Konferencia-checklist

Átírás

1 Konferencia-checklist Mitől válik egy konferenecia sokat emlegetetten sikeressé, és mik azok a kis buktatók, amik lelombozzák a résztvevőket? Hasznos segítség az elhivatott konferenciaszervező részére, aki figyel arra, hogy a rendezvényre sokáig jó szívvel emlékezzenek a résztvevők. Ez a cheklist az Amerikai központú világméretű Konferencia Szervezők Egyesületének kritériumai szerint ad Önnek konkrét szempontokat arra, mire kell figyelnie a rendezvény sikere, és a résztvevők elégedettsége érdekében. Ha követi a szempontokat, akkor nem csak, hogy mindenre gondol, hanem egészen biztosan megkíméli magát a kellemetlen meglepetésektől. Kedves Konferenciaszervező! A konferencia sikerét 85%-ban a helyszín és a szervezés határozza meg. Még a legérdekesebb előadás, vagy legizgalmasabb előadói stílus sem tudja lekötni a hallgatóság figyelmét, ha közben kényelmetlen a szék, nem jól olvasható a kivetített szöveg, nincs lehetőség a jegyzetelésre. Közel 3000 konferencia és tréning megszervezése után már olyan szempontokra is figyelmet fordítottunk ebben a cheklistben, amire legtöbben már csak későn, utólag gondolnak. Ezekkel kívánjuk most megkönnyíteni az Ön dolgát. HOGYAN HASZNÁLJA EZT A CHEKLISTET? Ezzel a listával csak ellenőriznie kell, hogy minden a helyén legyen, és ráadásul minden a lehető legkedvezőbb áron adódjon hozzá a program sikeréhez! - minden egyes szempont mellett hagytunk Önnek jelölési és jegyzetelési lehetőséget, hogy feljegyezhesse, milyen sajátosságokkal bírnak az Ön által kiválasztott és versenyben lévő szállodák. - Gyűjtse ki, az esélyes hotelek adatait és kapcsolattartóik elérhetőségeit: Az alábbi hoteleket tartom a legideálisabb helyszínnek:...

2 A KONFERENCIA CHEKLIST-A SIKERESSÉG SZEMPONTJAI: 1. Fontos, hogy a helyszín jól megközelíthető legyen, közelien-távoli, hogy ne a konferencia idejéből vesszen el idő az utazásra, de mégis legyen elég távol a nagyvárostól ahhoz, hogy a résztvevők kiszakadhassanak a napi rutinból és átadhassák magukat a konferenciának. A nálam versenyben lévő hotelek idevonatkozó adatai, megjegyzéseim ezt a szempontot tekintve: 2. Rendelkezzen a hotel nagy illetve kisebb tréningtermekkel, amik lehetővé tesznek nagyobb és kisebb létszámú csoportmunkákat is. Legyen a konferencia/tréning terem éjszakára zárható, hogy a résztvevők ott tudják hagyni a jegyzeteiket, irataikat. A nálam versenyben lévő hotelek idevonatkozó adatai, megjegyzéseim ezeket a 3. Ezek a termek legyenek technikailag jól felszereltek - legyenek kényelmesek a székek és az asztalok. Olyanok, amik mellett valóban a konferenciára koncentrálhat a résztvevő - legyen a világítás megfelelő. Az egész napos helyszín megköveteli a természetes fényt, ezzel ébren tarthatóbb a figyelem - szempont, hogy a terem sötétíthető legyen, hiszen a vetítés megköveteli ezt - a vetítővászon, a projektor, a flipchart tábla, a notebook már elengedhetetlen az előadók számára a prezentáláshoz - jó, ha van színpad dobogó, ami megemeli az előadókat, így a leghátsó sorból is jól láthatóak a gesztusai - legyen a terem légkondicionált, egyedileg szabályozható

