelezettség, jogos érdek: Az adatkezelő által létesített szerződéses jogviszonyok időtartama során keletkező számlák kezelése, amelyek az adatkezelő szerződéses kötelezettségei teljesítéséhez, valamint jogainak érvényesítéséhez nélkülözhetetlenek. Az adatkezelő szerződéses partnereinek jogai és kötelezettségei teljesítéséhez szükséges a szerződés pénzügyi teljesítésében részt vevő személyek elérhetőségeinek ismerete. Közvetlenül az érintett. Adatszolgáltatás; Adatfeldolgozás Jogszabályban feljogosított szerv; Adatfeldolgozó: GriffSoft Informatikai Zrt., Care All Kft., SZÁM-ADÁS Könyv- és Adószakértő Kft. Szervezeti egység szintű nyilvántartások Kezelt adatok Adatkezelés célja Adatkezelés időtartama Adatkezelés jogalapja Adatok forrása Közlés célja Címzett Név, beosztás, elérhetőség Szervezeti egység szintű nyilvántartás üzleti partnerek, hatóságok elérhetőségének biztosítására. Rögzítés, tárolás, felhasználás, törlés. A szerződés tárgya szerinti iratkezelési megőrzési idő. Jogos érdek, alapadatokon felül hozzájárulás: Az egyes szervezeti egységek, és a munkájuk által érintett szerződéses partnerek és hatóságok illetékes ügyintézői közötti hatékony kommunikáció elengedhetetlen a munkavégzéshez. Az érintett személyek elérhetőségének nem ismerete jelentősen megnehezítené, akár ellehetetlenítené a munkavégzést, az ezzel összefüggő adatkezelés ezért szükséges. Más adatkezelő, a szerződő fél, mint adatkezelő vagy közvetlenül az érintett. I. számú függelék a 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz 4/9

5 Kik ismerhetik meg az érintett személyes adatait? Az érintett személyes adatait fő szabály szerint az Adatkezelő munkavállalói ismerhetik meg feladataik ellátása érdekében. Így például az Adatkezelő iktatással foglalkozó munkatársai az ügykezelés érdekében vagy a HR munkatárs a munkaszerződés elkészítése érdekében megismerik az érintett személyes adatait. Az Adatkezelő csak kivételes esetben adja át az érintett személyes adatait más állami szervek számára. Így például, amennyiben az érintett és az Adatkezelő között folyamatban levő jogvitában bírósági eljárás indul, és az eljáró bíróság számára szükséges az érintett személyes adatait tartalmazó iratok átadása, a rendőrség megkeresi az Adatkezelőt, és a nyomozáshoz az érintett személyes adatait tartalmazó iratok továbbítását kéri. Emellett például az Adatkezelő jogi képviseletét ellátó ügyvéd szintén megismeri a személyes adatokat, ha az érintett és az Adatkezelő között jogvitára kerül sor. Adatbiztonsági intézkedések Az Adatkezelő a Címzetteknél megjelölt adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe, amelynek során az adatfeldolgozó székhelyén, illetve bejegyzett telephelyén kerülnek tárolásra az adatok. Az Adatkezelő megfelelő információbiztonsági intézkedésekkel gondoskodik arról, hogy az érintett személyes adatait védje többek között a jogosulatlan hozzáférés ellen vagy azok jogosulatlan megváltoztatása ellen. Így például a szervereken tárolt személyes adatokhoz való hozzáférés naplózásra kerül, ami alapján mindig ellenőrizhető, ki, mikor, milyen személyes adatokhoz fért hozzá. Az Adatkezelő megfelelő szervezési intézkedésekkel gondoskodik arról, hogy a személyes adatok ne válhassanak hozzáférhetővé meghatározatlan számú személy számára. Sem az Adatkezelő sem az Adatfeldolgozó nem továbbítja a jelen Tájékoztató szerinti személyes adatokat harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére. Sem az Adatkezelő sem az Adatfeldolgozó nem alkalmaz a jelen Tájékoztató szerinti személyes adatok tekintetében automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást. Az érintett jogai A GDPR 15. cikke alapján az érintett kérelmezheti a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést az alábbiak szerint: (1) Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon: a) az adatkezelés céljai; b) az érintett személyes adatok kategóriái; c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket; d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai; I. számú függelék a 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz 5/9

