VIACOM, INC. BIZTONSÁGOS KIKÖTŐ ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT

Átírás

1 VIACOM, INC. BIZTONSÁGOS KIKÖTŐ ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT A Viacom, Inc. tiszteletben tartja a magánszemélyek magánszféráját, és törekszik arra, hogy a személyes adatok gyűjtését, felhasználását és nyilvánosságra hozatalát az üzleti tevékenységével érintett országok jogszabályainak megfelelően folytassa. A jelen biztonságos kikötő Adatvédelmi Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat ) a Viacom által az Európai Gazdasági Térségből, illetve Svájcból szerzett személyes adatok felhasználása során követett adatvédelmi alapelveket tartalmazza. A BIZTONSÁGOS KIKÖTŐ ÁTTEKINTÉSE Az Egyesült Államok Kereskedelmi Minisztériuma és az Európai Bizottság megállapodott egy sor adatvédelmi alapelvben és gyakran felmerülő kérdésben, annak érdekében, hogy ezzel lehetővé tegyék az amerikai gazdasági társaságok számára, hogy megfeleljenek az Európai Uniónak ( EU ) az EU-ból az Egyesült Államokba továbbított Személyes Adatok megfelelő védelmét előíró jogszabályainak (a továbbiakban USA-EU biztonságos kikötő ). Az összes EU-s tagállamot, Izlandot, Liechtensteint, valamint Norvégiát magába foglaló Európai Gazdasági Térség (a továbbiakban: EGT ) elismeri, hogy az USA-EU biztonságos kikötő megfelelő védelmet biztosít a Személyes Adatoknak (2001 HL (L 45) 47). Az Egyesült Államok Kereskedelmi Minisztériuma és a Svájci Szövetségi Adatvédelmi és Információs Biztos (a továbbiakban: Biztos ) a svájci jogszabályok előírásainak való megfelelés érdekében megállapodott egy sor hasonló adatvédelmi alapelvben és gyakran felmerülő kérdésben, melyek értelmében a Svájcból az Egyesült Államokba továbbított Személyes Adatok számára megfelelő védelmet kell biztosítani (a továbbiakban USA-Svájc biztonságos kikötő ). Összhangban a Viacomnak a magánszféra oltalma iránti elkötelezettségével, a Viacom aláveti magát az USA-EU biztonságos kikötő és az USA-Svájc biztonságos kikötő által elfogadott alapelveknek (együttesen: biztonságos kikötő elvek ). HATÁLY Jelen Szabályzat a Viacom által az Egyesült Államokban magánszemélyektől akár közvetlenül, akár a Viacom kapcsolt vállalkozásain keresztül az EGT-ből és Svájcból kapott Személyes Adatokra vonatkozik. DEFINÍCIÓK Ügynök : olyan harmadik személy, amely a Viacom utasításai alapján és kizárólag a Viacom érdekében Személyes Adatot feldolgoz, gyűjt vagy felhasznál, valamint amellyel a Viacom Személyes Adatot közöl a Viacom nevében történő felhasználás érdekében. Személyes Adat : minden olyan információ vagy információk olyan csoportja, (1) amely az EGT-ből vagy Svájcból került továbbításra az Egyesült Államokba, (2) bármilyen formában rögzített és (3) meghatározza bármely magánszemély személyazonosságát, vagy a Viacom által vagy nevében felhasználható bármely magánszemély személyazonosságának meghatározására. A Személyes Adat nem tartalmaz anonim adatokat, összesített adatokat vagy olyan nyilvánosan elérhető információt, amely nem lett összekapcsolva nem nyilvános személyes adattal. A Személyes Adat magában foglalja az összes (alábbiakban meghatározott) Különleges Adatot.

