Mutassa eg az ö e rejtőző gurut!

Átírás

1 Mutassa eg az ö e rejtőző gurut! Dátu Név Darab Átlag Összese Átlag alatt. ja uár. Éva ja uár. Gabi ja uár. Zsolt fe ruár. Anett fe ruár. Botond fe ruár. Zsombor fe ruár. Csilla ár ius. Já os ár ius. Barna ár ius. Edit ár ius. Ág es április. A drás április. Gyula Bujtár József Ha megosztaná a tudást? Ez az ön példánya. Küldje el ezt a fájlt arátai ak, is erősei ek. Remélem, egyre többen kedvelik meg ezt a programot, és fedezik fel magukban a gurut. Kérdése van? vagy info@offcafe.hu

2 Tartalom Munkalapok a CD- ől... 3 Mi a baj ezzel a kimutatással?... 3 Újrarendelési szint... 7 Határidő... 8 Kitölte dő ellák... 9 Két lista dinamikus összehasonlítása Árlisták összehasonlítása Új sza ál készítése Dashboard eg szerűe Eg szerű egoldások Is étlődő értékek kie elése Egyedi értékek keresése Kiemelés képlettel Kiemelés képlettel Értékek kijelölése egy változó input alapján Teljes sor kiemelése egy oszlop értékei alapján Teljes sor kiemelése egy oszlop értékei alapján

3 Munkalapok a CD-ből Mi a baj ezzel a kimutatással? Régió evételei. de em er Régió Értékesítés Észak Kelet Nyugat Dél Közpo ti Töltsük meg tartalommal Első pilla tásra teljese re d e va, de alaposa a eg ézve rájöhetü k: e o d sokat. Legfeljebb a régiók közötti eltérések érdekesek, de onnan is hiányzik a háttér. Ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy a Kelet régió es bevétele jó vagy rossz, további tartalmakra van szükség. Például, ha satoljuk az előző hó ap ki utatását, ezt az összeget ár össze tudjuk hasonlítani más számokkal. (Lehetne még a terv-té, az előző év azo os hó apja st. Persze itt e ko trolleri u káról va szó, ha e az adatok vizualizálásáról eg előadás a, jelentésben stb. Régió evételei Értékesítés Régió dec nov. Észak Kelet Nyugat Dél Közpo ti Százalék megjelenítése Ha két olyan számunk va, i t a és illió, első pilla tásra ag já ól fej e ki lehet szá íta i a %-os változást. és eseté e ez ár e ol a eg szerű. Ne ké szerítsük az olvasót, a hallgatóságot il e szelle i erőfeszítésre, egészítsük ki tá lázatunkat: Régió evételei Értékesítés Régió dec nov. %-os eltérés Észak % Kelet % Nyugat % Dél % Közpo ti % 3

4 Emeljük ki a rossz számokat Sokat javít az érthetősége, ha kie eljük a rosszul teljesítő régiókat. Mivel minden régió más és más, egymással való összehasonlításuk itt nem vezet célra. De az előző hó aptól/az előző év azo os hó apjától/a éltól, tervtől való eltérés ár összevethető. Erre kiváló eszköz a feltételes formázás. alkalmazása Jelöljük ki a %-os eltérést tartalmazó oszlopot, és válasszuk a Ikonkészletek menüpontjából az Irányok opciót. : Ikonkészletek Régió evételei Értékesítés Régió dec nov. %-os eltérés Észak % Kelet % Nyugat % Dél % Közpo ti % Előfordulhat, hog kise a szolút értékek él esetleg e korrekt i de iko, a egoldás a következő: Jelöljük ki ismét a tartományt: > Szabályok kezelése. Válasszuk ki a szabályt és kattintsunk: Sza ál szerkesztése Változtassunk: 4

5 A mínuszjel eltávolítása A mínuszjel most már felesleges, hiszen az ikon jelzi a változást. Ismét jelöljük ki a %-os változás tartományt, majd jobb egérgombbal válasszuk a Cellaformázás... lehetőséget és állítsuk e az Egyéni 0%;0% kódot. Régió evételei Értékesítés Régió dec nov. %-os eltérés Észak % Kelet % Nyugat % Dél % Közpo ti % Szebben mutat? 5