3 - elképzelhető, hogy jól jön a csoportmunkához, ha a korábbi jegyzeteket a flipchart táblák feliratait kiragaszthatják jól látható helyre, a terem falaira. Kérdezzen rá bátran, hogy van-e erre lehetőség a szállodában?! Nagyon megkönnyíti az együttgondolkodást, ha folyamatosan szem előtt lehet a korábbi jegyzet. A nálam versenyben lévő hotelek idevonatkozó adatai, megjegyzéseim ezeket a szempontokat tekintve: 4. A hotel egyéb szolgáltatásai mennyire támogatják a konferenciát - fontos, hogy első nap a konferencia már akár a korai órákban elkezdődhessen és az utolsó nap minden percét tartalmasan tölthessék a résztvevők - legyen bőséges és egészséges a reggeli, hogy energiát adhasson. A legegészségesebb életforma az, ha reggelire eszünk sokat, mert azzal a bevitt energiamennyiséggel egésznap erőre kap a szervezet. - a szünetekben frissítőkkel jó köríteni a beszélgetéseket. Ehhez az ásványvíz, kávé és tea, sósédes aprósütemények szolgálják legtöbbször a vendégek komfortérzetét. - az ebéd és vacsora több fogásos, kiadós, és egészséges legyen - a szobák foglalásánál nyíljon mód arra, hogy a vezetők, a trénerek vagy a csoport egyes tagjai VIP szobákat, prémium kategóriás elhelyezést kapjanak, hiszen nekik valószínűleg készülniük kell a konferencia egyes napjaira, előadásaikkal, prezentációikkal. - a wellness nyitva tartása legyen olyan rugalmas, hogy azzal az egésznapos szellemi tevékenységben igénybe vett csapatot is kiszolgálhassa. A nálam versenyben levő hotelek idevonatkozó adatai, megjegyzéseim ezeket a

4 5. További extrák Önöknek: - érkezéskor meglepi-e Önöket a hotel, ajándékkal esetleg egy frissítő welcome drinkkel - biztosít-e a hotel Önöknek business centert vagyis: internet elérést, WIFI-t, telefonálási, faxolási, nyomtatási lehetőséget, üres CD-t vagy DVD-t? - biztosít-e a hotel profi konferencia-segítséget, technikai kezelő személyzetet, akire a rendezvény alatt számíthatnak. Ő segíti a csoportot technikailag és a fellépő igényekben is segítségükre van. A nálam versenyben levő hotelek idevonatkozó adatai, megjegyzéseim ezeket a Bízunk benne, hogy az itt szerepelt szempontok között akadt olyan, amire Ön talán nem fordított volna figyelmet. Örömmel segítjük az Ön konferencia sikerét! A NAGY SEGÍTSÉGÉRT CSERÉBE, MI IS KÉRNÉNK KIS SEGÍTSÉGET ÖNTŐL ÉS MEGÍGÉRJÜK, HOGY AZ AJÁNDÉK SEM MARAD EL! Nem titkolt szándékunk, hogy a konferencia szervezési segítségért cserébe mi is kérhessünk Öntől egy picinyke segítséget, amit ráadásul még egy külön ajándékkal honoráljuk majd! A cheklist készítője, a Kék Duna Wellness Hotel**** mindezen szempontoknak megfelel, közel 3000 tréningnek és konferenciának biztosított helyszínt ez idáig, vendégei megelégedettségére, és az első olyan magyarországi hotel, mely felvételét kérte az Amerikai központú Világméretű Konferenciaszervezési Egyesületbe a fenti szempontok alapján. A SZÍVESSÉG, AMIT MI KÉRÜNK ÖNTŐL: Kérjük, tiszteljen meg bizalmával, és válassza szállodánkat az elsőként szóba kerülhető helyszínek közé és kérje ajánlatunkat kollégánktól. Hogy a fenti (2. oldalon szereplő) táblázatnak megfeleljünk, itt találja konferenciamenedzserünk adatait és elérhetőségei, hogy ezzel is megkönnyítsük az Ön munkáját:

5 AMIT MI ADUNK KÜLÖN AJÁNDÉKKÉNT ÖNÖKNEK: Megajándékozzuk csoportjuk minden résztvevőjét egy-egy forintos levásárolható, elajándékozható, utalvánnyal, melyet szállásdíjának csökkentésére használhatnak fel, egy következő alkalommal. Keresse kollegánkat az árainkért! Sárvári Krisztina Szálloda és értékesítési igazgató tel.: / sarvarik@wellnesshotel.hu Éliás Kata Senior Sales Maneger tel.: / assist@wellnesshotel.hu A konferenciához pedig sok sikert, sok elégedett résztvevőt és emlékezetes pillanatokat kívánunk, teljes személyzetünk nevében!