2 Különleges Adat : olyan Személyes Adatot jelent, (a) amelyből kiderülhet faji, etnikai hovatartozás; politikai vélemény; vallási, ideológiai vagy világnézeti meggyőződés; szakszervezeti tagság, nézet vagy tevékenység; (b) amely egészséggel vagy szexuális beállítottsággal, társadalombiztosítási ellátással kapcsolatos információkat érint, büntető- vagy közigazgatási eljárásra vagy szankcióra vonatkozik (ide nem értve a folyamatban lévő eljárásokat); vagy (c) amely olyan harmadik személytől származik, amely az EU Adatvédelmi Irányelvének megfelelően az adott információt különleges adatként azonosítja és kezeli. Viacom (illetve a többes szám első személy bármely formája): a Viacom Inc., valamint annak kapcsolt és leányvállalatai, jogutódjai, egységei és csoportjai az Egyesült Államokban. ADATVÉDELMI ALAPELVEK A jelen Szabályzatban lefektetett adatvédelmi alapelvek a biztonságos kikötő elvek alapján kerültek kidolgozásra. MEGJEGYZÉS: Amikor a Viacom közvetlenül gyűjt személyes adatokat magánszemélyektől az EGT-ből vagy Svájcból, tájékoztatást nyújt a gyűjtés és felhasználás céljáról; azon, Ügynöknek nem minősülő harmadik személyek köréről, amelyekkel a Viacom közli a Személyes Adatokat; azon választási lehetőségekről és eszközökről (ha vannak ilyenek), amelyeket a Viacom kínál a magánszemélyek számára a Személyes Adatok felhasználásával és nyilvánosságra hozatalával kapcsolatban; továbbá arról, hogy hogyan lehet a Viacomot megkeresni a Személyes Adatokra vonatkozó gyakorlatával kapcsolatban. A Viacom világos és közérthető formában tájékoztatja a magánszemélyeket azt megelőzően, hogy az első alkalommal a Viacom részére történő Személyes Adatok szolgáltatására szólítja fel a magánszemélyeket, vagy ezt követően akkor, amikor az a legcélszerűbb, valamint minden egyéb esetben, amikor a Viacom az információt attól eltérő cél érdekében kívánja felhasználni vagy gyűjteni, mint amilyen cél érdekében az eredetileg begyűjtésre került. Azon célok, amelyek érdekében az alkalmazottaink, illetve az álláskeresők Személyes Adatait gyűjthetjük és felhasználhatjuk magukba foglalják az alábbiakat: - Olyan humán erőforrással kapcsolatos feladatok ellátása, mint képzés, karrier és előmenetel tervezésének gyakorlati megvalósítása, munkaszerződések nyilvántartása, munkavállalók értékelése, munkaviszonnyal kapcsolatos intézkedések és kötelezettségek gyakorlatba való átültetése, munkavállalói juttatások és azzal kapcsolatos tájékoztatás megadása. - A Viacom és alkalmazottai számára lehetővé tenni, hogy egymással kapcsolatba lépjenek munkahelyi telefonon, faxon, en, illetve postai úton. - Kompenzációs, jutalommal kapcsolatos és juttatási tervek nyilvántartása, valamint egyéb foglalkoztatási ügyek. - Alkalmazottak üzleti útjainak megszervezése, lefoglalása és megvalósítása, valamint egyéb üzleti célokkal kapcsolatos intézkedések. - Lehetővé tenni a Viacom számára, hogy fenntartsa épületeinek biztonságát, valamint alkalmazottainak biztonságát és egészségét. - Személyes Adatok továbbítása a Viacom jogi, ellenőrzési és auditálási céljaival kapcsolatban.

3 - A Viacom olyan belső adminisztratív és elemzési céljai elérésének megkönnyítése, mint a projektek személyi állománya, létszáma, továbbá statisztikai jellegű kezdeményezések. - A Viacom jogi kötelezettségeinek, szabályzatainak és eljárásainak való megfelelés. Azon célok, amelyek érdekében a fogyasztóktól, ügyfeleinktől és más, nem a Viacom alkalmazásában álló személyektől származó Személyes Adatokat gyűjthetjük és felhasználhatjuk magukba foglalják az alábbiakat: - Magánszemélyek megkereséseinek való megfelelés, ideértve az esetleges Viacomnál történő munkaviszonyban való alkalmazást, illetve a magánszemélyek Viacom részére elküldött állásjelentkezéseinek adminisztrációját és feldolgozását. - Magánszemélyekkel folytatott kommunikáció termékeinkkel, szolgáltatásainkkal és az ezekhez kapcsolódó kérdésekkel kapcsolatosan. - Magánszemélyek értesítése és adminisztrálása vetélkedők, nyereményjátékok promóciók és egyéb ajánlatok kapcsán. - Termékeink és szolgáltatásaink minőségének értékelése. - Magánszemélyek számára lehetővé tenni, hogy weboldalainkon, online közösségeinkben és