6 Újrarendelési szint Jó lenne, ha egy listá ól eg szerűe lát á k, el ter ékek készlete apadt le az újrare delési szi tre. Termék év Készlet Újrare delés Kategória Nag i ara klekvárja Lekvárok Buster energiaital Üdítők Thai a usz síra )öldségko zerv Talian penne Tészták 2 %-os UHT tej Tejter ék és a megoldás: A feltételes formázás megoldása: Jelöljük ki a cellatartományt. Kezdőlap > > Új szabály > A formázandó cellák kijelölése képlettel. Termék év Készlet Újrare delés Kategória Nag i ara klekvárja Lekvárok Buster energiaital Üdítők Thai a usz síra )öldségko zerv Talian penne Tészták 2 %-os UHT tej Tejter ék Rozsliszt Liszt Bo k sör Sörök Zizi-zuzu Édesség Marhaspam 500 g Húsko zerv Áfo adzse 10 5 Lekvárok Saufen Bier Sörök Hajdinaliszt 200 g 10 5 Lisztek )öld orsó )öldségko zerv Dr. Bu orék Üdítők %-os tartós tej Tejter ék Értékek formázása, ha ez a képlet igaz: =$C17<=$D17 Minta: A C oszlop a a Készlet, a D oszlop a az újrare delési li it. 6

7 Határidő Jó lenne, ha a kiszá lázott összegek eérkezését egtörté tét eg szerűe lehet e felis er i. Megre delés Határidő Fizetve és a megoldás: Megre delés Határidő Fizetve A táblázat fizetési határidőket és a fizetések megtörténtét tartja nyilván. A íg e törté ik fizetés D oszlop, a ella kitöltőszí e ara s. A feltételes formázás megoldása: Jelöljük ki a Fizetve cellatartományt. Kezdőlap > Feltételes for ázás > Új sza ály > A for áza dó ellák kijelölése képlettel. Értékek formázása, ha ez a képlet igaz: =ÉS NEM ÜRES $B ;ÜRES $D Minta: 7

8 Kitöltendő cellák Jó lenne, ha a felhasz álót segíte é a kötelezőe kitölte dő ellák vizuális kie elése. Vezeték év Kereszt év és a megoldás: Beviteli ezők jelölése Nag szerű dolog, ha a felhasz álót vizuálisa segítjük, például látvá ossá tesszük a eviteli ezőket, vagy éppen a zároltakat. Persze gyakran találkozunk olyan megoldással, hogy a kitöltés színe az adatok bevitele után változatlan marad. Még akkor is, ha például eg ező kötelezőe kitölte dő. Ez nem jó, mert hiányzik a következetesség. A feltételes for ázás, re ek lehetőség a korrekt űrlapok, formulák, adattáblák kitöltésének szabályzására. A példá a kötelező a vezeték- és a keresztnév megadása. Vezeték év* Kereszt év* * Kötelező kitölte i! A feltételes formázás megoldása: Jelöljük ki a C20:C21 cellákat. (Ezekbe kell írni.) Kezdőlap > Feltételes for ázás > Új sza ály > A formázandó cellák kijelölése képlettel. Értékek formázása, ha ez a képlet igaz: =C20="" Jelentése, ha a C ella üres, a kitöltőszí kék. Az ÜRES C képlet azo os ered é t ad. Minta: 8

9 Két lista dinamikus összehasonlítása Jó lenne, ha két egymás melletti listában meg tudnánk találni azokat az elemeket, melyek az egyikben megvannak, de a másikban nincsenek, és fordítva. Lista 1 Lista 2 AA FF BB EE CC DD DD CC EE AA és a megoldás Lista 1 Lista 2 AA FF BB EE CC DD DD CC EE AA Először határozzuk meg a két lista nevét: Kezdőlap > Defi iált evek > Név egadása Jelöljük ki a B20:B24 cellatartományt, legyen a neve: lista1 Ugyanígy, C20:C24 neve: lista2. A defi iált év ek egva az az elő e, hog a két lista külö öző u kalapoko lehet. Először azt keressük, a. listá ól el ek azok az ele ek, el ek i se ek eg az első e. A feltételes formázás megoldása: Jelöljük ki az B20:B24 cellatartományt. Kezdőlap > Feltételes for ázás > Új sza ály > A for áza dó ellák kijelölése képlettel Értékek formázása, ha ez a képlet igaz: =DARABTELI(lista2;$B20)=0 Minta: Most azt keressük, hogy az 1. listából melyek azok az elemek, melyek nincsenek meg a másodikban. Értékek formázása, ha ez a képlet igaz: =DARABTELI(lista1;$C20)=0 Minta: 9