6 e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen; f) a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga; g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ; h) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár. (2) Az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az Adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságát. A GDPR 16. cikke alapján az érintett jogosult az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adat helyesbítését kérni. Az érintett erre vonatkozó kérése esetén az Adatkezelő köteles indokolatlan késedelem nélkül helyesbíteni a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő kiegészítését. A GDPR 17. cikke alapján az érintett jogosult az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adat törlését kérni az alábbiak szerint: (1) Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok törlését kérje, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll: a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték; b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja; c) az érintett tiltakozik a közérdekből, közhatalmi jogosítvány gyakorlása érdekében vagy az adatkezelő (harmadik fél) jogos érdekében történő adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a tiltakozik a közvetlen üzletszerzés érdekében történő adatkezelés ellen; d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték; e) a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban (magyar jogban) előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell; f) a személyes adatok gyűjtésére az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor. (2) Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és az (1) bekezdés értelmében azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembe-vételével megteszi az ésszerűen elvárható lépéseket ideértve technikai I. számú függelék a 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz 6/9

7 intézkedéseket annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését. (3) Az Érintett törlési jogának korlátozására csak a GDPR-ban írt alábbi kivételek fennállása esetén kerülhet sor, azaz a fenti indokok fennállása esetén a személyes adatok további megőrzése jogszerűnek tekinthető: a) ha a véleménynyilvánítás és a tájékozódás szabadságához való jog gyakorlása, vagy b) ha valamely jogi kötelezettségnek való megfelelés, vagy c) ha közérdekből végzett feladat végrehajtása, vagy d) ha az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása miatt, vagy e) ha népegészségügy területén érintő közérdekből, f) ha közérdekű archiválás céljából, vagy g) ha tudományos és történelmi kutatás céljából vagy statisztikai célból, vagy h) ha jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges. A GDPR 18. cikke alapján az érintett jogosult az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adat kezelésének korlátozását kérni az alábbiak szerint: (1) Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül: a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát; b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy d) az érintett tiltakozott a közérdekből, közhatalmi jogosítvány gyakorlása érdekében vagy az adatkezelő (harmadik fél) jogos érdekében történő adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben. (2) Ha az adatkezelés a fentiek alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. (3) Az Adatkezelő az érintettet, akinek a kérésére az (1) bekezdés alapján korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja. A GDPR 21. cikke alapján az érintett jogosult az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adat kezelése ellen tiltakozni az alábbiak szerint: (1) Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak közérdekből, közhatalmi jogosítvány gyakorlása érdekében vagy az adatkezelő (harmadik fél) jogos érdekében történő kezelése ellen, I. számú függelék a 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz 7/9

8 ideértve az ezen alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az Adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak. (2) Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők. (3) A tiltakozáshoz való jogra legkésőbb az érintettel való első kapcsolatfelvétel során kifejezetten fel kell hívni annak figyelmét, és az erre vonatkozó tájékoztatást egyértelműen és minden más információtól elkülönítve kell megjeleníteni. (4) Az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódóan és a 2002/58/EK irányelvtől eltérve az érintett a tiltakozáshoz való jogot műszaki előírásokon alapuló automatizált eszközökkel is gyakorolhatja. (5) Ha a személyes adatok kezelésére tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozhasson a rá vonatkozó személyes adatok kezelése ellen, kivéve, ha az adatkezelésre közérdekű okból végzett feladat végrehajtása érdekében van szükség. A GDPR 20. cikke alapján az érintett jogosult a rá vonatkozó személyes adatok hordozhatóságára az alábbiak szerint: (1) Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha: a) ha az adatkezelés jogalapja az Érintett hozzájárulása, vagy az Érintettel kötött szerződés teljesítése b) és az adatkezelés automatizált módon történik. (2) Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy ha ez technikailag megvalósítható kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását. (3) Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása nem sértheti a törléshez való jogot. Az adathordozás joga nem alkalmazandó abban az esetben, ha az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítványai gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges. (4) Az adatok hordozhatóságához való jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait. I. számú függelék a 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz 8/9

9 A GDPR 7. cikk (3) bekezdése alapján az érintett jogosult a személyes adatainak kezeléséhez adott hozzájárulást bármely időpontban visszavonni az alábbiak szerint: Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon jogosult megtenni, mint annak megadását. I. számú függelék a 8/2018. (V. 25.) OMSZ utasításhoz 9/9