egyéb közösségi hálózati szolgáltatásainkban regisztrálhassanak, valamint, hogy ezen regisztrációkat adminisztráljuk és feldolgozzuk. - A felhasználói élmény testre szabása és javítása weboldalainkon. - Személyes Adatok továbbítása a Viacom jogi, ellenőrzési és auditálási céljaival kapcsolatban. - A Viacom belső adminisztratív és elemzései céljai elérésének megkönnyítése, a Viacom weboldalainak fenntartása és adminisztrálása, valamint a Viacom jogi kötelezettségeinek, szabályzatainak és eljárásainak való megfelelés. Amennyiben a Viacom leányvállalataitól, kapcsolt vállalkozásaitól vagy egyéb, az EGT-n vagy Svájcon belüli entitásoktól Személyes Adatot kap, úgy ezeket az adott entitás tájékoztatásának, valamint azon magánszemélyek igényeinek megfelelően használja és hozza nyilvánosságra, akikre az adott Személyes Adatok vonatkoznak. A Személyes Adatokat megoszthatjuk a Viacom-cégcsoportnak az USA-ban található tagjaival. Abban az esetben is közölhetünk Személyes Adatokat az USA-beli Ügynökeinkkel és egyéb harmadik személyekkel, ha azt valamely jogszabály vagy jogi eljárás kötelezővé teszi. Nem használunk fel Személyes Adatokat azon célokkal ellentétes módon, amelyekre eredetileg a Személyes Adatok begyűjtésre kerültek, anélkül, hogy az érintett magánszemélyeket erről értesítenénk, valamint lehetőséget biztosítanánk nekik arra, hogy hozzájárulásukat megtagadják. VÁLASZTÁSI LEHETŐSÉG: A Viacom lehetővé teszi azon a magánszemélyek számára, akikre vonatkozó Személyes Adat az EGT-ből vagy Svájcból az Egyesült Államokba kerül továbbításra, hogy (a hozzájárulásuk megadásával vagy annak megvonásával) válasszanak, engedélyezik-e, Személyes Adataik (1) Ügynöknek nem minősülő harmadik személyekkel történő közlését vagy (2) attól eltérő célra való felhasználását, amire azok eredetileg begyűjtésre kerültek, vagy amelyre ezt követően a magánszemély felhatalmazást adott. A Különleges Adatokkal kapcsolatban a Viacom lehetőséget biztosít, hogy a magánszemélyek (a hozzájárulásuk megadásával) kifejezetten felhatalmazzák a Viacomot arra, hogy az (1) az Ügynöknek nem minősülő harmadik személyekkel közöljön Különleges Adatot vagy (2) attól

4 eltérő célra használjon fel Különleges Adatot, mint amire az eredetileg begyűjtésre került, vagy amelyre ezt követően a magánszemély felhatalmazást adott. A Viacom világos és egyértelmű, könnyen hozzáférhető és megfizethető mechanizmusokat biztosít a magánszemélyek számára, hogy ezen választási jogosultságaikat gyakorolhassák. ADATTOVÁBBÍTÁS: A Viacom biztosítékot szerez be az Ügynökeitől arra vonatkozóan, hogy azok a jelen szabályzatnak megfelelően óvják a Személyes Adatokat. Megfelelő, Ügynök által adott biztosíték lehet például, hogy (1) az Ügynökök elfogadja az USA-EU biztonságos kikötő - ben vagy az USA-Svájc biztonságos kikötő -ben foglaltakat, (2) olyan szerződés, amely az Ügynök számára előírja, hogy legalább a biztonságos kikötő elvekkel azonos szintű védelmet biztosítson a Személyes Adatokkal kapcsolatban, (3) alanya az EU Adatvédelmi Irányelvnek (95/46/EK irányelv), a Svájci Szövetségi adatvédelmi törvénynek vagy más olyan jogszabálynak, amely megfelelő szintű védelmet biztosít. Amennyiben a Viacom tudomására jut, hogy az Ügynöke a jelen Szabályzatban foglaltakkal ellentétes módon használ fel vagy ad át Személyes Adatokat, úgy a Viacom ésszerű lépéseket tesz annak érdekében, hogy megakadályozza vagy leállítsa a felhasználást vagy közlést. BIZTONSÁG: A Viacom ésszerű óvintézkedéseket tesz a Személyes Adatok elvesztése, nem megfelelő felhasználása és jogosulatlan megismerése, nyilvánosságra hozatala, megváltoztatása vagy megsemmisítése ellen. Szükség szerint a Különleges Adatok védelme érdekében a Viacom további biztonsági óvintézkedéseket tesz. Annak ellenére, hogy a Viacom törekszik a Személyes Adatok védelmére, még az ésszerű biztonsági intézkedések sem szavatolják, hogy a megóvni kívánt Személyes Adat biztonságban van minden körülmények között, ideértve a Vacomon kívül álló elháríthatatlan körülményeket. A Személyes Adatokat tartalmazó adathordozók a Viacom tulajdonának tekintendők és bizalmasan kezelendők minden esetben, függetlenül attól, hogy azok elektronikus vagy