10 Árlisták összehasonlítása Jó lenne, ha a közis erte hatal as és zűrzavaros, évről-évre egjele ő árlistákat kö e lehet e kezel i: megtalálni az új termékeket az áremelkedéseket vagy alacsonyabb árakat. Árlista Modell 1 Modell 2 Modell 3 Modell 4 Modell 5 Termék A Termék B : : : : : : : : : : : : Árlista Modell 1 Modell 2 Modell 4 Modell 5 Modell 3 Termék A Termék E Termék C : : : : : : : : : : : : Hogy még érdekesebb legyen a dolog, a 2013-as árlista nem rendezett, sőt új ter ékeket is tartalmaz. Itt most egy egészen kis példán mutatjuk meg, hogyan segít az Excel megtalálni a listák közti különbségeket. Eg etle követel é, hog a feltételes for ázás űködjö, az oszlop- és sorfeliratoknak azonosaknak kell lenniük (a kis- és ag etű különbsége nem számít). és a megoldás Árlista 2012 Modell 1 Modell 2 Modell 3 Modell 4 Modell 5 Ter ék A Ter ék B Ter ék C Ter ék D Amire szükségünk van: Meg kell talál u k az előző évhez viszo ítva új terméket vagy modellt. Meg kell talál u k az előző évi él olcsóbb árakat. Meg kell találnunk a magasabb árakat. 10

11 Árlista Modell 1 Modell 2 Modell 4 Modell 5 Modell 3 Ter ék A Ter ék E Ter ék C Ter ék D Ter ék B A feltételes formázás megoldása: Jelöljük ki az B36:G40 cellatartományt. Kezdőlap > Feltételes for ázás > Új sza ály > A for áza dó ellák kijelölése képlettel 3 szabályt kell megadnunk: Értékek formázása, ha ez a képlet igaz: 1. Új termék vagy modell =HIBÁS INDEX $C$ :$G$ ;HOL.VAN $B ;$B$ :$B$ ; ;HOL.VAN C$ ;$C$ :$G$ ; <>C Minta: Ez a Termék E. 2. Olcsóbb termék vagy modell =INDEX($C$29:$G$32;HOL.VAN($B36;$B$29:$B$32;0);HOL.VAN(C$35;$C$28:$G$28;0))<C36 A Termék B Modell 2 (98 200) < (98 930). 3. Drágább árak =INDEX($C$29:$G$32;HOL.VAN($B36;$B$29:$B$32;0);HOL.VAN(C$35;$C$28:$G$28;0))>C36 A Termék A Modell 5 (43 730) > (41 730), Termék D Modell 4 (45 920) > (45 220). 11

12 Új szabály készítése Jó lenne, ha a Cellakijelölési szabályok, a Legfelső/legalsó értékek szabályai, az Adatsávok, a Színskálák és az Ikonkészletek e le é ek elege dők, új sza ál t készíthet é k. Például az eg szerűség iatt ki szeret é k e el i az üres ellákat és a megoldás A feltételes formázás megoldása: Jelöljük ki az B20:B30 cellatartományt. (Így, ha folytatjuk az oszlop kitöltését, a formázás érvényes marad.) Kezdőlap > Feltételes for ázás > Új sza ály > Csak az adott tartal ú ellák for ázása Formátum 12

13 Dashboard egyszerűen Jó lenne, ha egy unalmas teljesítménymutatót vizuálisan élénkebben jeleníthetnénk meg. Hó ap Dolgozó Dolgozó Dolgozó Dolgozó Összes Dolgozó Dolgozó Dolgozó Dolgozó Összes Ja uár % 29% 17% 34% 100% Fe ruár % 27% 16% 33% 100% Már ius % 27% 28% 21% 100% Április % 35% 23% 24% 100% Május % 33% 46% 9% 100% Jú ius % 22% 36% 9% 100% Július % 25% 16% 32% 100% A táblázat egy félév teljesítményét mutatja havi bontásban. A vizualizálást az ún. dashboard segítségével oldjuk meg. A dash oard lé égé e eg adat egjele ítő egoldás. és a megoldás: Hó ap Dolgozó Dolgozó Dolgozó Dolgozó Összes Dolgozó Dolgozó Dolgozó Dolgozó Összes Ja uár % 29% 17% 34% 100% Fe ruár % 27% 16% 33% 100% Már ius % 27% 28% 21% 100% Április % 35% 23% 24% 100% Május % 33% 46% 9% 100% Jú ius % 22% 36% 9% 100% Július % 25% 16% 32% 100% A jó dashboardra is alkalmazni lehet a 3 és 10 másodperc szabályát. Egy grafikon akkor jó, ha a felhasználó ránéz, és 3 másodpercen belül általános kép alakul ki benne az előadás té ájáról, és 10 másodpercen belül átfogó kép alakul ki a teljesít é eléréséről. Például: ha a felhasználó egy jól elkészített marketing dashboardot lát, 3 másodpercen belül el tudja dönteni, hogy a vállalat jelenleg milyen marketing kampányokkal foglalkozik, és melyiket hogyan csinálja, és 10 másodpercen belül azt is el tudja dönteni, hogy melyek a legjobbak, és miért. A dashboardok korábbi megoldásait bonyolult képletek és karakterek jellemezték, a feltételes for ázás iko készlete villá g ors egvalósítást tesz lehetővé. A feltételes formázás megoldása A Dolgozó utá i oszlop a lévő képletek: I22=H22-H21 ez a Fe ruár sor, a H oszlop a Dolgozó százalékai. Ezt ismételjük meg a K, M és O oszlopban (Dolgozó 2, 3 és 4). A 4 oszlop megoldása 4 lépésben 1. oszlop: jelöljük ki az I22:I27 tartományt. Kezdőlap > Feltételes for ázás > Iko készletek > Irá yok Válasszuk az első lehetőséget. A sza ál ok szerkesztése utá egjele ő a lak alsó felé e a Típus alaphel zetét Százalék állítsuk Szá -ra. 13

14 Jelöljük be a "Csak az ikon egjele ítése" jelölő ég zetet. Ezeket a lépéseket ismételjük meg a K22:K27, az M22:M27 és az O22:O27 cellatartományban. 14

15 Egyszerű megoldások Ismétlődő értékek kiemelése Ez a táblázat 176 irányítószámot tartalmaz. Emberi szemmel ennyi adatot letapogatni lehetetlen. Szeret é k egtud i, el ek szerepel ek tö ször is étlőd ek, és ezeket ki is akarjuk e el i. Se i ördö gösségre i s szükség, az E el előre defi iált egoldása egkö íti dolgu kat.! Lépések 1) Jelöljük ki a cellatartományt. 2) Válasszuk: Stílusok > Feltételes for ázás > Cellakijelölési sza ályok > Is étlődő értékek Az opciók közül válasszuk: Is étlődő A u kalapot tartal azó u kafüzet itt letölthető: 15