nyomtatott formában vannak. ADATINTEGRITÁS: A Viacom a magánszemélyek által megadott Személyes Adatokat csak olyan célra használja fel, amelyre azok begyűjtésre kerültek, vagy amelyre ezt követően a magánszemély felhatalmazást adott. A Viacom továbbá intézkedéseket tesz annak érdekében, hogy biztosítsa a Személyes Adatok rendeltetésszerű felhasználásra való alkalmasságát, pontosságát, teljességét és időszerűségét. HOZZÁFÉRÉS: Kérésre és összhangban a biztonságos kikötő elvekkel, Viacom a magánszemélyek számára ésszerű hozzáférését biztosít a birtokában lévő Személyes Adatokhoz. Ezen túlmenően, Viacom megteszi a szükséges lépéseket annak érdekében, hogy magánszemélyek számára lehetővé tegye a bizonyítottan pontatlan vagy hiányos Személyes Adataik helyesbítését, kiegészítését vagy törlését. Viacom korlátozhatja vagy megtagadhatja a hozzáférést a Személyes adatokhoz, a biztonságos kikötő elveknek megfelelően. Például Viacom korlátozhatja egy magánszemélynek a Személyes Adatokhoz való hozzáférését abban az esetben, ha a hozzáférés biztosításával járó teher vagy költség nem állna arányban a magánszemély magánszféráját érintő kockázatokkal, vagy ha a magánszemélyen kívüli személyek jogai sérülnének. A munkavállalók és álláskeresők Személyes Adatai tekintetében a Viacom ezen hozzáférést közvetlenül, avagy az EGT-ben vagy Svájcban található munkáltatón keresztül biztosítja. VÉGREHAJTÁS: Viacom eljárásokat hozott létre a biztonságos kikötő elveknek való megfelelés időszakos ellenőrzésére, ideértve az irányadó adatvédelmi gyakorlatainak éves értékelését a jelen Szabályzat pontosságának és betartásának alátámasztása érdekében. Viacom vizsgálatot folytat a jelen Szabályzat megsértésének gyanúja esetén. Amennyiben Viacom

5 megállapítja, hogy bármely munkavállalója megsérti a jelen Szabályzatot, úgy ellene fegyelmi eljárás folytatható, amely akár a munkaviszony megszüntetését is eredményezheti. A Személyes Adatok felhasználásával vagy közlésével kapcsolatos kérdéseit vagy kifogásait a Global Compliance Director részére kérjük továbbítani az alább felsorolt címek valamelyikére. A biztonságos kikötő elveknek megfelelően kivizsgáljuk és megkíséreljük megoldani a Személyes Adatok közlésével és felhasználásával kapcsolatos panaszokat és vitákat. Saját hatáskörben nem megoldható panaszok, azaz (1) az EGT-ből származó Személyes Adatok esetén Viacom részt vesz az európai adatvédelmi hatóságok által létrehozott panel vitarendezési eljárásaiban a vitának a biztonságos kikötő elvek szerinti megoldása érdekében, illetve (2) a Svájcból származó Személyes Adatok esetén az USA-Svájc biztonságos kikötő hatálya alá tartozó panaszok kivizsgálásában és kezelésében Viacom az adatvédelmi Biztossal együttműködésben, valamint az általa adott tájékoztatásnak megfelelően jár el. KAPCSOLAT Kérjük, hogy a jelen Szabályzattal vagy Személyes Adatokra vonatkozó gyakorlatunkkal kapcsolatos kérdéseit vagy észrevételeit az alábbi címre juttassa el: Global Compliance Director Viacom 1515 Broadway New York, NY linda.davidoff@viacom.com KORLÁTOZÁSOK A Viacom biztonságos kikötő elveknek való megfelelését bármely jogi, szabályozási, etikai vagy közérdekű megfontolás korlátozhatja, amennyiben ezt bármely jogszabály, szabályozás vagy előírás lehetővé vagy kötelezővé teszi. Ilyen korlátozások többek között, de nem kizárólag a Bizottság július 26-án kelt 2000/520/EK Határozatában lehetővé tett, a Különleges Adatokkal kapcsolatos hozzájárulás megadására vonatkozó követelmények, a biztonságos kikötő elvek, a vonatkozó EGT-tagállami vagy a svájci jog által lehetővé tett, hozzáférésre vonatkozó kivételek. A Viacom továbbá az alkalmazandó jog alapján és annak megfelelően az üzletvitelének egészével vagy annak egy részével kapcsolatos adásvétellel, engedményezéssel, átruházással vagy egyéb ügylettel ésszerűen összefüggésben álló Személyes Adatokat eladhatja, átruházhatja vagy egyéb módon közölheti. VÁLTOZÁSOK A SZABÁLYZATBAN A jelen Szabályzat időről időre módosításra kerülhet összhangban a biztonságos kikötő elvekkel kapcsolatos követelményekkel. Ezen módosításokról megfelelő tájékoztatást adunk. HATÁLYBALÉPÉS A jelen Szabályzat január 27. napján lép hatályba.