16 Egyedi értékek keresése Az előző példához haso lóa, de ost sak az eg szer előforduló eg edi eveket keressük. Szemmel szintén lehetetlen megoldani. Lívia Er ő Kál á Gá or Veronika )oltá Péter Miklós Szilárd Béla Já os )oltá Eszter Virág Alex Szabolcs Liza Báli t Fruzsina Ibolya Fanni Pál Ilona Paula Gá or Piroska Piroska Báli t Valéria Ottó József Katalin Veronika Kor él Be kő József Féli Csaba Er ő Já os Lilla Noé i Péter Levente Levente Ella Ilona Zsolt Ri hárd Soma A drás Máté Ilona Er ő Orsolya )sófia Já i t Máté Pál Rozália )oltá Gergő Ce ília Edina Mária A drás Géza Réka Dóra Gedeon Gergő Ottó Já os Péter Féli Katalin Ele ér László Péter Béla Já i t Ró ert Csilla Re áta Anna Béla Paula Ál os Zsolt Barna Vajk Linda Katalin Vajk Levente Ilona Edit Gergő Já os Hajnalka Csaba Gellért Báli t László Gá or Vica Ildikó József Éva )oltá Karola Viktor Miklós Kor él Bea Tí ea Er ő Zsolt Zita A drás Paula Gergő Miklós )été Báli t Máté Péter Dalma Kriszta Pál Anett Vazul Géza Tibor )oltá Csaba Katalin Anita Levente Ottó Matild László Hajnalka Márk Kinga Csaba Levente Tü de Laura Gá or Viki Hugó A drás Kinga Máté Kor élia Zsolt Viola Er ő Máté Boglárka Miklós Rozália Er ő Géza Péter Matild Klaudia Gedeon Éva Éva Dalma Pál Ákos Ele ér G ö g i A lépések 1) Jelöljük ki a cellatartományt. 2) Válasszuk: Stílusok > Feltételes for ázás > Cellakijelölési sza ályok > Is étlődő értékek Az opciók közül válasszuk: Egyedi A u kalapot tartal azó u kafüzet itt letölthető: 16

17 Kiemelés képlettel Ha fol tatjuk, i a tee dő, ha arra vag u k kívá siak, há év szerepel legalá háromszor. Lívia Er ő Kál á Gá or Veronika )oltá Péter Miklós Szilárd Béla Já os )oltá Eszter Virág Alex Szabolcs Liza Báli t Fruzsina Ibolya Fanni Pál Ilona Paula Gá or Piroska Piroska Báli t Valéria Ottó József Katalin Veronika Kor él Be kő József Féli Csaba Er ő Já os Lilla Noé i Péter Levente Levente Ella Ilona Zsolt Ri hárd Soma A drás Máté Ilona Er ő Orsolya )sófia Já i t Máté Pál Rozália )oltá Gergő Ce ília Edina Mária A drás Géza Réka Dóra Gedeon Gergő Ottó Já os Péter Féli Katalin Ele ér László Péter Béla Já i t Ró ert Csilla Re áta Anna Béla Paula Ál os Zsolt Barna Vajk Linda Katalin Vajk Levente Ilona Edit Gergő Já os Hajnalka Csaba Gellért Báli t László Gá or Vica Ildikó József Éva )oltá Karola Viktor Miklós Kor él Bea Tí ea Er ő Zsolt Zita A drás Paula Gergő Miklós )été Báli t Máté Péter Dalma Kriszta Pál Anett Vazul Géza Tibor )oltá Csaba Katalin Anita Levente Ottó Matild László Hajnalka Márk Kinga Csaba Levente Tü de Laura Gá or Viki Hugó A drás Kinga Máté Kor élia Zsolt Viola Er ő Máté Boglárka Miklós Rozália Er ő Géza Péter Matild Klaudia Gedeon Éva Éva Dalma Pál Ákos Ele ér G ö g i A megoldás: 1) Jelöljük ki a cellatartományt. 2) Válasszuk: Stílusok > > Új szabály 3) Új formázási szabály: A formázandó cellák kijelölése képlettel A képlet: =DARABTELI(nevek;B11)>2 A B11:L26 tartomány definiált neve: "nevek", ezt alkalmazzuk. A u kalapot tartal azó u kafüzet itt letölthető: 17

18 Kiemelés képlettel 2. Jó dolog, ha minden szükséges információ egy helyen szerepel, így egy teljes év eredménye havi bontásban, munkatársanként. Most azo a hó apoktól és evektől függetle ül csak az 5 legjobb és 5 leggyengébb eredményre vagyunk kíváncsiak, így csak ezek az adatok ragadják meg figyelmünket. Név Ja uár Fe ruár Már ius Április Május Jú ius Július Augusztus Szeptember Októ er November December Éva Gergő Hajnalka Ilona Karola Kor él László Levente Lívia Márk Máté Péter Viola )oltá )sófia Zsolt A megoldás: 1) Jelöljük ki a cellatartományt. 2) Válasszuk: Stílusok > > Új szabály 3) Új formázási szabály: Csak a sorre d elejé vagy végé lévő értékek formázása Válasszuk az Utolsó opciót, állítsuk be a számot (itt 5). Ismételjük meg az 5 legjobb eredményre. A u kalapot tartal azó u kafüzet itt letölthető: 18

19 Értékek kijelölése egy változó input alapján Bár az E el eg sor előre defi iált Feltételes for ázás lehetőséget kí ál, a Feltételes for ázás igazi ereje a képletek alkalmazásában van. A képletekkel rugal asa és erőteljese sza ályokat lehet létrehozni. Például: emeljük ki a 750-nél nagyobb értékeket! Értékek, melyek agyo ak, mi t 750 A G ella értékét egváltoztatva, a tá lázat követi az új sza ál t A megoldás: 1) Jelöljük ki a cellatartományt. 2) Válasszuk: Stílusok > > Új szabály 3) Új formázási szabály: A formázandó cellák kijelölése képlettel Ha az input cellát rugalmassá alakítjuk (Érvényesítés), interaktív modellt kapunk az adatok megjelenítésére. Ez egy elég profi "fényezés", mert az emberek szeretik azokat a dolgokat, melyek azonnal reagálnak cselekedetükre. A megoldást a "din_input" lap mutatja be (23. oldal). A u kalapot tartal azó u kafüzet itt letölthető: 19

20 Teljes sor kiemelése egy oszlop értékei alapján G akori eset, hog az oszlop ellái a egjele ő értékek alapján egy teljes sort (az összes adatot) akarjuk kiemelni. sal ez úgy oldható meg, ha egy képletet alkalmazunk, majd szükség szerint zároljuk az oszlophivatkozást. Mint ebben a példában, melyben a feletti megrendeléseket akarjuk kiemelni. Szá Mu katárs Dátu Összese Éva 2014.febr Gergő. ár Hajnalka.ápr Ilona. áj Karola.jú Kor él.júl László 2014.aug Levente 2014.szept Lívia 2014.okt Márk 2014.okt Máté 2014.nov Péter 2014.dec Viola 2015.jan )oltá 2015.febr )sófia. ár Zsolt.ápr A megoldás: 1) Jelöljük ki a cellatartományt. 2) Válasszuk: Stílusok > > Új szabály 3) Új formázási szabály: A formázandó cellák kijelölése képlettel Figyeljünk a $E relatív hivatkozásra. Az Összese oszlop A u kalapot tartal azó u kafüzet itt letölthető: 20

21 Teljes sor kiemelése egy oszlop értékei alapján Az előző példá ál aradva. Azokat a sorokat jelöljük ki, el ek az i put ellá a szereplő evekhez tartoz ak. A nevek a D8 cellában válaszhatók ki. (Megoldás: Érvényesítés, a D8 cella definiált neve: "név", figyeljünk a relatív hivatkozásra.) A(z) Éva evű u katárs ered é e: Szá Mu katárs Dátu Összese Éva 2014.febr Gergő. ár Lívia.ápr Márk. áj Zsolt.jú Éva.júl Gergő 2014.aug Lívia 2014.szept Márk 2014.okt Zsolt 2014.okt Éva 2014.nov Gergő 2014.dec Lívia 2015.jan Márk 2015.febr Zsolt. ár A megoldás: 1) Jelöljük ki a cellatartományt. 2) Válasszuk: Stílusok > > Új szabály 3) Új formázási szabály: A formázandó cellák kijelölése képlettel A u kalapot tartal azó u kafüzet itt letölthető: 21

22 Ha megosztaná a tudást? Ez az ön példánya. Küldje el ezt a fájlt arátai ak, is erősei ek. Remélem, egyre többen kedvelik meg ezt a programot, és fedezik fel magukban a gurut. Kérdése van? vagy info@offcafe.hu A feltételes for ázás CD egre delhető: 22